Manual de producto de GFI. Guía del administrador

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1 Manual de producto de GFI Guía del administrador

2 La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. Microsoft y Windows son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países. GFI MailArchiver es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: Última actualización (mes/día/año): 1/14/2014

3 Tabla de contenido 1 Acerca de GFI MailArchiver Introducción a GFI MailArchiver Funcionamiento de GFI MailArchiver Licencias de GFI MailArchiver Cumplimiento de la legislación 8 2 Instalación de GFI MailArchiver Antes de la instalación Requisitos del sistema Dónde se debe instalar GFI MailArchiver? Configuración de un buzón de registro en diario Elección y preparación de una base de datos Instalación de GFI MailArchiver Eliminación de correo electrónico de Microsoft Exchange 42 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver Configuración de licencia Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de postinstalación Configuración del método de archivado a través del Asistente de postinstalación Finalización de la configuración posterior a la instalación Probar la configuración Uso de la herramienta para cambiar puertos 68 4 Actualización de versiones anteriores Razones para realizar la actualización a GFI MailArchiver Actualización de versiones anteriores a GFI MailArchiver Antes de realizar la actualización Actualización de GFI MailArchiver Acciones posteriores a la actualización 73 5 Uso de GFI MailArchiver Inicio de sesión en GFI MailArchiver Utilización de la ficha Página de inicio Exploración de elementos archivados Trabajar con elementos archivados Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados Acceso a varios buzones GFI MailInsights Cambiar las preferencias de usuario Obtención de resultados Obtención de resultados con GFI MailArchiver: cómo archivar el correo electrónico de su empresa Obtención de resultados con GFI MailArchiver: importación y exportación de mensajes de correo electrónico 117

4 6.3 Obtención de resultados con GFI MailArchiver: analizar los mensajes de correo electrónico almacenados Configuración de GFI MailArchiver Información general de la configuración Configuración de método de archivado Administración de los servidores de correo electrónico para archivar Configuración de reglas de archivado Restricciones de archivado de los buzones Administración del ámbito del archivado Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI MailArchiver Archive Assistant Administración de Almacenes de archivo Configuración de roles y permisos Control de acceso al correo electrónico Configuración de un servidor IMAP Directivas de retención Reglas de clasificación Configuración de auditorías Configuración de eliminación de mensajes Visualización y edición de claves de licencia Configuración de ajustes generales Cambio de la configuración general Cambio de configuración de comprobación de versión Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes Configuración de notificación de estado de archivado Configuración del acceso al cliente de correo electrónico Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector Configuración de Archive Assistant Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export Importar correos electrónicos desde buzones de Microsoft Exchange Importación de correos electrónicos desde archivos PST locales Exportación de mensajes de correo electrónico desde Almacenes de archivo de GFI MailArchiver Restauración de buzones Solución de problemas y soporte técnico Introducción GFI SkyNet Foro en la red Solicitud de soporte técnico Documentación Problemas en la instalación 258

5 11.7 Problemas generales Problemas de importación o exportación Problemas de Outlook Connector Glosario Índice 275

6 1 Acerca de GFI MailArchiver 1.1 Introducción a GFI MailArchiver GFI MailArchiver es una solución de archivado de correos electrónicos que puede archivar todos los mensajes de correo electrónico, tanto internos como externos, en un Almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde la configuración basada en Web de GFI MailArchiver. También puede permitir que los usuarios naveguen y busquen mensajes de correo electrónico antiguos a través del explorador basado en Web y una interfaz de búsqueda. GFI MailArchiver además se puede integrar con Microsoft Outlook. 1.2 Funcionamiento de GFI MailArchiver Las operaciones de GFI MailArchiver se pueden clasificar en tres fases, como se describe a continuación. Figura 1: Diagrama de una instalación típica de GFI MailArchiver. Fase 1: Recuperar los elementos que se archivan GFI MailArchiver recupera mensajes de correo electrónico, elementos de calendario o archivos en función del método de archivado configurado según lo descrito en la tabla siguiente: GFI MailArchiver 1 Acerca de GFI MailArchiver 6

7 OPCIÓN Archivado manual Archivado automático (registro en diario) Este método permite a los usuarios seleccionar manualmente los mensajes de archivo, elementos de calendario o archivos de su cliente Microsoft Outlook en GFI MailArchiver. Los usuarios necesitan implementar GFI MailArchiver Archive Assistant para almacenar los elementos manualmente. Para obtener más información, consulte Configuración de Archive Assistant (página 215). GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft Exchange Server para recuperar los elementos que se archivan en un solo buzón. Para el método del almacenamiento automático (registro en diario) se requiere un buzón de registro en diario (configurado en Microsoft Exchange), que se configura a través del Asistente de postinstalación. Esto le permite iniciar el archivado de elementos desde un servidor con Microsoft Exchange Server. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario (página 62). Si el método Archivado automático (registro en diario) está habilitado, seleccione una de las siguientes opciones: Todos los mensajes de correo electrónico: seleccione esta opción para archivar todos los mensajes de correo electrónico que pasan por los servidores de correo configurados. Para obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar (página 125). Archivado basado en reglas: archive mensajes de correo electrónico en función de los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 130). Si lo desea, los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario también se pueden importar a GFI MailArchiver mediante Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Para obtener más información, consulte Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export (página 233). Fase 2: Archivar elementos recuperados GFI MailArchiver almacena elementos recopilados en Almacenes de archivo creados automáticamente según las opciones de Almacén de archivo nuevo configuradas. Los elementos se almacenan en función de la fecha de recepción. Si un Almacén de archivo no existe para el periodo que coincide con la fecha del elemento, se crea automáticamente uno. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 153). Cuando se ha seleccionado el método de archivado basado en reglas, GFI MailArchiver solo archiva elementos que coinciden con los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 130). Fase 3: Examinar y analizar los elementos almacenados Los usuarios pueden explorar, buscar y analizar los elementos almacenados a través de la GFI MailArchiver interfaz web o desde el propio Microsoft Outlook utilizando GFI MailArchiver Outlook Connector. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 79). Además, use GFI MailInsights para analizar la información relativa al uso y tendencias del correo. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. Para obtener más información, consulte GFI MailInsights (página 94). GFI MailArchiver 1 Acerca de GFI MailArchiver 7

8 1.3 Licencias de GFI MailArchiver GFI MailArchiver requiere una licencia por cada buzón. Es posible que tenga que excluir ciertos buzones del almacenamiento e incluir sólo algunos concretos. Esto se puede lograr configurando las restricciones de almacenamiento de buzones y determina el número de buzones con licencia que cuenta el producto. Para obtener más información, consulte Restricciones de archivado de los buzones (página 133). Para obtener información general acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte: Términos y convenciones que se usan en esta guía Término Descripción Información adicional y referencias esenciales para la operación de GFI MailArchiver. Notificaciones y precauciones importantes sobre los problemas comunes que pueden surgir. > Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta. Texto en negrita Texto en cursiva Código Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando. Parámetros y valores que debe sustituir por los valores aplicables, como rutas de acceso personalizadas y nombres de archivo. Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones. 1.4 Cumplimiento de la legislación Asegúrese de que, al habilitar el método de archivado basado en reglas o la característica Eliminación de mensajes, no incumple las directivas de la empresa ni la legislación o las normativas relacionadas con el almacenamiento de mensajes de correo electrónico en la jurisdicción. Para obtener más información, consulte los capítulos Configuración de reglas de archivado y Eliminación de mensajes. GFI MailArchiver 1 Acerca de GFI MailArchiver 8

9 2 Instalación de GFI MailArchiver Las siguientes secciones ofrecen información sobre cómo implementar correctamente una instancia plenamente funcional de GFI MailArchiver: SECCIÓN Notas de instalación Requisitos del sistema Consideraciones ambientales Preparación de un buzón de registro diario Elección y preparación de una base de datos Procedimiento de instalación Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server Tareas posteriores a la instalación Siga una lista de comprobación detallada para asegurarse de que el entorno cumple todos los requisitos necesarios. Busque información relacionada con los requisitos de software y hardware, y otros ajustes importantes, como la configuración de los puertos, de ASP.NET y de la base de datos. Busque información sobre el entorno en el que va a instalar GFI MailArchiver. Cree un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange de donde GFI MailArchiver recupera los elementos que se archivan. Configure la infraestructura de la base de datos para asegurarse un rendimiento óptimo de los procesos de almacenamiento y recuperación de datos. Siga los pasos para instalar GFI MailArchiver. Una vez quegfi MailArchiver está configurado y los elementos se almacenan correctamente, cree una directiva de administración de buzones para liberar espacio en el servidor de Microsoft Exchange eliminando el correo electrónico que se ha almacenado. Después de que GFI MailArchiver se haya instalado correctamente, siga el Asistente de postinstalación, que le ayudará a configurar GFI MailArchiver. 2.1 Antes de la instalación La siguiente lista de comprobación le garantiza que cumple los requisitos necesarios antes de iniciar el proceso de instalación: GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 9

10 1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador. 2. Instale.NET Framework 4.0 o Configure IIS (servicios SMTP/World Wide Web). Para obtener más información, consulte Configuración de ASP.NET (página 15). 4. Habilite.NET Framework 3.5. Para obtener más información, consulte Cómo instalar/habilitar.net 3.5 SP1 en Windows Server 2008 R2 (página 16). 5. Instalar Microsoft Exchange Server MAPI Client y Collaboration Data Objects Asegúrese de que la resolución de pantalla es 1024 x 768, o superior. 7. Asegúrese de que los puertos que usa GFI MailArchiver están libres. Para obtener más información, consulte Conexiones establecidas desde el servidor de GFI MailArchiver (página 13). 8. Compruebe que el equipo en el que está instalando GFI MailArchiver cumple los requisitos del sistema y de hardware especificados en Requisitos del sistema. 9. Compruebe el rol de Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver no se puede instalar en el rol de Microsoft Exchange Server 2007/2010 perimetral, ya que dicho servidor se suele implementar en una DMZ con ADAM (Active Directory Application Mode)/AD LDS (Lightweight Directory Services), en lugar de Active Directory. 10. Asegúrese de habilitar IMAP si la instalación se realiza en el rol de acceso de clientes de Microsoft Exchange Server 2007/ (Opcional) Instale Microsoft SQL Server o Microsoft SQL Server Express. Para obtener más información, consulte Elección del tipo de base de datos (página 36). 12. Guarde los trabajos pendientes y cierre todas las aplicaciones del equipo. 13. Ejecute el instalador de GFI MailArchiver para instalar GFI MailArchiver y los requisitos previos que falten. Para obtener más información, consulte Instalación de GFI MailArchiver (página 41). 14. Siga el Asistente de postinstalación para configurar GFI MailArchiver y su entorno operativo. Para obtener más información, consulte Asistente de postinstalación GFI MailArchiver (página 53). 2.2 Requisitos del sistema Utilice los siguientes vínculos para buscar información relacionada con los requisitos de software y hardware, y otros ajustes importantes para garantizar que GFI MailArchiver se implementa correctamente. Requisitos de software Sistemas operativos compatibles Servidores de correo compatibles Bases de datos compatibles Requisitos de hardware Otros componentes necesarios Procesador Memoria Almacenamiento físico GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 10

11 Configuración importante Software antivirus Configuración del puerto del cortafuegos Configuración de base de datos Configuración de ASP.NET Las especificaciones de software y hardware recomendadas dependen del número de usuarios, configuración habilitada, flujo de correo y tamaños de los mensajes Requisitos de software Sistemas operativos compatibles GFI MailArchiver se puede instalar en todos los sistemas operativos que se muestran a continuación: VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE 32 BITS Windows SBS 2003 y SBS 2011 Windows 2003 Standard y Enterprise con SP2 Windows 2008 Standard y Enterprise 64 BITS Windows SBS 2008 Standard y SBS 2011 Windows 2003 Standard y Enterprise con SP2 Entornos Windows 2008 Standard, Enterprise, Datacentre y Hyper-V Entornos Windows Server 2008 R2 Enterprise y Hyper-V Windows Server 2012 El servidor en el que se instala GFI MailArchiver debe tener acceso a Active Directory. Servidores de correo compatibles Microsoft Exchange Server 2003 o posterior. Servidores de correo compatibles con IMAP (con una característica similar al registro en diario) Microsoft Office 365. Para obtener más información, consulte Office365. Bases de datos compatibles GFI MailArchiver admite los back-ends de bases de datos que se indican a continuación: BASE DE DATOS COMPATIBLE Firebird Una base de datos de código abierto que se usa con fines de evaluación agrupada con GFI MailArchiver. Se recomienda únicamente con fines de evaluación para organizaciones con menos de 50 usuarios de correo electrónico y con un flujo medio de hasta correos diarios. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 11

12 BASE DE DATOS COMPATIBLE SQL Server 2005 o posterior (incluidas las ediciones de Server Express) Microsoft SQL Server o Microsoft SQL Server Express se recomiendan para todas las organizaciones. Microsoft SQL Server (o Microsoft SQL Server Express) no se incluye en la instalación de GFI MailArchiver y se tiene que instalar como un proceso independiente. Para obtener más información, consulte: Uso de Microsoft SQL Server y Uso de Microsoft SQL Express. Otros componentes necesarios OTROS COMPONENTES Microsoft.NET Framework 4.0 o 4.5. Descargue.NET Framework 4.5 de: Microsoft.NET Framework 4.5 no es compatible con Microsoft Server Acceso a Microsoft Active Directory ASP.NET 4.0 o 4.5 Servicios de Internet Information Server (IIS ) 6.0 o posterior: servicios SMTP y World Wide Web Internet Explorer 8 o posterior, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 o posterior Microsoft Exchange Server MAPI Client and Collaboration Data Objects 1.2.1: necesario (a menos que Outlook 2003 de 32 bits o posterior esté instalado o bien a menos que GFI MailArchiver esté instalado con Microsoft Exchange Server 2003). Descárguelo de: La resolución de pantalla mínima que se admite es 1024 x 768. IMPORTANTE Después de instalar Microsoft.NET Framework 4.0 o 4.5 reinicie el equipo Requisitos de hardware Procesador REQUISITO Mínimo Recomendado Procesador Intel Pentium o compatible a 2 GHz de 32 bits. Servidor basado en arquitectura x64 con arquitectura Intel 64 o plataforma AMD64. Memoria REQUISITO Mínimo Recomendado 1 GB de RAM (dedicada a GFI MailArchiver) 3 GB de RAM (dedicada a GFI MailArchiver) GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 12

13 Almacenamiento físico REQUISITO Mínimo Recomendado 400 MB de espacio en disco físico (NTFS) para la instalación de GFI MailArchiver. Se requiere más espacio para la base de datos (Firebird o Microsoft SQL Server). El espacio de almacenamiento depende del volumen de correo que se archive. Servidor con 4 unidades físicas, con capacidad para aumentar el espacio de almacenamiento a petición cuando sea necesario. Para obtener más información sobre cómo configurar bases de datos, consulte el apartado Configuración de base de datos. Se recomienda encarecidamente almacenar las bases de datos y los archivos de Índices en discos duros independientes del tamaño adecuado. Se recomienda encarecidamente usar discos duros SAS Conexiones establecidas desde el servidor de GFI MailArchiver PUERTO PROT- OCOL- O 25 GFI MailArchiver lo usa cuando hay que restaurar un correo electrónico al buzón de un usuario o cuando hay que enviar una notificación al Administrador de GFI MailArchiver. 80 Lo usan la interfaz de usuario y los servicios web de GFI MailArchiver. HTTP 135 Habilite este puerto cuando GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange Server y se ha configurado para que use ExOLEDB para recuperar correos electrónicos. 143 Habilite este puerto para recuperar correos electrónicos cuando GFI MailArchiver no está instalado en el mismo servidor que Microsoft Exchange Server Habilite este puerto cuando GFI MailArchiver está configurado para archivar mensajes de correo electrónico en una base de datos SQL Server Se usa para las conexiones que se realizan del servidor de GFI MailArchiver al controlador de dominio que almacena el Catálogo global de Microsoft. 8017, 8018, 8019, 8020, 8022 Se usa para la comunicación entre los componentes y servicios de GFI MailArchiver. Asegúrese de que estos puertos están disponibles y libres Puerto predeterminado asignado al servicio IMAP de GFI MailArchiver. El servicio IMAP permite a los usuarios acceder a mensajes de correo electrónico archivados desde clientes de correo de terceros como Thunderbird, Microsoft Outlook, Apple Mail, Android, ios y otros. SMTP MAPI- /RPC IMAP Microsoft SQL Server Microsoft Global Catalog IMAP GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 13

14 Use la herramienta de cambio de puerto para cambiar fácilmente los números de los puertos. Para obtener más información, consulte Uso de la herramienta para cambiar puertos (página 68) Exclusión de carpetas de la exploración antivirus El software antivirus puede provocar que GFI MailArchiver no funcione correctamente. Esto sucede cuando dicho software deniega el acceso a ciertos archivos que GFI MailArchiver necesita. Se recomienda excluir las siguientes carpetas y subcarpetas del software antivirus (al acceder y a petición) que se ejecuta en el servidor de GFI MailArchiver: CARPETAS DE GFI MailArchiver <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver> y subcarpetas. <..\Archivos de programa\archivos comunes\gfi> Excluya también las ubicaciones del índice y del Almacén de archivo de las exploraciones del antivirus. Las ubicaciones predeterminadas del Índice y del Almacén de archivo son: UBICACIONES PREDETERMINADAS DEL ÍNDICE Y DEL ALMACÉN DE ARCHIVO DE GFI MailArchiver <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\Indexes\default <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\Databases\default\> Tras instalar GFI MailArchiver es posible cambiar las ubicaciones del índice y del Almacén de archivo. Para obtener información, consulte los apartados Configurar los almacenes de archivo nuevos y Configurar índices de búsqueda de este manual Configuración de base de datos GFI MailArchiver requiere que se instale SQL Server (si se usa como base de datos para archivar) en modo de no distinción entre mayúsculas y minúsculas. Ésta es la configuración de instalación predeterminada de SQL Server. Los modos de intercalación de SQL Server se aplican a todos los objetos de SQL Server, incluyendo los nombres de inicio de sesión. Si un usuario cambia el nombre de una propiedad y no coinciden EXACTAMENTE las mayúsculas y minúsculas, se producirá un error en GFI MailArchiver, ya que no encontrará los recursos necesarios. Una vez instalado, el modo de intercalación de SQL Server no se cambia con facilidad. Exige que se reconstruya la base de datos maestra utilizando herramientas o métodos avanzados de Microsoft SQL. La mejor solución es instalar otra instancia de SQL Server (configurada para operar en modo de intercalación que no diferencia mayúsculas de minúsculas). IMPORTANTE Asegúrese de que SQL Server se instala en modo de no distinción entre mayúsculas y minúsculas si SQL Server se usa como base de datos para archivar. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 14

15 2.2.6 Configuración de ASP.NET Registre y habilite ASP.NET con IIS para que GFI MailArchiver funcione. Registrar ASP.NET con IIS Si Microsoft.NET Framework se instala después de que se instale IIS, éste se registra automáticamente. De lo contrario, registre ASP.NET con IIS siguiendo estos pasos: 1. En el símbolo del sistema, desplácese hasta: <DirectorioWindows>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\ Reemplace <v4.0.xxxxx> por el nombre de la carpeta del número de versión de Microsoft.NET Framework. Por ejemplo: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v \ Captura de pantalla 1: Registro de ASP.NET con IIS 2. Escriba aspnet_regiis.exe -i y pulse Intro. Habilitar ASP.NET desde IIS Asegúrese de que el Administrador de Internet Information Services (IIS ) permite ASP.NET. IIS 6 1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. Expanda el nodo del equipo local y seleccione Extensiones de servicio web. 3. En el panel derecho, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione Permitir. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 15

16 IIS 7 1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. Seleccione el nodo del equipo local y en el panel Vista Características, inicie Restricciones de ISAPI y CGI. 3. En el panel Vista Características, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione Permitir Cómo instalar/habilitar.net 3.5 SP1 en Windows Server 2008 R2.NET Framework 3.5 SP1 es un requisito para SQL Server En Windows Server 2008 R2,.NET Framework es una característica que se puede habilitar como se indica a continuación: 1. Haga clic en Inicio > Herramientas administrativas y seleccione Server Manager. 2. En la interfaz de Server Manager, haga clic en Características y aparecerán en el panel derecho todas las características instaladas. 3. Si la característica.net Framework no aparece en la lista, haga clic en Agregar características. 4. Busque las características de.net Framework y seleccinoe la casilla. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Confirme las opciones seleccionadas en la instalación y haga clic en Instalar. En la configuración de SQL Server 2008 para instancias independientes se instalará.net Framework 3.5 SP1, en caso de que no esté instalado. 2.3 Dónde se debe instalar GFI MailArchiver? Instale GFI MailArchiver en cualquier equipo que cumpla los requisitos del sistema y que forme parte de un dominio de Active Directory. Antes de continuar con la instalación, tenga en cuenta los detalles que se enumeran a continuación: CONSIDERACIÓN Volumen de correo electrónico de los servidores Especificaciones de hardware y software de los servidores Se necesita archivar correo electrónico de varios orígenes concurrentemente La instalación de GFI MailArchiver en un servidor de correo en el que se recibe y envía un alto volumen de mensajes de correo electrónico pondrá invariablemente más carga en los recursos del servidor. Esto puede provocar que estos servidores dejen de responder y no procesen el correo de manera puntual. Se debe considerar que las especificaciones de hardware y software que aparecen en el apartado Requisitos del sistema anterior están por encima de los requisitos de otro software instalado en el mismo servidor. Los servidores que se acerquen a su capacidad, en términos de recursos, no se deben usar para instalar GFI MailArchiver. La instalación de GFI MailArchiver en un servidor al que no se ha concedido acceso a varios orígenes crea un problema en los esfuerzos de centralización del archivado de datos de los correos electrónicos. Si se considera que todos los detalles anteriores no son problemas importantes, puede plantearse la instalación de GFI MailArchiver en el servidor de correo. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 16

17 Por ejemplo: Si necesita archivar elementos de un servidor con Microsoft Exchange Server y dicho servidor gestiona el flujo de correo electrónico de la red y, aun así, le sobra capacidad de procesamiento, puede plantearse la posibilidad de instalar GFI MailArchiver directamente en el equipo con Microsoft Exchange Server. Si desea archivar elementos de varios servidores con Microsoft Exchange Server que usan IMAP, es aconsejable que instale GFI MailArchiver en un servidor independiente. GFI MailArchiver no necesita una máquina dedicada cuando no se instala en el servidor de correo. GFI MailArchiver se puede instalar en los siguientes entornos virtuales: VMware Microsoft Hyper-V Server Microsoft Virtual Server (instalado en un sistema operativo invitado de 32 bits) 2.4 Configuración de un buzón de registro en diario Si ha seleccionado el método Archivado automático (registro en diario), tendrá que crear un buzón de registro en diario. El registro en diario es una función que permite la grabación del correo electrónico de una organización. Por medio del registro en diario de Microsoft Exchange Server es posible canalizar los elementos que se van a almacenar en un único buzón. Los correos electrónicos y los elementos de calendario se recuperan por GFI MailArchiver para su archivado. Para crear el buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server, realice una de las siguientes acciones: Crear automáticamente un buzón de registro en diario con el Asistente de post-instalación Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2003 Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2007 Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2010 Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2013 IMPORTANTE Si el registro en diario no se configura correctamente, el método de archivado Archivado automático (registro en diario) NO funcionará Creación de un buzón de diario en Microsoft Exchange Server 2003 Para configurar un buzón de registro en diario de Microsoft Exchange Server para su uso en GFI MailArchiver, es necesario crear un nuevo buzón de diario y configurar Microsoft Exchange para que archive los elementos en el buzón de diario. También debe configurar si se va a registrar en diario solo la información de CCO o toda la información del encabezado. Paso 1: Creación de un buzón de diario. 1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Equipos y usuarios de Active Directory. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 17

18 Captura de pantalla 2: Agregar nuevos usuarios en Microsoft Exchange Server Expanda el dominio del que se archivan los mensajes de correo electrónico, haga clic con el botón secundario en el nodo Usuarios y seleccione Nuevo > Usuario. Captura de pantalla 3: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 18

19 3. Escriba un nombre de inicio de sesión de usuario relevante (p.ej., diario), cumplimente los restantes detalles del usuario nuevo y haga clic en Siguiente. 4. Escriba una contraseña, desactive la opción El usuario debe cambiar la contraseña la próxima vez que inicie sesión y habilite las opciones El usuario no puede cambiar la contraseña y La contraseña nunca expira. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Asegúrese de que la contraseña escrita cumple los requisitos de complejidad configurados para los usuarios de Active Directory. 5. Haga clic en Siguiente y revise los detalles del usuario nuevo. Haga clic en Finalizar para crear el usuario. Paso 2: Configuración del archivado de correos electrónicos en un buzón de diario 1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema. Captura de pantalla 4: Propiedades del nodo Almacén de buzones 2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 19

20 Captura de pantalla 5: Habilitación del registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange Server 3. En la ficha General, active la casilla Archivar todos los mensajes enviados o recibidos los buzones de este almacén y haga clic en el botón Examinar. 4. Seleccione el nombre del buzón de diario que creó en el paso uno, por ejemplo diario, y haga clic en Aceptar. 5. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades de Mailbox Store y la consola de administración del Administrador del sistema de Exchange. Paso 3: Habilitación del registro en diario de información de CCO IMPORTANTE Se recomienda encarecidamente NO habilitar esta opción, sino habilitar el registro de sobres en diario en su lugar. El registro de sobres en diario registra toda la información del encabezado, no sólo los datos de CCO. Para obtener más información sobre el registro de sobres en diario consulte el paso 4: Habilitación del registro de sobres en diario En los sistemas con Microsoft Exchange Server 2003, la información de CCO no se incluye de forma predeterminada en el mensaje del registro en diario. Para habilitar el registro en diario de la información de CCO: 1. En el símbolo del sistema, escriba regedit.exe 2. Añada la siguiente clave del Registro: GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 20

21 HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters 3. Añada la siguiente clave del Registro y sus valores: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\ Nombre de la clave: JournalBCC Tipo de datos: Dword Valor de datos: 1 4. Cierre el Editor del Registro y, en el símbolo del sistema, escriba services.msc. Reinicie los servicios Protocolo simple de transferencia de correo y Almacén de información. Paso 4: Habilitación del registro de sobres en diario El registro de sobres en diario permite el archivado de la información de los encabezados de los correos electrónicos y se puede activar con: Configuración avanzada del registro en diario de correo electrónico de Microsoft Exchange Server (exejcfg.exe) o La consola de administración del Editor de ADSI. Uso de la herramienta exejcfg.exe 1. Descargue la herramienta exejcfg.exe de: EBF38DF3400D&displaylang=en 2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en la que copió la herramienta exejcfg.exe. 3. Escriba exejcfg -e y pulse Intro. exejcfg -d desactiva el registro de sobres en diario de dicha organización. Paso 5: Uso del Editor de ADSI 1. Busque la herramienta adsiedit.msc en el kit de recursos de Windows 2000 Server o en las herramientas de soporte de Windows En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en que adsiedit.msc está almacenado, escriba adsiedit.msc y pulse Intro. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 21

22 Captura de pantalla 6: Edición de ADSI 3. Expanda el nodo ADSI Edit > Configuration > <CN=Configuration> > <CN=Services> > <CN=Microsoft Exchange>. 4. Haga clic con el botón secundario en el nodo CN<nombre de la organización> y haga clic en Propiedades. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 22

23 Captura de pantalla 7: Atributo heuristics 5. Seleccione el atributo heuristics en la lista Atributos y haga clic en Editar. Captura de pantalla 8: Edición del valor del atributo heuristics 6. Escriba 512 y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar la consola de ADSIEdit. El valor 512 habilita el registro de sobres en diario, mientras que el valor 0 deshabilita el registro de sobres en diario Preparación del buzón de diario en Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013 Microsoft Exchange Server 2007, 2010 y 2013 admite dos tipos de registros en diario: GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 23

24 OPCIÓN Registro en diario estándar: Registro en diario premium: Esta función permite la configuración de un Almacén de buzones que permite el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el registro en diario de Microsoft Exchange Server para centralizar todos los mensajes de correo electrónico que se van a archivar en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en diario también se denomina registro en diario de base de datos por buzón. Solo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange Server. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario personalizadas, tales como Archivar sólo correos electrónicos entrantes, Archivar sólo correos electrónicos salientes o Archivar correos electrónicos de un grupo concreto. El registro en diario también se denomina registro en diario por destinatario. GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos. Elección del método de registro en diario Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes y salientes) de todos los usuarios de la organización. Elija registro en diario premium si desea tener más control sobre los correos electrónicos que se van a archivar (p.ej. sólo los de ciertos usuarios o sólo los entrantes o los salientes). El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange. Habilitación del registro en diario para Microsoft Exchange Server 2007, 2010 o 2013 Para las instalaciones anteriores al Service Pack 2 de Microsoft Exchange Server 2007, el buzón de diario debe crearse siguiendo las instrucciones de: Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2007 Las instalaciones que ejecutan Microsoft Exchange Server 2007 SP2 o Microsoft Exchange Server 2010 pueden: Utilizar el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver para crear automáticamente el buzón de diario necesario, o bien Crear manualmente un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2007 Crear manualmente un buzón de diario en Microsoft Exchange Server 2010 Crear manualmente un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Creación de un buzón de diario en Microsoft Exchange Server 2007 Instalación del registro en diario estándar Paso 1: Creación de un buzón de diario 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón. 3. Seleccione Buzón nuevo en el panel Acciones. 4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente. 5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 24

25 Captura de pantalla 9: Detalles de buzón de usuario nuevo 6. Escriba los datos de Información del usuario y haga clic en Siguiente. 7. En la ventana Configuración de buzón, seleccione una base de datos de buzones y haga clic en Siguiente. 8. Revise el resumen de Buzón nuevo del buzón de registro en diario nuevo y haga clic Nuevo. Paso 2: Configuración del registro en diario estándar 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 25

26 Captura de pantalla 10: Configuración de una base de datos de buzones 2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en Propiedades en el panel Acciones. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 26

27 Captura de pantalla 11: Propiedades de la base de datos de buzones 3. Seleccione la opción Destinatario del diario, haga clic en Examinar y seleccione el buzón que configuró previamente en Active Directory. 4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración. Instalación del registro en diario premium Paso 1: Creación de un buzón de diario 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón. 3. Seleccione Buzón nuevo en el panel Acciones. 4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente. 5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 27

28 Captura de pantalla 12: Detalles de buzón de usuario nuevo 6. Escriba los detalles de Información del usuario del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón de diario nuevo y haga clic en Siguiente. 7. Asegúrese de que la configuración del buzón es correcta y haga clic en Siguiente. 8. Revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo. Paso 2: Configurar el registro en diario premium 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 28

29 Captura de pantalla 13: Configuración de reglas de registro en diario 2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Transporte de concentradores y seleccione la ficha Registro en diario. 3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 29

30 Captura de pantalla 14: Creación de una regla de diario 4. Escriba el nombre de la regla y haga clic en Examinar. En Dirección de correo electrónico del diario, seleccione la dirección de correo electrónico del diario, preferiblemente un buzón de la organización existente de Microsoft Exchange, desde Active Directory. 5. <Opcional> Configure: Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo electrónico interno o el externo. Correo electrónico de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos a los que se aplica esta regla de registro en diario. 6. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo. En Microsoft Exchange Server 2007, el registro de sobres en diario se habilita automáticamente de forma predeterminada. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 30

31 2.4.4 Creación de un buzón de diario en Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft Exchange Server 2010 admite dos tipos de registros en diario: Registro en diario estándar: Configure un almacén de buzones que permita el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el registro en diario de Microsoft Exchange Server para centralizar todos los mensajes de correo electrónico en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en diario también se denomina registro en diario de base de datos por buzón. Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario personalizadas como: Archivar sólo correos electrónicos entrantes Archivar sólo correos electrónicos salientes Archivar correos electrónicos de un grupo concreto. GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos. Qué método de registro en diario hay que usar? Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes y salientes) de todos los usuarios de la organización. Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los entrantes o salientes). El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange Configurar el registro en diario estándar Paso 1: Creación de un buzón de diario 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón. 3. Seleccione Buzón nuevo en el panel Acciones. 4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente. 5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 31

32 Captura de pantalla 15: Detalles de buzón de usuario nuevo 6. Escriba los detalles de Información del usuario del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón de diario nuevo y haga clic en Siguiente. 7. Escriba un Alias para el buzón de diario y haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Siguiente y revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo. Paso 2: Configuración del registro en diario estándar 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 32

33 Captura de pantalla 16: Configuración de una base de datos de buzones 2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón. Haga clic con el botón secundario en la base de datos de buzones y seleccione Propiedades. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 33

34 Captura de pantalla 17: Propiedades de la base de datos de buzones 3. En el cuadro de diálogo de propiedades de la base de datos de buzones, seleccione la ficha Mantenimiento y active la casilla Destinatario del diario. Haga clic en Examinar y seleccione el buzón de diario que configuró anteriormente. 4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración Instalación del registro en diario premium Instalación del registro en diario premium 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Transporte de concentradores y seleccione la ficha Registro en diario. 3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 34

35 Captura de pantalla 18: Creación de una regla de diario 4. Escriba el nombre de la regla nueva 5. Haga clic en Examinar para seleccionar el buzón de diario al que se envían los informes de diario. 6. <Opcional> Configure: Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo electrónico interno o el externo. Mensajes de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos para esta regla de registro en diario. 7. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo. En Microsoft Exchange Server 2010, el registro de sobres en diario se habilita automáticamente de forma predeterminada. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 35

36 2.4.7 Creación de un buzón de diario en Microsoft Exchange 2013 Paso 1: Crear destinatarios de buzón 1. Inicie el centro de administración de Microsoft Exchange. 2. Haga clic en el nodo destinatarios. 3. En buzones, seleccione Nuevo en la barra de herramientas. 4. Seleccione Nuevo usuario y escriba los detalles necesarios del buzón. 5. Haga clic en guardar. Paso 2: Crear buzones de diario 1. Inicie el centro de administración de Microsoft Exchange. 2. Haga clic en el nodo servidores y, a continuación, haga clic en el nodo bases de datos. 3. Seleccione una base de datos de buzones existente y haga clic en Editar en la barra de herramientas.. 4. Haga clic en el nodo mantenimiento. 5. En el campo Destinatario del diario, haga clic en examinar y seleccione el destinatario del diario creado en el paso Haga clic en guardar. 2.5 Elección y preparación de una base de datos Como solución de archivado, GFI MailArchiver depende mucho de la configuración de la infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento en procesos de archivado y recuperación. Las siguientes secciones le ayudarán a conocer mejor las siguientes opciones: Elección del tipo de base de datos Base de datos de GFI MailArchiver (con fines de evaluación) Microsoft SQL Server Express (recomendado) Microsoft SQL Server Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft SQL Server Express o Microsoft SQL Server como base de datos. La base de datos de Firebird incluida en la instalación de GFI MailArchiver está destinada exclusivamente a fines de evaluación Elección del tipo de base de datos GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario y del flujo de correo electrónico diario. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 36

