Manual de usuario Live Software México

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1 Manual de usuario Live Software México Live Software México S. de R.L Página 1

2 CONTENIDO: 1. Bienvenida Instalación de software Activación del Software Inicializando sistema Versión TPV Autoservicio Versión TPV Restaurante Mensaje final Live Software México S. de R.L Página 2

3 1.- Carta de bienvenida Estimado (a) Cliente, Gracias por haber decidido utilizar una de nuestras aplicaciones como sistema de administración de su negocio, de antemano le aseguramos que estaremos con usted para cualquier duda al respecto de esta poderosa herramienta con nuestro nuevo soporte técnico en línea le recordamos que debe registrarse para poder gozar de este servicio, además puede contactarse con nosotros al correo este correo está destinado para brindar soporte ilimitado a todos nuestros clientes. Si Usted aún no es cliente nuestro, comuníquese a ventas@sicaja.com para ofrecerle asesoría antes y durante la compra de nuestros productos. Sicaja está diseñado para administrar los registros de ventas, compras, clientes, proveedores, empleados y cualquier movimiento económico o de inventario, además de llevar un control exacto de todo lo relacionado a clientes, proveedores, empleados de manera que cuente usted con la información necesaria para el buen manejo, funcionamiento y crecimiento de su empresa o negocio, haciendo uso de esta información cuando lo Ud. Necesite, de forma práctica y eficiente. Recuerde también que Sicaja 4 es un sistema de administración especializado, desarrollado por una empresa 100% mexicana y podemos realizar modificaciones a la medida y necesidades de su empresa. Le felicito por ser emprendedor y por esa continua búsqueda para el desarrollo tecnológico de su empresa, al mismo tiempo agradecemos la oportunidad de entrar como aliados al crecimiento de su negocio. Por nuestra parte reiteramos que usted ya forma parte de nuestro equipo. Bienvenido (a) a Live Software México, Atte. Víctor Martínez Cortés Live Software México S. de R.L Página 3

4 Instalación de Software Para poder instalar el Software en su sistema es necesario contar con lo siguiente: 1.- Licencia de uso. Esta es otorgada después de que realiza el pago convenido según el modo y lugar de compra. En todo caso una licencia legal de esta versión se puede comprobar en cada ejecución de Sicaja 4 ya que en la parte superior del menú principal siempre aparecerá el nombre de la empresa a la que se le otorgó la licencia en caso de no coincidir la empresa, su nombre, la dirección de la licencia hágalo saber inmediatamente a nuestro equipo de soporte, seguro podemos ofrecerle el mejor paquete que se ajuste a su presupuesto, sin necesidad de recurrir a la piratería. Nota: Recuerde que para la activación de cualquier licencia es necesario contar con conexión a internet. 2.- Archivo Instalador. El cual usted recibirá vía internet después de haber depositado la cantidad convenida, dicho instalador cuenta con una personalización propia (nombre de su empresa) que significa que usted es cliente con licencia de uso legal del software Sicaja Requisitos mínimos de sistema. El software Sicaja 4 está desarrollado bajo las más estrictas normas de optimización, por lo cual es capaz de correr en PC s con recursos mínimos, en sistemas operativos de Windows desde Windows XP hasta Windows 7 además ocupa un espacio en disco menor a 100mb. Aunque siempre es recomendable el uso de equipos nuevos, actuales y con espacio suficiente en disco. 4.-Otros. Además del software, en muchas ocasiones se implementa juntamente (aunque no son necesarios para su funcionamiento) el uso de otro tipo de hardware como: lectores de código de barras, mini printers (impresoras de ticket) u otros, cabe mencionar que el presente manual hace referencia solo a la instalación y uso del software Sicaja 4 y no de otros periféricos, en caso de necesitar ayuda con la instalación de estos sugerimos ponerse en contacto con el fabricante. Una vez que ha pagado el precio convenido por el uso del software Sicaja 4, usted debe de contar con el archivo instalador: Haga clic sobre el para iniciar la instalación Live Software México S. de R.L Página 4

5 Aparecerá la siguiente ventana de bienvenida: Haga clic en siguiente A continuación aparecerá la siguiente ventana: Aquí es necesario Aceptar los acuerdos de la licencia. Haga clic en siguiente Live Software México S. de R.L Página 5

