AG ELECTRÓNICA S.A. DE C.V.

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1 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 1 de 7 Emitido por: Áreas de aplicación Mejora Continua Área de Crédito y Cobranza de AG Electrónica. Distribución Director de Contabilidad y Finanzas Áreas de recepción de documentación Contenido Asesores de Ventas Tiendas Locales y Sucursales, Ingenieros de productos Procedimiento de Verificación de depósitos Encargados Sucursal Gerente de Ventas

2 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 2 de 7 1. JUSTIFICACIÓN: Este procedimiento se lleva a cabo para mantener control, sobre los depósitos que hacen los clientes para el pago o anticipo de sus compras. 2. OBJETIVO El propósito de este procedimiento es que el personal involucrado conozca la forma en que deberá de llevar a cabo el proceso de verificación de depósitos de clientes. 3. ALCANCE. Ventas mostrador, Desarrollo de Nuevos Negocios, Sucursales, Ingeniería, TMK, Crédito y cobranza y Tesorería. 4. REFERENCIAS Procedimiento PR-VT-CAJ-02 Manejo de efectivo. 5. DEFINICIONES Depósito. Es el pago que realiza un cliente por la compra o anticipo de un producto en las cuentas bancarias de AG Electrónica por medio de transferencia o depósito bancario. 6. RESPONSABILIDADES Quien deberá asegurarse de que el pago hecho en la cuenta bancaria, coincide con el solicitado por el Representante de ventas Representante de ventas. Quien deberá proporcionar la información necesaria para poder realizar la verificación del depósito. 7. PROCEDIMIENTO 7.1. Verificación de depósito tiendas locales El representante de ventas solicita la confirmación del depósito vía mensajero, , teléfono y/o skype (en ese orden de prioridad) proporcionando al Auxiliar de Crédito y Cobranza el monto exacto del depósito, el banco en el que fue hecho, la fecha del depósito y la razón social que aparecerá en la factura Si el Representante de Ventas cuenta con algún comprobante del depósito, deberá enviarlo por correo electrónico al El revisará los movimientos realizados en la cuenta bancaria correspondiente.

3 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 3 de 7 Nota. En caso de ausencia del auxiliar de crédito y cobranza, las personas autorizadas para suplirle son las siguientes (, Auxiliar Contable, Gerente de Tesorería y Coordinador de operaciones.), siguiendo estrictamente éste orden. El autoriza depósitos en caso de falla en sistemas y/o faltante de comprobante Si el depósito no se encuentra registrado en los movimientos de la cuenta bancaria, el Auxiliar de Crédito y cobranza deberá notificar inmediatamente al Representante de Ventas y éste a su vez deberá verificar la información con el cliente Después de la confirmación, el vendedor deberá proporcionar el numero de surtido, en caso de no facturarse se deberá avisar al auxiliar de crédito para que lo considere como pendiente Una vez confirmado el auxiliar de crédito y cobranza deberá registrar el depósito confirmado en el programa de depósitos El auxiliar de crédito y cobranza enviara por correo electrónico al área de caja relación de los depósitos confirmados en formato PDF anexo A RG-CF-ACC-05 Relación de depósitos confirmados como comprobante para realizar el corte del día, será un formato por tienda el cual deberá de contener todos los depósitos confirmados, así como el número de surtido correspondiente ordenados de menor a mayor, también se anotaran las notas de crédito en caso de que se haya solicitado alguna Los depósitos que no tienen número de surtido no se enviaran y quedaran como pendientes hasta que el vendedor informe que ya lo facturo, en ese caso se enviara en el reporte del día en el que se haya reportado el número de surtido Se realizaran los comprobantes de depósito anexo B RG-CF-ACC-04 Formato de depósito de las sucursales foráneas los cuales deberán ser entregados por el al s, para anexarlos a las facturas unas vez que las sucursales hayan enviado la facturación correspondiente.

4 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 4 de 7 8. ANEXOS A. Relación de depósitos. RG-CF-ACC-05

5 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 5 de 7 B. Formato de depósito. RG-CF-ACC-04

6 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 6 de 7 C. Diagrama de Flujo.

7 VERIFICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE DEPÓSITOS Página 7 de 7 9. REVISIÓNES DEL DOCUMENTO. Revisión Revisión Fecha Descripción del cambio Emisión de documento.

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