37 NÚMERO DE BUZONES QUE SE ARCHIVAN 50 buzones, o menos SÓLO evaluación TIPO DE BASE DE DATOS RECOMENDADA Base de datos de GFI MailArchiver DONDE SE ALMACENA CADA COMPONENTE Encabezados de correos electrónicos Base de datos Firebird Metadatos Base de datos Firebird 150 buzones, o menos Flujo medio de hasta mensajes de correo electrónico diarios SQL Server Express con almacenamiento de archivos Datos de correos electrónicos En disco Encabezados de correo electrónico: SQL Server Express Metadatos: SQL Server Express 50 buzones, o más Flujo medio superior a correos diarios SQL Server Datos de correos electrónicos En disco Encabezados de correo electrónico: SQL Server Metadatos: SQL Server Datos de correo 500 buzones, o más Flujo medio superior a correos diarios SQL Server con almacenamiento de archivos electrónico: SQL Server Encabezados de correo electrónico: SQL Server Metadatos: SQL Server Datos de correos electrónicos En disco Los metadatos de los correos electrónicos ofrecen la información relativa a los correos electrónicos archivados en GFI MailArchiver. Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft SQL Server Express o Microsoft SQL Server como base de datos. La base de datos de Firebird incluida en la instalación de GFI MailArchiver está destinada exclusivamente a fines de evaluación Uso de la base de datos de GFI MailArchiver GFI MailArchiver se comercializa con una base de datos de Firebird recomendada para fines de evaluación. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 37

38 Asegúrese de que el tamaño de las bases de datos de Firebird no supera en ningún caso los 2 GB. Para minimizar los potenciales problemas de rendimiento, se recomienda encarecidamente la siguiente configuración cuando se use la base de datos Firebird: HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver. HDD físico 2: almacén de datos de base de datos de Firebird. HDD físico 3: índices de base de datos de correo. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. IMPORTANTE Si no se siguen las recomendaciones anteriores, el rendimiento puede reducirse considerablemente. La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en SQL Server. No se admite Microsoft SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos Uso de SQL Server Express SQL Server Express se recomienda para las organizaciones de tamaño medio (aproximadamente de entre 1 y 100 usuarios de correo electrónico) con un flujo medio de hasta 6000 correos electrónicos diarios. Ésta es la configuración recomendada si GFI MailArchiver usa una base de datos SQL Server Express 2000/2005/2008: HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver. HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft SQL Server (.mdf). HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft SQL Server (.ldf) HDD físico 4: índices de base de datos de correo. IMPORTANTE Asegúrese de que los archivos.mdf y.ldf se almacenan en una carpeta de la unidad de destino, no en el directorio raíz. Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde, donde los metadatos del correo electrónico (información sobre el correo electrónico) se GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 38

39 almacenan en la base de datos, mientras que el contenido real del correo electrónico reside en forma de archivos en un disco independiente. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. Para obtener más información sobre cómo instalar diferentes versiones de Microsoft SQL Server Express, visite el sitio web de Microsoft SQL Server. La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en SQL Server. No se admite Microsoft SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos. No obstante, hay varias limitaciones de SQL Server Express que se deben tener en cuenta: El tamaño de la base de datos tiene un límite de 4 GB (10 GB en SQL Server Express 2008 R2) Usa sólo 1 CPU. Usa un máximo de 1 GB de RAM. Por consiguiente, se recomienda encarecidamente que: OPCIÓN SQL Server Express y el sistema de archivos se usan como base de datos backend. Plantéese la posibilidad usar la programación de Almacenes de archivo para empezar a almacenar automáticamente mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo nuevo. Este método usa SQL Server Express como base de datos back-end y una ubicación separada (no una base de datos) para los archivos fuente binarios. Así se ahorra el espacio que SQL Server Express requiere para el almacenamiento. Por ejemplo, un correo electrónico de 5 MB se almacena guardando el encabezado del correo electrónico (con un tamaño de 60 kb) en la base de datos y el contenido real del correo electrónico (5MB) en la ubicación independiente. Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivo va a ser será mayor de 20 GB, debería plantearse la posibilidad de usar la programación de Almacenes de archivo para empezar a almacenar automáticamente mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo nuevo. Para obtener más información, consulte Programación de Almacenes de archivo (página 162). Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI MailArchiver crea automáticamente un nuevo Almacén de archivo en la Configuración de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server Express. IMPORTANTE Configurar Microsoft SQL Server Express para que use el modo Autenticación mixta para su uso con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 39

40 2.5.4 Uso de Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server se recomienda para organizaciones grandes (más de 100 usuarios de correo electrónico) donde se necesita archivar un gran volumen de correos electrónicos (más de al día). Para las organizaciones que deben archivar los correos de más de 500 usuarios (o más de correos electrónicos al día), se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos. De esta manera, aumenta considerablemente la capacidad de archivado de GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre cómo instalar distintas versiones de Microsoft SQL Server, visite el sitio web de Microsoft Developer Network. La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en Microsoft SQL Server. Para Microsoft SQL Server con la opción Almacenamiento de archivos puede usar las funciones de auditoría de GFI MailArchiver en su lugar. Para obtener más información, consulte Configuración de auditorías (página 195). Ésta es la configuración recomendada si GFI MailArchiver usa una base de datos Microsoft SQL Server 2000/2005/2008: HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver. HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft SQL Server (.mdf). HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft SQL Server (.ldf) HDD físico 4: índices de base de datos de correo. IMPORTANTE Asegúrese de que los archivos.mdf y.ldf se almacenan en una carpeta de la unidad de destino, no en el directorio raíz. Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivos será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de administración de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 40

41 IMPORTANTE Configurar Microsoft SQL Server para que use el modo Autenticación mixta para su uso con GFI MailArchiver. Para cambiar al modo Autenticación mixta: 1. Haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server > Propiedades del Administrador corporativo. 2. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows en Autenticación. 3. Guarde la configuración. 2.6 Instalación de GFI MailArchiver Para instalar GFI MailArchiver: 1. Haga doble clic en: Mailarchiver.exe para instalar GFI MailArchiver en sistemas de 32 bits Mailarchiver_x64.exe para instalar GFI MailArchiver en sistemas de 64 bits 2. En el cuadro de diálogo Elegir idioma de instalación, seleccione el idioma que desea usar en la instalación y haga clic en Aceptar. 3. En la página de bienvenida, haga clic en Siguiente. 4. (Opcional) Si el Asistente para instalación detecta que falta algún componente necesario, los requisitos se muestran en la ventana Requisitos de instalación. Haga clic en Instalar componentes para que el asistente instale los componentes automáticamente, o bien haga clic en Cancelar para instalarlos manualmente. Haga clic en Siguiente. Si se cumplen todos los requisitos de la instalación, este paso se omite. Para obtener más información, consulte Requisitos del sistema (página 10). 5. Si desea que GFI MailArchiver compruebe si hay alguna actualización más reciente que la que se dispone a instalar, seleccione Comprobar si hay nuevas actualizaciones de GFI MailArchiver en el sitio web de GFI y haga clic en Siguiente. De lo contrario, seleccione No comprobar si hay una nueva actualización y haga clic en Siguiente. La comprobación de una nueva actualización requiere una conexión a Internet activa. 6. Lea el acuerdo de licencia y seleccione la opción Acepto los términos del acuerdo de licencia. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación de GFI MailArchiver en la carpeta predeterminada. Si desea elegir una ubicación alternativa, haga clic en Cambiar y seleccione una ruta de instalación alternativa. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 41

42 8. Si desea modificar los valores predeterminados para el sitio Web y el alias del directorio virtual, hágalo en los campos Sitio Web: y Alias del directorio virtual:. Estos valores definen la URL que se utiliza para acceder a GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente. 9. (Opcional) Si Control de cuentas de usuario (UAC) está habilitado en el servidor en el que va a instalar GFI MailArchiver, el Asistente para instalación le advierte que deshabilite UAC o inicie Internet Explorer con la opción "Ejecutar como administrador'. Para obtener más información, consulte el siguiente artículo de SkyNet: Haga clic en Instalar. 11. Al terminar, haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente de instalación. 2.7 Eliminación de correo electrónico de Microsoft Exchange Una vez quegfi MailArchiver está configurado y el correo electrónico de la organización se almacena correctamente, puede crear una directiva de administración de buzones para liberar espacio en el servidor de Microsoft Exchange eliminando el correo electrónico que se ha almacenado. Esto se puede lograr con GFI MailArchiver Archive Assistant o con la directiva de retención de Microsoft Exchange Quitar mensajes de correo electrónico de Exchange Server con GFI MailArchiver Archive Assistant Configure GFI MailArchiver para almacenar los mensajes de correo electrónico de los buzones de los usuarios y quitarlos de Microsoft Exchange en cuanto se almacenan. Este proceso ayuda a liberar espacio y mejorar el rendimiento del servidor de Microsoft Exchange. Para configurar GFI MailArchiver Archive Assistant: 1. Active Archivado automático (registro en diario) de todos los mensajes de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 123). 2. Configure GFI MailArchiver Archive Assistant para comprobar si hay mensajes de correo electrónico cada X horas. Esto garantiza que los mensajes de correo electrónico se almacenan de forma continua. En la ventana Eliminar directiva, seleccione la opción Eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico almacenados de inmediato para liberar espacio del servidor de Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 146). 3. Los mensajes de correo electrónico se almacenan solo una vez con ayuda del Almacenamiento de instancia única. A continuación, GFI MailArchiver Archive Assistant comprueba que el correo electrónico se ha almacenado y lo quita del buzón Eliminación de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2003 Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones en Microsoft Exchange para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 42

43 Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe determinar: Los límites que desee que la directiva haga cumplir. El grupo que desee que controle la directiva. Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la directiva. Crear una directiva de destinatarios de administración de buzones 1. Vaya a Inicio > Programas > Microsoft Exchange y haga clic en Administrador del sistema. 2. En el panel izquierdo de Administrador del sistema de Exchange, expanda Destinatarios, haga clic con el botón secundario en Directivas de destinatarios, señale nuevo y haga clic en Directiva de destinatarios. Aparece el cuadro de diálogo Nueva directiva. 3. Haga clic para activar la casilla Configuración del administrador de buzones y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si no ve la opción Configuración del administrador de buzones, vuelva a aplicar Exchange Service Pack. Es posible que no se haya aplicado correctamente. 4. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades. Escriba el nombre de la directiva de destinatarios en el cuadro Nombre. Se recomienda usar un nombre descriptivo, como «Configuración del buzón del departamento de contabilidad». 5. Haga clic en Modificar. Aparece el cuadro de diálogo Buscar destinatarios de Exchange. 6. Haga clic en la ficha General. En este ejemplo, la configuración de administración de buzones se aplica sólo a las cuentas que tengan un buzón de Exchange. Seleccione sólo la opción Usuarios con buzón de Exchange. 7. Haga clic en Almacenamiento para configurar las directivas de destinatarios de administración de buzones que sean específicas de un equipo con Exchange 2003 concreto. A continuación, realice una de las siguientes acciones: Haga clic en Buzones en este servidor y, seguidamente, en Examinar. Aparece el cuadro de lista Seleccionar servidor de Exchange. Seleccione el directorio que desea utilizar y haga clic en Aceptar. Haga clic en Buzones en este almacén de buzones y en Examinar para buscar un almacén y, a continuación, haga clic en Aceptar. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 43

44 8. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas y, a continuación, en Campo. Ahora puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones: Usuario Contacto Grupo Carpeta pública Los puertos 8-11 son opcionales si desea ser específico para un buzón/usuario/carpeta concretos 9. En este ejemplo, haga clic en Usuario y, seguidamente, en Departamento para seleccionar Departamento en el campo Valor. 10. En Condición, haga clic en cualquiera de las siguientes opciones: Comienza por Termina por Es (exactamente) No es Presente No presente 11. Si hace clic en Comienza por, Termina por, Es (exactamente) o No es como condición, escriba un valor en el campo Valor. Por ejemplo, haga clic en Es (exactamente) y escriba Cuentas para buscar todos los empleados que trabajan en el departamento de contabilidad. 12. Haga clic en Agregar para agregar la condición a la lista. Puede agregar otras condiciones, pero para que aparezca una coincidencia todas las condiciones deben tener el valor true. 13. Cuando termine de agregar condiciones, haga clic en Buscar ahora. Todo lo que coincida con las condiciones se mostrará en la nueva lista que aparece en el cuadro de diálogo Buscar destinatarios de Exchange. 14. Si la lista muestra los usuarios correctos de esta directiva de destinatarios, haga clic en Aceptar. En caso negativo, revise las condiciones de búsqueda hasta que ésta muestre los usuarios correctos de esta directiva de destinatarios. 15. Haga clic en Aceptar. Recibe el siguiente mensaje: GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 44

45 Aunque cambie algún filtro de la directiva de destinatarios, no significa que las direcciones proxy de los destinatarios que no puedan estar bajo control de la directiva vayan a volver a evaluarse automáticamente. Para que estos destinatarios reciban proxies de las nuevas directivas a las que pertenezcan, use Aplicar esta directiva ahora' en las directivas que afecten ahora a dichos destinatarios. Este mensaje no afecta a las directivas de destinatarios de administración de buzones. Haga clic en Aceptar. 16. En Reglas de filtro, la instrucción del filtro LDAP muestra la regla de filtro actual. Haga clic en la ficha Configuración del administrador de buzones (directiva). 17. En Al procesar un buzón, haga clic en una de las siguientes opciones para gestionar los mensajes que superen los límites de la directiva: Sólo generar informe Mover elementos a la carpeta Elementos eliminados Mover a la carpeta Limpieza del sistema Eliminar inmediatamente Tenga cuidado cuando use la opción Eliminar el mensaje inmediatamente en carpetas, porque puede que los usuarios tengan que recuperar sus mensajes. 18. En la lista de carpetas, seleccione la que desea configurar y, a continuación, haga clic en Editar. 19. En el cuadro de diálogo Configuración de conservación de carpetas, escriba el límite de tiempo en que desea que se produzca la acción de procesamiento seleccionada, especifique el límite de tamaño de los mensajes a los que desee que se aplique la acción y haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si escribe 90 y 2048, se procesan todos los mensajes con una antigüedad superior a 90 días y más de 2 megabytes (MB). Se recomienda usar un tamaño de 1 KB si desea quitar mensajes incluso más pequeños. 20. Repita los pasos 18 y 19 en cada una de las carpetas de la lista que desee configurar. 21. Haga clic en Enviar correo de notificación a los usuarios después del procesamiento si desea enviar a los usuarios un mensaje que les avise cuando se hayan procesado sus buzones. 22. Haga clic en Mensaje para editar el mensaje de la notificación. Haga clic en la casilla Insertar el número de mensajes procesados si desea ver un resumen del número de mensajes con exceso de tamaño procesados. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Propiedades. 23. (Opcional) Si desea excluir determinadas clases de mensajes (por ejemplo, para evitar los informes de las tareas de procesamiento), haga clic en la casilla Excluir clases de mensajes específicas y haga clic en Personalizar. Aparece el cuadro de diálogo Clases de mensajes. Escriba una clase de mensajes en el campo Excluir clases de mensajes específicas. Por ejemplo, escriba IPM. Task y haga clic en Agregar. Agregue todas las clases que desee excluir. Entre los tipos de clases de mensajes se incluyen: Calendario IPM.Appointment Contactos IPM.Contact GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 45

46 Buzón de entrada IPM.Note Diario IPM.Activity Notas IPM.StickyNote Tareas IPM.Task Convocatorias de reunión IPM.Schedule.Meeting.Request Si desea una lista completa de las clases de mensajes, diríjase al siguiente sitio web de Microsoft: Cuando haya terminado de añadir clases de mensajes, haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Propiedades. 25. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades. La nueva directiva de destinatarios de administración de buzones se muestra en el panel derecho del Administrador del sistema de Exchange. Configurar la administración de buzones a nivel de servidor Para programar el día y la hora en que se va a ejecutar una directiva concreta, cambie la configuración a nivel de servidor. Para ello, siga estos pasos: 1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft Exchange y, a continuación, en Administrador del sistema. 2. En el panel izquierdo del Administrador del sistema de Exchange, expanda el objeto Servidores. 3. Haga clic con el botón secundario en el equipo que desee configurar y, seguidamente, haga clic en Propiedades. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de <nombre de servidor>. 4. Haga clic en la ficha Administración de buzones para ver la configuración actual. 5. En Iniciar proceso de administración de buzones, realice una de las siguientes acciones: Haga clic en la lista desplegable para seleccionar una hora para que se realice la administración de buzones. Haga clic en Personalizar, haga clic en un día de la columna izquierda y, después, haga clic en una hora de la primera fila. Después de seleccionar las horas que desee, haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Generación de informes para seleccionar el tipo de informe (un informe detallado o un resumen) que se va a crear cuando se procesen los buzones. También debe seleccionar el destinatario que va a recibir los informes. Haga clic en Examinar, seleccione un destinatario y haga clic en Aceptar. Los informes no se pueden enviar a listas de distribución. 7. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración de administración de buzones GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 46

47 En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo usar Directivas del sistema para configurar los límites de almacenamiento de buzones en Exchange Server 2003: Eliminación de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2007 Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones en Microsoft Exchange para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico. Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe determinar: Los límites que desee que la directiva haga cumplir. El grupo que desee que controle la directiva. Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la directiva. Para usar la Consola de administración de Microsoft Exchange para crear una nueva configuración del contenido administrado: 1. Abra la Consola de administración de Exchange. 2. En el árbol de la consola, expanda Configuración de organización y haga clic en Buzón. 3. En el panel de resultados, haga clic en la ficha Carpetas predeterminadas administradas (o en la ficha Carpetas personalizadas administradas) y seleccione la carpeta administrada para la que desea crear una configuración del contenido administrado. 4. En el panel de acciones, haga clic en Nueva configuración de contenido administrado. Aparece el Asistente para nueva configuración de contenido administrado. 5. En la página Introducción, en el cuadro Nombre de la configuración de contenido administrado que se va a mostrar en la Consola de administración de Exchange, escriba el nombre de la configuración nueva (por ejemplo, Directiva de conservación del departamento de contabilidad). 6. En el cuadro Tipo de mensaje, puede seleccionar el tipo de mensaje para el que desea crear la configuración del contenido administrado. Si selecciona Todos los elementos, la configuración de contenido administrado que cree se aplicará a todos los elementos de la carpeta administrada (excepto a los tipos de mensaje para los que haya creado una configuración de contenido independiente). GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 47

48 El Asistente para nueva configuración de contenido administrado se puede usar de forma repetida para crear una configuración de contenido independiente para cada uno de los tipos de mensaje. Cuando haya varias configuraciones de contenido, las configuraciones concretas siempre tienen prioridad sobre las generales. Por ejemplo, si hay una configuración para todo el contenido del buzón y otra para el correo de voz, la directiva del correo de voz se aplica al correo de voz, pero la directiva de todo el contenido del buzón se aplica a los restantes elementos. 7. Para establecer la conservación de mensajes, active la casilla Duración del periodo de conservación (días). Se activan las siguientes opciones: a) En el cuadro a la derecha de la casilla Duración del periodo de conservación (días), escriba el número de días tras los que expira el mensaje. b) En la lista El periodo de conservación empieza, seleccione las siguientes opciones: Cuándo se envía, la fecha final del calendario y las tareas recurrentes El periodo de conservación del correo comienza cuando se entrega. El periodo de conservación de los elementos del calendario y de las tareas recurrentes comienza en su fecha final. c) En la lista Acción que se realiza al final del periodo de conservación, seleccione una de las siguientes opciones: Eliminar permanentemente Los mensajes se eliminan permanentemente y el usuario no puede recuperarlos. Marcar como fecha de conservación superada Los mensajes se muestran sombreados y tachados, pero no se realizan otras acciones. Esta acción de expiración se usa para solicitar al usuario que realice algún tipo de acción. 8. Haga clic en Siguiente. 9. La página Nueva configuración de contenido administrado proporciona un resumen de la configuración que se ha aplicado. 10. Para finalizar el Asistente para nueva configuración de contenido administrado, haga clic en Nuevo. 11. En la página Finalización, haga clic en Finalizar para salir del Asistente para nueva configuración de contenido administrado. 12. Para ver la nueva configuración de contenido administrado, en el panel de resultados de la Consola de administración de Exchange, expanda la carpeta administrada a la que aplicó la configuración. 13. Para editar una configuración de contenido administrado que haya creado, haga clic en ella con el botón secundario y haga clic en Propiedades. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 48

49 En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo crear una directiva de retención de correo en Exchange Server 2007: Eliminación de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2010 Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones en Microsoft para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico. Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe determinar: Los límites que desee que la directiva haga cumplir. El grupo que desee que controle la directiva. Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la directiva. Usar la Consola de administración de Exchange para crear directivas de conservación. 1. Abra la Consola de administración de Exchange. 2. En el árbol de la consola, expanda el bosque que desee y desplácese a Configuración de organización > Buzón. 3. En el panel de acciones, haga clic en Nueva directiva de retención. 4. En la página Introducción, rellene los siguientes campos: OPCIÓN Nombre Agregar Use este cuadro para escribir el nombre de la directiva de retención. Haga clic en este botón para agregar etiquetas de retención a la directiva. Para quitar una etiqueta de la directiva, haga clic en el nombre de la etiqueta y, seguidamente, haga clic en Quitar. 5. En la página Seleccionar buzones, haga clic en Agregar para seleccionar los buzones a los que desee aplicar la directiva de retención. También puede crear una directiva de retención sin aplicarla a ningún buzón. La directiva también se puede aplicar a los buzones posteriormente. 6. En la página Nueva directiva de retención, revise los ajustes de la configuración. Para realizar cambios en la configuración, haga clic en Atrás. 7. Para crear la directiva de retención, haga clic en Nueva. 8. En la página Finalización, revise lo siguiente y haga clic en Finalizar para cerrar el asistente: GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 49

50 El estado Finalizado indica que el asistente ha finalizado la tarea correctamente. El estado Error indica que la tarea no se ha finalizado. Si se produce algún error en la tarea, revise el resumen para ver una explicación de dicho error y haga clic en Atrás para realizar cambios en la configuración. Usar el EMC para aplicar una directiva de retención a un buzón 1. En el árbol de la consola, expanda el bosque que desee y desplácese a Configuración de destinatario > Buzón. 2. En el panel de resultados, seleccione el buzón al que desea aplicar la directiva de retención. Use las teclas Mayús y Ctrl para seleccionar varios buzones. 3. En el panel de acciones, haga clic en Propiedades. 4. En Propiedades de usuario del buzón, en la pestaña Configuración de buzón, seleccione Administración de registros de mensajería y haga clic en Propiedades. 5. En Administración de registros de mensajería, active la casilla Aplicar directiva de retención y haga clic en Examinar para seleccionar la directiva de retención que desea aplicar al buzón. 6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Propiedades de usuario del buzón, haga clic en Aplicar. En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo crear una directiva de retención en Exchange Server 2010: Eliminación de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2013 Una vez que GFI MailArchiver esté configurado y el correo electrónico de su organización se haya almacenado correctamente, puede crear una directiva de destinatarios de administración de buzones en Microsoft para liberar espacio en el servidor de Exchange eliminando correo electrónico. Antes de crear una directiva de destinatarios de administración de buzones, debe determinar: Los límites que desee que la directiva haga cumplir. El grupo que desee que controle la directiva. Cómo desea que la directiva gestione los mensajes que superen los límites de la directiva. Paso 1: Crear una etiqueta de retención Inicie el centro de administración de Microsoft Exchange para crear una etiqueta de retención 1. Seleccione gestión de conformidad > etiquetas de retención y haga clic en Nueva. 2. Seleccione una de las siguientes opciones: GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 50

51 OPCIÓN Se aplica automáticamente a todo el buzón (Todo) Se aplica automáticamente a una carpeta específica La aplican los usuarios a elementos y carpetas (Personal) Selecciónela para crear una etiqueta de directiva predeterminada (DPT). Las DPT se pueden usar para crear una directiva de eliminación predeterminada y una directiva de almacenamiento predeterminado que se aplica a todos los elementos del buzón. Selecciónela para crear una etiqueta de directiva de retención (RPT) para una carpeta predeterminada, como Buzón de entrada y Elementos eliminados. Use esta opción para crear etiquetas personales que los usuarios de Outlook y Outlook Web App puedan usar para aplicar otra configuración de almacenamiento o eliminación que la de la carpeta, o cualquier directiva de almacenamiento o eliminación aplicada a todo el buzón. 3. Rellene la información necesaria y haga clic en Guardar. Paso 2: Crear una directiva de retención Inicie el centro de administración de Microsoft Exchange para crear una directiva de retención 1. Seleccione Gestión de conformidad > Directivas de retención y haga clic en Nueva. 2. En la página Nueva directiva de retención, introduzca los siguientes campos: OPCIÓN Nombre Etiquetas de retención Use este cuadro para escribir el nombre de la directiva de retención. Haga clic en el botón Agregar para seleccionar las etiquetas de retención que desee agregar a esta directiva de retención. Para quitar una etiqueta de la directiva, haga clic en el nombre de la etiqueta y, seguidamente, haga clic en Quitar. 3. Haga clic en guardar. También puede crear una directiva de retención sin aplicarla a ningún buzón. La directiva también se puede aplicar a los buzones posteriormente. Paso 3: Aplicar una directiva de retención a los usuarios de un buzón Después de crear una directiva de retención debe aplicarla a los usuarios de un buzón Puede aplicar distintas directivas de retención a distintos conjuntos de usuarios. Para asignar la directiva de retención a un buzón: 1. Inicie el centro de administración de Microsoft Exchange. 2. Haga clic en el nodo destinatarios. 3. En buzones, seleccione Editar en la barra de herramientas. 4. Haga clic en Características de buzón. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 51

52 5. Vaya al campo Directiva de retención y en la lista desplegable seleccione la directiva de retención creada en el paso anterior. 6. Haga clic en guardar. En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre cómo crear una directiva de retención en Exchange Server 2013: Información de desinstalación Para desinstalar GFI MailArchiver: 1. Haga clic en Inicio > Panel de control > Programas > Desinstalar un programa. 2. Seleccione GFI MailArchiver en la lista y haga clic en Desinstalar. 3. Cuando aparezca Está seguro de que desea desinstalar GFI MailArchiver?, haga clic en Sí. 4. Al terminar, haga clic en Finalizar. GFI MailArchiver 2 Instalación de GFI MailArchiver 52

53 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver Una vez que GFI MailArchiver se ha instalado correctamente, se muestra la pantalla Enhorabuena. Haga clic en Configurar para instalar el Asistente postinstalación que sirve de ayuda en la configuración de GFI MailArchiver. El Asistente de postinstalación le ayudará a realizar las siguientes acciones: TAREA Escriba una clave de licencia válida Configurar Almacén de archivo Seleccionar un método de archivado Se necesita una clave de licencia válida para utilizar GFI MailArchiver una vez instalado el producto. Utilice la clave de licencia adquirida o introduzca una clave de usuario de evaluación si está evaluando GFI MailArchiver. Se puede solicitar una clave de usuario de evaluación en Configure un Almacén de archivo que defina propiedades como el nombre, el tipo de base de datos y las ubicaciones de índices. GFI MailArchiver utiliza esta configuración como plantilla para crear nuevos Almacenes de archivo. El método de archivado define cómo Microsoft Exchange Server archiva mensajes de correo electrónico en almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Elija el método de archivado que prefiera de las opciones disponibles. Haga clic en Siguiente para configurar GFI MailArchiver para su primer uso. 3.1 Configuración de licencia En la pantalla Configuración de licencia, escriba la clave de licencia obtenida al adquirir el producto GFI MailArchiver. Haga clic en Verificar clave de licencia y, a continuación, en Siguiente para continuar. Para evaluar GFI MailArchiver, solicite una clave de evaluación gratuita a GFI Software Ltd Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de postinstalación En GFI MailArchiver, los Almacenes de archivo se pueden describir como los contenedores que contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo constan de varios componentes, como: Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos electrónicos Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico. Los almacenes de archivo se crean en función de un perfil de Almacén de archivo que define detalles como la convención de nomenclatura del Almacén de archivo, el tipo de bases de datos y las ubicaciones de archivos de bases de datos, archivos de correo electrónico e índices. Utilice el Asistente de Almacén de archivo para crear la configuración del Almacén de archivo nuevo que se utilizará como plantilla para crear automáticamente Almacenes de archivo futuros. Para configurar los almacenes de archivo nuevos: GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 53

54 1. En el Asistente de postinstalación, haga clic en Siguiente después de introducir una clave de licencia válida. 2. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones disponibles son: TIPO DE BASE DE DATOS Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a correos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor SQL Server para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server (página 56). Esta opción requiere una instalación de SQL Server. Microsoft SQL Server Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor SQL Server para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server (página 56). Esta opción requiere una instalación de SQL Server. SQL Server Express con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta correos electrónicos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use una base de datos SQL Server Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server (página 56). Esta opción requiere una instalación de SQL Server Express. Se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de Microsoft. Base de datos de GFI MailArchiver Se recomienda únicamente con fines de evaluación. Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de correo electrónico en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la ubicación de disco que especifique. Para obtener más información, consulte Configuración de almacén de archivo: base de datos de GFI MailArchiver (página 54). Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI MailArchiver creará automáticamente una base de datos. 3. Para continuar con la instalación, haga clic en Siguiente y siga el Asistente de postinstalación. 4. (Opcional) Seleccione Crear un almacén de archivo ahora para quegfi MailArchiver cree el primer almacén de archivo y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo Configuración de almacén de archivo: base de datos de GFI MailArchiver Si ha decidido utilizar una base de datos de GFI MailArchiver, recibirá orientación para crear la Configuración de Almacén de archivo nuevo que GFI MailArchiver utiliza como plantilla para crear nuevos Almacenes de archivo. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 54

55 Captura de pantalla 19: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones 1. Busque y seleccione las ubicaciones de los archivos de correo electrónico y base de datos y del índice de búsqueda que se van a usar en la base de datos de GFI MailArchiver. Especifique también todas las credenciales necesarias para acceder a las ubicaciones indicadas. OPCIÓN Ubicación de archivo de base de datos Define la ubicación en que se encontrará el archivo de la base de datos Firebird. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. No se permiten rutas de acceso UNC. Ubicación de archivo de correo electrónico Define la ubicación en que se encontrarán los archivos de datos de los mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. Se permiten rutas de acceso UNC. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 55

56 OPCIÓN Ubicación de índice de búsqueda Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. Se permiten rutas de acceso UNCPara obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 160). Usar el inicio de sesión y la contraseña siguientes para acceder a la ruta de acceso a UNC anterior Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriben se usan para acceder a las rutas UNC seleccionadas. 2. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 3. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI MailArchiver cree el primer Almacén de archivo. GFI MailArchiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. 4. Haga clic en Finalizar Configuración de Almacén de archivo: SQL Server Si ha elegido usar Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos o SQL Server Express con almacenamiento de archivos, ahora se le orientará para que configure un Almacén de archivo nuevo. Asegúrese de que SQL Server se ha instalado con autenticación en modo misto y que se ha habilitado TCP IP. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 56

57 Captura de pantalla 20: Creación de Almacén de archivo: seleccionar base de datos 1. En la pantalla Detalles del servidor de la base de datos, elija un servidor SQL Server de la lista de servidores detectados automáticamente o bien especifique manualmente los detalles. OPCIÓN Seleccione el servidor de bases de datos que va a usar para almacenar los correos electrónicos archivados. Especifique manualmente el servidor de bases de datos que va a usar para archivar los correos electrónicos. Permite seleccionar un servidor SQL Server en la lista de servidores Microsoft SQL Server detectados. Haga clic en Volver a comprobar para volver a comprobar si algún servidor se ha conectado desde que se cargó la página. Elija esta opción para omitir la lista de servidores Microsoft SQL Server detectados y especificar los detalles del servidor usado para el Almacén de archivo. 2. Haga clic en Siguiente para continuar. 3. Si en la pantalla anterior ha elegido especificar de forma manual los detalles que se van a usar en el almacenamiento de los mensajes de correo electrónico archivados, especifique el nombre de la base de datos Microsoft SQL Server en el campo Servidor de base de datos. Si se seleccionó un servidor de bases de datos, continúe con el paso siguiente. 4. Seleccione el método de autenticación utilizado para conectar con el servidor SQL Server seleccionado. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 57

58 OPCIÓN Autenticación de Windows integrada Autenticación de Microsoft SQL Server Utiliza las credenciales del usuario conectado en ese momento para acceder a SQL Server. No es necesario escribir un nombre de usuario y una contraseña. Utiliza el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en los campos Nombre de usuario y Contraseña para acceder a SQL Server. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. 6. Proporcione las rutas de acceso para los datos (.mdf) y los archivos de registro (.ldf) de SQL Server. Si se ha seleccionado una base de datos existente, omita el paso siguiente. OPCIÓN Utilice la ruta de acceso predeterminada definida en el servidor con Microsoft SQL Server Ubicación del archivo de datos Usar la misma ruta de acceso para el archivo de datos y el de registro. Ubicación del archivo de registro Indica a GFI MailArchiver que use las rutas de acceso predeterminadas configuradas en SQL Server. Desactive esta opción para configurar rutas de acceso alternativas. Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar archivos de datos. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ruta de acceso. Indica a GFI MailArchiver que use la ruta de acceso del cuadro de texto Ubicación de los datos y del archivo de registro como ubicación para el archivo de registro. Desactive esta opción para escribir una ubicación personalizada del archivo de registro. Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar los archivos de registro. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ruta de acceso. 7. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 58

59 Captura de pantalla 21: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones 8. Proporcione las ubicaciones requeridas de los archivos para el tipo de servidor SQL Server seleccionado. Dependiendo del tipo de servidor SQL Server elegido, algunas opciones no están disponibles. Por ejemplo, si se selecciona Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos, se deshabilitan las opciones Ubicación de archivo de base de datos y Ubicación de archivo de correo electrónico. OPCIÓN Ubicación de archivo de correo electrónico Define la ubicación en que se encontrarán los datos de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. Se permiten rutas de acceso UNC. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 59