6 A continuación aparecerá la siguiente ventana: Aquí colocaremos el nombre del Usuario y la Organización a la que pertenece. Clic en siguiente. A continuación aparecerá la siguiente ventana: Aquí se muestra la ruta de instalación, se sugiere no Cambiar la ruta por defecto. Haga clic en siguiente Live Software México S. de R.L Página 6

7 A continuación aparecerá la siguiente ventana: Aquí se muestra la carpeta en la cual se ubicarán los iconos en el menú de inicio, se sugiere no cambiar. Haga clic en siguiente A continuación aparecerá la siguiente ventana: Aquí se visualizan dos casillas de verificación las cuales al seleccionarlas instalarán accesos directos donde se indica. Haga clic en siguiente Live Software México S. de R.L Página 7

8 A continuación aparecerá la siguiente ventana: Verifique las acciones y haga clic en Instalar. Al terminar la instalación, mantenga desactivada ó active la casilla de verificación si desea lanzar el programa por primera vez No es necesario reiniciar el sistema! Felicidades ha instalado satisfactoriamente el software Sicaja en su sistema, que lo disfrute! Live Software México S. de R.L Página 8

9 3.0 Activación de Sicaja Para ejecutar por primera vez el software Sicaja hacemos doble clic en el icono del escritorio ó buscamos en la carpeta del menú de inicio (todos los programas). Al comenzar a utilizar el software Sicaja, es necesario cargar (capturar) los datos con los que se va a trabajar, en orden tal, como se enumeran a continuación: Algo en lo que hay que poner mucha atención es: que en la primera ejecución del programa Sicaja 4, se reconoce como administrador el nombre del primer usuario (recuerde el nombre que escribe en esta primera sesión) este a su vez es el único que podrá crear ó eliminar cuentas y permisos de los demás usuarios del sistema, además podrá crear ó eliminar su contraseña (en el menú opciones/usuarios). Después de ingresar sus datos seleccione el tipo de empresa o negocio que usted tiene. Haga clic en aceptar Live Software México S. de R.L Página 9

10 A continuación aparecerá la siguiente ventana. Haga clic en Sí. A continuación aparecerá la siguiente ventana. Haga clic en Sí. De lo Contrario haga lo que en la ventana se indica. A continuación aparecerá la siguiente ventana. Haga clic en sí. Ya que todas nuestras licencias tienen que ser activadas online. Live Software México S. de R.L Página 10

11 A continuación aparecerá la siguiente ventana. Introduzca la licencia que recibió después de haber realizado el pago. Haga clic en Aceptar. A continuación aparecerá la siguiente ventana.. Damos clic en aceptar. A continuación aparecerá la siguiente ventana. Es importante que la asignación del número de estación sea siempre el numero 1 ya que de no ser así tendrá restricciones con sus funciones. Entendiendo que esta es el equipo de administrador. Haga clic en aceptar. Después nos mostrará otra ventana para generar la agenda, damos clic en aceptar y listo La licencia de Sicaja está activada. Live Software México S. de R.L Página 11

12 4.- Inicializando el sistema Ahora vamos al primer uso de Sicaja y lo vamos a dividir en secciones para su mayor entendimiento, Adelante Indicaciones preliminares Unidades de medida Categorías Proveedores Artículos Clientes Cotizaciones Cuentas por cobrar Pedidos Cuentas por pagar Configuración/Configurar ventas Cortes de caja Movimientos de inventario Operando el sistema Usando la barra de menú venta Live Software México S. de R.L Página 12

13 4.0 indicaciones preliminares. En la primera pantalla de bienvenida solo tenemos que dar clic en acceso para ir a la pantalla de menús y empezar a conocer Sicaja Hemos de recordar que nuestro sistema le ayudará en el manejo de su empresa, para lo cual hemos de indicarle varios parámetros y sobre todo registrar datos mínimos para que pueda trabajar, por lo tanto manos a la obra! y en el trascurso iremos descubriendo y familiarizándonos con su interfaz. Antes de iniciar el uso del software Sicaja le recomendamos ir al menú opciones/configuración, para revisar si el carácter separador de miles y decimales (, y.) está correctamente configurado. Live Software México S. de R.L Página 13

