Nombre del Puesto. Técnico Financiero. Técnico Financiero. Dirección Financiera. Ninguno

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1 Nombre del Puesto Técnico Financiero IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Puestos que Supervisa: Técnico Financiero Pagador Auxiliar de Bienes y Servicios Pagador Auxiliar de Remuneraciones Coordinador Técnico Dirección Financiera Departamento de Tesorería Institucional Ninguno Fecha: 19 de Agosto de 2015 MISIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Revisar, analizar, verificar y controlar las actividades de la gestión financiera que se realiza en la Pagaduría Auxiliar de Bienes y Servicios, Pagaduría Auxiliar de Remuneraciones, y Pagaduría Auxiliar General, las cuales están relacionadas con los procesos de pago, elaboración de informes técnicos, conciliación de información financiera, seguimiento a observaciones de los entes contralores, elaboración de notas de ajustes, así como otros aspectos relacionados a la gestión financiera que sean requeridos, de acuerdo a lo establecido en la normativa técnica y legal pertinente, con la finalidad de contar con información útil y oportuna que contribuya al cumplimiento de las metas y objetivos de cada Pagaduría Auxiliar, según corresponda, así mismo, efectuar los pagos y registros correspondientes conforme lo establecido en la normativa técnica y legal correspondiente, fortalecer los controles internos y de esa manera brindar servicios oportunos y de calidad a los clientes internos y externos. FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS Actividades Específicas de la Pagaduría Auxiliar de Bienes y Servicios 1. Controlar, analizar y verificar en forma diaria las obligaciones contraídas por adquisiciones de bienes y servicios, a efecto que éstas sean canceladas de conformidad al documento contractual y la normativa legal y técnica correspondiente. Así mismo, controlar la cancelación de todas aquellas obligaciones que conforme a las propuestas de pago realizadas a través de la Cuenta Única del Tesoro sean canceladas, con la finalidad de contar con información actualizada y oportuna. 2. Notificar a los proveedores mediante correo electrónico u otro medio, una vez sea concretizada la propuesta de pago por la Dirección General de Tesorería, informando el monto y número de facturas pagadas, a efecto de brindar un servicio de calidad y mantener una comunicación efectiva con los proveedores. 3. Monitorear, analizar y verificar diariamente la aplicación de retenciones de cada una de las obligaciones por pago de bienes y servicios, de acuerdo a los registros en la Aplicación Informática SAFI y su liquidación con las propuestas de pago realizadas a través de la Cuenta Única del Tesoro, con base a los Mandamientos de Ingreso y Declaraciones de Renta emitidos, de conformidad a la normativa tributaria, a efecto de contar con información oportuna para la liquidación de los impuestos correspondientes en los plazos legales establecidos. Elaborado por: Dirección Financiera 1

