PARTE IV: PROCESO DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL FACTOR HUMANO TEMA 12: LA FORMACIÓN DE PERSONAL

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1 PARTE IV: PROCESO DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL FACTOR HUMANO TEMA 12: LA FORMACIÓN DE PERSONAL 1. Introducción 2. Concepto y objetivos de la formación 3. Importancia de la formación 4. Requisitos para una formación exitosa. 5. Dificultades con las que tropieza la formación. 6. Limitaciones a la formación 7. Elaboración de un plan de formación - Análisis de la empresa. - Políticas y objetivos. - Necesidades formativas. - Diseño de acciones formativas. - Aplicación del programa. - Control y evaluación del programa de formación 8. Formación: inversión o gasto? 9. Efectos positivos y destructores de la formación 10. La posición de la función de formación en la empresa

2 1. Introducción ADAPTACIÓN A A LOS LOS CAMBIOS CAMBIOS TÉCNICOS, ECONÓMICOS, LEGALES, LEGALES, SOCIALES SOCIALES O O POLÍTICOS POLÍTICOS ADAPTACIÓN Y Y COMPLEMENTACIÓN DE DE LOS LOS CONOCIMIENTOS DE DE LAS LAS PERSONAS A A LAS LAS EXIGENCIAS DEL DEL PUESTO PUESTO EL EL PROCESO PROCESO DE DE SELECCIÓN PRESENTA LIMITACIONES Y Y ERRORES ERRORES

3 2. Concepto y objetivos de la formación Solé y Mirabet (1997) es una metodología sistemática y planificada, destinada a mejorar las competencias de las personas en sus puestos de trabajo, a enriquecer sus conocimientos, a desarrollar sus actitudes, a la mejora de sus capacidades y a enseñarles a aprender. Dolan, Valle, Jackson y Schuler (2003) la definen como un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar el rendimiento presente y futuro del empleado, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. Armstrong (1991) o Buckley y Caple (1991) es un esfuerzo sistemático y planificado para modificar o desarrollar el conocimiento, las técnicas y actitudes de los empleados a través de la experiencia del aprendizaje y conseguir que su actuación en una actividad o rango de actividades sea la adecuada y pueda realizar convenientemente una tarea o trabajo dado.

4 2. Concepto y objetivos de la formación Es una acción intencionada Conlleva Adquisición un de proceso conocimientos de aprendizaje a través de por la experiencia, parte reflexión, de los empleados estudio e instrucción Para mejorar la eficacia y eficiencia Empresarial, es decir resultados Transmisión de conocimientos, habilidades Y actitudes

5 2. Concepto y objetivos de la formación CONOCIMIENTOS saber CAPACIDADES saber hacer FORMACIÓN: conjunto de actividades que tienen por objeto dar o mejorar unos conocimientos y unas capacidades profesionales, consideradas siempre desde su aplicación en el trabajo FORMACIÓN EN LA EMPRESA: adquisición de conocimientos, capacidades y actitudes de forma que estos se plasmen en una personalidad especialmente apta para el ejercicio de una determinada actividad

6 2. Concepto y objetivos de la formación PROPORCIONA A LOS EMPLEADOS HABILIDADES CONCRETAS, O LES AYUDA A CORREGIR DEFICIENCIAS PROPORCIONA A LOS EMPLEADOS HABILIDADES QUE NECESITARÁ EN UN FUTURO TRABAJO ACTUAL CENTRO DE ATENCIÓN TRABAJO ACTUAL Y FUTURO EMPLEADOS INDIVIDUALES CAMPO DE APLICACIÓN GRUPO DE TRABAJO O LA EMPRESA EN SU CONJUNTO SE CENTRA EN NECESIDADES INMEDIATAS MARCO TEMPORAL SE CENTRA EN EXIGENCIAS A LARGO PLAZO MEJORA DEL RENDIMIENTO OBJETIVO ENRIQUECIMIENTO GLOBAL DE LOS RECURSOS HUMANOS

7 2. Concepto y objetivos de la formación HOMOGENEIZAR COMUNICAR MOTIVAR MOTIVAR PROMOCIONAR FORMAR RENTABILIZAR DESARROLLAR PERFECCIONAR RELACIONAR

8 PARA LOS EMPLEADOS PARA LA EMPRESA Aumento de la productividad Mejora de la calidad de sus productos o servicios Aumento de la innovación de productos o procesos Mayor facilidad para introducir cambios en la empresa Reducción de averías Reducción de tiempo de realización de trabajo Reducción del absentismo Incremento del compromiso del personal con la empresa 3. Importancia de la formación Facilita la carrera profesional Aumenta la seguridad en el empleo Reduce el número de accidentes laborales Más recompensas Aumenta la satisfacción laboral (menos absentismo, menos rotación) Reducción del sociocentrismo Mejora la integración del trabajador en la empresa Mejora del clima de trabajo Mejora la comunicación vertical y horizontal