14 4.1 Unidades de medida: Para acceder a este módulo solo vamos a Inventarios/Unidades de medida/nuevo. Clic en Aceptar o F12. En este módulo solo hay que pensar un poco en que artículos ó productos manejamos, en que porciones se venden, como: pieza, unidad, bolsa, bulto, tonelada, Kilogramo, gramos, Caja de 6, Caja de 24, Litro, atado, etc. En cada alta de este módulo solo se requiere un dato: Nombre, así que creará un registro por cada una de las unidades con las que trabaje en su empresa. No se preocupe si no tiene a la mano ó no registra inicialmente todas las unidades de medida, en cualquier momento que lo requiera, podrá crear todas las unidades de medida necesarias. Live Software México S. de R.L Página 14

15 4.2 Categorías: F12. Para acceder a este módulo solo vamos a Inventarios/Categorías/nuevo. Clic en Aceptar o Este módulo es similar al anterior ya que solo tendrá que introducir un solo dato: Nombre La importancia de este módulo radica en que al agrupar a los artículos en categorías ó familias, se tiene más control sobre las acciones por lotes (conjunto de datos) como: modificar precios, checar caducidades, etc. Además puede consultar las existencias por categoría, muy útil en empresas donde se manejan: tallas, números ó colores de un mismo artículo por ejemplo: Categoría: Zapato curse, Existencias por categoría: 9 Artículo: Zapato curse, Color: Blanco, Talla: 23.5, Categoría:Zapato curse, Existencia: 5 Artículo: Zapato curse, Color: Negro, Talla: 22, Categoría: Zapato curse, Existencia: 3 Artículo: Zapato curse, Color: Gris, Talla: 21, Categoría: Zapato curse, Existencia: 1 Aquí Ud. podrá saber cuántos artículos Zapato curse hay en existencia; ya que este artículo cuenta con diferentes colores y tallas, es necesario crear diferentes registros pero gracias a esta funcionalidad Ud. podrá saber la existencia como si fuera el registro de un solo Artículo. Nota: en los casos muy diferentes al anterior ejemplo, sugerimos no dar importancia al dato: Existencias por categoría. Live Software México S. de R.L Página 15

16 4.3 Proveedores: Para acceder a este módulo hacemos clic en el menú CRM/Proveedores/Crear nuevo. Los datos indispensables para el módulo de proveedores son: Nombre y Teléfono, ya que el nombre se utilizará en el alta de los artículos, y el teléfono es la forma más rápida de ponerse en contacto en una eventualidad; los demás datos los puede cargar después. Live Software México S. de R.L Página 16

17 4.4 Artículos: Para acceder a este módulo hacemos clic en el botón inventario del menú ó pulsamos la tecla 3, luego hacemos clic en Articulo o pulsamos la tecla A y damos clic en Crear nuevo F6 En este módulo los datos indispensables son: Nombre: Descripción del producto Categoría: Familia a la que pertenece o en lo que se agrupa Proveedor: Con quien se compra mercancía, insumos o mat. Prima. Unidad de medida básica: En la que se manejara en inventario y las conversiones por presentación, ejemplo; Sal Existencia: 50Kg. Stock mínimo: cantidad en existencia en que se debe pedir más mercancía antes de que se termine. IVA.: Algunos productos no causan IVA y otros si por lo cual se maneja de forma individual. Nota: Muy importante es informar que de no tener por lo menos una presentación, no podrá Realizar ninguna operación de venta ó compra. Para crear una presentación, habremos de situar el puntero en cualquier línea en blanco de la rejilla ó tabla de la parte inferior del formulario artículo y hacer doble clic para abrir el formulario presentación. Aquí elegimos una Presentación para este artículo que no es más que una unidad de medida de las ya introducidas anteriormente, a continuación indicamos la cantidad de unidades básicas a las que equivale esta presentación, un completo ejemplo de esto sería: Si el artículo azúcar lo compra por bulto (peso: 44 k) y la unidad básica de medida es Kg. Cuando consulte las existencias de este artículo aparecerá: Live Software México S. de R.L Página 17