2 4. Conciliar de acuerdo a los registros de la Aplicación Informática SAFI, las Pólizas de Reintegro registradas y pendientes de pago de cada uno de los Fondos Circulantes del, a efecto de garantizar liquidez en los referidos Fondos Circulantes. 5. Informar a los Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo del Ministerio, a través de correo electrónico, las Transferencias de Fondos efectuadas, una vez se hayan concretizado las propuestas de pago a través de la Cuenta Única del Tesoro realizadas por el Pagador, remitiendo detalle de las pólizas reintegradas, con el objeto que dichos Encargados de Fondos conozcan de manera oportuna sus disponibilidades financieras. 6. Elaborar notas a las distintas instituciones relacionadas con el pago de obligaciones, a fin de obtener instrucciones para los pagos por medio de transferencias bancarias, destino de los fondos, etc., con el objeto de garantizar que los pagos se realicen como corresponda. 7. Elaborar y coordinar con las Áreas Técnicas de los Departamentos de Presupuesto, Tesorería Institucional y Contabilidad, las diferentes solicitudes de ajustes a realizar, estableciendo formatos y documentación de soporte de los mismos, a efecto que éstos cumplan con la normativa técnica y legal correspondiente. 8. Dar seguimiento al traslado y registro de facturas de carácter urgente, tales como pago de energía eléctrica u otro servicio básico, a efecto de informar al Pagador Auxiliar de Bienes y Servicios para que éste solicite la asignación de cuota a la Dirección General de Tesorería en forma oportuna y efectuar la propuesta de pago a dicha Dirección, y así evitar incumplimientos de plazos de vencimiento. Actividades Específicas de la Pagaduría Auxiliar de Remuneraciones 9. Revisar e informar a la Jefatura inmediata sobre el proceso de pago de remuneraciones a los empleados y funcionarios del, los respectivos descuentos de ley y otros, ya sea a través de abono a cuenta, pago electrónico u otro mecanismo autorizado, a fin de verificar que las obligaciones devengadas en la Aplicación Informática SAFI, estén respaldadas con la solicitud de fondos respectiva, propuesta de pagos y transferencia de fondos, de acuerdo al Sistema de la Cuenta Única del Tesoro y a lo definido en los instrumentos legales respectivos. 10. Controlar, analizar y verificar en forma diaria las obligaciones y pagos de remuneraciones y elaborar Informe Mensual de Cumplimiento de Pagos Efectuados en la Pagaduría Auxiliar de Remuneraciones, ya sea a través de abono a cuenta, pago electrónico u otro mecanismo autorizado, a fin de dar cumplimiento a las fechas de pago establecidas en el calendario de pagos de la DGT, proceso de solicitud y asignación de fondos a través de la Cuenta Única del Tesoro, y a lo definido en los instrumentos legales respectivos. 11. Elaborar notas de ajustes derivados de fondos no utilizados provenientes de la cuenta de remuneraciones por conceptos tales como: suspensión en firme, renuncias, licencias sin goce de sueldo, reintegro de salarios y otros similares, someterlas a revisión y autorización del Pagador Auxiliar de Remuneraciones, a efecto que sean remitidas al Área Técnica correspondiente, y cumplir lo establecido en la normativa técnica y legal pertinente. 12. Monitorear, analizar y verificar diariamente la aplicación de retenciones de renta de cada una de las obligaciones de Remuneraciones, considerando los montos ajustados en planilla, en concepto de licencias sin goce de sueldo, renuncias, reintegros de salarios, entre otros, y disponer de información real y fiable por Unidad Presupuestaria. 13. Elaborar y remitir oportunamente a la Jefatura inmediata, Informe Mensual de Retenciones Renta por Remuneraciones, a efecto que el mismo sirva de insumo para la elaboración, presentación y pago de la Declaración de Impuesto Retenido correspondiente, y dar cumplimiento con los plazos establecidos en la normativa tributaria vigente. 14. Revisar y consolidar los montos que se consignarán en el Informe Anual de Retenciones relacionado con remuneraciones, con la finalidad de remitirlos en forma oportuna al área correspondiente, para efecto de elaborar el referido informe y dar cumplimiento con los plazos establecidos en la normativa tributaria vigente. Elaborado por: Dirección Financiera 2

3 15. Proporcionar información requerida por los empleados y funcionarios del e instituciones externas, relacionada con el pago de remuneraciones y descuentos en planilla, a fin de brindar un servicio con calidad y oportunidad a los usuarios que lo soliciten. Actividades específicas de la Pagaduría Auxiliar General 16. Registrar en control correspondiente a nivel de detalle las facturas, recibos y documentos de similar naturaleza correspondientes a servicios básicos e impuestos municipales, con el objetivo de disponer de información de manera oportuna sobre la ejecución de dichos servicios y realizar las gestiones que correspondan, a fin de obtener la documentación de soporte para el reconocimiento y pago de las obligaciones. 17. Conciliar en forma coordinada con el Área Técnica Presupuesto de Funcionamiento del Departamento de Presupuesto, la información de servicios básicos e impuestos municipales, con el fin realizar las gestiones que correspondan ante los proveedores de servicios o Alcaldías correspondientes, para efecto de canalizar la documentación necesaria para el reconocimiento de las obligaciones por pagar. 18. Gestionar ante los proveedores de bienes y servicios o administradores de contratos u órdenes de compra, con base a la información del control de ejecución de contratos y de provisiones, la presentación de la documentación respectiva, con base a los términos contractuales, con el objetivo de registrar oportunamente los hechos económicos respectivos. 19. Generar mensualmente o cuando sea requerido, los informes o reportes definitivos, para efectos de análisis, toma de decisiones y seguimiento de las instancias respectivas. 20. Efectuar seguimiento a la ejecución de los Compromisos Presupuestarios del ejercicio financiero fiscal vigente, verificar el estado en que se encuentran y realizar las gestiones pertinentes con el propósito que los mismos se liquiden oportunamente. 21. Conciliar mensualmente el monto de retenciones efectuadas por la adquisición y pago de bienes y servicios, remuneraciones, de acuerdo a los controles internos y los registros en la Aplicación Informática SAFI. 22. Revisar las Declaraciones de Impuestos y Mandamientos de Ingreso, conforme a la información de retenciones de los controles internos debidamente conciliada con la Aplicación Informática SAFI, con el objetivo que los impuestos retenidos se liquiden íntegramente y en los plazos técnicos y legales establecidos. 23. Controlar, analizar y verificar en forma diaria las obligaciones contraídas por adquisiciones de bienes y servicios, a efecto que éstas sean canceladas de conformidad al documento contractual y la normativa legal y técnica correspondiente. Así mismo, controlar la cancelación de todas aquellas obligaciones que conforme a las propuestas de pago realizadas a través de la Cuenta Única del Tesoro sean canceladas, con la finalidad de contar con información actualizada y oportuna. De igual manera deberá controlar las obligaciones de los proyectos que se pagan sin hacer uso de la Cuenta Única del Tesoro. 24. Elaborar notas a las distintas instituciones, relacionadas con el pago de obligaciones, a fin de obtener instrucciones para los pagos por medio de transferencias bancarias, destino de los fondos, etc., con el objeto de garantizar que los pagos se realicen como corresponda. 25. Elaborar y coordinar con las Áreas Técnicas de los Departamentos de Presupuesto, Tesorería Institucional y Contabilidad, las diferentes solicitudes de ajustes a realizar, estableciendo formatos y documentación de soporte de los mismos, a efecto que éstos cumplan con la normativa técnica y legal correspondiente. Actividades Comunes 26. Elaborar notas, informes técnicos u otros documentos relacionados con el control y pago de las obligaciones solicitados por la Jefatura Inmediata o Jefatura del Departamento de Tesorería Institucional, a efecto de contar con información oportuna para la toma de decisiones. Elaborado por: Dirección Financiera 3

