SEA UN LÍDER Capacitación distrital

Transcripción

1 SEA UN LÍDER Capacitación distrital

2

3 ÍNDICE Introducción 1 Funciones y responsabilidades Instructor distrital... 1 Comité Distrital de Capacitación... 2 Reuniones de capacitación de Rotary... 3 Recursos... 6 Calendario de planificación Guía para la sesión de capacitación del instructor Programa Sesión plenaria de apertura Sesión 1: Reuniones de capacitación de Rotary Sesión 2: Capacitación de los rotarios Sesión 3: Capacitación con facilitador Sesión 4: Comunicación no verbal Sesión 5: Manejo del tiempo Sesión 6: Actividades de capacitación interactiva Sesión plenaria de clausura Anexos 1. Métodos de entrenamiento Hoja de trabajo para la preparación del dirigente de capacitación Actividades interactivas La presente edición de 2013 de Sea un líder: Capacitación distrital (246 ES) ha sido diseñada para el uso del Comité Distrital de Capacitación a cargo de los seminarios de instrucción durante los años rotarios , y Las fuentes de información en que se basa esta edición son el Código de normas de Rotary (Rotary Code of Policies) y The Rotary Foundation Code of Policies. Cualquier modificación que se efectúe en tales documentos por decisión del Consejo de Legislación, la Directiva de RI o el Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria anulará las normas pertinentes estipuladas en esta publicación.

4 INTRODUCCIÓN Si desea acceder a información adicional para los instructores, visite learn.rotary.org. En vista de la rotación anual de los cargos de liderazgo a nivel de club y distrito, es vital para el futuro de la organización que los líderes estén debidamente preparados para el año en que ejercerán sus respectivas funciones. Como integrante del Comité Distrital de Capacitación, es su responsabilidad garantizar que los líderes de los clubes y distritos adquieran las destrezas y los conocimientos necesarios para el desempeño de sus funciones y de mantener actualizados a los rotarios sobre Rotary. Sea un líder: Capacitación distrital (246-ES) le será de utilidad en el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades. En esta publicación se describen sus responsabilidades. En el capítulo 1 se explican las responsabilidades del instructor distrital y del Comité Distrital de Capacitación, las reuniones de capacitación de Rotary y los recursos de RI disponibles. El capítulo 2 incluye la Guía de la sesión de capacitación del instructor, que usted podrá utilizar para capacitar a los rotarios encargados de liderar las sesiones de instrucción. DESEA ENVIAR SUS COMENTARIOS? Remita sus consultas o comentarios sobre esta publicación a: Learning and Development Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL , EE.UU. learn@rotary.org Teléfono: Fax:

5 1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES El Comité Distrital de Capacitación, presidido por el instructor distrital, se encarga de impartir formación en el ámbito del distrito. INSTRUCTOR DISTRITAL El instructor distrital rendirá cuentas al convocador de cada reunión, y brindará su apoyo tanto al gobernador electo en lo referente a la capacitación de los líderes distritales y de club entrantes, como al gobernador en cuanto a mantener actualizados a los rotarios del distrito. El gobernador electo convoca el Seminario de capacitación para presidentes electos de club (PETS), la Asamblea distrital de capacitación, el Seminario sobre administración de subvenciones y el Seminario de capacitación del equipo distrital, mientras que el gobernador convoca el Seminario de capacitación para el liderazgo distrital y otros programas de capacitación y de desarrollo del liderazgo. Responsabilidades Entre las responsabilidades del instructor distrital se cuentan las siguientes: Presidir el Comité Distrital de Capacitación y asignar las funciones y responsabilidades correspondientes a las reuniones de capacitación como: Administrar las actividades de capacitación en el distrito Comunicarse con otros comités distritales a cargo de la capacitación FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1

6 Consultar con los funcionarios de RI y La Fundación Rotaria como líderes de capacitación de RI, coordinadores regionales de La Fundación Rotaria, coordinadores de Rotary y coordinadores de la imagen pública de Rotary Colaborar con el gobernador de distrito y el gobernador electo a fin de: Implementar el programa de capacitación desarrollado por el convocador de la reunión Identificar y seleccionar a los líderes de los seminarios de capacitación Determinar qué métodos deberán emplearse para transmitir los conceptos clave Colaborar con el gobernador electo en la promoción del Seminario sobre administración de subvenciones Brindar asistencia a los instructores de los clubes cuando resulte necesario Requisitos Se recomienda que el instructor distrital cumpla estos requisitos mínimos: Ser socio activo de un club del distrito durante un mínimo de tres años y estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones Ser ex gobernador de distrito, ex asistente del gobernador o ex presidente de un comité distrital Tener disposición y capacidad para aceptar las responsabilidades del cargo, según lo dispuesto por cada distrito Ejercer su labor profesional en un campo relacionado con la capacitación o la enseñanza COMITÉ DISTRITAL DE CAPACITACIÓN La función del comité es brindar apoyo al gobernador y al gobernador electo en la capacitación de los líderes distritales y de los clubes, además de supervisar el plan general de capacitación del distrito. En calidad de presidente del Comité de Capacitación, el instructor distrital designa a las personas responsables de las reuniones de capacitación, según sea necesario. Responsabilidades Bajo la dirección del convocador, el comité se encarga de: Diseñar el programa de capacitación Evaluar las necesidades de capacitación Coordinar los aspectos logísticos Administrar el presupuesto de la reunión Seleccionar y preparar a los oradores y los líderes de capacitación Preparar y distribuir los materiales 2 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

