Manual de Procedimientos. Dirección General de Finanzas y Administración

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1 Manual de Procedimientos Dirección General de Finanzas y abril 2013

2 Manual de Procedimientos Dirección General de Finanzas y Elaboró Presentó Validó Lic. Arturo Bloch Salcido - Jefe del Departamento de Ing. Luis Felipe Romero López -Director General C.P. Carlos Tapia Astiazarán Secretario de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 24/04/2013.

3 Contenido I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los s

4 Introducción Este presente Manual de Procedimiento de la Dirección de Finanzas y, contempla la Red de Procesos en el que se mencionan (1) Subprocesos que emana de ella. Del cual, se desglosan y describen (4) s específicos que se verán en este apartado. 1

5 Objetivo del Manual Cumplir con lo establecido en los Procedimientos de la Unidad de Finanzas y, para lograr las metas trazadas. 2

6 RED DE PROCESOS Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y Fecha de Hojas Elaboración 28/01/2013 Hoja 1 de 2 Código de la Red 68-DFA-RP/Rev.06 No. Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente 4.3 D 1 01 Gestión y administración de los Recursos para la operación del Instituto De Soporte Director General de Finanzas y Aplicación de los Recursos para apoyo del personal y para la operación del Instituto Presupuesto Aprobado / AnteProyecto de presupuesto solicitado 01 Gestión y de Recursos para la operación del Instituto 1) Cuestionario de Detección de necesidades por Unidad Administrativa 2) Presupuesto Operativo Anual Aprobado 3) Recursos Asignados por Unidad Administrativa 4) Informes Trimestrales de cumplimientos de Metas por Unidad Administrativa 5) Analítico de Presupuesto 1) Presupuesto aprobado / Anteproyecto de Presupuesto 2) Presupuesto Ejercido / Presupuesto aprobado 3) Metas Alcanzadas (POA) / Metas Programadas (POA) Unidades Administrativas del ISIE, como son: la Dirección General, Dirección de Obras, Dirección Técnica, Dirección de Finanzas y y. 4.3 D 1 02 de Personal De Soporte Director General de Finanzas y Contrato y/o Nombramiento / Personal Solicitado en Unidad Administrativa 02 del Personal 1) Contratos y/o Nombramientos 2) Programa Semestral de Capacitación 3) Constancias de Participación 4) Diplomas y/o Certificados 1) No. de Personal Contratado / No. de Personal Solicitado 2) No. de cursos Realizados / No. de Cursos Programados Personal que Labora en el ISIE 3

7 4.3 D 1 03 Apoyo Material De Soporte Director General de Finanzas y No. de servicios Realizados / No. de Servicios Solicitados 03 Apoyo Material 1) Catalogo de Proveedores 2) Contrato de Servicios 3) Bitácoras Vehiculares 4) Servicio Realizado 5) Materiales suministrado 6) Mobiliario y Equipo Suministrado 1) No. de Servicios Realizados / No. de Servicios Solicitados 2) No. de Servicios Realizados / No. de Servicios Programados 3) No. de Materiales suministrados / No. de Materiales Solicitados 4) No. de Equipo suministrados / No. de Equipo Solicitados 5) No. de Mobiliario Suministrado / No. de Mobiliario Solicitado Cada una de las Unidades Administrativas del ISIE 4.3 D 1 04 Pago a Proveedores, Contratistas y Personal Autorizado Operativo Director General de Finanzas y No. de Estimaciones y/o Facturas recibidas / No. de Cheques Entregados 04 Pagos a Proveedores, Contratistas de obra y Personal Autorizado 1) Cheques y Pólizas 2) Facturas 3) Respaldo Documental (Orden de Servicios y/o Compras) 4) Intereses Generados por inversiones de Obra 1) No. de Estimaciones y/o Facturas Recibidas / no. de Cheques Entregados 2) Informe Semestral de los Intereses Generados para la Inversión de Obra Proveedores de Bienes y Servicios, Contratistas de Obra y Personal del ISIE Catálogo de Macroprocesos Catálogo de Facultades Elaboró Revisó Validó 1 Coordinar la Infraestructura Física Educativa A B C D Conducción y Dirección Institucional Planeación y Contratación Supervisión y Control de la Ejecución Gestión, y Otorgamiento de los Recur Ing. Jose Guadalupe Beltran Urquijo - Director de Finanzas y Lic. Arturo Bloch Salcido - Jefe del Departamento de Ing. Luis Felipe Romero López -Director General 4