60 OPCIÓN Usar el inicio de sesión y la contraseña siguientes para acceder a la ruta de acceso a UNC anterior Ubicación de índice de búsqueda Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán para acceder a las rutas UNC seleccionadas. Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. 9. Haga clic en Siguiente para continuar. Las rutas de acceso UNC se permiten, siempre que el servicio de búsqueda tenga acceso de lectura/escritura a la ubicación. Para obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 160). IMPORTANTE Para obtener más información, consulte Elección del tipo de base de datos (página 36). 10. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI MailArchiver cree el primer Almacén de archivo. GFI MailArchiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. 11. Haga clic en Finalizar. 3.3 Configuración del método de archivado a través del Asistente de postinstalación GFI MailArchiver ofrece varios métodos de almacenamiento de correo electrónico en función de los requisitos de su organización. Seleccione una las opciones siguientes: MÉTODO DE ARCHIVADO Archivado manual Almacenamiento de todos los mensajes de correo electrónico Archivado basado en reglas Permite al usuario seleccionar los mensajes de correo electrónico que se archivan Los usuarios pueden archivar manualmente un único correo electrónico, toda una carpeta de mensajes de correo electrónico u otros archivos utilizando GFI MailArchiver Archive Assistant. Este método de almacenamiento no requiere Microsoft Exchange. Las empresas que usen Microsoft Outlook pueden almacenar manualmente los mensajes de correo electrónico, independientemente del lugar en que esté hospedado su correo electrónico. Con la función de registro en diario de Microsoft Exchange, los mensajes de correo electrónico del registro en diario los copia GFI MailArchiver y se almacenan en un servidor independiente. Esto elimina las actividades de almacenamiento de la actividad de envío de correo electrónico del servidor de Microsoft Exchange, lo que le permite liberar espacio y aumentar el rendimiento, al mismo tiempo que proporciona una excelente escalabilidad y fiabilidad para su Almacén de archivo. GFI MailArchiver también se puede usar con otros servidores de correo electrónico y puede sondear si hay correo electrónico desde cualquier servidor compatible con IMAP y Active Directory. Una solución para las empresas que no desean almacenar todo, ya que permite al administrador almacenar de forma selectiva el correo electrónico en función de criterios concretos. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 60

61 Para incluir o excluir buzones concretos del almacenamiento, use la función Restricciones de archivado de los buzones. Para obtener más información, consulte Restricciones de archivado de los buzones (página 133). Captura de pantalla 22: Asistente postinstalación: elegir método de archivado Para configurar el método de archivado: 1. En el Asistente de postinstalación, haga clic en Siguiente después de configurar el Almacén de archivo nuevo. 2. Seleccione una de las siguientes opciones o una combinación de ellas: OPCIÓN Archivado manual Este método permite a los usuarios seleccionar manualmente los mensajes de archivo, elementos de calendario o archivos de su cliente Microsoft Outlook en GFI MailArchiver. Los usuarios necesitan implementar GFI MailArchiver Archive Assistant para almacenar los elementos manualmente. Para obtener más información, consulte Configuración de Archive Assistant (página 215). GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 61

62 OPCIÓN Archivado automático (registro en diario) GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft Exchange Server para recuperar los elementos que se archivan en un solo buzón. Para el método del almacenamiento automático (registro en diario) se requiere un buzón de registro en diario (configurado en Microsoft Exchange), que se configura a través del Asistente de postinstalación. Esto le permite iniciar el archivado de elementos desde un servidor con Microsoft Exchange Server. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario (página 62). Si el método Archivado automático (registro en diario) está habilitado, seleccione una de las siguientes opciones: Todos los mensajes de correo electrónico: seleccione esta opción para archivar todos los mensajes de correo electrónico que pasan por los servidores de correo configurados. Para obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar (página 125). Archivado basado en reglas: archive mensajes de correo electrónico en función de los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 130). 3. Para continuar con la instalación, haga clic en Siguiente y siga el Asistente de postinstalación. 4. Haga clic en Finalizar Configuración de un buzón de registro en diario Si ha seleccionado el método Archivado automático (registro en diario), tendrá que crear un buzón de registro en diario. El registro en diario es una función que permite la grabación del correo electrónico de una organización. Por medio del registro en diario de Microsoft Exchange Server es posible canalizar los elementos que se van a almacenar en un único buzón. Los correos electrónicos y los elementos de calendario se recuperan por GFI MailArchiver para su archivado. Para crear el buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server, realice una de las siguientes acciones: Crear automáticamente un buzón de registro en diario con el Asistente de post-instalación Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2003 Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2007 Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2010 Instalación manual de un buzón de diario para Microsoft Exchange Server 2013 IMPORTANTE Si el registro en diario no se configura correctamente, el método de archivado Archivado automático (registro en diario) NO funcionará Creación de un buzón de diario con el Asistente de postinstalación Para configurar el registro en diario para Microsoft Exchange Server 2007 con el Asistente de postinstalación: 1. En el Asistente de configuración que se abre después de crear el Perfil de Almacén de archivo, haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 62

63 Captura de pantalla 23: Asistente de buzón de diario 2. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Seleccionar un buzón de diario en la lista de buzones inferior. Seleccione esta opción si ya ha creado y configurado un buzón de correo de registro en diario. Seleccione un buzón en la lista de buzones detectados. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario (página 62). i. Seleccione uno de los buzones detectados y haga clic en Siguiente. ii. En la ventana Credenciales del buzón de diario, vuelva a hacer clic en Siguiente para finalizar la configuración. iii. Cuando reciba el mensaje Servidor de correo electrónico que se va a archivar configurado correctamente, haga clic en Finalizar. b. Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos Seleccione esta opción para crear automáticamente un buzón de registro en diario con el asistente. El nuevo buzón de registro en diario se creará en el servidor de Microsoft Exchange seleccionado en la lista de servidores detectados. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 63

64 Esta característica sólo funciona en Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2 y en las versiones posteriores. i. Seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos y haga clic en Siguiente. ii. Cuando se le solicite, escriba los detalles requeridos para el buzón de registro en diario. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Dejar que GFI MailArchiver cree un nuevo usuario de registro de diario al que asociar buzones. Utilizar usuario de registro de diario existente para asociar buzones. Seleccione esta opción si ya ha configurado un buzón de correo de registro en diario en un servidor de correo. En el campo Buzones detectados, seleccione la base de datos de buzones a la que desea conectarse de la lista de buzones detectados. Esta opción se habilita si se detecta un usuario de registro en diario. Si esta opción aparece habilitada, el usuario de registro en diario detectado se asociará a "Buzones detectados". iii. Haga clic en Siguiente. iv. Para finalizar la configuración, introduzca las credenciales administrativas requeridas. c. Introducir manualmente los detalles de los buzones de diario Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles incluyen la especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos usados y las credenciales. Elija esta opción para configurar un buzón de diario en Microsoft Exchange Server i. Si se conecta a través de IMAP, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario: OPCIÓN Conectar mediante IMAP Servidor de correo Puerto IMAP Usar SSL Inicio de sesión/contraseña: Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. IMAP: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange Server 2003 o Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario. El valor predeterminado es 143. Si SSL no está habilitado, la conexión no será cifrada. Haga clic para usar SSL y obligar que se realice el cifrado. El número de puerto IMAP cambia automáticamente a 993. Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 64

65 OPCIÓN Carpeta Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. ii. Si realiza la conexión a través de EWS, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario: OPCIÓN Conectar por medio de EWS Inicio de sesión:/contraseña: Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. Exchange Web Services (EWS) solo está disponible para Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios. Carpeta Carpeta pública Exchange Server Host Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. Marque la carpeta como pública. Seleccione una las opciones siguientes: Detección automática (se recomienda) iii. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Host a Exchange manual/office 365 CAS: escriba la dirección IP del servidor Exchange o el nombre de host del servidor de acceso de cliente (CAS). El CAS es un rol de servidor que gestiona todas las conexiones de cliente con un servidor Exchange. Si realiza la conexión a través de EWS para Office 365, escriba el nombre de host de Office Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario. 3.4 Finalización de la configuración posterior a la instalación Una vez que se cumplan los requisitos del Asistente postinstalación, puede empezar a usar GFI MailArchiver para archivar mensajes de correo electrónico en Microsoft Exchange Server. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 65

66 Captura de pantalla 24: El Asistente postinstalación finalizó correctamente Confirme que la configuración de Licencias, los ajustes del Almacén de archivo y Método de archivado están marcados como completados y haga clic en Finalizar. 3.5 Probar la configuración En función del método de archivado elegido durante las tareas de postinstalación, pruebe la configuración para asegurarse de que los mensajes de correo electrónico se archivan correctamente. Prueba de archivado manual 1. Abra una instalación de Microsoft Outlook en la que se haya implementado GFI MailArchiver Archive Assistant. Para obtener más información, consulte Configuración de Archive Assistant (página 215). 2. Seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón Archivar. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 66

67 3. En GFI MailArchiver, vaya a la ficha Archivar. 4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico archivado utilizando GFI MailArchiver Archive Assistant se muestra en el panel Conversación. Prueba de archivado de archivado automático (registro en diario) de todos los mensajes de correo electrónico 1. Cree un correo electrónico y envíelo a una dirección de correo electrónico que pertenezca a un buzón que se está archivando. 2. En GFI MailArchiver, vaya a la ficha Archivar. Captura de pantalla 25: Buscar correo electrónico 3. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico archivado se muestra en el panel Conversación. Prueba de archivado basado en reglas 1. Asegúrese de que se han configurado reglas de archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 130). 2. Cree un correo electrónico en función de los criterios configurados en las reglas de archivado y envíelo a una dirección de correo electrónico válida. 3. En GFI MailArchiver, vaya a la ficha Archivar. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 67

68 4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico archivado se muestra en el panel Conversación. Cuando constate que GFI MailArchiver almacena correctamente los mensajes de correo electrónico, puede configurar las directivas de administración de buzones que quitan correo electrónico del servidor de Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte las siguientes secciones de la guía: Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2003 Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2007 Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server 2010 Eliminación de mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Server Uso de la herramienta para cambiar puertos La herramienta para cambiar puertos permite comprobar si hay conflictos de puertos en el servidor en que GFI MailArchiver está instalado y cambiar los puertos remotos rápida y fácilmente. IMPORTANTE Después de actualizar GFI MailArchiver desde una versión anterior, los números de puerto se devuelven a su configuración predeterminada original, por lo que tendrá que volver a ejecutar la herramienta para cambiar puertos. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 68

69 Captura de pantalla 26: Interfaz de usuario de la herramienta para cambiar puertos Para utilizar la herramienta para cambiar puertos: 1. Inicie la herramienta desde Archivos de programa > GFI\MailArchiver > Herramientas > PortChange y haga clic en PortChange.exe Los campos con un fondo amarillo denota que el contenido es de sólo lectura y no se puede cambiar. 2. Haga clic en Comprobar conflicto de puertos para identificar los puertos del equipo que esté usando otra aplicación. La herramienta se detiene y reinicia los servicios de GFI MailArchiver en este proceso. Si se identifica algún conflicto, el número de puerto conflictivo se marca en rojo. Los puertos sin conflicto se marcan en verde. 3. Escriba un valor nuevo en el campo Cambiar a del puerto que desea actualizar y haga clic en Aplicar cambios de puertos. La herramienta vuelve a comprobar si hay conflictos de puertos con el valor recién introducido y aplica el cambio. 4. (Opcional) Si necesita restaurar los números de puerto predeterminados en el equipo con GFI MailArchiver, haga clic en Restablecer y, a continuación, en Aplicar cambios de puertos. GFI MailArchiver 3 Asistente de postinstalación GFI MailArchiver 69

70 4 Actualización de versiones anteriores 4.1 Razones para realizar la actualización a GFI MailArchiver 2013 GFI MailArchiver 2013 incluye varias características nuevas cuyo fin es facilitar el almacenamiento de correo electrónico, y que ello mejore la experiencia y el rendimiento del usuario. Y lo que es más importante, esta edición incluye: Roles y permisos donde puede configurar el tipo de permisos que se asignan a los usuarios, por ejemplo, otorgando a usuarios concretos derechos de eliminación de mensajes de correo electrónico o permiso para generar informes de MailInsights en nombre de otros usuarios. Para obtener más información, consulte Configuración de roles y permisos (página 174). La introducción de GFI MailArchiver Archive Assistant, que le ayuda a configurar una programación para almacenar automáticamente mensajes de correo electrónico directamente desde Outlook. GFI MailArchiver también proporciona diferentes opciones para eliminar automáticamente mensajes de correo electrónico del buzón después de que finalice el proceso de importación. Para obtener más información, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI MailArchiver Archive Assistant (página 145). Nuevos informes de MailInsights (Temas de correo electrónico e Indicadores del rendimiento del correo electrónico) cuyo objetivo es ayudarle a supervisar la actividad y tendencias del correo electrónico de su equipo. El grupo de acceso total, que en las versiones anteriores permitía a los miembros de los grupos de Active Directory examinar y hacer búsquedas en todos los mensajes de correo electrónicos de los almacenes de archivo se ha sustituido por el rol de acceso total, que se puede configurar desde Roles y permisos. 4.2 Actualización de versiones anteriores a GFI MailArchiver 2012 En GFI MailArchiver 2012, la administración de almacenes de archivo se ha vuelto a diseñar para automatizar el proceso de creación de Almacenes de archivo. Esto afecta a la forma en que funcionan varios características en el producto. También existen nuevos requisitos que se deben cumplir para que la nueva automatización de Almacenes de archivo funcione. Los Almacenes de archivo de las versiones anteriores de GFI MailArchiver se pueden actualizar y usar en la nueva arquitectura. Cuando se lleva a cabo el procedimiento de actualización, GFI MailArchiver le solicita que actualice todos los Almacenes de archivo existentes. Esto es obligatorio para que GFI MailArchiver detecte automáticamente un intervalo de fechas para cada Almacén de archivo. Una vez que se realiza esta operación, todos los Almacenes de archivo tendrán sus intervalos de fecha respectivos asignados y los mensajes de correo electrónico nuevos se pueden almacenar en ellos. Los Almacenes de archivo nuevos se marcarán como no válidos y se podrán eliminar de forma segura. Otras características importantes de GFI MailArchiver 2012, y versiones posteriores: Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento al almacenamiento de correo electrónico desde cualquier dispositivo (iphone, ipad, Android, etc.) Almacenamiento de documentos críticos empresariales, además del correo electrónico (todos las ventajas del almacenamiento de correo electrónico se han extendido a otros archivos importantes). Elección de cómo se realiza el almacenamiento utilizando el almacenamiento basado en reglas, que permite el almacenamiento selectivo y la eliminación del correo electrónico almacenado. Extracción de inteligencia empresarial de su archivo de correo electrónico (los informes de MailInsights pueden ayudarle a identificar potenciales infracciones de seguridad, riesgos legales y GFI MailArchiver 4 Actualización de versiones anteriores 70

71 problemas de productividad mediante la extracción de datos clave del archivo de correo electrónico). Los informes se pueden generar bajo demanda o de forma programada, y se pueden enviar a su buzón de entrada regularmente) Qué ventajas ofrecen los nuevos almacenes de archivo? Una nueva funcionalidad de GFI MailArchiver crea automáticamente nuevos Almacenes de archivo, lo que asegura que todos los mensajes de correo electrónico se clasifican correctamente en sus Almacenes de archivo respectivos, lo que permite a los usuarios administrar y examinar mejor el archivo de correo electrónico de una forma más organizada. En cuanto un correo electrónico nuevo espera ser almacenado, GFI MailArchiver lo clasifica en función de la fecha de recepción y lo asigna al Almacén de archivo respectivo. Si no se encuentran Almacenes de archivo válidos, se crea basado en los ajustes del Almacén de archivo nuevo configurado con el Asistente postinstalación. Un Almacén de archivo válido es aquél que no está marcado como Total o De sólo lectura. Puede impedir que se almacene correo electrónico en un Almacén de archivo concreto. Para ello, el Almacén de archivo se marcará como total y se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto. Para obtener más información, consulte Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente (página 157). Otra característica nueva relacionada con los Almacenes de archivo es la capacidad para definir un patrón de nombres para los Almacenes de archivo nuevos. Este patrón garantiza la consistencia, crea uniformidad y facilita el reconocimiento por parte de los usuarios cuando estén explorando sus Almacenes de archivo. En la tabla siguiente se enumeran los nuevos requisitos de características y los cambios: CARACTERÍSTICA/REQUISITO Actualización de esquema de base de datos Las bases de datos no se pueden crear manualmente Creación automática del Almacén de archivo Configuración de Almacén de archivo nuevo Asegúrese de que el esquema de base de datos se ha actualizado durante el proceso de instalación/actualización; de lo contrario, la automatización de Almacenes de archivo no se implementa y GFI MailArchiver 2012 no funciona. El esquema de base de datos también se puede actualizar manualmente utilizando la herramienta Actualizador del esquema de la base de datos. Para obtener más información, consulte Actualización del esquema de la base de datos (página 172). Los Almacenes de archivo ya no se pueden crear manualmente. La administración de Almacenes de archivo es un proceso automatizado gestionado por GFI MailArchiver. Pars facilitar la administración de Almacenes de archivo, GFI MailArchiver crea nuevos Almacenes de archivo según se necesitan. Los nuevos Almacenes de archivo se crean cuando se reciben mensajes de correo electrónico en GFI MailArchiver desde el registro en diario o desde el archivado manual, en función de la configuración de plantilla especificada en la Configuración de Almacén de archivo nuevo. Se crea una plantilla para crear automáticamente nuevos Almacenes de archivo en función de la Configuración de Almacén de archivo nuevo especificada durante las tareas posteriores a la instalación. Esta plantilla se puede modificar posteriormente desde la IU de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 153). GFI MailArchiver 4 Actualización de versiones anteriores 71

72 CARACTERÍSTICA/REQUISITO Programación de Almacenes de archivo Almacén de archivo no activo/inactivo Almacén de archivo de solo lectura Almacén de archivo completo Almacenamiento de instancia única Importación de mensajes de correo electrónico a GFI MailArchiver Los Almacenes de archivo se crean automáticamente de forma periódica según una programación predefinida. El período de sustitución predeterminado y recomendado es Bimensualmente. Para obtener más información, consulte Programación de Almacenes de archivo (página 162). Los Almacenes de archivo creados permanecen activos hasta que el Almacén está lleno, o se configura como sólo lectura, para que los correos electrónicos con fechas incluidas en el período del Almacén de archivo se archiven en el contenedor correspondiente. Un Almacén de archivo se puede configurar como de sólo lectura. Cuando esto sucede, se crea un nuevo Almacén de archivo para el mismo período cuando es necesario archivar un correo electrónico que se encuentra dentro de ese rango de tiempo. Para obtener más información, consulte Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente (página 157). Se crea un nuevo Almacén de archivo para el mismo período si se alcanza el límite de tamaño recomendado para ese Almacén de archivo. Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server Express y Firebird. Mediante el sistema de almacenamiento de instancia única, GFI MailArchiver garantiza que no se conservan correos electrónicos duplicados en el mismo Almacén de archivo. Cuando se utiliza Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar correos electrónicos a GFI MailArchiver, los correos se ordenan y archivan en función de la fecha sin necesidad de crear un plan. Se crean nuevos Almacenes de archivo según se necesitan si no existe ninguno para un período concreto. Si se importa un mensaje de correo electrónico para 1 usuario, todos los destinatarios/remitentes del mensaje son propietarios del mismo y pueden acceder a este. Los Almacenes de archivo creados durante el proceso de importación se pueden usar para operaciones de GFI MailArchiver normales cuando los mensajes de correo electrónico se archivan desde el registro en diario o el archivado manual. Para obtener más información, consulte Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export (página 233). Para obtener más información sobre la actualización de versiones anteriores agfi MailArchiver 6, consulte: Antes de realizar la actualización 1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador. 2. Antes de comenzar la instalación, guarde y cierre todas las aplicaciones abiertas en el equipo. 3. Compruebe todos los requisitos del sistema antes de continuar con la actualización. 4.4 Actualización de GFI MailArchiver 1. Haga doble clic en: Mailarchiver.exe para actualizar GFI MailArchiver en sistemas x86 Mailarchiver_x64.exe para actualizar GFI MailArchiver en sistemas x64 2. En la página Bienvenido, haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 4 Actualización de versiones anteriores 72

73 3. Indique si desea comprobar si hay nuevas actualizaciones de GFI MailArchiver en el sitio web de GFI. Haga clic en Siguiente para continuar. 4. Lea el acuerdo de licencia y seleccione la opción Acepto los términos del acuerdo de licencia. Haga clic en Siguiente para continuar. 5. Si va a realizar la actualización de una versión anterior de GFI MailArchiver, escriba la dirección de correo electrónico del administrador y la clave de licencia. Haga clic en Siguiente para continuar. De lo contrario, diríjase al paso siguiente. Para actualizar la licencia desde una versión anterior o evaluar GFI MailArchiver, haga clic en Saber más y solicite una clave. Para obtener más información, consulte: 6. Si tiene que modificar los valores predeterminados tanto del sitio Web como del alias del directorio virtual, hágalo en los campos Sitio web: y Alias del directorio virtual:. Estos valores definen la URL que se utiliza para acceder a GFI MailArchiver. Haga clic en Siguiente. 7. Haga clic en Instalar para instalar GFI MailArchiver. 8. Haga clic en Actualizar para actualizar los esquemas de la base de datos existentes al nuevo esquema de GFI MailArchiver y haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. IMPORTANTE Se recomienda encarecidamente actualizar todos los esquemas de base de datos para asegurarse de que GFI MailArchiver funciona correctamente. Para obtener más información, consulte Actualización del esquema de la base de datos (página 172). Para continuar la configuración sin actualizar los esquemas de base de datos, seleccione Omitir actualización de esquema de base de datos. Lo actualizaré más tarde. y haga clic en Siguiente. 9. Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente de instalación. 4.5 Acciones posteriores a la actualización Comprobar licencia Una clave de licencia válida le permite usar GFI MailArchiver sin restricciones. Para consultar la clave de licencia instalada actualmente, seleccione Configuración y haga clic en Cambio de la clave de licencia. Para obtener más información, consulte Visualización y edición de claves de licencia (página 201). GFI MailArchiver 4 Actualización de versiones anteriores 73

74 TIPO DE ACTUALIZACIÓN Desde la misma versión, pero de una compilación anterior Si la clave de licencia anterior era de una versión completa, no se le pedirá clave de licencia en la instalación. Una vez que la interfaz de usuario esté cargada, no se le pedirá que especifique la clave. Si la clave de licencia anterior ha caducado, no se le pedirá clave de licencia en la instalación. Se le pedirá que especifique la clave en la postinstalación. Si la clave de licencia anterior era de una versión de evaluación, no se le pedirá clave de licencia en la instalación. Si la licencia de evaluación anterior ha caducado, se le pedirá clave de licencia en la instalación. Si la clave de licencia anterior ha caducado, no se le pedirá clave de licencia en la instalación. "Compilación anterior" hace referencia a un software de GFI MailArchiver compilado para la misma versión. Desde una versión anterior de GFI MailArchiver La clave de licencia anterior no es válida. Introduzca la nueva clave de licencia durante la instalación cuando se le indique. Consulte: GFI MailArchiver 4 Actualización de versiones anteriores 74

75 5 Uso de GFI MailArchiver GFI MailArchiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico, elementos de calendario y documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la necesidad de archivos PST y a cumplir el creciente número de regulaciones normativas y de ediscovery. Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial de MailInsights se puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgos legales y administre la productividad con informes basados en la información crítica de la empresa en su archivo. En las siguientes secciones encontrará información relativa a: Inicio de sesión en GFI MailArchiver Supervisión de operaciones desde el Panel Exploración de mensajes de correo electrónico archivados Trabajo con mensajes de correo electrónico Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados Acceso a varios buzones Generación de informes de MailInsights Cambio del idioma de la interfaz de usuario y de otras opciones 5.1 Inicio de sesión en GFI MailArchiver Para iniciar sesión en GFI MailArchiver, seleccione una de las siguientes opciones: Vaya a Inicio > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. La aplicación se carga en el explorador de Internet predeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows ) cuando se le soliciten. También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet: del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: De manera predeterminada, GFI MailArchiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI MailArchiver. Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuario de Windows. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 75

76 Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI MailArchiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el que GFI MailArchiver está instalado. 5.2 Utilización de la ficha Página de inicio Use la pestaña Página de inicio de GFI MailArchiver para supervisar fácilmente la instalación. La información gráfica y estadística proporciona información general en tiempo real de los parámetros operativos generales de GFI MailArchiver. También ayuda a identificar los problemas antes de que éstos tengan una repercusión seria en el sistema. Captura de pantalla 27: El panel de GFI MailArchiver En la interfaz de GFI MailArchiver, seleccione la pestaña Página de inicio. La información se muestra en varios elementos de la pantalla agrupados por tipo. Los siguientes apartados describen cada una de estas secciones y cómo interpretar los datos que presentan: Información general del estado Servidores GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 76

77 Almacenes de archivo Flujo de correo electrónico Visor de eventos Información general del estado Captura de pantalla 28: Latido de GFI MailArchiver El área "Información general del estado" muestra información que permite identificar rápidamente problemas relacionados con varios componentes de GFI MailArchiver, como por ejemplo, que algún servidor no responda. Para investigar cualquier interrupción en el servicio diríjase a las siguientes pestañas: OPCIÓN Servicios Buzones de diario Servidores SQL Server Licencias Muestra el estado actual de los servicios de fondo que usa GFI MailArchiver. Muestra una lista de los buzones de registro en diario configurados. Para obtener más información, consulte Adición de buzones de registro en diario nuevos (página 126). Muestra los servidores SQL Server configurados para almacenar correo electrónico. Para obtener más información, consulte Elección y preparación de una base de datos (página 36). La pestaña Licencia muestra si la licencia actual es válida y si se ha instalado la versión de evaluación o una versión con licencia completa. También indica el número de usuarios con licencia, el número de usuarios con correo y el tiempo que el producto lleva funcionando. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 77

78 5.2.2 Servidores Captura de pantalla 29: Área Servidores En el área Servidores encontrará información sobre el espacio en disco que queda disponible en el servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver. Con dicha información le resultará sencillo hacer un seguimiento de los servidores que se estén quedando sin espacio en el disco y tomar medidas antes de que el espacio se agote totalmente Almacenes de archivo Captura de pantalla 30: Área Almacenes de archivo El área Almacenes de archivo proporciona información sobre el número total de mensajes de correo electrónico almacenados en GFI MailArchiver y sobre el número de Almacenes de archivo utilizados. Esta información le permite comprobar si los correos electrónicos se están archivando correctamente. Si Conservación por razones legales está habilitado, se muestra un mensaje en esta ventana. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 191). GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 78

79 5.2.4 Flujo de correo electrónico Captura de pantalla 31: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver El gráfico Flujo de correo electrónico proporciona una visión general gráfica de la cantidad de mensajes de correo electrónico que GFI MailArchiver está archivando. Los picos o valles de mensajes que no se encuentren dentro del flujo normal de correo electrónico deben investigarse, ya que pueden indicar que el registro en diario del correo electrónico no funciona correctamente. Personalice el gráfico "Flujo de correo electrónico" para ver el flujo de todos los buzones de diario, un solo buzón o un periodo específico. Para personalizar la vista, use los controles proporcionados y haga clic en Actualizar Visor de sucesos Captura de pantalla 32: Ficha Visor de sucesos La ventana "Visor de eventos" proporciona información acerca de los eventos de GFI MailArchiver. Los mensajes que se muestran aquí le permiten obtener información sobre los procesos del sistema que el administrador del sistema no suele ver, pero que puede resultar de gran ayuda a la hora de detectar que algunas de las funciones del sistema requieren su atención. 5.3 Exploración de elementos archivados 1. En GFI MailArchiver, seleccione la ficha Archivar. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 79

80 Captura de pantalla 33: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que encontrará a continuación. OPCIÓN Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. Oculta el panel de vista previa de correo. Muestra el panel de vista previa de correo. En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista de correos electrónicos. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón. Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calendario archivados GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 80

81 OPCIÓN Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas. Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de correo. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo de sólo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra 25 elementos por página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar. 5.4 Trabajar con elementos archivados En la pestaña Archivo de GFI MailArchiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados y realizar acciones en ellos. Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con los controles proporcionados en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 79). Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o de mensaje. El elemento seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic en cualquiera de los correos electrónicos o archivos almacenados para verlo en la ventana de vista de correo electrónico. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 81

82 Captura de pantalla 34: Trabajar con elementos archivados en GFI MailArchiver Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione el elemento que desea ver. Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana de calendario. En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones al ver su contenido: OPCIÓN Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario. Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario. Éstos se muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Ver hilo de conversación Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 82

83 OPCIÓN Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales y globales) Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Por ejemplo, buscar todos los elementos con la etiqueta Importante. Para agregar una etiqueta: 1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente. 2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo electrónico. Para quitar una etiqueta asignada previamente: 1. Seleccione una etiqueta asignada previamente. 2. Haga clic en Quitar etiqueta. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Las etiquetas aparecen en el campo Etiquetas en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico. Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante la característica OneClick Restore, que restaura un elemento archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico. En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar una copia del elemento actual y haga clic en Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Guardar correo en el disco (formato EML) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.eml. Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express, Windows Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Guardar correo en disco (formato MSG) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Descargar elemento de calendario Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Imprimir correo electrónico/elemento de calendario. Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para imprimir el elemento, use la función de impresión del explorador. Mostrar imágenes en correo electrónico Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico. Marcar como no SPAM Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM. Eliminar correo electrónico/elemento de calendario Elimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. No es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 83

84 OPCIÓN Descargar Mostrar eventos de elemento de calendario Haga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana de vista de correo electrónico. Para ver archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en el cuerpo. Haga clic en este vínculo para descargar el archivo y guardarlo en disco. 5.5 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados Al buscar mensajes de correo electrónico, GFI MailArchiver consulta el índice de correos electrónicos y recupera todos los mensajes de correo electrónico que coincidan, con sus respectivos archivos adjuntos. En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con: OPCIÓN Búsqueda rápida Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar el usuario y Almacén de archivo seleccionados en todos los mensajes de correo electrónico archivados. En el cuadro de texto Búsqueda rápida se pueden usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Búsqueda simple Búsqueda avanzada Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra "Swiss", escriba "sw??s" o "sw*s". Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simples como el remitente, destinatario, asunto, fecha y otra información. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 84). Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 86). Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI MailArchiver los muestra en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente Uso de Búsqueda simple Búsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajes de fax/sms en todos los almacenes de archivo. Para usar Búsqueda simple: 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Buscar. Captura de pantalla 35: Opciones de Búsqueda simple GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 84

85 2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: OPCIÓN Contiene Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual Asunto Fecha de envío *: cualquier cadena de caracteres Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. De Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Para Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Adjunto Opciones avanzadas Restablecer Guardar Buscar Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 86). Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. 3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: OPCIÓN Nombre de archivo Tipo de archivo Fecha de última modificación Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos (valor predeterminado). Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los controles de calendario. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 86). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: OPCIÓN Contiene Organizador Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Especifique el nombre del organizador del evento. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 85

86 OPCIÓN Asunto Asistentes invitados Inicio del evento Ubicación Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Busque elementos de calendario con un asunto concreto. Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento. Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los controles de calendario. Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 86). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/sms almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: OPCIÓN Contiene Tipo Fecha de envío De Para Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable. Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS. Especifique la dirección del remitente que se va a buscar. Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 86). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de archivado de faxes la habilita el administrador de GFI MailArchiver Uso de Búsqueda avanzada Búsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una amplia gama de criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico. Para usar Búsqueda avanzada 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Búsqueda rápida y seleccione Opciones avanzadas. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 86

87 Captura de pantalla 36: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada: OPCIÓN Buscar en los correos electrónicos Almacén de archivos Fecha de envío Incluye todos/cualquiera Seleccione el usuario de Active Directory en la lista de disponibles. Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condiciones especificadas. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 87

88 OPCIÓN Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. CCO: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario cuya dirección se ha escrito en el campo CCO. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de una fecha especificada. Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente. Id. de mensaje: busque usando el campo Id. de mensaje del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los datos adjuntos). Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los datos adjuntos. Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tengan archivos adjuntos. Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica. Haga clic en, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. Excluye todas estas condiciones Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir para que se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con anterioridad. Haga clic en búsqueda., que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la Volver a opciones básicas Restablecer Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 84). Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 88

89 OPCIÓN Guardar Buscar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas Búsqueda de correo electrónico con smartphones En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone. Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Para realizar una búsqueda simple: 1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre GFI MailArchiver con el siguiente formato: del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: Captura de pantalla 37: Pantalla de inicio de sesión de smartphone GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 89

90 2. Inicie sesión con sus credenciales. Captura de pantalla 38: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado el usuario en GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte Cambiar las preferencias de usuario (página 115). 3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 90

91 Captura de pantalla 39: Resultado de búsqueda por smartphone 4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los resultados se clasifican por fecha en orden descendente. La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 91

92 Captura de pantalla 40: Vista de conversación en smartphone 5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de correo electrónico relacionados. La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI MailArchiver desde el equipo. La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón. 5.6 Acceso a varios buzones Desde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otros usuarios, siempre que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos administrativos puede otorgar o revocar el acceso a los buzones de otros usuarios desde la característica Control de acceso de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 92

93 La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de correo electrónico para ver. Captura de pantalla 41: Acceso a varios buzones Para ver los elementos archivados de otro buzón: 1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar usuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyos mensajes tiene acceso). 2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo que hay junto al campo de búsqueda. 3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar. 4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 93

94 5.7 GFI MailInsights GFI MailInsights es una utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que utiliza los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. GFI MailInsights solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los derechos de acceso requeridos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador del sistema. Los informes disponibles son: NOMBRE DE INFORME Flujo de comunicación Uso de correo web Respuesta de correo electrónico Uso del almacenamiento Cuentas inactivas Palabras inapropiadas Spammers internos Fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Búsqueda de trabajo Búsqueda de frase Tráfico de usuarios Temas de correo electrónico Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo. Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación. Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros documentos e información confidenciales. Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo. Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados. Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 94