7 Gestionar el proceso de inscripción Analizar las evaluaciones de las reuniones Asesorar en lo referente a los materiales de capacitación que se utilizarán en el Seminario distrital de La Fundación Rotaria y el Seminario distrital para el desarrollo de la membresía Ayudar a los instructores de los clubes en la planificación y promoción de las reuniones de capacitación Requisitos Los integrantes del comité deberán cumplir los siguientes requisitos básicos: Poseer experiencia en el campo de la capacitación, educación o facilitación Ser socio activo de un club del distrito, al día en el cumplimiento de sus obligaciones Organización El Comité Distrital de Capacitación se organizará de acuerdo a las necesidades del distrito, y dividirá sus responsabilidades asignando a cada integrante la responsabilidad de una reunión en particular, o asignará a cada miembro una tarea específica en todas las reuniones.* Independientemente de la modalidad que se utilice, se deberá incluir a un representante o persona de enlace con cada uno de los comités distritales que organizan reuniones de capacitación, como el Comité Distrital de La Fundación Rotaria o el Comité Distrital de Desarrollo de la Membresía. REUNIONES DE CAPACITACIÓN DE ROTARY Dado que los líderes de los clubes y distritos rotarios cambian cada año, la capacitación es un aspecto fundamental para garantizar la continuidad del liderazgo y el éxito de Rotary. Por tanto, cada año se celebran una serie de reuniones de capacitación dirigidas a estos líderes. Puesto que cada reunión cuenta con un plazo de celebración y un programa recomendado pero flexible, las reuniones podrán modificarse para adaptarse a las necesidades de los distritos y participantes. Al preparar los seminarios de capacitación, tenga presente las siguientes sugerencias: Celebrar la reunión en un día de semana Combinar varias reuniones de capacitación si los participantes deben recorrer largas distancias * Si se celebra un PETS multidistrital, el gobernador electo selecciona a un representante del distrito (generalmente el instructor distrital o, en algunas ocasiones, otro miembro del Comité Distrital de Capacitación), quién será responsable del desarrollo y la conducción de las sesiones de capacitación, así como de ofrecer sus comentarios sobre los arreglos logísticos, el programa y los materiales del seminario. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 3

8 Organizar reuniones simultáneas para que los participantes puedan viajar juntos Realizar reuniones virtuales Los seminarios de capacitación recomendados por la Directiva de RI se muestran en las tablas que figuran a continuación. La primera tabla incluye las reuniones de capacitación convocadas por el gobernador electo, mientras que la segunda muestra las convocadas por el gobernador de distrito. Reuniones de capacitación convocadas por el gobernador electo Reunión de capacitación/ Fecha Propósito Organizador Materiales Seminario de capacitación del equipo distrital Febrero Seminario de capacitación para presidentes electos de club (PETS) De febrero a marzo Asamblea distrital de capacitación De marzo a mayo (a continuación del PETS) Informar a los asistentes del gobernador y los presidentes de los comités distritales sobre sus nuevas funciones y responsabilidades. Perfilar las metas del distrito Informar a los presidentes electos de club sobre sus nuevas responsabilidades y hacer posible que colaboren con los asistentes del gobernador en el establecimiento de sus metas Desarrollar las aptitudes de liderazgo de los presidentes electos de club. Informar a los demás líderes de los clubes sobre sus nuevas responsabilidades. Perfeccionar las metas establecidas para el año por los líderes de los clubes Organizador: Comité Distrital de Capacitación Organizador: Comité Distrital de Capacitación Organizador: Comité Distrital de Capacitación Para los líderes: Guía para instructores del Seminario de capacitación del equipo distrital (247-ES) Para los participantes: Publicaciones de la serie Sea un líder, para el asistente del gobernador (244-ES), Comités Distritales (249-ES) Para los líderes: Guía para instructores del Seminario de capacitación para presidentes electos de club (PETS) (243-ES ) Para los participantes: Manual del presidente del club (222-ES) Para los líderes: Guía para instructores de la Asamblea de distrito (828-ES) Para los participantes: Los siguientes manuales del juego de materiales para funcionarios del club (225-ES): presidente (222-ES) secretario (229-ES) tesorero (220-ES) comités (226-ES) 4 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

9 Reunión de capacitación/ Fecha Propósito Organizador Materiales Seminario distrital para el desarrollo de la membresía De abril a mayo (a continuación de la Asamblea distrital de capacitación) Seminario distrital para la administración de subvenciones A determinar por el distrito Informar a los presidentes de club, presidentes de los comités para el desarrollo de la membresía de los clubes, rotarios interesados y líderes distritales sobre cómo conservar y aumentar el número de socios Informar a los presidentes electos de club (o a los representantes designados por los clubes) sobre cómo administrar las subvenciones de La Fundación Rotaria (la asistencia a este seminario es obligatoria para los clubes que deseen solicitar Subvenciones Globales) Organizador: Comité Distrital para el desarrollo de la membresía Organizadores: presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria, presidente del Subcomité Distrital de Subvenciones, Comité Distrital de Capacitación Reuniones de capacitación convocadas por el gobernador de distrito Para los líderes: Guía para líderes del Seminario distrital para el desarrollo de la membresía (242-ES) Para los participantes: A determinar por el distrito Para los líderes: Guía para líderes del Seminario para la administración de subvenciones (1001-ES) Para los participantes: Manual para la administración de subvenciones (1000-ES) Reunión de capacitación/ Fecha Propósito Organizador Materiales Seminario distrital de La Fundación Rotaria De julio a noviembre Programa de desarrollo del liderazgo A determinar por el club Seminario de capacitación para el liderazgo distrital Inmediatamente antes o después de la Conferencia de distrito (Congreso distrital) Informar a los presidentes de los Comités de La Fundación Rotaria de los clubes y a los rotarios interesados sobre la Fundación y sus subvenciones Desarrollar las aptitudes de liderazgo de los socios para que las empleen en sus vidas profesionales y accedan a puestos de liderazgo en Rotary Informar sobre las oportunidades para el liderazgo en Rotary a los ex presidentes y presidentes en ejercicio, así como a otros líderes de club que hayan ocupado cargos de responsabilidad durante un mínimo de tres años Organizadores: Comité Distrital de La Fundación Rotaria, Comité Distrital de Capacitación y el coordinador regional de La Fundación Rotaria Organizadores: instructor del club, presidente del club, asistente del gobernador y Comité Distrital de Capacitación Organizador: Comité Distrital de Capacitación Para los líderes: Manual del Seminario distrital de La Fundación Rotaria (438-ES) Para los participantes: A determinar por el distrito Para los líderes: Desarrollo del liderazgo: Guía para organizar un programa (250-ES) Para los participantes: materiales preparados por el club o distrito Para los líderes: Guía para seminarios de capacitación para el liderazgo distrital (248 ES) Para los participantes: A determinar por el distrito FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 5

