PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR. Area Involucrada Nombre Puesto Firma / Fecha Dirección General Scanda Cepeda Presidencia y Director General

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1 1 de 14 PROCEDIMIENTO No.: Área: General Elaborado por: Dulce Mera Responsables Fecha: 28/Feb/14 Firmas Revisado por Supervisor Inmediato: Greg Prokopchuk Aprobado por CFO FINANZAS: Greg Prokopchuk Fecha: 28/Feb/14 Fecha: 28/Feb/14 Area Involucrada Nombre Puesto Firma / Fecha Dirección General Scanda Cepeda Presidencia y Director General Finanzas Greg Prokopchuk CFO Finanzas Operaciones Silvia Aguirre Director de Operaciones Finanzas Dulce Mera Directo de Fianzas 1. Propósito 2. Alcance 3. Políticas 4. Responsabilidades 5. Procedimiento INDICE

2 2 de 14 HISTORIA DEL DOCUMENTO FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE 20 Oct Versión original DM 19Abril Modificación DM 19ABRIL Modificación DM 30May Modificación DM 28 feb Modificación DM

3 3 de 14 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS NOMBRE AREA VERSIÓN FECHA Scanda Cepeda Presidencia y Director General 1.5 Greg Prokopchuk CFO 1.5 Silvia Aguirre Director de Operaciones 1.5 Dulce Mera Director de Finanzas 1.5

4 4 de PROPÓSITO 1.1 Controla el proceso de pagos considerando aspectos contables, fiscales y legales por medios electrónicos. 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento es aplicable para todos los empleados 3. POLÍTICAS 3.1 Es política de la Empresa controlar la generación de pagos a proveedores de acuerdo a las solicitudes por parte de los empleados autorizados a estas con la intención de prevenir fraudes o pérdidas generadas por la no autorización adecuado de los servicios. E incluir el proceso electrónico de pago (transferencia bancaria). 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad de todos los empleados de la Empresa cumplir con lo establecido en el presente procedimiento. 4.2 Es responsabilidad del Área de finanzas revisar y actualizar el presente procedimiento de acuerdo a las necesidades de la empresa así como de los cambios legales y fiscales que afecten este rubro. 5. CUENTAS POR PAGAR Para cumplir con la emisión oportuna de pago a proveedores internos y externos así como con transferencias bancarias, para pago de servicios y demás gastos que deban de ser realizados por Strategic Solutions SA de CV es necesario entregar la documentación en forma impresa y en archivos electrónicos (PDF Y XML) al área de finanzas Solicitar a nuestros proveedores recurrentes y todos aquellos cuyo monto del cheque sea mayor a 10, pesos mexicanos o bien se tenga una relación comercial constante la siguiente información para integración de expediente de proveedor: Personas Morales -copia de acta constitutiva -copia de poderes -copia de la identificación del representante legal -copia de RFC o alta de hacienda -copia de registro patronal de imss -copia de comprobante de domicilio fiscal

5 5 de 14 Personas Físicas -copia de su alta en hacienda -copia de identificación oficial -comprobante de domicilio -No. de registro patronal -copia de la última declaración anual Los documentos anteriores deberán ser solicitados de forma electrónica y dicha información será subida al común en carpetas con nombre del proveedor en la ruta: Común/Finanzas/Expedientes/2014/Enero/ GPC 1.- El solicitante del pago deberá entregar o enviar vía correo electrónico al área de finanza los archivos electrónicos los cuales constan de un archivo en formato PDF y el otro en formato XML dichos archivos serán guardados por finanzas en el directorio del común en el apartado de CDFI según el año, mes y programa o departamento para su validación en el SAT, ejemplo de la ruta: Común/Almacén/CFDI/CDFI 2014/Ene/5120 Común/Almacén/ CFDI/CFDI2014/May/Dept12 Documentación Física: Solicitud de Cheque firmada por el Responsable del Departamento y el jefe inmediato superior En todos los casos estas solicitudes de cheques deberán de traer copia del CFDI, del archivo XML más la impresión de la validación del CDFI (Finanzas anexa). En ningún caso Strategix realizará pagos sin CDFI. Esta solicitud deberá contener el Programa o Departamento al cual se le cargara los costos del CFDI e indicar el código de identificación para el programa ejemplo: IME IFE N/A IPF IPI IGC

