NORMAS PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS

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1 NORMAS PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS SF-N

2 I. OBJETIVO Establecer las normas para determinar las conciliaciones de saldos de cuentas bancarias con el propósito de asegurar la concordancia de la información de la empresa con las entidades financieras. II. ALCANCE Involucra a los Departamentos de Tesorería, Contabilidad y las Administraciones Postales. III. BASE LEGAL 3.1. Decreto Legislativo Nº 685 Ley de Creación de SERPOST S.A Estatuto Social de SERPOST S.A Resolución de Contraloría N CG Normas de Control Interno IV. CONCEPTO Conciliación de saldos son procedimientos de contrastación necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa; proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada que permite detectar diferencias; efectuando ajustes o regularizaciones cuando sea necesario. V. NORMAS Generales 1. Es responsabilidad del Departamentos de Tesorería y las Administraciones Postales, que al cierre de cada mes no quede ninguna transacción pendiente de registro. 2. Es responsabilidad del Departamentos de Tesorería y las Administraciones Postales, que si ocurrido el cierre de cada mes quedaran transacciones pendientes de identificación, éstas deberán regularizarse en los próximos 30 días y antes de cerrar el mes siguiente de operaciones. Respecto de cheques girados y no cobrados deberán hacerse seguimiento hasta su cobro correspondiente. De darse el caso de que hubiera cheques en cartera que no son cobrados en el plazo máximo de 30 días calendario de emitidos; se procederá de acuerdo a las Normas y Procedimientos para la Permanencia de Cheques y Dinero en Efectivo en el Departamento de Tesorería. Departamento de Tesorería Es responsabilidad del Departamento, lo siguiente: a. El registro diario, oportuno y claro de todas las transacciones financieras que se ejecutan respecto de las cuentas corrientes de la Empresa en las entidades financieras. b. El manejo de las transacciones monetarias de la Empresa, es decir; registrar, corregir, regularizar, reclasificar, reprocesar, compensar las operaciones que se ejecutan en la organización, obligándose previamente a la consecución de la NORMAS PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. 2

3 identificación documentaria sustentatoria correspondiente. Lo que permitirá la ejecución eficiente de las conciliaciones mensuales, dentro de los mismos periodos en los que se ejecutan tales operaciones. c. El registro debe contener información suficiente y detallada de tal manera que permita una rápida identificación y análisis del origen de tales transacciones. Para tal efecto deberá consignarse obligatoriamente en el Sistema ERP-SAP, por lo menos: la fecha, el número de operación y/o el número de cheque y el importe de la transacción. Con la finalidad de identificar las operaciones durante la etapa de conciliaciones y análisis, se debe consignar en forma detallada las glosas de las operaciones efectuadas. d. Registrar en el ERP-SAP los pagos pasivos, a más tardar 72 horas después de efectuados, con la finalidad de contar con el flujo de caja actualizado y real. e. Cuando el Departamento de Tesorería no logre identificar el origen de algunas transacciones, se obliga a solicitar a las entidades financieras toda la información necesaria que permita identificar esa transacción (de acuerdo a la forma de trabajo de la entidad financiera); de tal manera que se reduzca al mínimo las transacciones pendientes de identificación al cierre de cada mes. De no haber respuesta que permita identificar los abonos, luego de haber cursado cartas a las entidades financieras deberá remitir la relación de abonos no identificados a la Gerencia de Administración de Recursos para su respectiva aprobación y su registro contable en la cuenta de ingresos. Departamento de Contabilidad Es responsabilidad del Departamento, lo siguiente: a. Preparar las Conciliaciones Bancarias mensuales (Anexo). b. El responsable de efectuar las conciliaciones bancarias firmará conjuntamente con el Contador General. c. Aprobada la relación de abonos no identificados, el departamento de Contabilidad procederá a efectuar el registro contable, previa documentación sustentatoria remitida por el departamento de Tesorería. Administraciones Postales Es responsabilidad de las Administraciones Postales lo siguiente: a. Remitir su reporte de Caja-Bancos oportunamente en las fechas designadas según cronograma (actualmente se realiza quincenalmente), a fin de que las conciliaciones bancarias se ejecuten en el periodo que corresponde. b. Es responsabilidad de cada Administración Postal, adjuntar en cada reporte de Caja- Bancos la documentación que sustenta cada movimiento del Banco (egresos o salidas) de su respectiva cuenta bancaria, sin las cuales no se podrá realizar el registro contable respectivo. c. Si en una sola transacción que incluye varios conceptos se realizó con un sólo número de cheque, deberá detallarse en la glosa o texto cada concepto con su respectivo importe, con la finalidad de hacer la identificación respectiva y los asientos contables se registren apropiadamente. NORMAS PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. 3

4 d. Cualquier información errada u omitida en su reporte de Caja-Bancos fue remitida al Departamento de Contabilidad, deberá comunicarse inmediatamente para ser regularizada en su oportunidad. VI. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA El presente documento deja sin efecto a las Normas para la Conciliación de Saldos de Cuentas Bancarias (SF-N ), aprobado con fecha 7 de abril de 2015 VII. AUTORIZACION La presente normativa queda aprobada por Gerencia General y entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción. Lima, 28 de diciembre de 2015 Original firmado por FRIBERG QUISPE GRAJEDA Gerente General NORMAS PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. 4

5 Anexo SERPOST S.A. DPTO. DE CONTABILIDAD CONCILIACIÓN BANCARIA NOMBRE DEL BANCO AL () CTA.CTE. Nº XXXXXXXX SOLES CTA. XXXXXXXXX ESPECIFICACIONES XXXXXXXXX XXXXXXXXX SALDO SEGÚN LIBROS AL () TOTAL CHEQUES NO COBRADOS - N/A NO CONTABILIZADO POR SERPOST N/C NO CONTABILIZADO POR BANCOS - N/C NO CONTABILIZADO POR SERPOST N/A NO CONTABILIZADO POR BANCOS - SALDO SEGÚN BANCOS AL () TOTAL ESPECIFICACIONES Cheques no cobrados Notas de abono no contabilizado por Serpost (N/A) Total Notas de cargo no contabilizado por el banco (N/C) - Notas de cargo no contabilizado por Serpost (N/C) Total Notas de abono no contabilizado por el banco (N/A) NORMAS PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS. 5

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