8 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión y de Recursos para la operación del Instituto CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P01/Rev.09 FECHA DE EMISIÓN: 03/04/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Detectar las necesidades de presupuestación, distribución, aplicación, verificación y control de los recursos necesarios para la operación del ISIE. II.- ALCANCE Aplica a todas las áreas y actividades relacionadas con la Gestión y de los Recursos necesarios para la operación del ISIE. III.- DEFINICIONES -ISIE: Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa -SIP: Sistema Integral de Procedimientos -Unidades Administrativas: Direcciones y Jefaturas de Unidad -Responsables de Área: Directores, Subdirectores Generales y Jefes de Unidad IV.- REFERENCIAS -MAC01 Manual de Calidad del ISIE -Guía Operativa para la Elaboración del Manual de Procedimientos del SIP. -Ley de Presupuesto de Egresos -Ley de Contabilidad Gubernamental y Gasto Público -Programa Operativo Anual -Presupuesto Operativo Ingresos y Egresos V.- POLITICAS -La Dirección de Finanzas y entregará a cada Unidad Administrativa, un cuestionario, con el objeto de detectar las necesidades de los recursos Humanos, Materiales y Financieros relacionados con la operaci ón y mejora del ISIE. -Cada responsable de área, deberá aplicar la metodología que considere conveniente para realizar esta detección de necesidades de recursos -La Dirección de Finanzas y recaba la información generada para la elaboración de un anteproyecto de presupuesto, el cuál se presenta a la Dirección General para su validación y autorización para posteriormente presentarse ante las autoridades competentes. -Una vez aprobado el Presupuesto Anual Operativo, la Dirección de Finanzas y asignará los recursos que estarán disponibles por cada Unidad Administrativa, estableciendo su programaci ón mensual. -La Dirección de Finanzas y administración coordinará, administrará y ejercerá los recursos aprobados en el Presupuesto Anual, vigilando el cumplimiento de la normatividad para el ejercicio del gasto publico establecida. -El Responsable de Área realizara un informe trimestral sobre los recursos aplicados a la Direcci ón de Finanzas y y otro al Representante de la Dirección. -Los Responsables de cada área, deberá aplicar la metodología que considere conveniente para realizar esta detección de necesidades de recursos. -El Dirección de Finanzas y, se asegurará de que cada Unidad reciba los recursos necesarios para la adecuada operación del Instituto. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 68-DFA-P01-F01/Rev.09 Nombre del Formato/Instructivo Formato de Detección de Necesidades 5

9 VII.- ANEXOS Clave de Anexo 68-DFA-P01-A01/Rev.09 Nombre Diagrama de flujo de la Gestión y de Recursos para la operación del Instituto VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Detección de Necesidades: 1.1 Dirección de Finanzas y Entregará a cada Unidad Administrativa, un cuestionario (68-DFA-P01-F01 - Formato de Detección de Necesidades), con el objeto de detectar las necesidades de los recursos Humanos, Materiales y Financieros relacionados con la operación y mejora del Instituto. Detección de Necesidades 1.2 Dirección de Finanzas y Convoca a una reunión, donde asistirán los Responsables de Área con el llenado del cuestionario para analizarlo y considerar todos los recursos necesarios para la operación del Instituto 2 Integración del Presupuesto Anual: 2.1 Dirección de Finanzas y Recaba la información generada en la reunión antes mencionada, para elaboración de un anteproyecto de presupuesto, el cuál se presenta a la Dirección General para su validación y autorización para posteriormente presentarse ante las autoridades competentes. 3 Asignación y Distribución de Recursos: 3.1 Dirección de Finanzas y Asignará los recursos que estarán disponibles por cada Unidad Administrativa, estableciendo su programación mensual. 4 Ejercicio de los Recursos: 4.1 Unidades Administrativas Informarán trimestralmente a la Dirección de Finanzas y, el cumplimiento de metas. Actas de Comité de Adquisiciones Anteproyecto de Presupuesto Programa Mensual Informe de Cumplimiento de Metas FIN DEL PROCEDIMIENTO Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. Jose Guadalupe Beltran Urquijo - Director de Finanzas y Lic. Arturo Bloch Salcido - Jefe del Departamento de Gestión de Calidad Ing. Luis Felipe Romero López - Director General SIP-F02/REV.02 6

