Gestión Documental. Empresa de Energía de Bogotá S. A. ESP. Acuerdo de Niveles de Servicio

Transcripción

1 Gestión Documental Empresa de Energía de Bogotá S. A. ESP Acuerdo de Niveles de Servicio 1

2 Contenido INTRODUCCIÓN 3 GLOSARIO 4 1. Servicios Prestados Proceso Archivo Transferencia Documental Servicio de Consulta y Préstamo Clases de Consulta Horario de consulta y tiempos de respuesta Entrega de documentación solicitada en préstamo Autorización de Usuarios de Archivo Reporte de Documentos en préstamo pendientes por devolución Rearchivo de Información Proceso Correspondencia Procedimientos Ventanilla de Correspondencia Traslados de Documentos de Archivo entre Sedes Horarios de Atención Proceso Digitalización Procedimientos Recepción Digitalización Indexación Tiempos Digitalización de series documentales desactualizadas Informes 22 Como control y registro de las actividades, se registrara al final del mes la contabilización de los indicadores correspondientes Facturación Anexos 22 2

3 INTRODUCCIÓN El Acuerdo de niveles de servicio tiene como objetivo establecer las normas de seguridad, control, respuesta oportuna y procedimientos, para la utilización de los servicios de Administración de Archivos, Correspondencia y digitalización de documentos, entregados para su custodia. 3

4 GLOSARIO Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 1 Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismo una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. 2 Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. 3 Centro de Distribución de Correspondencia: Lugar de acopio y distribución de correspondencia general. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 4 Destinatario: Persona natural o jurídica a quien se dirige por parte del remitente un objeto postal. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. 5 Envío de Correspondencia: Es el servicio por el cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales. 6 Encomienda: Servicio obligatorio para el Operador Postal Oficial o Concesionario de correo, que consiste en la recepción, clasificación, transporte y entrega no urgente, de objetos postales, mercancías, paquetes o cualquier otro artículo de permitida circulación en el territorio nacional o internacional, con o sin valor declarado, hasta un peso de 30 Kg, conforme a lo establecido por la Unión Postal Universal. 7 Envíos de Correspondencia: Cartas, tarjetas postales, aerogramas, facturas, extractos de cuentas, recibos de toda clase, impresos, periódicos, envíos publicitarios, muestras de mercaderías, pequeños paquetes, y demás objetos que cursen por las redes postales del servicio de correos y de mensajería especializada hasta dos (2) kilogramos de peso. 1 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 2 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 3 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 4 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 5 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 6 Ley Postal 1369 de Ley Postal 1369 de

5 Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. 8 Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. 9 Guía Crédito: Documento comprobante del servicio de envío de documentos por intermedio del servicio de mensajería especializada prestada por un contratista desde la sede de la Empresa. Mensajería Expresa: Servicio de envío de correspondencia corporativa con tiempos de respuesta de entrega mediante guía numerada del contratista en el destino nacional, el tiempo de entrega se establece de acuerdo a la Tabla de Cubrimiento entregada por el operador. Mensajero Motorizado: Servicio motorizado de mensajería local externa. Objetos Postales: 10 Objetos con destinatario, presentados en la forma definitiva en que deban ser transportado por el Operador de Servicios Postales. Se consideran objetos postales entre otros las cartas, tarjetas postales, telegramas, extractos de cuentas, recibos de toda clase, impresos, periódicos, cecogramas, envíos publicitarios, muestras de mercaderías y pequeños paquetes. A continuación se definen los siguientes objetos: Carta. Es toda comunicación escrita de carácter personal con indicación de remitente y destinatario, movilizada por las redes postales. Su peso puede ser hasta de dos (2) kilogramos. Impresos. Es toda clase de impresión en papel u otro material. Los impresos incluyen, folletos, catálogos, prensa periódica y revistas de hasta dos (2) kg. Telegrama. Es una comunicación escrita y breve para ser entregada mediante el servicio de correo telegráfico. Cecograma. Impresiones que utilicen signos de cecografía en sistema braile, brailetinta o alto relieve destinadas exclusivamente para el uso de personas no videntes o con limitación visual. Se incluyen dentro de los cecogramas los libros, revistas, libros hablados digitales y el papel destinado para el uso de los ciegos. Los cecogramas tienen un peso de hasta de siete (7) Kg. Recuperación de documentos. Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. 11 Rearchivo. Son unidades documentales que se han prestado a los usuarios para consulta y que regresan para ser almacenadas nuevamente en su lugar de origen. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del 8 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 9 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 10 Ley Postal 1369 de Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 5

