ESTRATEGIAS DE INVENTARIOS EN UN ALMACÉN MANEJADO POR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES (WMS)

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Ernesto Redondo Carmona
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1 2SYS s.a. Av. Colón 5500 depto. 105-A Las Condes Santiago Chile Teléfono: (56 2) Fax: (56 2) ESTRATEGIAS DE INVENTARIOS EN UN ALMACÉN MANEJADO POR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES (WMS) Claudio González Vache Revisión: 1.0 Febrero del 2016

2 . Esta obra está licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional. Para ver una copia de esta licencia, visita i.

3 . Contenido Introducción... 1 Recepción de Mercaderías... 2 Ingreso de mercaderías a su lugar de almacenamiento... 2 Conteo periódico de las existencias almacenadas... 2 Inventarios Periódicos... 2 Inventarios por Ubicación/es... 3 Inventario por Producto o Grupos de Productos... 3 Inventarios de Oportunidad... 3 Recolección de mercaderías para despacho o reubicación dentro del almacén... 3 Despacho de mercaderías... 4 Algunos consejos prácticos para mejorar en control en tus Almacenes... 4 Revisión Fecha Revisado por Observaciones 1.0 Feb/2016 Claudio González Vache i.

.. 3 Inventario por Producto o Grupos de Productos... 3 Inventarios de Oportunidad.

5 ESTRATEGIAS DE INVENTARIO ESTRATEGIAS DE INVENTARIOS EN UN ALMACÉN MANEJADO POR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES (WMS) INTRODUCCIÓN El objetivo principal de todo Sistema de Gestión de Almacenes es el de aumentar la eficiencia de los tiempos y los recursos necesarios para que los productos, que se consuman o distribuyan, fluyan en el menor tiempo posible, al menor costo y con las menores mermas. El mundo del retail en Chile reconoce una merma operativa sobre la venta neta un 1,35%, con un mínimo de 0,8% y un máximo del 3%. Durante el año 2014 esto significó un monto de U$230.- millones al año. En el estudio que generó estas cifras se determinó que el 87% de esta merma se debe al hurto interno, robo o hurto externo y errores administrativos. La herramienta con la que cuentan los administradores de Almacenes para minimizar este efecto indeseado son los Inventarios. Desde el punto de vista de las operaciones, debemos entender por inventario toda acción, al interior de los almacenes, que permita verificar que las cantidades manejadas por los sistemas de control coincidan con la realidad de los bienes almacenados en dichos almacenes. De lograrse este gran objetivo el valor de las existencias deberá cuadrar en forma natural con su valor contable. Los puntos más importantes de control de cantidades en un proceso de almacenamiento son los siguientes: Recepción de mercaderías Ingreso de mercaderías a su lugar de almacenamiento Conteo periódico de las existencias almacenadas Recolección de mercaderías para despacho o reubicación dentro del almacén Despacho de mercaderías

El mundo del retail en Chile reconoce una merma operativa sobre la venta neta un 1,35%, con un mínimo de 0,8% y un máximo del 3%. Durante el año 2014 esto significó un monto de U$230.

6 RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS Al implementar un Sistema de Gestión de Almacenamiento, es primordial segregar las distintas áreas funcionales del almacén con el objeto de crear barreras de control entre ellas. Este es un punto neurálgico en la operación ya que el correcto conteo de las mercaderías que se recepcionan tiene directamente un impacto económico en su resultado. Debemos pagar las mercaderías que se recepcionen. En esta área del proceso de deberán efectuar las siguientes actividades: Verificación de Documentación de Ingreso Conteo de mercaderías en ubicación de recepción asignada Control de calidad, si se requiere Etiquetado, si se requiere Ingreso de recepción al Sistema INGRESO DE MERCADERÍAS A SU LUGAR DE ALMACENAMIENTO Al ingresar la recepción aprobada al sistema, los WMS generan una orden de movimiento de mercaderías desde una ubicación en el área de Recepción a una o muchas ubicaciones determinadas por el sistema de acuerdo a las cantidades y características del producto. Al efectuar este movimiento de mercaderías, los Sistemas, obligan al operador a verificar las cantidades colocadas en cada posición de destino. Este control de cantidades debe cuadrar con las cantidades recepcionadas. En este punto del proceso ya hemos efectuado dos inventarios y la mercadería recién está disponible para su distribución o consumo. CONTEO DE LAS EXISTENCIAS ALMACENADAS Este es el proceso que normalmente se conoce como el inventario, y el que normalmente se efectúa una vez al año, en forma masiva, de acuerdo a la normativa de auditoria tradicional en Chile. En este punto los Sistemas de gestión de Almacenes pueden ofrecernos las siguientes opciones: Inventarios Periódicos Inventarios por Ubicación/es Inventario por Producto o Grupos de Productos Inventarios de Oportunidad Inventarios Periódicos Esta opción permite al administrador seleccionar los productos que desea inventariar periódicamente indicando la frecuencia, diario, semanal, quincenal, mensual, semestral o anual o cualquier cantidad de días que se requiera. 2

Debemos pagar las mercaderías que se recepcionen.