10 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión y de Recursos para la operación del Instituto Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P01/Rev.09 Fecha de elaboración: 03/04/ :32:28a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Procedimiento P01 Director de Finanzas y Aprobado mediante las firmas correspondientes. 2 Formato 68-DFA-P01-F01 Director de Finanzas y Detección de Necesidades" 3 Actas de Comité de Director de Finanzas y Adquisiciones 4 Anteproyecto Director de Finanzas y de Presupuesto 5 Programa Mensual de Director de Finanzas y asignación de Recursos Tiempo Resguardo Ubicación 1 año Oficina de Recursos materiales - Dirección de Finanzas y 1 año Oficina de la Subdirección General de Finanzas y 1 año Oficina de la Subdirección General de Finanzas y 6 Informe de Cumplimiento de Metas Unidades Administrativas 1 año Oficina de la Subdirección General de Finanzas y Disposición final * El resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.02 7

11 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión y de Recursos para la operación del Instituto 68-DFA-P01/Rev.09 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P01-F01 de Detección de Necesidades por la Dirección de Finanzas y? 2 Se elaboró Minuta de la reunión, donde se consideran todos los recursos necesarios, por la Dirección de Finanzas y? 3 Se elaboró Anteproyecto de Presupuesto, por la Dirección de Finanzas y? 4 Se elaboró la programación mensual de los recursos, por la Dirección de Finanzas y? 5 Se elaboraron y entregaron Informes del Cumplimiento de Metas, por las Unidades Administrativas? 8 SIP-F04/REV.01

12 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: del Personal CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P02/Rev.10 FECHA DE EMISIÓN: 03/04/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Seleccionar y contratar con la mayor eficiencia al personal técnico y administrativo, que requiere el ISIE, así como, asegurar su permanente competencia identificando necesidades de capacitación. II.- ALCANCE Aplica a todas las áreas y actividades relacionadas con la del Personal. III.- DEFINICIONES -ISIE: Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa -SIP: Sistema Integral de Procesos -Selección: Busqueda de personal, apto para cubrir un puesto vacante. -Contratación: Reclutamiento de personal previamente seleccionado. -Unidades Administrativas: Direcciones y Jefaturas de Unidad -Responsables de Área: Directores, Subdirectores Generales y Jefes de Unidad IV.- REFERENCIAS -MAC01 Manual de Calidad del ISIE -Guía Operativa para la Elaboración del Manual de Procedimientos del SIP. -Políticas Administrativas del ISIE -Ley de Presupuesto de Egresos -Ley de Contabilidad Gubernamental y Ley de Gasto Público -Programa Operativo Anual -Presupuesto Operativo Ingresos y Egresos -68-DFA-P01 Gestión y de Recursos V.- POLITICAS -El Subdirector General de Recursos Humanos y Apoyo Material, procede al reclutamiento del personal para presentar a los mejores candidatos. -El Director de Finanzas y en acuerdo con el Director General autoriza la contratación del personal aceptado por el Responsable de la Unidad Administrativa. -La Dirección de Finanzas y solicita a todas las áreas del Instituto la detección de necesidades de capacitación y verificación de la misma, tambien es responsable de programar y administrar dicha capacitaci ón, así como, de generar y mantener los registros referentes a este programa. -Los Responsables de las Unidades Administrativas del ISIE tienen la responsabilidad de identificar las necesidades de capacitación e informar a la Dirección de Finanzas y, de apoyar al personal para su capacitación y de verificar a su personal sobre la capacitación recibida. -El personal en general tiene la responsabilidad de apoyar a sus áreas en la detección de necesidades y de participar activamente en el programa de capacitación del ISIE. -El personal involucrado en estos programas debe participar con todo su empe ño y entusiasmo para alcanzar los mejores resultados en la capacitación a recibir para posteriormente aplicarla en el desempeño de sus actividades laborales. Y ante cualquier modificación que se presente durante la impartición de un curso o entrenamiento, en cuanto a tiempo, recursos, u otra, deberá ser reportada de inmediato al responsable de su área y al Director de Finanzas y. -El Expediente de Personal tendrá al incio un checklist en donde se indique la documentaci ón minima que debe contener dicho expediente -El Subdirector General de Recursos Humanos y Apoyo Material creará un Informe de Revisi ón Semestral que nos de como resultado el Status actual de la Documentación de los Empleados. 9