6 ejercicio de sus funciones específicas. informes, entre otros. 12 Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 13 Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 14 Transferencia Documental: Remisión de documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 15 Documento Nuevo: Todo documento que no haya sido transferido para custodia y almacenamiento en el archivo central, ni aparezca registrado en la base de datos documentales de EEB Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 13 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 14 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 15 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 16 Procedimiento GDC-P-AA-006 Administración del Archivo Central 6

7 1. Servicios Prestados. Custodia y administración del archivo; la recepción, radicación, digitalización, indexación y entrega de correspondencia y documentos de la Empresa de Energía de Bogotá, mediante el registro y control en formatos, medios magnéticos y herramientas tecnológicas. Responsabilidades Es responsabilidad del administrador mantener disponibles los recursos tecnológicos (software, hardware y soporte técnico), que permitan el desempeño de las actividades contratadas. Cualquier cambio o aumento en las actividades inicialmente pactadas será objeto de estudio y concertación por las partes para realizar los ajustes a nivel general, dichas modificaciones deben ser comunicadas por escrito al administrador. con anticipación, antes de realizar cualquier servicio. Se realizará un monitoreo a los volúmenes documentales manejados y actividades desempeñadas en el proyecto para determinar variaciones y establecer indicadores mensuales. Por lo anterior a continuación se registran por servicio, en un cuadro las actividades a realizar. Las cantidades aquí detalladas son la base para designar el personal y recursos requeridos, para cumplir con estas actividades durante el mes. En caso de presentarse variaciones muy marcadas en las cantidades establecidas o en las actividades pactadas se revisará el servicio, con el fin de determinar los recursos adicionales o la optimización de los mismos, siempre buscando garantizar el mejor servicio para la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. 7

8 Administración Archivo Central Actividad Recepción unidades documentales (Carpetas). Clasificación de unidades documentales (Carpetas Nuevas) Recepción de documentos para actualización de expedientes (Historias Laborales, Historial de Vehículos, Predios, Servidumbres y subestaciones) Ingresar al sistema cada una de las Unidades Documentales (carpetas nuevas) Actualización de carpetas. (Historias Laborales, Historial de Vehículos, Predios, Servidumbres y subestaciones) Recepción de unidades para rearchivo Préstamo de unidades a usuarios. Recorridos de entrega y recepción de información Descripción de la Actividad Recepción de documentación en las instalaciones del cliente. Unidades nuevas. Separar la información por áreas o series para asignación de caja, proceso de codificación y ubicación en archivo. Recepción de documentos nuevos en las instalaciones del cliente, para actualizar los expedientes. Ingresar al sistema cada una de la Unidades, indicando No. de carpeta, código de caja, descripción, campos complementarios y fechas extremas Verificación de documentos contra el inventario documental, asignación de número de caja, asignación de número de carpeta, clasificación por expedientes digitalizados y no digitalizados, ordenación por número de caja, ordenación por número de carpeta. Recepción y control de unidades reintegradas por préstamo y ubicación en la respectiva caja. Atención, verificación y recuperación de documentación para préstamo a usuarios. Desplazamientos entre sedes, para entrega y recolección de documentos de archivo. 8