9 3. Importancia de la formación LOS CAMBIOS RÁPIDOS NECESIDAD DE ADAPTACIÓN A LOS CAMBIOS TECNOLÓGICOS LOS PROBLEMAS PLANTEADOS A LAS EMPRESAS CULTURA DE LA EMPRESA LA MEJORA DE LA CALIDAD INFLUENCIA DE LA FORMACIÓN ESCOLAR Y UNIVERSITARIA GLOBALIZACIÓN EL CRECIMIENTO DE LA EMPRESA QUE ORIGINA LAS DIFICULTADES DE COMUNICACIÓN FLEXIBILIDAD Y RESTRUCTURACIÓN ORGANIZATIVA PRODUCTIVIDAD

10 4. Requisitos de una formación exitosa Conocer el marco empresarial: causa y objeto de toda acción de formación Definición clara de responsabilidades y su comunicación a los interesados La formación debe ser proporcional a las necesidades de la empresa Descentralizar la formación Asegurarse de la oportunidad de la formación Integrada en el plan general de la empresa Coherente con el resto de políticas de recursos humanos de la empresa Actuar siguiendo un programa de formación Fijar previamente los métodos de control de la aplicación de la formación Debe cumplir con los requisitos legales o reglamentarios Considerar a la formación como un trabajo

11 5. Dificultades con las que tropieza la formación TÉCNICAS HUMANAS MATERIALES DIRECCIÓN: no presta atención FORMADOR: condiciones en las que ha de impartir la formación FORMANDOS: exceso de trabajo y falta de tiempo DIRECCIÓN: superioridad y falta de interés FORMADOR: carencia de aptitudes para ser un buen formador FORMANDOS: dificultades a la hora de aplicar al trabajo lo aprendido Dificultades de tipo financiero Rango jerárquico Momento de la formación

12 6. Limitaciones a la formación LA FORMACIÓN ES CUALITATIVA FORMAR ES SIEMPRE REPARTIR EL PODER LA INVERSIÓN EN ESTA ÁREA NO ES PROPIEDAD DE LA EMPRESA HAY ESTRUCTURAS QUE RECHAZAN LA FORMACIÓN LA FORMACIÓN DEBE LLEVAR LA GRATIFICACIÓN EN SÍ MISMA LA FORMACIÓN INTERFIERE LA ACTIVIDAD LA FORMACIÓN ES LENTA PARA QUE EXISTA FORMACIÓN DEBE DARSE LA AUTOFORMACIÓN DEL INDIVIDUO LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA NO ACEPTA SER REGLADA LAS EMPRESAS NO ACOSTUMBRAN A VER A SUS MANDOS COMO DOCENTES

13 PLAN DE FORMACIÓN DINÁMICO FLEXIBLE REALISTA DAR RESPUESTAS 7. El plan de formación CONOCIMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL: externa e interna ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES FORMATIVAS ELECCIÓN DE LOS FINES Políticas Objetivos (cognoscitivos, operativos y actitudinales) DESARROLLO DEL PLAN DE FORMACIÓN (diseño de las acciones formativas) APLICACIÓN DEL PROGRAMA EVALUACIÓN DE LA

14 CONOCIMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL: externa e interna Conocimiento ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES FORMATIVAS Situación política Situación económica Situación social De los competidores Situación económica financiera La cultura El capital humano Justificación económica del plan de formación 7. El plan de formación Resolución de problemas FORMACIÓN PREVENTIVA FORMACIÓN CONTÍNUA SUPERVISORES O RESPONSABLES JERÁRQUICOS ESPECIALISTAS DE PERSONAL

15 NIVELES DE NECESIDADES 7. El plan de formación Observación, grupos de formación y cuestionarios ANÁLISIS DE LAS TAREAS ANÁLISIS EMPRESARIAL ANÁLISIS DE LAS PERSONAS Fichas del Perfil profesional Necesidades Generales de la empresa Ficha personal de evaluación ANÁLISIS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD Transformación de las necesidades en acciones formativas PLAN DE FORMACIÓN

16 Políticas Objetivos -relacionados con las necesidades de la empresa -realistas 7. El plan de formación Expresarse en términos de expectativas (lo que debe ser capaz de hacer) Niveles en los que deberán aprender los conocimientos Indicar las condiciones en que tendrán que aprender y aplicar lo aprendido -cuantificables Deben establecerse a un triple nivel: cognoscitivo: conocimientos necesarios operacional: habilidades necesarias actitudinal: actitudes que se quieren fomentar.

