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1 INDICE SECCIÓN 1: INTRODUCCIÓN A MAXICOMERCIO INTRODUCCIÓN PROPÓSITO DE ESTE MANUAL USO DEL MANUAL QUÉ ES MAXICOMERCIO PROGRAMAS QUE INTEGRAN EL PRODUCTO OBTENER AYUDA Manual de usuario Otros materiales de referencia Ayuda en pantalla ACERCA DE MAXICOMERCIO INSTALACIÓN ENTORNO MONOUSUARIO Requerimientos de Hardware ENTORNO DE RED Servidor Requerimientos de Hardware TERMINALES Requerimientos de Hardware EL REGISTRO DE LICENCIA EL INGRESO AL SISTEMA CONTROLES DE LA INTERFAZ DE USUARIO CUADRO DE ENTRADA DE TEXTO CUADRO DE ENTRADA NUMÉRICA CUADRO DE ENTRADA COMBINADA Búsqueda por código Búsqueda por descripción CUADRO DE LISTA CUADRO DE LISTA DESPLEGABLE SELECTOR DE OPCIÓN CASILLA DE VERIFICACIÓN CUADRÍCULA DE CAPTURA Insertar y eliminar filas TABLA DE DATOS SECCIÓN 2: FUNCIONES DEL BACKOFFICE CONOCIENDO LA INTERFAZ DE USUARIO VENTANA PRINCIPAL El menú principal Menú: Aplicación Almacenamiento de datos El Administrador de libros

2 Crear una carpeta Crear un libro Modificar las propiedades de un libro Asistente para implementación Express Modo de entrenamiento Script principal El panel de control Acceder al panel de control General Usuarios Grupos de usuarios: Lógica para privilegios de grupos diferentes Tabla de verdad Botones Empresa Pestaña Empresa Preferencias Ventas a crédito Ventas a plazos Impuestos desglosados Encabezado de ticket Pie de ticket Formatos de impresión Personalización de documentos comerciales Detalles Folios iniciales Moneda predeterminada Desactivar Auto-Código Factor para cálculo de propinas Aplicar propinas al total gravado Interfaz contable activa IVA en intereses moratorios Días considerados por mes Porcentaje de IVA Conceptos Avanzadas No hacer salida de inventario al vender No imprimir póliza cheque Preguntar por la impresión de movimientos al Inventario Mostrar vista previa antes de imprimir Botón campos Adicionales Hardware local Impresoras En resumen: Antes de empezar Importar disparadores Menú: Catálogos Clientes Acceder a la ventana del catálogo de clientes

3 TRANSFERENCIA DE LICENCIA. EL USUARIO PODRA TRANSFERIR SU LICENCIA DE USO DE ESTE PRODUCTO/SOFTWARE SIEMPRE QUE NO RETENGA COPIAS NI PARTES Y EL RECEPTOR DE DICHA TRANSFERENCIA ACEPTE LOS TERMINOS DEL PRESENTE CLUF. ACEPTACION DE LOS TERMINOS. AL INSTALAR, OPERAR, EJECUTAR O REGISTRAR LA LICENCIA DEL PRODUCTO/SOFTWARE, EL USUARIO ACEPTA IRREMISIBLEMENTE LOS TERMINOS DE ESTE CLUF. RETIRO DE LICENCIA. AL SER VIOLADO CUALQUIERA DE LOS TERMINOS DEL PRESENTE CLUF. EL FABRICANTE RETIRARA SIN EXCEPCION LA CONCESION DE LA LICENCIA DE USO DEL PRODUCTO/SOFTWARE AL USUARIO Y SE RESERVA EL DERECHO DE PROCEDER JURIDICAMENTE. RESOLUCION DE CONTROVERSIAS. PARA LA RESOLUCION DE CONTROVERSIAS DERIVADAS DE LA INTERPRETACION DEL PRESENTE CLUF, EL USUARIO ACEPTA SOMETERSE A LAS DECISIONES DE LOS TRIBUNALES COMPETENTES, DE PREFERENCIA EN LA CIUDAD DE TUXTLA GUTIERREZ CHIAPAS, MEXICO, RENUNCIANDO A OTROS QUE PUDIERAN CORRESPONDERLE POR SU DOMICILIO PRESENTE O FUTURO Acerca de la organización del catálogo de clientes Comportamiento de los elementos de la ventana Funciones del catálogo de clientes Agregar un Tipo de clientes Campos Modificar un Tipo de clientes Eliminar un Tipo de clientes Agregar un cliente Modificar un cliente Eliminar un cliente Buscar un cliente Copiar la lista de clientes (exportar) Copiar y pegar un cliente Adjuntar archivos a un cliente Imprimir reportes acerca de clientes Campos de la ficha de cliente Pestaña General Información adicional Documentos relacionados Barra de herramientas de Cliente Proveedores Acceder a la ventana del catálogo de proveedores Acerca de la organización del catálogo de proveedores Comportamiento de los elementos de la ventana Funciones del catálogo de proveedores Agregar un Tipo de proveedores Modificar un Tipo de proveedores Eliminar un Tipo de proveedores Agregar un proveedor Modificar un proveedor Eliminar un proveedor Buscar un proveedor Copiar la lista de proveedores (exportar) Copiar y pegar un proveedor Adjuntar archivos a un proveedor Imprimir reportes acerca de proveedores Campos de la ficha de proveedor Pestaña General Información adicional Documentos relacionados Barra de herramientas de proveedor Contactos Acceder a la ventana del catálogo de contactos Funciones del catálogo de contactos Agregar un contacto Modificar un contacto Eliminar un contacto Buscar un contacto Copiar la lista de contactos (exportar) Copiar y pegar un contacto

4 Adjuntar archivos a un contacto Imprimir reportes acerca de contactos Campos de la ficha de contacto Pestaña General Documentos relacionados El catálogo de almacenes Acceder a la ventana del catálogo de almacenes Funciones Principales Agregar un almacén Modificar un almacén Eliminar un almacén Descripción de los campos Centros de venta Acceder a la ventana del catálogo de centros de venta Funciones principales Agregar un centro de venta Modificar un centro de venta Eliminar un centro de venta Descripción de los campos Artículos, servicios y ensambles Acceder a la ventana del catálogo de productos Acerca de la organización del catálogo de productos Acerca de las vistas del catálogo Vista tradicional del catálogo Áreas de la ventana del catálogo de productos Comportamiento de los elementos de la ventana Funciones del catálogo de productos Agregar una Línea de productos Modificar una Línea de productos Eliminar una línea de productos Agregar un producto Modificar un producto Eliminar un producto Buscar un producto Copiar la lista de productos (exportar) Copiar y pegar un producto Imprimir reportes acerca de productos Vista Hoja de productos Agregar una Línea de productos Agregar un producto Modificar un producto Eliminar un producto Buscar un producto Copiar la lista de productos (exportar) Campos de la ficha de producto Pestaña General Pestaña Precios y control Pestaña Imágenes e información adicional Pestaña Kit Columnas de la cuadrícula MISMA RED DE AREA LOCAL PARA EDICIONES PYME O TODOS LOS EQUIPOS DE LA RED DE AREA LOCAL PARA EDICIONES EMPRESARIAL. EN EL CASO DE LAS EDICIONES QUE IMPLEMENTAN FUNCIONES DE RED TODOS LOS EQUIPOS DEBERAN ACCEDER A LA MISMA BASE DE DATOS COMPARTIDA. REGISTRO DE LICENCIA. EL USUARIO TIENE 4 DIAS CONTADOS A PARTIR DE LA INSTALACION DEL PRODUCTO/SOFTWARE PARA REGISTRAR SU LICENCIA DIRECTAMENTE CON EL FABRICANTE POR LOS MEDIOS QUE LE SON INDICADOS EN LA TARJETA DE IDENTIFICACION Y OTROS MATERIALES IMPRESOS O MEDIANTE LA DIRECCION DE LO CONTRARIO, EL PRODUCTO/SOFTWARE DEJARA DE FUNCIONAR Y EL FABRICANTE NO ES RESPONSABLE POR LOS DAÑOS O PERJUICIOS QUE ESTO PUDIERE OCASIONAR. SEPARACION, REDISTRIBUCION Y/O EDICION DEL PRODUCTO SOFTWARE. EL PRODUCTO/SOFTWARE PUEDE ESTAR FORMADO ADEMAS DE PROGRAMAS DE COMPUTADORA POR IMAGENES, AUDIO, MATERIALES IMPRESOS O ELECTRONICOS, MARCAS COMERCIALES Y LOGOTIPOS. EL USUARIO NO PODRA SEPARAR, REDISTRIBUIR O MODIFICAR POR NINGUN MOTIVO CUALQUIERA DE ELLOS. ARRENDAMIENTO Y/O PRESTAMO DEL PRODUCTO/SOFTWARE. QUEDA PROHIBIDA CUALQUIER FORMA DE ARRENDAMIENTO Y/O PRESTAMO DEL PRODUCTO/SOFTWARE O SUS COMPONENTES. COPIA DEL PRODUCTO/SOFTWARE. QUEDA PROHIBIDO EFECTUAR COPIAS DEL SOFTWARE O CUALQUIERA DE LOS COMPONENTES QUE INTEGRAN EL PRODUCTO/SOFTWARE. INGENIERIA INVERSA. ESTA TOTALMENTE PROHIBIDO EL DESENSAMBLADO O CUALQUIER OTRO PROCEDIMIENTO DE INGENIERIA INVERSA SOBRE LOS COMPONENTES DE SOFTWARE DEL PRODUCTO/SOFTWARE

5 CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL (CLUF) ESTE PROGRAMA DE COMPUTADORA Y TODOS LOS QUE SE INCLUYEN EN EL PAQUETE, ASI COMO TAMBIEN, MATERIALES IMPRESOS O ELECTRONICOS QUE LO ACOMPAÑAN, IMAGENES, AUDIO, SUB- PROGRAMAS, COMPONENTES DE SOFTWARE, MARCAS COMERCIALES Y LOGOTIPOS SON UNA UNIDAD INSEPARABLE DENOMINADA EN ADELANTE "PRODUCTO/SOFTWARE". ESTE ES UN ACUERDO LEGAL ENTRE USTED (PESONA FISICA O JURIDICA) NOMBRADO EN LO SUCESIVO "USUARIO" Y EL PROPIETARIO DE LOS DERECHOS DEL PRODUCTO/SOFTWARE EMMANUEL MANCILLA ESQUIVEL IDENTIFICADO EN ESTE CLUF COMO "FABRICANTE". OTORGAMIENTO DE LICENCIA. EL PRODUCTO/SOFTWARE SE CONCEDE BAJO LICENCIA Y NO CONSTITUYE UNA VENTA. EL FABRICANTE OTORGA AUTORIZACION AL USUARIO PARA INSTALAR, EJECUTAR Y OPERAR EL PRODUCTO/SOFTWARE SIEMPRE QUE ACEPTE LOS TERMINOS DE ESTE CLUF, DE LO CONTRARIO, EL USUARIO DEBERA DESINSTALAR EL PRODUCTO/SOFTWARE DE SUS EQUIPOS Y DEVOLVERLO EN SU TOTALIDAD Y SIN NINGUN DAÑO A LA EMPRESA O PERSONA CON QUIEN LO HAYA ADQUIRIDO. FUNCIONES MONOUSUARIO Y EN RED. DE ACUERDO A LA EDICION DEL PRODUCTO EL USUARIO PODRA INSTALAR, EJECUTAR Y OPERAR EL PRODUCTO/SOFTWARE EN: UN SOLO EQUIPO DE COMPUTO PARA EDICIONES MICROEMPRESA, 3 EQUIPOS DE COMPUTO INTERCONECTADOS EN UNA Configuración de tallas y colores El catálogo de agentes de ventas Acceder a la ventana del catálogo de agentes de venta Funciones principales Agregar un agente Modificar un agente Eliminar un agente Descripción de los campos El catálogo de repartidores Acceder a la ventana del catálogo de repartidores Funciones principales Agregar un repartidor Modificar un repartidor Eliminar un repartidor Descripción de los campos La mensajería Acceder a la ventana servicios de mensajería Funciones principales Agregar un servicio de mensajería Modificar un servicio de mensajería Eliminar una mensajería Descripción de los campos El catálogo de cajas Acceder a la ventana del catálogo de cajas Funciones principales Agregar una caja Modificar una caja Eliminar una caja Descripción de los campos El catálogo de cajeros Acceder a la ventana del catálogo de cajeros Funciones principales Agregar un cajero Modificar un cajero Eliminar un cajero Descripción de los campos El catálogo de tarjetas Acceder a la ventana del catálogo de tarjetas Funciones principales Agregar un tarjeta Modificar un tarjeta Eliminar un tarjeta Descripción de los campos El catálogo de divisas Acceder a la ventana del catálogo de divisas Funciones principales Agregar una divisa Modificar una divisa Eliminar una divisa Descripción de los campos

6 El catálogo de tablas de cálculo Acceder a la ventana del catálogo de tablas Funciones principales Crear una tabla El catálogo de impuestos Acceder a la ventana del catálogo de impuestos Funciones principales Agregar un impuesto Modificar un impuesto Eliminar un impuesto Descripción de los campos El catálogo de Conceptos de operación Acceder a la ventana de conceptos de operación Funciones principales Opción Organizar Acceder a la ventana organizar Organizar clientes, proveedores, productos Menú: Procesos Administrador de cajas Funciones del administrador de cajas Consulta Selección y apertura de sesión de caja Otras funciones Acerca de las sesiones de caja Facturación Acceder al módulo de facturación Acerca de las funciones de Facturación Configuración de captura y secuencia de captura Creación de documentos Documentos directos Crear una cotización Crear un pedido Crear una remisión Crear una factura Crear una nota de crédito Documentos indirectos (consolidados) Crear un pedido a partir de una cotización Crear una remisión a partir de un pedido o cotización Crear una factura a partir de una remisión Crear una factura a partir de una cotización o pedido Crear una nota de crédito a partir de una remisión o factura (cancelación) Facturar varios tickets o remisiones Facturar mercancías en consignación Devolver mercancías en consignación Otras funciones Modificar y eliminar documentos APÉNDICES

7 pues como se entenderá, no sería posible utilizar un esquema de conversión por prototipos modulares cuando el software con que se cuenta ya está terminado y no se tiene acceso al código fuente Para eliminar cotizaciones o pedidos por surtir siga las siguientes instrucciones: Buscar documentos Imprimir documentos Imprimir reportes Copiar y pegar documentos Copiar la lista de documentos (Exportar) Descripción de los campos del documento comercial Seleccionar un producto Pestaña documentos Pestaña Vista de impresión Omitir salida de almacén Pestaña Campos adicionales Análisis y procesamiento de ventas sin salida de almacén Funciones principales de la ventana Análisis y procesamiento de ventas sin salida de almacén Generador de documentos Generar documento Cuentas por cobrar Acceder al módulo de Cuentas por cobrar Funciones principales sobre la ventana de cuentas por cobrar Desplegar el estado de cuenta de un cliente Agregar un Tipo de clientes Modificar un Tipo de clientes Eliminar un Tipo de clientes Agregar un cliente Modificar un cliente Eliminar un cliente Buscar un cliente Copiar la lista de clientes (exportar) Funciones sobre el estado de cuenta del cliente Consideraciones acerca de los movimientos a cuentas por cobrar Cobro de parcialidades, anticipos y cualquier otra clase de abono Cobro de documentos (facturas, pagarés, etc.) Aplicación de cobros a documentos Movimientos extraordinarios (cargo/abono) Acerca de los importes y saldos Acerca de intereses moratorios El botón Alta Express Cancelación de ventas Acceder al módulo de cancelación Compras Acceder al módulo de Compras Acerca de las funciones de Compras Configuración de captura y secuencia de captura Creación de documentos directos