13 VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 68-DFA-P02-F01/Rev.10 Nombre del Formato/Instructivo Formato de Solicitud de Personal por Unidad Administrativa 68-DFA-P02-F02/Rev.10 Formato de Evaluación de Personal 68-DFA-P02-F03/Rev DFA-P02-F04/Rev.10 Formato de Solicitud de Detección de Necesidades de Capacitación. Formato de Verificación de Capacitación VII.- ANEXOS Clave de Anexo 68-DFA-P02-A01/Rev.10 Nombre Diagrama de Flujo de Personal 10

14 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Solicitud de Personal: 1.1 Unidades Administrativas Solicitan el personal requerido a la Dirección de Finanzas y mediante formato: 68-DFA-P02-F01 de Solicitud de Personal por Unidad Administrativa. 1.2 Director de Finanzas y Identifica los requerimientos de personal solicitado por Unidad Administrativa conforme a la aplicación del Presupuesto Operativo Anual. 1.3 Unidades Administrativas Entregan por escrito la solicitud de personal al Subdirector General de Recursos Humanos y Apoyo Material para que proceda al reclutamiento. 2 Selección: 2.1 Dirección de Finanzas y Recluta candidatos de acuerdo a la bolsa de trabajo del ISIE y del Gobierno del Estado, conforme el formato: 68-DFA-P02-F02 de Evaluación de Personal. Una vez reclutado se turna a las Unidades Administrativas que requieran, para su evaluación y aprobación. 2.2 Procede a la selección, una vez evaluado y aprobado el personal 3 Contratación: 3.1 Subdirector de Recursos Humanos y Apoyo Material Integra el expediente individual autorizado por el Director de Finanzas y, verifica el tabulador, nivel y salario y captura la información del reclutado en el Sistema ISIE-Admin. 3.2 Tramita la incorporación de los planes establecidos de seguridad social. 3.3 Incorpora al personal una vez contratado a su área de trabajo y ponerlo a disposición del titular de la Unidad Administrativa. 4 Programación de la Capacitación: Solicitan el personal requerido Evaluación de Personal Contrato 4.1 Subdirector de Recursos Humanos y Apoyo Material Remite semestralmente, en los meses de Noviembre y Mayo, el formato 68-DFA-P02-F03 de detección de necesidades de capacitación a todas las áreas del Instituto. 4.2 Genera el Programa Semestral de Capacitación para todo el personal del Instituto, considerando las prioridades, disponibilidad, capacitadores, a partir de la recopilación del formato de detección de necesidad de capacitación debidamente contestado por el personal. 4.3 Modifica, si es necesario dicho programa para incluir, adelantar o posponer algún tema, a criterio del Director de Finanzas y, de acuerdo con la Dirección General y demás Unidades Administrativas. 5 Notificación de la Capacitación: Detección de Necesidades de Capacitación Programa Semestral de Capacitación 11

15 5.1 Subdirector de Recursos Humanos y Apoyo Material Notifica a las diferentes áreas involucradas mediante Memorandum de invitación al personal propuesto a capacitar, sobre la aplicación de la misma, para preveer la disponibilidad de tiempo, necesidades administrativas, comisiones, viáticos, entre otras. 5.2 Remite al Director de Finanzas y las evidencias de la participación del personal Capacitado, ya sea una constancia de participación, Diploma y/o Certificado. 6 Verificación de la Capacitación: Memorándum de Invitación. Constancia de participación, Diploma y/o Certificado 6.1 Subdirector de Recursos Humanos y Apoyo Material. Una vez que el personal ha recibido su capacitación. Verifica que dicha capacitación se haya efectuado de manera efectiva, mediante el formato: 68-DFA-P02-F04 de Verificación de Capacitación. FIN DEL PROCEDIMIENTO Verificación de Capacitación Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. Jose Guadalupe Beltran Urquijo - Director de Finanzas y Lic. Arturo Bloch Salcido - Jefe del Departamento de Gestión de Calidad Ing. Luis Felipe Romero López - Director General SIP-F02/REV.02 12

