Establecer las actividades para el manejo, control, ejecución y cierre del presupuesto anual. ALCANCE

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1 PROPÓSITO PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTO UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 1 de 5 Establecer las actividades para el manejo, control, ejecución y cierre del presupuesto anual. ALCANCE El proceso comprende desde la incorporación de las partidas presupuestales al aplicativo y sus fases de ejecución y control, las cuales culminan con el cierre al final del año fiscal, cuando se determina el rezago y se consolidan los porcentajes de ejecución de la vigencia. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES TÉRMINO CDP Crear cuentas de terceros y bancarias, expedir CDP, realizar los compromisos, hacer seguimiento y control a la ejecución presupuestal, constituir el Rezago Presupuestal, solicitar y sustentar las Vigencias Futuras, tramitar las incorporaciones y/o adiciones al presupuesto por nuevas fuentes de recursos y realizar modificaciones presupuestales. DEFINICIÓN Certificación de saldo disponible de recursos para comprometer y garantizar las obligaciones de la entidad. Rezago Presupuestal Compromiso Presupuestal Se constituye con los saldos sin ejecutar de los compromisos, clasificándose en Cuentas por Pagar y en Reservas de Apropiación, según el nivel de ejecución de la obligación. Es el registro que se realiza al compromiso con el propósito de garantizar el cumplimiento de la obligación adquirida a través de un contrato, o un acto administrativo válido. DGPPN MARCO LEGAL Dirección General del Público Nacional Estatuto orgánico del presupuesto nacional Decreto Ley 111 de 1996, Ley anual de apropiaciones Decreto de liquidación del Anual Disposiciones varias del Ministerio de Hacienda Dirección General del público Nacional. CONSIDERACIONES GENERALES disponible por rubro, acto administrativo con el que se constituye el compromiso, formato SIIF CONTENIDO RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA 1. Realizar parametrización. Por medio del aplicativo SIIF II Nación, se desagregan al máximo las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso, teniendo como como base el Decreto de Liquidación del, expedido por el Gobierno y el Plan de Compras firmado por el ordenador del gasto Decreto de Liquidación del y Plan de Compras

2 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 2 de 5 Verificar la existencia de saldo presupuestal disponible Está solicitud debe venir diligenciada en el formato de solicitud de CDP y firmada por el ordenador del Gasto 2. Recibir solicitud de expedición de CDP. 3. Efectuar la solicitud del CDP. 4. Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 5. Crear el tercero, la cuenta bancaria y su confirmación Se debe verificar que el gasto este incluido en el plan de compras. En caso de no cumplir con los requisitos se devuelve para subsanar el error. Si se cumplen con los requisitos se procede a la expedición del CDP. Documento Soporte: Plan de Compras. Solicitud aprobada por el Ordenador del Gasto Solicitud aprobada por el Ordenador del Gasto Verificación de los soportes de la cuenta bancaria, cedula y Rut del tercero. Ingreso de la información al aplicativo SIIF II Nación. Confirmación de la creación del tercero y cambio de estado de tramite Certificación bancaria vigente

3 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 3 de 5 Verificar que el CDP a utilizar este libre de afectación presupuestal. Verificar los documentos soporte de la obligación que va a ser comprometida. 6. Realizar el compromiso o registro presupuestal. 7. Confirmación de pago del compromiso. 8. Registra en el formato de control de registro de ruta financiera para radicar la cuenta en contabilidad. 9. Analizar la ejecución presupuestal y efectuar seguimiento Registrar el compromiso en el aplicativo SIIF II Nación. Expedir el registro presupuestal del compromiso El acto administrativo debe contener el N de CDP que se va a afectar, el valor, la forma y fechas de pago, el contratista con NIT y/o cédula, la cuenta bancaria. Si no aparecen los datos mencionados, se devuelve para la modificación respectiva. Acto Administrativo Verificar los documentos soporte de la obligación que va a ser pagada. Verificación de saldos del compromiso para autorizar el respectivo pago. Expedir el registro presupuestal actualizado del compromiso. Se revisan los soportes que son: El informe aprobado por el Supervisor del contrato, factura original o cuenta de cobro, pagos a la seguridad social. Si no se adjuntan los soportes se devuelve. Informe supervisor, factura o cuenta de cobro, recibos de pago a la seguridad social. El registro de la fecha en que se radica la cuenta en contabilidad para hacer seguimiento. Formato de control de registro de ruta financiera. La cuenta con sus soportes Se realiza mensualmente y/o cuando se requiera, proyectando y efectuando el análisis del comportamiento. Verificar el comportamiento de los niveles de ejecución proyectando sobrantes y/o faltantes de apropiación. Efectuar análisis de ejecución con base en cortes específicos, comparando con periodos similares de otras vigencias. Informes de ejecución del SIIF

4 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 4 de 5 Cumpliendo con los requisitos establecidos para realizarlas. Analizar solicitudes de CDP sin financiación para efectuar los respectivos traslados presupuestales al interior. Revisar aquellos rubros que tengan posibilidad de reducción por baja ejecución. 10. Efectuar propuesta de modificación presupuestal 11. Hacer el cierre presupuestal de la vigencia y constituir el Rezago Presupuestal 12. Solicitud de Vigencias Futuras 13. Informes de ejecución del SIIF Solicitar autorización al ordenador del gasto para efectuar el traslado correspondiente. Registrar la modificación presupuestal en el aplicativo SIIF II Nación. Si el traslado requiere aprobación del DGPPN, luego del registro ante el SIIF se tramita mediante resolución y con los soportes respectivos. Solicitud firmada por el Ordenador del Gasto. Verificación de la ejecución presupuestal. Constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar. Registrar en el SIIF las reservas presupuestales y las cuentas por pagar. Informes de ejecución del SIIF Realizar estudios técnicos y verificación económica. Someter a la aprobación del ordenador del gasto. Confirmar que el compromiso inicia ejecución en la vigencia en que se solicita Registrar en el SIIF la solicitud. Solicitar la autorización del Ministerio del Interior, por ser la UNP adscrita al mismo. Remitir a la DGPPN con todos los soportes para su aprobación. Sustentar la necesidad del gasto hasta la siguiente vigencia (s), de acuerdo al tipo de contratación. Estudios técnicos y justificación económica Se generan por el aplicativo y se realizan los análisis respectivos.

5 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página: 5 de 5 Teniendo el soporte de Convenio y/o la fuente de recursos correspondiente. Realizar estudios técnicos y verificación económica. Analizar con base en el convenio el recaudo que se proyecta a 31 de diciembre. 14. Adiciones al presupuesto por nuevas fuentes Expedir resolución motivada que incluya la (s) entidad (es) aportantes de recursos. Elaborar la justificación técnico- económica para la incorporación al presupuesto. Remitir a la DGPPN con todos los soportes para su aprobación Convenios suscritos FORMATOS Y REGISTROS - Decreto de Liquidación del - Estudios Previos y/o de mercado y/o de viabilidad - Solicitud aprobada por el Ordenador del Gasto - Certificación bancaria vigente - Acto Administrativo Formato de control de registro de ruta financiera - Informes de ejecución del SIIF - Estudios técnicos y justificación económica Versión Inicial Identificación del Cambio 01 Se adiciono la actividad número 8 al procedimiento de presupuesto y se incluyeron controles al mismo. Versión Final 02