8 Crear un pedido Crear una remisión Crear una factura Crear una nota de crédito Documentos indirectos (consolidados) Crear una remisión a partir de un pedido Crear una factura a partir de una remisión Crear una factura a partir de un pedido Crear una nota de crédito a partir de una remisión o factura (cancelación) Facturar mercancías en consignación Devolver mercancías en consignación Otras funciones Buscar documentos Imprimir reportes Copiar y pegar documentos Copiar la lista de documentos (Exportar) Botón integrar Pestaña Datos principales Pestaña Más datos Pestaña Campos adicionales Descripción de los campos del documento comercial Detalle de productos/servicios Seleccionar un producto Cuentas por pagar Acceder al módulo de Cuentas por pagar Funciones principales sobre la ventana de cuentas por pagar Desplegar el estado de cuenta de un proveedor Agregar un Tipo de proveedores Modificar un Tipo de proveedores Eliminar un Tipo de proveedores Agregar un proveedor Modificar un proveedor Eliminar un proveedor Buscar un proveedor Copiar la lista de proveedores (exportar) Funciones sobre el estado de cuenta del proveedor Consideraciones acerca de los movimientos a cuentas por pagar Pago de parcialidades, anticipos y cualquier otra clase de cargo Pago de documentos (facturas, pagarés, etc.) Aplicación de cobros a documentos Movimientos extraordinarios (cargo/abono) Acerca de los importes y saldos El botón Alta Express Cuentas bancarias y movimientos Acceder a este módulo Características información que se suministra al sistema es algo que debe valorarse y planearse cuidadosamente. Algunas situaciones obligarán a realizar un conteo físico de inventario o auditar expedientes, el consultor junto con la directiva de la empresa deberá planear y colaborar estrechamente para realizar estas tareas. Consideraciones finales para la conversión de sistemas Toda empresa cuenta con un sistema, por lo menos manual (si este no fuera el caso estará en serios problemas, pues tendrá que rediseñar a la empresa), por lo que vamos a decidir una estrategia para pasar al nuevo sistema automatizado. Los profesionales en el área de la informática seguramente conocen las técnicas comunes para realizar este proceso, pero no está de más hacer un pequeño repaso. Cambio directo. Significa que en determinado momento el sistema nuevo reemplaza totalmente al anterior, generalmente se requieren ensayos extensos previos y tolerar algunos retrasos, una ventaja importante es que los usuarios no tienen posibilidad de usar otro sistema, aunque la desventaja es que la posibilidad de errores, retrasos y descontentos aumentará. Conversión paralela. Aquí se opta por seguir el sistema normal junto al nuevo sistema, la principal ventaja es que las operaciones no se detendrán con ninguna eventualidad y la gente puede sentirse más segura, no obstante se duplica el esfuerzo y puede llegar a ser engorroso realizar dos veces la misma tarea. Conversión gradual. Aquí se va reemplazando el sistema anterior por el nuevo en forma parcial, la ventaja es que la adaptación se vuelve gradual, pero podría ser demasiado tardado concluir el proyecto. Aunque existen otros métodos no han sido comentados porque son difíciles de aplicar con sistemas de paquete,

9 frecuencia se suscitan interrupciones y distracciones que en nada benefician al proyecto. Nota: Durante la capacitación no olvide explicar claramente la forma de identificar y reportar fallas ya que esto es muy importante a la hora de resolver un problema o deslindar responsabilidades Captura de datos iniciales Un punto muy importante para la puesta en marcha de un sistema de este tipo en una empresa en operación es la captura de datos iniciales como listas de productos, existencias en inventario, saldos, etc. Para realizar la captura inicial es necesario que se realice una recolección previa de datos más o menos constantes como lo son catálogos de clientes, proveedores, productos, etc. Una vez que esta información está capturada se procede con la captura de datos variables como las existencias en almacén. La siguiente es una lista ordenada de las actividades a realizar para poner en marcha el sistema. Definir el catálogo de almacenes Definir centros de venta Definir cajas y cajeros Capturar el catálogo productos y servicios Capturar el catálogo de proveedores Capturar el catálogo de agentes de venta Capturar el catálogo de clientes Capturar la existencia inicial en almacenes Capturar los saldos por pagar Capturar los saldos por cobrar Capturar los saldos en cuentas de cheques La captura de estos datos puede ser realizada por personal externo a la empresa o bien por aquellos usuarios que fueron capacitados para ese fin, considere que el tiempo y esfuerzo de captura, junto con la responsabilidad de la Estado de los movimientos Cálculo de saldos Funciones Como agregar cuentas bancarias Modificar una cuenta bancaria Eliminar una cuenta Registrar un cheque Registrar un Depósito Registrar un Retiro Traspasos entre cuentas Conciliación bancaria Inventarios Acceder al módulo de inventarios Funciones básicas Copiar datos (exportar) Buscar Actualizar Imprimir reportes Consulta y manejo de Existencias Entradas y salidas Transferencias entre almacenes Ensambles y desensambles Ensambles, desensambles, entradas y salidas de lotes y números de serie Consulta de lotes y números de serie Consulta de mercancías en consignación Conteo físico de inventario El proceso de conteo físico del sistema Procesos avanzados de inventarios Compactación de existencias Transferencia masiva de existencias Re-costear un almacén Exportar existencias de un almacén Importar existencias de un almacén Promociones Acerca de la lógica de las promociones Tipos de promociones Ámbitos Restricciones (criterios de restricción) Excepciones Operaciones Procesos avanzados Cambio masivo de precios Procesos de re-cálculo de costos Procesos avanzados de inventario Intérprete de SQL Menú: Informes Uso de la galería de recursos Crear y modificar reportes existentes Menú: Edición

10 Copiar y pegar Agregar, modificar, Guardar y eliminar Menú: Ver Navegar Actualizar Ventanas SECCIÓN 3: HERRAMIENTAS DEL SISTEMA IMPORTAR Y EXPORTAR BASE DE DATOS EXPORTAR Cómo Respaldar la Base de Datos del Sistema? IMPORTAR Cómo Cargar la Base de Datos al Sistema? SECCIÓN 4: IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN QUÉ ES LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS? ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN Planeación Despliegue de hardware y software Ejemplo: Entorno multiusuario para comercios punto de venta distribuida Ejemplo: Entorno multiusuario para comercios punto de venta y autoservicio Capacitación de usuarios Captura de datos iniciales Consideraciones finales para la conversión de sistemas APÉNDICES CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL (CLUF) OTORGAMIENTO DE LICENCIA Ejemplo: Entorno multiusuario para comercios punto de venta y autoservicio. Capacitación de usuarios Durante la capacitación es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: Identificar plenamente a todos los involucrados en la operación del sistema Dividir a los usuarios en grupos de acuerdo a su nivel y uso del sistema Proceder a la capacitación cuidando usar términos entendibles y siempre procurando ver al sistema desde el punto de vista del usuario Otro punto importante durante la capacitación es la elección del lugar en donde se llevará a cabo, pues no siempre es recomendable usar las instalaciones de trabajo ya que con

11 Despliegue de hardware y software El despliegue del hardware y software depende de dos factores: La disponibilidad de equipo y las necesidades de la empresa. Vea los siguientes ejemplos de despliegue de hardware y software para darse una idea de la mejor forma de hacerlo en su caso. Ejemplo: Entorno multiusuario para comercios punto de venta distribuida SECCIÓN 1: Introducción a Maxicomercio

12 Introducción Maxicomercio es un producto de software que ha estado evolucionado desde que fue desarrollada la primera versión en el año de Actualmente Maxicomercio ha sido implementado en miles de empresas dedicadas a la administración comercial y de servicios. Gracias por adquirir la licencia de Maxicomercio. Propósito de este manual El propósito de este manual es explicar las funciones del producto y servir de guía para el uso, se ha incluido una sección que trata de forma general el tema de la implementación pero no exhaustivamente ya que es abordado en profundidad en otros documentos y bibliografía existente que puede adaptarse perfectamente. Con la ayuda de este manual conocerá como instalar y utilizar el software del paquete Maxicomercio asumiendo que cuenta con conocimientos básicos acerca del uso de la computadora. Uso del manual Este manual está pensado para servir de referencia y no para su lectura secuencial obligatoria. Usualmente recurrirá a este manual para obtener ayuda a la hora de realizar alguna operación. Qué es Maxicomercio Maxicomercio 2006 es un conjunto de programas que le ayudarán a registrar y controlar las operaciones propias de sus actividades comerciales. Con Maxicomercio podrá controlar los siguientes aspectos de su empresa: Área operativa. Operaciones de caja Área administrativa. Inventarios, productos, facturación, cuentas por cobrar y por pagar, chequeras, proveedores y compras al sistema iniciales para poder empezar a operar el sistema. Personalice el sistema de acuerdo a las políticas y Configuración procedimientos de la 3.3 de políticas y empresa, informe a los procedimientos usuarios como llevarlas a cabo y resuelva cualquier duda. Elija un método de conversión apropiado a su caso en Elija el método 3.4 particular: Paralelo, directo, de conversión gradual. Vea más detalles aquí Verifique que se cumplen los Ajustes y objetivos de la 3.5 configuraciones implementación y las políticas finales de la empresa. Prueba general 4 de sistemas Haga pruebas y simulacros Pruebas por 4.1 por cada departamento de departamento forma aislada. Realice un simulacro y prueba de la operación de todos los 4.2 Prueba general departamentos al mismo tiempo. Realice un simulacro bajo Prueba general condiciones de estrés como 4.3 bajo estrés falla de hardware o exceso de trabajo. Liberación del sistema 5 Entregue el control del sistema a los usuarios. Aseguramiento 6 de la calidad Realice una auditoria general al menos unos días después Auditoria de 6.1 de liberado el sistema y otra sistemas tras 1 o 3 meses de operación. Establezca políticas y Políticas de calendarios de auditorias 6.2 auditoria regulares durante al menos un año

13 Instalación del Realice la instalación del 1.4 sistema Maxicomercio software en los equipos que lo utilizarán. Configuración Realice las configuraciones 1.5 del sistema necesarias como: datos de la Maxicomercio empresa, usuarios, etc. Revisión 1.6 general sistemas Realice una detallada evaluación del funcionamiento del hardware y software de instalado para asegurarse que todo está listo para continuar a la siguiente fase. 2 Capacitación de usuarios Aplicación de Si es posible evalúe los pruebas de conocimientos y aptitudes de 2.1 aptitud y los que usaran el sistema para conocimiento a planear la mejor estrategia de usuarios capacitación. Clasifique a los usuarios en función de sus responsabilidades, aptitudes y conocimientos. Selección y Haga un plan de capacitación 2.2 clasificación de a la medida de sus usuarios necesidades. Establezca de ser posible, líderes que le ayuden en la capacitación. Lleve a cabo las sesiones de capacitación, de preferencia en un lugar especial alejado Capacitación de de la operación de la empresa 2.3 usuarios para evitar distracciones y pérdidas de tiempo. Realice simulacros y pruebas a sus usuarios. 3 Conversión de sistemas Analice los datos que requiere Análisis y suministrar al sistema e 3.1 selección de identifique el mejor método datos fuente para obtenerlos y capturarlos. Captura de Generalmente deberá 3.2 datos iniciales capturar catálogos y saldos Programas que integran el producto Maxicomercio 2006 es un conjunto de programas que le ayudarán a registrar y controlar las operaciones propias de sus actividades comerciales. Programa Archivo Funciones Aplicaciones principales Proporciona acceso a los MaxiComercio mxcomercio.exe catálogos y módulos de BackOffice control de transacciones. Incluye una caja punto de MaxiComercio pvgen.exe venta y una caja para Caja cobranza Herramientas adicionales Diseñador de módulos de Códice codice.exe extensión (reportes, Utilidades de base de datos tsolver.exe Asistente para conexión de wizcfgcli.exe terminal Asistente para importar datos wizimport.exe Visor archivos reporte de de viewdtr.exe subprogramas) Proporciona utilidades como reparar, importar y exportar bases de datos Permite conectar una terminal al servidor de archivos Proporciona utilidades para importar datos de orígenes ODBC Es un visor de archivos DTR el formato en que pueden guardarse los reportes vectoriales) (gráficos Verificador de Es un visor de precios para everprecios.exe precios el público. Módulo de entrega de eseries.exe números de serie Utilidad de configuración etscfg.exe para Terminal Permite la entrega de productos con números de serie. Establece la configuración necesaria en el servidor para cada nuevo usuario creado

14 Server Obtener ayuda La documentación del paquete Maxicomercio está formada por: Manual de usuario. En formato electrónico e impreso. Otros materiales de referencia Explore la carpeta Referencia en la raíz del disco compacto (CD) de instalación para revisar los materiales disponibles en formato electrónico. Adicionalmente cuenta con servicios de asistencia técnica de acuerdo a las políticas vigentes especificadas en la tarjeta de identificación del producto. Algunos servicios pueden tener un costo. Ayuda en pantalla Presione la tecla F1 desde cualquier parte del sistema o seleccione la opción apropiada en el menú Ayuda para desplegar este manual en formato electrónico (CHM). Uso de la ayuda en pantalla Imprimir la ayuda Siga uno de estos procedimientos: Imprimir el tema actual: En la ventana Ayuda, haga clic en Imprimir y seleccione las opciones de impresión que desee. Imprimir un conjunto de temas: En la ventana de ayuda, haga clic en la ficha Contenido. Si la ficha Contenido no está visible, haga clic en Mostrar para mostrar el panel de Haga una lista de los objetivos Objetivos del que espera alcanzar y en 0.1 sistema función de ellos trace todo el plan del proyecto. Identifique a las personas que Usuarios del 0.2 usarán el sistema y analice sistema sus funciones. Observe atentamente todos los factores que pueden ser Identificación de 0.3 un obstáculo y prevea las obstáculos contingencias futuras. (Tenga listo el plan B) Identifique plenamente las Identificación de 0.4 oportunidades de éxito para oportunidades su proyecto. Haga una estimación realista del tiempo y costo de la Estimación de 0.5 implementación considerando tiempo y costo todos los objetivos, etapas, obstáculos y oportunidades. 1 Despliegue de hardware y software Antes de empezar es imprescindible que verifique Revisión de cuidadosamente el estado del equipo de equipo de cómputo que se 1.1 cómputo utilizará para el sistema. disponible Haga un inventario de todo el hardware disponible y su estado. Instalación y Planee y ejecute la instalación configuración de redes y otros dispositivos 1.2 de redes y de acuerdo a los dispositivos requerimientos de la empresa. Realice una cuidadosa prueba del funcionamiento de los equipos instalados para asegurarse que responderán Prueba de a sus expectativas y ahorrar 1.3 funcionamiento de hardware tiempo en el futuro sabiendo de antemano el estado de computadoras y red (a veces, por no realizar pruebas, en etapas posteriores se tiene que regresar hasta aquí)

15 Implementación La implementación de sistemas es un proceso delicado que debe ser planeado cuidadosamente para evitar problemas futuros. Qué es la implementación de sistemas? El proceso de asegurarse de que el sistema de información sea operacional y permitir que luego los usuarios tomen control de la operación para su uso y evaluación es denominado implementación. La implementación es parte del ciclo de vida de un sistema de información, en el caso de los proyectos que incluyen un software de paquete como los que Grupo Execom produce, se han salvado las etapas de análisis, diseño y desarrollo; pero no así la de implementación. Queda claro pues que el contar con el software adecuado en su caja no resuelve un problema, es necesario implementarlo. exploración. Seleccione el título que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir. Imprimir la página actual: Haga clic en Imprimir el tema seleccionado. Imprimir todos los temas del título seleccionado: haga clic en Imprimir todo lo que se encuentra bajo el encabezado actual. Acerca de Maxicomercio 2006 Versión 6.0.0, y Para Windows de 32 bits Código nativo x86 Importante: Este producto de software se encuentra protegido por diversas leyes y tratados nacionales e internacionales acerca de propiedad intelectual y derechos de autor. Cualquier violación al contrato de licencia para el usuario final puede acarrear sanciones civiles o penales. Etapas de la implementación Planeación Antes de empezar un proyecto de implementación es importante elaborar una cuidadosa planeación de las tareas a realizar con la finalidad de cumplir el objetivo. Lista de tareas (check list) comunes a realizar para implementar MaxiComercio # Tarea Descripción y comentarios 0 Planeación preliminar Tiempo estimado (horas) Instalación Entorno monousuario Ejecute el programa de instalación Instalar.exe que se encuentra en la raíz del disco compacto (CD) del producto y siga las instrucciones en pantalla Requerimientos de Hardware Computadora personal con procesador Pentium (o similar) con velocidad de reloj mínima de 1 GHz (mínimo recomendado Celeron a 2 GHz), 128 MB de RAM, 60MB de espacio en disco duro para archivos de programa, Resolución mínima de vídeo de 800x600pixeles y 256colores, Unidad de CR-ROM, Sistema operativo Windows XP, Windows 2000 o Windows 2003*