95 NOMBRE DE INFORME Indicadores del rendimiento del correo electrónico Informe de mensajes de correo electrónico grandes Requisitos de GFI MailInsights GFI MailInsights requiere las siguientes configuraciones: Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos. Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías. Un servidor SMTP preconfigurado. Para obtener más información, consulte Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes (página 204). Indexación de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Indización (página 158). Datos en Almacenes de archivo para generar informes correctamente Generación de informes de MailInsights Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un usuario que se especifique en el campo Enviar a. Los informes se envían como un archivo adjunto en formato PDF. Para generar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. (Opcional) En el camporeenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario. Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que lo genere y aquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a. Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';' 4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe Programación de informes de MailInsights Todos los informes de MailInsights pueden programarse para que se ejecuten automáticamente. Para programar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. Haga clic en Programación. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 95

96 Captura de pantalla 42: Programación de informes de MailInsights 4. En el campo Nombre de informe, introduzca un nombre significativo para el informe. 5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario (o destinatarios). 6. En la lista desplegable Programar informe, seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las opciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente. 7. En el campo A, especifique la hora. 8. Haga clic en Guardar y programar informe Flujo de comunicación El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos. Captura de pantalla 43: Flujo de comunicación de MailInsights GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 96

97 Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Destinatarios Incluir Seleccione Internos, Externos o Todos. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios. El valor predeterminado es los 20 primeros. El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro de un gráfico. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo electrónico entre las distintas entidades. La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: OPCIÓN Correo electrónico de contacto Mensajes de correo electrónico enviados Mensajes de correo electrónico recibidos Total de mensajes de correo electrónico Última comunicación Dirección de correo electrónico de contacto. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido Uso de correo web El área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuarios internos con las cuentas de correo electrónico web. Captura de pantalla 44: Uso de correo web de MailInsights El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios: GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 97

98 OPCIÓN Ámbito Informe de Incluir Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios, el valor predeterminado es los 20 primeros. El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor. La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información: OPCIÓN Usuario Total de mensajes de correo electrónico Mensajes de correo electrónico enviados Mensajes de correo electrónico recibidos Promedio/día Porcentaje total Dirección de correo electrónico del usuario. Número total de contactos internos. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día. Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web. El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Respuesta de correo electrónico El informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan los empleados en responder a los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 98

99 Captura de pantalla 45: Respuesta de correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Informe de Incluir Clasificar por Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios, el valor predeterminado es Todos. Especifique el método de clasificación. Las opciones son: Por nombre (predeterminado) Por capacidad de respuesta El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, en horas, en el eje x y los usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: OPCIÓN Usuario Media de respuestas Media de respuestas internas Media de respuestas externas Nombre o dirección de correo electrónico del usuario. Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico (horas). Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas). Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos (horas) Uso del almacenamiento El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes categorías de archivos adjuntos. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 99

100 Captura de pantalla 46: Uso del almacenamiento de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Informe de Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos adjuntos. Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional: OPCIÓN Fecha Tamaño total Imágenes Documentos Música Fecha de la recepción de correo electrónico. Tamaño total del archivo adjunto. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 100

101 OPCIÓN Vídeos Otros Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros Cuentas inactivas El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no están activas. Captura de pantalla 47: Cuentas inactivas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado. El informe devuelve una lista de cuentas inactivas Palabras inapropiadas El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 101

102 Captura de pantalla 48: Palabras inapropiadas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Destinatarios Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos Para agregar palabras a la lista Palabras inapropiadas, ejecute el archivo InappropriateWordsEditor.exe de C:\Archivos de programa (x86) \GFI\MailArchiver\Core2\bin. Tenga en cuenta que este archivo contiene palabras vulgares que pueden ser ofensivas. El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información: OPCIÓN Fecha y hora Remitente Asunto Fecha y hora del correo electrónico Dirección de correo electrónico del remitente Asunto del correo electrónico Spammers internos El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 102

103 Captura de pantalla 49: Spammers internos MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Incluir Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios. Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información: OPCIÓN Nombre de usuario Promedio de destinatarios Nombre o dirección de correo electrónico del remitente. Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado Fuera de las horas de oficina Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de las horas de oficina. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 103

104 Captura de pantalla 50: Fuera de las horas de oficina de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Informe de Incluir Ámbito Horas de oficina Semana laborable Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de El valor predeterminado es 50. Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización. Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de oficina normal. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 104

105 OPCIÓN Días no laborables Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días en los que cierre la empresa. IMPORTANTE La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración. Si se usa el botón Borrar todas las fechas, se borrarán las fechas configuradas en todos los años. En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios típicos: Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m. de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo. Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m. En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se han enviado dentro del horario laborable normal. Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche; los miércoles son festivos. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche a medianoche. Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes de correo electrónico fuera de las horas de oficina. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 105

106 OPCIÓN Correo electrónico Número de correos electrónicos enviados Dirección de correo electrónico del usuario Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos confidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos que contengan: Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Números de la seguridad social de los EE.UU. Documentos e información confidenciales El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un usuario seleccionado. Captura de pantalla 51: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 106

107 OPCIÓN Informe de Destinatarios Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos. Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales remitentes. La tabla contiene la siguiente información: OPCIÓN Fecha Remitente Asunto Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto del correo electrónico. Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. Tipo de pérdida El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales, información médica, Búsqueda de trabajo Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera. Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos electrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y recibidos que contengan currículos. El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un usuario seleccionado. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 107

108 Captura de pantalla 52: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Informe de Dominios Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en. Para quitar un dominio, haga clic en. Borrar todo elimina todas las direcciones URL de la lista. La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales usuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo. La tabla contiene la siguiente información: OPCIÓN Fecha Remitente Asunto Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto del correo electrónico. Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 108

109 Búsqueda de frase Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de búsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correos electrónicos y en los archivos adjuntos para detectar aquellos mensajes que contengan términos específicos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas. El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un usuario o grupo seleccionado. Captura de pantalla 53: Informe de búsqueda de frase de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Informe de Tipo de gráfico Frases Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje total de correos electrónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el número de correos electrónicos enviados por día. Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases exactas o introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas. Existe un límite de 10 frases que garantiza que el informe no consuma recursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 109

110 Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que indica el número total de correos electrónicos y el total de mensajes que coinciden con una frase. La tabla contiene la siguiente información: OPCIÓN Fecha Remitente Asunto Frase Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado. La frase que se encontró en el correo electrónico Informe de trafico de usuarios El gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra direcciones de correo electrónico únicas del correo enviado o recibido. Captura de pantalla 54: Tráfico de usuarios de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Informe de Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. El informe generado muestra la comunicación con respecto al usuario o grupo seleccionados. Las direcciones de correo electrónico que se muestran en la tabla muestran las distintas comunicaciones intercambiados entre la dirección de correo electrónico concreta y el usuario o grupo seleccionados. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 110

111 La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: OPCIÓN Dirección de correo electrónico Enviados Recibidos Interna Entrante Saliente Dirección de correo electrónico de contacto. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico internos enviados y recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico entrantes de fuera de la organización. Número total de mensajes de correo electrónico salientes enviados a direcciones de fuera de la organización Informe de temas de correo electrónico Este informe muestra los temas que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las palabras más comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico. Este informe usa los índices de búsqueda para identificar los términos más usados. Captura de pantalla 55: Temas de correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Informe de Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. El informe generado muestra el buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) al principio del informe. Un resumen del informe muestra las 5 palabras clave más utilizadas del usuario GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 111

112 seleccionado y el número total de mensajes de correo electrónico de cada palabra clave. Un gráfico de barras apiladas muestra las 10 palabras clave más usadas en el eje x, mientras que en el eje y muestra el número de veces que se encuentran dichas palabras. Los datos se desglosan en dos tablas debajo del gráfico como se indica a continuación: TABLA Palabras clave más usadas en la organización Temas de correo electrónico Tabla que muestra las palabras clave y el número total de instancias de cada palabra clave. Una tabla que contiene la fecha, el remitente y el asunto de todos los mensajes de correo electrónico encontrados y la frase que se busca. La tabla Palabras clave más usadas en la organización muestra información de los almacenes de archivo que abarcan el periodo de tiempo solicitado parcial o completamente. La tabla Temas de correo electrónico muestra sólo información de los mensajes de correo electrónicos recibidos en el periodo seleccionado Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico El informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico clasifica la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos, comparando las tendencias de uso del correo electrónico del usuario a lo largo de un periodo de tiempo. Los resultados son relevantes cuando el informe se realiza sobre un grupo de personas cuya descripción del trabajo coincide, ya que dichas personas tener tendencias de uso del correo electrónico similares. Los cálculos del rendimiento se basan en los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Los resultados se muestran de acuerdo con los siguientes indicadores: OPCIÓN Sociable Toma la iniciativa Expresivo Organizado Responsable Persona afable, a la que le gusta charlar y realizar actividades con otros. Tiene la capacidad de evaluar y emprender actividades de forma independiente. Persona capaz de transmitir pensamientos o sentimientos de forma eficaz. Enfoque sistemático, le gusta el orden y puede encargarse eficazmente de las tareas que se le asignen. Cumple su obligación de realizar algo como parte de un trabajo o función. Determinados mensajes de correo electrónico se pueden excluir del informe, con el fin de eliminar los irrelevantes, como los boletines o las notificaciones automáticas. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 112

113 Captura de pantalla 56: Informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Seleccione Últimos 6 meses o Últimos 12 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Mensajes de correo electrónico excluidos Ponderación Escriba las direcciones de correo que desea excluir del informe. Por ejemplo, puede excluir los boletines o las notificaciones automáticas del sistema. Por ejemplo, *@newsletters.com. Las ponderaciones representan las categorías de usuario que suelen definir a usuarios con un rol concreto. Por ejemplo, cabe esperar que un comercial envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe, mientras que en el caso de un director contable cabe esperar todo lo contrario. Seleccione una las opciones siguientes: Normal: usuario que envía y recibe una cantidad de mensajes de correo electrónico similar. Remitente frecuente: usuario que, desempeñando su función, cabe esperar que envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe. Destinatario: usuario que suele recibir más mensajes de correo electrónico de los que envía. El informe generado contiene un gráfico de barras con datos codificados por colores. La información del buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) se interpreta en dos etiquetas situadas debajo del gráfico. La tabla consta de la siguiente información: GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 113

114 TABLA Factores Estadísticas recopiladas Muestra una valoración para cada indicador de rendimiento por mes (o por usuario si el informe se genera para un grupo). Se muestra el número total de mensajes de correo electrónico por usuario (si el informe se genera para un grupo) o por mes. Dirección de correo electrónico (usuario)/mes Total enviados Total recibidos Total de respuestas enviadas Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios recibidos Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios enviados Archivos adjuntos enviados Archivos adjuntos recibidos Informe de mensajes de correo electrónico grandes El informe de correo electrónico grande identifica los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño sea superior al especificado que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las categorías del archivo adjunto (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.). Captura de pantalla 57: Correos electrónicos grandes de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 114

115 OPCIÓN Informe de Tamaño Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Define el tamaño total del correo electrónico, en MB (mensaje y archivos adjuntos). En el informe se muestran todos los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño es superior al especificado. El tamaño mínimo es 5 MB y es el configurado de manera predeterminada. El informe generado muestra el buzón del usuario o grupo seleccionado al principio del informe. Un resumen del informe muestra los 5 usuarios principales y el tamaño total de los mensajes de correo electrónico del periodo especificado. Dos gráficos muestran una representación gráfica del tamaño de los mensajes de correo electrónicos enviados de forma porcentual, uno es para los principales usuarios y el otro para las categorías de los archivos adjuntos. Por ejemplo, si el usuario A envía 5 mensajes de correo electrónico de 5 MB cada uno (un total de 25 MB) y el usuario B enviar 4 mensajes de correo electrónico de 10 MB cada uno (un total de 40 MB), el usuario B tendrá un porcentaje superior en el gráfico. Los datos se desglosan en una tabla que se muestra debajo del gráfico como se indica a continuación: TABLA Fecha Remitente Asunto Número de destinatarios Categoría de archivos adjuntos Tamaño Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado. Número total de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado. Las categorías de los archivos adjuntos (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.). Tamaño total del correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos. 5.8 Cambiar las preferencias de usuario 1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. 2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se muestran por página. 4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión como administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría. 5. En el área Establecer la zona horaria, use la lista desplegable para configurar la zona horaria correcta. La fecha y la hora de los mensajes de correos electrónicos de GFI MailArchiver se mostrarán según este parámetro. 6. Haga clic en Guardar. GFI MailArchiver 5 Uso de GFI MailArchiver 115

116 6 Obtención de resultados Consulte las siguientes secciones para configurar GFI MailArchiver y empezar a obtener resultados: Cómo archivar el correo electrónico Importación y exportación de mensajes de correo electrónico Analizar los mensajes de correo electrónico almacenados 6.1 Obtención de resultados con GFI MailArchiver: cómo archivar el correo electrónico de su empresa Explore distintos métodos para almacenar el correo electrónico de su empresa en la lista siguiente y encuentre el que mejor se ajuste a su organización. Almacenar todos los mensajes de correo electrónico. 1. Almacene todos los mensajes de correo electrónico entrantes del registro en diario para reducir la carga del servidor de correo. Configurar el método de almacenamiento Almacenamiento automático (todos los mensajes de correo electrónico) Excluir del almacenamiento buzones concretos 2. Administre los almacenes de archivo de forma automática. Configurar los almacenes de archivo nuevos Configurar un buzón de diario 3. Defina el periodo que se conserva el correo electrónico almacenado en el Almacén de archivo antes de eliminarlo. Suspenda temporalmente las directivas de retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Establecer directivas de retención Configurar la función de conservación por razones legales Usar reglas de almacenamiento para almacenar solo mensajes de correo electrónico concretos 1. Almacene selectivamente el correo electrónico en función de determinados criterios. Control qué mensajes de correo electrónico se almacenan. Configurar el almacenamiento basado en reglas Definir reglas de almacenamiento Excluir del almacenamiento buzones concretos 2. Administre los almacenes de archivo de forma automática. Configurar los almacenes de archivo nuevos Configurar un buzón de diario GFI MailArchiver 6 Obtención de resultados 116

117 3. Defina el periodo que se conserva el correo electrónico almacenado en el Almacén de archivo antes de eliminarlo. Suspenda temporalmente las directivas de retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Establecer directivas de retención Configurar la función de conservación por razones legales Almacenar mensajes de correo electrónico con Archive Assistant 1. Permita a los usuarios decidir qué mensajes de correo electrónico desean almacenar. Configurar el método manual de almacenamiento Programar la importación automática de mensajes de correo electrónico de los buzones de los usuarios Descargar e instalar Archive Assistant en los equipos cliente 2. Defina el periodo que se conserva el correo electrónico almacenado en el Almacén de archivo antes de eliminarlo. Suspenda temporalmente las directivas de retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Establecer directivas de retención Configurar la función de conservación por razones legales GFI también recomienda crear para los empleados una directiva de concienciación con directrices de uso seguro. Para obtener más información, consulte: Obtención de resultados con GFI MailArchiver: importación y exportación de mensajes de correo electrónico Con GFI MailArchiver es posible mover los mensajes de correo electrónico antiguos a una base de datos independiente, lo que permitirá que el rendimiento del servidor de correo sea óptimo y que los almacenes de correo electrónico sean compactos. Extraer mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange e importarlos en los almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Usar GFI MailArchiver Archive Assistant para importar mensajes de correo electrónico automáticamente de los buzones de los usuarios Usar Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar mensajes de correo electrónico de Microsoft Exchange Extraer mensajes de correo electrónico de archivos PST e importarlos en los almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Transferir mensajes de correo electrónico a un Almacén de archivo sin intervención del usuario final a través de la función de importación puntual Usar Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar mensajes de correo electrónico de archivos PST concretos GFI MailArchiver 6 Obtención de resultados 117

118 Exportar mensajes de correo electrónico de los almacenes de archivo a un archivo PST, una carpeta del disco o una dirección de correo electrónico concreta. Usar Utilidad GFI MailArchiver Import Export para exportar mensajes de correo electrónico de GFI MailArchiver GFI también recomienda crear para los empleados una directiva de concienciación con directrices de uso seguro. 6.3 Obtención de resultados con GFI MailArchiver: analizar los mensajes de correo electrónico almacenados Filtre los mensajes de correo electrónico almacenados con los informes de MailInsights y obtenga información útil sobre el uso del correo electrónico de la empresa. Realice las acciones necesarias en función de los resultados obtenidos, lo que aumentará la productividad de la fuerza de trabajo. GFI MailArchiver 6 Obtención de resultados 118

119 Use los informes de MailInsights para identificar los problemas empresariales que afectan a la productividad de la organización. Cree directivas de uso pertinentes en función de los resultados que aparezcan en estos informes. GFI MailArchiver le permite analizar los datos almacenados en los almacenes de correo electrónico para crear informes de inteligencia empresarial que son muy útiles para la dirección, los administradores de TI y otras partes interesadas. Identifique los riesgos administre la productividad del correo electrónico a través de la información que encontrará en el historial del correo electrónico. Se pueden programar informes, que posteriormente se podrán enviar por correo electrónico o generar cuando se necesiten. Los informes disponibles son: NOMBRE DE INFORME Flujo de comunicación Uso de correo web Respuesta de correo electrónico Uso del almacenamiento Cuentas inactivas Palabras inapropiadas Spammers internos Fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Búsqueda de trabajo Búsqueda de frase Tráfico de usuarios Temas de correo electrónico Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo. Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación. Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros documentos e información confidenciales. Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo. Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados. Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. GFI MailArchiver 6 Obtención de resultados 119

120 NOMBRE DE INFORME Indicadores del rendimiento del correo electrónico Informe de mensajes de correo electrónico grandes Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos. Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías. Realice búsquedas en los almacenes de archivo con la función de búsqueda avanzada. Realice búsquedas en los mensajes de correo electrónico antiguos y en sus archivos adjuntos en varios formatos. Una vez que se haya definido una búsqueda, guarde los criterios de búsqueda para poder realizarla fácilmente más adelante. Usar la búsqueda avanzada GFI también recomienda concienciar al personal de la importancia del correo electrónico en la organización. Para obtener más información, consulte GFI MailArchiver 6 Obtención de resultados 120

121 7 Configuración de GFI MailArchiver 7.1 Información general de la configuración La página Configuración le permite obtener una descripción general completa de la configuración actual de GFI MailArchiver. Haga clic en la ficha Configuración para cargar la página Información general de configuración actual. Utilice los botones situados en la esquina superior derecha de la página Configuración para alternar entre las vistas de lista y mosaico. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 121

122 Captura de pantalla 58: Página de configuración de GFI MailArchiver La siguiente tabla describe la información disponible. OPCIÓN Método de archivado Servidores de correo a archivar Reglas de archivado Buzones para archivar Muestra el método de archivado habilitado actualmente. Se debe especificar un método de archivado para que GFI MailArchiver comience a archivar mensajes de correo electrónico. Muestra el número de buzones de diario configurados para usarlos con esta instalación de GFI MailArchiver. Si se ha habilitado el archivado basado en reglas, se muestra el número de reglas configuradas. Muestra si las restricciones de archivo del buzón de diario están vigentes o no. Las restricciones de archivo del buzón de diario definen los buzones de cada usuario que se archivan. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 122

123 OPCIÓN Ámbito del archivado Recuperación de estructura de carpetas de buzón Importar correos electrónicos antiguos Almacenes de archivo Roles y permisos Control de acceso Servidor IMAP Directivas de retención y spam Reglas de clasificación Auditoría Eliminación de mensajes Cambio de la clave de licencia Configuración general Muestra si las restricciones de archivo del correo electrónico están vigentes o no. Éstas definen si se archivan los mensajes de correo electrónico entrantes, salientes o internos (o una combinación de ellos). Muestra si la recuperación de la estructura de carpetas está habilitada, o no. Recuperación de estructura de carpetas permite la replicación de la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft Exchange Server con GFI MailArchiver. Proporciona información sobre cómo importar mensajes de correo electrónico a esta instalación de GFI MailArchiver. Muestra el número de Almacenes de archivo configurados con esta instalación de GFI MailArchiver. Asignar roles a usuarios seleccionados para concederles los permisos necesarios para acceder a funciones concretas de GFI MailArchiver. El acceso al buzón de archivos define quién tiene acceso a cada buzón. Muestra si el servidor IMAP está habilitado. Si está habilitado, los usuarios pueden recuperar mensajes de correo electrónico archivados utilizando clientes de correo IMAP compatibles. Las directivas de retención y spam definen la duración de un correo electrónico archivado en GFI MailArchiver. Los mensajes de correo electrónico que cumplan criterios concretos se pueden eliminar de inmediato o después de un periodo de tiempo concreto. Las clasificaciones de correo electrónico automatizan la inserción de etiquetas en los correos electrónicos a través de las directivas. Los mensajes de correo electrónico que cumplan determinados criterios se pueden clasificar automáticamente. Muestra y define si la auditoría de GFI MailArchiver está activa. Muestra si la eliminación de mensajes está habilitada. Si está habilitada, los usuarios pueden eliminar permanentemente mensajes de correo electrónico archivados de los buzones a los que tienen acceso. Muestra la información de la clave de licencia asociada con la instalación de GFI MailArchiver Muestra tanto la versión como el número de actualización de la instalación actual de GFI MailArchiver 7.2 Configuración de método de archivado El método de archivado le permite definir la forma en que GFI MailArchiver almacena los coreos electrónicos en Almacenes de archivo. IMPORTANTE Sin un método de almacenamiento almacenado, GFI MailArchiver no archivará mensajes de correo electrónico. Para configurar el método de archivado: 1. Seleccione la ficha Configuración y en Servidores de correo para archivar, haga clic en Método de archivado. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 123

124 Captura de pantalla 59: Configuración de método de archivado 2. Haga clic en Configurar método de archivado. 3. En la página Asistente del método de archivado, seleccione entre las opciones siguientes: OPCIÓN Archivado manual Archivado automático (registro en diario) Todos los mensajes de correo electrónico Archivado basado en reglas Permite a los usuarios seleccionar manualmente los correos electrónicos que se van a archivar de sus aplicaciones Microsoft Outlook utilizando GFI MailArchiver Archive Assistant. Los usuarios también pueden definir una estructura de carpetas al archivar manualmente los correos electrónicos para facilitar las búsquedas. Cuando se selecciona, GFI MailArchiver moverá automáticamente los correos electrónicos de Microsoft Exchange Server a un Almacén de archivo. Seleccione esta opción para archivar todos los correos electrónicos entrantes. Archive mensajes de correo electrónico específicos del registro en diario que coincidan con reglas configuradas y especifique la forma en que dichos mensajes se archivan en carpetas concretas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 130). IMPORTANTE No se archivan correos electrónicos si no están configuradas las reglas de archivado. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 124

125 Se puede seleccionar más de un método de archivado. Por ejemplo, puede habilitar Archivado manual y Archivado automático (registro en diario) para Todos los mensajes de correo electrónico al mismo tiempo. 4. Haga clic en Guardar. 7.3 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar En GFI MailArchiver, los servidores de correo que se deben archivar se definen por los buzones de registro en diario configurados. Un buzón de registro en diario es un tipo de buzón de Microsoft Exchange Server que permite el registro de los mensajes de correo electrónico de una organización. La diferencia entre el registro en diario y el archivado es que, por definición, el registro en diario es la capacidad para registrar correos electrónicos, mientras que el archivado reduce el esfuerzo de almacenar datos a través de copias de seguridad, eliminación y almacenamiento. GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar todos los mensajes de correo electrónico que se almacenan en un solo buzón. Se configura un buzón de diario inicial con el Asistente postinstalación de GFI MailArchiver. Esto le permite iniciar el archivado de mensajes de correo electrónico desde un servidor con Microsoft Exchange Server. En esta sección se proporciona información sobre cómo: Ver servidores de correo configurados Crear buzones de registro en diario en Microsoft Exchange Server (o en otros servidores de correo) Editar los detalles de los buzones de registro en diario existentes Desactivación y activación de buzones de registro en diario existentes Eliminar los detalles de los buzones de registro en diario existentes IMPORTANTE Para correos electrónicos registrados que se van a archivar en GFI MailArchiver, se debe habilitar el método de archivado Archivado automático (registro en diario). Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 123) Cómo ver servidores de correo configurados Para ver servidores de correo configurados desde los que GFI MailArchiver archiva correos electrónicos, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 125

126 Captura de pantalla 60: Pantalla Administrar buzones de diario La siguiente tabla muestra una lista de la información y opciones disponibles: OPCIÓN Buzón de registro en diario Activa Servidor de buzones Almacén de buzones Tipo de conexión Define el nombre del buzón de diario que está instalado en Microsoft Exchange Server y configurado para su uso en GFI MailArchiver. Indica si el buzón de diario está activo. Nombre de equipo del servidor en el que se ha configurado el buzón de diario. Define el nombre del almacén de buzones al que pertenece el buzón de diario configurado. Define el tipo de conexión que GFI MailArchiver utilizará para recuperar correos electrónicos de los servidores de correo de origen de los correos electrónicos archivados Adición de buzones de registro en diario nuevos Añada un buzón de registro en diario del que GFI MailArchiver recuperará los mensajes de correo electrónico. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Haga clic en Agregar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 126

127 Captura de pantalla 61: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un buzón de diario. 3. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Seleccionar un buzón de diario en la lista de buzones inferior. Seleccione esta opción si ya ha creado y configurado un buzón de correo de registro en diario. Seleccione un buzón en la lista de buzones detectados. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario (página 62). i. Seleccione uno de los buzones detectados y haga clic en Siguiente. ii. En la ventana Credenciales del buzón de diario, vuelva a hacer clic en Siguiente para finalizar la configuración. iii. Cuando reciba el mensaje Servidor de correo electrónico que se va a archivar configurado correctamente, haga clic en Finalizar. b. Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos Seleccione esta opción para crear automáticamente un buzón de registro en diario con el asistente. El nuevo buzón de registro en diario se creará en el servidor de Microsoft Exchange seleccionado en la lista de servidores detectados. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 127

128 Esta característica sólo funciona en Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2 y en las versiones posteriores. i. Seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos y haga clic en Siguiente. ii. Cuando se le solicite, escriba los detalles requeridos para el buzón de registro en diario. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Dejar que GFI MailArchiver cree un nuevo usuario de registro de diario al que asociar buzones. Utilizar usuario de registro de diario existente para asociar buzones. Seleccione esta opción si ya ha configurado un buzón de correo de registro en diario en un servidor de correo. En el campo Buzones detectados, seleccione la base de datos de buzones a la que desea conectarse de la lista de buzones detectados. Esta opción se habilita si se detecta un usuario de registro en diario. Si esta opción aparece habilitada, el usuario de registro en diario detectado se asociará a "Buzones detectados". iii. Haga clic en Siguiente. iv. Para finalizar la configuración, introduzca las credenciales administrativas requeridas. c. Introducir manualmente los detalles de los buzones de diario Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles incluyen la especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos usados y las credenciales. i. Si se conecta a través de IMAP, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario: OPCIÓN Conectar mediante IMAP Servidor de correo Puerto IMAP Usar SSL Inicio de sesión/contraseña: Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. IMAP: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange Server 2003 o Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario. El valor predeterminado es 143. Si SSL no está habilitado, la conexión no será cifrada. Haga clic para usar SSL y obligar que se realice el cifrado. El número de puerto IMAP cambia automáticamente a 993. Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios. Carpeta Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. ii. Si realiza la conexión a través de EWS, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 128

129 OPCIÓN Conectar por medio de EWS Inicio de sesión:/contraseña: Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. Exchange Web Services (EWS) solo está disponible para Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios. Carpeta Carpeta pública Exchange Server Host Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. Marque la carpeta como pública. Seleccione una las opciones siguientes: Detección automática (se recomienda) iii. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Host a Exchange manual/office 365 CAS: escriba la dirección IP del servidor Exchange o el nombre de host del servidor de acceso de cliente (CAS). El CAS es un rol de servidor que gestiona todas las conexiones de cliente con un servidor Exchange. Si realiza la conexión a través de EWS para Office 365, escriba el nombre de host de Office Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario Edición de buzones de registro en diario existentes 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione el buzón de registro en diario que desea editar y haga clic en. 3. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, los parámetros siguiendo las instrucciones que se definen del apartado Cómo añadir buzones de diario nuevos Desactivación y activación de buzones de registro en diario existentes 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione el buzón de registro en diario que desea editar y haga clic en para desactivar un buzón de registro en diario existente, o bien en para activar un buzón que se haya desactivado anteriormente Eliminación de buzones de registro en diario existentes 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione los buzones de registro en diario que desea eliminar y haga clic en. IMPORTANTE La eliminación de un buzón de registro en diario en GFI MailArchiver es un procedimiento irreversible. Los mensajes de correo electrónico del buzón de registro en diario no se pueden recuperar si se han eliminado. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 129

130 IMPORTANTE La eliminación de un buzón de diario de GFI MailArchiver no elimina ni deja inoperativos los buzones de diario existentes en Microsoft Exchange Server. 7.4 Configuración de reglas de archivado IMPORTANTE Esta característica se deshabilita si Archivado basado en reglas no está habilitado en el Asistente del método de archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 123). Se puede configurar una serie de reglas de archivado para determinar los mensajes de correo electrónico que se archivan. Las reglas se crean en función de distintos criterios y GFI MailArchiver aplica cada regla a los correos electrónicos entrantes y salientes que coinciden con las reglas configuradas. Si una regla coincide, el correo electrónico se archiva y se traslada a la carpeta configurada. IMPORTANTE La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la normativa legal relativa a la conservación de correo electrónico. Captura de pantalla 62: Configuración de reglas de archivado GFI MailArchiver aplica reglas a la lista en orden descendente. Las reglas se pueden desplazar arriba/abajo por la lista utilizando las flechas proporcionadas. IMPORTANTE Los correos electrónicos o elementos de calendario que se archiven con GFI MailArchiver Archive Assistant quedarán archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 130

131 7.4.1 Adición de reglas de archivado Para agregar una regla de archivado: 1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado. 2. Haga clic en Agregar. 3. En el campo Nombre de regla, especifique un nombre significativo para la regla de archivado. 4. En la sección Criterios de correo electrónico, especifique condiciones de regla a partir de las opciones disponibles descritas en la tabla siguiente. Haga clic en para agregar más condiciones. CONDICIÓN Asunto Cuerpo Remitente Los correos electrónicos que coinciden con el asunto especificado se archivan. Los correos electrónicos que son una coincidencia exacta con una palabra o una frase especificada en estos criterios se archivan. Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario y escriba el nombre del usuario. Se mostrará una lista de usuarios de Active Directory cuando comience a escribir las primeras letras de una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 131

132 CONDICIÓN Destinatario Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario y escriba el nombre del usuario. Se mostrará una lista de usuarios de AD cuando comience a escribir las primeras letras de una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario. Tamaño total del correo electrónico Tamaño del archivo adjunto Tipo de archivo adjunto Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que) y especifique un tamaño de correo electrónico en MB. Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que) y especifique un tamaño de archivo adjunto en MB. Seleccione un filtro de las opciones disponibles: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos, Personalizado Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'. 5. En el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta, especifique la carpeta en la que se archiva el correo electrónico. Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta De forma predeterminada, se muestra Bandeja de entrada\ en el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta. Esta ruta de acceso se puede sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada utilizando las convenciones siguientes: \ (barra diagonal inversa) se representa con /\ / (barra diagonal) se representa con // Por ejemplo: Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas: Introduzca la ruta de acceso siguiente en el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta: Bandeja de entrada\dirección//presidente\solicitudes/\consultas Si la carpeta especificada por el usuario no existe, se crea automáticamente. 6. Haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 132

133 7. Haga clic en Finalizar Edición de reglas de archivado Para editar una regla de archivado: 1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado. 2. Haga clic en Editar. 3. Utilice el Asistente de regla de archivado para modificar los campos obligatorios. 4. Haga clic en Finalizar Eliminación de reglas de archivado 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de archivado. 2. Seleccione las reglas que desea eliminar y haga clic en. 7.5 Restricciones de archivado de los buzones GFI MailArchiver requiere una licencia por cada buzón. Es posible que tenga que excluir ciertos buzones del almacenamiento e incluir sólo algunos concretos. Esto se puede lograr configurando las restricciones de archivado de los buzones. Utilizando una lista de restricción de archivo compuesta por nombres de usuario de Active Directory y/o direcciones de correo electrónico (llamada lista de inclusión o lista de exclusión, en función del método de restricción seleccionado) puede determinar el número de buzones con licencia que ha contado el producto usando uno de los siguientes métodos: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 133

134 MÉTODO DE RESTRICCIÓN Restricción por exclusión Active Restricciones de archivado seleccionando una de las siguientes opciones de Uso de una lista de exclusión: NO archivar mensajes de correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes están en la lista de restricción: GFI MailArchiver no almacena correo electrónico si cualquiera de las direcciones del correo electrónico aparece en la lista de restricción de archivo, o bien Almacenar siempre los mensajes de correo electrónico de los usuarios de Active Directory, pero los usuarios de la lista de restricción no podrán verlo: el correo electrónico siempre se almacena, pero los usuarios de la lista de restricción de archivo no podrán ver el correo electrónico almacenado. IMPORTANTE Si selecciona 'Almacenar siempre los mensajes de correo electrónico de los usuarios de Active Directory, pero los usuarios de la lista de restricción no podrán verlo, pero los destinatarios o remitentes no están en Active Directory, los mensajes de correo electrónico. Si GFI MailArchiver está configurado para usar una lista de exclusión, el módulo de licencias resta el número de usuarios de Active Directory de la lista de restricción de archivo configurada del número total de usuarios de la organización. Las direcciones de correo electrónico de la lista de restricción de archivo no se restan. Ejemplo 1: piense en Active Directory con 10 usuarios y una lista de exclusión de 6 usuarios de Active Directory. La licencia que se necesita en este escenario es para 4 usuarios. Ejemplo 2: piense en Active Directory con 10 usuarios y una lista de exclusión de 6 usuarios de Active Directory, pero la lista de exclusión también contiene otra entrada para una dirección de correo electrónico (no un usuario). En este caso, la licencia necesaria sigue siendo para 4 usuarios, ya que las direcciones de correo electrónico se ignoran. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 134