16 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: del Personal Hoja 1 de 2 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P02/Rev.10 Fecha de elaboración: 03/04/ :32:34a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Procedimiento P02 Director de Finanzas y Aprobado mediante las firmas correspondientes. 2 Formato 68-DFA-P02-F01 Director de Finanzas y Solicitud de Personal por Unidad Administrativa 3 Formato 68-DFA-P02-F02 Director de Finanzas y Evaluación de Personal 4 Contrato Director de Finanzas y 5 Formato 68-DFA-P02-F03 Solicitud de Detección de Necesidades de Capacitación Director de Finanzas y Tiempo Resguardo Ubicación 1 año Resguardado en Archivero de Oficina de Recursos Humanos Disposición final 13

17 6 Formato 68-DFA-P02-F04 Director de Finanzas y Verificación de Capacitación 7 Programa Semestral de Director de Finanzas y Capacitación 8 Memorándum de Director de Finanzas y Invitación. 9 Constancia de Director de Finanzas y participación, Diploma y/o Certificado 1 año Carpeta resguardada en la Oficina del Subdirector de Recursos Humanos 1 año Carpeta resguardada en la Oficina del Subdirector de Recursos Humanos 1 año Resguardado en Archivero de Oficina de Recursos Humanos * El resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.02 14

18 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: del Personal 68-DFA-P02/Rev.10 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P02-F01 Solicitud de Personal por Unidad Administrativa por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material? 2 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P02-F02 Evaluación de Personal por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material, en acuerdo con las Unidades Administrativas solicitantes? 3 Se elaboró contrato del Personal seleccionado? 4 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P02-F03 Detección de Necesidades de Capacitación por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material? 5 Se elaboró el Programa Semestral de Capacitación, por la Subdirección de Recursos Humanos y Apoyo Material? 6 Se envió Memorándum de Invitación, al Personal propuesto a capacitar, por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material? 7 Se entregaron Constancias de participación, Diploma y/o Certificado, por el personal capacitado? 8 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P02-F04 Verificación de Capacitación por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material? 15 SIP-F04/REV.01

19 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Apoyo Material CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P03/Rev.09 FECHA DE EMISIÓN: 03/04/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar trámite a las necesidades de adquisición de herramientas, insumos, equipo y mobiliario necesarios para el buen desempeño de las actividades propias del Instituto. II.- ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con el desarrollo de las operaciones t écnicas, administrativas y operativas del ISIE. III.- DEFINICIONES -ISIE: Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa -SIP: Sistema Integral de Procesos -Unidades Administrativas: Direcciones y Jefaturas de Unidad -Servicios: Los de Mantenimiento del Equipo de transporte: Flotilla -vehicular; -Mantenimiento de las Instalaciones: Fumigación, Jardineria, Limpieza, Instalaciones Electricas, Pintura, Recolección de Basura, Plomería y otros., -Mantenimiento de Equipo: Aires Acondicionados, Equipo de Computo, Mobiliario y Equipo de Oficina, Extinguidores, Copiadoras y otros." -Suministros de Materiales: Es el otorgamiento a las Unidades Administrativas de er ía, Cafetería, Mobiliario y Equipo de Oficina, Equipo de Computo, Material Eléctrico, Material de Construcción, Medicinas, Lubricantes, Uniformes, Material de Limpieza, Refacciones, Accesorios y otros. IV.- REFERENCIAS -MAC01 Manual de Calidad del ISIE -Guía Operativa para la Elaboración del Manual de Procedimientos del SIP. -Políticas Administrativas del ISIE -Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios relacionados con Bienes Muebles de la Publica Estatal. -Ley de Presupuesto de Egresos -Ley de Contabilidad Gubernamental y Ley de Gasto Público -Programa Operativo Anual -Presupuesto Operativo de Ingresos y Egresos -68-DFA-P01 Gestión y de Recursos V.- POLITICAS -Realizar el suministro de materiales y equipos, asi como supervisar que se cumpla con la aplicaci ón de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en el ejercicio correspondiente. -Vigilar el cumplimiento del servicio requerido en la solicitud en tiempo y forma, así como turnar la solicitud del pago respectivo a la Subdirección de Contabilidad. -Supervisar que se cumpla con los programas de mantenimiento de los bienes muebles propiedad del ISIE y con el suministro de materiales a sus diferentes Unidades Administrativas. 16