9 Administración Proceso Correspondencia Actividad Radicación de correspondencia Facturación SAP Entrega correspondencia recibida (interna) Recorridos entrega correspondencia recibida (interna) Entrega y distribución de correspondencia por mensajería especializada motorizada Despacho de correspondencia especializada Descripción de la Actividad Radicación, digitalización de la comunicación y sus anexos, e indexación de correspondencia de entrada y salida en las ventanillas de la Calle 73 y Calle 61 Radicación, digitalización e indexación de facturas en SAP Nota. Es de aclarar que el sistema SAP sólo permite subir una imagen de la factura, por lo tanto si la factura se compone de más de una hoja se subirá al sistema la que contenga el valor total de la factura. Los anexos de la factura serán radicados como correspondencia y serán entregados al respectivo interventor. Correspondencia interna transportada entre los pisos de la sede principal Calle 73. Recorridos de distribución de correspondencia entre los pisos de la sede principal Calle 73. Correspondencia radicada y transportada a otros destinos dentro del perímetro urbano. Se elaborará planilla para la correspondencia radicada por medio del sistema de radicación. Para la correspondencia NO radicada se elaborara una planilla manual. Envío de correspondencia urbana, a otras ciudades del país o al exterior. A través de los servicios Enviahoy, especializada, mercancía vía terrestre, mercancía vía aérea, mensajería internacional y envío con acuse de recibo (radicación factura RF). Envíahoy. Envíos de 1 a 20 kilogramos recogidos antes de las 10 AM., para ser entregados máximo hasta las 06 PM del mismo día. (Según cubrimiento establecido). Mensajería Expresa (ME). Servicio especializado para envío de sobres, documentos o paquetes de 1 a 5 kilogramos por unidad de empaque. Estos documentos se distribuyen con guía. Envío con Acuse de Recibo (Radicación de facturas o documentos - RF). Facturas o documentos, que requieren devolver copia firmada o sellada por el 9

10 Administración Proceso Correspondencia Actividad Descripción de la Actividad destinatario, con peso inferior a 1 kilogramo. documentos se distribuyen con guía. 17 Estos Diligencias Autenticación de poderes, diligencias de EPS, entre otras. 17 Cartilla de tarifas envía - Colvanes 10

11 Administración Proceso Digitalización Actividad Preparación de información Digitalización de documentos Indexación de imágenes Suministro de imágenes. Consulta de imágenes Descripción de la Actividad Recepción, clasificación, organización, preparación física (reparaciones menores y retiro de material abrasivo como clips y ganchos de grapadora) y finalmente legajado. Escaneo, verificación de imágenes. Identificación de imágenes estableciendo llaves de búsqueda, control de calidad y grabación de imágenes en el sistema. Envío de imágenes en CD a usuarios para consulta. Nota. El CD será suministrado por el colaborador de EEB que esté solicitando el servicio. Envío de imágenes vía mail a usuarios Nota. Se enviará vía correo electrónico siempre y cuando su peso sea menor o igual a 10 MB. Las responsabilidades y actividades a desarrollar por cada empleado y los procedimientos de cada proceso del proyecto, están disponibles en los procesos y procedimientos del SIGA, que complementan el presente Acuerdo de Niveles de Servicios. 11

12 2. Proceso Archivo 2.1. Transferencia Documental Objetivo Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención. Procedimiento Formato de Transferencia Documental Toda transferencia de archivos físicos por parte del cliente para custodia, se efectuará utilizando el Formato Inventario Documental GDC-F-AA-002 suministrado por la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP y que se encuentra en el Sistema de Gestión Integrado dentro del proceso Gestión Documental y Archivo GDC-PR-GD Unidad de conservación e Identificación de las unidades Las unidades de conservación deben estar completas y cerradas en su totalidad y quedar registradas una a una en el Inventario Documental, los documentos deben estar legajados en la carpeta, foliados y con su respectiva identificación, como lo indica el siguiente formato de rótulo, cabe anotar que los datos registrados en el inventario documental deben coincidir con los datos consignados en el rótulo de la carpeta, las actividades mencionadas anteriormente no aplican para los documentos de actualización tal como se indica a continuación Los rótulos serán elaborados e impresos por el Coordinador de gestión documental Los únicos documentos que podrán ser entregadas sin legajar para su custodia y administración serán los documentos de actualización de los expedientes de Historias Laborales, Servidumbres y Subestaciones, los cuales deberán encontrarse uno a uno grapados y organizados con sus respectivos soportes, y relacionados en el Inventario Documental GDC-F-AA-002 Las oficinas o centros de trabajo ubicados en otros municipios, harán los envíos teniendo en cuenta todos los parámetros anteriormente descritos, informando y 12