135 MÉTODO DE RESTRICCIÓN Restricción por inclusión Active Restricciones de archivado seleccionando una de las opciones de Uso de una lista de inclusión: Esta acción permite activar los mensajes de correo electrónico posteriormente: Archivar siempre correos electrónicos si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricción: si cualquier dirección está en la lista de restricción de archivo configurada, o bien Archivar solo los correos electrónicos si todos los destinatarios y remitentes se encuentran en la lista de restricción: si todas las direcciones (en los campos de destinatarios y remitentes) se enumeran en la lista de restricción de archivo. En ambos casos, la lista de inclusión limita la licencia al número de usuarios de Active Directory de la lista. Si una de las entradas de la lista de inclusión es una dirección de correo electrónico, la licencia cuenta el número de todos los usuarios que se encuentran en Active Directory. Esto garantiza la consistencia, ya que un usuario puede tener varias direcciones de correo electrónico. Ejemplo 1: piense en Active Directory con 10 usuarios y una lista de inclusión de 6 usuarios de Active Directory. La licencia que se necesita en este escenario es para 6 usuarios. Ejemplo 2: Piense en Active Directory con 10 usuarios, una lista de inclusión de 6 usuarios de Active Directory y otra entrada para una dirección de correo electrónico. En este caso, la licencia necesaria es de 10 usuarios. La entrada de correo electrónico provocará que el módulo de licencias cuente todos los usuarios de Active Directory Habilitación de las restricciones de archivado de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Buzones para archivar. 2. Haga clic en Cambiar configuración. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 135

136 Captura de pantalla 63: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado 3. Seleccione Habilitar restricciones de archivado y elija una de las siguientes opciones: EXCLUSIÓN / INCLUSIÓN Uso de una lista de exclusión OPCIÓN NO archivar en absoluto correos electrónicos si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricción Almacenar correo electrónico de usuarios de Active Directory Los usuarios que se encuentren en la lista de restricción no podrán visualizarlo Cuando el archivado manual está configurado, los usuarios que se encuentran en una lista de exclusión no pueden archivar manualmente correos electrónicos con GFI MailArchiver Archive Assistant si está habilitada alguna de estas opciones. Uso de una lista de inclusión Archivar siempre correos electrónicos si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricción Archivar sólo los correos electrónicos si todos los destinatarios y remitentes se encuentran en la lista de restricción Cuando el archivado manual está configurado, los usuarios que se encuentran en una lista de inclusión pueden archivar manualmente correos electrónicos con GFI MailArchiver Archive Assistant si está habilitada alguna de estas opciones. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 136

137 IMPORTANTE Después de habilitar Restricciones de archivado, haga clic en Gestionar restricciones para crear la lista de usuarios, grupos o buzones que se van a restringir. Las restricciones configuradas no entrarán en vigor si no se crea la lista. Los correos electrónicos que se archivan manualmente con GFI MailArchiver Archive Assistant se archivan siempre, aunque haya una lista de exclusión configurada. 4. Haga clic en Guardar. Captura de pantalla 64: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios 5. Haga clic en y seleccione una opción de entre correo electrónico, grupo o usuarios y escriba el correo electrónico, el nombre del grupo o el nombre de usuario del usuario que se restringirá. 6. Haga clic en Guardar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 137

138 7.5.2 Deshabilitación de las restricciones de archivado de los buzones Para deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones: 1. Seleccione la ficha Configuración. 2. Haga clic en Buzones para archivar. 3. Haga clic en Cambiar configuración. 4. Desactive Habilitar restricciones de archivado. 5. Haga clic en Guardar. 7.6 Administración del ámbito del archivado El ámbito de archivado permite definir los tipos de mensajes de correo electrónico que se van a archivar. Por medio de esta característica se puede, por ejemplo, indicar a GFI MailArchiver que excluya el archivado de mensajes de correo electrónico interno o que incluya todos los mensajes de correo electrónico entrantes e internos, pero que excluya todos los salientes. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Ámbito del archivado. Captura de pantalla 65: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico. 2. Seleccione Configurar ámbito del archivado y en la lista mostrada anule la selección de los mensajes de correo electrónico que se excluirán del archivado, como se muestra en la siguiente tabla: OPCIÓN Correos electrónicos entrantes Correos electrónicos salientes Correos electrónicos internos Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónicos que provengan de fuera del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyos destinatarios no se encuentren dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyo origen y destino estén dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. 3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 7.7 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones De forma predeterminada, GFI MailArchiver no archiva automáticamente los correos electrónicos de acuerdo con la estructura de carpetas en la que se encontraban originalmente en el buzón de origen. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 138

139 Para replicar la estructura de carpetas de los buzones originales, habilite la característica Recuperación de estructura de carpetas de buzón de GFI MailArchiver. IMPORTANTE La característica Recuperación de estructura de carpetas de GFI MailArchiver añade una sobrecarga de procesamiento y de acceso a la red al proceso de archivado y puede ralentizar el sistema. Notas importantes: Para que funcione la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones, asegúrese de que el usuario configurado cumple los siguientes requisitos: OPCIÓN Acceso de usuarios Asignación de derechos de inicio de sesión Sin perfil de usuario de itinerancia Derechos de control total Cliente MAPI y Objetos para colaboración de datos [solo MAPI] No hay almacenes de archivo de solo lectura Asegúrese de que el usuario de Recuperación de la estructura de carpetas de buzones tiene acceso a los buzones de los usuarios en el almacén de Microsoft Exchange. El acceso es necesario para recuperar la estructura de carpetas. GFI MailArchiver puede crear automáticamente esta cuenta. El usuario de la recuperación de la estructura de carpetas necesita tener derechos de inicio de sesión en el equipo de GFI MailArchiver. El usuario configurado en la configuración de Sincronización de buzones degfi MailArchiver no puede usar un perfil de itinerancia. Asegúrese de que el usuario configurado en la configuración de de Sincronización de buzones de GFI MailArchiver tiene derechos de control total en la carpeta de GFI MailArchiver. Es preciso instalar el cliente MAPI y Objetos para colaboración de datos (MAPI/CDO) de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Server si GFI MailArchiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange Asegúrese de que los almacenes de archivo están marcados como de sólo lectura. GFI MailArchiver necesita modificar el Almacén de archivo cuando encuentra algún correo electrónico coincidente y asignarlo a la carpeta correcta. Para obtener más información, consulte Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente (página 157). IMPORTANTE Para obtener más información, consulte FolderStructureRetrieval Habilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Seleccione Cambiar configuración. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 139

140 Captura de pantalla 66: Habilitar recuperación de estructura de carpetas 3. Seleccione Habilitar recuperación de estructura de carpetas. 4. Seleccione si desea que se cree automáticamente una cuenta de usuario o si va a usar una cuenta de usuario existente. Esta cuenta de usuario se empleará para acceder a los buzones cuya estructura de carpetas se va a replicar. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. OPCIÓN Crear una cuenta de usuario Usar una cuenta existente Conectarse por medio de Indica a GFI MailArchiver que cree una cuenta de usuario utilizando los detalles de los campos Conectarse por medio de, Nombre de usuario y Contraseña. Indica a GFI MailArchiver que use una cuenta de usuario existente que se creó previamente. Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de Microsoft Exchange Server para acceder a la estructura de buzones que se recupera. Opciones disponibles: Exchange Web Services (EWS): se recomienda para servidores de correo Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI) tradicional: se recomienda para servidores de correo que NO usan Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 140

141 OPCIÓN Inicio de sesión Contraseña Escriba el nombre de inicio de sesión que se usará para la nueva cuenta que se va a crear o para la cuenta creada previamente. Define la contraseña usada para la nueva cuenta o para la cuenta creada previamente. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Si en la pantalla anterior ha seleccionado Crear una cuenta de usuario, se le pedirá que escriba las credenciales de usuario de la cuenta de administrador de dominio que tenga los derechos necesarios para crear la cuenta. 5. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar Deshabilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Haga clic en Deshabilitar recuperación de estructura de carpetas. IMPORTANTE La deshabilitación de Recuperación de estructura de carpetas no elimina ni deshabilita la cuenta de usuario que se creó previamente para esta característica Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas Si hay carpetas que desee excluir de la recuperación, configure una directiva de exclusión de carpetas. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Haga clic en Agregar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 141

142 Captura de pantalla 67: Agregar directiva de exclusión 3. Escriba un nombre para la directiva de carpetas excluidas y active la casilla de verificación Habilitar directiva de carpetas excluidas para aplicar la directiva inmediatamente. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 142

143 Captura de pantalla 68: Agregar carpetas que se excluyen 4. Escriba el nombre de la carpeta, o carpetas, que desea excluir utilizando la ruta de acceso completa. Por ejemplo, para excluir la carpeta Facturas' que se encuentra debajo de Buzón de entrada', escriba: Buzón de entrada\facturas. Haga clic en Agregar. Para excluir usuarios de la Recuperación de estructura de carpetas, especifique * como nombre de carpeta. El * es una palabra clave especial que representa todas las carpetas. Para obtener más información, consulte el siguiente artículo de SkyNet: 5. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 143

144 Captura de pantalla 69: Seleccionar los usuarios que se excluyen 6. Para excluir las carpetas especificadas en la pantalla anterior para usuarios específicos, seleccione Solo los usuarios seleccionados:. 7. En la lista desplegable, seleccione Usuario o Correo electrónico y escriba el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico correspondientes. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios. Si Sólo los usuarios seleccionados: no está habilitado, las carpetas especificadas en la pantalla interior se excluyen para todos los usuarios. 8. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar Eliminación de directivas de exclusión de carpetas 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Seleccione la directiva de carpetas excluidas que desea quitar y haga clic en Quitar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 144

145 7.8 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI MailArchiver Archive Assistant Gracias a la funcionalidad que ofrece GFI MailArchiver Archive Assistant, puede importar automáticamente mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de los buzones de los usuarios. El proceso se puede programar y es transparente para los usuarios. Para configurar el proceso de importación, siga estos pasos: Paso 1: implemente GFI MailArchiver Archive Assistant en los equipos de los usuarios. Para obtener más información, consulte Instalación del almacenamiento manual a través de un GPO de Windows Server 2008 (página 219). Paso 2: Configure los ajustes necesarios para importar automáticamente los elementos de los buzones de los usuarios. Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 146). Paso 3: Asignar configuración de importación a los usuarios detectados. Para obtener más información, consulte Configuración de opciones de importación de los usuarios detectados (página 150). GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 145

146 1. Si GFI MailArchiver Archive Assistant no está instalado en el equipo cliente, no se pueden importar elementos. 2. La importación comienza cuando Microsoft Outlook se está ejecutando en el equipo cliente. 3. Si Microsoft Outlook está cerrado, el proceso de importación se detiene temporalmente y se reanuda una vez que Microsoft Outlook se haya vuelto a abrir Configuración de los ajustes predeterminados de importación Configurar los ajustes de importación automática de mensajes de correo electrónico y los elementos del calendario de los buzones de los usuarios: 1. Vaya a Configuración > Importar mensajes de correo electrónico. 2. Haga clic en Nueva configuración de importación predeterminada. Una vez que se definen las opciones de importación predeterminada, el nombre del botón cambia a Actualizar configuración de importación predeterminada. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 146

147 Captura de pantalla 70: Configuración de ajustes predeterminados de importación 3. En el área Procesar mensajes de correo electrónico, seleccione una las siguientes opciones: OPCIÓN Una vez Comprobar si hay mensajes de correo electrónico cada Selecciónela para ejecutar el proceso de importación sólo una vez. Puede programar el proceso en la siguiente pantalla que aparece cuando se selecciona esta opción de importación. Selecciónela para ejecutar el proceso de importación periódicamente. Especifique el intervalo en el campo que se proporciona para tal fin. Si se selecciona esta opción de importación, se omite la pantalla de programación. 4. En Fecha de correo electrónico, seleccione una de las siguientes opciones: OPCIÓN Todo el tiempo Selecciónela para ejecutar el proceso de importación de forma indefinida. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 147

148 OPCIÓN Antes de Personalizado Esta opción permite conservar el correo electrónico más reciente en el servidor de correo y almacenar sólo los mensajes de correo electrónico antiguos. Por ejemplo, si desea que los usuarios conserven en sus buzones únicamente los mensajes de correo electrónico recibidos los 30 últimos días y el servidor de correo no conserve los que tengan una antigüedad superior a 30 días, en el campo Antes de elija 30 y seleccione Eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico almacenados de inmediato. Selecciónela para ejecutar el proceso de importación durante un periodo de tiempo limitado. Especifique las fecha de inicio y finalización en los campos proporcionados 5. En Tipos de archivo, seleccione uno o los dos siguientes: OPCIÓN Mensajes de correo electrónico Elementos de calendario Selecciónela para importar mensajes de correo electrónico. Selecciónela para importar elementos de calendario de Microsoft Outlook. 6. (Opcional) En Almacenar mensajes de correo electrónico en carpeta (opcional), especifique el nombre de la carpeta de la que desea importar los mensajes de correo electrónico, por ejemplo, Buzón de entrada. Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta De forma predeterminada, se muestra Bandeja de entrada\ en el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta. Esta ruta de acceso se puede sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada utilizando las convenciones siguientes: \ (barra diagonal inversa) se representa con /\ / (barra diagonal) se representa con // Por ejemplo: Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas: Introduzca la ruta de acceso siguiente en el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta: Bandeja de entrada\dirección//presidente\solicitudes/\consultas 7. En Tamaño máximo de correo electrónico, defina el tamaño máximo de los mensajes de correo electrónico que se va a importar. El valor predeterminado se establece en 2 MB. 8. Haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 148

149 9. Si en el paso 3 ha seleccionado ejecutar el proceso de importación Una vez, se muestra la ventana de programación. La pantalla de programación se omite si se selecciona la opción de importación Comprobar si hay mensajes de correo electrónico cada: Captura de pantalla 71: Configurar la programación de importación 10. En los ajustes de Programación, configure: OPCIÓN Programar importación Hora de inicio Hora de finalización Seleccione la frecuencia del proceso de importación marcando los días que desee. Defina la hora del día en la que comenzará el proceso. Escriba la hora día en que se detendrá el proceso. 11. Haga clic en Siguiente. 12. En el área Directiva de eliminación de correo electrónico, seleccione una de las opciones siguientes: OPCIÓN No eliminar mensajes de correo electrónico almacenados Eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico almacenados de inmediato Seleccione esta opción para que ningún mensaje de correo electrónico sea eliminado tras ser almacenado. Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico se eliminan en cuanto se archivan. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 149

150 OPCIÓN Eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico almacenados después de n días Especifique el número de días que se conservarán copias locales de los mensajes de correo electrónico después de que hayan sido archivados (el valor predeterminado es 30 días). 13. En el área Directiva de eliminación de elementos de calendario, seleccione una de las opciones siguientes: OPCIÓN No eliminar elementos de calendario archivados Eliminar elementos de calendario archivados de forma permanente y de inmediato Eliminar elementos de calendario archivados de forma permanente después de n días Seleccione esta opción para que ningún elemento del calendario sea eliminado tras ser almacenado. Cuando está seleccionada, los elementos de calendario se eliminarán en cuanto se archiven. Especifique el número de días que se conservarán las copias locales de los elementos de calendario después de que se hayan almacenado (el valor predeterminado es 30 días). 14. Haga clic en Finalizar Configuración de opciones de importación de los usuarios detectados La primera vez que GFI MailArchiver Archive Assistant se implementa en un equipo cliente, GFI MailArchiver detecta el usuario nuevo y lo agrega a la lista de usuarios detectados de la página Importar mensajes de correo electrónico. El administrador necesita asignar manualmente las opciones de importación a todos los usuarios nuevos para poder importar automáticamente los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de los buzones de los usuarios. Para asignar opciones de importación: 1. Vaya a Configuración > Importar mensajes de correo electrónico. 2. En la lista de usuarios detectados, haga clic para resaltar el nuevo usuario. 3. Seleccione una de las opciones de importación siguientes: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 150

151 OPCIÓN Continuar con la importación Poner la importación en pausa Volver a importar Eliminar Usar configuración predeterminada Personalizar configuración Haga clic para reanudar un proceso de importación pausado. Resalte un usuario de la lista de usuarios detectados y haga clic en Poner la importación en pausa para detener temporalmente un proceso de importación. Por ejemplo, use esta opción cuando realice el mantenimiento de un servidor de correo. Esta opción se usa cuando un proceso de importación no se ha realizado de forma totalmente correcta. GFI MailArchiver usa Almacenamiento de instancia individual, un método que garantiza que no se archivan mensajes de correo electrónico duplicados en los almacenes de archivo. Seleccione un usuario en la lista de usuarios detectados y haga clic en él para eliminarlo. Haga clic aquí para asignar al usuario la configuración de importación predeterminada.para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 146). Si desea asignar una configuración diferente a algún usuario concreto, seleccione Personalizar configuración y defina la configuración como se describe en Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 146). 7.9 Administración de Almacenes de archivo En GFI MailArchiver, los Almacenes de archivo son los contenedores que contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo incluyen varios componentes, como: Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos electrónicos Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver crea automáticamente Almacenes de archivo en función de un perfil de Almacén de archivo que define su nombre, tipo de bases de datos y ubicaciones de archivo. IMPORTANTE Si Configuración de Almacén de archivo nuevo no está configurado, los correos electrónicos no se archivan. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 153) Visualización de los Almacenes de archivo configurados Para ver almacenes de archivo configurados, seleccione la pestaña Configuración y, en el área Archivo, haga clic en Almacenes de archivo. El resumen del Almacén de archivo se puede expandir para mostrar la configuración del Almacén de archivo nuevo. Todos los almacenes de archivo recién creados heredarán esta configuración. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 151

152 Captura de pantalla 72: Visualización de Almacenes de archivo De manera predeterminada, los almacenes de archivo configurados aparecen agrupados por año y se enumeran en tablas con el más reciente en la parte superior. Esta vista se puede cambiar con las opciones de clasificación Agrupar por y Ordenar. En la tabla siguiente se muestran los campos de Almacén de archivo disponibles: OPCIÓN Almacén de archivos Fecha de inicio Fecha de finalización Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente. La fecha de inicio indica el primer día del período para los correos electrónicos contenidos en el Almacén de archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan en otro Almacén de archivo. La fecha de finalización es el último día del período para los correos electrónicos contenidos en el Almacén de archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan en otro Almacén de archivo. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 152

153 OPCIÓN Estado Define el estado del Almacén de archivo en cuestión. Los estados disponibles son: Almacén de archivo lleno: Se muestra cuando No archivar más mensajes de correo electrónico en este Almacén de archivo está activado (cuando se editan las opciones de Almacén de archivo existentes) o cuando un Almacén de archivo que se ejecuta en una base de datos de Microsoft SQL Express ha alcanzado el límite de 4 GB. Indica que no es posible almacenar más. En línea: Indica que el Almacén de archivo está actualmente en uso. Indización normal: Indica que el Almacén de archivo se ha usado en el pasado, pero ya no se utiliza. Indización en pausa: Se muestra cuando la indexación se pone en pausa Indización pendiente: Se muestra temporalmente mientras GFI MailArchiver reconstruye un índice. Sólo lectura: Es posible acceder a un Almacén de archivo de sólo lectura y está disponible para realizar búsquedas, pero los nuevos mensajes de correo electrónico no se pueden archivar en el mismo. Seleccione un Almacén de archivo en cualquier lista de Almacenes de archivo y haga clic en archivo. para ver más información sobre la configuración y las estadísticas de dicho Almacén de Configuración de Almacén de archivo nuevo La configuración de Almacén de archivo nuevo permite a GFI MailArchiver usar un conjunto de parámetros introducidos previamente para crear nuevos Almacenes de archivo automáticamente. Para ver un resumen de la configuración actual de Almacén de archivo nuevo: 1. Seleccione la ficha Configuración. 2. Haga clic en Almacenes de archivo. 3. Haga clic en junto a Resumen de configuración de Almacén de archivo. Tras la instalación de GFI MailArchiver, el asistente postinstalación le pedirá que ajuste la configuración de Almacén de archivo nuevo. Para obtener más información, consulte Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de postinstalación (página 53). Para editar la configuración de Almacén de archivo nuevo: 1. Seleccione la ficha Configuración y después haga clic en Almacenes de archivo. 2. En la ventana Almacenes de archivo, haga clic en Configuración de Almacén de archivo nuevo. 3. (Opcional) Para deshabilitar la exploración y la búsqueda de funciones en los Almacenes de archivo, desactive Permitir a los usuarios ver y buscar en este Almacén de archivos (habilitado de forma predeterminada). Haga clic en Siguiente para continuar. 4. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas para editar el patrón de nombres de los Almacenes de archivo nuevos. Seleccione una opción de la lista predefinida, o bien seleccione Patrón personalizado para personalizar la convención de nomenclatura. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 153

154 Captura de pantalla 73: Asistente postinstalación (seleccionar tipo de base de datos). 5. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones disponibles son: TIPO DE BASE DE DATOS Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a correos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor SQL Server para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Esta opción requiere una instalación de SQL Server. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 154

155 TIPO DE BASE DE DATOS Microsoft SQL Server Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor SQL Server para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos. Esta opción requiere una instalación de SQL Server. SQL Server Express con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta correos electrónicos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use una base de datos SQL Server Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Esta opción requiere una instalación de SQL Server Express. Se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de Microsoft. GFI MailArchiverBase de datos de Se recomienda únicamente con fines de evaluación. Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de correo electrónico en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la ubicación de disco que especifique. Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI MailArchiver creará automáticamente una base de datos. 6. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 7. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI MailArchiver cree el primer Almacén de archivo. GFI MailArchiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. 8. Haga clic en Finalizar Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver Como toda solución de archivado, GFI MailArchiver depende mucho de la configuración de la infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento, en términos de archivado y recuperación. GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario, del flujo de correo electrónico diario y de las configuraciones del software (como Recuperación de estructura de carpetas). BUZONES/VOLUMEN 50 buzones, o menos; SÓLO evaluación Flujo medio de correo de 100 buzones, o menos, de hasta mensajes de correo electrónico diarios TIPO DE BASE DE DATOS QUE SE RECOMIENDA Base de datos de GFI MailArchiver SQL Server Express con almacenamiento de archivos Usa una base de datos basada en Firebird para archivar todos los correos electrónicos. Usa una base de datos SQL Server Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 155

156 BUZONES/VOLUMEN Flujo medio de correo de 50 buzones, o más, de más de mensajes de correo electrónico diarios Flujo medio de más de 500 buzones de más de mensajes de correo electrónico diarios TIPO DE BASE DE DATOS QUE SE RECOMIENDA Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos Usa una base de datos SQL Server para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los mensajes de correo electrónico como los datos de los mismos. Usa una base de datos SQL Server para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para los datos de los correos electrónicos Cómo adjuntar un Almacén de archivo Los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver se pueden desasociar y volver a adjuntar, por ejemplo al desplazar GFI MailArchiver a un nuevo servidor. Para obtener información sobre cómo desasociar un Almacén de archivo, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente. 1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Haga clic en Adjuntar archivo. Captura de pantalla 74: Cómo adjuntar un Almacén de archivo 3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 156

157 OPCIÓN Nombre de Almacén de archivos Permitir a los usuarios ver y buscar el almacén de archivos Acceso de sólo lectura No archivar más mensajes de correo electrónico en este Almacén de archivo Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual. Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo concreto. Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo seleccionado (cuando Eliminación de correo electrónico está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se pueden ver, los mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios agreguen etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo seleccionado y se marca como «Lleno». Si la opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios podrán eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los usuarios pueden agregar etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Seleccione el tipo de base de datos en la que desea almacenar los correos electrónicos archivados y haga clic en Siguiente. 6. Especifique los valores de Ubicación de archivo de base de datos, Ubicación de archivo de correo electrónico y Ubicación de índice de búsqueda, y haga clic en Siguiente. 7. Revise el Resumen de Almacén de archivos y haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Finalizar Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en. 3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes: OPCIÓN Nombre de Almacén de archivos Permitir a los usuarios ver y buscar el almacén de archivos Acceso de sólo lectura No archivar más mensajes de correo electrónico en este Almacén de archivo Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual. Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo concreto. Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo seleccionado (cuando Eliminación de correo electrónico está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se pueden ver, los mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios agreguen etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo seleccionado y se marca como «Lleno». Si la opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios podrán eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los usuarios pueden agregar etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto. 4. Haga clic en Finalizar para guardar los cambios y salir del asistente o en Siguiente para editar los detalles adicionales relacionados con el Almacén de archivo existente Cómo desasociar un Almacén de archivo existente 1. Seleccione la ficha Configuración y Almacenes de archivo. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en Desasociar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 157

158 IMPORTANTE La desasociación de un Almacén de archivo no suprime los datos de los correos electrónicos archivados. 3. Cuando se le solicite, haga clic en Aceptar Indización En GFI MailArchiver, la característica Índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos archivados en el Almacén de archivo correspondiente. Esta búsqueda permanentemente actualizada permite a los usuarios llevar a cabo búsquedas precisas y rápidas. Esta sección muestra cómo configurar la frecuencia con la que GFI MailArchiver indexará los correos electrónicos recientemente archivados en los índices de búsqueda. También ofrece información sobre cómo forzar una indexación completa en los casos en que se sospeche que el índice de búsqueda ya no es válido. Notas importantes 1. Los índices de búsqueda deben residir siempre en una unidad de disco local. La indización no estará disponible si la ruta de acceso del índice está especificada a través de una ruta UNC. 2. Para obtener el mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada de: Microsoft Exchange Server está instalado GFI MailArchiver está instalado La base de datos de SQL Server /Firebird se ha localizado. 3. Los índices sólo se emplean para las búsquedas. Los usuarios siempre podrán visualizar los correos electrónicos recientemente archivados a través de la función de examinar, independientemente de que los correos electrónicos estén o no indexados. Configuración de la frecuencia de indización 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índices. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 158

159 Captura de pantalla 75: Administración de índice de búsqueda 3. Configure una programación de indización con las siguientes opciones: OPCIÓN Indizar correos electrónicos archivados cada Los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos recién archivados con un intervalo establecido, por ejemplo, cada media hora, una hora, dos horas, etc. Esta es la programación de la indexación recomendable, ya que con ella se obtiene el equilibrio correcto entre la frecuencia de actualización y el impacto sobre el rendimiento. Si se elige la opción Inmediatamente, el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos se indexará según se guardan en un Almacén de archivo. De esta forma se garantiza el índice más actualizado; los usuarios podrán hacer búsquedas y encontrar los correos electrónicos más recientemente archivados. Esta opción puede reducir el rendimiento debido a la frecuencia de las actualizaciones dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico archivados. Indizar correos electrónicos archivados todos los días a las El contenido de los mensajes de correo electrónico se actualiza a diario a la hora establecida. Esta opción permite programar la indexación fuera de las horas de mayor actividad. No se podrán hacer búsquedas de mensajes de correo electrónico archivados en las últimas 24 horas, ya que no estarán indexados aún. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 159

160 4. Configure el analizador de idioma. Para obtener más información, consulte Configuración del analizador de idioma (página 160). 5. Configure las credenciales de Ubicación de archivo de índice. Para obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 160). 6. Haga clic en Guardar. Configuración del analizador de idioma La separación de palabras es la división del texto en tokens de texto individuales o palabras. Muchos idiomas, especialmente los que utilizan el alfabeto latino, disponen de una matriz de separadores de palabras (como el espacio en blanco) y signos de puntuación que se usan para diferenciar las palabras, frases y párrafos. Los separadores de palabras deben basarse en una heurística de idioma precisa que proporcione resultados fiables y precisos. La separación de palabras es más compleja para los sistemas de escritura basados en caracteres o en los alfabetos basados en scripts, donde el significado de los caracteres individuales se determina por el contexto. Un "separador de palabras" es vital para una correcta indización de la mayoría de los idiomas asiáticos (por ejemplo, japonés, chino o árabe) y otros idiomas. IMPORTANTE El analizador de idioma de GFI MailArchiver está habilitado de forma predeterminada. Para un rendimiento óptimo del indexado se recomienda encarecidamente no deshabilitarlo. Configuración del analizador de idioma 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índices. 3. Seleccione o anule la selección de Habilitar analizador automático de idioma para habilitar o deshabilitar el analizador de idioma. 4. Seleccione un idioma predeterminado en la lista desplegable Idioma predeterminado. Si el idioma requerido no aparece en la lista desplegable Idioma predeterminado, agréguelo en la opción Configuración regional del Panel de control de Windows Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: Cuando configure las credenciales de Ubicación de archivo de índice podrá indicar las rutas de acceso de UNC al especificar la ubicación en que GFI MailArchiver almacena los archivos de índice de todos los almacenes de archivo. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 160

161 Asegúrese de que las credenciales que usa tienen acceso de lectura/escritura al servidor local. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índices. 3. Seleccione la casilla de verificación Utilice el siguiente nombre de inicio de sesión y contraseña para acceder a la ubicación de archivo de índice. 4. Escriba las credenciales de administrador. Haga clic en Guardar. Reconstrucción de un índice de búsqueda La reconstrucción de un índice de búsqueda permite volver a crear los índices que se estime que ya no devuelven los resultados correctos en las búsquedas o que han sido dañados. Notas importantes La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico almacenados en el Almacén de archivo. Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. La reconstrucción de un índice de búsqueda afecta al rendimiento del servidor, dado que se trata de una operación con un uso intensivo del procesador y del disco duro. Se recomienda que este procedimiento se lleve a cabo fuera de las horas de mayor actividad, por ejemplo, en horario no laborable. Teniendo en cuenta las razones indicadas previamente, los índices se deben reconstruir de uno en uno. Reconstrucción de un índice de búsqueda 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione el Almacén de archivo cuyo índice se va a reconstruir y haga clic en Reconstruir índice. Pausar y reanudar la indexación La indización se puede poner en pausa y reiniciar a través de y. Esto le permite pausar las operaciones de indexación prolongadas durante las horas de mayor actividad y continuar durante las horas de menor actividad, por ejemplo, en horario no laborable. Pausar una indexación durante una combinación impide a los usuarios encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. Pausar una reconstrucción permite a los usuarios emplear el almacén de archivo. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 161

162 Estados del índice de búsqueda Los diferentes estados de los índices de búsqueda de GFI MailArchiver: ESTADO Inicializándose: estado durante la creación del índice de búsqueda. No se espera que ningún índice esté en este estado más de 10 minutos. No válido: indica que es muy probable que el índice de búsqueda esté dañado. Combinándose: GFI MailArchiver mantiene subíndices que son versiones más pequeñas del índice principal. Dichos subíndices se usan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un Almacén de archivos se combinan con el índice de búsqueda principal cuando se crean un número de índices o automáticamente a las 2:00 am. En pausa: el proceso se pone en pausa manualmente desde la configuración de GFI MailArchiver. El índice permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice. En línea: el índice de búsqueda está en línea. Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda empezará a regenerarse pronto. Regenerándose: indica que el generador de índices está indizando una base de datos. La duración de la regeneración de un índice depende del tamaño de la base de datos que se indiza Programación de Almacenes de archivo La programación de Almacenes de archivo permite establecer la frecuencia con la que GFI MailArchiver empezará a archivar automáticamente correos electrónicos en un nuevo Almacén de archivo. IMPORTANTE Al cambiar la configuración, el rendimiento se puede ver afectado. Se recomienda configurar los Almacenes de archivo para que se sustituyan con una periodicidad bimensual. De esta forma, las bases de datos conservan un tamaño más manejable, lo cual es ventajoso si es necesario trasladar la base de datos o reconstruir el índice de búsqueda. Un Almacén de archivo bimensual también debería ofrecer ciertas ganancias de rendimiento durante las búsquedas. Por ejemplo, para buscar un correo electrónico con fecha de febrero de 2012, GFI MailArchiver busca en una base de datos bimensual pequeña en lugar de en una base de datos anual grande, lo que proporciona una recuperación más rápida. GFI MailArchiver cambia el Almacén de archivo en función de una programación específicamente configurada. Esta característica está disponible para todos los tipos de bases de datos que se usan con Almacenes de archivo. Las opciones disponibles son: Mensualmente Bimensualmente (predeterminada) Trimestralmente Semestralmente Anualmente GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 162

163 Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI MailArchiver crea automáticamente un nuevo Almacén de archivo en la Configuración de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server Express. Para cambiar la programación de Almacenes de archivo: 1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Programar archivado. 3. Seleccione una de las opciones disponibles y haga clic en Guardar Copias de seguridad de Almacenes de archivo Se recomienda encarecidamente incluir los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en los procedimientos rutinarios de copia de seguridad del servidor Copia de seguridad en línea Las copias de seguridad en línea se realizan con una aplicación de copia de seguridad que realice copias de seguridad de los Almacenes de archivo sin que sea necesario detener los servicios de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte Copia de seguridad sin conexión Las copias de seguridad sin conexión se pueden realizar en entornos en los que no es posible realizar copias de seguridad en línea. Durante la realización de las copias de seguridad de los Almacenes de archivo los servicios de GFI MailArchiver se deben detener temporalmente. Ésta es una lista de las copias de seguridad sin conexión: Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en Microsoft SQL Server y en el sistema de archivos Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) y en el sistema de archivos Copias de seguridad de Almacenes de archivo basados en SQL Server En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de SQL Server. Origen binario de correo electrónico comprimido: se almacena en la base de datos de SQL Server. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 163

164 Servidor Base de datos Ruta de acceso al índice de búsqueda 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Con la ruta de acceso determinada en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente la carpeta de los índices de búsqueda, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad. Captura de pantalla 76: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 6. En SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo indicada en el paso 7. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 164

165 Se puede crear un plan de mantenimiento en SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo. 7. Regrese al servidor de GFI MailArchiver y en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. Copias de seguridad de Almacenes de archivo basados en Microsoft SQL Server y en el sistema de archivos En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos Microsoft SQL Server. Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma. 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Mediante las rutas determinadas en el paso 2, realice la copia de seguridad del origen binario de los mensajes de correo electrónico y del índice de búsqueda de los Almacenes de archivo, ya sea copiando y pegando manualmente las carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 165

166 Captura de pantalla 77: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 6. En Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo. 7. Regrese al servidor de GFI MailArchiver y en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) y en el sistema de archivos En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 166

167 Metadatos del correo electrónico archivado: se almacenan en el disco. Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en. 2. Almacene las siguientes rutas de acceso para tener una referencia rápida: Ruta de acceso a la base de datos de Firebird Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma. 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Con las rutas de acceso determinadas en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente los archivos en una ubicación de copia de seguridad, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad. 6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. Restauración de un Almacén de archivo agregado a GFI MailArchiver 1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. En el cuadro de diálogo Estadísticas de almacén de archivo, anote las siguientes propiedades para tener una referencia rápida: TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO Microsoft SQL Server PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO Servidor Base de datos Microsoft SQL Server y sistema de archivos Ruta de acceso al índice de búsqueda Servidor Base de datos Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Base de datos Firebird Ruta de acceso al índice de búsqueda Ruta de acceso a la base de datos de Firebird Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 167