20 VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 68-DFA-P03-F01/Rev DFA-P03-F02/Rev.09 Nombre del Formato/Instructivo Formato Requisición de Servicio y/o Suministros de Materiales. Formato Orden de Servicio y/o Compra. 68-DFA-P03-F03/Rev.09 Formato Evaluación del Proveedor. 68-DFA-P03-F04/Rev.09 Formato Bitácora Vehicular. 68-DFA-P03-F05/Rev DFA-P03-F06/Rev.09 Formato Solicitud de gastos a comprobar por concepto de mantenimiento vehicular. Formato de Resguardo. 68-DFA-P03-F07/Rev.09 Formato de Encuesta de Apoyo Material. 68-DFA-P03-I01/Rev.09 Instructivo de Control Vehicular. 68-DFA-P03-I02/Rev.09 Instructivo de Resguardos de Activo Fijo. VII.- ANEXOS Clave de Anexo 68-DFA-P03-A01/Rev.09 Nombre Diagrama de Flujo Apoyo Material 17

21 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Identificación de Necesidades: 1.1 Unidades Administrativas Identifican los requerimientos de servicios de los bienes utilizados en la operación del ISIE, asi como de materiales y suministros, mediante el formato: 68-DFA-P03-F01 - Requisición de Servicio y/o Suministros de Materiales. 1.2 Elaboran una requisición de Servicio y/o Suministros de Materiales dirigida a la Dirección de Finanzas y para su autorización. 2 Desarrollo: 2.1 Jefe de Apoyo Material Recibe la requisición, que en el caso de ser Monto menor a lo que establece el Presupuesto de Egresos del Estado, se solicita para su Autorización a la Dirección de Finanzas y y la Dirección General, mediante formato: 68-DFA-P03-F02 - Orden de Servicio y/o Compra. A) Licitación: 2.2 Subdirector de Licitaciones En el caso que la requisición sea el monto de la contratación superior a lo que establece el Presupuesto de Egresos del Estado, el Jefe de Apoyo Material se coordinará con el área de Licitaciones para que se realice el de licitación correspondiente; 2.3 Departamento de Contaros Para que posteriormente se elabore el Contrato y se de inicio con el servicio. B) Adjudicación Directa: 2.4 Jefe de Apoyo Material Gestiona tres cotizaciones dependiendo del monto; 2.5 Departamento de Contaros Para que posteriormente se elabore el Contrato y se de inicio con el servicio. 2.6 Jefe de Apoyo Material. En el caso del Equipo de Transporte, se identifican los requerimientos de mantenimiento, mediante el formato: 68-DFA-P03-F05 - Bitácora Vehicular y se programa el mismo mediante una orden de servicio, con el formato: 68-DFA-P03-F02 - Orden de Servicio y/o Compra. 3 Verificación: 3.1 Jefe de Apoyo Material Supervisa en tiempo y forma el adecuado cumplimiento de los servicios contratados y el seguimiento de los solicitados. 3.2 Evalúa el desempeño de los proveedores, mediante formato: 68-DFA-P03-F03 - Evaluación del Proveedor. 3.3 Cuenta con un Catalogo de "Proveedores y/o Prestadores de Bienes y Servicios confiables" 4 Satisfacción de los Usuarios: Requisición de Servicio y/o Suministros de Materiales Orden de Servicio y/o Compra Acta del fallo (Proceso de Licitación) Contrato de Servicio y/o suministro de Materiales. Cotizaciones. Contrato de Servicio y/o suministro de Materiales. Bitácora Vehicular y Orden de Servicio y/o Compra. Evaluación del Proveedor Catalogo de "Proveedores y/o Prestadores de Bienes y Servicios confiables" 18

22 4.1 Jefe de Apoyo Material Realiza monitoreo periódico para medir el Ambiente de trabajo de los usuarios a través de la Encuesta de Apoyo Material, mediante el formato: 68-DFA-P03-F07 FIN DEL PROCEDIMIENTO Encuesta de Apoyo Material Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. Jose Guadalupe Beltran Urquijo - Director de Finanzas y Lic. Arturo Bloch Salcido - Jefe del Departamento de Gestión de Calidad Ing. Luis Felipe Romero López - Director General SIP-F02/REV.02 19