13 coordinado directamente al área de archivo de la empresa al correo electrónico. En casos especiales se informará del envío a la interventoría del proyecto al correo y al Coordinador de Gestión Documental al correo Aquellos envíos que no cumplan con los parámetros establecidos serán devueltos a su remitente. La recolección de documentación, se atenderá por medio de correo electrónico y se llevará a cabo al siguiente día hábil. El administrador recogerá las unidades documentales e inmediatamente hará una verificación y codificación del contenido para su posterior ingreso al archivo. En la base de datos se deberán registrar cada unidad nueva. Las cajas se ingresan al archivo la misma semana de su recolección. Seguidamente pasan para su respectiva codificación; que consiste en registrar la descripción de acuerdo al inventario documental entregado por el usuario, para posteriormente almacenarlas y ubicarlas en la estantería de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP, con capacidad de 12 cajas por posición y 108 por estante. Una vez se haya codificado la información, se le devolverá al colaborador de EEB una copia del formato Inventario Documental GDC-F-AA-002 debidamente firmado, verificado y asignándole el número de caja para que este sea utilizado como medio de información para realizar posteriores consultas y solicitudes de documentación 2.2. Servicio de Consulta y Préstamo Objetivo Establecer las pautas para el servicio de consulta y préstamo de documentación. Para tramitar el servicio de consulta de información deben realizarse los siguientes pasos: Los colaboradores de la EEB previamente autorizados por el presidente, los vicepresidentes, secretario general, directores, gerentes y jefes de oficina,, realizarán la solicitud vía correo electrónico indicando datos como: Nombre de la serie documental. Expedientes o carpetas requeridos, indicando las palabras claves de búsqueda principales. Fecha del documento. Dependencia que realiza la solicitud. Así mismo, el administrador informará por correo electrónico el número con el cual quedó radicada la solicitud y el tiempo en el cual se atenderá la misma. La documentación requerida por la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP será trasladada a los lugares que esta indique dentro del perímetro urbano y de acuerdo con la solicitud, con el fin de satisfacer las necesidades, a continuación se detallan las clases de consulta. En caso de inconsistencia con los datos suministrados en el requerimiento, el administrador no realizará el servicio e informará al cliente por medio de correo 13

14 electrónico a más tardar 1 hora después de radicada la solicitud. Lo anterior con el fin de que se realice la respectiva corrección y nueva radicación de la solicitud. El personal del archivo central recibe cada una de las solicitudes de los colaboradores, vía correo electrónico, teniendo en cuenta que en la misma se especifiquen como mínimo los datos relacionados anteriormente. Posteriormente, envía la respuesta indicando que su solicitud está siendo atendida y citando el número de radicado asignado a cada solicitud. El personal del archivo central procederá a realizar la búsqueda en la base de datos, verificando el tipo de unidad documental solicitada, si la unidad documental se encuentra prestada, una vez ubicada en la base de datos, se verifica si su estado es: Disponible ( IN ), Prestada ("OUT ) o Permanentemente Afuera ( PERM OUT ) El personal del archivo central recuperará físicamente la carpeta solicitada con el dato de la ubicación en bodega y la caja que la contiene. Dentro de la caja deberá quedar relacionada la salida del documento, para esto se debe diligenciar el formato que se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión de la EEB y que puede ser impreso para tal fin, GDC-F-AA Afuera" dejándolo al interior de la(s) caja(s). Si el documento solicitado está disponible para consulta en línea a través de la herramienta informática, el personal encargado del archivo central procederá a informar al solicitante que puede hacer uso de ella y le presta el apoyo técnico de manera que pueda obtener los datos que necesita teniendo en cuenta el instructivo que se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión de la EEB GDC-O-AA-001 Anexo 1 - Consulta de documentos digitalizados. Si la unidad documental se encuentra prestada, el personal del archivo central procederá a identificar la persona que la solicitó y el colaborador al que se le asignó el préstamo, para comunicar al colaborador solicitante que la unidad documental se encuentra prestada, el nombre de la persona a la cual se realizó el préstamo y la fecha del préstamo. El personal del archivo central registra los datos de los documentos prestados en la base de datos con la finalidad de generar la remesa de préstamo, si el sistema por alguna razón no se encuentra disponible, como contingencia utilizará el formato que se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión de la EEB GDC-F-AA-004 Remisión documental e imprime dos copias, una para el colaborador y otra para el control del archivo Clases de Consulta La documentación podrá ser consultada a nivel de (1) Caja. Requerimiento de la caja completa. (2) Expediente. Consulta de una unidad documental compleja formada por varias carpetas de un mismo asunto. (3) Carpeta. Solicitud de una carpeta específica y (4) Documento o folio específico al interior de una unidad documental. Búsqueda del folio requerido por el colaborador, en el caso en que el colaborador no tenga claridad en el folio solicitado se enviará la carpeta completa; por los siguientes medios: A. Consulta en sala. En las instalaciones del archivo. B. Préstamo de unidades documentales: En el puesto de trabajo del colaborador. 14

