PLIEGO DE CONDICIONES DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARA EL SUMINISTRO DE UN SISTEMA DE CRONOMETRAJE BASADO EN TRANSPONDEDOR RFID Y GESTIÓN DE LAS

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1 PLIEGO DE CONDICIONES DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARA EL SUMINISTRO DE UN SISTEMA DE CRONOMETRAJE BASADO EN TRANSPONDEDOR RFID Y GESTIÓN DE LAS CLASIFICACIONES PARA LA VUELTA CICLISTA A LA PROVINCIA DE A CORUÑA.

2 1. INTRODUCCIÓN La Federación Galega de Ciclismo es la responsable de la organización de la Volta Ciclista a la Provincia de A Coruña, que se llevará a cabo en tres etapas los días 20, 21 y 22 de mayo de Para la realización del evento antes mencionado es imprescindible contar con un sistema de cronometraje deportivo eficiente y fiable, integrado con un sistema de foto-finish que permita obtener los resultados de la prueba de modo rápido y preciso. También es necesario contar con un sistema de clasificaciones informatizado y automatizado que respecte el reglamento del deporte ciclista en lo que a vueltas por etapas se refiere y lleve el control de todas las clasificaciones que el reglamento particular de la prueba indique. Es por ello que se redacta el presente pliego de condiciones para que todas las empresas que lo deseen y estén capacitadas, puedan optar a presentar ofertas, a fin de suministrar a la Federación Gallega de Ciclismo los servicios informatizados de gestión de la clasificación y cronometraje de la vuelta, según las condiciones que se redactan en el presente pliego de condiciones. La descripción de los elementos que se detallan en el presente pliego se considera la mínima que se necesita, las empresas si lo estiman necesario y conveniente, podrán presentar las mejoras que consideren. El incumplimiento o la falta de alguna documentación solicitada en el presente pliego y que se considera mínima, implicará la exclusión de la oferta en proceso de valoración y la oferta no se tendrá en cuenta. 2. ELEMENTOS A SUMINISTRAR Se describe en este punto las necesidades consideran mínimas y que se tienen que cumplir obligatoriamente en la zona de llegada de las tres etapas. Los puntos fijos en los que estarán situadas las líneas de meta de las tres etapas, así como los horarios de las mismas no están de momento disponibles y podrán ser modificados en cualquier momento. A efectos de valoración de las ofertas, indicara que las tres etapas se llevarán a cabo en la zona norte de la provincia de A Coruña. (Cerceda. Brion y Ferrol) Los requisitos mínimos a cubrir son: Sistema automatizado de cronometraje deportivo basado en transpondedor RFID ACTIVO y cámara de foto-finish. Zona, set, oficina móvil, recinto, o similar en el que el jurado técnico de la prueba se pueda reunir de forma privada para tomar las decisiones que sean necesarias en la línea de llegada. Sistema automatizado basado en un software para la gestión de los resultados de ciclismo. Deberá facilitar las clasificaciones de la etapa, la

3 general por tiempos, y las distintas clasificaciones que figuran en el reglamento de la prueba. (clasificación por equipos por tiempos, premio de la montaña, metas volantes, etc.) Dicho software estará preparado y configurado para el cumplimiento del reglamento del deporte ciclista en lo que se refiere a vueltas por etapas y ciclismo en carretea en general y del reglamento particular de la prueba. Sistema de impresión ágil y rápido, de forma que se pueda sacar de modo inmediato (una vez lo autorice el jurado técnico de la prueba) las clasificaciones reducidas (conocidas como rápidas) para agilizar la ceremonia de pódium y se den a conocer a los medios de prensa, a los equipos y autoridades, al menos se imprimirán cada etapa una media de 20 clasificaciones rápidas. Sistema de impresión del comunicado oficial de cada etapa, en el que se incluirán las clasificaciones completas de cada día y las observaciones que el jurado técnico quiera incluir en dicho comunicado cada día. Cada día se imprimirán 3 copias de este documento. Sistema de impresión para generar la documentación según las normas que la Real Federación Española de Ciclismo dita en lo que se refiere a participantes de la vuelta y acta de la carrera. Sistema automatizado del cálculo e impresión de los importes económicos que le corresponderán a cada participante, según el reglamento particular de la prueba una vez descontadas las sanciones en caso de que las hubiera. Dos juegos de dorsales reglamentarios para la espalda del ciclista con la publicidad que la Federación Galega de Ciclismo indique. Tamaño según la normativa técnica del deporte ciclista. El dorsal deberá realizarse en material irrompible que dure las tres etapas y además se hará un juego de reserva. Placa dorsal para la bicicleta. Tamaño según la normativa técnica del deporte ciclista. Deberá realizarse en material irrompible que dure las tres etapas y además se hará un juego de reserva. Todos los elementos descritos anteriormente se consideraran imprescindibles y de obligado cumplimiento Sistema automatizado de cronometraje deportivo basado en transpondedor rfid activo y cámara de foto-finish El sistema de cronometraje ofertado deberá incluir las tecnologías RFID activas, de forma que cada participante llevará un transpondedor activo en su bicicleta y además constará de un sistema de foto-finish. La cámara de foto-finish se instalará en una de las torretas que estarán en la línea de llegada habilitadas para tal fin.

