Subdirección General de Tecnologías y Servicios de la Información Política de Gestión de Documentos Electrónicos Ministerio de la Presidencia

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Lucía Salinas Morales
hace 8 años
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1 Política de Gestión de Documentos Electrónicos Ministerio de la Presidencia Octubre 2015

2 Orientación y objetivos

3 Aspectos conceptuales La Política como parte de nuestro diseño de Gestión Documental del Expediente Electrónico. Plan de Sistemas Objetivo: Conjunto de directrices y criterios Impulso para nuestro modelo de Gestión de Documentos Electrónicos. Pretende ser un documento práctico. Orientación y objetivos Resolución, previo informe de la Abogacía del Estado.

Plan de Sistemas Objetivo: Conjunto de directrices y criterios Impulso para nuestro

4 Breve historia del proyecto Orientación y objetivos Participación en el Grupo de Apoyo de Normativa y Tecnología, del Grupo de Trabajo para la Coordinación de Archivos (MINHAP) para la elaboración de la PGD del MINHAP Grupo de Trabajo de la Subsecretaria del Ministerio de la Presidencia.

Coordinación de Archivos (MINHAP) para la elaboración de la PGD del

5 Captura

6 Aspectos impulsados en la Política Fase de captura Digitalización completa de la documentación en soporte papel Evitar duplicidades en el proceso de digitalización Centralizar el proceso de digitalización en las oficinas de registro para dar garantía al proceso Normalizar directrices para casos específicos: digitalización de facturas Normalizar los parámetros de digitalización que afectan a la calidad de la copia electrónica Directrices sobre el tratamiento de originales en lo relativo a aspectos mecánicos

garantía al proceso Normalizar directrices para casos específicos: digitalización de facturas Normalizar los parámetros de

7 Fase de captura Dificultades a superar Disparidad de criterios entre los diferentes organismos integrados en el SIR sobre la digitalización de soporte papel en los asientos marcados con documentación requerida Establecer los medios técnicos para mejorar los parámetros mínimos de calidad de imagen: espacio de almacenamiento, prestaciones de los escáneres y equipos de usuario Aplicación masiva y automática de OCR para los documentos digitalizados en las oficinas de registro

técnicos para mejorar los parámetros mínimos de calidad de imagen: espacio de almacenamiento, prestaciones de los

8 Registro

9 Aspectos impulsados en la Política (I) Fase de registro Crear cultura de registro y de uso de servicios horizontales: Facilitar el acceso a las unidades tramitadoras a la aplicación de registro certificada del Ministerio (REGENTE) Evitar el uso de aplicaciones 'no oficiales' de registro Hacer ver a las unidades las ventajas operativas del uso de REGENTE Cultura de uso de servicios horizontales: DIR3, SIR, NOTIFICA, SIA, REA,

Ministerio (REGENTE) Evitar el uso de aplicaciones 'no oficiales' de registro Hacer ver a las unidades las

10 Aspectos impulsados en la Política (II) Fase de registro Evitar la entrada de papel desde su origen, o eliminarlo lo antes posible: Devolución en ventanilla de los originales al interesado Tramitación de propuesta de aplicación de dictamen previo de la serie Documentación presentada en las Oficinas de Registro para su eliminación (Propuesta 25/2013. AEAT) Rechazo y devolución de originales papel remitidos por vía postal por parte de organismos integrados, cuando no esté justificado el envío postal

de la serie Documentación presentada en las Oficinas de Registro para su eliminación (Propuesta 25/2013.

11 Aspectos impulsados en la Política (III) Fase de registro Obligatoriedad de realizar el intercambio interno exclusivamente en formato electrónico: Entre oficinas Entre unidades tramitadoras y oficinas Impulsar la integración en el SIR de todos los Organismos Autónomos del Ministerio REGENTE en modo servicio a disposición de los Organismos Eliminación de relaciones de intercambio de la oficina del MPR con las unidades de los organismos autónomos

integración en el SIR de todos los Organismos Autónomos del Ministerio REGENTE en modo servicio a disposición

12 Clasificación

13 Fase de clasificación Puntos claves Elaboración de un censo guía con el apoyo de la Subsecretaría para realización del cuadro de clasificación de Series Documentales de Funciones Especificas Participación en el Subgrupo de Trabajo de Series Comunes del Grupo de Trabajo de la CSCD Toda la actividad del Ministerio formalizada en series documentales publicadas en el SIA Todos los expedientes electrónicos generados en el Ministerio deberán estar vinculados a series documentales clasificadas.

Comunes del Grupo de Trabajo de la CSCD Toda la actividad del Ministerio formalizada en series documentales publicadas en

14 Descripción

15 Esquema institucional de metadatos Descripción Adopción del esquema eemgde aprobado en el Documento de Política de Gestión de Documentos Electrónicos del MINHAP. Implantación técnica del esquema ya realizada en la Plataforma de Expediente y Archivo Electrónico (@Doc)

16 Calificación

17 Calificación Documentos Esenciales: Determinar la Unidad responsable sobre la determinación del carácter esencial de los documentos Fijar el papel de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de la Presidencia en este aspecto y en su caso de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de la Presidencia en este

18 Valoración

19 Valoración Valoración, nuevos retos: Imprescindible la adaptación de los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos al ámbito electrónico, basándose en el esquema eemgde.

Superior Calificadora de Documentos Administrativos

20 Infraestructura tecnológica

21 Infraestructura ACCEDADOC Solicitud firmada Resolución firmada FACTURADOC GESCODOC GESCOMESAS REGENTE Aplicaciones Proveedor de servicios Web Gestor Documental Consumidor de servicios Web DIR REA Portafirmas REGELEC

22 Infraestructura Interesado REGENTE Tramitador Gestor Sede Electrónica Portafirmas

23 Archivo electrónico del expediente Situación de archivo: control de transiciones de estado válidas Conversión del contenido de los documentos a formato longevo Promoción a firma longeva Soportes de almacenamiento alternativo para documentos esenciales

24 Archivo electrónico del expediente Trazabilidad de acciones Copia PDF del expediente. Generación de copias con enmascaramiento de datos para la consulta a terceros. Generación de documentos de control de archivo Gestión de calendarios de conservación y ejecución de acciones dictaminadas. Expedientes electrónicos de expurgo

25 Gestión administrativa del archivo ARCHIVADOC Gestión de transferencias al archivo central Intercalaciones Devoluciones Préstamos a las unidades tramitadoras Consulta por parte de terceros Configuración de cuadros de clasificación Configuración de dictámenes y programación de acciones dictaminadas Transferencias al AGA

26 Gestión administrativa del archivo ARCHIVADOC ACCEDADO C FACTURADO C OTROS Servicios de Archivo Electrónico EXPEDIENTES DE GESTIÓN DEL ARCHIVO Servicios de Expediente Electrónico ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN (A.G.A)

27 Carencias identificadas Reglamentación de la nueva Ley de Régimen Jurídico para armonizar el archivo electrónico único con la actual normativa reguladora en materia de Archivo: plazos de transferencia, fases de archivo, competencias Norma Técnica de Interoperabilidad de transferencia entre archivos: formato y esquema de valores del eemgde, codificaciones, formatos de intercambio, y servicios

28 Carencias identificadas Normalización de dictámenes de valoración a través de una aplicación de gestión para las Comisiones Calificadoras Ministeriales, grupos de trabajo, y Comisión Superior Evolución de las NTI de Expediente y Documento Electrónico: metadatos complementarios, revisión de metadatos básicos, plataforma y servicios de intercambio.

29 Gracias por su atención

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