18 Artículo: Azúcar Existencias: 88 kg. (En caso de contar con dos bultos en su almacén) Entonces cuando Ud. dé de alta, las presentaciones del artículo Azúcar, pondrá como primera presentación: - Presentación: Kg - Equivalente a unidades básicas: 1 Y cuando ponga la segunda presentación (presentación de bulto), pondrá: - Presentación: Bulto - Equivalente a unidades básicas: 44 (ya que la unidad de medida básica es kg. y la presentación bulto pesa 44 kg.) Y así con todas las demás presentaciones en las que se venda este artículo Nota: Es de suma importancia dejar bien claro que es necesario crear una presentación con el nombre de la unidad básica de medida y el equivalente a 1, tal como se indica en el ejemplo ya que el sistema solo reconoce los precios de los artículos basándose en las presentaciones; de ahí la importancia de que todos los artículos cuenten con al menos una en la lista de presentaciones. A continuación, indicamos el Precio de venta con IVA incluido el campo Descuento se utiliza solo en negocios en los cuales se manejan artículos con precio máximo al público (por ejemplo farmacias) en la cual es necesaria esta función ya que se evita el uso de calculadora al calcular el precio y su descuento Por ultimo llenamos el campo Precio compra sin IVA con la cantidad que nos cuesta el artículo en esta presentación, y a continuación damos clic en aceptar para cerrar el formulario presentaciones ó podemos continuar creando tantas presentaciones de este mismo artículo como queramos. Volviendo al formulario de artículos solo resta hacer clic en aceptar para guardar ó pulsar la tecla F12 para guardar el registro actual y continuar con la captura de un nuevo; los demás campos los puede ir llenando en el trascurso de la operación del sistema, al igual que la carga de los demás artículos, que podrá capturarlos conforme los vaya necesitando. Live Software México S. de R.L Página 18

19 4.5 Clientes: Para acceder a este módulo hacemos clic en el botón del menú ó pulsamos la tecla 4, luego damos clic en Crear nuevo ó pulsamos la tecla F6. En este módulo los campos indispensables son: - Nombre, - Apellido paterno, - Apellido materno, - Tipo de cliente: A, B, C, D, E Y F El campo: Tipo de cliente, determina el precio por defecto que el sistema asigna a este cliente en las operaciones de venta, recuerde que los precios: B, C, D, E y F se calculan en base al Precio A (Precio venta), y los porcentajes de descuento para el cálculo automático de cada uno de los 5 precios siguientes se configuran en: Modulo: Configuración Pestaña: Sistema, Ventas. Nota: los precios del artículo también se pueden Modificar al instante de la operación de venta Eligiendo uno de entre los 6 existentes, de la forma siguiente: situados en el formulario línea de venta al pulsar la tecla F1, se abrirá una ventana en la que se podrán visualizar los 6 precios y así mismo elegir el que más se ajuste a la situación. Live Software México S. de R.L Página 19

20 4.6 Cotizaciones Para acceder a esta opción en necesario ir al menú de Ventas o presionar el número uno, después da clic en el botón Cotizaciones y dar F6 para crear una nueva cotización. Al momento de iniciar una cotización lo primero que se debe realizar es la asignación del cliente al cual se le realizara dicha cotización, por lo tanto es necesario asignar datos de importancia como son: -Nombre del cliente -lista de precios que se va a manejar, es decir que porcentaje de descuento se le dará a este cliente. Damos clic en Aceptar o presionamos F12 para continuar. Aparecerá la siguiente ventana en esta agregamos todos los productos que queramos cotizar después de esto puedes realizar la venta o dejarla pendiente para otro día ya que la cotización se guarda y queda disponible para el momento en que se desee disponer de ella. Live Software México S. de R.L Página 20

21 4.7 Cuentas por cobrar El sistema permite que todos la notas que son vendidas a crédito puedan ser cobras ya sea en un solo pago o en abonos estos se le va restando el cliente de se saldó total. Para acceder a esta opción en necesario ir al menú de Ventas o presionar el número uno, después da clic en el botón Cuentas por cobrar y dar clic en lista de esta manera veremos cuáles son las notas que se deben cobrar y a que cliente. cobro. Para ir a la ventana de cobro es necesario dar clic en la opción realizar Asignamos al cliente que se le realizara el cobro y damos F12 o siguiente Despues indicaremos el numero de nota que se le va a cobrar ya que el mismo cliente puede generar muchas notas dependiendo el limite de credito. Clic en siguiente. Indicamos la cantidad que va a pagar o lo que desea abonar. Clic en siguiente Damos F12 o aceptar para verificar el cobro. De esta manera habremos realizado el cobro la próxima vez que revisemos nuestra lista veremos que el saldo a reducido coherentemente a la cantidad abonada. Live Software México S. de R.L Página 21

