AUDITORIA NOCTURNA OBJETIVOS 03/06/2014

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1 AUDITORIA NOCTURNA Cierre hotelero OBJETIVOS Determinar la ocupación del día, mediante un análisis exhaustivo de la misma a partir de datos originados por dicha ocupación Se realiza el cierre hotelero. 1

2 PASOS DE UNA AUDITORÍA AUDITORIA NOCTURNA PREVIA CIERRE HOTELERO AUDITORIA NOCTURNA FINAL CARACTERÍSTICAS DE UNA AUDITORÍA HORA DE REALIZACIÓN: Después de las 0 hs. ENCARGADO:RECEPCIONISTA o AUDITOR NOCTURNO MÉTODO DE REALIZACIÓN: Computarizado 2

3 AUDITORIA PREVIA Previo al cierre hotelero, se debe realizar una auditoría general del sector que consiste en las siguientes tareas EN QUE CONSISTE LA AUDITORÍA PREVIA Chequear el último reporte de habitaciones enviado por Housekeeping Chequear cambios de habitaciones y tarifas a partir del origen de notas de débito y/o créditos Evaluar las habitaciones destinadas a House Use (habitaciones utilizadas sin cargo por personal del hotel por motivos laborales) Evaluar y verificar las habitaciones fuera de servicio 3

4 UNA VEZ REALIZADA DICHA AUDITORÍA, SE PROCEDE A ORDENAR AL SISTEMA EL CIERRE HOTELERO QUE CONSTA DE LOS SIGUIENTES PASOS: CIERRE HOTELERO Carga de alojamiento (salvo programación diferente) Cambio de fecha del sistema Emisión de listados para la Auditoría Final 4

5 LISTADOS EMITIDOS EN EL CIERRE Listado de habitaciones Listado de huéspedes Listado económico o de saldos Libro de policía Listado de telefonía Borderaux de puntos de venta LISTADO DE HABITACIONES (NUMÉRICO) Planilla donde se detallan todas las habitaciones ocupadas, ordenadas numéricamente N habitación Titular o titulares de la habitación Fecha In Fecha Out Detalles (ej. Cuna o cama adicional) 5

6 LISTADO DE HUÉSPEDES (ALFABÉTICO) Planilla donde se detallan todas las habitaciones ocupadas, ordenadas alfabéticamente Titular de la habitación N habitación Fecha In Fecha Out Detalles LISTADO ECONÓMICO DE SALDOS (NUMÉRICO) Listado similar al listado numérico, pero además de los datos citados en dicho listado debe figurar el saldo acumulado a la cuenta del pax CONTROL DE SALDOS INFORME DE SALDOS ALTOS superiores al límite establecido por el hotel- 6

7 LIBRO O PLANILLA DE POLICÍA (ALFABÉTICO) Listado similar al alfabético pero con todos los datos personales de cada huésped DICHO LISTADO QUEDA A DISPOSICIÓN DE PERSONAL POLICIAL LISTADO DE TELEFONÍA (ALFANUMÉRICO) Listado donde van a detallarse todas las llamadas telefónicas que se realizaron desde los diferentes internos del hotel (áreas y habitaciones) ALFANUMÉRICO: Áreas (nombre y número de interno) NUMÉRICO: Habitaciones 7

8 BORDERAUX DE PUNTOS DE VENTA (NUMÉRICO) Listado que muestra las ventas realizadas durante el día, en los diferentes puntos de venta del hotel que no realicen su propia auditoría Ejemplo: Telefonía Lavandería Etc. LISTADO ESTADÍSTICO Relacionado con la ocupación de habitaciones 8

9 DETALLE DE LA OCUPACIÓN TOTAL DE HABITACIONES OCUPADAS TOTAL DE PAX ALOJADOS TOTAL DE INGRESOS EN CONCEPTO DE ALOJAMIENTO ROOM REVENUE- PORCENTAJE O TASA DE OCUPACIÓN TO= TOTAL DE HABITACIONES OCUPADAS/ TOTAL DE HABS DISPONIBLES TOTAL DE HABITACIONES DISPONIBLES= TOTAL DE HABITACIONES DEL HOTEL HABITACIONES FUERA DE SERVICIO (BLOQUEADAS-CLAUSURADAS- HOUSE USE) 9

10 PORCENTAJES PROMEDIOS DE OCUPACIÓN Promedio de fechas importantes como fines de semana largo Promedios semanales, quincenales o mensuales Promedios por temporada Promedios de ocupación anual En todos los casos se toman todos los porcentajes de ocupación diarios y se dividen por la cantidad de días PORCENTAJES DE VENTA Si bien es importante el total de habitaciones ocupadas, a los efectos de calcular los porcentajes exactos de venta se deben agregar los day rate (late check out con cargo), o sea aquellas habitaciones que se les cobró la noche y quedaron libres, de esta manera se determina el total de noches vendidas Total de noches vendidas= Total de habitaciones ocupadas + Day Rate 10