16 Entorno de red Servidor Ejecute el programa de instalación Instalar.exe que se encuentra en la raíz del disco compacto (CD) del producto, elija la opción de instalación "Servidor" y siga las instrucciones en pantalla. Solo deberá realizar la instalación en el equipo destinado a este propósito. Requerimientos de Hardware Computadora personal con procesador Pentium (o similar) con velocidad de reloj mínima de 1.8GHz (mínimo recomendado Pentium 4 a 2.4GHz), 256 MB de RAM, 60MB de espacio en disco duro para archivos de programa (Se recomienda por lo menos 1 GB debido a que se almacenarán archivos de datos), Resolución mínima de vídeo de 800x600pixeles y 256colores, Adaptador de red Ethernet 10/100Mbps, Unidad de CR-ROM, Sistema operativo Windows XP Profesional, Windows 2000 o Windows 2003* Terminales Ejecute el programa de instalación Instalar.exe que se encuentra en la raíz del disco compacto (CD) del producto, elija la opción de instalación "Terminal" y siga las instrucciones en pantalla. Este proceso deberá repetir en cada equipo de la red. Requerimientos de Hardware Computadora personal con procesador Pentium (o similar) con velocidad de reloj mínima de 1 GHz (mínimo recomendado Celeron a 2 GHz), 128 MB de RAM, 60MB de espacio en disco duro para archivos de programa, resolución mínima de vídeo de 800x600pixeles y 256colores, Adaptador de red Ethernet 10/100Mbps, Sistema operativo Windows XP, Windows 2000 o Windows 2003* SECCIÓN 4: Implementación

17 *Aunque el software puede ejecutarse en sistemas operativos anteriores como Windows ME o Windows 98SE no se recomienda pues son poco estables e incluyen componentes obsoletos. En el caso del servidor, si utiliza Windows XP asegúrese que sea al menos edición Profesional pues la edición Home no admite muchas conexiones de red. Vea el tema: Despliegue de Hardware y software para obtener más detalles sobre la instalación Busque el archivo que desea insertar o importar al sistema (Déminus o Maxicomercio) y presione el botón Abrir. El registro de licencia Si acaba de instalar Maxicomercio 2006 lo primero que aparecerá es la pantalla de registro de licencia, necesitará obtener una clave de registro directamente con G. Execom, por Internet en o por teléfono al número (961) o al Ext Para que se le otorgue clave de activación deberá tener a la mano el número de serie del producto (en una etiqueta adherida al manual o en la tarjeta de identificación que acompaña al producto), el Identificador de equipo (secuencia de 32 caracteres que aparece en la pantalla) y los datos de su empresa. Seleccione el Botón Importar ahora. Identificador de equipo, 32 caracteres (solo son validos letras A-F y números 0-9) En la ventana que ves activa te informa de las tabas que va a insertar, presiona el botón Aceptar. Espere a que finalice el proceso (vea la barra de progreso) Una vez que haya conseguido su clave de activación deberá teclearla junto con su número de serie

18 Necesitará una clave de activación por cada equipo; debe considerar que se le activaran las licencias correspondientes a la edición del producto. Si por alguna razón en un futuro necesitará que se le reactive la licencia, deberá tener a la mano los datos de facturación del producto; la persona que lo solicite tiene que ser el propietario de la licencia o la persona a quien se le facturó, es importante que indique el motivo de la reactivación. Seleccione la pestaña Importar. El ingreso al sistema Para acceder al programa deberá escribir un nombre de usuario y contraseña válidos. Seleccione la empresa y el libro que corresponda y presione el botón Abrir libro. El nombre de usuario predeterminado es: Usuario: admin Sin contraseña. El usuario admin pertenece al grupo de Administradores, por lo que tiene acceso a todo el sistema. Controles de la interfaz de usuario Para introducir datos en las pantallas del sistema se utilizan controles, los controles están diseñados para facilitar la captura del tipo de datos apropiado. Haga clic en el otro botón examinar

19 encuentran en la carpeta Prog del SADE (c:\mi empresa o el directorio elegido para la base de datos) y el archivo colabora.mdb que contiene sus carpetas personalizadas de la galería de recursos. En el caso de Déminus si está usando la caja para servicio a domicilio deberá respaldar el archivo telefonos.mdb que se encuentran en la carpeta Prog del SADE (c:\mi empresa o el directorio elegido para la base de datos). Por ejemplo. Si necesita introducir un valor numérico en el campo precio, se le presenta un control de entrada numérica. Vea los tipos de controles y sus características especiales que ayudarán a hacer más fácil el trabajo. Cuadro de entrada de texto Importar Consiste en insertar el archivo de base de datos que seleccione de alguna unidad de almacenamiento al sistema (Déminus o Maxicomercio). Esta base datos solo puede ser una que haya respaldado anteriormente El Libro que usted seleccione contendrá la información correspondiente que se haya importado. Unidad de almacenamiento = Disquete (3 1/2), CD, DVD, Disco Duro, Unidad Zip, Etc Cómo Cargar la Base de Datos al Sistema? Ejecute el programa Utilidades de base de datos (reparar, importar, exportar, etc.) que se encuentra dentro de el grupo de programas del botón de Inicio de Windows. Es el tipo de control más utilizado, permite introducir textos en una o más líneas. Soporta las teclas de control de cursor comunes de Windows y si se presiona el botón derecho del Mouse despliega un menú contextual con las opciones básicas de edición (cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, etc.). Al presionar ENTER en un cuadro de entrada de texto de una sola línea pasa al siguiente campo. (La tecla ENTER funciona igual que la tecla TAB). La tecla (flecha) ABAJO permite avanzar al siguiente campo. (La tecla ABAJO funciona igual que la tecla TAB). La tecla (flecha) ARRIBA permite retroceder al campo anterior. (La tecla ARRIBA funciona igual que la combinación MAYUS+TAB). Cuadro de entrada numérica Permite introducir datos numéricos. Soporta las teclas de control de cursor comunes de Windows y si se presiona el botón derecho del Mouse despliega un menú contextual con las opciones básicas de edición (cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, etc.). Si presiona la tecla F4 o hace clic sobro el icono de la derecha se despliega una calculadora que le permitirá

20 realizar operaciones aritméticas y colocar el resultado en el campo. También, si introduce un número y presiona las teclas + - * / se despliega la calculadora. Presione el Botón Exportar ahora. Al presionar ENTER en un cuadro de entrada numérica pasa al siguiente campo. (La tecla ENTER funciona igual que la tecla TAB). La tecla (flecha) ABAJO permite avanzar al siguiente campo. (La tecla ABAJO funciona igual que la tecla TAB). La tecla (flecha) ARRIBA permite retroceder al campo anterior. (La tecla ARRIBA funciona igual que la combinación MAYUS+TAB). Cuadro de entrada combinada Seleccione la ruta donde va aguardar el archivo de respaldo, escriba un nombre para el mismo y presione guardar. Ya tiene un archivo con el respaldo de su base de datos. (Cerciórese que el archivo que acabamos de guardar exista) Importante: Si ha creado o modificado módulos de extensión (reportes o subprogramas) también deberá respaldar los correspondientes archivos con extensión.cex que se

21 Permite elegir un elemento (registro) por su descripción o por su código, Ejemplo: Seleccionar el cliente de una factura. De hecho, el control tiene dos partes, la primera (a la izquierda) acepta un código y permite realizar búsquedas por ese criterio. Búsqueda por código Teclee el código exacto del elemento que desea y presione ENTER En la izquierda se selecciona la empresa y en la derecha se selecciona el libro que pude estar dentro de alguna carpeta. Si no conoce el código exacto escriba las primeras letras o números y presione ENTER o la tecla F4 para desplegar la lista de elementos ordenada por código. Seleccione la empresa y el libro que corresponda y presione el botón Abrir libro. También puede dejar en blanco el código y presionar ENTER para pasar a la parte de búsqueda por descripción. Búsqueda por descripción Escriba las primeras letras o números de la descripción y pulse la tecla F4 para desplegar la lista y seleccionar en ella el elemento deseado

22 Importar y exportar base de datos (Déminus y MaxiComercio versiones 2006) Exportar Consiste en respaldar o hacer una copia de la base de datos del sistema. Base de datos = Libro seleccionado. Sea la búsqueda por código o descripción al realizar una selección aparecerán tanto el código como la descripción y se avanzará al siguiente campo. Cuadro de lista Cómo Respaldar la Base de Datos del Sistema? Antes de empezar a respalda asegúrese que no hay ningún programa abierto en ningún equipo (si está trabajando en red) que acceda a la base de datos. Ejecute el programa Utilidades de base de datos (reparar, importar, exportar, etc.) que se encuentra dentro de el grupo de programas del botón de Inicio de Windows. Permite ver y elegir un elemento en una lista. Cuadro de lista desplegable Seleccione la pestaña Exportar Permite seleccionar un elemento desplegando una lista

23 Selector de opción Permiten elegir una opción entre una lista. Casilla de verificación Permite tomar una decisión del tipo cierto/falso (sí/no) Cuadrícula de captura SECCIÓN 3: Herramientas del Sistema Permite capturar datos en forma tabular (filas/columnas)

24 Para desplazarse a través de las filas y columnas se utiliza un selector (cursor) que no es más que un recuadro con borde punteado que indica la celda actual. Puede utilizar las teclas de control de cursor ARRIBA, ABAJO, DERECHA e IZQUIERDA, así como hacer clic con el Mouse sobre la celda que le interese. Insertar y eliminar filas Ventanas Muestra una lista de las ventanas del sistema abiertas y permite moverse a la seleccionada Use la tecla INS (Insertar) para insertar una fila sobre la posición actual o los botones que se ilustran en la figura anterior. Use la tecla DEL (Eliminar) para quitar la fila actual. Para agregar una fila al final use el botón que indica la figura anterior. La mayoría de las veces el control de cuadrícula de captura permite seleccionar un elemento y coloca algunos valores del mismo en las columnas apropiadas, para seleccionar por código teclee el código en la columna apropiada y pulse ENTER o la tecla F4 para ver una lista. En el caso de descripciones la barra de edición permite desplegar una lista (use la tecla F4) para seleccionar un elemento. Debe confirmar su selección con ENTER y verá como aparecen los valores correctos en las columnas apropiadas. Tabla de datos Las tablas de datos muestran datos y generalmente no permiten la edición

25 Menú: Ver Permite visualizar elementos del sistema. Navegar SECCIÓN 2: Funciones del BackOffice Actualizar

26 Conociendo la interfaz de usuario Seleccione el recurso en la lista de la derecha y haga clic en el botón Abrir para ejecutarlo. Ventana Principal Crear y modificar reportes existentes Para aprender acerca de estos temas por favor vaya a la carpeta Referencia en la raíz del disco compacto (CD) de instalación y lea los archivos en formato de Word llamados "Curso de creación de reportes parte 1.doc" y "Curso de creación de reportes parte 2.doc" Menú: Edición Proporciona comandos de edición válidos a todas las ventanas del sistema. El menú principal Proporciona acceso a todas las funciones del programa. Menú: Aplicación Copiar y pegar Agregar, modificar, Guardar y eliminar

27 Menú: Informes Aquí se encuentran disponibles para mayor comodidad algunos reportes que presentan información relevante acerca de la empresa. Almacenamiento de datos Físicamente la información se almacena en bases de datos contenidas en archivos con extensión dbk que se encuentran en la carpeta compartida del servidor. Usted no tendrá que preocuparse por los nombres de archivo y rutas porque para ello existe el administrador de libros que se encarga de esa labor. El Administrador de libros Para acceder al Administrador de libros use el menú Aplicación y escoja la opción Administrador de libros. No obstante, use la opción Más informes y consultas para ver la galería completa. Uso de la galería de recursos Seleccione la opción Más reportes y gráficos del menú principal Informes o la opción Vista preliminar del menú Aplicación Cuando se instala el sistema, existe una empresa llamada "Empresa predeterminada" y un libro designado como "Libro de ejemplo" que ha sido marcado como el predeterminado (el libro que se abre al automáticamente al iniciar cualquier aplicación). Modificar los datos de una empresa. Para cambiar la razón social y las características de operación de una empresa deberá ir al Panel de control. Respecto a los libros, es posible definirles un periodo de duración, esto con la finalidad de que la base de datos no crezca excesivamente y en consecuencia las operaciones se hagan más lentas. Una vez que ha concluido el periodo de tiempo asignado a un libro se efectúa un proceso en el que se crea uno nuevo y se transfiere hacia éste la información de los catálogos, existencias y saldos finales para ser usados como iniciales del nuevo libro. Haga clic sobre las carpetas en el panel de la izquierda para desplegar del lado derecho la lista de recursos

28 Procesos avanzados de inventario. Vea este tema en el capitulo: Inventarios Intérprete de SQL Permite ejecutar consultas o comandos de manejo de datos directamente hacia la base de datos. Se admiten instrucciones SELECT, DELETE, UPDATE e INSERT de acuerdo al estándar de SQL. Ventana del Administrador de libros. Crear una carpeta Use el botón Nueva carpeta y proporcione un nombre para el nuevo elemento, considere que esta carpeta se creará en la ubicación actual. Crear un libro Use el botón Nuevo libro, considere que esta carpeta se creará en la carpeta de la que actualmente está viendo su contenido. Luego será necesario que ajuste las propiedades del nuevo libro, y de ser necesario elija el libro desde el que se transferirá información. En el caso de las consultas (SELECT) los resultados se desplegarán en una cuadrícula editable. En el caso de comandos (UPDATE, DELETE o INSERT) solo informará si la operación tuvo éxito o no. Modificar las propiedades de un libro Para ver o modificar las propiedades de un libro primero selecciónelo y luego presione el botón Propiedades. La ventana de propiedades de los libros está dividida en tres pestañas: General. Aquí podrá cambiar el nombre del libro o agregar algunas notas

29 Detalles. Desde esta pestaña se puede ajustar el periodo de duración del libro, definir si el proceso de transferencia será manual o automático, si el libro será el predeterminado y la periodicidad que le heredará al nuevo libro que se crease a partir de este (en el caso de usar la opción de transferencias automáticas). Seguridad. Aquí es posible establecer una contraseña para acceder al libro. Cortar, Copiar y Pegar libros o carpetas: Seleccione el elemento que desee Cortar o Copiar y presione el botón correspondiente en la barra de herramientas. Ámbito. Se refiere a los productos sobre los que aplicará el incremento o disminución. Todos. Aplica a todos los productos. Solo la línea. Aplica solo a la línea especificada Solo línea y marca. Aplica solo a los productos que pertenecen a la línea indicada y son de la marca especificada. Incremento Para pegar el elemento seleccione la carpeta en que desea efectuar la operación y presione el botón Pegar en la barra de herramientas. Asistente para implementación Express Este asistente está pensado para ayudarle a poner en marcha el sistema lo más rápido posible, por favor lea atentamente los mensajes que presente en pantalla. Incrementar en función de la utilidad registrada por producto. Se recalcularán los precios de venta de acuerdo a la utilidad especificada para cada producto. Incrementar los siguientes porcentajes. Deberá indicar un porcentaje positivo para incremento o negativo para disminución sobre cada uno de los precios actuales de los productos. Procesos de re-cálculo de costos. Permiten recalcular los costos de productos en función de sus componentes o movimientos Siga los pasos de este asistente para empezar a usar Maxicomercio. Tareas que realiza el Asistente para implementación Express