15 Vía correo electrónico. Envío de las imágenes correspondientes a los documentos solicitados por el colaborador de EEB. Nota 1. el administrador se encuentra en la disposición de facilitar la información vía electrónica siempre y cuando no se afecten los procedimientos ni se ponga en riesgo la seguridad de la información. Nota 2. El envío del folio se hará únicamente vía correo electrónico, debido a que no está permitido extraer documentación de la carpeta Horario de consulta y tiempos de respuesta Para dar trámite a las consultas y préstamos que realicen los colaboradores de la EEB, se describen a continuación los volúmenes de documentación y el tiempo de respuesta de acuerdo con los siguientes rangos: Solicitudes Normales Se atenderán requerimientos normales correspondientes al archivo, con destino a la sede Calle 73 y Calle 61, de lunes a viernes en el horario de 8:00 am. a 4:00 pm., previo envío de las mismas al correo electrónico Las solicitudes realizadas desde las de 8:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 4:00 pm serán entregadas el mismo día. Los requerimientos recibidos después de las 4:00 pm., serán radicados a las 8:00 am. del siguiente día hábil y serán entregados a las 10:00 am., de ese mismo día. Máximo 5 unidades. Si los documentos se encuentran en la bodega de la calle 61, la respuesta al requerimiento será máximo en (4) cuatro horas hábiles y máximo en (8) ocho horas hábiles si la documentación se encuentra en la bodega de la calle 26. En caso de que los documentos no se encuentren en el archivo central, se informará vía correo electrónico la novedad en un plazo máximo de 2 horas. Nota. Estos tiempos podrán variar dependiendo de las solicitudes realizadas por otras áreas de EEB y los grados de urgencia presentados. Para ello, Gestión Documental se encargará de hablar con cada área para determinar la asignación de prioridades, y en todo caso podrá hacer entregas parciales. Solicitudes Urgentes Los requerimientos urgentes se recibirán de lunes a viernes en el horario de 8:00 am. a 5:00 pm., estos serán atendidos en máximo 2 horas hábiles, contados a partir de la hora de radicación del servicio. Para este ítem se contempla la entrega de máximo 3 unidades documentales (carpetas, AZ, paquetes, libros). 15

16 En el caso de altos volúmenes de documentación requerida, se realizarán entregas parciales de común acuerdo con el colaborador de EEB Entrega de documentación solicitada en préstamo Se generará una Remisión de Entrega de información por cada solicitud Autorización de Usuarios de Archivo Tiene por objeto establecer control para las carpetas que se entregan a los colaboradores de la EEB en calidad de consulta y/o préstamo tanto en soporte papel como electrónicas y que están bajo custodia de Archivo Central,,, mediante los colaborares autorizados ya sea por la Presidente, los Vicepresidentes, el Secretario General, Directores y Gerentes. El formato utilizado para tal fin es el de Autorización de Usuarios de Archivo GDC-F-AA-002 el cual se encuentra en el Sistema de Gestión Integrado dentro del proceso de Gestión Documental y Archivo GDC-PR-GD-001 Responsabilidades Es responsabilidad de la Presidente, los Vicepresidentes, el Secretario General, Directores y Gerentes de EEB; seleccionar y autorizar a los colaboradores que pueden solicitar en calidad de consulta y/o préstamo expedientes al Archivo Central de la Empresa Las personas autorizadas y el interesado directo deberán firmar el recibo o entrega de las carpetas. En el caso de presentarse un servicio de contingencia y que la información deba entregarse en un lugar diferente a la sede principal calle 73, se notificará por escrito especificando el lugar de entrega y notificando al interventor del proyecto para ejercer los controles necesarios Reporte de Documentos en préstamo pendientes por devolución Periódicamente se remitirá un reporte consolidado de la información que a la fecha de corte se encuentra en poder de los usuarios y que aún no han sido devueltos al Archivo Central. Se enviará un correo a cada uno de los usuarios con la lista de documentos pendientes por devolución. Si existen carpetas que van a ser retiradas permanentemente del Archivo Central, los colaboradores deben informar por escrito al Coordinador de Gestión Documental indicando el motivo del retiro permanente. Se cambiará el estado de la información de la base de datos registrando una nota aclaratoria. En caso de realizarse unificaciones de unidades documentales el usuario debe informar por escrito a al Coordinador de Gestión Documental con la finalidad de realizar los ajustes pertinentes en la base de datos Rearchivo de Información El colaborador solicitante una vez ha finalizado su préstamo envía un correo electrónico al personal del archivo central, y éste responde definiendo el día y hora de recolección de los 16