10 Reunión de capacitación/ Fecha Propósito Organizador Materiales Conferencia de distrito (Congreso distrital) En cualquier fecha que no coincida con el Instituto de Zona ni dentro de los ocho días anteriores o posteriores a la Convención de RI Reunión de capacitación del liderazgo distrital de Rotaract En cualquier momento después de las elecciones abiertas del club y antes del 30 de junio Brindar a los rotarios discursos motivadores y debatir cuestiones de importancia para los clubes y Rotary International Ofrecer información sobre Rotaract a los líderes de Rotaract de los clubes, rotaractianos y rotarios y no rotarios interesados Organizador: Comité Distrital de Capacitación Organizador: Comité Distrital de Capacitación Para los líderes: Manual de la Conferencia de distrito (800-ES) Para los líderes: Guía para líderes distritales de Rotaract (204-ES) RECURSOS Los integrantes del Comité Distrital de Capacitación deberán poseer conocimientos generales sobre los recursos y materiales de RI empleados para informar a los rotarios sobre la historia, los objetivos, las normas y la estructura de la organización. Tanto en el Directorio Oficial como en el sitio web de Rotary encontrará los datos de contacto del personal de la Secretaría y los funcionarios de RI y La Fundación Rotaria, así como la relación de las personas nombradas para ocupar diversos cargos. Podrá descargar publicaciones en o solicitarlas en shop.rotary.org, shop.rotary@rotary.org o learn.rotary.org. Los recursos que figuran a continuación le serán de utilidad en el cumplimiento de sus responsabilidades: Rotary.org Visite las distintas secciones del sitio web para recabar información sobre Rotary y cómo marcar la diferencia en el mundo. Allí también podrá descargar toda una variedad de formularios, solicitudes y publicaciones. Ya se trate de material mediático, libros o folletos, basta pulsar un botón para acceder a información de último momento. Durante el año , Rotary lanzará un nuevo sitio web que facilitará la comunicación entre rotarios con intereses comunes, el intercambio de ideas y la colaboración en proyectos de servicio, además de incluir noticias e información sobre eventos locales e internacionales. 6 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

11 El nuevo sitio simplificará la labor de los funcionarios distritales y les brindará un espacio seguro en el que intercambiar impresiones con sus pares. Centro de capacitación ( Este centro de capacitación en línea de acceso exclusivo para socios ofrece una gran variedad de cursos sobre distintos temas, incluidos varios para instructores. Este sitio multimedia incluye un foro de discusión en el que podrá intercambiar opiniones con otros rotarios e imprimir certificados tras completar sus cursos. Rotary Club Central Herramienta en línea que los clubes utilizan para establecer sus metas y dar seguimiento a sus logros. Los líderes de los clubes y distritos también pueden acceder a esta información. Rotary Showcase Base de datos en línea de Rotary en la que los rotarios pueden describir sus proyectos de servicio, compartir fotografías, encontrar clubes interesados en copatrocinar proyectos o publicar información sobre el impacto alcanzado por éstos. Su conexión con Facebook hace posible que los usuarios publiquen información sobre los proyectos en sus biografías informando así a sus amigos no rotarios. información básica sobre Rotary en Internet Breve introducción a Rotary International. Excelente recurso para la captación de socios. Incluye videos de corta duración ideales tanto para socios nuevos como para rotarios experimentados. Imágenes de Rotary Fototeca de RI con función de búsqueda que contiene miles de fotografías descargables de proyectos, programas, y rotarios de todo el mundo, ideal para usarlas en presentaciones, páginas web y publicaciones. Recursos humanos Coordinadores regionales de La Fundación Rotaria y sus asistentes Coordinadores de Rotary y sus asistentes Coordinadores de la imagen pública de Rotary y sus asistentes Líderes de capacitación de la Asamblea Internacional de RI Personal de Rotary a cargo de capacitación y desarrollo Recursos de uso general Directorio oficial (007-EN) Manual de procedimiento (035-ES) Catálogo de RI (019-ES) Membresía Guía para el desarrollo de la membresía (417-ES) Orientación para socios nuevos: Guía para los clubes (414-ES) FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 7

12 Servicio y programas Comunidades en acción /Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605-ES) Manual de Interact (654-ES) Manual de Rotaract (562-ES) Manual de los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad (770 ES) Guía para los Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (RYLA) (694-ES) Manual de Intercambio de Jóvenes (746-ES) La Fundación Rotaria Manual del Seminario distrital de La Fundación Rotaria (438-ES) La Fundación Rotaria de RI Guía informativa (159-ES) La Fundación Rotaria: Guía de consulta rápida (219-ES) Relaciones públicas Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios (257-ES) Guía para situaciones de crisis (515-ES) Recursos distritales Los materiales de RI se diseñan para cubrir las necesidades generales de todos los rotarios del mundo. Tales materiales pueden complementarse con información específica de su distrito o región como: Estructura del distrito Directorio distrital Sitio web del distrito Ejemplos de proyectos y actividades llevados a cabo con éxito Ejemplos de iniciativas eficaces para el desarrollo de la membresía Calendario de planificación de los eventos distritales más importantes Ejemplos de estrategias para mejorar la organización del club o distrito 8 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