4 El sistema de cronometraje en su conjunto (cámara y transpondedor activo) deberá proporcionar de forma rápida y precisa la clasificación de cada etapa de modo inmediato y el acarreo de tiempos de cada participante a partir de la segunda etapa Set u oficina permanente móvil. La empresa deberá ofertar un servicio consistente en zona privada, set, oficina móvil, recinto, carpa, o similar, que haga las funciones de local de reuniones para el jurado técnico de la prueba. Esta zona deberá estar situada en la misma línea de llegada. En esta zona será en la que se tenga centralizado todo el equipamiento para el control de las llegadas y clasificaciones así como el material para la impresión y generación de las clasificaciones. Contará con los medios técnicos necesarios para que el jurado técnico pueda ver de una forma clara la grabación que la cámara de foto-finish realice de la llegada y si fuera necesario atender en la misma línea de llegada las posibles reclamaciones que pudieran surgir por parte de los equipos participantes Sistema automatizado para la gestión de las clasificaciones e impresión de documentos Con el sistema de cronometraje se deberá incluir un sistema automatizado para la gestión de las clasificaciones de la vuelta. Dicho sistema automatizado estará basado en un software para la gestión de los resultados de pruebas de ciclismo. Deberá facilitar las clasificaciones de la etapa, la general por tiempos, y las distintas clasificaciones que figuran en el reglamento de la prueba, (clasificación por equipos por tiempos, premio de la montaña, metas volantes, etc.) Dicho software estará preparado y configurado para el cumplimiento del reglamento del deporte ciclista en lo que se refiere a vueltas por etapas y ciclismo en carretea en general y del reglamento particular de la prueba Una vez que los participantes llegan a meta, el sistema deberá gestionar la clasificación por tiempos de cada etapa y los acarreos de tiempos que se produzcan a partir de la primera etapa de forma que gestionará de modo automático las distintas clasificaciones incluidas en el reglamento particular de la vuelta. El sistema deberá poder imprimir la clasificación de la etapa y de la general aunque no hayan entrado todos los corredores en meta, de modo que se podría sacar una clasificación provisional de los primeros puestos para que una vez validada por el jurado técnico de la prueba se pueda proceder a la ceremonia de pódium de cada etapa. Bajo ningún concepto se entregarán clasificaciones sin el visto bueno del jurado técnico de la prueba.

