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Transcripción

1 Versión 11.0 Página 1 de 7 1. OBJETIVO: Definir los lineamientos para la formulación y la ejecución del plan anual de Bienestar de los Servidores del ICBF. Favoreciendo su desarrollo integral, contribuyendo al mejoramiento de su nivel de vida, el de su familia y estimulando el sentido de pertenencia y compromiso institucional. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de las necesidades de los Servidores Públicos del ICBF y finaliza con la evaluación de cada una de las actividades del. Aplica para la Sede de la Dirección General y regionales. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Actividad Descripción (cuando aplique) 1 2 P.C. 3 4 P.C. 5 Elaborar Programa de social izar ante la Comisión de Personal Elaborar proyecto de resolución Aprobar Programa de Bienestar Identificar necesidades de los servidores públicos Inicio Revisar la normatividad para la creación del programa de Bienestar. Definir los lineamientos del Programa de Bienestar. Elaborar el Programa de Bienestar de la vigencia. Presentar el Programa de Bienestar a la Comisión de personal para su revisión y aval Elaborar el proyecto de resolución mediante el cual se adopta el programa de social a nivel nacional. Entregar a la Secretaria General junto con el programa de para su aprobación. Revisar y dar visto bueno al proyecto de resolución y al Programa de Bienestar. Enviarlo a la Directora General para firma de resolución. Se identifican las necesidades de a través de los siguientes medios: Responsable (Cargo o nivel que realiza la actividad) Coordinador(a) del Secretaría General Registro (evidencia de la actividad, si aplica) Programa de Bienestar Acta de reunión Proyecto de Resolución Resolución Encuesta diagnóstico necesidades de

2 Aplicar el instrumento diagnóstico de identificación de necesidades de. Versión 11.0 Página 2 de 7 Bienestar (Virtual y Física) Tabular la información. Revisar las encuestas de satisfacción de las actividades del plan del año anterior, resaltando las actividades que obtuvieron mayor participación y teniendo en cuenta los intereses manifiestos de los Servidores Públicos. Revisar el consolidado de las sugerencias suministradas a través de cualquier medio. Actualizar la información sociodemográfica de los Servidores Públicos para determinar grupos objetivo y actividades del. / Regional / Formato registro sistematizado buzón de sugerencias Informe y análisis de los resultados 6 Realizar proyecto plan de Elaborar informe de las necesidades identificadas en cada regional para diseñar el Plan de Bienestar del año. Elaborar proyecto de Plan Anual de Bienestar teniendo en cuenta el presupuesto asignado desde la Sede de la Dirección General, las necesidades identificadas y la Resolución que adopta el Programa de Bienestar. / Regional / Formato 7 Revisar proyecto plan de La revisión del proyecto del plan de se realiza en la sede nacional, con el Director de Gestión Humana y en las regionales con el Director Regional y con el Coordinador Administrativo de la regional para validar las actividades propuestas dentro del. Director de Gestión Humana Director Regional Acta Reunión 8 P.C Aprobar plan de En la sede Nacional: el plan de lo aprueba el Director Director de Gestión Humana /

3 Versión 11.0 Página 3 de P.C izar el plan de Elaborar Estudios previos y ficha técnica para la contratación Revisar y aprobar contratación 12 Ejecutar plan de El plan de de las regionales es revisado y avalado por la coordinación del grupo de desarrollo y enviado a la regional para la firma del Director Regional, el Coordinador Administrativo y el profesional del Grupo administrativo de la regional. izar y publicar el Plan de Bienestar a nivel nacional a los Servidores Públicos para su conocimiento. Elaboración de ficha técnica y estudios previos para la contratación de las actividades de social con la caja de compensación y/o a su vez con quien haga las veces de proveedor, de acuerdo con el plan a ejecutar. Revisar aprobar y contratar los estudios previos y ficha técnica, en la Sede Nacional la Dirección de Contratación y en la regional el profesional jurídico. Realizar la convocatoria e inscripción de la actividad (si aplica) Entregar carta de compromiso de actividad de Bienestar al Servidor público de acuerdo con las actividades a ejecutar para su firma. (si aplica) Desarrollar la actividad Registrar la asistencia de los servidores públicos a la actividad. Aplicar la encuesta de satisfacción a cada una de las actividades desarrolladas en un plazo máximo 8 días hábiles Coordinador Profesional de la Dirección de Contratación/ Coordinador Administrativo Regional / Regional/ Formato Correo electrónico/ Intranet Estudios previos Ficha técnica Contrato plan de Clip informativo o correo electrónico. F6 Carta de compromiso actividad de Bienestar Evidencias de la actividad F7 Registro de asistencia actividad de Bienestar F3 Encuesta satisfacción de