7 Si solo se requiere un inventario anual, se seleccionan todos los productos y se define periodo anual. En este punto, las buenas prácticas indican que los productos prime de la compañía deberían ser inventariados a lo menos una vez al mes. Normalmente los sistemas distribuyen esta carga de trabajo durante el periodo para no sobrecargar las tareas de los Controladores de Inventario. Inventarios por Ubicación/es La actividad más frecuente de los Controladores de Inventarios, es inventariar por ubicaciones. Si se logra mantener controladas todas las ubicaciones se logrará mantener controlado el almacén completo. Normalmente se pueden generar hojas de inventario para una ubicación, una fila del pasillo, una columna del pasillo, un pasillo o un sector completo. Inventario por Producto o Grupos de Productos Esta opción la utilizan los controladores de inventario cuando existen dudas acerca del inventario total de un producto en particular. Al seleccionar un producto o grupo de productos a inventariar el Sistema emitirá las hojas de inventario para cada equipo de conteo de acuerdo a parámetros previamente definidos, como ser cantidad máxima de ubicaciones a inventariar, sectores a inventariar o tipo de ubicaciones ya que en algunos casos se requerirá de equipos especiales para efectuar los conteos, como elevadores para contar en altura. Inventarios de Oportunidad Este tipo de inventario, implementado solo por algunos WMS, se refiera a la generación de hojas de inventario a ubicaciones específicamente determinadas en las cuales el recolector, al momento de efectuar cada recolección, debe informar la cantidad restante en la ubicación. En caso de coincidir con el saldo controlado el sistema no toma ninguna acción. Solo en caso que el operador informe una diferencia se genera la hoja de inventario, la cual tiene prioridad sobre cualquier otra y requiere de una revisión inmediata. Este tipo de inventarios se aplica a productos de gran valor y fáciles de hurtar Recolección de mercaderías para despacho o reubicación dentro del almacén Cada vez que un recolector procesa una hoja de recolección (picking) está obligado a contar las cantidades recolectadas, este acto es uno de los que actualiza las existencias disponibles. Esta actividad puede efectuarse escribiendo en una hoja de recolección en papel y su posterior digitación o mediante terminales móviles para efectuar el proceso en línea. Dependiendo de la infraestructura de cada almacén en este punto se requiere efectuar el embalaje y etiquetado de despacho. Este puede ser efectuado por el 3

Normalmente los sistemas distribuyen esta carga de trabajo durante el periodo para no sobrecargar las tareas de los Controladores de Inventario.

8 recolector (Pick- Check-pack) el cual deberá entregar el bulto cerrado y etiquetado en la zona de despacho. En algunas instalaciones sofisticadas se verifica el Pick-Check- Pack mediante el peso de bulto. En caso de discrepancias sensibles, se abre y revisa el bulto. En caso de contar con una unidad de verificación y embalaje, el recolector debe entregar a esta unidad su recolección con una identificación del pedido recolectado (Pick). Esta unidad de verificación procederá a verificar el conteo hecho por el recolector, embalar y etiquetar los bultos a despachar (Check-Pack). Despacho de mercaderías Llegamos al penúltimo inventario de proceso logístico de un Almacén. En al caso de productos embalados y etiquetados el despachador solo debe verificar que las etiquetas coincidan con la documentación generada por el Sistema en este punto. En el caso de los productos sueltos debe efectuar el último conteo de productos en el almacén y autorizar la carga o entrega al cliente. Esta área también debe estar segregada del resto para evitar confusiones de carga y hurtos de los transportistas. El objetivo tradicional es contar una vez al año. El objetivo de los Gestores de Almacenes es el de contar todas las veces que sea necesario para garantizar que los saldos de las mercaderías representen en todo momento la existencia. ALGUNOS CONSEJOS PRÁCTICOS PARA MEJORAR EN CONTROL EN TUS ALMACENES El control de este proceso es el que requiere de más esfuerzo por parte de los gestores del almacén y normalmente requiere de habilitar en los siguientes controles: Acceso restringido a los almacenes Segregación de áreas de recepción, almacenamiento y despacho Un activo controlador de existencias independiente del gestor de los almacenes No efectuar procesos productivos al interior de los almacenes Si el almacén es de cajas abiertas (distribuye mercaderías en unidades) se recomienda el uso de UDA s (Unidades de Almacenamiento) en cada ubicación que no permitan ver los productos que contiene la ubicación. Esto disminuye las tentaciones. Amigos, hemos hecho un rápido resumen de los inventarios que se requieren para mantener nuestros almacenes con un nivel de control adecuado y solo nos falta mencionar el Último Inventario y el más importante. Es el conteo que hará el receptor o cliente de la mercadería y que finalmente calificará nuestro servicio. 4

En caso de contar con una unidad de verificación y embalaje, el recolector debe entregar a esta unidad su recolección con una identificación del pedido recolectado (Pick).

9 RECUERDEN EL PEDIDO PERFECTO ES EL QUE SE ENTREGA EN CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y PRECIO ACORDADO 5

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