4 27. Realizar diariamente el seguimiento comparativo del saldo de la cuenta bancaria en la Banca Electrónica, Libro Banco y Aplicación Informática SAFI, con la finalidad de verificar que se hayan registrado todas las operaciones y que los saldos que se reportan sean congruentes. Así mismo, en los casos de desviaciones de control detectados, se deberá realizar las gestiones que corresponda, a fin de solventar las inconsistencias. 28. Analizar los resultados del seguimiento diario del saldo de la cuenta bancaria en la Banca Electrónica, Libro Banco y Aplicación Informática SAFI y elaborar Informe Mensual y Anual que contenga un resumen de las inconsistencias detectadas, análisis y alternativas de solución para efectos de evitar que los eventos se repitan en el futuro. 29. Elaborar notas, informes técnicos, memorándum, detalles de transferencias de fondos u otra documentación de soporte, con base a lineamientos de trabajo girados por el Pagador Auxiliar, con la finalidad de servir de apoyo en asuntos relacionados con la gestión administrativa de la Pagaduría Auxiliar. 30. Dar seguimiento a las propuestas de pago realizadas por el Pagador Auxiliar a través de la Cuenta Única del Tesoro, hasta que éstas se concreticen; así como también, verificar el estado de cada una de las obligaciones en la Aplicación Informática SAFI, a fin de concluir las propuestas de pago con el estado cancelado de cada una de ellas. 31. Proporcionar el reporte de obligaciones próximas a vencer al Pagador Auxiliar en forma diaria, a efecto que sea solicitada por éste la asignación de cuota de fondos a la Dirección General de Tesorería, a fin de efectuar oportunamente su pago. 32. Ejercer el control financiero administrativo previo y concurrente de la documentación e información relacionada con el proceso de pago de las obligaciones, con la finalidad de verificar que la misma cumpla con los requisitos establecidos en la normativa técnica y legal respectiva. 33. Comunicar al Jefe inmediato cuando se presenten casos determinados que contravengan la legalidad de las operaciones o que vayan en detrimento de los registros de carácter presupuestario, de tesorería y contables, así como cualquier otra circunstancia que amerite ser del conocimiento del Jefe Inmediato o Jefatura de Departamento; con el objeto de buscar alternativas viables y garantizar el cumplimiento de disposiciones administrativas, técnicas y legales de las operaciones. 34. Participar en la elaboración del Plan Anual de Trabajo del Departamento de Tesorería Institucional, en armonía con los objetivos estratégicos institucionales, normativa técnica y legal vigente, así como cumplir las metas establecidas en el mismo, relacionadas con la Pagaduría Auxiliar respectiva; a fin de emprender en forma oportuna las acciones correctivas pertinentes. 35. Atender, documentar y justificar en forma plena, oportuna y con base a criterios técnicos y legales, las peticiones de información y/o explicaciones del proceso técnico y administrativo financiero, las no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora, recomendaciones y comentarios generales del período vigente examinado y las de períodos anteriores que se reflejan en los informes de entes contralores, y presentar en forma correcta, oportuna y definitiva los informes de respuesta y la documentación de respaldo al Jefe inmediato y velar para que en lo sucesivo no se susciten nuevamente los hallazgos determinados; a fin que éstos sean justificados y/o corregidos oportunamente. 36. Ejecutar las actividades promoviendo el cumplimiento permanente del sistema de control interno establecido para las operaciones financieras, apoyar en la realización de la autoevaluación al control interno de la Pagaduría Auxiliar respectiva, a fin de analizar los resultados en forma conjunta con la Jefatura inmediata, proponer y ejecutar las acciones correctivas pertinentes y apoyar en la elaboración del Informe Técnico respectivo. 37. Proponer y desarrollar mejoras a los procesos de trabajo bajo su ámbito, y someterlas a autorización de la Jefatura inmediata, con el propósito de ejecutar las actividades promoviendo una filosofía dinámica, transparente, responsable y abierta a las innovaciones; con el fin de aplicar la mejora contínua en la gestión financiera que se realiza. 38. Archivar y garantizar el resguardo de toda la documentación relacionada con las actividades que desarrolla y que le corresponde custodiar inherentes al cargo que desempeña, de conformidad a lo establecido en la normativa legal y técnica vigente, a efecto de asegurar la disponibilidad y fácil localización de la información, en caso de ser requerida. Elaborado por: Dirección Financiera 4