22 4.8 Pedidos Para poder ingresar al área de pedidos primero iremos a la sección de compras dando clic sobre el botón o presionando la tecla 2 Posteriormente damos clic en la opción de Pedidos luego en Nuevo. Después de esto nos mandara ala siguiente ventana donde tendremos que asignar al proveedor al cual se le va a realizar el pedido. A continuación agregaremos todos los artículos que necesitemos en inventario. Después damos clic en el botón aceptar y seguir o presione la tecla F12. Luego de haber ingresado todo el pedido el sistema nos muestra el costo del mismo basando se en los datos que proporcionamos al ingresar un nuevo producto. Una vez terminado podemos imprimir el pedido y facturarlo, una vez facturado el pedido todos los artículos que pedimos se agregaran directamente a inventario. Live Software México S. de R.L Página 22

23 4.9 Cuentas por pagar. Todos los pedidos realizados se agregan a cuantas por pagar mismas que también se pueden ir pagando en abonos para realizar el pago de un pedido primero vamos al menú compras después seleccione la opción de cuentas por pagar y damos clic en realizar pago. En la siguiente ventana introducimos al proveedor al cual vamos a pagarle. Clic en siguiente o F12. Seleccionamos el número de factura que deseamos pagar. Clic en siguiente. Ahora indicamos la cantidad que vamos a pagar. Clic en siguiente. A continuación se muestra el reporte. Despues de dar clic en aceptar la factura pagada se borrara auntomaticamente de la lista, en caso se solo haber realizado un abono se descuanta el adeudo que se tiene al proveedor. Live Software México S. de R.L Página 23

24 4.10 Configuracion/ Configurar ventas Para configurar todas las opciones sobre ventas lo primero que tenemos que hacer es dar clic en el boton configuracion o presionar la tecla 7 se desprendera una ventana donde se muestran todos los datos de configuracion inicial, seleccionamos la opcion de Sistema, donde se muestran todas las opciones de configuracion. Ahora seleccione la opción de ventas ahí podremos configurar algunas opciones como asignar el descuenta a la lista de precios que se le otorga a cada tipo de cliente, en caso de manejar segunda moneda solo necesitamos poner el tipo de cambio y listo, numero de tickets que deseamos imprimir así como el control de el cajón de cobro, entre otras cosas. Para activar o desactivar estas funciones solo es necesario marcar o desmarcar los checks. Live Software México S. de R.L Página 24

25 4.11 Cortes de caja El sistema cuanta con 2 tipos de cortes, los cortes Y y los cortes Z conocidos de la siguiente manera los Y como cortes parciales y los Z como cortes generales los cortes Z se componen por X número de cortes Y esto depende de la empresa. Los cortes Y se pueden realizar de diferente maneras. -Un corte Y diario para generar un corte Z al fin de la semana -Un corte Y cada cambio de turno para generar un corte Z al final del día. Solo por mencionar algunos. Para cerrar un corte es necesario ir al menú corte da un clic o presiona la tecla No.6 después da un clic en el botón corte de caja Y o Z según lo quiera y da clic en la opción cerrar corte. Aparecerá la siguiente ventana en ella tendremos que decidir queremos retirar dinero de la caja y dejar para el siguiente corte. Indicamos la cantidad que se va a retirar y damos clic en aceptar o presionamos F12. Se nos mostrara un reporte de todos los movimientos realizados y damos clic en cerrar o presionamos F8.indicarem Live Software México S. de R.L Página 25

26 Para poder continuar trabajando con las operaciones dentro del sistema es necesario crear un nuevo corte Y para esta seleccionamos cortes de caja Y, damos clic en abrir corte, nos mostrara la siguiente ventana donde indicaremos la cantidad que tenemos en caja. Solo damos clic en Aceptar e imprimir y listo nuestro corte estará creado. Ahora Realizaremos un corte Z. Entramos al menú corte/ corte Z y damos clic en corte Z actual, también podemos ver la lista de cortes que tenemos y también podemos ver los cortes de determinadas fechas. Al dar clic en corte Z actual nos mostrara todos los cortes Y que tenemos Una vez revisado el corte damos clic en Cerrar corte Z actual y luego en aceptar. Después damos cancelar para salir y listo el corte Z esta cerrado. Bien, ahora creamos un nuevo corte Z Live Software México S. de R.L Página 26