30 Configuración de los datos de la empresa. Aquí podrá establecer la información particular de su empresa como razón social, teléfonos, etc. Agentes de Venta. Permite registrar la lista de personas que trabajan como camareros para su empresa. Cajeros. Podrá dar de alta a las personas que trabajan como cajeros de la empresa Clasificación del menú. Este paso le permite establecer las categorías (líneas) de productos y servicios que maneja. Además Maxicomercio ya incluye algunos productos predefinidos que le serán muy útiles. Finalizar. Le presenta la casilla de verificación "No volver a permitir el uso de este asistente" que bloquea el uso del asistente en el futuro si así lo decide. Cuando acaba de instalar el sistema o crear un libro en blanco este asistente inicia de manera automática. Si ha cerrado la pantalla del asistente y desea abrirlo siga las siguientes instrucciones: Seleccione la opción Asistente para implementación Express en el menú Aplicación Nota: El último paso del asistente permite decidir si se quiere seguir utilizando o no, en caso de haber optado por su anulación no podrá habilitarlo nuevamente en el libro actual. Puede definir un descuento temporal aplicable a todos los productos, restringido a los clientes de tipo "B" y con excepción de los miércoles. En este caso la promoción tendría el ámbito: Todos los productos La restricción: Clase de clientes de tipo "B" Y la excepción: Día de la semana 4 (Miércoles). Como ha visto, es muy sencillo trabajar con promociones. Operaciones Agregar una promoción. Presione el botón Agregar, aparecerá un asistente que le guiará paso a paso. Modificar una promoción. Use el botón Modificar y luego el botón Guardar. Activar / desactivar una promoción. Use el botón Iniciar promoción, si la promoción seleccionada está activa la desactivará y si no la activará. Puede que el periodo de tiempo de vigencia de la promoción sea válido, pero si usted la desactiva, no se aplicará. Procesos avanzados Modo de entrenamiento Cuando empieza a trabajar el sistema considera que está operando en Modo de prueba esto significa que cada vez que inicia el programa le aparece la siguiente ventana: Cambio masivo de precios Permite incrementar o disminuir el precio de todos los productos o solo los del criterio elegido

31 Cliente. La promoción solo aplicará para el cliente señalado. Proveedor. La promoción solo aplicará para el proveedor especificado. Día de la semana. La promoción solo será válida para determinado día de la semana (1-Domingo, 2-Lunes, 3-...). Marca. La promoción solo aplica a la marca de productos señalada. Excepciones Ninguna. La promoción no tiene ninguna excepción. Clase de proveedores. La promoción exceptúa al tipo de proveedores señalado. Clase de clientes. La promoción exceptúa al tipo de clientes señalado. Cliente. La promoción exceptúa al cliente señalado. Proveedor. La promoción exceptúa al proveedor señalado. Día de la semana. La promoción exceptúa el día de la semana señalado. Línea de productos. La promoción exceptúa la línea de productos señalada. Producto. La promoción exceptúa al producto señalado. Marca. La promoción exceptúa a la marca señalada. La utilidad del modo prueba estriba en que puede eliminar información de operaciones cada vez que lo necesite mientras esté experimentando y aprendiendo a usar el programa. Puede acceder a la ventana del Modo de prueba mediante la opción *** Modo de prueba *** en el menú Aplicación. Una vez que ya considera oportuno salir del modo de prueba y lo indica así al asistente (ventana del modo de prueba) este dejará de aparecer y la opción en el menú Aplicación desaparecerá Script principal El entorno de la aplicación y su comportamiento están controlados por las funciones y procedimientos guardados en el archivo bkoffice.bas ubicado en la raíz del SADE (carpeta compartida en el servidor). El uso de este script permite interceptar un evento ocurrido en el entorno y en consecuencia ejecutar alguna operación definida por el usuario. El script principal está escrito en lenguaje Visual Basic Script y tiene los siguientes procedimientos ligados a eventos: Ejemplo 'Procedimiento: UserLogIn 'Invocado: Al iniciar sesión satisfactoriamente 'Argumentos:

32 ' Equipo-Nombre del equipo en la red ' Usuario-Nombre de usuario que inicia la sesión ' Grupo-Nombre del grupo al que pertenece el usuario Private Sub UserLogin (Equipo, Usuario, Grupo) Abre la página de inicio predeterminada BackOffice.bkShowWindow "HOME" End Sub 'Procedimiento: UserLogOut 'Invocado: Al terminar la sesión Private Sub LogOut ( ) End Sub 'Procedimiento: OnBkOfficeWindowLoad 'Invocado: Al abrir por primera vez una ventana miembro del BackOffice 'Argumentos: NomVentana -Nombre de la ventana que se está cargando Private Sub OnBkOfficeWindowLoad (NomVentana) End Sub 'Procedimiento: OnBkOfficeWindowActivate 'Invocado: Al visualizar una ventana miembro del BakcOffice, sin importar 'que haya sido cargada previamente. 'Argumentos: NomVentana -Nombre de la ventana que se está mostrando Private Sub OnBkOfficeWindowActivate (NomVentana) End Sub 'Procedimiento: OnBkOfficeWindowClose 'Invocado: Al iniciar sesión satisfactoriamente 'Argumentos: NomVentana-Nombre de la ventana que se está cerrando Private Sub OnBkOfficeWindowClose (NomVentana) End Sub Tipos de promociones Descuentos temporales. Usted puede otorgar o recibir un porcentaje de descuento durante una temporada, mismo que es aplicable a todos los productos, una línea de productos o un solo artículo. Regalo de unidades por volumen. Permite definir la cantidad de unidades a regalar por un volumen de compra o venta dado. Solo es aplicable a un artículo. AxB. Define promociones del tipo 2x1, 3x2, etc. Es aplicable a todos los productos, una línea de productos o un solo artículo. Descuentos por volumen. Puede señalar un descuento en porcentaje por volumen de compra o venta. Es aplicable a un solo producto. Ámbitos. Todos los productos. La promoción aplica a todos los productos Línea de productos. La promoción aplica solo a determinada línea de productos Producto. La promoción aplica solo al producto señalado. Restricciones (criterios de restricción) Ninguna. La promoción no tiene ninguna restricción. Clase de clientes. La promoción solo será aplicable a los clientes de determinada clas o tipo. Clase de proveedores. La promoción solo será aplicable a los proveedores de determinada clas o tipo

33 Exportar existencias de un almacén. Genera un archivo con el detalle de movimientos. 'Procedimiento: OnBkOfficeMenuClick 'Invocado: Al seleccionar alguna opción en el menú del BackOffice 'Argumentos: Mentid -Identifica el elemento seleccionado NomVentana -Nombre de la ventana activa SeccionVentana -Sección activa de la ventana actual Private Sub OnBkOfficeMenuClick (MenuID, NomVentana, SeccionVentana) End Sub Importar existencias de un almacén. Reemplaza la información de movimientos del almacén al que se importan datos con los provenientes del archivo que se seleccione. Eliminar existencias de un almacén. Elimina todos los movimientos de un almacén. 'Procedimiento: OnBkOfficeError 'Invocado: Al ocurrir un error dentro del BackOffice 'Argumentos: bkofferrorcode - Código del error bkofferrordesc - Descripción del error Private Sub OnBkOfficeError (bkofferrorcode, bkofferrordesc) msgbox "Ha ocurrido el error:" & bkofferrorcode & "(" & bkofferrordesc & ")" End Sub 'Procedimiento: InterceptVentas 'Invocado: Antes de mostrar la ventana de forma de cobro de una factura 'Argumentos: ninguno Public Function InterceptVentas ( ) InterceptVentas=0 Si esta function devuelve algún valor diferente de cero será usado como valor para el campo status de la venta y no aparecerá la ventana de forma de cobro. Promociones Es fácil manejar promociones hacia sus clientes o registrar las que los proveedores le conceden. Para acceder al administrador de promociones seleccione la opción Promociones del menú principal Procesos. Acerca de la lógica de las promociones End Function 'Procedimiento: ReemplazaProductos 'Invocado: Permite reemplazar el formulario predeterminado de productos 'Argumentos: ninguno Public Function ReemplazaProductos ( )

34 'Devuelve 0 si se usa el formulario predeterminado, si desea reemplazarlo por otro 'haga aquí la llamada a su módulo CEX que contenga el formulario hecho por usted y devuelva 1 ReemplazaProductos=0 'Cambie a 1 si usara un reemplazo End function 'Procedimiento: MasEnProductos 'Invocado: Permite lanzar un formulario personalizado al guardar un producto 'Argumentos: Producto-Cadena que identifica al producto Public function MasEnProductos (Producto) Transferencia masiva de existencias. Mueve el detalle de movimientos de un almacén a otro. End Function 'Procedimiento: MasEnClientes 'Invocado: Permite lanzar un formulario personalizado al guardar un cliente 'Argumentos: Cliente-Cadena que identifica al cliente Public function MasEnClientes (Cliente) End Function 'Procedimiento: MasEnProveedores 'Invocado: Permite lanzar un formulario personalizado al guardar un proveedor 'Argumentos: Proveedor-Cadena que identifica al proveedor Re-costear un almacén. Aplica un determinado método de costeo a los productos con existencias en uno o todos los almacenes, independientemente del método de cada producto. Public function MasEnProveedores (Proveedor) End Function 'Procedimiento: MasEnVentas 'Invocado: Permite lanzar un formulario personalizado al guardar una venta 'Argumentos: Venta-Folio de la venta Public function MasEnVentas (Venta) Consultar un archivo de historial de almacén. Permite abrir para consulta un archivo generado por el proceso de compactación o exportación. End Function

35 Sincronice el inventario del sistema considerando las discrepancias con el conteo físico. Esto realizará el ajuste a la información correspondiente de manera que coincida con el conteo físico. Use el botón Sincronizar inventario del sistema Procesos avanzados de inventarios Use el botón Procesos avanzados para realizar las siguientes tareas: 'Procedimiento: MasEnCompras 'Invocado: Permite lanzar un formulario personalizado al guardar una compra 'Argumentos: Compra-Folio de la compra Public function MasEnProveedores (Compra) End Function El panel de control Acceder al panel de control Seleccione la opción Panel de control en el menú principal Aplicación. Desde la ventana del panel de control se realiza la configuración de las prestaciones del sistema Compactación de existencias. Realiza las siguientes acciones: La ventana del panel de control está dividida en las siguientes secciones Genera uno o más movimiento de entrada por el total de la existencia de acuerdo al método de costeo válido para el producto y elimina el resto. Esto reduce la cantidad de registros en la tabla de Cardex de almacén mejorando el desempeño del sistema. Genera un archivo de historial que puede consultarse posteriormente con el detalle de cada movimiento General Proporciona información acerca del software instalado

36 Usuarios Se obtiene un reporte comparativo Se ajusta la información del sistema a la real Realizar el conteo físico en el sistema. Cree un nuevo archivo. En la ficha Conteo físico del módulo de Inventarios presione el botón Nuevo conteo físico Permite administrar los usuarios y grupos (perfiles) del sistema.. Un usuario es propiamente un perfil, está formado por datos descriptivos como Nombre, Usuario (login o Username) y Contraseña (Password). Además de que pertenece a al menos un grupos de usuarios que definen su comportamiento dentro del sistema. Es posible crear tantos Grupos de usuarios como sea necesario y definir específicamente los alcances que tendrán dentro del sistema. Se ha incorporado el uso de grupos para reducir el trabajo que significaría definir privilegios por cada usuario. Importante: Los permisos se otorgan a los grupos de usuarios, los usuarios heredan los permisos de los grupos a los que pertenecen. Un Privilegio es un permiso para efectuar o no determinada acción, por ejemplo: Grupos de usuarios: Administradores (grupo predeterminado en el sistema y al que pertenece el usuario admin.). Privilegios: Acceder al módulo de inventarios =Otorgado Acceder al módulo de facturación =Otorgado Cajeros Privilegios: Acceder al módulo de inventarios =Denegado Acceder al módulo de facturación =Otorgado Si existe un usuario que esté anexado al grupo Administradores podrá acceder sin ningún problema al módulo de inventarios, mientras que otro usuario anexado al grupo Cajeros no podrá hacer uso de la funcionalidad del Proporcione los datos del conteo físico. Se le solicita la fecha a la que se realizó el conteo físico. Ver imagen Importe la información de existencias según el sistema en un momento dado. Es decir, transfiera al archivo de conteo físico que acaba de crear la información de existencias en el sistema de acuerdo a la fecha en que se realizó el conteo físico. Ver imagen Registre a las personas involucradas en la tarea (los que realizan el conteo físico). Debería dar de alta en el archivo de conteo físico que acaba de crear a todas las personas que lo llevaron a cabo con la intención de poder identificar errores y deslindar responsabilidades. Ver imagen Elija el método de captura de los datos del conteo físico. Dependiendo el tamaño y complejidad de su inventario elija el método que mejor se acomode a sus necesidades. Captura por documentos foliados. Si tiene muchos productos y un almacén grande esta es la mejor opción porque le permite identificar cada documento fuente (donde se asentó la existencia contada) de manera que puede ubicar irregularidades fácilmente y corregir errores. Los documentos fuente foliados son llamados Fojas y deberá identificarlos plenamente, cada foja contiene una lista de productos, su existencia contada y la ubicación. Ver imagen Captura manual simple. Si tiene un número relativamente pequeño de productos y un almacén pequeño esta es la mejor opción para realizar el trabajo rápidamente. Ver imagen Dispositivos y archivos externos. Si utilizó alguna otra aplicación para registrar la información o dispositivos portátiles, aquí encontrará herramientas para importar los datos. Ver imagen

37 Si alguno de los componentes de un ensamble maneja lotes o series será necesario señalarlos cada vez que se ensamble (salgan componentes) o desensamble (entren componentes). Consulta de lotes y números de serie En el módulo de inventarios seleccione la pestaña Lotes y números de serie Seleccione en el Panel de la izquierda el producto que desea consultar y de ser necesario, el sistema mostrará en el panel superior derecho los lotes (si se manejan lotes para el producto) del inventario y en el panel inferior derecho los números de serie. Consulta de mercancías en consignación En el módulo de inventarios seleccione la pestaña Consignaciones El panel de la izquierda muestra las mercancías recibidas en consignación El panel de la derecha muestra las mercancías dadas en consignación módulo de inventarios. Esto por el privilegio Acceder al módulo de inventarios Otorgado en el primer caso y Denegado en el segundo. Lógica para privilegios de grupos diferentes. Puede darse el caso de anexar un usuario a dos o más grupos diferentes, esto ocasionará que algunos privilegios Otorgados en un grupo puedan estar Denegados en otro (de hecho esta es la finalidad de anexar un usuario a más de un grupo). Si un privilegio está negado en uno de los grupos a los que pertenece el usuario en cuestión, pero está otorgado en otro, el privilegio será considerado como Otorgado, ejemplo: Tabla de verdad Otorgado Otorgado =Otorgado Otorgado Negado =Otorgado Negado Otorgado =Otorgado Negado Negado =Negado (Es una operación OR) La sección Usuarios del Panel de control Permite modificar los datos y privilegios de los usuarios, sus valores son generales a todo el sistema. Conteo físico de inventario En el módulo de inventarios seleccione la pestaña Conteo físico Qué es el conteo físico? Es la comparación entre la existencia real (física) y la que tiene el sistema. El proceso de conteo físico del sistema Se realiza el levantamiento del inventario físico Se captura la información en el sistema

38 Puede dar seguimiento a los números de serie y lote de los artículos que maneja. Para efectuar esta tarea requiere que usted especifique los números de serie y lote de los artículos que ingresan y de los que salen. Las siguientes operaciones necesitan especificación de lotes y series entrantes: Compras Ensambles (cuando el Kit maneja números de serie o lote) Entradas extraordinarias de almacén Las siguientes operaciones requieren que usted señale los números de lote y serie que salen: Botones Grupos de usuarios. Permite definir nuevos grupos de usuarios y sus privilegios. Agregar. Agrega un nuevo usuario al sistema. Modificar. Modifica los datos del usuario seleccionado. Esquema de privilegios. Permite anexar al usuario seleccionado a uno o más grupos. Guardar. Guarda los cambios efectuados sobre los datos del usuario que estaba siendo modificado o agregado. Eliminar. Elimina al usuario seleccionado. Empresa Ventas Desensambles (cuando el Kit maneja números de serie o lote) Salidas extraordinarias de almacén. En el caso de los números de lote se almacena una tabla por producto que indica la cantidad de unidades que ingresaron y la cantidad de unidades de ese lote que aún están en existencia. (Puede consultar estos datos en la pestaña Lotes y números de serie de la ventana de Inventarios. Para los números de serie, estos pueden pertenecer a un lote (en el caso de que el artículo maneje lotes y series) o no. Cuando un número de serie ingresado sale no se borra de la lista, solo se cambia su estado, los estados posibles para un número de serie son los siguientes: En bodega (puede venderse) Devuelto al proveedor Vendido Devuelto por el cliente (se puede vender) Dado de baja Cuando un ensamble maneja números de serie o lote, será necesario hacer esta especificación cada vez que ingrese o salga

