SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES. Tecnología de la Información

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1 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES Tecnología de la Información MANUAL PARA EL PROCESO DEL INVENTARIO 2015 SINABIP - MÓDULO DE BIENES MUEBLES "2016" TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 1

2 Proceso Nº 1: Presentación de Documentos a la SBN Este proceso tiene como finalidad la presentación de los documentos del inventario 2015 para eso deberás realizar lo siguiente: a) Ingresar al Portal web de la SBN en el siguiente enlace: b) Luego darás clic en el COMUNICADO que se encuentra en la página principal de nuestro Portal Web en el siguiente enlace: c) En esta página web encontrarás dos archivos IMPORTANTES que tendrás descargar y presentar a la SBN: Formato Excel para el Inventario de los Bienes 2015: En este formato registrarás la información de tu inventario 2015 especificando todos los Bienes Muebles de tu entidad. De esa forma estarás apto para que puedas entregar en CD con tu inventario 2015 a la SBN. Estructura del Formato Excel 2015: Este diccionario de datos te servirá de ayuda para que puedas registrar tu inventario 2015 al formato Excel. La fecha límite para enviar la información a la SBN es hasta el 31 de marzo de 2016 Documentos a presentar a la SBN por Mesa de Partes: Informe Final del Inventario; (presentar impreso) Acta de Conciliación; (presentar impreso) La información propia del inventario en formato Excel grabado en un CD, según las características del archivo adjunto, (inventario2015.xls). SIN REALZIAR NINGUNA GENERACIÓN DE ARCHIVO TXT. Formato del Inventario Excel 2015 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 2

3 Configurar el símbolo decimal a punto (.) para que pueda considerar los decimales con punto (.) en su formato Excel de su inventario Pasos para configurar: Inicio Panel de Control Configuración Regional y de Idioma. Clic en Configuración Adicional y por ultimo colocar el Símbolo Decimal Punto (.) y aceptar Símbolo Decimal. Colocar ( ) Configuración Adicional Nota: Si en caso la entidad realizo su inventario en el SIMI, seguir los siguientes pasos para la exportación al formato Excel. Exportar del SIMI a EXCEL Realizar los siguientes pasos si registró sus Bienes Muebles en el sistema SIMI, para la exportación de datos ya que el nuevo formato Excel cuenta con 68 campos. 1. Acceder al SIMI, ir al Menú Bienes Activos Detalle 2. Luego se mostrará el reporte detallado, pero como solo queremos el Excel, cerramos el reporte. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 3

4 3. Al cerrar el reporte se mostrará una alerta mencionando si desea Exportar a Excel, Seleccionar la opción SI 4. Luego se mostrará una ventana para darle un nombre al archivo, clic en exportar. 5. Finalmente, se exporto el cuadro Excel en el directorio asignado. 6. Luego de exportar del SIMI al Excel, trasladar la información de tu inventario a la nueva plantilla Formato Excel para el Inventario de los Bienes 2015 que se encuentra en el Comunicado en el Portal Web de la SBN, ya que este formato Excel se debe presentar grabado en un CD. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 4

5 Proceso Nº 2: Creación del Archivo TXT para la migración a la nueva plataforma Web SINABIP Módulo de Bienes Muebles. Los pasos para la migración del inventario del formato Excel a la plataforma web SINABIP son los siguientes: a) Una vez registrado de la forma correcta el inventario de tus Bienes Muebles en el formato Excel, todo tu consolidado de tus locales con sus respectivo Bienes Muebles ya estas apto para generas tu archivo TXT. Para el proceso de migración a la base de datos del SINABIP, el consolidado Excel deberá ser dividido por locales con sus respectivos Bienes Muebles. Ejemplo: Si el consolidado Excel cuenta con tres locales entonces deberá crear 3 archivos Excel para luego generar sus tres archivos TXT con sus respectivos Bienes Muebles. Consolidado de tus locales con sus respectivo Bienes Muebles. b) Esta opción te generará tu archivo TXT, Paso 1: Clic en el botón Generar Archivo TXT. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 5

6 Paso 2: Una vez que hiciste clic en generar archivo TXT te saldrá el siguiente mensaje donde darás clic en SI. Paso 3: Luego de dar clic en SI automáticamente se creara un archivo en la UNIDAD C:\Inventario2015, donde tendrás que cambiar el nombre del archivo con la de tu entidad. Ejemplo Inventario_SBN_2015 Y de esta forma quedará creado el archivo TXT con los datos registrados en el inventario 2015 para luego realizar la migración a la nueva plataforma web SINABIP Módulo Bienes Muebles. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 6

7 Proceso Nº 3: Migración del Archivo TXT del Inventario 2015 a la nueva plataforma Web SINABIP Módulo de Bienes Muebles. A continuación se procede a explicar paso a paso de como migrar tu archivo TXT a la nueva plataforma web SINABIP Módulo de Bienes Muebles. Primer Paso: Ingresar al Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales SINABIP, que se encuentra en el Portal Web de la SBN en el siguiente enlace: Clic para ingresar al SINABIP Luego de darle clic en logo del SINABIP te saldrá la siguiente ventana Ingresar su usuario y contraseña que le proporciono la SBN. Si deseas consultar el Catálogo de Bienes revisar el siguiente enlace. Si en caso todavía no cuentas con el usuario y contraseña revisar el siguiente enlace. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 7