17 expedientes y/o documentos prestados. Al momento de hacer efectiva la entrega de los expedientes y/o documentos, el mensajero recibe el formato GDC-F-AA-004 "Remisión documental diligenciado y lo firma. Posteriormente, el mensajero transporta los expedientes y/o documentos hasta el Archivo Central. Cuando la documentación prestada regresa al archivo central, el personal encargado identifica el expediente en la base de datos, selecciona el estado y lo cambia a IN ; posteriormente, ubica la información en la caja que corresponde, actualiza el formato GDC- F-AA-005 "Afuera". En caso de demoras injustificadas en la devolución de los documentos prestados, alteración, destrucción o pérdida de documentos corporativos, el personal del archivo central deberá informar, vía correo electrónico, al Coordinador de Gestión Documental - quién toma las acciones del caso. En caso de pérdida de documentos que se encuentren en préstamo o estén en custodia del archivo central, el Colaborador deberá presentar denuncia formal ante las autoridades respectivas y entrega copia al Coordinador de Gestión Documental. 3. Proceso Correspondencia 3.1 Procedimientos Objetivo Administrar el servicio de correspondencia corporativa que incluye radicación, distribución y trámites de la documentación emitida por la Empresa de acuerdo al procedimiento de Administración de Correspondencia y Mensajería GDC-P-SC-004 el cual se encuentra en el Sistema de Gestión Integrado. Alcance La correspondencia entrante y saliente; será sometida a los procesos de radicación, digitalización, indexación y entrega a los destinatarios Ventanilla de Correspondencia Radicación Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. La radicación es realizada en el Administrador de información identificando datos básicos como: área, remitente, tipo de documento, anexos, fecha, asunto y medio de envío Digitalización de Correspondencia Se digita el número de radicado, cada folio pasa por el scanner y se obtiene la imagen digital de cada documento; la correspondencia que trae anexos se digitalizará la carta remisoria y 17