39 Presione el botón Aceptar Permite configurar las características de la empresa (valores globales a todo el sistema). Pestaña Empresa Ensambles y desensambles Presione el botón Ensamblar/desensamblar Escriba los datos que se le piden Use la cuadrícula para señalar las operaciones a efectuar. Presione el botón Aceptar Parámetros de la Empresa Múltiples empresas y datos generales Permite definir las características propias de su empresa, sus valores son generales a todo el sistema. Al definir los parámetros se registran la razón social, domicilio y otros datos similares, para modificarlos deberá presionar el botón Modificar, efectuar sus cambios y luego pulsar el botón Guardar el registro. Ensambles, desensambles, entradas y salidas de lotes y números de serie Importante: Preferentemente modifique los datos de la empresa predeterminada que se instala con el sistema en vez de tratar de eliminarla y crear una nueva

40 Si necesita dar de alta alguna empresa adicional pulse sobre el botón Agregar, llene los datos y guarde los cambios. Para ver la lista de reportes asociados al catálogo de clientes seleccione la opción Vista preliminar del menú principal Aplicación o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas estándar. Preferencias Consulta y manejo de Existencias Entradas y salidas. Presione el botón Entradas/Salidas Escriba los datos que se le piden Use la cuadrícula para señalar las operaciones a efectuar. Presione el botón Aceptar Aquí puede ajustar los siguientes parámetros: Ventas a crédito Valores posibles cierto o falso, indica al sistema que será posible manejar crédito comercial. Ventas a plazos Valores posibles cierto o falso, indica al sistema que se podrá dividir un documento comercial en parcialidades (pagarés por ejemplo). Impuestos desglosados Valores posibles cierto o falso, indica al sistema que los tickets desglosarán los impuestos al ser impresos Transferencias entre almacenes Presione el botón Transferencias entre almacenes Escriba los datos que se le piden Use la cuadrícula para señalar las operaciones a efectuar

41 Consignaciones. Permite consultar el detalle de mercancías dadas o recibidas en consignación Conteo físico. Proporciona una poderosa herramienta para la realización de conteos físicos. Encabezado de ticket Aquí se puede definir el texto que aparecerá como encabezado en los tickets. Funciones básicas Copiar datos (exportar) Seleccione la tabla (cuadrícula de datos) que desea copiar haciendo clic sobre cualquiera de sus elementos, observará que los colores cambian, fondo azul y texto en blanco. Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Buscar Seleccione la opción Buscar del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Actualizar Seleccione la opción Actualizar del menú principal Ver o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas. Nota: Es importante actualizar la pantalla para ver las operaciones ocurridas después de que se abrió por primera vez este módulo. Imprimir reportes Pie de ticket Aquí se especifica el texto a imprimir al final del ticket. Formatos de impresión Indique aquí los archivos cex (reportes generados con el diseñado Códice) que serán usados por el sistema para la impresión de los documentos indicados. Como estos valores son generales al sistema es recomendable que utilice rutas de red y no locales, es decir, use \\servidor\deminus\formato.cex en lugar de c:\deminus\formato.cex por ejemplo. Importante: Ahora se ha incluido un asistente y una galería de formatos predefinidos que le facilitaran el trabajo. Personalización de documentos comerciales El asistente para personalización de documentos comerciales le permite adecuar la salida impresa de facturas, pedidos, cotizaciones, remisiones, etc. a los formatos pre-impresos que maneja su empresa. Para desplegar este asistente siga las siguientes instrucciones: Seleccione la opción Panel de control del menú Aplicación. Elija la sección Empresa. Seleccione la pestaña Preferencias. En el panel de la derecha está la lista de documentos que se pueden configurar. Presione el botón con 3 puntos (...) a la derecha del documento a personalizar (desplegará una ventana con opciones) Siga las instrucciones del asistente El proceso de personalización

42 Inventarios Acceder al módulo de inventarios Menú principal. Puede acceder a la ventana del módulo de inventarios mediante la opción Inventarios del menú principal Procesos. Barra de pestañas. Seleccione la pestaña Inventarios Página de inicio. También podrá acceder haciendo clic sobre el vínculo o icono de la página de inicio. La ventana del módulo de inventarios Está dividida en 4 pestañas: Existencias. Permite consultar la existencia y el cardex de movimientos de los productos en almacén. Lotes y números de serie. Es una herramienta de consulta de los lotes y números de serie de los productos en el inventario

43 Escriba el saldo de su estado de cuenta bancaria. Presione el botón aceptar Realice los cambios pertinentes con el diseñador Códice siguiendo las instrucciones del asistente Detalles Permite ajustar valores importantes para el comportamiento general del sistema Folios iniciales Los documentos que son registrados generalmente son identificados con un número de folio, el sistema puede calcular automáticamente ese folio para los documentos que expide la empresa, por eso es importante señalar los valores iniciales

44 Moneda predeterminada Señala la divisa predeterminada para el sistema, generalmente será la de uso común en el país. Deberá escribir el ID de la divisa que haya dado de alta en el módulo de Divisas y tipos de cambio en el menú Catálogos. Desactivar Auto-Código Permite desactivar la característica Auto-Código cuya función es proporcionar valores automáticamente para los campos que requieran un ID o clave de registro. Factor para cálculo de propinas Es un número, generalmente decimal que al ser multiplicado por el total de la cuenta nos proporciona el monto de la propina. Para propinas de un 15% el factor sería (Usado solo en Déminus). Aplicar propinas al total gravado Indica al sistema si se calculará la propina antes o después de aplicar impuestos a la cuenta, suponga lo siguiente:(usado solo en Déminus). Importe de la cuenta sin impuestos: pesos Si aplica un 15% de IVA y la propina se aplica al total gravado quedaría de la siguiente forma. Impuestos: pesos Propina: (para una propina del 15%, porque de impuestos =115 y el 15% de esto es 17.25) Sin embargo, si aplica la propina antes de los impuestos sería lo siguiente: Impuestos: Fecha de emisión: Fecha en la que será efectuado el traspaso. Fecha de aplicación: Fecha en la que fue o será efectuado el traspaso. Cuenta origen: Seleccionar en el cuadro combinado (combo box) la cuenta de la cual se hará el retiro para efectuar el traspaso. Cuenta destino: Seleccionar en el cuadro combinado (combo box) la cuenta a la cual se le bonificara el traspaso. Importe: Cantidad que será transferida. Observación: puede que alguna de sus cuentas usted la maneje en Dólares u otro tipo de divisa, al hacer una transferencia de una cuenta de divisa extranjera a una cuenta en Pesos Mexicanos (PMX) usted deberá escribir el importe del traspaso en pesos ya que el programa tiene la función de hacer la conversión automáticamente. Al terminar de llenar esta sección pulsamos el botón Guardar para que la información quede registrada en el libro de movimientos bancarios. Si por alguna razón deseamos cancelar el movimiento pulsamos el botón Cancelar inmediatamente aparecerá un cuadro de dialogo para confirmar si desea en realidad cancelar la operación de estar seguros damos click en el botón aceptar. Esto cancelara el movimiento siempre y cuando no hallamos guardado el movimiento en caso de haber sido así no se preocupe podemos cancelar el movimiento yéndonos a la sección Movimientos Bancarios seleccionamos el movimiento y damos click en el botón Cancelar de esta manera quedara cancelado el movimiento aunque no desaparezca del libro de Movimientos Bancarios. Conciliación bancaria Presiona el botón conciliación bancaria Señale la fecha inicial y final de su estado de cuenta en el banco

45 Más información: Campo para especificar con mas detalles el motivo del movimiento. Al terminar de llenar esta sección pulsamos el botón Guardar para que la información quede registrada en el libro de movimientos bancarios. Si por alguna razón deseamos cancelar el movimiento pulsamos el botón Cancelar inmediatamente aparecerá un cuadro de dialogo para confirmar si desea en realidad cancelar la operación de estar seguros damos click en el botón aceptar. Esto cancelara el movimiento siempre y cuando no hallamos guardado el movimiento en caso de haber sido así no se preocupe podemos cancelar el movimiento yéndonos a la sección Movimientos Bancarios seleccionamos el movimiento y damos click en el botón Cancelar de esta manera quedara cancelado el movimiento aunque no desaparezca del libro de Movimientos Bancarios. Traspasos entre cuentas Para registrar un Traspaso desde el modulo de bancos debemos de seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la cuenta de la que se hará el Traspaso, damos click en la pesta-ña Traspaso Posteriormente pulsamos el botón Agregar ubicado en el costado superior derecho de la sección de la ventana Información de la operación seleccionada esto activara la sección Traspaso. Propina: (porque 15 es el 15% de 100 y propina e impuestos se calculan a partir del monto sin gravar). Interfaz contable activa Si esta casilla está activada se harán las llamadas correspondientes a los procedimientos que generan pólizas por cada operación. IVA en intereses moratorios Obliga al sistema a agregar impuestos por intereses moratorios. Días considerados por mes Indica el número de días por mes a considerar para cálculos financieros. Porcentaje de IVA Indica el porcentaje de impuesto para intereses Conceptos Una vez activa esta sección llenamos cada uno de los campos de la siguiente manera

46 Permite vincular un concepto creado en el módulo Conceptos de operación, menú Catálogos a una operación en particular. Regularmente usted no tendrá la necesidad de ajustar ningún valor de esta pestaña. Avanzadas manera quedara cancelado el movimiento aunque no desaparezca del libro de Movimientos Bancarios. Registrar un Retiro Para registrar un Retiro desde el modulo de bancos debemos de seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la cuenta de la que se hará el Retiro, damos click en la pesta-ña Retiro Posteriormente damos click en el botón Agregar ubicado en el costado superior derecho de la sección de la ventana Información de la operación seleccionada esto activara la sección Retiro. Permite establecer configuraciones avanzadas a sistema, solo para usuarios expertos. Imprimir recibo y aplicar el importe siempre que se haga un abono Si esta casilla se activa se llamaran los procesos correspondientes cuando se haga un cobro e imprimirá un comprobante para el cliente, el sistema aplicará el importe a la cuenta mas antigua que se tenga. (Por compatibilidad con versiones anteriores se incluyo, sin embargo la edición 2006 no necesita hacer uso de esta opción porque lo incluye de forma automática). No hacer salida de inventario al vender Una vez activa esta sección llenamos cada uno de los campos de la siguiente manera Fecha de emisión: Fecha en la que será efectuado el retiro. Fecha de aplicación: Fecha en la que fue o será efectuado el retiro. Referencia: Numero de la ficha de retiro Importe: Cantidad que será retirada. Concepto: Es la categoría a la que pertenecen los movimientos bancarios

47 Información de la operación seleccionada esto activara la sección Depósito. Cuando esta casilla esta activa le permitirá vender aun cuando no tenga existencias. Debe tomar en cuenta los siguientes puntos: El sistema hará la venta pero no la salida de inventario eso quiere decir que usted lo hará usando la opción Procesar ventas pendientes que se encuentra dentro del menú procesos. (Este punto de explicará detalladamente mas adelante). Una vez activa esta sección llenamos cada uno de los campos de la siguiente manera Fecha de emisión: Fecha en la que será emitido el depósito. Fecha de aplicación: Fecha en la que fue o será efectuado el depósito. Referencia: Numero de la ficha de deposito ( sugerirá un numero que identifique el movimiento). Importe: Monto por el que se efectúa el depósito. Concepto: Es la categoría a la que pertenecen los movimientos bancarios. Más información: Campo para especificar con mas detalles el motivo del movimiento. Al terminar de llenar esta sección damos click en el botón Guardar para que la información quede registrada en el libro de movimientos bancarios. Si por alguna razón deseamos cancelar el movimiento damos click en el botón Cancelar inmediatamente aparecerá un cuadro de dialogo para confirmar si desea en realidad cancelar la operación de estar seguros damos click en el botón aceptar. Esto cancelara el movimiento siempre y cuando no hallamos guardado el movimiento en caso de haber sido así no se preocupe podemos cancelar el movimiento yéndonos a la sección Movimientos Bancarios seleccionamos el movimiento y damos click en el botón Cancelar de esta No imprimir póliza cheque Si la casilla esta activa siempre que se emita un pago con cheque se imprimirá la póliza correspondiente. Preguntar por la impresión de movimientos al Inventario Siempre que esta casilla este activa y realice cualquier movimiento al inventario como son, entrada, salida o transferencia entre almacenes se imprimirá dicho movimiento, esta impresión puede ser directa o a vista previa. Vea (mostrar vista previa antes de imprimir). Mostrar vista previa antes de imprimir Si está activa esta casilla se mandará la impresión a vista previa permitiendo que usted pueda decidir la impresión física. Esta opción no mostrará ningún resultado si la casilla preguntar por la impresión de movimientos al inventario esta desactivada. Botón campos Adicionales

48 Fecha de aplicación: Fecha en la que deberá ser cobrado el cheque. Numero de cheque: Numero de cheque que se esta emitiendo según su chequera. Beneficiario: Nombre de la persona física o moral a la que se le emite el cheque. Importe: Cantidad con la que se esta emitiendo el cheque. Concepto: Es la categoría a la que pertenecen los movimientos bancarios. Más información: Campo para especificar con mas detalles el motivo del movimiento. Hardware local. Permite configurar los dispositivos conectados (valores locales al equipo). Al terminar de llenar esta sección damos click en el botón Guardar para que la información quede registrada en el libro de Movimientos Bancarios. Si por alguna razón deseamos cancelar el movimiento damos click en el botón Cancelar aparecerá un cuadro de dialogo para confirmar si desea en realidad cancelar la operación de estar seguros damos click en el botón aceptar. Esto cancelara el movimiento siempre y cuando no hallamos guardado el movimiento en caso de haber sido así no se preocupe podemos cancelar el movimiento yéndonos a la sección Movimientos Bancarios seleccionamos el movimiento y damos click en el botón Cancelar de esta manera quedara cancelado el movimiento aunque no desaparezca del libro de Movimientos Bancarios. Registrar un Depósito Para registrar un Depósito desde el modulo de bancos debemos de seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la cuenta a la que se le hará el deposito, damos click en la pesta-ña Deposito Posteriormente damos clic en el botón Agregar ubicado en el costado superior derecho de la sección de la ventana

49 anterior para agregar cuentas bancarias. Modificamos el o los campos y damos click en el botón Aceptar. Eliminar una cuenta Para eliminar una cuenta bancaria antes que nada debemos estar seguros que esta en ceros. Seleccionamos la cuenta que se desea eliminar y damos click en el botón Eliminar nos aparecerá un cuadro de dialogo para confirmar si deseamos eliminar la cuenta si estamos seguros de ello damos click en el botón aceptar. Esto eliminara por completo la cuenta seleccionada. Registrar un cheque Para registrar un Cheque desde el modulo de bancos debemos de seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la cuenta de la cual será emitido el Cheque damos clic en la pestaña Cheque Posteriormente damos clic en el botón Agregar ubicado en el costado superior derecho de la sección de la ventana Información de la operación seleccionada esto activara la sección de cheques. Una vez activa esta sección llenamos cada uno de los campos de la siguiente manera Fecha de emisión: Fecha en la que será emitido el cheque Permite definir los dispositivos conectados al equipo local, es decir, sus valores son locales, solo aplicables a la computadora donde se modifican. Impresoras Impresora de tickets. Será la impresora usada para la impresión de tickets en esta PC en caso de ser usada como punto de venta. Impresora de facturas. La impresión de facturas será enviada a esta impresora. Impresora de reportes. Todas las salidas impresas que no sean tickets o facturas serán enviadas a esta impresora, con la excepción de las comandas, estas se configuran en el botón Administrador de impresoras. Impresoras remotas. (Solo aplica para Déminus) Presione el botón Administrador de impresoras para asignar impresoras a los centros de producción, esas asignaciones son locales y por lo tanto será necesario hacerlas para cada equipo de la red de manera independiente. Uso del administrador de impresoras. Su función es vincular un dispositivo de impresión disponible para el equipo local con un centro de producción definido anteriormente, con el propósito de que en cada ocasión en que sea necesario enviar una orden de producción desde este equipo hacia el determinado centro de producción sea posible mediante la impresora. Los tipos de impresoras que pueden ser utilizados son prácticamente todos los que proveen un controlador para el sistema operativo, sin embargo, los modelos más propios para esta tarea son los especiales para tickets (EPSON tiene una gran variedad de modelos), su conexión a la red podrá efectuarse mediante Servidores de impresión o directamente a la interfaz serial, paralela o USB del equipo de computo más cercano