27 Solo damos clic en Cortes de Caja Z y seleccionamos la opción nuevo. Aparecerá una pantalla que nos mostrara el estado de cómo se inicia el corte de caja. Clic en aceptar. Nos pedirá una confirmación Solo damos clic en Si y listo ya está creado el nuevo corte. Live Software México S. de R.L Página 27

28 4.12 Movimientos de inventario Para poder ingresar la cantidad de mercancía (artículos) que tenemos dentro del inventario es necesario realizar lo siguiente. Ir al menú de inventario o presione el numero 3 después dar clic en movimiento de inventario o presione la letra B y dar clic en nuevo o F6. Nota: Es necesario hacer esto desde la primera vez cada que se ingresa un nuevo artículo. Aparecerá la siguiente ventana en la cual indicaremos el nombre del producto al cual vamos a ingresar existencias de inventario. Presionamos la tecla F3 o damos clic en cantidad y indicáremos el número de productos que tiene en existencia. Da clic en aceptar y luego presione F12 o clic en aceptar y seguir. Así habremos ingresado la cantidad de artículos que se tienen en inventario. Del mismo modo puede restar productos al inventario solo presiona la tecla F1 o da clic en el botón restar, indica la cantidad a restar da clic en aceptar y luego en aceptar y seguir. Live Software México S. de R.L Página 28

29 4.13 Operando Sistema Hasta el momento solo se ha realizado operaciones de capturas de datos pero ahora realizamos una operación de venta. Para iniciar una venta primero tenemos que ir al menú de ventas damos clic o presionamos la tecla 1, ahí iremos al botón notas de venta dando clic o presionando la tecla E y daremos en la opción nueva o F6. venta. En la ventana siguiente tendremos que indicar datos del cliente al cual se le realizara la Después da clic en aceptar (F12) Live Software México S. de R.L Página 29

30 En esta ventana agregara todos los productos que va a vender ya sea mediante el lector de código de barras o introduciendo manualmente el nombre del producto. Una vez que tenga todos los productos de clic en cancelar para salir de la ventana de línea de venta. Para poder cobrar a nota da clic en el botón cobrar o presiona la tecla F11. El cobro se puede realizar al contado indicando la cantidad con la que se paga como se muestra en la imagen de la izquierda o se puede registrar a crédito. Para cobrar en efectivo solo da clic en aceptar, se mostrara la siguiente ventana en la cual nos indica si deseamos facturar o no. En el caso de que si necesitemos de la factura solo damos clic en Si, nos mostrara la siguiente ventana en donde se muestran los datos del cliente y de la empresa. Para imprimir la factura dirigase a opciones y da clic en la opcion de imprimir selecciona la impresora y aceptar. Live Software México S. de R.L Página 30

31 Una vez impresa la factura vamos de regreso a la pantalla de inicio donde solo tiene que dar clic en aceptar para que la factura y la venta quede finalizada. En caso de que queramos registrar la venta a credito damos clic en registrar a credito o presionamos la tecla C. Despues nos pregunta si deseamos imprimir la factura solo da clic en Si y continua con el procedimiento anterior en caso de que no lo desee habra terminado con la venta. Ya que esta se agrega directamente al cliente para despues realizar los cobros. Live Software México S. de R.L Página 31

32 4.14 usando la barra de menu venta. Ahora vera cada una de las funciones con la que cuenta la pantalla nota de venta. Empezaremos par abrir una nueva venta para esto damos clic en abrir una nueva o presionamos la tecla F2. En la siguiente pantalla nos pide que introduzcamos un nombre para la nueva nota. Despues nos mandara a la primera ventana principal donde haremos la selección de una nueva venta o presionar la tacla F6. Y vera que se muestra la nueva ventana de venta. en la parte inferior se ve la venta anterior y la venta nueva desde ahí se pueden contolar ambas ventas es decir puedes trabajar una, dejarla por un momento y trabajar con la otra sin perder los datos de la anterior. Vamos al siguiente boton va a expedir la nota o la factura. en este podra modificar el cliente al cual se le Live Software México S. de R.L Página 32