13 CALENDARIO DE PLANIFICACIÓN En el siguiente calendario se describen las tareas necesarias para la planificación de una reunión de capacitación. El cronograma enumera los pasos que deben tomarse en los meses especificados antes de la reunión de capacitación. En los espacios provistos en las dos columnas de la derecha deberá incluirse el nombre de la persona responsable de cada tarea y la fecha prevista para su conclusión. Para más información, visite el Centro de capacitación en learn.rotary.org. Seminario de Capacitación Año rotario De 6 a 12 MESES antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Seleccione las fechas y el local de la reunión en colaboración con el convocador 6 MESES antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Comenzar a planificar la evaluación de las necesidades de capacitación. Distribuir el Cuestionario para la evaluación de las necesidades de capacitación entre ex participantes y posibles participantes. Examinar evaluaciones anteriores o recopilar comentarios de ex participantes sobre reuniones de capacitación anteriores. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 9

14 Considerar el programa de las sesiones de capacitación. Qué temas son esenciales para las sesiones? Qué temas deberían añadirse o combinarse? Empezar la búsqueda de instructores preparados. Determinar a cuánto ascienden los ingresos y gastos de la reunión, en base a presupuestos de seminarios similares realizados anteriormente. Analizar el cuestionario y las entrevistas para la evaluación de las necesidades de capacitación. Elaborar un programa de promoción. Promover la reunión a través de boletines mensuales, sitios web distritales y correspondencia masiva. 3 MESES antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Concretar el programa de la reunión. Decidir la disposición de las salas para cada sesión. Finalizar el presupuesto. Cerciorarse de contar con el espacio adecuado, para el método de capacitación elegido. Suministrar al local los detalles de la sesión: fecha, nombre de la sala, horario de las reuniones, y los servicios que proporcionará el local, tales como disposición de las salas, equipo audiovisual, computadoras, letreros, decoración y servicio de limpieza. Disponer los arreglos para el servicio de comidas. Seleccionar a los líderes de capacitación. Impartir capacitación a los líderes de capacitación (consulte la Guía para la sesión de capacitación del instructor incluida en este manual). 10 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

15 5 SEMANAS antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Determinar qué materiales impresos se necesitarán para la reunión (papel con membrete, sobres, distintivos, tarjetones para mesas, programas, formularios de inscripción, vales para las comidas, hojas informativas, material publicitario, evaluaciones y letreros) y programar cómo y cuándo se distribuirán. Encargar a una persona la revisión de todos los materiales antes de imprimirlos. Programar la producción de los materiales que se utilizarán en la reunión. Determinar qué otros artículos de oficina se necesitarán en sede (blocs, bolígrafos, rotafolios, marcadores, borradores, etc.). Disponer de los arreglos para el equipo necesario (micrófonos, parlantes, proyectores, pantallas, computadoras, televisores/dvd, atriles, servicio de agua, etc.) con el local contratado o los proveedores del caso. Comunicarse con los clubes que todavía no se hayan inscrito. Contratar a los intérpretes, si es necesario. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 11

16 2 SEMANAS antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Preparar la lista de participantes. Imprimir los tarjetones para mesas y los distintivos. Enviar por correo electrónico un recordatorio a todos los participantes. Verificar que los materiales de inscripción contengan las hojas informativas y vales necesarios. 1 DÍA antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Examinar el local de la reunión. Disponer los asientos para los invitados importantes y funcionarios de Rotary, según el orden de precedencia prescrito en el Código de normas de Rotary. Reunirse con los líderes de capacitación para aclarar cualquier duda de último momento y suministrarles la lista de control para que verifiquen la disposición de la sala (número de sillas, iluminación, etc.) y los materiales (rotafolios, atriles, marcadores, micrófonos, proyectores etc.). Guardar los archivos pertinentes en una computadora portátil o pendrive. 12 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

17 DURANTE la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Examinar el local de la reunión. Conversar con los participantes para constatar que todo marche bien. Utilizar un programa/lista de control detallada al minuto para la conducción de la reunión. Distribuir los formularios de evaluación. Hasta 2 SEMANAS después de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Fecha límite Reunirse con los miembros del comité para analizar los resultados de la reunión. Reunirse con todos los líderes de capacitación para que rindan sus informes. Examinar las evaluaciones y analizar los resultados. Intercambiar ideas con los líderes distritales a fin de hacer las mejoras necesarias para reuniones futuras. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 13

18 2 GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR Este modelo tiene como objetivo facilitar la preparación y adaptación de la guía para las sesiones de capacitación de los instructores. Incluye un programa y las guías para las sesiones. Seleccione las preguntas para la discusión y las actividades sugeridas que mejor se adapten a sus necesidades. Están disponibles las correspondientes diapositivas, las cuales pueden modificarse para incluir fotografías y texto específicos para la región. Centro de capacitación ( Este centro en línea con acceso solo para socios, ofrece cursos específicos para instructores, sobre los temas tratados en las sesiones de abajo. Tome un curso antes de su evento de capacitación, para lo cual deberá ingresar en rotary.org y hacer clic en Centro de capacitación (Learning Center). 14 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

19 PROGRAMA Este programa se utiliza para una reunión de capacitación de un día de duración, la cual puede celebrarse antes de las demás sesiones de formación del año. Si el distrito organizará una sesión de capacitación del instructor para cada una de las reuniones, modifique el programa de manera acorde. Horario Duración Capacitación del instructor 60 min. Comida e inscripción (optativa) 30 min. Sesión plenaria de apertura Palabras del instructor distrital 30 min. Sesión 1: Reuniones de capacitación de Rotary 15 min. Descanso 60 min. Sesión 2: Capacitación de los rotarios 60 min. Comida 60 min. Sesión 3: Capacitación con facilitador 45 min. Sesión 4: Comunicación no verbal 15 min. Descanso 45 min. Sesión 5: Manejo del tiempo 60 min. Sesión 6: Actividades de capacitación interactiva 30 min. Sesión plenaria de clausura Palabras del instructor distrital y evaluación GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 15

