Otras formas en que el viajero puede conseguir dinero son las siguientes:

Transcripción

1 10 Viajes y hoteles En los tiempos actuales, los ejecutivos viajan cada vez con mayor frecuencia, y es posible que tomen cada una de las comidas del dia en un pais, e incluso en un continente distinto. Como resultado de esto, casi todas las empresas, por muy pequeilas que sean, cuentan con una agencia de viajes especifica que les lleva Ias gestiones relativas a viajes y hoteles. En dichos casos, su tarea de secretaria se limitani a telefonear a la agencia para dar Ios datos necesarios referentes alas reservas. Sin embargo, existen otras cuestiones relacionadas con los viajes de negocios que requieren su atencian. Aunque Ia agencia se encargue de todos los detalles, usted debeni conocer los recorridos, Ias distintas posibilidades existentes, como haeer Ias reservas y, sobre todo, dande poder eonsultar. Necesitara estar en contaeto con Ia agencia por si a ellos se Ies olvida algun detalle importante, y recordara a su jefe las distintas formalidades que debe atender. Pero habra veees que la agencia no se encargara de todo y sera usted quien tendra que coger el telcfono e intentar hacer una reserva que, segun Ie han asegurado, es bastante dificil de conseguir. El primer requisito para salir del pais es un pasaporte valido. Para obtenerlo hay que dirigirse a una ofieina de pasaportes llevando dos fotografias tipo camet. La validez del pasaporte es por un periodo de cinco ailos. A muchos paises se puede entrar presentado

2 el documento nacional de identidad, aunque la estancia sera por un tiempo determinado en tal caso. Otros, por el contrario, exigen visado de entrada, que se consigue en el consulado del pais en cuesti6n. Para la entrada en algunos es necesario vacunarse. No olvide que, en ocasiones, las vacunas tienen reacci6n, por 10 que deben ponerse varios dias antes del viaje. Cabe la posibilidad de que su jefe desee hacerse un seguro de viaje que cubra gastos medicos, perdida de equipaje, accidentes, etc. Si sale con su propio coche, sacara un Certificado de Seguros del Motor, general mente llamado «carta verde», que es el segura internacional, valido para los paises que visite. Para los viajes al extranjero es conveniente llevar moneda suelta que servira para pagar taxis, dar propinas, comprar peri6dicos, etc., tanto a la salida como a la llegada, al igual que moneda de los paises que se vayan a visitar. Esto Ie evitara tener que cambiar los cheques de viaje nada mas llegar, 10 cual no siempre es posible. Se puede cambiar en baneas, asi como en las oficinas de cambio que existen en los aeropuertos, estaciones, etc. No olvide que algunos paises extranjeros restringen la cantidad de dinero que puede introducirse y sacarse del pais. Su banco Ie informan'! al respecto. Otras formas en que el viajero puede conseguir dinero son las siguientes: Cheques de viaje. Se compran en los bancos en libras, d6lares u otras divisas. EI viajero firm a todos los cheques en el momenta de la compra. Refirmando el cheque y presentando su pasaporte, puede hacerlo efectivo en bancos, hoteles, etc. Algunas tiendas tambien los aceptan. Los cheques no utilizados se cambian de nuevo en el banco por moneda nacional al cambio en vigor. Tarjetas de credito. Se utilizan de igual manera en todo el mundo. A veces tambien se emplean para obtener dinero al contado. Creditos abiertos. Si viaja, tanto por territorio nacional como extranjero, puede pedir a su banco un «credito abierto» que se efec-

3 tuara con una de sus filiales nacionales 0 extranjeras. De esta manera podra obtener dinero del banco especificado hasta un limite preestablecido. Algunos viajes se hacen por carretera. En tales casos, usted no tendra que encargarse practicamente de nada, aparte de las reservas de hoteles, pues to do el mundo se cuida de arreglar su propio coche. Para salir al extranjero con coche es necesario cumplir con una serie de formalidades que su jefe seguramente conocera mejor que usted misma. Mucha gente, incluso los hombres de negocios, prefieren viajar en tren. Han descubierto que el conducir durante muchas horas resulta agotador, y que las llegadas y salidas en los aeropuertos!imitan las ventajas de los vuelos nacionales. Por eso, a veces, prefieren el tren. Si su jefe 10 utiliza frecuentemente, usted debera tener horarios de trenes para ayudarle a organizar sus viajes. En la Guia de Ferrocarriles encontrara servicios y conexiones nacionales e internacionales, informacion sobre envios y transporte de coches, tarifas, distancias, conexiones en autobus, billetes, reservas, seguros, equipajes, conexiones con aeropuertos, practicamente todo 10 que necesita saber sobre los viajes en ferrocarril. La Guia Internacional Thomas Cook es muy util para aque!los que viajan en tren. Ademas, debera tener todo tipo de horarios actualizados de cualquier servicio regular que su jefe utilice normalmente. En toda Europa, el viaje en tren puede hacerse en primera 0 segunda clase. Para recorridos largos existen coches-cama 0!iteras. Algunos trenes!levan coche-restaurante. Es importante, sobre todo para recorridos largos, reservar de antemano el asiento, cama 0 litera. Esto puede hacerse a traves de la agencia de viajes.