33 En esta ventana tiene la opcion de elegir otro cliente ya existente en la opcion por nombre (F5) o Crear un cliente nuevo (F6) una ves elejido solo damos clic en aceptar o en F12. En caso de elegir por nombre aparecera una lista de donde elegir el cliente que queremos. Para cambiarlo solo seleccionamos dando clic sobre el cliente y damos clic en selec. O simplemtente damos doble clic y nos cambiara automaticamente. Y si elejimos crear un nuevo cliente nos mandara al formulario de clientes donde tendremos que ingresar los datos del nuevo cliente. Una ves llenado el formulario damos clic en F12 y despues en aceptar, y veremos que el cliente nuevo ya aparece en la nota. Ahora vamos al boton de impresora para abrir el cajon. este solo manda una secuencia de datos a la Despues vemos el boton o presionamos la tecla F9 en esta opcion te manda una lista de todas las notas que se han expedido durante el dia. En las notas que se muestran con amarillo son las que aun no se han cobrado, a estas se les pueden ingresar mas productos a la nota solo dando doble clic sobre ella. Y a las que ya fueron Live Software México S. de R.L Página 33

34 cobradas se les puede agragar otro producto pero para ingresar el efectivo solo tiene que dar clic en el boton y se registra automaticamente. En el siguiente boton es ventana de cobro. en esta opcion podemos ver que nos manda a la Para realizar el cobro solo damos clicl en aceptar o en imprimir el ticket como ya lo vio anteriormente. Ahora vamos al boton a este solo con dar un clic se guarda automaticamente y te manda a la ventana de inicio. El siguiente boton venta, regresando al menu principal. cancela todos los registros realizados y cancela la Para continuar solo de clic en Si, confirmando que desea eliminar todos los datos que contiene la nota y tambien eliminar la nota. En este botón encontraremos las opciones de imprimir y facturar nuestras ventas. Listo lo has logrado! Live Software México S. de R.L Página 34

35 5.-Version TPV Autoservicio. En esta sección existen varios cambios en diferentes secciones del software Sicaja4, a continuación describiremos los más trascendentes. 5.1 Personalizar el uso hasta en 7 tipos de negocios diferentes, para hacer uso de esta funcionalidad, solo hay que ir al módulo de configuración, Pestaña: datos de empresa, campo: tipo de empresa, y elegir entre los tipos de empresa disponibles en la actual versión. Los tipos de empresa son: 1.- General 2.- Abarrotes, Autoservicio, etc. 3.- Comida, bebidas, etc. 4.- Refacciones, etc. 5.- Zapatos, Ropa, etc. 6.- Ferretería, Tlapalería, etc. 7.- Farmacia, Perfumería, etc. Los principales cambios que ocurren al elegir los diferentes tipos de empresa, en el software sicaja 4 son la aparición o desaparición de campos en el formulario de artículos: Números de serie, Marcas de vehículos, Submarcas, Modelo o año, tallas, colores, claves, subclases, sustancias, etc. Otro cambio sucede en la pestaña de despiece de artículos compuestos que al elegir el tipo 3 cambia a insumo o desglose de combopacks y cuando se elige refaccionaria (tipo 4) cambia a despiece de kits. Así también, cambian los índices de búsqueda en las ventanas de localización del módulo artículos. 5.2 pasarela de imágenes y nombres de artículos con bajo inventario y/o próximos a caducar. Live Software México S. de R.L Página 35