4 después de realizada la actividad. Versión 11.0 Página 4 de 7 Bienestar (Físico o Virtual) 13 P.C. 14 PC 15 Seguimiento a ejecución presupuestal Realizar seguimiento a la ejecución del plan Consolidar información del Plan de Bienestar 16 Elaborar informe final Realizar la tabulación y análisis de los resultados. Realizar seguimiento mensual a la ejecución presupuestal de las actividades del plan de y remitir informe mensual al referente de social de la Sede Nacional Diligenciar y remitir al referente la matriz de seguimiento mensualmente, en donde se evidencien el desarrollo de las actividades (reporte de indicadores). Armar la carpeta con los soportes que evidencien el desarrollo de las actividades, al finalizar cada una de éstas, debe contener: Convocatoria al evento Listado de inscripción (Excel) Cartas de compromiso Registro de asistencia Registro fotográfico Tabulación y análisis de los resultados de las encuestas de satisfacción. Anexo consolidado de F4 PR1 MPA1 P1 Buzón de sugerencias cliente interno. Elaborar el informe final de las actividades de con sus respectivos soportes, de acuerdo con formato F10 PR1 MPA1 P1 Informe final / Regional/ / Regional/ / Regional / / Informe y análisis de los resultados Físico y magnético. F8 Formato ejecución presupuestal plan F2 Matriz de Seguimiento a la ejecución de las actividades del plan de social Correo electrónico Carpeta de Bienestar según tabla de retención documental Formato registro sistematizado buzón de sugerencias F10 Formato informe final actividades plan de social - Digital y físico

5 Versión 11.0 Página 5 de 7 Archivar en la carpeta de Regional y del Grupo Remitir a través de correo electrónico a la Dirección de Gestión Humana para verificar el cumplimiento del. Fin P.C.: Punto de Control 4. RESULTADO FINAL: Ejecución de las actividades del plan de Bienestar a Servidores Públicos y familias. 5. DEFINICIONES: Bienestar : Conjunto de factores que participan en la calidad de vida de un colaborador permitiendo que exista un equilibrio físico, mental y de relaciones positivas con su entorno ecológico, social y laboral. : Documento donde se establecen las actividades que se llevarán a cabo para dar respuesta a las necesidades colectivas e individuales de los colaboradores del Instituto. Área de Protección y Servicios es: son programas mediante los cuales se atienden las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del empleado y su familia, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación. Área de Calidad de Vida Laboral: Son programas que se ocupen de problemas y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional. Recreación: Actividades dirigidas a los funcionarios y sus familias para generar espacios que permitan salir de la rutina generando momentos de distracción y convivencia laboral. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución 1756 de 2016, por la cual se adopta el programa de familiar del Instituto colombiano de Bienestar familiar. Resolución 2545 de 2016, por la cual se adopta el Plan de Incentivos del Instituto colombiano de Bienestar familiar. Ley 909 de 2004, en la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones.

6 Versión 11.0 Página 6 de 7 Decreto-Ley 1567 de 1998, Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Decreto 1083 del 26 de mayo de Resolución 1420 de 2014 por la cual se adopta el programa de Apoyo Escolar. Resolución No de 2010 por la cual se modifica la resolución 1420 en su artículo primero el programa de Apoyo Escolar. Resolución 2398 de 2015, por la cual se modifica la resolución 1224 de Acta de acuerdo Colectivo entre el ICBF y SINTRABIENESTAR del 5 de mayo de Circular Externa DAFP Todas aquellas que los modifiquen, sustituyan o deroguen. 7. RELACIÓN DE FORMATOS: Relacionar los formatos que son utilizados en la ejecución de las actividades. CODIGO F5 F8 F6 F7 F2 F3 F10 NOMBRE DEL FORMATO Encuesta diagnóstico necesidades de Bienestar Encuesta sociodemográfica Formato ejecución presupuestal plan Carta de compromiso actividades de Bienestar Registro de asistencia actividades de Bienestar Matriz de seguimiento a la ejecución de las actividades del plan de social Encuesta de satisfacción de Bienestar Formato registro sistematizado buzón de sugerencias Formato informe final actividades plan de social 8. ANEXOS: N/A 9. CONTROL DE CAMBIOS: Registrar brevemente los cambios que se presenten en el cuerpo del documento según la versión que se modifica. Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del Cambio Se realizan ajustes generales en el objetivo y en las descripciones de las actividades.

7 Versión 11.0 Página 7 de 7 Se actualizaron los documentos de referencia teniendo en cuenta la vigencia 2016.