20 SESIÓN PLENARIA DE APERTURA La sesión plenaria de apertura es una oportunidad para dar la tónica de la reunión de capacitación, para informar, motivar e inspirar a los instructores. Antes de la sesión Examine las diapositivas 1 y 2, y adáptelas a las necesidades de su distrito. Pida a un líder de Rotary que pronuncie un mensaje inspirador para esta sesión. Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Explicar en qué medida esta sesión preparará a los instructores para impartir mejor formación a los rotarios. Repasar el programa del seminario, incluidos los horarios de las comidas y descansos. Explicar los aspectos logísticos de los grupos de discusión. Presentar al orador. SESIÓN 1: REUNIONES DE CAPACITACIÓN DE ROTARY Las reuniones de capacitación preparan a los rotarios para ejercer nuevos cargos de liderazgo y ofrecen formación permanente a los socios actuales. Cada evento tiene un propósito específico, temas recomendados por la Directiva de RI, recursos para el convocador y los participantes y plazo para su celebración. Objetivos de la capacitación Familiarizarse con las reuniones de capacitación de Rotary, sus propósitos y los plazos recomendados para su celebración. Informarse de las reuniones de capacitación que se celebran en el distrito y cuándo tienen lugar. Entender las funciones que cumplirá como líder de capacitación. Recursos Las páginas de eventos de capacitación en Antes de la sesión Decidir los temas, preguntas y actividades que incluirá. Repasar las diapositivas 3-7. Decidir cuáles utilizará, efectuar las correcciones del caso y decidir cuándo debe mostrarse cada una de ellas. 16 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

21 Elegir las actividades que funcionan mejor, ya sea por separado o combinadas. Asegurarse de que contar con los materiales necesarios: rotafolios y marcadores, ejemplares de la tabla de reuniones de capacitación de Rotary (diapositivas 5-6 o la primera parte de Sea un líder: Capacitación distrital). Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Remitir a los participantes a los cursos para instructores en el Centro de capacitación en rotary.org. Ofrecer un panorama general de las reuniones de capacitación de Rotary. Explicar en qué medida cada reunión se basa en la anterior. Hacer referencia a la capacitación adicional que se ofrece en el distrito. Enumere las fechas de las futuras reuniones de capacitación en el distrito. Explicar las funciones que cumple el instructor distrital. Indicar qué se espera de cada instructor. Preguntas para la discusión En qué medida las reuniones presenciales son beneficiosas para los líderes entrantes de los clubes y distritos? En qué forma se pueden programar las reuniones para compaginar los ajetreados horarios de los participantes? Qué modalidades de formación permanente podrían ser beneficiosas para su club y distrito? Qué tipo de formación permanente ofrece su club o distrito a los rotarios que no ejercen cargos de liderazgo? Qué funciones cumplirá en cada reunión de capacitación distrital? Qué ideas sugeriría para que la capacitación fuese eficaz y dinámica? Actividades sugeridas Al comienzo de la sesión, disponga que el grupo establezca pautas de conducta, como que cada persona espere su turno para hablar, alentar y aceptar todos los comentarios y limitar el uso de teléfonos móviles. Establezca el modelo de conducta que usted desea que todos sigan cuando cumplan funciones de instructores. Divida a los participantes en grupos reducidos y asigne cada grupo a una reunión de capacitación distrital. Concédales 10 minutos para que intercambien ideas sobre la reunión asignada y cómo podrían hacer que fuera más dinámica y eficaz. A continuación, pida a cada grupo que exponga su reunión y las ideas correspondientes. Antes de la reunión, imprima suficientes copias de las reuniones de capacitación de Rotary en Sea un líder: Capacitación distrital. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 17

22 Conceda a los participantes 20 minutos para una sesión informal acelerada. Pida que caminen alrededor de la sala y que cada uno hable con un mínimo de tres colegas, y recabe cinco nuevas ideas para la capacitación. Tales ideas pueden incluir actividades grupales, sugerencias de formatos, actividades para romper el hielo o consejos para la planificación. Asimismo, los participantes pueden intercambiar datos de contacto para proseguir la discusión en una fecha futura. Posteriormente, agregue 10 minutos para que los voluntarios compartan sus mejores ideas con el grupo. SESIÓN 2: CAPACITACIÓN DE LOS ROTARIOS Los instructores deben recordar que los rotarios son voluntarios cuyo tiempo es sumamente valioso. Para maximizar la capacitación, deberán aplicarse técnicas didácticas específicas para adultos. Consulte la información al respecto en las páginas para instructores en learn.rotary.org. Objetivos de la capacitación Entender las características de los alumnos adultos. Indicar las mejores modalidades de retención de información por parte de los adultos. Comprender cómo utilizar distintos métodos de capacitación. Antes de la sesión Decidir los temas, preguntas y actividades que incluirá. Repasar las diapositivas Decidir cuáles utilizará, efectuar las correcciones del caso y decidir cuándo debe mostrarse cada una de ellas. Elegir las actividades que funcionan mejor, ya sea por separado o combinadas. Asegurarse de que contar con los materiales necesarios: rotafolios y marcadores, ejemplares de la tabla de reuniones de capacitación de Rotary. Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Remitir a los participantes a los cursos para instructores en el Centro de capacitación en rotary.org. Explicar las características de los alumnos adultos. Indicar las distintas maneras en que los adultos retienen información. Compartir métodos de capacitación que puedan utilizar los instructores. 18 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