36 Esta es una de las muchas funciones, de las que nos jactamos de decir que ningún otro programa cuenta con ellas; Esta función es muy útil para la rápida rotación de mercancía antes de su caducidad o antes de que haga falta en su almacén, ya que aparece una pequeña ventana en la pantalla principal (solo cuando existen artículos que cumplen los parámetros.) en la cual aparecen las imágenes y los nombres de los artículos bajos de inventarios o próximos a caducar, los cuales cambian cada 2 segundos para mostrar el siguiente; para activar esta función solo hay que ir al módulo configuración, pestaña: configurar operaciones del sistema, pestaña:1. Inicio, en la sección mostrar artículos en inicio la cual tiene 4 opciones descriptivas. 5.3 Maneja despiece (desglose) de artículos compuestos, kits, o combos Y para hacer uso de esta función habremos de marcar la opción compuesto del campo tipo del formulario articulo en la pestaña de datos; una vez hecho esto aparecerá la pestaña despiece (Kit, Combo, Según tipo de empresa elegida), en ella haremos doble clic sobre cualquier parte en el blanco de la rejilla o tabla de la sección: este articulo está compuesto de y al hacerlo aparecerá un formulario en el que habremos de buscar y asignar el articulo componente, el cual se agregara a la lista de componentes; otra información requerida es la cantidad que se utiliza (del articulo componente) en el articulo compuesto podremos visualizar el costo total del articulo. Esta funcionalidad es muy útil en refaccionarias que manejan venta de kits o conjuntos de refacciones, incluso en negocios de pinturas donde se venden colores igualados con diferentes cantidades y tipos de pinturas, también es especialmente útil, para restaurantes, panaderías o negocios donde se elaboran productos ya que resuelve el problema para registrar compras de un insumo pero se vende transformado en producto, así pues a la hora de vender este articulo compuesto, también se descuenta automáticamente la cantidad proporcional del inventario del insumo o articulo componente. Live Software México S. de R.L Página 36

37 5.4 pantalla de autoservicio especial para el manejo de lector de código de barras (escáner) desde esta práctica pantalla podemos realizar las operaciones de venta de forma más fácil, contando con todos los controles necesarios para una atención al cliente extremadamente rápida y con un contenido visual excelente totalmente novedoso y agradable. Esta patalla cuanta con una serie de botones para menejo rapido del sistema los controles con los que cuenta son: Boton precios: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F1 se abrira una ventana de precios sugeridos, en ella podra elegir entre 6 presios diferentes calculados automaticamnete, utilizando como base el precio de venta menos los descuentos asignados el en modulo de configuracion. Boton nuevo. Al hacer clic en él, o pulsar la tecla F2, se abrira un nuevo ticket que podremos visualizar en la parte derecha de nuestra pantalla, cn la posibilidad de mantener abiertos multiples tickets, manteniendolos en estado de espera o pendientes. De pago, incluso al cerrar sistema no se eliminan y al abrir de nuevo, apareceran intactos, esperando su resolucion. el Boton cantidad: al hacer clic en él ó pulsar la tecla F3, se abrira la ventana de cantidad de articulos que se estan vendiendo. Boton Buscar articulo. Al hacer clic en el ó pulsar la tecla F4, se abrira la ventana seleccionar articulo, en el cual se puede localizar el articulo de forma totalmente visual, ademas de la imagen del articulo tambien se podran visualizar otros datos importantes. Live Software México S. de R.L Página 37

38 Boton Generico: al hacer clic en el o pulsar F8, se abrira la ventana de descripciona manual, esta se utiliza para vender algun articulo o servicio que no este agregasdo en la base de datos, pudiendo modificar los campos: nombre, precio é IVA. Boton presentacion: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F9, se abrirá la ventana localizadora con todas las presentaciones de este artículo, (unidad, caja c/6, caja/24, etc.). Boton porcentaje de descuento: Al hacer clic en él ó pulsar las teclas ctrl + d al mismo tiempo, se abrira la ventana de descuento TPV, lo que significa agregar (solo si cuenta con los permisos necesarios) un descuento al articulo actual. Botón códebar on/of: Al hacer clic en él ó pulsar las teclas Ctrl y barra espaciadora, se activarán o desactivarán los campos código de barras y artículo, esto es para buscar de la manera más apropiada el artículo a vender. Botón finalizar: Al hacer clic en él ó pulsar la tecla F11, se abrirá la ventana de pago, donde nos preguntará si deseamos realizar el pago, y al aceptar nos mostrará una nueva ventana donde nos pedirá la cantidad que se está recibiendo del cliente, y al aceptar (con una cantidad mayor ó igual al total de la nota) nos aparecerá la ventana donde nos describe: el total, el pago recibido y el cambio a entregar al cliente, contando con la opción de imprimir ó no el ticket Botón eliminar: Al hacer clic en él ó pulsar las teclas Ctrl y E al mismo tiempo, se eliminara SIN CONFIRMACIÓN al ticket actual, por lo que sugerimos precaución en el uso de este control. Botón salir: Cierra la ventana. 7.- Mensaje final Live Software México S. de R.L Página 38