18 todos sus anexos, en esta actividad se efectúa el control de calidad de las imágenes, para garantizar su legibilidad, nitidez e integridad. El tiempo máximo para tener disponible la imagen será así: 1-10 folios: 1 hora, 10 folios en adelante: 3 horas Entrega de correspondencia externa recibida Distribución y entrega física de los documentos a las secretarias de cada área de la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP junto con la Planilla entrega de correspondencia recibida, esta actividad se realizara a en tres recorridos así: *El primer recorrido del día lunes iniciará una hora más temprano debido a que el día viernes lo usuarios laboran hasta la 1:30 p.m. **El segundo recorrido del día viernes se realizará a las 12:00m con el objeto de distribuir la correspondencia que ingresa después de las 11:00 a.m., debido a que los usuarios laboran hasta las 1:30 p.m. RECORRIDOS DIA RECORRIDO 1 RECORRIDO 2 RECORRIDO 3 LUNES 08:00 a.m.* 11:00 a.m. 03:00 p.m. MARTES 09:00 a.m. 11:00 a.m. 03:00 p.m. MIÉRCOLES 09:00 a.m. 11:00 a.m. 03:00 p.m. JUEVES 09:00 a.m. 11:00 a.m. 03:00 p.m. VIERNES 09:00 a.m. 12:00 m** Nota. El último recorrido podrá realizarse (1) una hora más tarde, dependiendo del volumen de correspondencia recibida. La correspondencia recibida después de esta hora se entregara en el primer recorrido del siguiente día hábil, por los auxiliares de radicación, cuando los documentos son de índole legal o fiscal se entregaran inmediatamente, como lo son las tutelas, derechos de petición, acciones de cumplimiento, acciones populares y demandas (estas últimas solo si son autorizadas por el área jurídica Secretaría General) Se establecen tres áreas críticas; Presidencia, Secretaría General y Vicepresidencia Financiera: A las cuales de lunes a jueves sobre las 5:30 p.m., se revisará que comunicaciones hay para estas áreas y se realizará el respectivo recorrido y los viernes para cualquier comunicación que ingrese para dichas áreas se realizará la llamada respectiva a quien se encuentra en el área para indagar si se entrega el mismo viernes o si por el contrario se realiza la entrega para el lunes. En cada una de las planillas se registrará la fecha, remitente, asunto, destinatario y firma de constancia de entrega al destinatario. Nota. Para la correspondencia personal cuyo destinatario, sea un colaborador de la EEB, se recibirá la correspondencia más no se radicará, para tener el control de la correspondencia personal entregada se relacionará en la Planilla de Entrega Correspondencia Recibida Entrega de correspondencia enviada El colaborador de la EEB debe hacer entrega de la correspondencia en original y dos copias, con los datos completos del destinatario y con su respectivo sobre marcado con los datos tanto del remitente como del destinatario, El auxiliar de radicación pega el stiker con el número 18

19 radicado consecutivo en el original y las dos copias. Una vez empacado el documento el auxiliar de radicación debe verificar que los datos del destinatario y dirección que están registrados en el sobre sean los mismos de la carta. Datos del destinatario Título (Señor, señora, doctor, doctora, etc.) NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO (Siempre en mayúscula sostenida) Cargo Nombre de la Empresa a la cual pertenece el destinatario Dirección del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en la ventanilla de radicación) Ciudad del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en la ventanilla de radicación) Cantidad de copias generadas Un original para ser entregado al destinatario. Entrega del sobre y sugerencia de marcación Primera copia para ser entregada en la ventanilla de correspondencia. Segunda copia para ser devuelta al remitente con el acuse de recibo del destinatario. Remitente Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) Remitente Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) Destinatario Título Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) Destinatario Título Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) El auxiliar de radicación verifica el tipo y prioridad del envío, consulta con el Coordinador de Gestión Documental de la EEB quien establece el medio de distribución; los envíos por Mensajería Expresa, nacional o internacional se distribuyen con guía y si es con mensajero motorizado interno se genera la "Planilla Control de Distribución de Correspondencia Mensajería Motorizada". 19

20 Para entrega de correspondencia no radicada se coordina entre el auxiliar de radicación y el mensajero, se identifica la prioridad y se diligencia la Planilla de Control de Distribución de Correspondencia Mensajería Especializada. Novedades Para hacer seguimiento a la distribución de la correspondencia por medio de Mensajería Especializada, diariamente el auxiliar de radicación ingresará a envía on line para verificar la correcta entrega, si se presenta alguna novedad se indagará y dará solución a la misma, si por el contrario no fue posible solucionarla, se envía un correo electrónico directamente al remitente notificándole que se solicitará la devolución del documento Radicación y Entrega de Factura en SAP Para la radicación de las facturas es necesario seguir los pasos mencionados en el instructivo de radicación de facturas (Ver Anexo 4) Tiempos Los tiempos descritos se podrán ver afectados cuando en el momento de la entrega el destinatario no se encuentre, no exista la dirección, se anteponga el reparto de junta directiva, surja el trámite de algún documento legal (tutelas, derechos de petición, etc.) y deba ser reprogramada la entrega en el siguiente recorrido. La entrega de correspondencia de junta directiva, se realizará una vez al mes, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP informará a través de la interventoría, para prever la asignación del recurso que cubra la actividad Informes Como control y registro de las actividades, se registrara al final del mes la contabilización del volumen de documentos que ingresan, número de transacciones realizadas en términos de actividades y las novedades presentadas. Estos indicadores se presentaran mensualmente dentro del informe consolidado de gestión que se entrega junto con la factura Radicación y Entrega de Factura en SAP La radicación de facturas se realizará únicamente en la Ventanilla de Correspondencia de la Calle 73, siguiendo los pasos mencionados en el instructivo GDC-I-SC RADICACIÓN DE FACTURAS que se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión de la EEB Tiempos Los tiempos descritos pueden variar cuando en el momento de la entrega el destinatario no se encuentre, no exista la dirección, se anteponga el reparto de junta directiva, surja el trámite de algún documento legal (tutelas, derechos de petición, etc.) y deba ser reprogramada la entrega en el siguiente recorrido. La entrega de correspondencia de junta directiva, se realizará una vez al mes, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP informará a través de la interventoría, para prever la asignación del recurso que cubra la actividad. 20