4 La «biblia» de Ios viajes en avlon es el ABC World Airways Guide que se publica mensualmente. En el aparecen Ios horarios de todas las companias aereas, as! como las tarifas e informacion sobre equipajes. Asimismo, Iberia publica periodicamente una guia de todos sus vuelos y tarifas. Las reservas se hacen a traves de agencia 0 llamando a la campania aerea. Todas las agencias, y algunas companias aheas, hacen las gestiones oportunas para alquijar coches, por 10 que, si 10 desea, puede contar con un coche al llegar aj aeropuerto. Igualmente se pueden utijizar los autobuses del mismo aeropuerto. Es raro que un hombre de negocios haga viajes por mar debido a la lentitud de los mismos. Esto, sin embargo, no qui ere decir que nunca pueda tener la oportunidad de ayudar a su jefe a pjanear un viaje por mar 0 hacer Jas reservas necesarias. Si esto sucediera, consuite el ABC Shipping Guide. Probablemente su jefe tendra preferencia por algun hotel ell concreto, por 10 que usted se limitara a hacerle las reservas en cl mismo. Quiza, alguna vez, desee ir a otro para probar. De cualqui r manera, existen guias de hoteles muy completas, puede consujtar las paginas amarillas 0 llamar a la agencia de viajes. Las agencias no suelen cargar ningun tanto par ciento por el servicio. Pero no olvid ' que las agencias suelen trabajar con un grupo especifico de hoteles, y seran estos los que Ie recomendaran. Para reservar directamente, hagalo por telefono, por telex 0 POI carta y, aunque haya habjado con ellos 0 haya enviado un telex, confirmelo por carta. Ponga atencion con respecto a Ia hora II' llegada y los dias que va a durar la estancia. Diga, por ejempll : «Desde la noche del 2 de febrero hasta la del 5 de febrero, ambu

5 inclusive». Es conveniente mencionar la hora aproximada de liegada, pues mas tarde de las ocho de la noche la reserva queda anulada. Si especifica la hora, facilita el trabajo al hotel. Si 10 indica por escrito, diga: «EI senor Gomez tomara el avion de Madrid que liega a Barcelona alas 21.30». Si el senor Gomez liegara a altas horas de la noche, el hotel debera saberlo igualmente para que no crean que se ha perdido, 0 que todavia esta en el avion. Si informa de todos los detalles, todo marchara sobre ruedas. Todos los viajes, especialmente aquellos que incluyen el recorrido de varios paises, deben planificarse con mucha antelacion, escribiendo un itinerario estudiado que se cumplira con la maxima exaclitud posible. Puesto que la mayoria de los viajes de negocios se hacen en base a un apretado programa, existen muchos puntos a considerar en su planificacion, 5i no se quiere perder el tiempo. Es muy desagradable, por ejemplo, liegar a un pais con la idea de lievar a cabo un negocio y encontrar que ese dia es fiesta. Por 'jemplo, las vacaciones en los paises arabes son m6viles, y cada ano tienen una variacion aproximada de once dias. Se sabe de antemano las fechas que pueden ser, pero su exactitud depende de la observa- 'ion de la Luna. Por supuesto, debera tener en cuenta las fiestas religiosas en los paises catolicos, asi como las nacionales en todos '1los, tales como el 14 de julio en Francia y el nacimiento de Lin-,'oln en Estados Unidos. Asimismo, recuerde siempre los periodos de vacaciones. Casi todas las empresas europeas cierran totalmente durante dos, tres e IIIc!lIS0cuatro semanas al ano, generalmente en agosto. Cabe la po- '.ihilidad de liegar a Francia y comprobar que las companias que se III ci cndia visitar estan cerradas, y despues ir a Alemania y encontrar (., Illismo panorama. Por tanto, ayude a su jefe en este aspecto evi- '.tlldo, en 10 posible, que viaje durante el mes de agosto. Si tiene preparada una corta estancia en cualquier ciudad, es IlIlIy importante tener en cuenta las diferencias horarias y las horas 11Il':dcs de trabajo. Muchas empresas trabajan en jornada partida, IIiClldoa comer de una a tre5 0 de una a cuatro, continuando des-