23 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Apoyo Material Hoja 1 de 3 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P03/Rev.09 Fecha de elaboración: 03/04/ :32:40a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Procedimiento P03 Director de Finanzas y Aprobado mediante las firmas correspondientes. 2 Formato 68-DFA-P03-F01 Requisición de Servicio y/o suministro de Materiales Director de Finanzas y 3 Formato 68-DFA-P03-F02 Director de Finanzas y Orden de servicio y/o Compra 4 Formato 68-DFA-P03-F03 Director de Finanzas y Evaluación del Proveedor Tiempo Resguardo Ubicación Disposición final 20

24 5 Formato 68-DFA-P03-F04 Director de Finanzas y Salida de Almacén 6 Formato 68-DFA-P03-F05 Director de Finanzas y Bitácora Vehicular 7 Formato 68-DFA-P03-F06 Director de Finanzas y Reguardo 8 Formato 68-DFA-P03-F07 Director de Finanzas y Encuesta de Apoyo Material 9 Instructivo Director de Finanzas y 68-DFA-P03-I01 Control Vehicular 10 Instructivo 68-DFA-P03-I02 Resguardo de Activo Fijo Director de Finanzas y 11 Diagrama de Flujo Director de Finanzas y 68-DFA-P03-A01 21

25 12 Acta del fallo (Proceso de Director de Finanzas y Licitación) 13 Contrato de Servicio y/o Director de Finanzas y suministro de Materiales. 14 Cotizaciones Director de Finanzas y 15 Catalogo de "Proveedores y/o Prestadores de Bienes y Servicios confiables" Director de Finanzas y 16 Formato 68-DFA-P03-F07 Director de Finanzas y de Encuesta de Apoyo Material 1 año Resguardo en Expediente de Contrato de Servicios en la Ofna. de Recursos Materiales de la Dirección de Finanzas y 1 año Resguardo en Expediente de Contrato de Servicios en la Ofna. de Recursos Materiales de la Dirección de Finanzas y 1 año Resguardo en Ofna. de Recursos Materiales de la Dirección de Finanzas y Electrónico 1 año Resguardo en Ofna. de Recursos Materiales de la Dirección de Finanzas y 1 año Resguardo en Ofna. de Recursos Materiales de la Dirección de Finanzas y * El resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.02 22

26 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyo Material 68-DFA-P03/Rev.09 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F01 Requisición de Servicio y/o suministro de Materiales por las Unidades Administrativas. 2 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F02 Orden de Servicio y/o Compra por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material. 3 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F03 Evaluación del Proveedor por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material. 4 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F04 Bitácora Vehicular por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material. 5 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F05 Solicitud de gastos a comprobar por concepto de mantenimiento vehicular. por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material. 6 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F06 Formato de Resguardo por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material. 7 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P03-F07 Encuesta de Apoyo Material por la Subdirección General de Recursos Humanos y Apoyo Material. 23 SIP-F04/REV.01

27 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos a Proveedores, Contratistas de obra y Personal Autorizado CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P04/Rev.08 FECHA DE EMISIÓN: 03/04/2013 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Una vez contando con la disponibilidad de los Recursos, se Garantiza el pago oportuno de las obras contratadas, de los bienes materiales, mobiliario, equipo y servicios adquiridos por el ISIE. II.- ALCANCE Dirección de Finanzas y III.- DEFINICIONES -ISIE: Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa -SIP: Sistema Integral de Procesos IV.- REFERENCIAS -MAC01 Manual de Calidad del ISIE -Guía Operativa para la Elaboración del Manual. -Políticas Administrativas del ISIE -Ley de Presupuesto de Egresos -Ley de Contabilidad Gubernamental y Ley de Gasto Público -Programa Operativo Anual -Presupuesto Operativo Ingresos y Egresos -68-DFA-P01 Gestión y de Recursos V.- POLITICAS 1.Verificar que las facturas cumplan con todos los requisitos fiscales. 2.Verificar si existe disponibilidad presupuestaria. 3.Realizar el pago por la adquisición de bienes materiales, mobiliario, equipo y servicios, conforme a la disponibilidad existente. VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo 68-DFA-P04-F01/Rev.08 Nombre del Formato/Instructivo Formato "Contrarecibo". 68-DFA-P04-F02/Rev.08 Formato "Facturas y Estimaciones relacionadas para pago". 68-DFA-P04-F03/Rev.08 Formato "Check list de Conciliaciones Bancarias" 68-DFA-P04-I01/Rev DFA-P04-I02/Rev.08 Instructivo para Pago de Estimaciones con Recurso Ejercido por la Secretaria de Hacienda. Instructivo Recursos de Inversión ante la Secretaria de Hacienda. VII.- ANEXOS Clave de Anexo 68-DFA-P04-A01/Rev.08 Nombre Diagrama de Flujo de Pagos a Proveedores, Contratistas de obra y Personal Autorizado. 24