168 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir services.msc. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Consulte la ubicación de los archivos anotados en el paso 2 para sustituir los archivos del Almacén de archivo por los archivos de copia de seguridad restaurados, como se indica a continuación: Base de datos de Firebird: sustituya la base de datos de Firebird del disco por la copia de seguridad de dicha base de datos. Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar. Origen binario del correo electrónico: sustituya la carpeta binaria del disco por la copia de seguridad de dicha carpeta. Carpeta de índice de búsqueda: sustituya la carpeta de índice de búsqueda del disco por la copia de seguridad de dicha carpeta. 6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. Restauración de un Almacén de archivo que no se ha agregado a GFI MailArchiver 1. Dependiendo del tipo de Almacén de archivo que se vaya a restaurar, restaure la copia de seguridad de los datos aplicable como se indica a continuación: Base de datos de Firebird: restaure la base de datos de Firebird del disco. Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar. Origen binario del correo electrónico: restaure la carpeta binaria del disco. Carpeta de índice de búsqueda: restaure la carpeta binaria de búsqueda del disco. Tome nota de las rutas en las que se han restaurado todos los datos. 2. Agregue el Almacén de archivo restaurado a GFI MailArchiver asegurándose de que todas las rutas de acceso configuradas en el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsqueda o la base de datos SQL, son las de los datos restaurados Traspaso de mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra GFI MailArchiver admite varios tipos de Almacenes de archivo. El software permite mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra o a muchas otras bases de datos. Esta característica sólo se puede aplicar cuando se mueve el origen de los mensajes de correo electrónicos originales almacenado en disco de una base de datos Firebird o de un sistema de archivos SQL Server. Los mensajes de correo electrónico no se pueden mover de una base de datos de SQL Server cuando el origen está almacenado en la base de datos SQL Server. Ejemplos: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 168

169 El tamaño de una base de datos Firebird aumenta mucho y, por consiguiente, la carga de datos se ralentiza, por lo que el administrador decide cambiar a una base de datos SQL Server. Un sistema de archivos SQL almacenado en disco almacena mensajes de correo electrónico de un año completo. Se recomienda separar los mensajes de correo electrónico en varias bases de datos, por ejemplo una base de datos para cada mes. Notas importantes 1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los Almacenes de archivo antes de mover mensajes de correo electrónico. Este proceso se describe en el capítulo Copias de seguridad de Almacenes de archivo de este manual. 2. El desplazamiento de mensajes de correo entre Almacenes de archivo requiere gran cantidad de recursos de procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI MailArchiver. 3. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico se pierde al mover los mensajes de correo electrónico; sin embargo, los mensajes de correo electrónico se pueden volver a sincronizar para recuperar la estructura de carpetas. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico eliminados del buzón se pierde permanentemente. 4. Asegúrese de que la base de datos nueva a la que se van a mover los mensajes de correo electrónico se agrega en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Este proceso se describe en el capítulo Administración de almacenes de archivo. 5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir distintos intervalos de fecha de los mensajes de correo electrónico Configurar el servicio de importación de GFI MailArchiver. El servicio de importación de GFI MailArchiver se usa para analizar los archivos binarios de la base de datos de origen y mover dichos archivos al almacén de archivo pertinente. Adición de almacenes nuevos 1. Seleccione Inicio Programa GFI MailArchiver Herramientas de importación Configuración del servicio de importación de GFI MailArchiver. 2. Haga clic en Cambiar configuración para acceder a los almacenes de archivo. 3. Haga clic en Agregar almacén para abrir el cuadro de diálogo Agregar almacén nuevo. 4. En la lista desplegable Nombre seleccione el almacén de archivo al que se van a mover los mensajes de correo electrónico. 5. Especifique el intervalo de fechas del almacén de archivo con los calendarios de Desde y Hasta. Las fechas especificadas no se deben solapar con las fechas especificadas en otros almacenes de archivo. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivo. 7. Para agregar otros almacenes de archivo que abarquen distintos intervalos de fechas, repita los pasos 3 a 6. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 169

170 8. Cuando todos los almacenes de archivo estén configurados, haga clic en Aplicar configuración y en Cerrar para guardar la configuración Quitar almacenes de archivo de origen de GFI MailArchiver Quite los almacenes de archivo de origen de GFI MailArchiver antes de la migración para evitar que se dañen los datos. Para ello: 1. En GFI MailArchiver, vaya a Configuración Almacenes de archivo. 2. Haga clic en el botón Suprimir, que está al lado de la base de datos de origen. Se recomienda almacenar la ruta de acceso binaria de la base de datos para usarla en el próximo paso, antes de la eliminación del almacén de archivo Mover archivos binarios al Servicio de importación de GFI MailArchiver GFI MailArchiver incluye una herramienta de línea de comandos que mueve todos los archivos binarios de una base de datos a la carpeta de recogida del Servicio de importación degfi MailArchiver. Para mover los archivos binarios: 1. Inicie el el símbolo del sistema de Microsoft Windows y cambie el directorio a <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\bin. 2. Ejecute movebix.exe como se indica a continuación: movebix.exe <source binary path> <GFI MailArchiver pickup folder> Donde: Source binary path es la carpeta binaria de la base de datos Firebird de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver pickup folder es la carpeta de la que el servicios de importación de GFI MailArchiver toma los mensajes de correo electrónico y los almacena en el almacén de archivo pertinente. La ruta de acceso de la carpeta de recogida es <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup. Ejemplo: movebix.exe c:\archivos de programa\gfi\mailarchiver\databases\default\binary c:\archivos de programa\gfi\mailarchiver\mais\pickup Los archivos binarios también se pueden copiar, en lugar de moverlos, con copybix.exe, en lugar de movebix.exe. 3. Repita este comando para todas las bases de datos que vaya a mover. 4. Los archivos binarios de correo electrónico se mueven a la carpeta de recogida de GFI MailArchiver y los procesa el servicio de importación de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 170

171 Cómo mover mensajes de correo electrónico a almacenes de archivo de GFI MailArchiver Después de mover los archivos binarios a la carpeta de recogida del servicio de importación de GFI MailArchiver se procesan como sigue: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de la cola para ser colocados en el almacén de archivo apropiado. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas de los almacenes de archivo configurados o cuando el correo electrónico está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son: CARPETA Carpeta de recogida Carpeta de cola Carpeta de sin clasificar RUTA PREDETERMINADA <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Unclassified Mensajes de correo electrónico sin clasificar El servicio de importación degfi MailArchiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo. En cada mensaje de correo electrónico sin clasificar, el Servicio de importación de GFI MailArchiver creará cuatro archivos en la carpeta Unclassified, por ejemplo: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelope La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió el mensaje de correo electrónico. Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se suspende el proceso de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta de archivo tal como se indica a continuación: 1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los mensajes de correo electrónico que se van a almacenar. 2. Detenga el servicio de importación de GFI MailArchiver, para lo que debe desplazarse a Inicio Panel de control Herramientas administrativas Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiverServicio de importación de GFI MailArchiver y haga clic en Detener. 4. Vaya a la carpeta Unclassified. 5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue. 6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y seleccione Iniciar Restauración de la estructura de carpetas del buzón de los mensajes de correo electrónico movidos Cuando los mensajes de correo electrónico se mueven o copian de una base de datos a otra, se pierde la estructura de carpetas del buzón. El proceso de sincronización de las carpetas del buzón tiene que GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 171

172 reiniciarse para importar la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico movidos La resincronización de la estructura de carpetas del buzón requiere una gran cantidad de recursos de procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI MailArchiver. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico movidos que se han eliminado del buzón de Microsoft Exchange se pierde permanentemente. Para resincronizar la estructura de carpetas: 1. En el servidor de GFI MailArchiver, desplácese a <Carpeta de instalación de GFI MailArchiver>\Core\UMPolling\. 2. Elimine todos los archivos con la extensión.dat. 3. Desplácese a Incio Ejecutar y escriba services.msc. 4. Haga clic con el botón secundario en GFI MailArchiver Core Service y seleccione Reiniciar Actualización del esquema de la base de datos Es importante que todos los esquemas de base de datos se actualicen al esquema más reciente para asegurarse que GFI MailArchiver funciona correctamente. Este proceso se puede llevar a cabo durante el proceso de actualización de (por parte del Asistente de instalación) o en una etapa posterior utilizando el Actualizador de esquemas en masa. Use el Actualizador de esquemas en masa para: Actualizar el esquema de base de datos de GFI MailArchiver o Verificar que está usando el esquema de bases de datos más reciente Para iniciar el Actualizador de esquemas en masa: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a la carpeta de instalación de GFI MailArchiver, abra la carpeta BulkSchemaUpgrader y haga clic en BulkSchemaUpgrader.exe. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 172

173 Captura de pantalla 78: El Actualizador de esquemas en masa 2. Seleccione las bases de datos que desea actualizar y haga clic en Actualizar. Al actualizar el esquema de una base de datos SQL, especifique las credenciales del administrador del sistema, el usuario AS o el propietario de la base de datos (función dbo) cuando se le solicite Cómo adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 IMPORTANTE Solamente puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en SQL Server. No se admiten bases de datos de Microsoft Access. IMPORTANTE Las bases de datos adjuntas de GFI MailArchiver 3 son de sólo lectura, por lo que únicamente se pueden utilizar para examinar y realizar búsquedas. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 173

174 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. Haga clic en. 2. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si va a permitir a los usuarios utilizar el Almacén de archivo nuevo y el método usado para crearlo. Seleccione la opción Asistente y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione la opción Microsoft SQL Server y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 79: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 4. Seleccione Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver versión 3 y seleccione la base de datos que se va a adjuntar. 5. Haga clic en Siguiente para continuar Configuración de roles y permisos GFI MailArchiver se comercializa con un conjunto de roles que se pueden asignar a determinados usuarios para concederles los permisos necesarios para acceder a funciones concretas de GFI MailArchiver. Uno de estos roles se configura como el predeterminado y no se puede eliminar ni modificar. Tras instalar (o actualizar) GFI MailArchiver el acceso de control en función de los permisos de Active Directory. Después de asignar el primer rol con el permiso 'Administrar configuración de acceso' a un GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 174

175 usuario o grupo (usando la función Roles y permisos de GFI MailArchiver), los permisos de Active Directory los anulan los roles asignados en GFI MailArchiver. A los usuarios de Active Directory a los que no se ha asignado un rol y que no forman parte de ningún grupo se les asigna automáticamente el rol predeterminado. Para obtener más información, consulte Rol predeterminado (página 180). El conjunto de roles inicial configurado que se incluye en GFI MailArchiver son: Administrador Auditor Acceso total y Administrador Acceso total Usuario (predeterminado) Estos roles se pueden personalizar tanto como sea necesario o eliminar (excepto el rol predeterminado) Visualización de roles y permisos configurados En la pestaña Configuración y haga clic en Roles y permisos. Captura de pantalla 80: Visualización de roles y permisos configurados La página Roles y permisos se divide en dos ventanas. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 175

176 Administrar roles y permisos: crear, configurar o eliminar roles y permisos La ventana superior muestra los roles configurados actualmente. Haga clic en cada uno de los roles para ver los permisos configurados para dicho rol. Use los controles de esta ventana para: OPCIÓN Añadir rol nuevo Configurar permisos de rol Eliminar rol Haga clic para agregar un rol nuevo. Resalte un rol existente y haga clic para editar los permisos del mismo. Seleccione un rol existente y haga clic para eliminarlo. A los usuarios a los que se ha asignado dicho rol se les devuelve al rol predeterminado. Para obtener más información, consulte Rol predeterminado (página 180). Administrar asignaciones de rol: Asignar, editar o quitar roles de usuarios o grupos de Active Directory. La ventana inferior muestra una lista de usuarios y grupos de Active Directory y sus roles asignados. Use los controles de esta ventana para: OPCIÓN Asignar Editar Quitar Cambiar prioridad Haga clic para asignar un rol a un usuario o grupo de Active Directory. Resalte un usuario o grupo existente y haga clic para editar la asignación del rol. Seleccione un usuario o grupo existente y haga clic para eliminar la asignación del rol. A los usuarios a los que se ha asignado dicho rol se les devuelve al rol predeterminado. Haga clic para abrir la ventana Cambiar prioridad de grupo y cambie el orden en que GFI MailArchiver comprueba los permisos asignados a los usuarios. Seleccione la asignación de rol de algún grupo existente y haga clic para aumentar o reducir su prioridad. GFI MailArchiver primero comprueba si al usuario tiene asignado algún rol. En ese caso, la asignación de rol individual tiene la máxima prioridad. Si el usuario no está asignado a ningún rol, GFI MailArchiver comprueba si forma parte de algún grupo y le concede los permisos asignados al grupo. El usuario puede formar parte de más de un grupo. En ese caso, se coloca primero el grupo que tenga la prioridad máxima. Solo se permite cambiar las prioridades de los grupos. Filtrar por Buscar rol Todos los roles Filtrar por Usuario o por Grupo. El botón Buscar rol se usa para introducir cualquier usuario o grupo de Active Directory en un cuadro de diálogo y ver los roles y permisos de dicho usuario o grupo. Para filtrar la vista por Rol, seleccione un rol en la lista desplegable Adición de roles nuevos Cree roles en función de los requisitos de la organización. Cada uno de estos roles se define mediante un nombre único y un conjunto de permisos. Para agregar un rol nuevo: 1. Vaya a Configuración > Roles y permisos. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 176

177 2. Haga clic en Agregar rol nuevo. 3. En el campo Nombre de rol, escriba un nombre que defina al rol nuevo. 4. Seleccione los permisos asignados al nuevo rol en el siguiente conjunto de valores: OPCIÓN Ver todos los mensajes de correo electrónico Administrar configuración general Administrar configuración de acceso El usuario puede ver todos los mensajes de correo electrónico de todos los usuarios de GFI MailArchiver. Este permiso otorga al usuario acceso a la mayoría de nodos de configuración (excepto a los nodos Control de acceso, Roles y permisos y Auditorías) Selecciónelo para otorgar permisos a la configuración de Roles y permisos y Control de acceso. IMPORTANTE Si un usuario con derechos administrativos se revoca este permiso a sí mismo o al grupo del que forma parte, no podrá acceder a Roles y permisos y Control de acceso. Administrar configuración de auditoría Ver auditoría Conectar mediante IMAP El usuario puede acceder y configurar las auditorías. El usuario puede ver todos los informes de auditoría. Haga clic para conceder permiso para conectarse a GFI MailArchiver mediante IMAP. Para obtener más información, consulte Configuración de un servidor IMAP (página 182). GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 177

178 OPCIÓN Generar informes de MailInsights (todos) Generar informes de MailInsights (de los buzones definidos en Control de acceso) Almacenar manualmente mensajes de correo electrónico (en el buzón propio) Almacenar manualmente mensajes de correo electrónico (en los buzones definidos en Control de acceso) Almacenar archivos manualmente Eliminar mensajes de correo electrónico (del buzón propio) Eliminar mensajes de correo electrónico El usuario puede generar informes de MailInsights de todos los usuarios de GFI MailArchiver. Selecciónelo para conceder permiso para generar informes de MailInsights de los buzones definidos en Control de acceso. Los usuarios no pueden ver los mensajes de correo electrónico de otros usuarios, a menos que se configure el permiso Ver todos los mensajes de correo electrónico. El usuario puede almacenar manualmente mensajes de correo electrónico en el buzón propio con GFI MailArchiver Archive Assistant. Almacenar mensajes de correo electrónico en buzones a los que los usuarios tienen acceso. Para obtener más información, consulte Control de acceso al correo electrónico (página 181). Almacenar archivos manualmente en el buzón propio con GFI MailArchiver Archive Assistant. El usuario puede eliminar mensajes de correo electrónico del buzón propio. El usuario solo puede eliminar mensajes de correo electrónico si se ha habilitado Eliminación de correo electrónico. Se pueden seguir configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información, consulte Configuración de eliminación de mensajes (página 199). Al usuario se le concede permiso para eliminar mensajes de correo electrónico de todos los buzones a los que tiene acceso. El usuario solo puede eliminar mensajes de correo electrónico si se ha habilitado Eliminación de correo electrónico. Se pueden seguir configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información, consulte Configuración de eliminación de mensajes (página 199). Crear/asignar etiquetas a mensajes de correo electrónico Selecciónelo para conceder al usuario permiso para crear etiquetas personales y asignarlas a mensajes de correo electrónico en la ventana de la vista del correo electrónico. Para obtener más información, consulte Trabajar con elementos archivados (página 81). 5. Haga clic en Guardar Asignación de roles A un usuario o grupo se le puede asignar un rol. A ningún usuario o grupo se le pueden asignar dos roles. Sin embargo, dado que un usuario puede pertenecer a más de un grupo, tendrán prioridad todos los grupos a los que se haya asignado algún rol. Esto se realiza en aras de solventar los problemas de elementos heredados. A los usuarios se les asignarán automáticamente prioridades mayores que a los grupos. Para asignar un rol: 1. Vaya a Configuración > Roles y permisos. 2. Haga clic en Asignar rol. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 178

179 3. En el campo Usuario/grupo, seleccione un usuario o grupo de Active Directory. 4. En el campo Rol, seleccione un rol en la lista desplegable y haga clic en Agregar. 5. El usuario o grupo seleccionado se agrega a la lista. Para quitar una entrada, haga clic en. 6. Haga clic en Guardar Configuración de un rol de acceso total GFI MailArchiver se comercializa con cinco roles predefinidos, dos de los cuales ofrecen distintos niveles de acceso total. En función de sus requisitos, asigne un rol de acceso total tal como se indica a continuación: 1. Seleccione Configuración y haga clic en Roles y permisos. 2. En el área Administrar asignaciones de rol, haga clic en Asignar rol. 3. En el campo Usuario/grupo, seleccione un usuario de Active Directory. 4. En el campo Rol, seleccione: GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 179

180 ROL Acceso total Acceso total y Administrador Seleccione el rol Acceso total para los usuarios que necesiten acceder a buzones que pertenezcan a otros usuarios. Este rol otorga a los usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico almacenados en GFI MailArchiver y a los informes de MailInsights. Los usuarios a los que se asigne este rol no tendrán acceso a las áreas Configuración y Auditoría. El rol Acceso total y Administrador se asigna a los administradores de GFI MailArchiver que necesiten acceder al área de configuración. Este rol también otorga a los usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico almacenados en GFI MailArchiver, así como a Auditoría y a los informes de MailInsights. 5. Haga clic en Agregar. 6. El usuario seleccionado se agrega a la lista. 7. Haga clic en Guardar Eliminación de roles Para eliminar un rol: 1. Vaya a Configuración > Roles y permisos. 2. Seleccione un rol y haga clic en Eliminar rol Rol predeterminado El rol predeterminado se asigna automáticamente a los usuarios de Active Directory a los que no se haya asignado ningún rol. Este proceso lo lleva a cabo GFI MailArchiver cuando se agregan nuevos buzones de usuario. El rol predeterminado se asigna después de que GFI MailArchiver comprueba: 1. Si el usuario tiene asignado algún rol 2. Si el usuario forma parte de un grupo al que se ha asignado un rol Si no se confirman ambos pasos, el rol predeterminado se asigna automáticamente a los usuarios de Active Directory. El rol predeterminado es de solo lectura y no se puede eliminar ni modificar. El rol predeterminado se configura con los siguientes permisos: OPCIÓN Ver todos los mensajes de correo electrónico Administrar configuración general Administrar configuración de acceso Administrar configuración de auditoría Ver auditoría Conectar mediante IMAP Generar informes de MailInsights (todos) Generar informes de MailInsights (de los buzones definidos en Control de acceso) Almacenar manualmente mensajes de correo electrónico (en el buzón propio) Almacenar manualmente mensajes de correo electrónico (en los buzones definidos en Control de acceso) Almacenar archivos manualmente Eliminar mensajes de correo electrónico (del buzón propio) Eliminar mensajes de correo electrónico Crear/asignar etiquetas a mensajes de correo electrónico ESTADO DEL PERMISO PREDETERMINADO DESHABILITADO DESHABILITADO DESHABILITADO DESHABILITADO DESHABILITADO HABILITADO DESHABILITADO DESHABILITADO HABILITADO HABILITADO HABILITADO HABILITADO HABILITADO HABILITADO GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 180

181 En el caso de los permisos Eliminar mensajes de correo electrónico (del buzón propio) y Eliminar mensajes de correo electrónico (de los buzones definidos en Control de acceso), el usuario solo puede eliminar mensajes de correo electrónico si Eliminación de mensajes está activado. Se pueden seguir configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información, consulte Configuración de eliminación de mensajes (página 199) Control de acceso al correo electrónico De forma predeterminada, los usuarios de Active Directory pueden examinar y buscar únicamente en sus mensajes de correo electrónico. Control de acceso al correo electrónico permite configurar a los usuarios para que formen parte de un grupo con acceso a los mensajes de correo electrónico de otros usuarios. Los grupos preconfigurados se muestran en la tabla siguiente. OPCIÓN Administradores de grupo Control de cuentas de usuario Buzones compartidos Permite a los usuarios que disponen de una rol de administrador o supervisor en la organización examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de todos los usuarios que forman parte de dicho grupo de Active Directory. Permite a usuarios específicos examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de otros usuarios. Esta característica permite, por ejemplo, conceder a un usuario acceso a los mensajes de correo electrónico de otro usuario que ya no está en la empresa y cuya cuenta de Active Directory se ha eliminado. Permite a un grupo acceder a los mensajes de correo electrónico archivados en un buzón específico. Por ejemplo, permite a todos los comerciales tener acceso a ventas@miempresa.com Adición de usuarios al acceso al almacén de administrador de grupo Cuando se agrega un usuario al acceso al archivo de administrador de grupo, se concede a dicho usuario acceso a todos los correos electrónicos archivados en GFI MailArchiver de un grupo determinado de usuarios de Active Directory. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar administradores de grupo. 3. En el campo Administrador, seleccione el usuario que va a agregar como administrador y el grupo al que se concederá acceso total, y haga clic en Agregar. Repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos. Se puede añadir un usuario a varios grupos. Para ello es preciso seleccionar el mismo usuario y un grupo de Active Directory diferente. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración Definir el control de acceso de usuarios El control de acceso de usuarios permite conceder a usuarios determinados acceso a los correos electrónicos archivados de otros usuarios. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 181

182 2. Haga clic en Configurar control de cuentas de usuario. 3. Seleccione el usuario al que va a conceder acceso en el campo Usuario y el usuario al que se concederá acceso al buzón en el campo Tiene acceso al usuario. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos. Un usuario puede añadirse a varios usuarios. Para ello, es preciso seleccionar el mismo usuario y un usuario diferente al que se concederá acceso a los mensajes de correo electrónico archivados. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración Configuración de buzones compartidos Los buzones compartidos son aquellos a los que pueden acceder todo el conjunto de usuarios de un grupo. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar buzones compartidos. 3. Seleccione el grupo al que se concederá acceso en el campo Grupo y el buzón al que se concederá acceso en el campo Cuenta de buzón. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros grupos a diferentes buzones. El mismo grupo puede añadirse a diferentes buzones. Para ello, sólo es preciso seleccionar el mismo usuario y un buzón diferente para conceder acceso a los mensajes de correo electrónico archivados. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración Configuración de un servidor IMAP El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la recuperación de correo electrónico. Distintos clientes de correo electrónico y servidores de correo utilizan IMAP para transferir mensajes de correo electrónico desde un servidor a un cliente. El servicio IMAP se utiliza para recuperar identificadores de correo electrónico y estructuras de carpetas de correo electrónico de usuarios desde Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Los datos se almacenan en una base de datos Firebird en el equipo del servidor IMAP. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 182

183 La base de datos Firebird del back-end del servidor IMAP se almacena en Data\IMAPDB.FDB y contiene la estructura de carpetas del buzón de cada usuario. Esta base de datos NO contiene datos de mensaje (asunto, encabezados, contenido del cuerpo, etc.). Dicha información se recupera directamente desde el servicio de Almacén de GFI MailArchiver cuando se solicita. El servicio IMAP crea esta base de datos al inicio (si no se encuentra) y la sincronización comenzará tan pronto como haya elementos disponibles en los Almacenes de archivo. El servidor IMAP no devolverá elementos a los usuarios hasta que se sincronicen los datos. Cuando un cliente realiza una solicitud, el servidor IMAP busca en la base de datos local los identificadores de correo electrónico y realiza las acciones siguientes: Nombres de carpeta: envía los datos directamente Detalles del mensaje: se pone en contacto con el servicio de almacén antes de devolver los datos. Los clientes se conectan al servicio IMAP utilizando una autenticación válida. Cuando GFI MailArchiver se instala (no se actualiza) y se habilita IMAP por primera vez, el servidor IMAP tarda bastante tiempo en sincronizarse con el almacén. La sincronización es un proceso en segundo plano transparente para el usuario. Para configurar el servidor IMAP: 1. En la página Configuración, seleccione Servidor IMAP. 2. Haga clic en Configurar servidor IMAP. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 183

184 Captura de pantalla 81: Configuración de servidor IMAP 3. Active la casilla de verificación Habilitar servidor IMAP. 4. (Opcional) En el campo Número del puerto, introduzca un valor y haga clic en Comprobar disponibilidad. El número de puerto predeterminado es El cambio del número de puerto afecta a los clientes que se han configurado para utilizar este puerto. 5. En el campo Interfaz de red, seleccione la tarjeta de red de escucha entre las opciones disponibles. GFI MailArchiver escanea el sistema y enumera las tarjetas de interfaz de red detectadas como posibles opciones. Sin embargo, se recomienda conservar la configuración predeterminada (Todas las interfaces de red). 6. En el campo URL de servidor, introduzca la dirección del servidor IMAP que van a utilizar los clientes de correo. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 184

185 El servidor IMAP se reinicia siempre que se producen cambios en la configuración del servidor IMAP relacionada con la interfaz de tarjeta de red o con el número de puerto de escucha. Todos los clientes se desconectan cuando se reinicia el servidor IMAP. 7. Utilice el campo Máximo de meses que se mostrarán en los clientes de correo para establecer el período de tiempo (en meses) que GFI MailArchiver retrocede para recuperar mensajes de correo electrónico (la configuración predeterminada es 12 meses). 8. (Opcional) Active la casilla de verificación Habilitar seguridad SSL para habilitar la transmisión segura de información. Para obtener más información, consulte Trabajo con certificados (página 185). Si se selecciona Forzar certificado SSL, los clientes de correo electrónico se autenticarán utilizando un certificado válido. La autenticación se rechaza si el cliente intenta conectarse sin cifrar. 9. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración Trabajo con certificados Capa de sockets seguros (SSL) es un protocolo diseñado para permitir que las aplicaciones transmitan información entrante y saliente de forma segura. Las aplicaciones que utilizan SSL intercambian claves de cifrado con otras aplicaciones y están diseñadas para cifrar y descifrar los datos enviados entre ambas. Las aplicaciones configuradas para ejecutar SSL (por ejemplo, exploradores web como Microsoft Internet Explorer y Firefox y programas de correo electrónico como Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird y Apple Mail) pueden recibir automáticamente conexiones SSL. Para establecer una conexión SSL segura, la aplicación primero debe tener una clave de cifrado asignada por una autoridad de certificación en formato de certificado. IMAP admite el cifrado mediante certificados. Los certificados se pueden: Comprar a un proveedor en línea como Verisign Generar desde IIS (consulte el artículo de la base de conocimiento support.microsoft.com/kb/299875#appliesto) Para habilitar SSL y configurar un certificado de seguridad: 1. En el asistente de configuración del servidor IMAP, active la casilla de verificación Habilitar SSL. 2. En el campo Certificado SSL, seleccione el certificado que se va a cargar. 3. En el campo Contraseña de certificado SSL, escriba la contraseña del certificado. Se validará al hacer clic en Guardar. 4. (Opcional) Active la casilla de verificación Forzar certificado SSL para forzar el cifrado de los datos transmitidos. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 185

186 IMPORTANTE Cuando se habilita Forzar certificado SSL, el cifrado se «fuerza», lo que significa que los clientes que utilizan el servicio IMAP no podrán conectarse a menos que configuren el cifrado en su lado. Si Forzar certificado SSL no está habilitado, los clientes pueden conectar con el servidor IMAP tanto en modo cifrado como no cifrado. 5. Haga clic en Guardar Directivas de retención Las directivas de retención definen el tiempo durante el que los correos electrónicos archivados se conservan en el Almacén de archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI MailArchiver para que conserve los correos que tengan la etiqueta Ventas durante dos años y que conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta Legal. GFI MailArchiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente las directivas de retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Por ejemplo, puede suspender las directivas de retención hasta que se resuelva un litigio. En este caso, los mensajes de correos electrónicos se marcan para su eliminación y se eliminan una vez que desaparece la suspensión temporal. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 191). Conservación retroactiva es una función que permite aplicar las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver haya almacenado un correo electrónico en un Almacén de archivo. Para obtener más información, consulte Uso de la conservación retroactiva (página 192) Cómo se aplican las directivas de retención? OPCIÓN Cuando se han configurado directivas de retención: Al aplicar las directivas de conservación de forma retroactiva: GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de retención existentes en el momento del almacenamiento. Las directivas se aplican en función de la prioridad. Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el correo electrónico. Si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprueba con la siguiente directiva de retención. El proceso se repite hasta que el correo electrónico cumple una directiva de retención configurada o hasta que no hay más directivas de conservación. Cuando Conservación retroactiva se ejecuta a petición, GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de retención, actualizando las opciones de conservación asignadas a cada correo electrónico después de que se haya almacenado. Si un correo electrónico no cumple ninguna directiva de conservación, GFI MailArchiver lo almacena de forma indefinida. Notas importantes Un correo electrónico no puede cumplir más de una directiva de retención. Por consiguiente, las prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 186

187 Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la acción configurada sea eliminar correo electrónico de inmediato se descartarán inmediatamente sin guardarse en el Almacén de archivo. Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la acción configurada se haya establecido en eliminar después de varios días se almacenarán en un Almacén de archivo. GFI MailArchiver elimina el correo electrónico del Almacén de archivo cuando transcurre el tiempo preconfigurado Visualización de directivas de retención Para ver las directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. Las directivas de retención se muestran en la tabla de directivas de retención, clasificadas por el orden que se ejecutan. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente. OPCIÓN Nombre de directiva Activa Acción Muestra el nombre de la directiva de retención. Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales. Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos electrónicos durante 2 años Adición de directivas de retención nuevas 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Haga clic en. 3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Directiva de retención de correo electrónico y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 187

188 Captura de pantalla 82: Detalles de directiva de retención 4. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Nombre de directiva Define el nombre de la directiva que se va a crear. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 188

189 OPCIÓN Criterios de correo electrónico Define las condiciones que identificarán que un correo electrónico forma parte de esta directiva de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los valores a los que debe ajustarse cualquier correo electrónico para cumplir esta directiva de retención. Haga clic en para agregar más condiciones o en para eliminar una condición escrita. Seleccione: Asunto: defina el asunto de cualquier correo electrónico Cuerpo: defina las palabras clave que se pueden encontrar en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico Remitente: defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario Destinatario: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario o especifique el nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'. Tamaño de correo electrónico: seleccione un parámetro y escriba el tamaño del correo electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son: Igual a Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Tamaño del adjunto: seleccione un parámetro y especifique el tamaño del correo electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son: Igual a Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Tipo de adjunto: defina la condición de tipo de archivo seleccionando una categoría en la lista desplegable de valores predefinidos. Para obtener más información sobre los tipos de archivo, consulte el apartado Tipos de archivo de retención en esta misma sección. Habilitar directiva Archivado manual: seleccione esta opción para incluir todos los mensajes de correo electrónico archivados manualmente en la directiva de retención. Define si una directiva está en vigor o no, y si los mensajes de correo electrónico se van a eliminar inmediatamente o se van a conservar durante un periodo determinado. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: NO conservar los correos electrónicos que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos de inmediato. 5. Haga clic en Finalizar. NO conservar los correos electrónicos que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos después de x días Para configurar un número de años, especifique el número de días. Por ejemplo: para conservar los mensajes de correo electrónico durante 2 años, escriba 730 días, mientras que para conservarlos durante 5 años, escriba 1825 días. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 189

190 Tipos de archivos de retención La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de adjunto que se pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto: CATEGORÍA Imágenes Documentos Música Vídeo TIPO DE ARCHIVO *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv Cambio de orden de las directivas de retención El orden en que se aplican las directivas de retención es muy importante en GFI MailArchiver. En primer lugar, GFI MailArchiver comprueba el correo electrónico con la directiva de máxima prioridad. Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el correo electrónico. Sin embargo, si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la prioridad. Para cambiar el orden de las directivas de retención: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en o para subirla o bajarla, respectivamente Adición de directivas de retención de SPAM De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico marcados como spam se archivan con los restantes mensajes y GFI MailArchiver no discrimina entre los mensajes de correo electrónico válidos y los marcados como SPAM por soluciones antispam, como GFI MailEssentials. En GFI MailArchiver, puede configurar una directiva de retención de SPAM que le permita eliminar el spam inmediatamente durante el proceso de archivo o después de un número de días específico. La creación de una directiva de retención de SPAM también permite a los usuarios explorar los mensajes de correo electrónico marcados como spam y si no son realmente spam, marcarlos como no spam. De esta forma, la directiva de retención de SPAM no eliminará dichos mensajes de correo electrónico. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención. 2. Haga clic en. 3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Especificar directiva de SPAM y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 190

191 Captura de pantalla 83: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM 4. Escriba el nombre de la directiva de retención de SPAM, configure si la directiva está activa o no, y seleccione el periodo de retención. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. OPCIÓN Nombre de directiva Habilitar directiva NO conservar correos electrónicos marcados como SPAM, eliminarlos de inmediato NO conservar los correos electrónicos que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos después de x días Define el nombre de la directiva que se va a crear o editar. Escriba o edite el nombre en este campo de texto. Define si la directiva que se va a crear o editar está activa o deshabilitada. Active o desactive la casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la directiva. Indica a GFI MailArchiver que elimine inmediatamente todos los mensajes de correo electrónico marcados como SPAM. Indica a GFI MailArchiver que conserve todos los mensajes de correo electrónico marcados como SPAM y que los elimine cuando haya transcurrido el tiempo configurado. 5. Haga clic en Siguiente y Finalizar para finalizar la configuración de la directiva de retención Configuración de la conservación por razones legales Conservación por razones legales indica a GFI MailArchiver que detenga temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados y que los conserve hasta próximo aviso. Habilite esta característica para detener temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados hasta que, por ejemplo, se resuelva un litigio. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 191