5 El sistema generará de modo automático los documentos en formato oficial de la Real Federación Española de Ciclismo en cuanto a la inscripción de la prueba y el acta final de la carrera. Toda la documentación que se genere impresa para entregar a la organización, los equipos, los medios de prensa y jurado técnico deberá ir en idioma castellano. No se permitirá la impresión de documentos en otro idioma distinto. Todos los documentos que se generen deberán respectar la imagen corporativa de la vuelta que será proporcionada por la federación, esta imagen corporativa consistirá en un encabezado y un pie en formato JPG. Las dimensiones serán reducidas para aprovechas al máximo la superficie del papel. En cuanto a la impresión de documentación se deberá tener en cuenta lo siguiente: Antes de la primera etapa se deberá generar un listado por dorsal para entregar al jurado técnico que irá en el formato establecido por la Real Federación Española de Ciclismo. Se imprimirán para los equipos participantes y la prensa un listado por dorsales con el formato de imagen corporativo diseñado por la Federación. En cada etapa se imprimirán los siguientes documentos: o Clasificaciones reducidas (conocidas como rápidas) para agilizar la ceremonia de pódium y se den a conocer estas clasificaciones, a los medios de prensa, a los equipos y autoridades, al menos se imprimirán cada etapa una media de 20 clasificaciones rápidas. o Sistema de impresión del comunicado oficial de cada etapa, en el que se incluirán las clasificaciones completas de cada día según el reglamento particular de la prueba y las observaciones que el jurado técnico quiera incluir en dicho comunicado cada día. Cada día se imprimirán 3 copias de este documento. En estas clasificaciones se entregará también a modo resumen un listado ordenado por dorsal en el que aparecerá el tiempo en la clasificación general de cada corredor y su puesto en dicha clasificación Al finalizar la vuelta se imprimirá el acta final en el formato establecido por la Real Federación Española de Ciclismo. Toda la documentación que se genere en formato papel se deberá generar en formato PDF, que será entregada cada día a la Federación Galega de Ciclismo Resumen final Una vez finalizada la vuelta se deberá remitir a la Federación el resumen final de toda la documentación en formato PDF. En este resumen final se deberá incluir un documento en el que se desglose el importe económico en concepto de premios en metálico a pagar a cada corredor agrupado además por equipo, según las condiciones establecidas en el reglamento particular de la prueba.

6 3. IMPORTE MÁXIMO DE LA OFERTA Las ofertas se presentarán en el formato que se especifica más adelante, teniendo en cuenta todo lo descrito en los puntos anteriores e incluyendo en el precio todos los gastos que la empresa pueda tener. Las zonas de montaje, distribución y horarios serán proporcionadas al menos con tres días de antelación a la salida de la primera etapa. La organización cubrirá los gastos de alojamiento en régimen de media pensión (desayuno y cena) del personal de la empresa encargado de la prestación del servicio. 4. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas deberán presentarse en formato impreso, dentro de un sobre cerrado en las oficinas de la Federación Galega de Ciclismo antes del día 4 de mayo de 2016 a las 14 horas. En dicho sobre, se deberá especificar de forma visible la frase OFERTA CRONOMETRAJE VOLTA A CORUÑA. También se podrán presentar ofertas por correo postal, en dicho sobre se deberá incluir la referencia OFERTA CRONOMETRAJE VOLTA A CORUÑA y deberá depositarse en cualquier oficina de correos o mensajería antes del día 30 de abril de Una vez que se haya depositado el sobre en la oficina de mensajería o en la oficina postal, e enviará un correo electrónico a federacion@fgalegaciclismo.es indicando que se ha entregado la oferta, el medio por el que se ha realizado la entrega y los datos del remitente. En ningún caso se aceptaran ofertas presentadas por correo electrónica. El incumplimiento de las normas descritas anteriormente implicará la anulación de la oferta presentada y no se tendrá en cuenta PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA La oferta económica se presentará en un folio impreso, en el que se deberá incluir la cuantía económica total con IVA incluido a la que ascienden los servicios descritos los tres días, según los requisitos y condiciones del presente pliego y de la oferta presentada por la empresa. Un ejemplo de presentación del documento puede ser: IMPORTE TOTAL CON IVA SERVICIO VOLTA A CORUÑA 3 ETAPAS: IMPORTE TOTAL SIN IVA SERVICIO VOLTA A CORUÑA 3 ETAPAS:

