Subdirección Administrativa y Financiera.

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1 PÁGINA 1 de 7 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del Cargo Nivel del Cargo Área o Dependencia Cargo superior inmediato Cargos subordinados Coordinador de Gestión Documental Táctico Subdirección Administrativa y Financiera Subdirector Administrativo y Financiero Técnico Administrativo Auxiliar Archivo 2. UBICACIÓN DEL CARGO EN EL ORGANIGRAMA Subdirección Administrativa y Financiera. Coordinador de Gestión Documental Técnico de Archivo Auxiliar de Archivo

2 PÁGINA 2 de 7 3. OBJETIVO DEL CARGO : Planear, organizar y controlar la prestación de los servicios de apoyo; administración y gestión documental de acuerdo con las normas, instructivos, procedimientos y manuales internos de la Organización, para garantizar su eficaz funcionamiento, organización, custodia, conservación y valoración de los documentos de archivo clínicos y administrativos de la Institución. 4. REQUISITOS DE FORMACION Y EXPERIENCIA: Secundaria Nivel Académico Requerido Técnico Tecnólogo Profesional Profesional en Gestión Documental, Archivistica o Bibliotecología Postgrado Conocimientos Básicos Esenciales Conocimientos intermedio de Herramientas de Ofimática (Excel, Word y PowerPoint). Conocimientos en programas de gestión documental. Conocimiento legislación vigente sobre archivo clínico y archivo administrativo. Experiencia Mínimo Dos (2) años de experiencia relacionada con las funciones del cargo. 5. ENTORNO OPERATIVO Interno: Todas las áreas del hospital Externo: Entes de Control 6. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

3 PÁGINA 3 de 7 No. FUNCIONES GENERALES ACTIVIDADES O CONDUCTAS ASOCIADAS 1. Planear, coordinar, organizar y evaluar las actividades del área. Organiza y distribuye las actividades dentro del personal de su área, les hace seguimiento y evaluación, identificando oportunidades de mejora y planes de acción a seguir. Reporta oportunamente al área correspondiente las novedades que se presenten Documentar, Implementar, socializar y mejorar los diferentes procesos del área. Administrar y coordinar el proceso de gestión documental, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la institución. Generar indicadores y con base en estos realizar los planes de mejora a que haya lugar. Entregar informes a las áreas o entes de control que lo requieran. Participar en los diferentes procesos institucionales Documenta, socializa, implementa y mejora los manuales, procedimientos e instructivos relacionados con el proceso de gestión documental del archivo administrativo y clínico. Documenta y actualiza las tablas de retención documental de las diferentes áreas o servicios. Realiza capacitación sobre proceso de archivo al personal administrativo o asistencial que lo requiera para el desarrollo de sus funciones. Establece Cronograma de Transferencia de documentación por áreas y hace seguimiento al mismo para asegurar su cumplimiento. Establece los controles y vela por el cumplimiento de la restricción y accesos a la información. Evalúa el correcto diligenciamiento de los soportes físicos que complementan la Historia Clínica, hace retroalimentación de los hallazgos, para que los involucrados generen los correspondientes planes de mejora Genera los indicadores del área, realiza el análisis correspondiente y con base en estos formula las acciones de mejora a que haya lugar. Sube los indicadores al sistema de información establecido por el hospital para tal fin. Envía información a las áreas que por las funciones que desarrollan la requieran. Presenta los informes requeridos por la Dirección General, subdirecciones o comités. Entrega a los diferentes organismos de control, organismos judiciales, EAPB, Defensoría del Pueblo, Personería, Fiscalía General, Instituto Colombiano de bienestar familiar, Comisarías de Familia información relacionada con requisiciones de historias clínicas. Presenta informe anual de gestión del área, de acuerdo con los parámetros establecidos por la institución. Participa activamente del proceso de acreditación del Hospital y mantenimiento de la misma. Participa en los diferentes comités que por su función sea requerido.