23 Preguntas para la discusión De qué manera aprende mejor? En qué forma se puede aumentar la comprensión de la información por parte de los participantes? Cuáles son algunos de los métodos de capacitación que puede utilizar? Qué factores influyen al decidir el método de capacitación que puede utilizar? Por qué es beneficioso emplear distintos métodos de formación durante el seminario? Actividades sugeridas Escriba en el rotafolio las diversas modalidades de retención de información por parte de los adultos (visualización, relación con la experiencia personal, etc.), desprenda las hojas y colóquelas alrededor de la sala. Pida a los participantes que se pongan de pie junto a la modalidad que les parezca más estimulante, para añadirla a la capacitación. Una vez que los participantes estén agrupados, disponga que organicen una sesión lluvia de ideas en torno al concepto anotado en la correspondiente hoja, y que cada grupo presente sus ideas. Divida a los participantes en subgrupos de cuatro y asígnele a cada subgrupo un tema rotario sobre el cual deban efectuar una presentación. Conceda a los participantes 10 minutos para preparar una sesión de capacitación de minutos sobre el tema asignado. Distribuya la lista de métodos de capacitación para consulta de los participantes y deles suficiente tiempo para resumir su sesión ante el grupo entero. Por ejemplo: El tema es Subvenciones de Rotary. Usted decide designar un panel integrado por un beneficiario de una Subvención Global, un presidente de comité distrital incluido en el trámite de solicitud y un integrante del personal de Subvenciones de Rotary. Al final de la sesión se deja suficiente tiempo para preguntas y respuestas. SESIÓN 3: CAPACITACIÓN CON FACILITADOR Los instructores cumplen funciones de facilitadores, en otras palabras, deben ser imparciales, además de encauzar las discusiones. En este tipo de sesiones, se pide a los participantes que respondan preguntas en base a sus conocimientos y experiencia, en vez de monopolizar el uso de la palabra. Objetivos de la capacitación Indicar las cualidades de un buen facilitador. Explicar las distintas técnicas que se emplean en las sesiones de discusión con facilitador. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 19

24 Antes de la sesión Decidir los temas, preguntas y actividades que incluirá. Repasar las diapositivas Decidir cuáles utilizará, efectuar las correcciones del caso y decidir cuándo debe mostrarse cada una de ellas. Elegir las actividades que funcionan mejor, ya sea por separado o combinadas. Asegurarse de que contar con los materiales necesarios: rotafolios y marcadores, ejemplares de la tabla de reuniones de capacitación de Rotary. Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Remitir a los participantes a los cursos para instructores en el Centro de capacitación en rotary.org. Indicar las cualidades de un buen facilitador. Explicar las distintas técnicas que se emplean en las sesiones de discusión con facilitador. Analizar las diversas maneras de formular preguntas a los participantes. Mencionar las técnicas que se emplean para tratar con participantes que ocasionan problemas. Preguntas para la discusión Qué cualidades debe reunir un buen facilitador? En qué se diferencian un facilitador de un catedrático o conferencista? Qué otros métodos de capacitación pueden utilizarse en vez de las discusiones con facilitador (conocidas también como intercambio de ideas) y las charlas o conferencias? Qué métodos funcionan mejor según su experiencia y cultura? Qué técnicas pueden utilizarse en las sesiones con facilitador? Qué haría si los participantes no aportan a la discusión? Qué técnicas utilizaría para tratar con participantes que ocasionan problemas? Actividades sugeridas Divida a los participantes en grupos de tres o cuatro y distribuya varias sesiones de la Guía para instructores del Seminario de capacitación para presidentes electos de club. Asegúrese de que todos los integrantes tengan su propio ejemplar. Pida a cada grupo que lea el material y decida las modificaciones que efectuarán. A continuación, analicen la actividad y responda las preguntas que le formulen. Lea en voz alta el siguiente caso hipotético, o prepare uno propio, y formule al grupo las preguntas del caso: 20 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

25 Supongamos que se encuentran moderando una sesión sobre cómo implementar un proyecto de servicio en el club. A medida que el grupo comienza a analizar las mejores prácticas para la realización de proyectos de servicio, observan que uno de los participantes se muestra impaciente. Está hablando de brazos cruzados con la persona a su lado, haciendo comentarios en voz alta completamente ajenos a la sesión. Qué debería hacer el facilitador? SESIÓN 4: COMUNICACIÓN NO VERBAL Los instructores deben ser conscientes de sus propios gestos y ademanes, comunicación no verbal, y la connotación que este tipo de gestos y ademanes pueda tener en ciertas culturas. Deben estar atentos a las expresiones o manifestaciones no verbales de los participantes para determinar la necesidad de aclarar algún concepto o hacer una pregunta. Objetivos de la capacitación Indicar los distintos tipos de comunicación no verbal. Describir cómo modificar la capacitación de acuerdo a la comunicación no verbal. Antes de la sesión Decidir los temas, preguntas y actividades que incluirá. Repasar las diapositivas Decidir cuáles utilizará, efectuar las correcciones del caso y decidir cuándo debe mostrarse cada una de ellas. Elegir las actividades que funcionan mejor, ya sea por separado o combinadas. Asegurarse de que contar con los materiales necesarios: rotafolios, marcadores, etc. Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Remitir a los participantes a los cursos para instructores en el Centro de capacitación en rotary.org. Resumir los distintos tipos de comunicación no verbal. Indicar cómo responder al lenguaje no verbal de los participantes durante la capacitación. Preguntas para la discusión Qué es la comunicación no verbal? Qué tipo de comunicación no verbal se le ha presentado al conducir una sesión? En qué medida ha modificado sus técnicas de capacitación para responder a la comunicación no verbal por parte de un participante? GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 21