192 La habilitación de esta característica hará que GFI MailArchiver marque los mensajes de correo electrónico archivados para su eliminación. La instrucción de eliminación se ejecutará cuando desaparezca la conservación por razones legales. Para habilitar Conservación por razones legales: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Seleccione. Compruebe que la Conservación por razones legales está habilitada en la ficha Página de inicio, dentro de Acerca de GFI MailArchiver. Para deshabilitar Conservación por razones legales: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Seleccione. IMPORTANTE Utilice esta característica con precaución, ya que los mensajes de correo electrónico se eliminan de inmediato al deshabilitar Conservación por razones legales Uso de la conservación retroactiva La conservación retroactiva le permite aplicar directivas de conservación de correo electrónico después de que el correo electrónico se haya almacenado. El proceso se ejecuta a petición y los mensajes de correo electrónico almacenados se pueden eliminar (o marcar para eliminación) de los almacenes de archivo seleccionados. El proceso se puede pausar o detener. IMPORTANTE La activación de Conservación por razones legales no detiene un trabajo de retención retroactiva, pero por razones legales los mensajes de correo electrónico no se eliminan hasta que Conservación por razones legales deja de tener vigencia. No se pueden crear directivas de conservación mientras se esté ejecutando un trabajo retroactivo. Para ejecutar la conservación retroactiva: 1. Haga clic en Ejecutar retroactiva. 2. En el campo Almacén de archivo, seleccione los almacenes de archivo en que se ejecutará la conservacióin retroactiva. 3. Haga clic en Agregar. 4. Haga clic en Ejecutar retroactiva. 5. Use Resumen de la conservación retroactiva para supervisar el progreso del proceso de ejecución. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 192

193 6. Haga clic en Pausar retroactiva para poner en pausa el trabajo actual o Detener retroactiva para cancelarlo. La conservación retroactiva es un proceso largo que depende de la cantidad de mensajes de correos electrónicos que se procesan. Las instancias de conservación retroactiva se procesan a la vez Reglas de clasificación Las reglas de clasificación permiten clasificar automáticamente los mensajes de correo electrónico en función de su contenido. A partir del momento en que se habilite una regla de clasificación, se revisarán automáticamente los nuevos mensajes de correo electrónico de acuerdo con la regla de clasificación establecida y se etiquetarán en consecuencia en su Almacén de archivo respectivo. Utilizando la funcionalidad Búsqueda avanzada de la ficha Archivar, los usuarios pueden buscar una etiqueta determinada en mensajes de correo electrónico archivados. También se puede guardar la búsqueda en la ventana Clasificaciones de la ficha Archivar para facilitar su uso. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 86). Esta sección le ayudará a: Agregar reglas de clasificación nuevas Editar reglas de clasificación existentes Quitar reglas de clasificación existentes Adición de reglas de clasificación 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de clasificación. 2. Haga clic en. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 193

194 Captura de pantalla 84: Detalles de Directiva de categorización 3. Escriba un nombre de regla en el campo Nombre de regla y configure los criterios que tienen que cumplir los mensajes de correo electrónico para encuadrarse en esta regla de clasificación. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Asunto Cuerpo Escriba el texto del asunto que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. Escriba el texto del cuerpo que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 194

195 OPCIÓN Remitente Seleccione si la clasificación se va a realizar por dirección de correo electrónico o por nombre de usuario. Especifique la dirección de correo electrónico o seleccione el nombre de usuario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. El siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Se admiten los siguientes caracteres comodín:? : equivale a cualquier letra Por ejemplo:???n@?aster-domain.com equivaldrá tanto a john@master-domain.com como a joan@faster-domain.com. : equivale a palabras completas Por ejemplo: *@master-domain.com equivale a todas las direcciones de correo electrónico con la parte de dominio master-domain.com Destinatario Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'. 4. Haga clic en para agregar más criterios de clasificación o en para eliminar criterios escritos con anterioridad. 5. Seleccione Habilitar directiva y escriba la etiqueta que debe ponerse a los mensajes de correo electrónico en el campo Los correos electrónicos que coinciden con esta regla de clasificación deben etiquetarse. Haga clic en Siguiente para continuar. 6. En la página Resumen, revise los detalles de las reglas de categorización y haga clic en Finalizar Edición de reglas de clasificación 1. Seleccione la regla de clasificación que desea editar y haga clic en Editar. 2. Para obtener información sobre cómo editar una regla de clasificación, siga las instrucciones del apartado Adición de directivas de clasificación Eliminación de reglas de clasificación Seleccione la regla de clasificación que desea quitar y haga clic en se quitará de forma automática.. La regla de clasificación 7.15 Configuración de auditorías La auditoría de las actividades de las bases de datos de GFI MailArchiver utiliza las capacidades de seguimiento de SQL Server para registrar todas las actividades que afectan a las bases de datos de archivo. Los datos del seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el usuario en el equipo con SQL Server. Hay un archivo de seguimiento por servidor, que contiene los datos de seguimiento de todos los Almacenes de archivo alojados en el servidor. El servicio de SQL Server contiene un bloqueo exclusivo del archivo de seguimiento, lo que garantiza que no se puede alterar el archivo. En GFI MailArchiver se puede desencadenar el proceso de carga de los archivos de GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 195

196 seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, los informes de auditoría se pueden ver en la página Informes de auditoría de la consola. IMPORTANTE GFI MailArchiver sólo audita Almacenes de archivo basados en SQL Server. La auditoría no se realiza en los Almacenes de archivo basados en: La base de datos y el sistema de archivos de SQL Server La base de datos y el sistema de archivos de GFI MailArchiver (Firebird). Para estos entornos, es aconsejable usar la auditoría de configuración de usuarios y la traza de usuarios del sistema operativo propio Configuración de auditorías de actividades de bases de datos 1. En la pestaña Configuración y haga clic en Auditoría. 2. Haga clic en Configurar. Captura de pantalla 85: Seleccionar un método de autenticación GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 196

197 3. Seleccione el servidor SQL Server que va a usar en el cuadro desplegable Microsoft SQL Server y elija el método de autenticación que usará para conectarse con el servidor SQL Server seleccionado. OPCIÓN Autenticación de Windows Autenticación de Microsoft SQL Server Utiliza el usuario conectado en ese momento para conectarse a SQL Server. Utiliza las credenciales de los campos Nombre de inicio de sesión y Contraseña para conectarse a SQL Server. GFI MailArchiver las usará para escribir en la base de datos de auditoría o para leerla. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. IMPORTANTE La cuenta especificada debe tener privilegios de administrador de sistema o de propietario de la base de datos. 4. Para crear una base de datos en un servidor SQL Server seleccionado con anterioridad, seleccione Nueva base de datos de auditoría y escriba un nombre en el cuadro de texto. Para usar una base de datos existente, en Seleccionar una existente:, elija una base de datos de auditoría en la lista que se muestra. Haga clic en Siguiente para continuar. 5. Especifique si desea habilitar el seguimiento en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Seleccione Permitir realizar seguimientos de los Almacenes de archivo para registrar los datos de actividad de la base de datos y especifique la ruta de acceso del equipo con SQL Server en el que se almacenarán los archivos de seguimiento. Haga clic en Siguiente para continuar. Asegúrese de que se puede acceder a la ubicación especificada utilizando la cuenta de usuario con la que se ejecuta el servicio de SQL Server Bloquee la ubicación en que almacena los archivos de seguimiento de SQL Server a través de los permisos de NTFS, con el fin de que el servicio de SQL Server sea el único que puede acceder a la ubicación. Esto, junto con el bloqueo exclusivo que realiza el servicio de SQL Server, garantiza que no se pueden alterar los datos de los archivos de seguimiento. 6. Especifique si desea habilitar la auditoría de interacción del usuario. Así se registrará toda la actividad de la interfaz de usuario de GFI MailArchiver realizada por los usuarios. Para habilitarla, seleccione Habilitar la auditoría de interacción del usuario. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. Revise el resumen de la configuración de la base de datos de auditoría y haga clic en Finalizar para finalizar la configuración Edición de auditorías de actividades de bases de datos Para editar la configuración de la auditoría de las actividades de las bases de datos existente, seleccione los valores que se configuraron previamente y haga clic en Configurar. Siga las GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 197

198 instrucciones que se indican en el apartado Configuración de auditorías de actividades de la base de datos para editar la configuración de la auditoría de las actividades de la base de datos existente Informes de auditoría Los informes de auditoría se basan en los datos que genera la auditoría de actividades de la base de datos y en la auditoría de interacción del usuario. Para acceder a informes de auditoría: 1. Seleccione la ficha Auditoría y, a continuación, uno de los siguientes informes: NOMBRE DE INFORME Informe de auditoría de la administración de la configuración Este informe se usa para mostrar todos los cambios de configuración realizados en GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: El usuario que realizó los cambios Los cambios efectuados Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la configuración que se enumeran en la lista aparecerá una ventana con información más detallada. Informe de auditoría de control de acceso Este informe se usa para mostrar todos los cambios realizados en la configuración del control de acceso de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: El usuario que realizó los cambios El usuario afectado por el cambio Informe de auditoría de mensajes de correo electrónico archivados Los permisos que se han cambiado Este informe se usa para mostrar el número de mensajes de correo electrónico almacenados en los almacenes de archivo de GFI MailArchiver a diario. La información que aparece incluye: Fecha Nombre de Almacén de archivo Informe de auditoría de importación en masa Número de mensajes de correo electrónico archivados Este informe se utiliza para mostrar la cantidad de mensajes de correo electrónico importados en los Almacenes de archivo a través del servicio de importación masiva, en cada informe. La información que aparece incluye: Fecha de importación Nombre de Almacén de archivo Informe de auditoría de directivas de retención Número de mensajes de correo electrónico importados Este informe se usa para mostrar las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de mensajes de correo electrónicos eliminados. La información que aparece incluye: Fecha en que se ejecutó la directiva Nombre de Almacén de archivo Nombre de la directiva de retención Número de mensajes de correo electrónico eliminados Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos Al hacer clic en cualquiera de las directivas de retención ejecutadas de la lista, aparecerá en una ventana con información detallada sobre la directiva ejecutada. Este informe se usa para mostrar los usuarios que han realizado acciones que pueden provocar la pérdida de datos, como el reenvío de mensajes de correo electrónico de los Almacenes de archivo. La información que aparece incluye: El usuario que realizó la acción La acción realizada El número de mensajes de correo electrónico afectados GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 198

199 NOMBRE DE INFORME Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario Este informe se usa para mostrar las acciones tomadas por los usuarios durante el uso de la interfaz web de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: Nombre de usuario Acción realizada Fecha y hora en que se realizó la acción Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles: Para agrupar la lista por usuario, haga clic en el botón Agrupar por usuario, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Informe de auditoría de integridad de datos Al hacer clic en cualquiera de las acciones del usuario de la lista, aparecerá en una ventana con información detallada sobre la acción realizada. Este informe muestra todos los cambios realizados en los almacenes de archivo y en las bases de datos de auditoría de GFI MailArchiver que no pasaron por los servicios de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: Tipo de evento 2. Realice las siguientes acciones: El servidor Microsoft SQL y la base de datos afectados Usuario de base de datos afectado Acción realizada Equipo del que partió la acción Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles: Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la base de datos que aparecen en la lista, aparecerá una ventana con información detallada sobre el cambio. OPCIÓN Filtrar informes: Imprimir informes: Use el área Filtrar por: seleccionando el valor por el que se va a filtrar y especificando los detalles que un registro tiene que cumplir para que aparezca en pantalla. El área Filtrar por: se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del informe. Haga clic en el botón Imprimir informe, que se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del informe, para imprimirlo Configuración de eliminación de mensajes La característica Eliminación de mensajes permite que los usuarios eliminen permanentemente correos electrónicos de la vista de buzón de GFI MailArchiver. Si está habilitada, se muestra un botón de eliminación adicional en la barra de herramientas de la ficha Archivar y en la barra de herramientas Vista de buzón. Para poder eliminar mensajes de correo electrónico, al usuario se le debe haber asignado un rol con permisos de Eliminar mensajes de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Configuración de roles y permisos (página 174). GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 199

200 IMPORTANTE La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la normativa legal relativa a la conservación de correo electrónico. 1. En la ficha Configuración, seleccione Eliminación de mensajes. 2. Haga clic en Habilitar la eliminación de mensajes de correo. Captura de pantalla 86: Configuración de eliminación de mensajes 3. (Opcional) Si quiere conservar una copia del correo electrónico eliminado en los Almacenes de archivo, marque Deja una copia del correo electrónico en los Almacenes de archivos accesible por un usuario con acceso total. Sólo aquellos usuarios que dispongan de derechos de acceso total podrán acceder a los correos electrónicos conservados. Si la casilla de verificación se deja sin marcar, los correos electrónicos eliminados se borrarán permanentemente de los Almacenes de archivo. 4. Active la casilla de verificación Acepto. 5. Haga clic en Aceptar. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 200

201 Los usuarios no pueden eliminar mensajes de correo electrónico de un Almacén de archivo de solo lectura. Los usuarios reciben una notificación si la eliminación falla. IMPORTANTE Si se ha habilitado Conservación por razones legales, Eliminación de mensajes queda deshabilitado hasta que se elimina la Conservación por razones legales. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 191) Visualización y edición de claves de licencia Las versiones completas de GFI MailArchiver requieren una clave de licencia. Para obtener información acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte: Para evaluar GFI MailArchiver, solicite una clave de evaluación gratuita a GFI Software Ltd Para revisar la clave de licencia que se usa en GFI MailArchiver, seleccione la ficha Configuración y haga clic en la etiqueta Cambiar clave de licencia. Para cambiar la clave de licencia actual: 1. Haga clic en Editar clave de licencia. 2. Escriba o pegue la clave de licencia en el cuadro de texto Clave de licencia. Haga clic en Verificar clave de licencia para verificar que la clave de licencia nueva es correcta. 3. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. Después de la instalación de GFI MailArchiver, el Asistente de postinstalación le redirige automáticamente a esta página Configuración de ajustes generales Las siguientes secciones le ayudarán a: OPCIÓN Cambiar los ajustes generales Configurar los ajuste de la comprobación de versión Especifique la dirección de correo electrónico del administrador y los datos del servidor de correo electrónico para notificaciones. Habilite, deshabilite y configure las comprobaciones de versión que permiten a GFI MailArchiver comprobar si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver y avisarle en caso afirmativo. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 201

202 OPCIÓN Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes Configurar notificación de estado de archivado Habilite esta función para mostrar la pestaña de búsqueda de fax adicional en la página Archivo. Los usuarios podrán buscar faxes o SMS archivados en GFI MailArchiver desde GFI FaxMaker. Habilite esta función para recibir una notificación si GFI MailArchiver deja de archivar. A continuación, puede ir a la ficha Página de inicio para seguir solucionando el problema e identificar el origen del problema Cambio de la configuración general Especifique la dirección de correo electrónico del administrador y los datos del servidor de correo electrónico para notificaciones: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Cambiar configuración. Captura de pantalla 87: Configuración general 3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 202

203 OPCIÓN Dirección de correo electrónico del administrador Servidor SMTP Número del puerto Usar SSL El servidor SMTP requiere autenticación Define la dirección de correo electrónico del administrador a la que se envían notificaciones importantes. Define el servidor SMTP que usa GFI MailArchiver para enviar notificaciones y restaurar mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo. Define el número de puerto a través del que GFI MailArchiver se comunicará con el servidor SMTP. Valor predeterminado: 25 Indica a GFI MailArchiver que se conecte y se comunique con el servidor SMTP utilizando SSL. Indica a GFI MailArchiver que se conecte al servidor SMTP utilizando un nombre de usuario y una contraseña. Si se elige esta opción, los campos de nombre de usuario y contraseña se muestran automáticamente. 4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva. 5. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para confirmar que los detalles son correctos Cambio de configuración de comprobación de versión Habilitar, deshabilitar y configurar las comprobaciones de versión de GFI MailArchiver. Esto permite que GFI MailArchiver compruebe si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver y que le avise en ese caso. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Cambiar configuración de comprobación de versión. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 203

204 Captura de pantalla 88: Configuración de comprobación de la versión 3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles. OPCIÓN Habilitar comprobación de versión Habilitar servidor proxy Servidor proxy/puerto El proxy requiere autenticación Nombre de usuario/contraseña Habilita o deshabilita la comprobación de versión de GFI MailArchiver. Si desactiva esta opción, dejará de comprobarse automáticamente si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver. Indica a GFI MailArchiver que use un servidor proxy para conectarse a los servidores de GFI y buscar versiones actualizadas. Define el servidor proxy y el puerto que usa GFI MailArchiver para conectarse a los servidores de GFI para comprobar las versiones. Esta opción se debe habilitar si el servidor proxy que se ha especificado en los campos Servidor proxy y Puerto requiere autenticación. Define el nombre de usuario y la contraseña que usa GFI MailArchiver si el servidor proxy utiliza autenticación. 4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes GFI MailArchiver identifica los faxes y SMS que provienen de GFI FaxMaker. Se asigna una etiqueta al elemento recibido. Los faxes y SMS se almacenan en GFI MailArchiver como correo electrónico normal. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 204

205 Habilite esta función para mostrar la pestaña de búsqueda de fax adicional en la página Archivo. Los usuarios podrán buscar faxes o SMS archivados en GFI MailArchiver desde GFI FaxMaker. Para habilitar o deshabilitar la opción Búsqueda de archivado de faxes: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en la ficha Habilitar Búsqueda de archivado de faxes. 3. Vaya a la pestaña Archivo y verifique que la opción Búsqueda de faxes aparece en la ventana Búsqueda simple Configuración de notificación de estado de archivado Habilite esta función para recibir una notificación si GFI MailArchiver deja de archivar. A continuación, puede ir a la ficha Página de inicio para seguir solucionando el problema e identificar el origen del problema. Para obtener más información, consulte Utilización de la ficha Página de inicio (página 76). Para habilitar o deshabilitar la opción de búsqueda de notificaciones: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Habilitar notificación de estado de archivado para habilitar las notificaciones o en Deshabilitar notificación de estado de archivado para deshabilitarlas. GFI MailArchiver 7 Configuración de GFI MailArchiver 205

206 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico GFI MailArchiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que los usuarios puedan acceder a sus elementos archivados desde lugares remotos, cuando estén en la oficina o durante los desplazamientos. Utilice la página Acceso a cliente de correo electrónico para: Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector, un complemento de Microsoft Outlook que permite a los usuarios visualizar elementos archivados desde su cliente Microsoft Outlook. Descargar GFI MailArchiver Archive Assistant, una herramienta que permite a los usuarios archivar de forma manual mensajes de correo electrónico, archivos y elementos de calendario que se encuentren en el programa Microsoft Outlook. Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizar elementos archivados en buzones a los que pueda acceder. 8.1 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook con los datos archivados por GFI MailArchiver. Este conector se puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory o a través de la instalación manual Funcionamiento del Conector de Outlook de GFI MailArchiver Figura 2: Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 206

207 1.GFI MailArchiver Outlook Connector (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud de sincronización de las carpetas de Microsoft Outlook con GFI MailArchiver. 2.GFI MailArchiver recupera el correo electrónico y los datos de carpetas requeridos del Almacén de archivo de GFI MailArchiver. 3.GFI MailArchiver envía los datos relativos al correo electrónico Microsoft Outlook Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector a los equipos cliente de Se puede descargar GFI MailArchiver Outlook Connector desde la interfaz web de GFI MailArchiver. 1. Abra GFI MailArchiver. 2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico. 3. Haga clic en la ficha Outlook Connector. 4. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar GFI MailArchiver Outlook Connector. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Outlook Connector (Outlook de 32 bits) Outlook Connector (Outlook de 64 bits) Descargue GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 32 bits de Microsoft Outlook. Descargue GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 64 bits de Microsoft Outlook Cambio de la disponibilidad de la pestaña Outlook Connector De forma predeterminada, la ficha Outlook Connector está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión en GFI MailArchiver. Para que los usuarios no puedan verla: 1. En la página Acceso a cliente de correo electrónico, haga clic en en la ficha GFI MailArchiver Outlook Connector. 2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Sólo administradores Todos los usuarios y administradores La ficha Outlook Connector sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios de administrador de dominio. La ficha Outlook Connector estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus privilegios de inicio de sesión Requisitos del sistema de Outlook Connector Software Los equipos en los que se implementa GFI MailArchiver Outlook Connector deben poder conectarse al servidor de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 207

208 COMPONENTE Versiones de Microsoft Outlook compatibles Microsoft Outlook 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 o 4) Microsoft Outlook 2007 (incluyendo los Service Pack 1 o 2) Microsoft Outlook 2010 Sistemas operativos compatibles Microsoft Outlook 2013 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows Server 2003 Windows Server 2008 Otros componentes necesarios Windows Server 2012 Internet Explorer 7 o posterior (sólo modo de compatibilidad de Internet Explorer 9) /Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones seguras): lo usa GFI MailArchiver Outlook Connector para conectarse con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver Outlook Connector no se puede instalar en Microsoft Exchange Server. Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Outlook Connector. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre NETBIOS y el nombre DNS del servidor de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte: Hardware COMPONENTE Procesador Memoria Almacenamiento físico REQUISITOS Procesador a 1 GHz, o superior. Mínima: 512 MB de RAM Recomendada: 2 GB de RAM La instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector requiere 20 MB de espacio en el disco físico. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes de correo electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector sin GPO: instalación manual 1. Abra GFI MailArchiver. 2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico. 3. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una ubicación compartida a la que puedan acceder todos los dominios: GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 208

209 MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook 2010) MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook 2010) Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de GFI MailArchiver Outlook Connector, la directiva de dominio utilizada sólo contenga equipos que tengan instalada la versión de 32 bits de Microsoft Outlook Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver. 5. <Optional>: Agregue la plantilla del administrador de Outlook Connector que instalará Outlook Connector. a. En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe b. Pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console. c. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento y, finalmente, en Agregar... d. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar. e. Haga clic en Examinar y seleccione la directiva de dominio que va a editar. f. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. g. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar objeto de directiva de grupo. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar un complemento independiente y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar o quitar complemento y volver a Microsoft Management Console. h. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas i. Haga clic en Agregar, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y haga clic en Abrir. j. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console. Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte el manual de GFI MailArchiver Outlook Connector, que se puede encontrar en: Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector a través del GPO Esta sección le ayudará a instalar GFI MailArchiver Outlook Connector a través de GPO en los siguientes entornos: GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 209

210 Windows Server 2003 Windows Server Instalación de Outlook Connector a través del GPO en Windows Server Abra GFI MailArchiver. 2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico. 3. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una ubicación compartida a la que puedan acceder todos los dominios: MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook 2010) MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook 2010) Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de GFI MailArchiver Outlook Connector, la directiva de dominio utilizada sólo contenga equipos que tengan instalada la versión de 32 bits de Microsoft Outlook Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console. 5. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento y, finalmente, en Agregar Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar. 7. Haga clic en Examinar y seleccione la directiva de dominio que va a editar. 8. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar objeto de directiva de grupo. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar un complemento independiente y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar o quitar complemento y volver a Microsoft Management Console. 10. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas 11. Haga clic en Agregar y busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y haga clic en Abrir. 12. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console. 13. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Plantillas administrativas > Aplicaciones GFI. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 210

211 Captura de pantalla 89: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL del servidor, escriba la dirección URL en la que los equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato: de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción, seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para especificar un valor personalizado. Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique otra ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico locales se almacenan en los equipos cliente. Por ejemplo, escriba %MisDocumentos% para almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada. Período de días de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de días durante el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Connector sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este período de tiempo. Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización. Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el período de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 211

212 Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos. Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: habilite o deshabilite el soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada: No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión. Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector. 16. Cuando todas las opciones estén configuradas, haga clic en Aceptar. 17. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo > Configuración de software. 18. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete 19. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi. Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de Mis sitios de red para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso local. 20. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar. 21. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente. Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver. Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte Guía del Conector de Outlook, que se puede encontrar en: Instalación de Outlook Connector a través del GPO en Windows Server Abra GFI MailArchiver. 2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico. 3. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una ubicación compartida a la que puedan acceder todos los dominios: MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook 2010) MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook 2010) GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 212

213 Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de GFI MailArchiver Outlook Connector, la directiva de dominio utilizada sólo contenga equipos que tengan instalada la versión de 32 bits de Microsoft Outlook Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console. 5. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento y, finalmente, en Agregar Seleccione el complemento Editor de administración de directivas de grupo y haga clic en Agregar. 7. Haga clic en Examinar y seleccione la directiva de dominio que va a editar. 8. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar objeto de directiva de grupo. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar un complemento independiente y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar o quitar complemento y volver a Microsoft Management Console. 10. Vaya a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas 11. Haga clic en Agregar y busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de programa\gfi\mailarchiver\outlook> y haga clic en Abrir. 12. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console. 13. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas > Plantillas administrativas > Plantillas administrativas clásicas (ADM) > Aplicaciones de GFI. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 213

214 Captura de pantalla 90: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL del servidor, escriba la dirección URL en la que los equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato: de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción, seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para especificar un valor personalizado. Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique otra ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico locales se almacenan en los equipos cliente. Por ejemplo, escriba %MisDocumentos% para almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada. Período de días de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de días durante el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Connector sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este período de tiempo. Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización. Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el período de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 214

215 Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos. Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: habilite o deshabilite el soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada: No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión. Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector. 16. Cuando todas las opciones estén configuradas, haga clic en Aceptar. 17. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo > Directivas > Configuración de software. 18. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete 19. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi. Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de Mis sitios de red para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso local. 20. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar. 21. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente. Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver. Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte Guía del Conector de Outlook, que se puede encontrar en: Configuración de Archive Assistant GFI MailArchiver Archive Assistant permite a los usuarios archivar manualmente mensajes de correo electrónico, elementos de calendario y archivos (como documentos o imágenes) desde Microsoft Outlook. GFI MailArchiver Archive Assistant se puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory o de forma manual. IMPORTANTE Los correos electrónicos o elementos de calendario que se archiven con GFI MailArchiver Archive Assistant quedarán archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 215

216 8.2.1 Funcionamiento de GFI MailArchiver Archive Assistant 1. En Microsoft Outlook, el usuario selecciona un mensaje de correo electrónico, un grupo de mensajes, elementos de calendario, un archivo o una serie de archivos, o bien una carpeta y utiliza los comandos de archivo en la barra de herramientas adicional que se instala cuando se implementa GFI MailArchiver Archive Assistant. Utilizando la característica Archivado de archivos de GFI MailArchiver Archive Assistant, podrá archivar con facilidad en GFI MailArchiver archivos desde cualquier ubicación de su equipo (incluyendo documentos de Microsoft Office). Esta característica está diseñada para proporcionar una ubicación centralizada de los datos de usuario. 2.GFI MailArchiver Archive Assistant (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud de sincronización de los elementos de calendario seleccionados con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 216

217 8.2.2 Requisitos del sistema de GFI MailArchiver Archive Assistant Software Los equipos en los que se implementa GFI MailArchiver Archive Assistant deben poder conectarse al servidor de GFI MailArchiver. SOFTWARE Versiones de Microsoft Outlook compatibles Microsoft Outlook 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 o 4) Microsoft Outlook 2007 (incluyendo los Service Pack 1 o 2) Microsoft Outlook 2010 Sistemas operativos compatibles Microsoft Outlook 2013 Windows 8 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows Server 2003 Windows Server 2008 Otros componentes necesarios Windows Server 2012 Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones seguras): lo usa GFI MailArchiver Archive Assistant para conectarse con GFI MailArchiver. Microsoft.NET Framework 4 Client Profile GFI MailArchiver Archive Assistant no se puede instalar en Microsoft Exchange Server. Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Archive Assistant. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre NETBIOS y el nombre DNS del servidor de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte: Hardware COMPONENTE Procesador Memoria Almacenamiento físico REQUISITOS Procesador a 1 GHz o superior. Mínima: 512 MB de RAM Recomendada: 2 GB de RAM La instalación de GFI MailArchiver Archive Assistant requiere 20 MB de espacio en el disco físico. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 217

218 8.2.3 Habilitación y deshabilitación de GFI MailArchiver Archive Assistant Para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Archive Assistant: 1. Inicie sesión en GFI MailArchiver con un usuario que disponga de privilegios administrativos. 2. En la página Configuración, seleccione Método de archivado. 3. Haga clic en Configurar método de archivado. Captura de pantalla 91: Habilitar o deshabilitar archivado manual 4. Realice una de las acciones siguientes: Seleccione Archivado manual para habilitar GFI MailArchiver Archive Assistant. Seleccione Archivado manual para deshabilitar GFI MailArchiver Archive Assistant. 5. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración Cambio de la disponibilidad de la pestañagfi MailArchiver Archive Assistant De forma predeterminada, la ficha GFI MailArchiver Archive Assistant está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión en GFI MailArchiver. Para que los usuarios no puedan verlo: GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 218

219 1. En la página Acceso a cliente de correo electrónico, haga clic en en la ficha GFI MailArchiver Archive Assistant. 2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son: OPCIÓN Sólo administradores Todos los usuarios y administradores La ficha GFI MailArchiver Archive Assistant sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios de administrador de dominio. La ficha GFI MailArchiver Archive Assistant estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus privilegios de inicio de sesión Instalación manual de GFI MailArchiver Archive Assistant 1. Abra GFI MailArchiver. 2. Haga clic en la ficha Acceso de cliente de correo electrónico. 3. En el área Archive Assistant, haga clic en Descargar Archive Assistant. El siguiente archivo se descarga en su equipo: gfimailarchiverarchiveassistant.exe. 4. El Asistente de instalación debería iniciarse automáticamente. Para realizar la instalación, haga clic en Ejecutar y siga el asistente. 5. Si el Asistente de instalación no se inicia automáticamente, busque el archivo descargado en el paso 3 y haga doble clic en él. Para verificar que la instalación se ha realizado correctamente, compruebe que aparecen los botones de archivo dentro de Microsoft Outlook Instalación del almacenamiento manual a través de un GPO de Windows Server En el servidor de GFI MailArchiver, abra la carpeta de instalación de GFI MailArchiver. 2. Vaya a MailArchiver > Outlook. 3. Busque gfimailarchiverarchiveassistant.msi y guarde el paquete en una carpeta compartida de la red. Asegúrese de que el recurso compartido tiene propiedades de lectura. Anote la ruta de la carpeta para usarla más adelante. 4. Haga clic en Inicio > Herramientas administrativas > Administración de directivas de grupo. 5. Expanda Bosque > Dominios > nombre de dominio. Haga clic con el botón secundario y seleccione Crear un GPO en este dominio y vincularlo aquí Escriba el nombre del objeto de directiva de grupo nuevo (GPO). Por ejemplo: GFI MailArchiver Archive Assistant. Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic con el botón secundario en el GPO vinculado recién creado y haga clic en Editar. 8. En la ventana Editor de administración de directivas de grupo, expanda Configuración de usuario > Directivas > Configuración de software > Instalación de software. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software > Nuevo > Paquete para configurar el GPO que se va a instalar al iniciar sesión. 9. Escriba la ruta de red de la carpeta compartida que contiene el paquete MSI de GFI MailArchiver Archive Assistant. Haga clic en Aceptar. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 219

220 Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de Mis sitios de red para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso local. 10. En la ventana emergente Implementar software, seleccione Asignado y haga clic en Aceptar. 11. El paquete nuevo se ha añadido a Instalación de software. Haga doble clic en el paquete para cargar las propiedades. 12. En la pestaña Implementación, seleccione Instalar esta aplicación al iniciar sesión. 13. Haga clic en Aplicar y en Aceptar para cerrar la ventana. 14. En la ventana Administración de la directiva de grupos expanda Bosque > Dominios > nombre de dominio > GFI MailArchiver Archive Assistant 15. En el Panel de filtros de seguridad, haga clic en Agregar. 16. En Seleccionar usuario, equipo o grupo agregue Usuarios del dominio y haga clic en Aceptar. 17. En Administración de la directiva de grupos, expanda Bosque > Dominios > Objetos de directiva de grupo. Haga clic con el botón secundario GFI MailArchiver Archive Assistant y seleccione Editar. 18. En el Editor de administración de directivas de grupo, expanda GFI MailArchiver Archive AssistantConfiguración de usuario > Configuración de Windows > Scripts. 19. Haga doble clic en Scripts. En el panel de la ventana derecha, haga doble clic en Inicio de sesión. 20. Abra la carpeta de instalación de GFI MailArchiver (la ruta de acceso predeterminada es C:\Archivos de programa (x86)\gfi\mailarchiver) y abra la carpeta de Outlook. 21. Busque gfiapps.adm y abra el archivo en el Bloc de notas. 22. Cambie la URL predeterminada a la dirección URL de GFI MailArchiver (por ejemplo: PREDETERMINADO" Guarde y cierre el archivo. 23. En Editor de administración de directivas de grupo haga clic en Agregar. 24. En la ventana emergente, seleccione Examinar en Nombre de script y busque la ruta de instalación de GFI MailArchiver. 25. Seleccione el archivo gfiapps.adm. A continuación, haga clic en Abrir, seguidamente en Aceptar, Aplicar y, finalmente, enaceptar para cerrar la ventana. 26. Con esto finalizaría la instalación. GFI MailArchiver Archive Assistant se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente. Para comprobar la instalación, verifique que la barra de herramientas de GFI MailArchiver Archive Assistant está visible en Microsoft Outlook. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 220

221 Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Archive Assistant, consulte el manual del mismo, que se puede encontrar en: Configuración de GFI MailArchiver Archive Assistant Cuando se instala GFI MailArchiver Archive Assistant, la configuración predeterminada es suficiente para que el complemento funcione. Sin embargo, es posible personalizar distintas opciones de acuerdo con las preferencias del usuario. Para cambiar la configuración predeterminada: 1. Abra Microsoft Outlook. 2. En la cinta de Microsoft Outlook, haga clic en Archive Assistant. 3. En el menú desplegable, haga clic en Configuración. Captura de pantalla 92: GFI MailArchiver Archive AssistantParámetros de configuración de. 4. Haga clic en la ficha Conexión. 5. En el área Autenticación, especifique uno de los métodos de autenticación o ambos: GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 221

