PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE EVENTOS ESPECIALES

Transcripción

1 HOJA 1DE 7 1.-OBJETIVO. Realizar la grabación audiovisual de eventos especiales del Congreso del Estado para llevar a cabo su difusión en los medios de comunicación y producción de productos audiovisuales de difusión de información institucional. 2.-ALCANCE. Inicia desde la llegada de la solicitud a la Coordinación de Comunicación Social, posteriormente se envía la orden al personal de apoyo de la Coordinación de Comunicación Social, posteriormente de planea la manera en cómo se cubrirá el evento especial, siguiente se lleva a cabo la grabación del mismo y culmina con la difusión del mismo, ya sea en medios de comunicación o productos institucionales. Implica a Coordinador de Comunicación Social, personal de apoyo de la Coordinación de Comunicación Social, solicitante. 3. RESPONSABILIDADES Puesto Personal de Apoyo de la Coordinación de Comunicación Social Responsabilidades Generales Recibir la solicitud de cobertura de evento especial Inscribir en la Bitácora dicha solicitud, sacarle un oficio y archivarla Entregar el oficio original al Coordinador de Comunicación Social Una vez recibirá la indicación del Coordinador de Comunicación, dar respuesta a la solicitud y adjuntar archivo digital, en caso de que lo soliciten. Coord. de Comunicación Social Personal de Apoyo de la Coordinación de Comunicación Social Solicitante Recibir la solicitud y girar las instrucciones al área de Producción Audiovisual para que se realice la cobertura del evento especial. Determinar la viabilidad de la solicitud en base a cuestiones técnicas y legales. Instruir para que se dé respuesta al oficio recibido. Recibir la instrucción de parte del Coordinador de Comunicación Social de llevar a cabo la cobertura del evento en cuestión. Contactar al solicitante para afinar detalles de la cobertura que habrá de llevarse a cabo. Preparar el equipo técnico y humano que habrá de utilizarse para llevar a cabo la cobertura de dicho evento. Trasladarse al sitio donde se desarrollará el evento. Llevar a cabo la cobertura del evento y almacenar la información en disco duro externo. Realizar el vaciado de la información en la Computadora ubicada en el área de Producción Audiovisual, etiquetar y trasladar a disco duro externo. Si se requiere se lleva a cabo una edición especial que se le proporciona al solicitante. Enviar la solicitud de cobertura de evento especial a la Coordinación de Comunicación Social. Proporcionar la información necesaria, así como las condiciones para la cobertura de dicho evento.

2 HOJA 2DE 7 4. Políticas Sólo se realizarán los productos solicitados y/ó autorizados por el Coordinador de Comunicación Social, mediante oficio. Acordar entre el Coordinador y el Personal de Apoyo de la Coordinación de Comunicación Social el tiempo de entrega del Producto Final. Para ediciones de videos de semblanza, informes ó de apoyo para presentación de eventos, se estiman 5 días hábiles. Para llevar a cabo este proceso, se parte de la base de contar con la información completa, y la recopilación de la totalidad de los elementos audiovisuales necesarios (audio, video, fotografías, guiones literario y técnico.) Para llevar a cabo la cobertura audiovisual de los eventos especiales, se requiere contar con la siguiente información: nombre del solicitante, lugar, día, hora, objetivo del evento, descripción del evento y características especiales que requiera la grabación. Para llevar a cabo la cobertura de un evento especial el traslado al lugar donde se realizará, si es foráneo, deberá ser con 24 horas de anticipación. En caso de no contar con la totalidad de estos elementos, el tiempo de entrega se verá incrementado de manera directamente proporcional. 5.-DEFINICIONES PACCS.- Personal de Apoyo de la Coordinación de Comunicación Social. 6.-DESARROLLO PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 PACCS PACCS 7 PACCS Recibe la solicitud de cobertura de evento especial. La inscribe en la bitácora, la fotocopia y guarda en archivo y la turna al Coordinador de Comunicación Social. Recibe el oficio de solicitud. Determina la viabilidad de la cobertura en base a requerimientos técnicos, humanos y legales. Si no es viable se notifica al solicitante de por qué no se le puede dar una respuesta satisfactoria a su solicitud. Si es viable se gira la instrucción al PACCS para que lleve a cabo la cobertura del evento. Recibe la instrucción y se pone en contacto con el solicitante para afinar detalles para llevar a cabo la cobertura del evento. DOCUMENTO DE TRABAJO CCS

3 HOJA 3DE 7 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 8 SOLICITANTE 9 PACCS 10 PACCS 11 PACCS Le presenta todos los detalles del evento al PACCS. Con todos los detalles del evento se lleva a cabo la planeación técnica y humana de la cobertura del evento Se traslada al lugar del evento y lleva a cabo la cobertura del mismo. Una vez en la oficina lleva a cabo el vaciado del archivo digital en video en la computadora ubicada en el área de Producción Audiovisual 12 PACCS Lleva a cabo la edición del video obtenido 13 PACCS 14 PACCS FIN DEL PROCESO Si es solo material que no se utilizará en el momento se clasifica y guarda en disco duro externo. Si la solicitud así lo requiere se envía el archivo digital editado al Coordinador de Comunicación Social para que dé respuesta al solicitante. Recibe el archivo digital en video y lo envía mediante oficio al solicitante. Solicitudes Recibidas / Trabajos Entregados (X 100) DOCUMENTO DE TRABAJO Archivo digital en video Archivo digital en video Archivo digital en video y Archivo digital en video