11 PROMEDIO DOBLE OCUPACIÓN Es la cantidad de huéspedes alojados en promedio En alojamientos hoteleros 2 pax por habitación es el promedio base PROMEDIO DOBLE OCUPACIÓN= Total de pax alojados/habs ocupadas Si el resultado es menor a 2 se desprende que tengo habitaciones ocupadas con un solo pax MOP- PORCENTAJE DE OCUPACIÓN MÚLTIPLE Sirve para medir la ocupación del hotel en relación a la ocupación single: PORCENTAJE DE OCUPACIÓN MÚLTIPLE (MOP)= Total de habs ocupadas con más de 1 pax/ Total de habitaciones ocupadas 11

12 ANÁLISIS DE LA FACTURACIÓN DEL DÍA ROOM REVENUE Total de ingresos en dinero recaudado en concepto de alojamiento, sin gastos extras, cabe aclarar que en el caso de cobrar day rate no se incluye, ya que el mismo se considera como un extra (se contabiliza la noche vendida) ADR PRECIO MEDIO DE VENTA - Es el precio promedio de venta del día en un establecimiento hotelero en relación a las habitaciones ocupadas ADR= Ingreso por alojamiento (Room Revenue)/Total de Habitaciones ocupadas Room Revenue= ADR x Habitaciones ocupadas 12

13 ANÁLISIS DE LOS INGRESOS DEL DÍA Total de habitaciones ingresadas con reserva Total de habitaciones ingresadas como Walk in Total de No Show y/o cancelaciones Total de ingresos: Total de noches y total de habitaciones Total de ingresos= Reservas del día No Show + Walk in ESTADÍA PROMEDIO Se puede calcular la estadía promedio de cada día, aunque el dato relevante es la estadía promedio de un mes entero ESTADÍA PROMEDIO= Total de noches/total de habitaciones 13

14 ANÁLISIS DE LAS SALIDAS DEL DÍA Overstays Understays Total de salidas del día= Salidas previstas-overstays + Understays PORCENTAJES POR TIPO DE HABITACIÓN Consiste en determinar la ocupación según los diferentes tipos y categorías de habitaciones, para lo cual es necesario distribuir el total de habitaciones ocupadas del día entre los diferentes tipos y categorías: dobles, triples, suites, standard, superior, etc. Existen dos tipos de porcentajes: 14

15 a-frecuencia DE OCUPACION POR TIPO DE HABITACIÓN = Total de habs ocupadas por categoría/ Total de habs ocupadas b-rendimiento POR TIPO DE HABITACIÓN = Total de habs ocupadas por tipo/total de habitaciones de esa categoría/tipo Con estos últimos porcentajes se puede cambiar la distribución de las habitaciones PORCENTAJES POR TIPO DE TARIFA Consiste en determinar la ocupación según los diferentes tipos de tarifas o segmentos de tarifas, para lo cual es necesario proceder de igual forma que en el anterior. Además se puede calcular el ingreso promedio de cada segmento o tipo de tarifa. PORCENTAJE POR TIPO DE TARIFA = TOTAL DE HABS OCUPADAS POR TIPO/ TOTAL DE HABS OCUPADAS 15

16 INDICADORES DE REVENUE MANAGEMENT INGRESO POTENCIAL Y PRECIO MEDIO POTENCIAL Se calcula a partir de las tarifas rack que ofrece un establecimiento Es el máximo ingreso que puede obtener en un día Dividiendo ese ingreso por el total de habitaciones se obtiene la tarifa promedio potencial, que sería el precio ideal para competir en el mercado Tarifa promedio potencial= Ingreso potencial/total de habitaciones del hotel 16

17 YIELD O PRODUCCION ESTADISTICA Es el porcentaje que resulta de comparar los ingresos potenciales con los reales. De esta manera podemos saber que tan cerca o lejos de la facturación ideal estuvimos. Si bien los ingresos potenciales pueden variar según temporada o estacionalidad semanal, el yield se debe calcular tomando como referencia el ingreso potencial correspondiente al día Y o PE (porcentaje)= Ingreso de alojamiento/ingreso Potencial REV PAR RENDIMIENTO POR HABITACIÓN DISPONIBLE- Mide el rendimiento de la facturación en relación a las habitaciones disponibles del hotel. Resulta de dividir el ingreso de alojamiento por el total de habitaciones disponibles o bien multiplicar la tarifa promedio por el porcentaje de ocupación. De esta manera sabemos que parte del ingreso del día le corresponde a cada habitación del hotel, en relación a sus costos fijos REV PAR= Ingreso por alojamiento/total de habitaciones disponibles REV PAR= ADR x Porcentaje de Ocupación 17

18 PRODUCCIÓN IDÉNTICA Este indicador nos permite hacer hipótesis considerando la realidad que se plantea, a partir de la ocupación actual, y saber como varía la tasa de ocupación si modificamos el precio medio o viceversa sin modificar la producción, o sea sin modificar el ingreso de alojamiento Porcentaje de ocupación nuevo= TO actual x ADR actual/adr propuesto ADR nuevo= ADR actual x TO actual/to propuesto 18

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