26 De qué manera se puede recurrir a la comunicación no verbal para transmitir un mensaje? Actividades sugeridas Prepare un ejemplo basado en una sesión en la cual los participantes manifiesten distintos tipos de comunicación no verbal (por ejemplo, un participante está bostezando y a punto de dormirse, y otro frunce el ceño y sacude la cabeza en señal de desaprobación). Tras indicar el ejemplo, divida a los participantes en grupos de cuatro o cinco y pídales que analicen las siguientes preguntas: Qué deducirían de la situación descrita? Cómo responderían? Los participantes presentarán luego sus conclusiones al grupo entero. Demuestre a los participantes la importancia de hablar claramente y con voz alta durante las sesiones de capacitación. A medida que trate el tema de la comunicación verbal, comience a hablar de manera monótona y vaya bajando la voz hasta que se escuche sólo un susurro. Siga cambiando el tono de voz y esté atento a la reacción de los participantes. Después de unos minutos, haga una pausa en la sesión para explicar la importancia de la calidad, la proyección y los distintos timbres de voz. SESIÓN 5: MANEJO DEL TIEMPO Considerando que los rotarios asisten a las reuniones de capacitación en su tiempo libre, los instructores deben administrar bien el tiempo para que las sesiones comiencen y terminen puntualmente. Objetivos de la capacitación Identificar las técnicas para el manejo del tiempo. Determinar los materiales que hacen falta en la sala de capacitación. Antes de la sesión Decidir los temas, preguntas y actividades que incluirá. Repasar las diapositivas Decidir cuáles utilizará, efectuar las correcciones del caso y decidir cuándo debe mostrarse cada una de ellas. Elegir las actividades que funcionan mejor, ya sea por separado o combinadas. Asegurarse de que contar con los materiales necesarios: rotafolios y marcadores, ejemplares de la Hoja de trabajo de preparación para el instructor (Anexo 2). 22 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

27 Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Remitir a los participantes a los cursos para instructores en el Centro de capacitación en rotary.org. Explicar las pautas para manejar el tiempo en una reunión de capacitación. Repasar la lista de verificación de la sala en la Hoja de trabajo de preparación para el instructor (Anexo 2). Preguntas para la discusión Qué técnicas de manejo del tiempo utilizan en sus sesiones de capacitación? Al examinar la sala antes de la sesión de capacitación, qué deben tener en consideración? Actividades sugeridas Indique a los participantes que analicen el tema del manejo del tiempo y cómo se relaciona con su experiencia personal. Luego, deberán preparar un modelo de programa para una sesión de 45 minutos sobre desarrollo de la membresía. Reservaron el tiempo adecuado para que sus participantes trabajen en grupo? Pregunte a los participantes: Cuando ustedes impartieron instrucción o asistieron a una reunión de capacitación, qué cosas no funcionaron? Anote las respuestas en el rotafolio, y pregunte: Cómo se resolvió la situación? SESIÓN 6: ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN INTERACTIVA Para mantener la atención y el interés de los participantes, se recomienda a los instructores que incluyan actividades interactivas en sus sesiones. Tales actividades son una oportunidad para que los asistentes se conozcan mutuamente, además de motivar a los participantes a expresar sus opiniones y poner en práctica los conceptos aprendidos durante la sesión. Objetivos de la capacitación Comprender las ventajas de utilizar actividades interactivas. Determinar qué técnicas usar para impartir una capacitación interactiva. Recurso Lista de actividades interactivas (Anexo 3) cuyo uso se sugiere para las sesiones de capacitación, a fin de aumentar la participación. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 23

28 Antes de la sesión Decidir los temas, preguntas y actividades que incluirá. Repasar las diapositivas Decidir cuáles utilizará, efectuar las correcciones del caso y decidir cuándo debe mostrarse cada una de ellas. Elegir las actividades que funcionan mejor, ya sea por separado o combinadas. Asegurarse de que contar con los materiales necesarios: rotafolios y marcadores, ejemplares de la lista de actividades interactivas. Pautas para la sesión Repasar los objetivos de la capacitación al comienzo. Remitir a los participantes a los cursos para instructores en el Centro de capacitación en rotary.org. Explicar la necesidad de varias los métodos de capacitación para mantener el interés y el nivel de participación. Repasar cada una de las actividades interactivas en la lista. Pedir a los participantes que sugieran ideas para una capacitación interactiva. Preguntas para la discusión En qué actividades le gusta participar cuando asiste a sesiones de capacitación? Qué actividades interactivas prefiere? De qué manera podría introducir uno de los métodos mencionados si no estuvieran en la guía para la sesión? Cuáles serían algunos de los posibles resultados de la realización de actividades interactivas? Actividades sugeridas Demuestre el valor de los métodos interactivos mediante el uso de una de las actividades en la lista. A continuación, pida a los integrantes del grupo que expresen sus opiniones sobre la eficacia de la actividad. Disponga que los participantes formen grupos según sus intereses comunes. Asigne a cada grupo un tema para la sesión, por ejemplo: la implementación de un proyecto de servicio o la participación activa de los socios. Cada grupo debe realizar una lluvia de ideas sobre actividades interactivas relacionadas con el correspondiente tema. Una vez que hayan terminado, pídales que sugieran una o dos actividades y expliquen por qué las sugieren. Anote las actividades en una hoja de rotafolio o en la pizarra y analice las ideas expuestas. 24 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

29 SESIÓN PLENARIA DE CLAUSURA La sesión plenaria de clausura servirá de conclusión a las sesiones de capacitación e intercambio de ideas en que hubieran participado los instructores durante el seminario. Es la última oportunidad que tendrá el Comité Distrital de Capacitación para destacar los puntos importantes y atender otros asuntos del distrito. El objetivo es finalizar con broche de oro la reunión de capacitación. Antes de la sesión Repasar la diapositiva 28 y modificarla según sus necesidades. Pautas para la sesión Poner de relieve los temas principales de las discusiones y los puntos fundamentales. Agradecer y reconocer la destacada participación de los asistentes al seminario. Invitar a los participantes a formular preguntas al Comité Distrital de Capacitación. Destacar la importancia de la evaluación para organizar mejores seminarios de capacitación en el futuro. Alentar el uso de las redes sociales para proseguir nuestra tarea de compartir ideas, e información sobre nuestros éxitos y desafíos. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 25