6 Domingo 3 noviembre Salida del aeropuerto de Madrid-Barajas alas en el vuelo 502 de Air France hacia Micropolis. Llegada alas HOTEL METRO POL E De lunes 4 noviembre a martes 5 noviembre Miercoles 6 noviembre Salida de MICROPOLIS a la en el vuelo 641 de Air France hacia Midasville. Llegada alas Aeropuerto Internaciona 1. HOTEL EXCELS IOR Jueves 7 noviembre Viernes 8 noviembre Salida de MIDASVILLE hacia GRANDVILLE (por la manana) en tren 0 en coche. (El viaje tiene una duraci6n de media hora). HOTEL RITZ. pues hasta las seis, las siete 0 las ocho. Asimismo, en muchos pai s los horarios de verano son distintos a los de invierno. No 10 olvid " Una vez concretado el itinerario y reservados los 'billetes y 110 teles, mecanografiara todo de forma similar a como se represenlll en las figuras 1O.la y b, yen el mismo estilo. Observe que, mientra, que los horarios de los vuelos son fijos, el viaje del 8 de noviemi)t'\' no se concreta, por 10 que puede hacerlo en tren 0 en coche sc 1111 convenga.

7 Aeropuerto Madrid- Barajas Vuelo Air France 502 hacia Micropolis 4 noviembre- 5 noviembre Aeropuerto Micropolis Vuelo Air France 641 hacia Midasvi lle. Aeropuerto Internacional de Midasville Su jefe se llevara una copia del itinerario, quedandose usted con 01 ra. Repartira otras tantas a aquellas personas de la empresa que III requieran. Entonces debera reunir toda la correspondencia, pape- I 'S Ymaterial necesario para el viaje y meterlo dentro de una carpel" en orden, es decir, segun vayan a ser utilizados: en nuestro ejempia, primero los papeles que necesitara en Micropolis, despues los d' Midasville, etc. Cuando haya terminado con la planificaci6n, hara copias de loda la correspondencia relativa al viaje y abrira un nuevo archivo IiIlilado «Viaje a Francia, ~Jemania e Italia, 198_» con una de las l'l)pias, entregandole otra a su jefe. Esta copia puede ser de distinto \ 111m para facilitar su identificaci6n. Tales preparativos Ie serviran IIl1ra estar al tanto de 10 que sucede mientras su jefe esta fuera, y si <.1 desde Micropolis, usted sabra exactamente 10 que esta hacientill y a que hora. Lo unico que Ie queda par comprobar es si su jefe 11 'Vii cn la cartera to do 10 que necesita.

8 Seria magnifico pensar que, estando su jefe ausente, usted puede descansar y relajarse. Por desgracia, comprobara que no es asi. Primero, ya ha estado bastante ocupada hasta que el se ha marchado y ahara agradecera volver a la rutina diaria. Pero, por supuesto, el trabajo continua durante la ausencia de su jefe: las cart as siguen llegando, la gente sigue telefoneando, los vendedores siguen llamando y tendra que seguir manteniendo las casas en orden. El jefe Ie habra dicho que atienda cualquier asunto que surja y debera hacerlo. Si deja algun sustituto, se encargara al menos de una parte del trabajo y ambos colaboraran juntos. Usted seguira haciendo sus tare as de todos los dias. No cometa el error de creer que porque el jefe esta ausente, es usted quien ha de desempenar las funciones que a el Ie corresponden, pues la gesti6n puede ser desastrosa. En cualquier caso, su jefe probablemente Ie Ira enviando papeles 0 cintas con instrucciones escritas 0 grabadas de 10 que hay que hacer. 0 llamara par telefono solicitando alguna informaci6n 0 pidiendo que Ie manden algo. No envie nunca un documento original porque es posible que no 10 vuelva aver. Anotani Ios numeros de telefono y telex de todos los hoteles y empresas donde vaya a estar para saber el lugar donde encontrarle en cada momento, pero pienselo detenidamente antes de ponerse en contacto con el. Una buena norma a seguir es la de dejar en paz a un ejecutivo mientras esta de viaje, excepto en casos de emergencia. Finalmente, asegurese de anotar todos Ios sucesos importantes que tengan lugar durante la ausencia de su jefe para que cuando vuelva pueda presentarie un breve resumen.