5 39. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean establecidas por la Jefatura inmediata, con la finalidad de contribuir al logro de los objetivos del Departamento. ESTRUCTURA DEL PUESTO: N/A CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO Resultados Principales. a) Reporte de Obligaciones Pendientes de Pago. b) Conciliaciones de Información Financiera. c) Solicitudes de Ajuste. d) Informes Técnicos. e) Informes de conciliación de información de pagos efectuados. f) Informes de conciliación bancaria. g) Informes de conciliación de Retención Renta. h) Informes técnicos de seguimiento a observaciones de los entes contralores. i) Actualización del clasificado de la información. j) Propuestas de actualización de Perfiles y procedimientos operativos. k) Notas, solicitudes y ayudas de memoria. Marco de Referencia para la Actuación. Constitución de la República. Ley de la Corte de Cuentas de la República y su Reglamento. Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento. Código Tributario y su Reglamento de Aplicación. Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento. Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su Reglamento. Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento. Ley de Servicio Civil. Ley de Ética Gubernamental. Código de Comercio. Código de Trabajo. Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del. Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República. Disposiciones Generales del Presupuesto. Acuerdo No. 793 Funcionamiento de la Dirección General de Administración y Dirección Financiera. Disposiciones normativas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información del Ministerio de Hacienda. Disposiciones normativas del Sistema de Gestión de la Calidad del. Manual Técnico SAFI. Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria. Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público. Manual de Organización para las Unidades Financieras. Manual de Políticas de Control Interno del. Instructivos, Reglamentos y circulares emitidos por la DINAFI. Otras disposiciones normativas relacionadas con la Gestión Financiera del Sector Público. Elaborado por: Dirección Financiera 5

6 PERFIL DE CONTRATACIÓN Formación Básica Grado Universitario (Egresado) Indispensable ó Deseable Indispensable Especialidad: Administración de Empresas o Contaduría Pública. Idioma: N/A Conocimientos Específicos Indispensable ó Deseable 1. Normativa técnica y legal aplicable al ámbito financiero gubernamental. Deseable 2. Curso de Contabilidad Gubernamental. Deseable 3. Marco lógico del Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad). Deseable 4. Manejo de paquetes utilitarios computacionales. Indispensable 5. Poseer conocimientos administrativos financieros del Sector Gubernamental y/o Privado, así como conocimiento de aspectos legales y técnicos de la gestión financiera. Indispensable Experiencia Previa Haberse desempeñado como Técnico Financiero o Contable en el Sector Público o la Empresa Privada. De 1 a 2 años OTROS ASPECTOS: Buenas relaciones interpersonales. Habilidad numérica. Capacidad de investigación. Espíritu de servicio. Capacidad de planeación y organización. Capacidad de análisis y síntesis. Facilidad de expresión verbal y escrita. Capacidad para trabajar en equipo. Disposición para trabajar con base a metas y objetivos. Creatividad e iniciativa. Discreción y responsabilidad. Agudeza visual. Buena Presentación. Cumplir lo establecido en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Elaborado por: Dirección Financiera 6

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