7 4.2. PRESENTACIÓN DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL OFERTADO Se deberá presentar además la siguiente documentación: 1. Certificado de estar al corriente en Obligaciones Tributarias y con la Tesorería General de la Seguridad Social, o documentación equivalente según el país en el que esté inscrita la empresa. 2. Número de personas que trabajarán prestando el servicio. Un día antes del comienzo de la prueba deberá aportar la relación de los trabajadores y el justificante de alta en la seguridad social, o documentación equivalente según el país en el que esté inscrita la empresa. 3. Marca y modelo del sistema de foto finish propuesto. 4. Marca y modelo del sistema de transpondedor activo propuesto. 5. Superficie en metros cuadrados del set u oficina permanente móvil. 6. Años de experiencia cronometrando vueltas por etapas. 7. Material del que se harán los juegos de dorsales 8. Material del que se harán los juegos de placas La omisión de cualquiera de los documentos descritos anteriormente supondrá la eliminación del proceso de la oferta presentada por la empresa. Además, se deberá describir de modo impreso lo siguiente: Descripción y detalle del sistema transpondedor y equipo RFID a utilizar. Descripción y detalle de la cámara de foto-finish. Años de experiencia en vueltas por etapas del operador del sistema. Ejemplo de cómo sería impreso el comunicado tras la segunda etapa. (Todos los documentos que se generarían, con una hoja de cada es suficiente). Material del que se harán los juegos de dorsales Material del que se harán los juegos de placas Las empresas podrán ofertar mejoras a las especificaciones descritas en este documento. 5. VALORACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas serán valoradas por una comisión nombrada por la Junta Directiva de la Federación Galega de Ciclismo. La puntuación máxima que se podrá obtener en la valoración de las ofertas es de 100 puntos, que se distribuirán de la siguiente manera: Calidad del material ofertado, máximo 50 puntos. Precio económico más ventajoso para la federación, máximo 50 puntos.

8 Esta comisión será la encargada de la apertura de los sobres y de la elaboración de los informes pertinentes que darán lugar a la adjudicación de los contratos. Los informes serán publicados en la página Web de la Federación Galega de Ciclismo VALORACIÓN DEL MATERIAL OFERTADO Para la valoración de la calidad del sistema de cronometraje propuesto, se tendrán en cuenta las premisas descritas en el presente pliego y las mejoras que cada empresa oferte. La mejor oferta presentada en cuanto a la calidad de los servicios y los materiales, tendrá un máximo de 50 puntos en este apartado y las demás ofertas se puntuarán en relación a esta VALORACIÓN ECONÓMICA La valoración económica tendrá un máximo de 50 puntos que saldrán de asignar 50 puntos como máximo a la oferta económica más ventajosa. Para la valoración de las ofertas económicas se otorgarán 50 puntos como máximo a la oferta económica más ventajosa y al resto de ofertas, se otorgarán las puntuaciones en relación a la siguiente fórmula matemática: Puntuación obtenida = (POE-4)+4* (P1 OFERTA) (P1 P2) POE será la puntuación que como máximo puede obtener por el concepto. P1 hace referencia al precio máximo de licitación, en este caso 2.500,00 OFERTA, hace referencia a la oferta económica presentada por cada empresa. P2, hace referencia al precio más bajo de todas las ofertas recibida. 6. CONDICIONES DEL SERVICIO Una vez valoradas las ofertas, la Federación Galega de Ciclismo se pondrá en contacto con la empresa ganadora que será aquella que presente la mejor opción en relación calidad/precio. El incumplimiento por parte de la empresa adjudicataria en cualquier punto de la oferta presentada, en base al presente pliego, supondrá la imposición de una penalización económica que ejecutará la Federación Galega de Ciclismo en la factura a abonar finalmente por los servicios prestados. En caso de que la empresa no respecte las especificaciones de los materiales presentados en la oferta, o los precios, la Federación Galega de Ciclismo no se hará cargo de las cuantías económicas por incumplimiento del contrato. Así mismo se establece la siguiente tabla de penalizaciones.

9 No presentar el documento de alta en algún seguro de accidentes de los trabajadores o su inclusión en la seguridad social, o justificación de contrato laboral, penalización del 50% del importe final. No cumplir con cualquiera de los ítems requeridos o propuestos, penalización del 40% del importe final. No acatar las instrucciones de instalación ni los horarios pactados, penalización del 30% del importe final. 7. ACEPTACIÓN Y PAGO DEL SUMINISTRO Finalizado el evento y contra la presentación de la factura por la prestación de los servicios. Se efectuará la conformidad del mismo, procediendo al pago a la empresa suministradora.