8 Una vez ingresado el usuario y contraseña se mostrara la siguiente ventana principal del SINABIP donde se mostrará los Módulos de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo a tu requerimiento en tu Oficio que enviaste a la SBN. En este caso solo tiene habilitado el Módulo de Bienes Muebles. Clic para ingresar a registrar tu información. Visualizarás la siguiente ventana. Segundo Paso: Debes de Crear todos los Locales con la que cuente tu entidad. Para eso debes ingresar al icono y seleccionar LOCALES y te saldrá la siguiente ventana TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 8

9 A continuación se desarrolla los puntos 1, 2, 3 y 4 colocados en la ventana de Registros de Locales. 1) Para ingresar tu información de tus locales clic en el botón Agregar Local 2) Una vez dado clic en Agregar Local te saldrá el Formulario de Registro de Predios o Local, donde registrarás los Datos Generales de tus locales. 3) Luego de registrar los datos generales de tus locales clic en el botón Guardar Datos Generales. 4) Culminado el registro de los datos generales deberás dar clic en el botón Enviar que saldrá a la izquierda de tu ventana con tu local ya creado, si en caso no le das clic tu local no será enviado a nuestra Base de Datos y una vez enviado ya no hay opción a modificar la información registrada. Tercer Paso: Culminado la creación de tus locales ahora deberás Registrar al Responsable del Control Patrimonial. Para eso debes ingresar al icono RESPONSABLE y te saldrá la siguiente ventana. y seleccionar REGISTRAR A continuación se desarrolla los puntos 1, 2, 3 y 4 colocados en la ventana de Registrar Responsable del Control Patrimonial. 1) Para ingresar los datos del responsable clic en el botón Agregar Responsable. 2) Una vez dado clic en Agregar Responsable te saldrá el Formulario de Registro de responsable de control patrimonial, donde registrarás los Datos Generales del responsable. 3) Luego de registrar los datos generales del responsable clic en el botón Guardar Datos. 4) Culminado el registro de los datos generales del responsable deberás dar clic en el botón Enviar que saldrá a la izquierda de tu ventana con el registro del TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 9

10 responsable ya creado, si en caso no le das clic no será enviado a nuestra Base de Datos. Luego de dar clic en enviar ya no hay opción a modificar los datos generales. Cuarto Paso: Culminado el Registro del Responsable del Control Patrimonial se procederá a la importación del Archivo TXT con tus bienes muebles por cada local antes registrado. Para eso debes ingresar al icono y seleccionar IMPORTAR ARCHIVO POR LOCAL y te saldrá la siguiente ventana. Clic en el botón importar archivo para visualizar el Formulario de Importar Inventario, para luego proceder a subir el archivo TXT Quinto Paso: Luego de dar clic en el botón importar archivo, se mostrará la ventana del FORMULARIO IMPORTAR INVENTARIO. Clic en seleccionar archivo Te saldrá la siguiente ventana para adjuntar el archivo TXT. Seleccionar archivo a adjuntar y luego clic en abrir TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 10

11 Una vez adjuntado el archivo TXT, saldrá una ventana emergente donde debes dar clic en aceptar para que confirmes subir el archivo. Después de dar clic en aceptar se visualizará de la siguiente manera. Ahora procedemos a dar clic en el botón adjuntar archivo TXT. Se generará un registro con el Botón CARGAR ahora le debes dar clic Te saldrá una ventana emergente donde debes aceptar para cargar el archivo TXT. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 11

12 Después de aceptar la confirmación al CARGAR el archivo te saldrá la siguiente ventana. Clic en Cerrar ventana Ahora realizamos la validación de los datos subidos a través del archivo TXT. Si presentará algún error el sistema te lo hará saber mediante un reporte al término de la validación, si no hubiera errores y todo está correcto debes seguir con el proceso hasta dar clic en el botón ENVIAR INVENTARIO A LA SBN. Clic en Validar Te saldrá una ventana emergente donde debes aceptar para Validar. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 12

13 Proceso de validación de tu archivo TXT. Si tu archivo tuviera errores tendrás que solucionarlo en el Excel que se encuentra tu inventario realizado para luego otra vez volver a crear tu archivo TXT, recuerda que hiciste modificaciones al solucionar tus errores. Reporte de tu Validación con errores. Si todo la validación fue correcta te saldrá la siguiente ventana con el mensaje Total de Registros Ejecutados Correctamente y solo te quedará dar clic en el botón finalizar del Formulario Importar Inventario. Clic cerrar ventana TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 13

14 Por último clic en el botón FINALIZAR y ENVIAR INVENTARIO A LA SBN eso quiere decir que tu información fue migrada satisfactoriamente a nuestra base de datos y estarías culminando con la migración de tu inventario de tus bienes muebles. Clic en el botón FINALIZAR y ENVIAR INVENTARIO A LA SBN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 14