50 En resumen: 1. Registre los centros de producción que usan impresoras remotas (vea el tema Control de flujo de producción o más abajo el tema Referencia de los procesos administrativos ) 2.- Use el Administrador de impresoras de cada equipo en la red para definir los vínculos entre los dispositivos de impresión disponibles para el equipo local y los centros de producción. 3.- En caso de no haber efectuado ningún ajuste a los dispositivos anteriores, se usará la impresora predeterminada de Windows para todos los casos. Nombre: Debemos agregar el nombre de la cuenta bancaria como ejemplo tenemos cuenta de cheques, tarjeta de crédito, tarjeta de ahorro, cuenta maestra, etc. Banco: El nombre de la institución bancaria donde efectuó la apertura la cuenta. Numero: El numero de la cuenta bancaria. Divisa La moneda en que se maneja la cuenta. Una vez que terminemos de llenar los campos damos click en el botón Aceptar esto agregara la información a nuestra base de datos. Como podemos ver la cuenta ya nos aparece en nuestro recuadro de cuentas bancarias el nombre de la institución y el número de cuenta que agregamos. Antes de empezar 1.-Ubique los programas para abrir cajones que se encuentran en la carpeta \hardware\dsp_cajon en el CD de instalación, estos programas son para impresoras de interfaz paralela. 2.-Revise si su impresora esta debidamente conectada al puerto LPT1 y a su vez a la impresora al cajón. 3.-Copie la carpeta DSP_Cajon en la carpeta C:\Windows de cada uno de los equipos 4.- Vaya al menú Aplicación y seleccione haciendo clic en la opción PANEL DE CONTROL 5.- Aparecerá la siguiente ventana Para seguir agregando cuentas bancarias es el mismo procedimiento en cada uno de los casos. Para agregar saldo a una cuenta debemos hacer un deposito inicial equivalente al saldo actual en la misma según la institución bancaria esto lo podemos verificar en el estado de cuenta que nos envía el banco o en el libro de bancos de la empresa. Modificar una cuenta bancaria Para modificar una cuenta bancaria seleccionamos la cuenta que deseamos corregir esta deberá permanecer en color azul con las letras blancas damos click en el botón esto nos abrirá un cuadro de dialogo exactamente igual al

51 Cálculo de saldos Saldo real. Es el saldo a determinada fecha y que contempla todos los movimientos realizados en una cuenta. Saldo conciliado. Es el saldo a determinada fecha y que solo contempla los movimientos con estado Conciliado. Saldo Total o neto. Es el saldo hasta la aplicación del último movimiento no importando la fecha. Funciones Como agregar cuentas bancarias 6.- En esta ventana haga clic en la opción Hardware Local y podrá ver lo siguiente: Haga click en el botón Agregar. Esto nos abrirá el siguiente cuadro de dialogo, debemos de llenar cada uno de los campos conforme a los datos que nos solicita la misma. 7. Haga doble clic en la opción (No hay ningún cajero conectado a esta PC)

52 8.- En el cuadro de diálogo que muestra la figura anterior elija el disparador que corresponda, para saber cual es el indicado para el hardware que tiene instalado. Use el botón Probar la apertura del cajón con este disparador y verifique que su cajón abra, intente esta operación hasta que uno de los programas abra el cajón. Si ninguno de los predeterminados abre al cajón que tiene instalado asegúrese que esté bien conectado (a una impresora en LPT1), si aun así no puede abrirlo puede solicitar un disparador con el departamento de soporte técnico de Grupo Execom o buscar en la siguiente dirección Características Su función es registrar las operaciones bancarias que la empresa realiza permitiendo contar con saldos actualizados en cualquier momento. Se pueden manejar cuentas en cualquier divisa. Se pueden registrar cheques, retiros, depósitos y traspasos. Es posible conocer el saldo de una cuenta en todo momento. Importar disparadores En algunos casos puede ser necesario importar disparadores hacia la galería predefinida, para hacerlo presione el botón Importar Disparadores para seleccionar el archivo. Estado de los movimientos Conciliado, el movimiento será contemplado en el estado de cuenta emitido por la institución financiera. Por conciliar, el movimiento no está considerado por el estado de cuenta de la institución financiera sea porque es un cheque en transito que no ha sido cobrado o porque los sistemas de información del banco no han contabilizado la operación aunque está ya ha afectado al saldo y la disponibilidad de recursos. Cancelado, el movimiento no aparece en el estado de cuenta del banco y tampoco afecta a los saldos disponibles porque ha sido eliminado

53 Indique las características de la operación en la ventan Pulse Aceptar Nota. Estos movimientos se ejecutan directamente sobre la cuenta del proveedor, la mayoría de las veces serán usados solo en casos especiales. Por otra parte, aunque se realizará un cargo con esta función no se efectuarán movimientos sobre la caja. 1.-Seleccione el archivo y presione abrir. 2.- Ahora ya podrá seleccionar el disparador como indica el paso 7 (más arriba en este documento). Regularmente necesitará importar disparadores si los ha descargado de Internet o solicitado a G. Execom Menú: Catálogos Acerca de los importes y saldos Importe por aplicar. Es la cantidad que se ha cobrado (puede ver su descripción en el detalle de cuenta) pero no se ha relacionado a ningún documento por pagar. Importe aplicado. Es el importe que se ha asignado a un documento por pagar. Saldo por pagar. Es la sumatoria de los abonos menos la sumatoria de los cargos. El botón Alta Express Puede que necesite dar de alta documentos por pagar sin generar una compra o sin financiar una factura, para ello presione el botón Alta Express Seleccione la opción que desea conocer: Cuentas bancarias y movimientos Clientes Acceder a este módulo Seleccione la opción Finanzas del menú principal Procesos Utilice la pestaña Chequera de la barra de pestañas Acceder a la ventana del catálogo de clientes Menú principal. Puede acceder a la ventana del catálogo de clientes mediante la opción Clientes del menú principal Catálogos. Haga clic sobre el icono de la página de inicio

54 Página de inicio. También podrá acceder haciendo clic sobre el vínculo o icono de la página de inicio. Acerca de la organización del catálogo de clientes El catálogo permite organizar y mantener actualizados los datos de los clientes de la empresa. La organización o clasificación contempla Tipos (también llamados clases) de clientes, dentro de los cuales se puede ir agregando elementos (clientes). Por ejemplo. Tipo: Clientes de mostrador Cliente: (Público en general) Por tanto, la ventana del catálogo de clientes también permite crear y mantener una lista de Tipos de clientes que esté de acuerdo a la forma en que la empresa tiene organizados a sus clientes a fin de facilitar el acceso a la información de cada uno de ellos. Áreas de la ventana del catálogo de clientes. La ventana del catálogo de clientes se encuentra dividida en 3 áreas. Pago de documentos (facturas, pagarés, etc.). En la pestaña Documentos por pagar seleccione el documento a liquidar. Presione el botón Pagar documento En la ventana Liquidación de documento verifique los importes, puede otorgar un descuento a todo el documento si lo requiere. Presione Aceptar En la ventana Pago señale si se efectúa el pago en efectivo o cheque. Presione Aceptar Nota. Se requiere haya iniciado una sesión de caja para pagos en efectivo pues además del cargo a favor del proveedor, se genera un abono(egreso) a caja. Aplicación de cobros a documentos Presione el botón Aplicar En la ventana Aplicar podrá ver el importe por aplicar, el importe aplicado y la lista de documentos pendientes Escriba el monto a aplicar a cada documento en la columna Aplicar y pulse ENTER. Presione el botón Aceptar para efectuar la operación. Movimientos extraordinarios (cargo/abono) Presione el botón Movimiento (cargo/abono)

55 Los cargos a cuenta de proveedor pueden ser de los siguientes tipos: Documentos de compra a crédito (remisiones, facturas o tickets) Documentos por pagar (pagarés, letras, etc.). Cargos por intereses sobre documentos vencidos Cargos extraordinarios definidos por el usuario Los abonos a cuenta de proveedor pueden ser de los siguientes tipos: Pagos por el importe de documentos Pago de abonos Descuentos sobre documentos Cargos extraordinarios definidos por el usuario Pago de parcialidades, anticipos y cualquier otra clase de cargo. Presione el botón Pagar abono En la ventana Pago señale si se efectúa el pago en efectivo o mediante un cheque y también el concepto (cobro de parcialidad, anticipo, etc.). Puede definir nuevos conceptos en el catálogo de conceptos de operación Presione Aceptar. Nota. Se requiere haya iniciado una sesión de caja para pagos en efectivo pues además del cargo a favor del proveedor, se genera un Abono (egreso) a caja Lista de Tipos de clientes. (Recuadro superior izquierdo) Lista de clientes. (Recuadro inferior izquierdo) Ficha de cliente. (Recuadro derecho) Barra de herramientas de cliente (barra que se encuentra en la parte superior de la ficha del cliente y de la lista de tipo de clientes). Puede seleccionar el área activa haciendo clic sobre su título para poder realizar alguna acción. En la imagen anterior observe que el área activa es la ficha de cliente, el título del área activa aparece en letras blancas sobre fondo azul. A manera de ejercicio haga clic sobre los títulos de las otras áreas activas de la ventana a fin de observar como cambian. Comportamiento de los elementos de la ventana. La principal característica es que cuando selecciona (hacer clic sobre) un elemento de la lista de Tipos de clientes la lista de clientes mostrará solo aquellos que pertenezcan a esa clasificación, del mismo modo, al seleccionar un elemento de la lista de clientes la ficha de Cliente mostrará los datos del actualmente seleccionado. Funciones del catálogo de clientes Agregar un Tipo de clientes. 1.-Seleccione como área activa la lista de Tipos de clientes haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. 2.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición, presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos

56 3.-Aparecerá una ventana en la que deberá introducir la información correspondiente al nuevo Tipo de clientes, al terminar presione el botón Aceptar para guardar la información. Funciones sobre el estado de cuenta del proveedor Nota. Recuerde que en cuentas por pagar por ser un pasivo los saldos son acreedores por lo que para aumentarlos se realizan abonos y para disminuirlos cargos. El estado de cuenta proporciona un adecuado control de los movimientos a la cuenta del proveedor (cargos y abonos) y de los documentos que los generan. Campos Tipo. Escriba aquí el código para el tipo de clientes, este campo solo es accesible al agregar, posteriormente no se puede modificar. Si no desea asignar un código deje el valor <A> para que el programa le asigne uno automáticamente. Descripción. Un texto de hasta 50 caracteres que describe el tipo de clientes. Notas. Un texto de hasta caracteres con información adicional. Modificar un Tipo de clientes 1.-Seleccione el elemento en la Lista de Tipos de clientes que desea modificar. 2.-Seleccione la opción Editar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Es posible que se realicen movimientos (cargos o abonos) sin que haya un "documento por pagar" que los justifique, esto con la intención de permitirle hacer ajustes y en general cualquier movimiento extraordinario. Consideraciones acerca de los movimientos a cuentas por pagar

57 Seleccione el proveedor que desea eliminar haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores. Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Confirme la operación de ser necesario. Nota: No podrá eliminar proveedores con saldo pendiente o que tengan documentos vinculados. Para poder eliminarlos deberá esperar hasta realizar un cierre anual. Buscar un proveedor Seleccione la opción Buscar del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: La búsqueda se realiza sobre la Lista de proveedores de acuerdo al Tipo de proveedor seleccionado. Copiar la lista de proveedores (exportar) Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: Esta operación envía al portapapeles de Windows el contenido de la lista de proveedores en formato de texto simple delimitado por tabuladores, podrá Pegar los datos en cualquier otra aplicación, no obstante, el tiempo de respuesta variará en función de la cantidad de datos Aparecerá una ventana en la que deberá efectuar las modificaciones requeridas, al terminar presione el botón Aceptar para guardar los cambios. Eliminar un Tipo de clientes 1.-Seleccione el elemento en la Lista de Tipos de clientes que desea eliminar. 2.-Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota. No podrá eliminar un tipo de clientes si contiene clientes, por lo tanto, antes de eliminar un tipo elimine los clientes que le pertenecen o muévalos a otra clasificación. Agregar un cliente 1.-Seleccione como área activa la lista de clientes o la ficha de cliente haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. 2.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que los campos de la ficha de cliente se ponen en blanco y se habilita la escritura sobre los mismos). 3.-Capture los datos del nuevo cliente. Para conocer cada uno de los campos y su función vea más abajo en este mismo tópico. 4.-Finalmente, seleccione la opción Guardar cambios al registro actual del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Modificar un cliente 1.-Seleccione el cliente al cual desea modificar (podrá ver sus datos en la ficha de cliente) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la lista de clientes

58 2.-Seleccione la opción Modificar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que en los campos de la ficha de cliente se habilita la edición sobre los mismos). 3.-Realice los cambios apropiados a los datos. Para conocer cada uno de los campos y su función o vea más abajo en este mismo tópico. 4.-Finalmente, seleccione la opción Guardar cambios al registro actual del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Eliminar un cliente 1.-Seleccione el cliente que desea eliminar (podrá ver sus datos en la ficha de cliente) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la lista de clientes. 2.-Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Confirme la operación de ser necesario. Nota: No podrá eliminar clientes con saldo pendiente o que tengan documentos vinculados. Para poder eliminarlos deberá esperar hasta realizar un cierre anual. Buscar un cliente 1.-Seleccione la opción Buscar del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: La búsqueda se realiza sobre la lista de clientes de acuerdo al Tipo de cliente seleccionado. Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota. No podrá eliminar un tipo de proveedores si contiene proveedores, por lo tanto, antes de eliminar un tipo elimine los proveedores que le pertenecen o muévalos a otra clasificación. Agregar un proveedor Seleccione como área activa la Lista de proveedores haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Aparecerá la ventana de ficha de proveedor. Para conocer sus campos vea el apartado correspondiente en el catálogo de proveedores. Modificar un proveedor Seleccione el proveedor al cual desea modificar haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores. Seleccione la opción Modificar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que en los campos de la Ficha de proveedor se habilita la edición sobre los mismos). Se desplegará la ficha del proveedor. Copiar la lista de clientes (exportar) Eliminar un proveedor

59 Haga doble clic sobre la fila o presione el botón Desplegar estado de cuenta del proveedor seleccionado (en la parte superior de la ventana) Agregar un Tipo de proveedores. Haga clic sobre la Lista de Tipos de proveedores o sobre el título. Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Aparecerá una ventana en la que deberá introducir la información correspondiente al nuevo Tipo de proveedores, al terminar presione el botón Aceptar para guardar la información. Haga clic aquí para ver la ventana de Tipo de proveedor y sus campos. Modificar un Tipo de proveedores Haga clic sobre el Tipo de proveedor que desea modificar. Seleccione la opción Editar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Aparecerá una ventana en la que deberá efectuar las modificaciones requeridas, al terminar presione el botón Aceptar para guardar los cambios. Haga clic aquí para ver la ventana de Tipo de proveedor y sus campos. Eliminar un Tipo de proveedores Seleccione el elemento en la Lista de Tipos de proveedores que desea eliminar Seleccione como área activa la lista de clientes o la lista de Tipos de clientes haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. 2.-Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: Esta operación envía al portapapeles de Windows el contenido de la lista de clientes en formato de texto simple delimitado por tabuladores, podrá Pegar los datos en cualquier otra aplicación, no obstante, el tiempo de respuesta variará en función de la cantidad de datos. Copiar y pegar un cliente 1.-Seleccione el cliente cuyos datos desea copiar (podrá ver sus datos en la ficha de cliente) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la lista de clientes. (Área activa Ficha de cliente). 2.-Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que los campos de la ficha de cliente se ponen en blanco y se habilita la escritura sobre los mismos). 4.-Seleccione la opción Pegar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: El procedimiento descrito permite "duplicar" los datos de un registro previamente guardado, no obstante, recuerde que los códigos no pueden ser iguales y que también puede usar esta técnica para pasar datos a otras aplicaciones. Adjuntar archivos a un cliente Use la pestaña Documentos relacionados para guardar archivos relacionados al cliente seleccionado