222 OPCIÓN Autenticación de Windows Autenticación personalizada GFI MailArchiver Archive Assistant utiliza sus credenciales de Windows para conectarse al servidor de GFI MailArchiver. Este método se utiliza cuando está trabajando en un entorno de intranet y está conectado al mismo dominio de Active Directory que el servidor de GFI MailArchiver. Seleccione este método de autenticación para conectarse a GFI MailArchiver desde una ubicación remota situada fuera de la red de su organización. El nombre de usuario y la contraseña incluidas en esta sección se autentican en el servidor de GFI MailArchiver. IMPORTANTE Cuando la autenticación de formularios se configura en el servidor, GFI MailArchiver Archive Assistant requiere una autenticación personalizada. 6. En el área Dirección del servicio de GFI MailArchiver, seleccione entre las siguientes opciones: OPCIÓN Predeterminado Personalizado Ignorar errores de la directiva SSL Este campo contiene la dirección del servidor si GFI MailArchiver Archive Assistant se instala a través de GPO y el administrador del sistema ha implementado también la dirección del servidor. Si el campo está en blanco, recibirá un error al tratar de archivar mensajes de correo electrónico. Especifique manualmente la dirección en la que está instalado GFI MailArchiver. Esta opción está habilitada de forma predeterminada. Permite que GFI MailArchiver Archive Assistant se conecte con GFI MailArchiver, ignorando los errores de la directiva SSL al validar el certificado remoto facilitado por GFI MailArchiver para la autenticación. Esto permite a los usuarios conectarse al servidor de GFI MailArchiver mediante SSL aunque el servidor esté utilizando un certificado autofirmado, caducado, retirado, comprometido o que no sea válido por otro motivo. IMPORTANTE La dirección del servicio de GFI MailArchiver está siempre configurada como Predeterminada, aunque GFI MailArchiver Archive Assistant se instale de forma manual. Si el campo está en blanco, realice las siguientes acciones: 1. Póngase en contacto son el administrador del sistema y solicite la dirección del servidor 2. Haga clic en el botón Personalizado y escriba la dirección facilitada en el campo de dirección. 7. Haga clic en la ficha Almacenamiento manual. En General, configure las siguientes opciones de Operaciones de archivado: OPCIÓN Reintentar automáticamente en caso de error recuperable Cerrar automáticamente el cuadro de diálogo al finalizar Cuando está seleccionada, GFI MailArchiver Archive Assistant vuelve a intentar archivar automáticamente el correo electrónico seleccionado si se produce un problema del que se recupera. Seleccione esta opción para cerrar automáticamente el diálogo Progreso del archivado después de archivar el correo electrónico seleccionado. 8. Haga clic en la ficha Opciones de eliminación. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 222

223 9. Configure las siguientes opciones de los mensajes de correo electrónico y de los elementos de calendario de Microsoft Outlook: OPCIÓN No eliminar los mensajes archivados Eliminar permanentemente los mensajes archivados inmediatamente Eliminar permanentemente los mensajes archivados después de N días Ejecutar ahora la directiva de eliminación en los mensajes que ya estén archivados Seleccione esta opción para que ningún correo electrónico ni elemento del calendario sea eliminado tras ser almacenado. Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico o elementos de calendario se eliminan en cuanto se archivan. Especifique el número de días que se conservarán las copias locales de los mensajes o elementos de calendario después de que se hayan almacenado (el valor predeterminado es 30 días). Cuando está habilitada, el método de retención seleccionado se aplica a todos los mensajes de correo electrónico o elementos de calendario antiguos que hayan sido archivados, pero aún no eliminados. Si esta opción no está seleccionada, la eliminación de mensajes de correo electrónico/elementos de calendario será efectiva exclusivamente en correos electrónicos archivados a partir de ese día. Esta configuración no afecta a los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario almacenados en el almacén de archivo de GFI MailArchiver y no resulta afectada por las políticas de retención configuradas en GFI MailArchiver. 10. Haga clic en Aceptar. 8.3 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver GFI MailArchiver admite distintos clientes de correo electrónico que utilizan IMAP para transferir mensajes de correo electrónico archivados desde los almacenes de archivo al cliente de correo electrónico. Los usuarios pueden acceder a una visualización de sólo lectura de sus correos electrónicos archivados utilizando uno de los clientes de correo electrónico admitidos que figuran a continuación: Aplicación de correo electrónico de Android Apple Mail Aplicación de correo electrónico de ios5 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook 2011 para Mac Mozilla Thunderbird Windows Live Mail GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 223

224 El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la recuperación de correo electrónico. Puede que al habilitar IMAP por primera vez observe un retraso hasta que el cliente de correo electrónico se sincronice con GFI MailArchiver para recuperar mensajes de correo electrónico archivados. Visualización de buzones compartidos Como usuario con acceso a los buzones de otros usuarios, podrá utilizar su cuenta IMAP para visualizar los buzones compartidos a los que tenga acceso. Para ello, es necesario configurar una nueva cuenta para cada buzón compartido. Siga las instrucciones sobre cómo crear una nueva cuenta de cliente IMAP en su cliente de correo electrónico preferido. Sin embargo, escriba su nombre de usuario utilizando el siguiente formato: <su dirección de correo electrónico> <dirección de correo electrónico del usuario> utilizando su propia contraseña. IMPORTANTE Para configurar los clientes de correo electrónico con el fin de usar IMAP, es necesario configurar primero el servidor IMAP. Para obtener más información, consulte Configuración de un servidor IMAP (página 182) Configuración de IMAP en Apple Mail 3.0 Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Apple Mail 3.0: La siguiente configuración requiere una conexión a Internet. 1. Haga clic en Mail > Preferencias En la ficha Cuentas, haga clic en el botón + para agregar una nueva cuenta. 3. Introduzca la siguiente información: OPCIÓN Nombre: Dirección de correo: Contraseña: VALOR [Su nombre] [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 4. Haga clic en Continuar. 5. Introduzca la siguiente información del servidor de correo entrante: OPCIÓN Tipo de cuenta: Descripción Servidor de correo entrante: Nombre de usuario: Contraseña: VALOR Seleccione IMAP Introduzca la descripción de la cuenta imap.gfi.com [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 224

225 6. Haga clic en Continuar para ver la pantalla Seguridad del correo entrante. 7. Seleccione Usar SSL (Secure Sockets Layer) para conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada. Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada. 8. Introduzca la siguiente información del servidor de correo saliente: OPCIÓN Servidor de correo saliente: Usar autenticación: Nombre de usuario: Contraseña: VALOR smtp.gfi.com seleccionado [Nombre de usuario] [Su contraseña] 9. Haga clic en Continuar. 10. Compruebe el Resumen de cuenta y haga clic en Crear. 11. Seleccione la cuenta que acaba de crear. 12. En la ficha Avanzado, especifique la siguiente información: OPCIÓN Puerto Usar SSL VALOR Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada Configuración de IMAP en ios5 Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en ios5: La siguiente configuración requiere una conexión a Internet. 1. Pulse Ajustes y seleccione Correo, contactos, calen. 2. En la seccióncuentas, pulse Añadir cuenta. 3. Seleccione la opción Otras de la lista. 4. Seleccione Añadir cuenta y especifique la siguiente información: OPCIÓN Nombre: Dirección: Contraseña: Descripción: VALOR [Su nombre] [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] [Descripción significativa] 5. Pulse Siguiente. El dispositivo se conectará a Internet y comprobará la cuenta. 6. Seleccione IMAP y especifique la siguiente información: GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 225

226 DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE: Nombre del host: Nombre de usuario: Contraseña: DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO SALIENTE: Nombre del host: Nombre de usuario: Contraseña: VALOR [Nombre del servidor IMAP] [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] VALOR [Nombre del servidor SMTP] [Nombre de usuario] [Su contraseña] El administrador del sistema debe proporcionar los detalles del servidor de correo saliente. 7. Pulse Siguiente. Si se produce un error indicando que No se puede conectar con SSL, pulse Sí para continuar sin SSL y, a continuación, pulse Guardar. SSL se puede configurar una vez guardada la nueva cuenta de correo electrónico. Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada. 8. Busque en Correo, contactos, calen. la cuenta creada dentro de la sección Cuentas. 9. Pulse el nombre de cuenta y desplácese hasta Avanzado. 10. En Ajustes de entrada, cambie el número del Puerto del servidor al valor predeterminado o al número especificado por el administrador del sistema. 11. Pulse Usar SSL para activar la opción. 12. Pulse Siguiente. El dispositivo verificará la información proporcionada Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Inicie Outlook. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico. 3. En Cuentas de correo electrónico, haga clic en Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Siguiente. 4. Haga clic en IMAP como tipo de cuenta a crear y, a continuación, haga clic en Siguiente. 5. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información: OPCIÓN Su nombre: Dirección de correo electrónico: VALOR [Su nombre] [Dirección de correo electrónico completa] 6. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información: OPCIÓN Servidor de correo entrante (IMAP): Servidor de correo saliente (SMTP): VALOR [Nombre del servidor IMAP] [Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema] GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 226

227 7. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información: OPCIÓN Nombre de usuario: Contraseña: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 8. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información: OPCIÓN Servidor de entrada (IMAP): Este servidor precisa una conexión cifrada VALOR Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione esta opción para conectarse utilizando una conexión cifrada. Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada. 9. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic en Finalizar Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Inicie Outlook. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 3. En la pestaña Configuración de correo, haga clic en Cuentas de correo electrónico. 4. Haga clic en Nuevo. 5. En el cuadro de diálogo Configuración automática de la cuenta, seleccione Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y haga clic en Siguiente. 6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente. 7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información: OPCIÓN Su nombre: Dirección de correo electrónico: VALOR [Su nombre] [Dirección de correo electrónico completa] 8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información: OPCIÓN Tipo de cuenta: Servidor de correo entrante: Servidor de correo saliente (SMTP): VALOR IMAP [Nombre del servidor IMAP] [Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema] 9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información: OPCIÓN Nombre de usuario: Contraseña: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información: GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 227

228 OPCIÓN Servidor de entrada (IMAP): Usar el siguiente tipo de conexión cifrada: VALOR Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema. Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad. Si se selecciona NINGUNO como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada. 11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic en Finalizar Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Inicie Outlook. 2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta. 3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista. 4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo. 5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y haga clic en Siguiente. 6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente. 7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información: OPCIÓN Su nombre: Dirección de correo electrónico: VALOR [Su nombre] [Dirección de correo electrónico completa] 8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información: OPCIÓN Tipo de cuenta: Servidor de correo entrante: Servidor de correo saliente (SMTP): VALOR IMAP [Nombre del servidor IMAP] [Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema] 9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información: OPCIÓN Nombre de usuario: Contraseña: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información: OPCIÓN Servidor de entrada (IMAP): Usar el siguiente tipo de conexión cifrada: VALOR Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema. Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 228

229 Si se selecciona NINGUNO como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada. 11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic en Finalizar Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Inicie Outlook. 2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta. 3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista. 4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo. 5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y haga clic en Siguiente. 6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente. 7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información: OPCIÓN Su nombre: Dirección de correo electrónico: VALOR [Su nombre] [Dirección de correo electrónico completa] 8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información: OPCIÓN Tipo de cuenta: Servidor de correo entrante: Servidor de correo saliente (SMTP): VALOR IMAP [Nombre del servidor IMAP] [Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema] 9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información: OPCIÓN Nombre de usuario: Contraseña: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información: OPCIÓN Servidor de entrada (IMAP): Usar el siguiente tipo de conexión cifrada: VALOR Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema. Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad. Si se selecciona NINGUNO como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 229

230 11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic en Finalizar Configuración de IMAP en Outlook 2011 para Mac Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Outlook 2011 para Mac: 1. Abra Outlook Si aparece la pantalla de bienvenida a Outlook, haga clic en Agregar cuenta. De lo contrario, haga clic en Herramientas > Cuentas, seguido de + en la barra de menús. 3. Haga clic en Cuenta de correo. 4. Introduzca la siguiente información: OPCIÓN Dirección de correo electrónico: Contraseña: Nombre de usuario: Tipo: Servidor de entrada: Seleccione Anular puerto predeterminado y escriba el número de puerto: Usar SSL para conectar (recomendado) VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] [Dirección de correo electrónico completa] Seleccione IMAP [Nombre del servidor IMAP] Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada. Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada. Servidor de salida: [Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema] Anule la selección de Configurar automáticamente. 5. Haga clic en Agregar cuenta. 6. En la ventana Cuentas, haga clic en Más opciones y establezca Autenticación en Utilizar información del servidor de entrada. 7. Haga clic en Avanzadas y seleccioneusar IMAP IDLE si el servidor lo admite para que le notifique si se recibe un nuevo mensaje. 8. Haga clic en Aceptar Configuración de IMAP en Windows Live Mail 1. Abra Windows Live Mail y, en la pestaña Cuentas, haga clic en Correo electrónico. 2. En la ventana Agrega tus cuentas de correo electrónico, especifique la siguiente información: OPCIÓN Dirección de correo: Contraseña: Definir manualmente la configuración del servidor: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] [Seleccionado] 3. Haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 230

231 4. En la ventana Definir la configuración del servidor, especifique la siguiente información: OPCIÓN Información del servidor de correo entrante: Tipo de servidor: Dirección del servidor: Puerto: Requiere una conexión segura (SSL): Método de autenticación: Información del servidor de correo saliente: VALOR [Número de puerto] [Nombre del servidor IMAP] Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada. Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada. [Texto no cifrado] [Usar los detalles suministrados por el administrador del sistema] 5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar Configuración de IMAP en Android Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en dispositivos Android: La siguiente configuración requiere una conexión a Internet. 1. Inicie el cliente de correo electrónico y seleccione la opción de crear una nueva cuenta de correo electrónico IMAP. 2. Configure las siguientes opciones del servidor de correo entrante: OPCIÓN Dirección de correo electrónico: Contraseña: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 3. En el modo de configuración manual, introduzca la siguiente información: OPCIÓN Nombre de usuario: Contraseña: Servidor IMAP: Puerto: Tipo de seguridad: VALOR [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] [Nombre del servidor IMAP] Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. Seleccione el tipo de seguridad que le haya facilitado el administrador del sistema. Si Tipo de seguridad se configura como Ninguna, la conexión con el servidor IMAP no estará cifrada. 4. Después de introducir los parámetros de configuración de IMAP, el dispositivo comprobará la configuración de entrada. 5. Cuando se le solicite, introduzca la configuración del servidor de salida suministrada por el administrador del sistema. El dispositivo comprueba la configuración de salida. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 231

232 Las instrucciones de configuración dependen de la versión del sistema operativo Android. Consulte la documentación de su dispositivo para obtener más información sobre cómo configurar una nueva cuenta IMAP Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird 10 Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Mozilla Thunderbird 10: 1. En Thunderbird, seleccione Archivo > Nuevo > Cuenta de correo. 2. En la pantalla Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información: OPCIÓN Su nombre: Dirección de correo electrónico: Contraseña: VALOR [Nombre y apellidos] [Dirección de correo electrónico completa] [Su contraseña] 3. Haga clic en Continuar. Haga clic en Cancelar para evitar que Thunderbird detecte automáticamente la configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en Config. manual. 4. En Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información: OPCIÓN Entrante: Nombre del servidor: Puerto: SSL: VALOR En el menú desplegable, seleccione IMAP. [Nombre del servidor IMAP] [Usar predeterminado] Seleccione el tipo de cifrado facilitado por el administrador del sistema. Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada. Identificación: Saliente: [Contraseña normal] [Usar la configuración suministrada por el administrador del sistema] 5. Haga clic en Config. avanzada y en el nombre de la cuenta ubique la opción Configuración del servidor. Introduzca la siguiente información: OPCIÓN Puerto: Nombre de usuario: VALOR Utilice el número de puerto predeterminado o el número especificado por el administrador del sistema. [Dirección de correo electrónico completa] 6. Una vez Thunderbird haya comprobado la información de la cuenta, haga clic encrear cuenta. 7. Haga clic en Recibir para descargar correos electrónicos. GFI MailArchiver 8 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico 232

233 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export GFI MailArchiver permite extraer mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de varias bases de datos de correos electrónicos e importarlos en los almacenes de archivo con Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Utilidad GFI MailArchiver Import Export se recomienda sólo cuando se importan elementos de calendario históricos. En el caso de los elementos de calendario actuales, se recomienda usar GFI MailArchiver Archive Assistant. Para obtener más información, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI MailArchiver Archive Assistant (página 145). IMPORTANTE Si no se detecta Microsoft Outlook en el equipo en el que se ejecute la herramienta, estarán deshabilitadas las siguientes opciones de importación: Importar desde archivos.pst La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI MailArchiver. Por medio de GFI MailArchiver es posible exportar correos electrónicos desde los Almacenes de archivo para, por ejemplo, restaurar correos electrónicos eliminados. Utilidad GFI MailArchiver Import Export puede exportar mensajes de correo electrónico: a una dirección de correo electrónico concreta a una carpeta del disco con formato.eml o.msg. a un archivo PST Para exportar elementos de calendario debe usar la opción Iniciar sesión como el usuario actual (con MAPI/Outlook). 9.1 Importar correos electrónicos desde buzones de Microsoft Exchange La herramienta Utilidad GFI MailArchiver Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange e importarlos en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 233

234 El proceso de agregar correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. Utilidad GFI MailArchiver Import Export extrae mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange. 2. Utilidad GFI MailArchiver Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto IMPORTANTE Esta sección sólo es aplicable a la extracción de elementos de un buzón de un equipo remoto. Si se van a importar mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que esté instalado GFI MailArchiver, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 234

235 GFI MailArchiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde el se va a ejecutar Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de propiedades de carpeta. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Utilidad GFI MailArchiver Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Abra una instancia de CMD 6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local 7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Ejecute MArcImportExport.exe Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: concesión de permisos El Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange de Utilidad GFI MailArchiver Import Export usa las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente en el equipo de Microsoft Exchange Server. Para ejecutar el asistente en un servidor que no sea un equipo con Microsoft Exchange Server 2003/2007/2010, especifique un nombre de usuario y una contraseña. Esta cuenta necesita tener acceso total a los buzones (permisos SendAs y ReceiveAs ) de los que se extraerán los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 235

236 Se recomienda quitar dichos permisos tras la extracción de los buzones. Consulte también: Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003 Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2010 Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange Server Abra Microsoft Exchange System Manager. 2. Vaya a Servidores > [Nombre de servidor] > [Grupo de almacenamiento], haga clic con el botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad. 4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y desactive la casilla de verificación Permitir permisos heredables. 5. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione Copiar. 6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del Almacén de buzones. 7. En la ficha Seguridad, seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios. 8. En la lista Permisos, active las casillas de verificación Permitir de Recibir como y Enviar como. 9. Repita los pasos 7 y 8 para conceder permisos de Recibir como y Enviar como a: Administradores de dominio Administradores de la organización Servidores de dominio de Microsoft Exchange. 10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 11. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange Server Abra la consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda Configuración de destinatario en el panel izquierdo. 3. En el panel derecho, busque el nombre del usuario al que desea otorgar el permiso. Haga clic con el botón secundario en el nombre y seleccione Administrar permiso para enviar cómo En el asistente, haga clic en Agregar. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 236

237 5. Seleccione el nombre de usuario del propietario del buzón del que va a importar mensajes de correo electrónico y haga clic en Administrar. 6. Haga clic en Finalizar. 7. Vuelva a hacer clic con el botón secundario en el nombre y seleccione Administrar permiso de acceso total En el asistente, haga clic en Agregar. 9. Seleccione el mismo nombre de usuario que seleccionó en el paso 5 y haga clic en Administrar. 10. Haga clic en Finalizar. Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange Server 2007 SP1/SP2/SP3 1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft Exchange Server Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'domain\user' -ExtendedRights ms-exch-epi-impersonation } } Ejemplo: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'master-domain\administrator' -ExtendedRights ms-exch-epi-impersonation } } IMPORTANTE SI tiene más de un servidor con Microsoft Exchange en su dominio, ejecute el comando Importing mailboxes remotely en todos ellos antes de ejecutar Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange Server Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft Exchange Server. 2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 237

238 3. Al finalizar, ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExport s" - role:applicationimpersonation -user "administrator@domain.com" - customrecipientwritescope "MAUMpolling" Ejemplo: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExport s " - role:applicationimpersonation -user «administrador@midominio.com" -customrecipientwritescope "MAUMpolling" Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export Para exportar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange e importarlos en GFI MailArchiver. 1. Inicie Utilidad GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. Haga clic en Importar desde buzones de Microsoft Exchange. Captura de pantalla 93: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 238

239 3. En el área Versión de Microsoft Exchange, seleccione la opción aplicable: Microsoft Exchange Server 2003 o 2007 Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o 2010 Microsoft Exchange Server En el área Credenciales de inicio de sesión, configure un usuario con permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange que va a importar. Configure: OPCIÓN Iniciar sesión como el usuario actual Usar otras credenciales Exchange Server Usar SSL Extraer correos electrónicos de las carpetas públicas Inicie sesión en Microsoft Exchange Server con las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión. Especifique el nombre de usuario (use el formato dominio\nombre de usuario) y la contraseña de un usuario con permisos de acceso total al buzón. Especifique el nombre o la dirección IP del servidor Microsoft Exchange Server. Marque esta opción si Microsoft Exchange Server requiere una conexión SSL. Marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas. Verificar credenciales Haga clic en este botón para confirmar el acceso y la autenticación con Microsoft. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 94: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 239

240 6. Seleccione los buzones y carpetas que se van a importar: Todos los buzones y carpetas Seleccione los buzones y carpetas de los que extraer correos electrónicos Exportar desde todas las carpetas Exportar elementos de calendario Importe todos los mensajes de correo electrónico de los buzones a los que tiene acceso el usuario configurado. Seleccione esta opción para importar los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Especifique un nombre de buzón en Nombre de buzón o haga clic en el botón... para seleccionar el buzón que va a importar. Para importar mensajes de correo electrónico sólo de una carpeta concreta, active Importar correos electrónicos sólo de la siguiente carpeta y escriba el nombre de la carpeta. Marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas. Marque esta opción para extraer elementos de calendario históricos de las carpetas públicas. Utilidad GFI MailArchiver Import Export se recomienda sólo cuando se importan elementos de calendario históricos. En el caso de los elementos de calendario actuales, se recomienda usar GFI MailArchiver Archive Assistant. Para obtener más información, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI MailArchiver Archive Assistant (página 145). IMPORTANTE 7. Haga clic en Siguiente para continuar. Para exportar elementos de calendario debe usar la opción Iniciar sesión como el usuario actual (con MAPI/Outlook). GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 240

241 Captura de pantalla 95: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 8. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones: Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico a una ubicación en el disco en formato.txt 9. En el área Hora límite, especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo electrónico enviados dentro de las fechas especificadas; los demás mensajes se ignoran. 10. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario. Ejemplo: Si se especifica usuario@dominiodeprueba.com en el campo Owner, los mensajes de correo electrónico importados se muestran bajo usuario@dominiodeprueba.com. 11. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas y seleccione una de las siguientes opciones: GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 241

242 OPCIÓN Ignorar marcas de mensajes procesados No marcar los mensajes de correo electrónico procesados Borrar marca de correo electrónico antes de procesarlo Si está marcado, el proceso recorre todos los mensajes de correo electrónico del intervalo de fechas seleccionado, independientemente de si ya se había realizado un proceso de exportación antes y se habían exportado los mismos mensajes. Si no está marcado, el proceso omite los mensajes de correo electrónico exportados del intervalo de fechas seleccionado y se reanuda con los no procesados. Seleccione esta opción si desea que Utilidad GFI MailArchiver Import Export procese los mensajes de correo electrónico sin marcarlos como procesados. El resultado es que no habrá mensajes marcados que ignorar cuando los mensajes de correo electrónico se vuelven a procesar. Si en una exportación anterior ya se han marcado mensajes de correo electrónico, se quita la marca que indica el proceso. 12. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 13. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar. La duración del proceso depende de la cantidad de correos electrónicos para extraer Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: revocación de permisos Importación de buzones en Microsoft Exchange Server Cuando Utilidad GFI MailArchiver Import Export se ejecuta directamente en el equipo con Microsoft Exchange Server, no existe ningún permiso para revocar. Si el Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange se ejecutó en un equipo que no es el servidor Microsoft Exchange Server 2003/2007/2010, se concedieron automáticamente permisos «Enviar como» y «Recibir como» a las credenciales del usuario. Se recomienda revocar dichos permisos tras la ejecución de Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003: a. Abra Exchange System Manager. b. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades. c. Seleccione la ficha Seguridad. d. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios, seleccione Administrador. e. En la lista Permisos, seleccione Denegar para Recibir como y Enviar como. f. Repita los pasos 4 y 5 para denegar los permisos de Recibir como y Enviar como para: Administradores de dominio Administradores de la organización Servidores de dominio de Exchange. g. Haga clic en el botón Opciones avanzadas, seleccione la opción Permitir permisos heredables y haga clic en Aceptar. h. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del Almacén de buzones. i. Reinicie el Almacén de información: GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 242

243 a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange Server 2007/2010: 1. Abra el Shell de administración de Microsoft Exchange. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell: Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de confianza" -AccessRights GenericAll Sustituya Almacén de buzones por el nombre del almacén de buzones que contiene los buzones de los usuarios y Usuario de confianza por el usuario al que se concedió anteriormente acceso total al buzón. Ejemplo: Remove-ADPermission -identity "Base de datos de buzones" -User "dominiomaestro/johnsmith" -AccessRights GenericAll 9.2 Importación de correos electrónicos desde archivos PST locales Utilidad GFI MailArchiver Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de archivos PST. A continuación, los mensajes de correo electrónico se pueden importar a los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. IMPORTANTE Si no se detecta Microsoft Outlook en el equipo en el que se ejecute la herramienta, estarán deshabilitadas las siguientes opciones de importación: Importar desde archivos.pst La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 243

244 El proceso de agregar mensajes de correo electrónico desde archivos PST a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. Utilidad GFI MailArchiver Import Export extrae mensajes de correo electrónico de uno o varios archivos PST. 2. Utilidad GFI MailArchiver Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado. Microsoft Outlook 2003 (32 bits), o posterior, debe estar instalado en el equipo en que se ejecuta Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Durante la extracción, los mensajes de correo electrónico de los archivos PST se copian y dichos archivos permanecen en su estado original Paso 1: Importación de elementos desde un equipo remoto IMPORTANTE Esta sección sólo es aplicable a la extracción de elementos de un buzón de un equipo remoto. Si se van a importar mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que esté instalado GFI MailArchiver, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 244

245 GFI MailArchiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde el se va a ejecutar Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de propiedades de carpeta. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Utilidad GFI MailArchiver Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI MailArchiver y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Abra una instancia de CMD 6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local 7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Ejecute MArcImportExport.exe Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde archivos PST Ejecute Utilidad GFI MailArchiver Import Export para extraer mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del archivo PST. 1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. Haga clic en Importar desde archivos.pst. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 245

246 Captura de pantalla 96: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook 3. Haga clic en Agregar archivo PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita la operación en cada archivo PST que desee agregar. 4. Haga clic en Siguiente cuando se hayan agregado todos los archivos PST. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 246

247 Captura de pantalla 97: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 5. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones: Importar a GFI MailArchiver: importa los elementos a almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los elementos a una ubicación en el disco en formato.txt. 6. En el área Hora límite, especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario que se encuentran dentro de las fechas especificadas; todos los demás se ignoran. 7. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario. Ejemplo: Si se especifica usuario@dominiodeprueba.com en el campo Propietario, los elementos importados se muestran bajo usuario@dominiodeprueba.com. 8. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 9. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 247

248 La duración del proceso depende de la cantidad de elementos que se extraen. 9.3 Exportación de mensajes de correo electrónico desde Almacenes de archivo de GFI MailArchiver La característica GFI MailArchiver OneClick Restore permite restaurar mensajes de correo electrónico individuales a la dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o restaurar más de un mensaje de correo electrónico simultáneamente, utilice Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Con esta herramienta es posible conectar con una instalación de GFI MailArchiver, buscar los mensajes de correo electrónico que se exportan y exportar todos los mensajes de correo electrónico de una vez con las opciones siguientes: Restaurar una dirección de correo electrónico específica Realizar la descarga en una carpeta del disco con formato.eml o.msg. Realizar la descarga a un archivo PST. La característica de exportación de Utilidad GFI MailArchiver Import Export es útil para exportar un conjunto de correos electrónicos que coinciden con un criterio de búsqueda específico, por ejemplo, para proporcionar los correos electrónicos referentes a un litigio. El proceso de exportación extrae una copia de los correos electrónicos y no elimina los mensajes de correo electrónico originales de los Almacenes de archivo Exportación de correos electrónicos 1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. En el área Exportar datos desde GFI MailArchiver, haga clic en Descargar correos electrónicos desde GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 248

249 Captura de pantalla 98: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver 3. En el área Credenciales de inicio de sesión: En el campo URL de GFI MailArchiver, especifique la dirección URL usada para conectar con GFI MailArchiver. Seleccione Iniciar sesión como el usuario actual para iniciar sesión utilizando las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión o seleccione Usar otras credenciales para iniciar sesión utilizando otro nombre de usuario y contraseña. Haga clic en Verificar conexión para confirmar que se puede establecer una conexión con la dirección URL de GFI MailArchiver con las credenciales especificadas. 4. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 249

250 Captura de pantalla 99: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda 5. Seleccione el tipo de búsqueda de entre las siguientes opciones: OPCIÓN Buzón completo Correos electrónicos que contienen palabras específicas Correos electrónicos con criterios de búsqueda específicos Buscar en todos los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Buscar mensajes de correo electrónico que incluyen determinadas palabras en el asunto, cuerpo o archivos adjuntos. Buscar en los mensajes correos electrónicos almacenados en un Almacén de archivo concreto, en un buzón concreto o que contienen una etiqueta concreta. 6. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. Dependiendo del tipo de búsqueda seleccionada en el paso anterior, especifique los criterios de búsqueda de la siguiente manera: GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 250

251 TIPO DE BÚSQUEDA Buzón completo Correos electrónicos que contienen palabras específicas CRITERIOS DE BÚSQUEDA Búsqueda en buzón Todos los mensajes de correo electrónico de los buzones: haga clic en el botón y agregue el buzón para buscar en todos los mensajes de correo electrónico que contiene. Recuperar sólo los primeros 5000 correos electrónicos: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda. Búsqueda simple Buscar: escriba los términos de la búsqueda en el asunto y el cuerpo de los mensajes de correo electrónico. Buscar en adjuntos: active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda. Devolver sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda. Sólo en buzones: buscar sólo en determinados buzones. Haga clic en el botón... para especificar el buzón en el que buscar. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 251

252 TIPO DE BÚSQUEDA Correos electrónicos con criterios de búsqueda específicos CRITERIOS DE BÚSQUEDA Búsqueda avanzada Buscar en todos los Almacenes de archivo Restringir búsqueda a Almacenes de archivo concretos: ejecuta la búsqueda en determinados Almacenes de archivo. Haga clic en el hipervínculo para seleccionar los Almacenes de archivo en los que buscar. Buscar en buzones: active esta opción para buscar mensajes de correo electrónico en buzones específicos. Haga clic en el botón... para seleccionar los buzones en los que buscar. Recuperar sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 correos electrónicos que satisfacen los criterios de búsqueda. En la lista desplegable Criterios de búsqueda, seleccione los criterios de búsqueda y especifique la condición. Haga clic en para agregar más criterios. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es anterior al, Es posterior al o Es exactamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes o después de una fecha concreta o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es anterior al, Es posterior al o Es exactamente. Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que o Es exactamente. Id. de mensaje: busque usando el campo Id. de mensaje del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los archivos adjuntos). Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Archivos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos. Carpeta: busque en los correos electrónicos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/Subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta personal: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica. Etiqueta global: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta global. Etiqueta de clasificación: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta de clasificación. Etiqueta de SPAM: busque los mensajes de correo electrónico clasificados como SPAM. Contiene documento: busque los mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos de los siguientes tipos de archivo:.txt,.rtf,.htm,.html,.xml,.zip,.pdf,.msg,.doc,.xls,.ppt,.docx,.xlsx,.pptx,.wpd,.wpf,.sxc,.sxd,.sxi,.sxw,.sxg,.stc,.sti,.stw,.stm,.odt,.ott,.odg, GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 252

253 TIPO DE BÚSQUEDA CRITERIOS DE BÚSQUEDA.otg,.odp,.otp,.ods,.ots,.odf,.eml,.mht,.xps,.zip. Haga clic en, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. 8. Haga clic en Buscar para mostrar todos mensajes de correo electrónico coincidentes. Para exportar los mensajes de correo electrónico devueltos, haga clic en Siguiente. Después de realizar una búsqueda, es posible que deba revisar determinados mensajes de correo electrónico del conjunto de resultados para comprobar que realmente contienen lo que busca. Haga doble clic en el mensaje de correo electrónico para visualizarlo. La herramienta Exportación de gran capacidad de GFI MailArchiver carga el mensaje de correo electrónico en una ventana separada. Captura de pantalla 100: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación 9. Seleccione cómo exportar los mensajes de correo electrónico: GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 253

254 OPCIÓN DE EXPORTACIÓN Restaurar las siguientes direcciones de correo electrónico Ruta de la descarga Descargar a PST CONFIGURACIÓN Seleccione esta opción para exportar los mensajes de correo electrónico a un buzón. Especifique la dirección de correo electrónico y seleccione el método para enviar los mensajes de correo electrónico: Enviar mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos separados Enviar mensajes de correo electrónico como originales Extraer correos electrónicos a una ruta determinada. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Examinar para seleccionar la carpeta a la que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Seleccione el formato de exportación de los correos electrónicos:.eml o.msg. Exportar correos electrónicos a un archivo PST de Microsoft Outlook. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Examinar para seleccionar el archivo PST al que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Para mantener la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico exportados, active Mantener estructura de carpeta. 10. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 11. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos a exportar. GFI MailArchiver 9 Uso del Utilidad GFI MailArchiver Import Export 254

255 10 Restauración de buzones GFI MailArchiver ofrece la capacidad de restaurar mensajes de correo electrónicos archivados en Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en un buzón de Microsoft Exchange Server. La característica de restauración de buzones de GFI MailArchiver le permite restaurar, por ejemplo, mensajes de correo electrónico de buzones eliminados. Para restaurar un buzón: 1. Inicie la utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore desde el grupo de programas GFI MailArchiver (GFI MailArchiver > Restauración de buzones). Captura de pantalla 101: Utilidad para restaurar buzones 2. Seleccione el buzón que desea restaurar en el campo Restaurar desde buzón. Use el formato dominio/buzón en este campo, por ejemplo: 'MIDOMINIO\JSmith'. 3. Seleccione Todos los mensajes para restaurar todos los mensajes, o bien especifique una fecha inicial y una fecha final para restaurar los mensajes de un intervalo de fechas concreto. 4. En el campo En el buzón, escriba el buzón en el que desea restaurar los mensajes de correo electrónico. Use en este campo solamente el alias del buzón, sin la parte del dominio, por ejemplo: 'JSmith'. 5. Haga clic en Iniciar para iniciar el proceso de restauración de mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 10 Restauración de buzones 255