21 Traslados de Documentos de Archivo entre Sedes Se realizarán dos recorridos entre sedes: 11:00 a.m. y 2:00 p.m., es de aclarar que se transportarán únicamente documentos de archivo, dentro de estos traslados se excluyen: cables, ropa, comida, dinero, entre otros diferentes a documentos Horarios de Atención Ventanilla de Correspondencia Calle 73. Lunes a Viernes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m. 4. Proceso Digitalización 4.1 Procedimientos Objetivo Establecer mecanismos de control para la recepción, digitalización é indexación de los documentos de la Empresa de Energía de Bogotá para su custodia, administración y habilitación en el sistema. Alcance Los documentos entrantes; serán sometidos a proceso de recepción, organización, digitalización, indexación, legajado y las imágenes resultado del proceso, serán ubicadas en el servidor para la disponibilidad de los usuarios finales, ó serán enviadas en CD a petición del usuario para garantizar la confidencialidad de la información Recepción Inicio del proceso que consiste en la recepción de los documentos, verificación del contenido de la relación de entrega y registro de las unidades en las planillas de control y medición de volúmenes Digitalización Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. 21

22 4.1.3 Indexación En esta etapa a las imágenes obtenidas en la digitalización, se les digitan datos (Llaves de búsqueda) que permiten atarlas a un área, seguido a esto se realiza la confirmación, que es la notificación a cada usuario de la disponibilidad de consulta en línea de los documentos Tiempos Una vez preparados los documentos se podrán digitalizar hasta 40 páginas por minuto siempre y cuando el gramaje del papel no sea menor a 75 gr y su tamaño sea estándar para poder escanearlo por medio de alimentación automática, a 200 dpi. Si por el contrario los documentos son de diferente gramaje, diferente tamaño y presentan algún daño, se digitalizarán hasta 4 páginas por minuto en escáner cama plana a 200 dpi. El proceso de digitalización para la serie Historias Laborales requiere de mayor tiempo, debido a los diferentes tipos de papel, tamaño y estado de los documentos. El 61% de los documentos deben ser digitalizados en cama plana, lo que hace que el proceso sea lento por el tipo de alimentación de papel que deben tener los scanner; pues mientras por alimentador automático en estado normal del papel se digitalizan 40 páginas por minuto, por cama plana se digitalizan 4 páginas por minuto. Para las series documentales a programar con cronograma se estima conveniente, dependiendo de su volumen se prevean los recursos necesarios para garantizar que el día a día no se vea afectado. Los tiempos descritos se podrán ver afectados cuando la calidad de los documentos no sea optima o la disponibilidad del sistema este limitada Digitalización de series documentales desactualizadas Para digitalizar las unidades documentales existentes y desactualizadas, se requiere borrar las imágenes existentes, para evitar su adición y duplicidad, dada su relación por descripción. Cumplidos estos requisitos de seguridad y control, se procede a la digitalización é indexación, y se identificará cada folio físico con una reseña que permita reconocer que el proceso fue realizado; se dará continuidad a la digitalización de los soportes que se incorporen a la carpeta y el préstamo del documento físico será restringido para la consulta, por la disponibilidad de imágenes en el sistema, excepto para los tramites de tipo legal, estableciendo filtros de control y autorización. 6. Informes Como control y registro de las actividades, se registrara al final del mes la contabilización de los indicadores correspondientes. 7. Facturación Las facturas son generadas mensualmente. Junto a la factura se enviaran los indicadores y novedades de los procesos del proyecto, consignados en el informe de gestión y Actas de fumigación de áreas. 22