60 1.-Seleccione el cliente al cual desea adjuntar archivos (podrá ver sus datos en la ficha de cliente) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la lista de clientes. 2.-Seleccione la opción Modificar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que en los campos de la ficha de cliente se habilita la edición sobre los mismos). 3.-Vaya a la pestaña Documentos relacionados en la ficha de cliente y utilice los botones apropiados para crear o insertar archivos que posteriormente podrá consular. Imprimir reportes acerca de clientes Para ver la lista de reportes asociados al catálogo de clientes seleccione la opción Vista preliminar del menú principal Aplicación o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas estándar. Campos de la ficha de cliente Campos requeridos en color rojo (no se pueden dejar en blanco) Pestaña General Cliente: (Cuadro de entrada de texto). Espera un identificador único (clave) para el cliente, si aparece el valor <A> sobre este campos significa que la función de AutoCódigo está activada y el sistema asignará un identificador automáticamente a menos que usted indique un valor diferente. (Máximo 15 caracteres). Tipo: (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir el Tipo al que pertenece el cliente. Nombre: (Cuadro de entrada de texto). Espera el nombre o razón social del cliente, admite hasta 100 caracteres Funciones principales sobre la ventana de cuentas por pagar La ventana de cuentas por pagar está dividida en dos paneles, del lado izquierdo la lista de tipos de proveedores (vea el catálogo de proveedores) y del lado derecho la lista de proveedores del tipo seleccionado en el panel izquierdo. En la parte superior se encuentran los siguientes controles: Cuadro de lista desplegable: Ver: Permite elegir algunas restricciones a los proveedores que se despliegan en el panel derecho. Cuadro de lista desplegable: Ordenar por: Permite elegir la ordenación de los proveedores que se despliegan en el panel derecho. Cuadro de lista desplegable: Acción: Permite elegir algunas acciones comunes en el módulo de cuentas por pagar. Desplegar el estado de cuenta de un proveedor Seleccione el proveedor apropiado haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores

61 RFC: (Cuadro de entrada de texto). Espera el R.F.C del cliente. Seleccionar un producto Por código. Colóquese en la fila donde quiere insertar el producto y en la columna Producto, escriba el código exacto y pulse ENTER o las primeras letras (o números) del mismo y pulse F4 para seleccionar el apropiado de una lista. Notará como las columnas Descripción, Cantidad y Precio toman los valores correspondientes. Por descripción. Colóquese en la fila donde quiere insertar el producto y en la columna Descripción, escriba las primeras letras (o números) de la descripción y pulse F4 para seleccionar el apropiado de una lista. Notará como las columnas Código, Cantidad y Precio toman los valores correspondientes. Buscar. Colóquese en la fila apropiada y pulse F7 para opciones de búsqueda. También funciona hacer doble clic sobre la fila. Cuentas por pagar Acceder al módulo de Cuentas por pagar Seleccione la opción Cuentas por pagar del menú principal Procesos Utilice la pestaña Cuentas por pagar de la barra de pestañas Haga clic sobre el icono de la página de inicio. CURP: (Cuadro de entrada de texto). Espera la CURP del cliente. Dirección: (Cuadro de entrada de texto). Espera la calle, número y referencia del domicilio del cliente, admite hasta 80 caractéres. Colonia: (Cuadro de entrada de texto). Espera la colonia o fraccionamiento del domicilio del cliente, admite hasta 50 caracteres. Población: (Cuadro de entrada de texto). Espera la ciudad, estado y país en que se encuentra el domicilio del cliente, admite hasta 50 caracteres. Código postal: (Cuadro de entrada de texto). Espera el código postal. Teléfono: (Cuadro de entrada de texto). Espera los teléfonos del cliente, admite hasta 50 caracteres. Fax: (Cuadro de entrada de texto).espera los números de fax del cliente, admite hasta 50 caracteres. Correo electrónico: (Cuadro de entrada de texto). Espera el correo electrónico del cliente. Página Web: (Cuadro de entrada de texto). Espera la dirección de Internet del cliente. Información adicional Contacto: (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir un contacto del catálogo de contactos. Agente: (Cuadro de entrada combinada). Permite asignar un agente de ventas al cliente. Moneda (divisa): (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir la divisa en que se maneja la cuenta y operaciones del cliente. Vea. Catálogo de divisas

62 Cuenta contable. (Cuadro de entrada de texto) Permite asignar el código de la cuenta contable del cliente. Precio asignado: (Botones de opción). Permiten asignar alguno de los 5 precios de lista al cliente, la opción predeterminada es utilizar el precio vigente en el centro de consumo en que se realiza la venta. Crédito: (Casilla de verificación). Permite definir si se otorga crédito o no al cliente. Límite (de crédito): (Cuadro de entrada numérica).solo habilitado en caso de que la casilla crédito esté activada, permite establecer un monto como límite de crédito para el cliente, si se deja un valor igual a cero el sistema asume un crédito ilimitado. Descuento sobre precio de venta: (Cuadro de entrada numérica). Permite definir un porcentaje de descuento sobre el precio que normalmente se le definió (en el campo precio asignado). Status: (Botones de opción). Permiten cambiar el status del cliente, siendo Normal y bloqueado (status en el cual no se puede vender al cliente). Notas: Use este espacio con capacidad para textos con caracteres para guardar información acerca del cliente. Documentos relacionados Botón Nuevo documento. Permite crear e insertar un archivo en formato de MS Word. Botón Nueva Hoja. Permite crear e insertar un archivo en formato de MS Excel. Botón Nueva B. de datos. Permite crear e insertar un archivo en formato de MS Access. Botón Insertar archivo. Permite insertar cualquier archivo existente en el disco Producto. El código del producto. Permite elegir un producto por código. Descripción. La descripción del producto. Permite elegir un producto por descripción. Cantidad. La cantidad en unidades de compra (entrada). Permite introducir el valor que usted requiera. Unidad. La unidad de compra del producto. El sistema proporciona este valor al seleccionar un producto sea por código o descripción. Usted puede elegir otra unidad y el sistema hará las conversiones apropiadas. Precio. El precio de costo del producto según el proveedor y las promociones. Puede cambiar este valor. % Descuento 1. Permite especificar el primer descuento en porcentaje. Descuento 1. El importe del primer descuento. % Descuento 2. Permite especificar el segundo descuento en porcentaje. (cascada) Descuento 2. El importe del primer descuento. (cascada) Imp. Especial 1. Importe del impuesto especial 1 según la configuración de impuestos del producto. Imp. Especial 2. Importe del impuesto especial 2 según la configuración de impuestos del producto. IVA. Importe del impuesto 1 según la configuración de impuestos del producto. Impuesto 2. Importe del impuesto 2 según la configuración de impuestos del producto. Importe. Es el resultado de: (Precio * Cantidad) -(Descuento1*Cantidad)- (Descuento2*Cantidad)+ImpuestoEspecial1+ImpuestoEspec ial2+iva+impuesto

63 Folio. Folio interno del sistema, no se puede modificar. Fecha. Fecha de elaboración del documento. Proveedor. (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir el proveedor al que se le está elaborando el documento. Referencia. Escriba aquí el folio del documento impreso, de preferencia iniciando con una letra F para Facturas, R para Remisiones, P para pedidos, C para cotizaciones y N para notas de crédito. Esto con la finalidad de que pueda encontrar fácilmente el soporte en papel. Almacén. (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir el Almacén al que ingresa la mercancía. Pestaña Más datos Condiciones. Condiciones y notas relacionadas a la venta. Divisa. (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir la divisa en que está generado el documento. Tipo de cambio. Permite especificar el tipo de cambio al momento de la operación. Pestaña Campos adicionales Mostrará los campos adicionales que correspondan a la tabla compras que haya creado en el panel de control. Descripción de los campos del documento comercial Hacer Clic con el botón derecho del Mouse sobre el área en que aparecen los archivos permite desplegar un menú contextual con diversas opciones acerca del manejo de archivos de Windows. Barra de herramientas de Cliente. Buscar: Esta búsqueda es más rápida y tiene mayor alcance. Deberá teclear completo o las primeras letras del nombre, código o RFC del cliente que desea buscar. Posteriormente de clic en OK o presione ENTER. Modificar: Le permite hacer cambios a los datos del cliente actualmente seleccionado. Vender: Mostrará la interfaz de venta, como cliente usará el seleccionado actualmente. Estado de cuenta: Le mostrará la interfaz de cuentas por cobrar del cliente seleccionado actualmente. Agregar: En esta opción de la barra de herramientas se da de alta a un nuevo cliente. Informes: Mostrará la interfaz informes y gráficos en la capeta clientes, para que pueda elegir el reportes que necesite imprimir. Ver como Tabla: Mostrará el catalogo de clientes sin detalles, esta vista le puede ser útil si desea ver información simplificada. Proveedores Detalle de productos/servicios Acceder a la ventana del catálogo de proveedores Menú principal: Puede acceder a la ventana del catálogo de proveedores mediante la opción Proveedores del menú principal Catálogos

64 Página de inicio: También podrá acceder haciendo clic sobre el vínculo o icono de la página de inicio. Acerca de la organización del catálogo de proveedores El catálogo permite organizar y mantener actualizados los datos de los proveedores de la empresa. La organización o clasificación contempla Tipos (también llamados clases) de proveedores, dentro de los cuales se puede ir agregando elementos (proveedores). Por ejemplo. Tipo: Proveedores Foráneos Proveedor: Proveedor La Fábrica S.A. de C.V. Por tanto, la ventana del catálogo de proveedores también permite crear y mantener una lista de Tipos de proveedores que esté de acuerdo a la forma en que la empresa tiene organizados a sus proveedores a fin de facilitar el acceso a la información de cada uno de ellos. Áreas de la ventana del catálogo de proveedores. La ventana del catálogo de proveedores se encuentra dividida en 3 áreas. Copiar y pegar documentos Seleccione el documento cuyos datos desea copiar haciendo clic sobre el elemento en el panel de la izquierda. Haga clic sobre el titulo del panel derecho. Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Seleccione la opción Pegar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Copiar la lista de documentos (Exportar) Haga clic sobre cualquier parte de la lista de documentos (panel izquierdo). Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Botón integrar El importe que indique en este capo se dividirá proporcionalmente a cada uno de los productos de acuerdo a su cantidad y precio. (Prorateo) Pestaña Datos principales Documento. Permite elegir el tipo de documento a crear

65 cheque desde una cuenta bancaria (vea módulo de chequera). Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Crédito comercial. Requiere que el proveedor tenga crédito para nosotros, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Se genera una cuenta por pagar. Financiar documento. Requiere que el proveedor tenga crédito, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Podrá dividir la factura en pagarés y realizar el cobro de un enganche (requiere una sesión de caja abierta o emitir un cheque). Devolver mercancías en consignación Para devolver mercancías consignadas deberá ir al módulo de inventarios, pestaña Consignaciones y presionar el botón indicado. Otras funciones Buscar documentos Seleccione la opción Buscar del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Imprimir reportes Para ver la lista de reportes asociados al catálogo de proveedores seleccione la opción Vista preliminar del menú principal Aplicación o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas estándar. Lista de Tipos de proveedores. (Recuadro superior izquierdo). Lista de proveedores. (Recuadro inferior izquierdo). Ficha de proveedor. (Recuadro derecho). Puede seleccionar el área activa haciendo clic sobre su título para poder realizar alguna acción, en la imagen anterior observe que el área activa es la ficha de proveedor, el título del área activa aparece en letras blancas sobre fondo azul. A manera de ejercicio haga clic sobre los títulos de las otras áreas activas de la ventana a fin de observar como cambian. Comportamiento de los elementos de la ventana. La principal característica es que cuando selecciona (hacer clic sobre) un elemento de la lista de Tipos de proveedores la lista de proveedores mostrará solo aquellos que pertenezcan a esa clasificación, del mismo modo, al seleccionar un elemento de la lista de proveedores la ficha

66 de Proveedor mostrará los datos del actualmente seleccionado. Funciones del catálogo de proveedores Agregar un Tipo de proveedores. 1.-Seleccione como área activa la Lista de Tipos de proveedores haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. 2.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Aparecerá una ventana en la que deberá introducir la información correspondiente al nuevo Tipo de proveedores, al terminar presione el botón Aceptar para guardar la información. Haga clic aquí para ver la ventana de Tipo de proveedor y sus campos. Modificar un Tipo de proveedores 1.-Seleccione el elemento en la Lista de Tipos de proveedores que desea modificar. 2.-Seleccione la opción Editar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Aparecerá una ventana en la que deberá efectuar las modificaciones requeridas, al terminar presione el botón Aceptar para guardar los cambios. Haga clic aquí para ver la ventana de Tipo de proveedor y sus campos. Eliminar un Tipo de proveedores Registrar la devolución de efectivo. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar la recepción del efectivo. Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Facturar mercancías en consignación Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos. Elija Factura en el campo documento (parte superior izquierda del panel de la derecha). Capture los datos de la nueva factura: Capture los datos del Encabezado de la factura Presione el botón Facturar consignaciones, esto hará que aparezca una ventan que le permite elegir las cantidades de productos en consignación que desee facturar. Seleccione el renglón de la parte superior que contiene al producto en consignación a facturar y teclee la cantidad, luego presione incluir. Repita tantas veces el paso a) como requiera Cuando haya terminado, presione el botón facturar. Cambie a la Pestaña Vista de impresión para colocar el contenido especial que desea se imprima. Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento. Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Contado. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar el pago en efectivo o que emita un

67 Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Contado. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar el pago en efectivo o que emita un cheque desde una cuenta bancaria (vea módulo de chequera). Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Crédito comercial. Requiere que el proveedor tenga crédito para nosotros, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Se genera una cuenta por pagar. Financiar documento. Requiere que el proveedor tenga crédito, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Podrá dividir la factura en pagarés y realizar el cobro de un enganche (requiere una sesión de caja abierta o emitir un cheque). Crear una nota de crédito a partir de una remisión o factura (cancelación) Seleccione en la lista de documentos (panel de la izquierda) la remisión o factura a partir del cual se generará la nota de crédito. Presione el botón Generar (en la esquina superior izquierda de la pantalla) y elija la opción Cancelar remisión o factura. Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento. Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Aplicar cargo a cuenta del proveedor. El sistema aplicará un cargo a la cuenta del proveedor (disminuirá nuestro saldo por pagar, podría dar como resultado un saldo negativo, es decir, a favor nuestro) Seleccione el elemento en la Lista de Tipos de proveedores que desea eliminar. 2.-Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota. No podrá eliminar un tipo de proveedores si contiene proveedores, por lo tanto, antes de eliminar un tipo elimine los proveedores que le pertenecen o muévalos a otra clasificación. Agregar un proveedor 1.-Seleccione como área activa la Lista de proveedores o la Ficha de proveedor haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. 2.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que los campos de la Ficha de proveedor se ponen en blanco y se habilita la escritura sobre los mismos). 3.-Capture los datos del nuevo proveedor. Para conocer cada uno de los campos y su función haga clic aquí o vea más abajo en este mismo tópico. 4.-Finalmente, seleccione la opción Guardar cambios al registro actual del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Modificar un proveedor 1.-Seleccione el proveedor al cual desea modificar (podrá ver sus datos en la Ficha de proveedor) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores. 2.-Seleccione la opción Modificar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono

68 de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que en los campos de la Ficha de proveedor se habilita la edición sobre los mismos). 3.-Realice los cambios apropiados a los datos. Para conocer cada uno de los campos y su función haga clic aquí o vea más abajo en este mismo tópico. 4.-Finalmente, seleccione la opción Guardar cambios al registro actual del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Eliminar un proveedor 1.-Seleccione el proveedor que desea eliminar (podrá ver sus datos en la Ficha de proveedor) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores. 2.-Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Confirme la operación de ser necesario. Nota: No podrá eliminar proveedores con saldo pendiente o que tengan documentos vinculados. Para poder eliminarlos deberá esperar hasta realizar un cierre anual. Buscar un proveedor 1.-Seleccione la opción Buscar del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: La búsqueda se realiza sobre la Lista de proveedores de acuerdo al Tipo de proveedor seleccionado. Copiar la lista de proveedores (exportar) Contado. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar el pago en efectivo o que emita un cheque desde una cuenta bancaria (vea módulo de chequera). Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Crédito comercial. Requiere que el proveedor tenga crédito para nosotros, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Se genera una cuenta por pagar. Financiar documento. Requiere que el proveedor tenga crédito, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Podrá dividir la factura en pagarés y realizar el cobro de un enganche (requiere una sesión de caja abierta o emitir un cheque). Nota. En todos los casos, ya no se realizan movimientos de inventario pues estos se efectuaron cuando la remisión fue creada. Crear una factura a partir de un pedido Seleccione en la lista de documentos (panel de la izquierda) el pedido a partir del cual se generará la factura. Presione el botón Generar (en la esquina superior izquierda de la pantalla) y elija la opción Generar Nota de remisión. Asegurese que el campo documento (en la parte superior izquierda del panel derecho) tiene seleccionada la opción Factura. Realice los cambios pertinentes al nuevo documento. Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento

69 Realice los cambios pertinentes al nuevo documento. Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento. Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Contado. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar el pago en efectivo o que emita un cheque desde una cuenta bancaria (vea módulo de chequera). Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Crédito comercial. Requiere que el proveedor tenga crédito para nosotros, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Se genera una cuenta por pagar. Mercancías en consignación. Se efectúa la entrada de inventario pero no se exige ni el pago al contado ni se genera una cuenta por pagar permitiendo la posterior Facturación de estos productos. Vea más adelante Compras de mercancías en consignación Crear una factura a partir de una remisión Seleccione en la lista de documentos (panel de la izquierda) la remisión a partir del cual se generará la factura. Presione el botón Generar (en la esquina superior izquierda de la pantalla) y elija la opción Generar factura Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento. Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Seleccione como área activa la Lista de proveedores o la Lista de Tipos de proveedores haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título. 2.-Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: Esta operación envía al portapapeles de Windows el contenido de la lista de proveedores en formato de texto simple delimitado por tabuladores, podrá Pegar los datos en cualquier otra aplicación, no obstante, el tiempo de respuesta variará en función de la cantidad de datos. Copiar y pegar un proveedor 1.-Seleccione el proveedor cuyos datos desea copiar (podrá ver sus datos en la Ficha de proveedor) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores. (Área activa Ficha de proveedor). 2.-Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que los campos de la Ficha de proveedor se ponen en blanco y se habilita la escritura sobre los mismos). 4.-Seleccione la opción Pegar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: El procedimiento descrito permite "duplicar" los datos de un registro previamente guardado, no obstante, recuerde que los códigos no pueden ser iguales y que también puede usar esta técnica para pasar datos a otras aplicaciones

70 Adjuntar archivos a un proveedor 1.-Use la pestaña Documentos relacionados para guardar archivos relacionados al proveedor seleccionado. 2.-Seleccione el proveedor al cual desea adjuntar archivos (podrá ver sus datos en la Ficha de proveedor) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de proveedores. 3.-Seleccione la opción Modificar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que en los campos de la Ficha de proveedor se habilita la edición sobre los mismos). 4.-Vaya a la pestaña Documentos relacionados en la Ficha de proveedor y utilice los botones apropiados para crear o insertar archivos que posteriormente podrá consular. Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Aplicar cargo a cuenta del proveedor. El sistema aplicará un cargo a la cuenta del proveedor (disminuirá nuestro saldo por pagar, podría dar como resultado un saldo negativo, es decir, a favor nuestro). Registrar la devolución de efectivo. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar la recepción del efectivo. Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Documentos indirectos (consolidados) Observe y analice la siguiente figura para comprender cómo se consolidan los documentos. Imprimir reportes acerca de proveedores Para ver la lista de reportes asociados al catálogo de proveedores seleccione la opción Vista preliminar del menú principal Aplicación o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas estándar. Campos de la ficha de proveedor Campos requeridos en color rojo (no se pueden dejar en blanco) Pestaña General Proveedor. (Cuadro de entrada de texto). Espera un identificador único (clave) para el proveedor, si aparece el Crear una remisión a partir de un pedido Seleccione en la lista de documentos (panel de la izquierda) el pedido a partir del cual se generará la remisión. Presione el botón Generar (en la esquina superior izquierda de la pantalla) y elija la opción Registrar la recepción

71 Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Contado. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar el pago en efectivo o que emita un cheque desde una cuenta bancaria (vea módulo de chequera). Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Crédito comercial. Requiere que el proveedor tenga crédito para nosotros, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Se genera una cuenta por pagar. Financiar documento. Requiere que el proveedor tenga crédito, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Podrá dividir la factura en pagarés y realizar el cobro de un enganche (requiere una sesión de caja abierta o emitir un cheque). Crear una nota de crédito Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos. Elija Nota de crédito en el campo documento (parte superior izquierda del panel de la derecha). Capture los datos de la nueva nota de crédito: Capture los datos del Encabezado de la remisión Proporcione el detalle de productos Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento valor <A> sobre este campos significa que la función de AutoCódigo está activada y el sistema asignará un identificador automáticamente a menos que usted indique un valor diferente. (Máximo 15 caracteres) Nombre.(Cuadro de entrada de texto). Espera el nombre o razón social del proveedor, admite hasta 100 caracteres. Tipo. (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir el Tipo al que pertenece el proveedor. RFC.(Cuadro de entrada de texto). Espera el R.F.C del proveedor. CURP.(Cuadro de entrada de texto). Espera la CURP del proveedor. Dirección.(Cuadro de entrada de texto). Espera la calle, número y referencia del domicilio del proveedor, admite hasta 80caractéres. Colonia. (Cuadro de entrada de texto). Espera la colonia o fraccionamiento del domicilio del proveedor, admite hasta 50 caracteres. Población.(Cuadro de entrada de texto). Espera la ciudad, estado y país en que se encuentra el domicilio del proveedor, admite hasta 50 caracteres. Código postal (Cuadro de entrada de texto). Espera el código postal. Teléfono. (Cuadro de entrada de texto). Espera los teléfonos del proveedor, admite hasta 50 caracteres. Fax. (Cuadro de entrada de texto).espera los números de fax del proveedor, admite hasta 50 caracteres. Correo electrónico. (Cuadro de entrada de texto). Espera el correo electrónico del proveedor. Página Web. (Cuadro de entrada de texto). Espera la dirección de Internet del proveedor

72 Información adicional Contacto. (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir un contacto del catálogo de contactos. Moneda (divisa). (Cuadro de entrada combinada). Permite elegir la divisa en que se maneja la cuenta y operaciones del proveedor. Vea. Catálogo de divisas. Cuenta contable. (Cuadro de entrada de texto) Permite asignar el código de la cuenta contable del proveedor. Crédito. (Casilla de verificación). Permite definir si se otorga crédito o no al proveedor. Límite (de crédito). (Cuadro de entrada numérica).solo habilitado en caso de que la casilla crédito esté activada, permite establecer un monto como límite de crédito para el proveedor, si se deja un valor igual a cero el sistema asume un crédito ilimitado. Status. (Botones de opción). Permiten cambiar el status del proveedor, siendo Normal y bloqueado (status en el cual no se puede comprar al proveedor). Notas: Use este espacio con capacidad para textos con caracteres para guardar información acerca del proveedor. Documentos relacionados Botón Nuevo documento. Permite crear e insertar un archivo en formato de MS Word. Botón Nueva Hoja. Permite crear e insertar un archivo en formato de MS Excel. Botón Nueva B. de datos. Permite crear e insertar un archivo en formato de MS Access. Botón Insertar archivo. Permite insertar cualquier archivo existente en el disco Elija alguna de las siguientes opciones de cierre de documento: Contado. Requiere que haya iniciado una sesión de caja para poder realizar el pago en efectivo o que emita un cheque desde una cuenta bancaria (vea módulo de chequera). Vea más datos acerca de las sesiones de caja. Crédito comercial. Requiere que el proveedor tenga crédito para nosotros, que el importe del documento no sobrepase nuestro límite o que usted cuente con privilegios de usuario para realizar extensiones al límite de crédito. Se genera una cuenta por pagar. Mercancías en consignación. Se efectúa la entrada de inventario pero no se exige ni el pago al contado ni se genera una cuenta por pagar permitiendo la posterior Facturación de estos productos. Vea más adelante Compras de mercancías en consignación Crear una factura Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos. Elija Factura en el campo documento (parte superior izquierda del panel de la derecha). Capture los datos de la nueva factura: Capture los datos del Encabezado de la factura Proporcione el detalle de productos Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento

73 Crear un pedido Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos. Elija Pedido en el campo documento (parte superior izquierda del panel de la derecha). Capture los datos del nuevo pedido: Capture los datos del Encabezado del pedido Proporcione el detalle de productos Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento. Crear una remisión Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos. Elija Remisión en el campo documento (parte superior izquierda del panel de la derecha). Capture los datos de la nueva remisión: Capture los datos del Encabezado de la remisión Proporcione el detalle de productos Seleccione la opción Guardar cambios al registro del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el botón de la barra de control de base de datos para guardar el nuevo documento Hacer Clic con el botón derecho del Mouse sobre el área en que aparecen los archivos permite desplegar un menú contextual con diversas opciones acerca del manejo de archivos de Windows. Barra de herramientas de proveedor. Buscar: Esta búsqueda es más rápida y tiene mayor alcance. Deberá teclear completo o las primeras letras del nombre, código o RFC del proveedor que desea buscar. Posteriormente de clic en OK o presione ENTER. Modificar: Le permite hacer cambios a los datos del proveedor actualmente seleccionado. Vender: Mostrará la interfaz de compra, como proveedor usará el seleccionado actualmente. Estado de cuenta: Le mostrará la interfaz de cuentas por pagar del proveedor seleccionado actualmente. Agregar: En esta opción de la barra de herramientas se da de alta a un nuevo proveedor. Informes: Mostrará la interfaz informes y gráficos en la capeta proveedores, para que pueda elegir el reportes que necesite imprimir. Ver como Tabla: Mostrará el catalogo de proveedores sin detalles, esta vista le puede ser útil si desea ver información simplificada. Contactos. Acceder a la ventana del catálogo de contactos

74 Menú principal. Puede acceder a la ventana del catálogo de contactos mediante la opción contactos del menú principal Catálogos. Funciones del catálogo de contactos Agregar un contacto 1.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que los campos de la Ficha de contacto se ponen en blanco y se habilita la escritura sobre los mismos). 2.-Capture los datos del nuevo contacto. Para conocer cada uno de los campos y su función haga clic aquí o vea más abajo en este mismo tópico. 3.-Finalmente, seleccione la opción Guardar cambios al registro actual del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Remisiones. Realiza la entrada de mercancías de almacén (aumenta existencias) y dependiendo la opción que se elija puede ser pagado al contado, a crédito o como consignación. Puede ser consolidado en Facturas. Facturas. Realiza la entrada de mercancías de almacén (aumenta existencias) y dependiendo la opción que elija puede ser pagado al contado, a crédito o financiado (en cuyo caso se registra la emisión de pagarés). Notas de crédito. Pueden crearse de forma directa o realizar la cancelación de una remisión o factura y en consecuencia dar salida a mercancías y recibir la devolución de efectivo o efectuar un cargo a cuentas por pagar. Importante: Los documentos comerciales no pueden modificarse ni eliminarse, solo está permitido cancelarlos. Configuración de captura y secuencia de captura Modificar un contacto 1.-Seleccione el contacto al cual desea modificar (podrá ver sus datos en la Ficha de contacto) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de contactos. 2.-Seleccione la opción Modificar registro del menú principal Edición o presione la tecla F3 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que en los campos de la Ficha de contacto se habilita la edición sobre los mismos). 3.-Realice los cambios apropiados a los datos. Para conocer cada uno de los campos y su función haga clic aquí o vea más abajo en este mismo tópico Marque las casillas correspondientes para ver los resultados. Creación de documentos directos

75 Compras 4.-Finalmente, seleccione la opción Guardar cambios al registro actual del menú principal Edición o presione la tecla F6 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Acceder al módulo de Compras Utilice la opción Compras del menú principal Procesos Utilice el icono de la página de inicio. La pestaña Compras de la barra de pestañas Eliminar un contacto 1.-Seleccione el contacto que desea eliminar (podrá ver sus datos en la Ficha de contacto) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de contactos. 2.-Seleccione la opción Eliminar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Confirme la operación de ser necesario. Nota: No podrá eliminar contactos con saldo pendiente o que tengan documentos vinculados. Para poder eliminarlos deberá esperar hasta realizar un cierre anual. Buscar un contacto 1.-Seleccione la opción Buscar del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Acerca de las funciones de Compras Nota. Recuerde que en cuentas por pagar por ser un pasivo los saldos son acreedores por lo que para aumentarlos se realizan abonos y para disminuirlos cargos. Puede crear los siguientes tipos de documentos. Pedidos. Marca como unidades por llegar los productos que en el se especifican pero no realiza ningún proceso. Puede ser consolidado en una Remisión o factura Nota: La búsqueda se realiza sobre la Lista de contactos de acuerdo al Tipo de contacto seleccionado. Copiar la lista de contactos (exportar) 1.-Seleccione como área activa la Lista de contactos o la Lista de Tipos de contactos haciendo clic sobre cualquier elemento de la misma o sobre el título

76 2.-Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: Esta operación envía al portapapeles de Windows el contenido de la lista de contactos en formato de texto simple delimitado por tabuladores, podrá Pegar los datos en cualquier otra aplicación, no obstante, el tiempo de respuesta variará en función de la cantidad de datos. Copiar y pegar un contacto 1.-Seleccione el contacto cuyos datos desea copiar (podrá ver sus datos en la Ficha de contacto) haciendo clic sobre el elemento correspondiente en la Lista de contactos. (Área activa Ficha de contacto). 2.-Seleccione la opción Copiar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. 3.-Seleccione la opción Agregar registro del menú principal Edición o presione la tecla F2 o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. (Notará que los campos de la Ficha de contacto se ponen en blanco y se habilita la escritura sobre los mismos). 4.-Seleccione la opción Pegar registro del menú principal Edición o haga clic sobre el icono de la barra de herramientas de control de base de datos. Nota: El procedimiento descrito permite "duplicar" los datos de un registro previamente guardado, no obstante, recuerde que los códigos no pueden ser iguales y que también puede usar esta técnica para pasar datos a otras aplicaciones. Adjuntar archivos a un contacto Para cancelar un documento siga las siguientes indicaciones: Escriba la referencia del documento en el cuadro de entrada de texto Referencia del documento y presione ENTER. Si desea buscar la referencia presione el botón con los binoculares (a la derecha). Revise las acciones a realizar que indica la ventana y presione Aceptar. La cancelación implica el deshacer los movimientos de almacén generados por el documento y la devolución de efectivo (requiere una sesión de caja abierta en el BackOffice) o el abono a cuenta del cliente. El proceso de cancelación depende del tipo y estado del documento en cuestión. Solo se cancelan Tickets, remisiones, facturas y notas de crédito. En el caso de documentos que amparan a otros como por ejemplo una factura que incluye tickets, el proceso de cancelación no revierte los movimientos realizados por estos últimos sino que los regresa a su estado anterior válido, debería después cancelarlos uno a uno. Use la pestaña Documentos relacionados para guardar archivos relacionados al contacto seleccionado

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