28 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1 Recepción de Estimaciones: 1.1 Subdirección General de Contabilidad. Recibe Estimación para su revisión 1.2 Elabora registro de Estimaciones. 1.3 Verifica disponibilidad de los recursos y turna a la coordinación de contabilidad. 2 Recepción de facturas de Proveedores: 2.1 Coordinadora de Apoyo Material. Recibe Facturas para su revisión 2.2 Elabora el Contra recibo mediante el formato: 68-DFA-P04-F Elabora relación de facturas semanal, mediante formato: 68-DFA-P04-F02 de "Facturas y Estimaciones relacionadas para pago". 3 Recepción de registro de Facturas de Proveedores: 3.1 Director de Finanzas y. Recibe, revisa y autoriza las Estimaciones. 3.2 Turna para la programación del pago a la Subdirección General de Contabilidad. 4 Recepción de registro de facturas Autorizadas: 4.1 Subdirección General de Contabilidad. Verifica Disponibilidad de Recursos. 4.2 Turna para la elaboración de los cheques al Coordinador de Contabilidad. 5 Recepción de registros: 5.1 Coordinación de Contabilidad. Recibe relación y elabora los cheques. 5.2 Turna cheques elaborados a Subdirección General de Contabilidad, para la revisión y firma de póliza. 6 Recepción de Cheques elaborados: 6.1 Subdirección General de Contabilidad. Revisa los datos del cheque y registros contables. 6.2 Firma póliza y turna a Dirección de Finanzas y para la firma de los cheques. 7 Recepción de cheques para firma: 7.1 Director de Finanzas y Recibe cheques y los firma. 7.2 Turna cheques a Dirección General para su firma. 8 Recepción de cheques para firma: 8.1 Director General. Recibe cheques y los firma. Contra Recibo Facturas y Estimaciones relacionadas para pago Cheque Elaborado. Cheque Firmado. 8.2 Turna cheques firmados a Coordinación de Contabilidad para su entrega. 9 Recepción de Cheques Firmados: 9.1 Coordinación de Contabilidad. Recibe cheques para ser turnados a los beneficiarios. 25

29 9.2 Se solicita al Contratante se identifique y firme de recibido el Cheque que se le entrega. FIN DEL PROCEDIMIENTO Recibo de Entrega de Cheque Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. Jose Guadalupe Beltran Urquijo - Director de Finanzas y Lic. Arturo Bloch Salcido - Jefe del Departamento de Gestión de Calidad Ing. Luis Felipe Romero López - Director General SIP-F02/REV.02 26

30 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos a Proveedores, Contratistas de obra y Personal Autorizado Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 68-DFA-P04/Rev.08 Fecha de elaboración: 03/04/ :32:44a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Procedimiento P04 Director de Finanzas y Aprobado mediante las firmas correspondientes. 2 Formato 68-DFA-P04-F01 Director de Finanzas y "Contrarecibo" 3 Formato 68-DFA-P04-F02 Director de Finanzas y "Facturas y Estimaciones relacionadas para pago". 4 Recibo de Entrega de Director de Finanzas y Cheque Tiempo Resguardo Ubicación 1 Año Unidad de 1 año Resguardo en la oficina de Caja de la Dirección de Finanzas y Disposición final * El resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.02 27

31 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa Dirección General de Finanzas y NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Pagos a Proveedores, Contratistas de obra y Personal Autorizado 68-DFA-P04/Rev.08 Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P04-F01 Contrarecibo por la Subdirección General de Contabilidad? 2 Se llevó a cabo el registro del Formato 68-DFA-P04-F02 Facturas y Estimaciones relacionadas para pago por la Subdirección General de Contabilidad? 3 Se elaboraron los cheques correspondientes, por la subdirección General de Contabilidad? 4 Se entregaron los cheques elaborados al Proveedor, Contratista de Obra o al Personal Autorizado, por la Subdirección General de Contabilidad? 28 SIP-F04/REV.01

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