17 DESARROLLO DEL PLAN DE FORMACIÓN (diseño de las acciones formativas) ORGANIZACIÓN DE LOS MEDIOS ELEMENTOS MÉTODOLOGÍA -FORMANDOS -FORMADOR -CONTENIDO -LUGAR -MOMENTO ESTRUCTURA RESPONSABILIDAD MATERIAL 7. El plan de formación

18 7. El plan de formación ELEMENTOS EDAD + EXPERIENCIA FORMANDOS -Orden lógico -Relevante -Medios audiovisuales -Trabajo en grupo -Repetición para afianzar -Motivación - sin tiempo para estudiar en casa - conocimientos pueden chocar con experiencias - evitar la situación escolar - eliminar calificaciones y puntuaciones

19 ELEMENTOS 7. El plan de formación FORMANDOS METODOLOGÍA ACTIVA METODOLOGÍA PARTICIPATIVA METODOLOGÍA GRUPAL Aprovechamiento de las Sinergias de grupo METODOLOGÍA INDIVIDUALIZADORA METODOLOGÍA APOYADA EN LOS MÉTODOS AUDIOVISUALES

20 7. El plan de formación ELEMENTOS FORMADOR ASPECTOS FÍSICOS - Hombre o mujer - Edad no inferior a la media del grupo - Sin defectos físicos notorios (habla y oído) ASPECTOS PROFESIONALES - Dominio de conocimientos teóricos y prácticos - Buen historial profesional - Conocimientos de técnicas de formación de adultos - Conocimientos de técnicas de formación de grupos ASPECTOS PERSONALES -Optimista - Buen comunicador (emisor y receptor) - Lógico y ordenado, pero capaz de improvisar - Extrovertido, simpático, enérgico y activo

21 7. El plan de formación ELEMENTOS CONTENIDO Incluir todo lo que se considere importante Prescindir de todo lo que se considere superfluo Conforme a los objetivos marcados Estructurado en bloques Algo interesante al principio

22 7. El plan de formación ELEMENTOS En el puesto de trabajo: operarios y supervisores Fuera de la empresa: ejecutivos, directivos y comercial LUGAR El cerebro no asimila lo que el trasero no aguanta Confortable: climatizador, sin ruidos, asientos cómodos, salitas pequeñas,... Comida: ligera y exenta de alcohol En caso de inmersión total: preferible sin cónyuges Tipos de mesas

23 7. El plan de formación ELEMENTOS Preferentemente en días laborables y en horas de trabajo Alternativas: - en horario de tarde - al final de la jornada -fin de semana - viernes tarde y sábado mañana MOMENTO

24 APLICACIÓN DEL PROGRAMA 7. El plan de formación PRINCIPIOS DE LA FORMACIÓN PATRONES TÍPICOS DE LA ENSEÑANZA MOTIVACIÓN RECOMPENSA RETROACCIÓN APRENDER HACIENDO REPETICIÓN ESPACIADA FIJAR METAS REALISTAS APRENDER POR PARTES 1.- INICIAL O DESALENTADORA 2.- RESULTADOS CRECIENTES 3.- FALSA MESETA 4.- PREVIA AL RENDIMIENTO MÁXIMO 5.- SOBRE-FORMACIÓN ENSEÑAR LA TEORÍA

25 FORMACIÓN 7. El plan de formación EVALUAR SIGNIFICA MEDIR PARA COMPROBAR QUE LOS RESULTADOS ALCANZADOS COINCIDEN CON LOS PREVISTOS CUALQUIER INTENTO SISTEMÁTICO DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN QUE AYUDE A TOMAR DECISIONES SOBRE LA SELECCIÓN, ADOPCIÓN, VALOR Y MODIFICACIÓN DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN. COMPARAR LO LOGRADO CON LOS OBJETIVOS PROPUESTOS. DIFICULTADES TIEMPO (MEDIDA ANTES Y DESPUÉS) Y COSTE, MIEDO AL RESULTADO

26 FORMACIÓN 7. El plan de formación DONALD KIRKPATRICK Desarrollo en 1959 un modelo de evaluación de la formación Podemos decir que es el modelo más utilizado Simple, flexible y completo Es un modelo a cuatro niveles LOS CUATRO NIVELES NIVEL DE REACCIÓN NIVEL DE COMPORTAMIENTO NIVEL DE APRENDIZAJE NIVEL DE RESULTADOS

27 Evaluar la Reacción (acción formativa) Qué es? Que tan favorablemente los participantes reaccionaron a la formación ( Satisfacción del Cliente ) Juntar las reacciones de los participantes en relación al instructor, el curso u el ambiente de aprendizaje Informar a los participantes que su feedback es muy importante y que se tomarán en cuenta sus comentarios Este nivel puede ofrecer una gran cantidad de información