4 HOJA 4DE DIAGRAMA DE FLUJO PACCS COORDINADOR DE PACCS SOLICITANTE INICIO RECIBE EL OFICIO DE SOLICITUD RECIBE LA INSTRUCCIÓN DE COBERTURA DEL EVENTO RECIBE LA SOLICITUD, LA INSCRIBE EN LA BITÁCORA, LA FOTOCOPIA Y LA GUARDA EN ARCHIVO TURNA EL OFICIO DE SOLICITUD ORIGINAL AL COORDINADOR DE NO DETERMINA LA VIABILIDAD DE LA SOLICITUD CONTACTA AL SOLICITANTE PARA AFINAR DETALLES TÉCNICOS PARA LLEVAR A CABO LA COBERTURA DEL EVENTO RECIBE LOS DETALLES Y LLEVA A CABO LA PLANEACIÓN TÉCNICA Y HUMANA PARA REALIZAR LA COBERTURA PRESENTA LOS DETALLES TÉCNICOS AL PACCS ACERCA DEL EVENTO A CUBRIR ENVIA OFICIO AL SOLICITANTE DONDE SE DETALLA POR QUÉ NO SE PUEDE DAR RESPUESTA SATISFACTORIA A SU SOLICITUD SI GIRA LAS INSTRUCCIONES AL PACCS PARA QUE SE LLEVE A CABO LA COBERTURA DEL EVENTO SE TRASLADA AL LUGAR DONDE SE REALIZARÁ EL EVENTO Y REALIZA LA COBERTURA UNA VEZ EN LA OFICINA LLEVA A CABO EL VACIADO DEL ARCHIVO DIGITAL EN VIDEO SE RECIBE ARCHIVO DIGITAL DEL EVENTO Y SE ENVIA CON OFICIO ADJUNTO AL SOLICITANTE SE ENVIA ARCHIVO DIGITAL EDITADO DETERMINA EL DESTINO DEL VIDEO OBTENIDO SI ES SOLO PARA ARCHIVO SE CLASIFICA LA INFORMACIÓN, SE EDITA Y SE ARCHIVA PARA CUANDO SEA REQUERIDO FIN

5 HOJA 5DE 7 8. Referencias Documentos a los cuales se hace Referencia Titulo Manual de calidad Reglamento interior del Congreso del Estado Ley Electoral del estado de San Luis Potosí 9. Control de Registros MC Código Código Almacenado Recuperación Protección Retención Disposición Disco Duro de la En una carpeta Periodo de la Se guarda en computadora de identificada Legislatura disco duro PACCS y en disco como Bitácora. externo y se duro externo identifica por ubicado en el número de Área de Legislatura Producción Audiovisual. Formato de Bitácora ANEXOS FECHA Se localiza en el Disco Duro externo en el Área Producción Audiovisual y está ordenado por año, mes y para tener acceso a ella se requiere solicitarlos al Coord. de Comunicación Social. ARNULFO VILLANUEVA GUTIERREZ BITACORA DE VIDEO Y EVENTOS DE LA LX LEGISLATURA DEL 15 DE SEPTIEMBRE 2013 A JULIO DE 2014 EVENTO 06 DE SEP 2013 ENTREGA DE PRESEA A CESAR DIAS DE SANDI 09 DE SEP 2013 REUNION COM. DE DESARROLLO TERRRITORIAL SUSTENTABLE 12 DE SEP 2013 FIRMA DE CONVENIO PLAN ESTATAL ACUSATORIO CONGRESO DEL ESTADO CON LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SLP 14 DE SEP 2013 FORO CONSULTA INDIGENA EN EL CRISTIANO 14 DE SEP 2013 REVELACION DE PLACA DE LOS EDIFICION DE

6 HOJA 6DE 7 HIDALGO Y VALLEJO 15 DE SEP 2013 VIDEO DE APOYO APERTURA DE PERIODO DE SESIONES DEL 2º AÑO LEGISLATIVO 17 DE SEP 2013 REUNIO DE COM. DE PUNTOS CONSTITUCIONALES 19 DE SEP 2013 VIDEO APOYO DE VISITA A CONGRESO CON EL LIC. LUIS MANUEL ALVAREZ 24 DE JUNIO 2014 VIDEO APOYO Y CONFERENCIA DE LOS JUICIO ORALES CON DR. HESBERT BENAVENTE CHORRES 25 DE JUNIO 2014 REUNION COM. DESARROLLO TERRITORIAL SUSTENTABLE Y NUEVO DELEGADO DE CORET 25 DE JUNIO 2014 VIDEO APOYO DIP. JAEN CASTILLA VISITA DE ESCUELA CON EL CAMION DE BIBLOTECA 26 DE JUNIO 2014 ENTREGA DE PROPUESTA PARA LA PRESEA EN PLENO PARA ANTONIO 27 DE JUNIO 2014 MANIFESTACION DE GAY EN VALLEJO DE JUNIO 2014 INSTALACION DE PERMANENTE 02 DE JULIO 2014 VIDEO APOYO DE COMITÉ DE TRANSPARENCIA 03 DE JULIO 2014 REUNION COM. AGUA CON INTERAPAS PARA LA EXPLICACION DE PRESA EL REALITO 10 DE JULIO 2014 VIDEO APOYO DE INTALACIÓN DE COMISION ESPECIAL A DENUNCIA A DE PERIODISTAS 11 DE JULIO 2014 VIDEO APOYO SESION PERMANENTE

7 HOJA 6DE CONTROL DE CAMBIOS FECHA DEL CAMBIO ESTADO DE REVISIÓN 00 Emisión del documento RAZÓN O MOTIVO DEL CAMBIO ELABORO: Coord. de Comunicación Social Reviso: Presidente del comité de calidad REVISÓ: Junta de Coordinación política APROBÓ: Directiva I