30 Anexo 1 MÉTODOS DE ENTRENAMIENTO Intercambio de ideas Taller Panel Intercambios breves Los intercambios de ideas son óptimos cuando los participantes tienen experiencia en el tema. El instructor facilita la discusión para asegurarse de que nadie monopolice la discusión y que todos tengan oportunidad de contribuir, también podrá incorporar una actividad al final de la sesión para que los participantes apliquen las ideas tratadas. Los intercambios de ideas son más efectivos cuando se realizan con los asistentes sentados en una mesa en forma de U. Los talleres resultan eficaces cuando el objetivo es practicar una aptitud concreta u ofrecer nuevos conocimientos mediante una actividad interactiva. Los talleres deberán estar a cargo de expertos y requieren que la configuración de la sala permita a los participantes trabajar en grupos y que el facilitador se desplace fácilmente entre ellos. Los paneles resultan ideales cuando el objetivo de la sesión es transmitir información mediante anécdotas personales, demostraciones a cargo de expertos o presentaciones con elementos gráficos. La sala deberá estar equipada con los equipos audiovisuales necesarios y contar con una mesa para los panelistas y asientos tipo auditorio para el público. Las sesiones de intercambios breves permiten conversaciones personales cronometradas donde se intercambien ideas y establezcan relaciones. La sala podría configurarse con una mesa en forma de U o con una línea de mesas con sillas a ambos lados. 26 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

31 Mesas de discusión Mesas redondas sin moderador Sesiones plenarias Las mesas de discusión están orientadas al intercambio de ideas. Las sesiones son dirigidas por un instructor y uno de sus asistentes o un facilitador se sienta en cada una de las mesas para que la discusión no se desvíe del tema. Los facilitadores también se aseguran de que nadie monopolice la discusión y que todos tengan oportunidad de contribuir. Los facilitadores deben tener los suficientes conocimientos sobre el tema para poder responder o aclarar las preguntas de los participantes. Las mesas deben ser circulares para facilitar al máximo el intercambio. Las mesas redondas sin moderador son útiles cuando el objetivo es ofrecer a los participantes tiempo para establecer relaciones personales, intercambiar ideas sobre mejores prácticas, tratar temas de su elección o trabajar en ideas sobre proyectos conjuntos. Al permitir que todos los participantes puedan verse las caras, las mesas circulares facilitan la discusión y las relaciones personales. Las sesiones plenarias son ideales cuando el objetivo es motivar e inspirar a los participantes o cuando se desea ofrecer información actualizada sobre un tema que interesa a una amplia audiencia. Estas sesiones frecuentemente incluyen presentaciones multimedia. Por lo general, la sala en que tienen lugar incluye un estrado y asientos tipo auditorio suficientes para acomodar a un número elevado de asistentes. ANEXOS 27

32 Anexo 2 ESPAÑOL (ES) HOJA DE TRABAJO PARA LA PREPARACIÓN DEL DIRIGENTE DE CAPACITACIÓN Nombre del dirigente de capacitación: Reunión: Responsabilidades del dirigente de capacitación Asistir a la sesión de capacitación para los instructores (siempre que se organice la misma). Leer y cerciorarse de comprender todos los materiales recibidos. Prepararse debidamente para todos los grupos de discusión. Prestar servicio en calidad de dirigente en la reunión de capacitación que le sea asignada. Asistir a todas las sesiones plenarias y otras actividades. Asesorar y apoyar a los participantes y otros dirigentes de capacitación. Cumplir funciones de recurso informativo para los dirigentes distritales y de club. Participantes: Contactos clave para la reunión: Meta general de la capacitación: Sesiones asignadas al dirigente de capacitación (sesión, hora, lugar): Recursos proporcionados para la preparación y moderación de las sesiones: Materiales que recibirán los participantes para reforzar la capacitación: Otros recursos necesarios para la capacitación (comuníquese con el instructor distrital para averiguar si están disponibles): 28 SEA UN LÍDER: CAPACITACIÓN DISTRITAL

33 Nombre del moderador/dirigente de capacitación adjunto, si corresponde (sesión, nombre, cargo): LISTA DE VERIFICACIÓN PARA LA PREPARACIÓN DE LA SALA DE REUNIÓN El día de la reunión de capacitación, utilice la lista de verificación que sigue para cerciorarse de que todas las salas cuenten con los arreglos adecuados y el equipo funcione debidamente. Inspección final antes de la reunión Nombre y ubicación de la sala: Aspectos generales: Es correcta la disposición de la sala? Se cuenta con suficientes sillas para los participantes? Hay suficiente luz para todos los participantes? Se ha colocado el programa en la pared? Se colocó un letrero con el nombre de la reunión o sesión en un lugar visible y prominente? Se dispone de agua para los participantes y el dirigente de capacitación? Se colocó cinta aisladora sobre los cables eléctricos para evitar accidentes o se los puso fuera del paso? Materiales de capacitación: Están las hojas del rotafolio en un atril? Es visible el rotafolio para todos los participantes (las letras y cifras deberán tener un mínimo de 5 cm de altura)? Se dispone de rotuladores para escribir en los rotafolios? Se cuenta con visibilidad correcta desde todos los asientos para el rotafolio y la(s) pantalla(s)? Están preparados los apuntes y hojas informativas? Están colocados los tarjetones de mesa? Se cuenta con un reloj? Equipo audiovisual: Está enfocado correctamente el retroproyector o proyector? Funciona la computadora? Está el archivo de la presentación o las transparencias listas para comenzar en el punto inicial y con indicación para avanzar cuando corresponda? Se dispone de dispositivo de control remoto para hacer avanzar las transparencias? Está prendido el micrófono y se ha regulado el volumen? ANEXOS 29