28 Evaluar la Reacción A qué se parece? Una encuesta a los participantes es la herramienta más común de recolección de información sobre una capacitación: Contenido de la capacitación Métodos Estilo de formación Instalaciones Materiales de curso

29 Evaluar la Reacción NO Mide lo que ha sido aprendido (Nivel II) NO Garantiza un cambio de comportamiento (Nivel III) No cuantifica los resultados del aprendizaje (Nivel IV) RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE RRHH

30 Evaluar el Aprendizaje Qué es? Conocimientos Capacidades/Habilidades Aptitudes Evaluar el Aprendizaje Cómo hacerlo? Encuestas, tests, entrevistas. Usar un grupo de control, si es posible Evaluar conocimiento, capacidades, y/o aptitudes antes y después Obtener 100% de participación o usar una muestra estadística Hacer un seguimiento apropiado

31 Evaluar el Aprendizaje: Conexión hacia otros niveles La Conexión La gente que aprende puede: Experimentar satisfacción, orgullo (Nivel I) Experimentar con nuevos comportamientos (Nivel III) Realizar mejores resultados (Nivel IV) La Desconexión No asegura que la gente: Haya disfrutado el programa de formación (Nivel I) Tendrá un comportamiento diferente (Nivel III) Obtendrá los resultados esperados (Nivel IV) RESPONSABLE: PROFESOR O FORMADOR

32 Evaluar el Comportamiento Qué es? Transferencia de conocimiento, capacidades, y/o actitudes hacia el mundo real (Puesto de trabajo) Medir el cumplimiento de los objetivos de realización Evaluar comportamiento Cómo hacerlo? Test pre y post formación Centro de evaluación (Assesment Center) Comparación con grupo de control RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE RRHH

33 Evaluar los Resultados Qué es? Estimaciones de resultado, resultados finales CONOCER EN QUÉ PORCENTAJE LA INVERSIÓN EN FORMACIÓN TIENE IMPACTO EN LAS GANANCIAS EMPRESARIALES (ROI DE LA FORMACIÓN) Determina la eficiencia de la formación Evaluar los Resultados Cómo? Indicadores indirectos: mejora de la calidad, productividad, indicadores de absentismo RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE RRHH

34 Evaluar los Resultados: Conexión hacia otros niveles La Conexión: Niveles positivos 1, 2, 3 los resultados de las evaluaciones pueden ofrecer evidencia positiva del Nivel 4 La Desconexión: NO Dice si los participantes disfrutaron la formación (Nivel I) NO Prueba si los participantes entendieron (Nivel II)

35 7. Principales tipos y métodos de formación FORMACIÓN EN HABILIDADES: necesidades o deficiencias concretas de habilidades FORMACIÓN DE RECICLAJE: mantenimiento FORMACIÓN INTERDISCIPLINARIA: versatilidad versus especialización FORMACIÓN EN CREATIVIDAD: enseñanza de la creatividad

36 7. Principales tipos y métodos de formación Formación en el puesto de trabajo Formación fuera del puesto de trabajo El alumno aprende por contacto directo con el medio Cuando se imparte por un superior, se asegura una continuidad en las relaciones En muchos trabajos no basta ver como se hace, también es necesario ensayarlo El proceso de aprendizaje es más rápido Permite la corrección Se adquieren con mayor rapidez los conocimientos Se puede aprender las deficiencias de su superior. El formador puede ser un experto en su trabajo, pero no tener cualidades para enseñar EXPERIENCIA GUIADA ROTACIÓN DE TAREAS El alumno está aislado del medio en el que trabaja La formación no se hace a medida para candidato Es más difícil seguir paso a paso el progreso de los alumnos CLASE MAGISTRAL DISCUSIÓN DIRIGIDA/LIBRE MÉTODO DEL CASO SEMINARIO ROLE PLAYING BUSINESS GAME E-LEARNING

37 8 Formación Inversión o gasto? SON BENEFICIOS DIFÍCILES DE DEMOSTRAR CON COSTES PERFECTAMENTE DEMOSTRABLES COSTES DE TIPO ECONÓMICO COSTES SOCIALES DISTORSIÓN ENTRE EL SABER Y EL PODER LA FRUSTRACIÓN DE LA FORMACIÓN

38 INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE PERSONAL + dirección de personal próxima a la dirección general: buen conocimiento del capital humano de la empresa. - el responsable de la formación no es un profesional de la formación DESCENTRALIZACIÓN A NIVEL DE RESPONSABILIDADES OPERACIONALES +flexibilidad: las necesidades de formación se identifican más con la realidad del trabajo -los responsables de la formación, rara vez son especialistas de la formación -ausencia de coordinación LA FUNCIÓN ES AUTÓNOMA vinculada directamente a la dirección general. administrada por una dirección de desarrollo humano. confiada a un especialista situado en el staff y cerca de la dirección de personal