4 PÁGINA 4 de 7 7. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Servicio al cliente con orientación a la calidad Trabajo en equipo Manejo de la Información Tener Calidez y sensibilidad por comprender y satisfacer las necesidades o exigencias de nuestros pacientes, demostrar el deseo de ayudar y servir a sus familias. Esforzarse por conocer y resolver los problemas de los clientes internos y externos y todos aquellos que cooperen relación institución cliente. Disposición para trabajar con otros, de manera cooperada, asertiva y transparente en la consecución de una meta común, anteponiendo los intereses del equipo sobre los propios. Organizar adecuadamente la información y garantizar que esta sea accesible solamente para aquellos autorizados a tener acceso. Explora nuevas necesidades de los clientes (usuarios) y busca la forma de satisfacerlas. Comprende las necesidades de las personas y demuestra interés por resolverlas. Canaliza las necesidades de los clientes (usuarios) hacia las instancias que puedan solucionarlas. Posee un trato cordial y amable con el cliente (usuario) y se interesa por él como persona. Identifica claramente los objetivos del equipo y orienta su trabajo. Interactúa con los demás miembros del equipo en términos de buen trato, ayuda mutua y colaboración favoreciendo un ambiente de trabajo adecuado. Realiza las actividades requeridas para contribuir al logro de los objetivos comunes. Asume como propios los desaciertos del equipo. Reconoce y valora el aporte de los demás. Utiliza la información de que dispone única y exclusivamente para el ejercicio de sus funciones. Utiliza todos los medios a su alcance, para garantizar la más estricta confidencialidad respecto de la información de que dispone. Advierte del deber de confidencialidad y secreto a cualquier persona que por su relación con él, deba tener acceso a la información.

5 PÁGINA 5 de 7 Gestión del conocimiento Ética y valores Capacidad para reunir, emplear y compartir el conocimiento y la experiencia. Coordinar, comunicar, establecer metodologías y controlar el conocimiento que fluye en la institución, tener amplio conocimiento de los temas del área del cual se es responsable; comprender la esencia de los aspectos complejos para transformarlos en soluciones prácticas y operables para la institución. Sentir y obrar consecuentemente con los valores morales, las buenas costumbres y prácticas profesionales, respetando las políticas institucionales. Se abstiene de reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros la información de que por el ejercicio de sus funciones dispone o conoce. Genera y desarrolla ideas que promueven una transformación funcional en su área. Genera ideas que permitan mejorar su ámbito de trabajo. Comparte logros y experiencias y se abre al conocimiento de los otros, con el fin de alcanzar los objetivos del área. Promueve ideas que contribuyan a mejorar el conocimiento y desempeño de sus colaboradores. Respeta y hace respetar las pautas de trabajo establecidas por el hospital. Desafía a otros a actuar de acuerdo con valores y creencias. Es abierto y honesto en lo relacionado con su trabajo. Reconoce los errores y asume la responsabilidad. Conoce y pone en práctica los valores institucionales. 8. COMPETENCIAS TRANSVERSALES Liderazgo Guiar y dirigir grupos, establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales. El grupo lo percibe como un líder, fija objetivos y realiza un adecuado seguimiento brindando feedback a los distintos integrantes. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. Se asegura que su grupo de trabajo disponga de la información y recursos necesarios. Mantiene a sus colaboradores motivados. Manejo de grupos de trabajo Establece los objetivos del grupo de

6 PÁGINA 6 de 7 Planeación Orientación a Resultados Comunicación Asertiva Asumir el rol de orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas y promoviendo la efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales. Determinar de forma eficaz, fases, etapas, metas y prioridades para la consecución de objetivos, a través del desarrollo de planes de acción, incluyendo los recursos necesarios y los sistemas de control. Dirigir sus acciones hacia el cumplimiento total de los objetivos establecidos tanto a nivel personal como del área de trabajo. Asume retos más allá del nivel exigido para mejorar en calidad y resultados. Es el conjunto de habilidades que posibilita la participación apropiada en situaciones comunicativas específicas. forma clara y equilibrada. Se asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales. Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir. Realiza evaluación de desempeño a sus colaboradores y los retroalimenta sobre los resultados de la misma Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo. Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas. Elabora los planes de acción del área, los cuales deben estar en concordancia con el direccionamiento estratégico, objetivos y políticas institucionales. Hace seguimiento a los procesos a su cargo, con el fin de verificar indicadores de calidad, identificar oportunidades de mejoramiento y realizar ajustes oportunos. Fija prioridades e identifica las actividades más importantes y menos importantes. Asigna el tiempo apropiado para llevar a cabo el trabajo propio y el de los demás; evita conflictos de horarios; elabora cronogramas y metas parciales. Fija Objetivos para su área en concordancia con los objetivos estratégicos de la organización. Trabaja con objetivos claramente establecidos y realistas. Diseña y utiliza indicadores para medir y comprobar los resultados obtenidos. Hace seguimiento a los indicadores y formula planes de mejora al respecto cuando hay desviaciones. Coordina adecuadamente el lenguaje corporal con el lenguaje oral en las situaciones de comunicación interpersonal.

7 PÁGINA 7 de 7 Es la capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas de forma efectiva, exponer aspectos positivos, la habilidad de saber cuándo y a quién preguntar para llevar adelante un propósito. Mantiene una actitud receptiva ante las opiniones, ideas y demandas de sus interlocutores. Selecciona, conoce y aplica correctamente los códigos y canales de comunicación según las situaciones. Adecua el mensaje a los receptores, en función de los objetivos perseguidos.

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