6 6 de 14 Datos del CDFI expedido a Strategix los datos que deberá contener el CDFI mismos que es responsabilidad del solicitante del servicio verificar: Strategic Solutions SA de CV. R.F.C. SSO V42 Dirección: Gobernador José Guadalupe Covarrubias no. 78 Col San Miguel Chapultepec. C.P , Del Miguel Hidalgo. Con IVA desglosado Solicitar en todos los casos el CFDI en formato electrónico el cual consta de dos archivos PDF Y XML, se deberá proporcionar un correo electrónico para que el proveedor pueda hacer el envió de los archivos. No serán recibidas las solicitudes de cheque por parte de finanzas cuando uno de estos datos este incorrecto o no sea entregado al mismo tiempo los archivos electrónicos y la solicitud de cheque. En los casos en que los archivos contengan algún error será responsabilidad del solicitante, obtener los archivos correctos o bien solicitar las correcciones con el proveedor. 2.- En el caso de los Expense Reports, deberán ordenar y pegar los comprobantes En hojas (reciclables) para su mejor revisión y en el caso de las comidas hechas en el D.F. no olvidar incluir su comprobante de pago con (voucher) tarjeta corporativa así como de incluir en todos los casos los CFDI S de las compras realizadas con tarjeta de crédito, anotar el nombre de las personas( Anexar CDFI IMPRESO MAS ARCHIVOS ELECTRONICOS(PDF Y XML)que asistieron a la comida, así como la razón o motivo de la comida. Recordar que los establecimientos de alimentos están enviando los archivos en formatos PDF y XML al correo que se le indique siempre y cuando al momento del pago se solicite la expedición del CDFI En los casos de gastos por viajes de negocio se deberá de anexar el cupón de pasajero del boleto de avión(boleto ELECTRONICO EN ARCHIVO válido hasta 1 de Julio del 2014 después de esta fecha entregar CDFI más archivos en PDF Y XML ) así como todos los gastos relacionado con el viaje los que pueden ser: hospedaje, comidas, taxis, etc., de todos estos comprobantes anexar los archivos en formato PDF y XML de los CFDI S correspondientes y entregar o enviar por correo electrónico al área de finanzas al momento de la entrega del expense report. Cabe mencionar que si se realizan compras por INTERNET con Tarjeta corporativa con un proveedor o un portal nacional se deberá solicitar EL CFDI, con requisitos

7 7 de 14 fiscales de esta compra, ya que estos proveedores están obligados a emitir comprobantes y/o facturas con requisitos fiscales. En el caso de compras en el extranjero o mediante portales de Internet del extranjero deberá de solicitar la factura y/o documento el cual compruebe la compra legal del bien adquirido y a su vez el pago de impuestos de importación. - Se elaboraran 2 Expense reports: 2.1- Expenses de gastos hechos con AMEX Este expense deberá ser presentado al área de Finanzas con un mínimo de 5 días hábiles antes d ela fecha de pago 24 de cada mes para su proceso, cumpliendo con los mismos requisitos de presentación de los expenses mas el estado de cuenta de AMEX cabe mencionar que queda prohibido hacer compras personales con la tarjeta corporativa AMEX. Por otro lado se les menciona lo siguiente: La fecha limite de pago de AMEX es los días 24 de cada mes y la fecha de corte son los días 14 de cada mes. En los casos de que no sea entregado este expense a tiempo será responsabilidad del empleado hacer el pago y en su caso al pago de lo intereses moratorios generados por pago extemporáneo. Mencionando que dichos pagos extemporáneos afectan directamente él Historial crediticio de la empresa. 2.2 Expense de gastos no hechos con AMEX. Para estos casos este expense tendrá que ser presentado dentro de los 5 Primeros días hábiles de cada mes para que sean procesados por el área finanzas en en los siguientes 10 días hábiles. De todos estos comprobantes anexar los archivos en formato PDF y XML de los CFDI S correspondientes Si el expense report es menor a $ pesos, este será pagado por caja chica y deberá cumplir con la fecha de presentación es decir dentro de los 5 dias primeros días hábiles del cada mes. 3.- Por caja chica, solo se podrán pagar gastos hasta por $ pesos los importes solicitados de caja chica se deberán comprobar dentro de las siguientes 24 horas hábiles De todos estos comprobantes anexar los archivos en formato PDF y XML de los CFDI S correspondientes y entregarlos a finanzas al momento de la entrega de su expense 3.1.-Es indispensable se entregue documentación comprobatoria del servicio o gastos, esta documentación puede ser según sea el caso En el caso de los taxis, la persona que solicite el servicio de taxi deberá firmar el vale de caja chica y anotar la dirección ya que de no estar firmado y contener dicha dirección no se pagará. En los casos de consumos en restaurantes y gasolinas deberán ser pagados con tarjetas de crédito o debito.

8 8 de 14 El pago por kilometraje será de $ (Dos pesos con 50/100 mn) por kilometro Par los casos en que se solicite se pague por caja chica gastos para de Exposiciones, Eventos, Conferencias etc es necesario comprobar la asistencia a dicho evento. (Gafete, boleto, invitación, etc.) En los casos que los empleados tengan que rembolsar a finanzas excesos de efectivo el área no o recibirá efectivo dichas cantidades tendrán que ser depositadas a la cuenta bancaria de Strategic Solutions SA de CV 4.- Fechas de Pago a Proveedores: Los pagos de cheques se realizaran los días MARTES de cada semana: Los cheques serán elaborados de acuerdo a lo siguiente: Solicitudes entregadas Lunes Martes y Miércoles (antes de las hrs), serán consideradas para pago del día Martes inmediato. Solicitudes entregadas los días Jueves y Viernes serán consideradas para pago el siguiente Martes no el inmediato. Ejemplo: L M M J V S D Las solicitudes entregadas el 1,2 y 3 del ejemplo serán pagadas para el Martes 09 y las solicitudes entregadas los días 4 y 5 del ejemplo serán pagadas el Martes 16 ** En el caso de que las validaciones de los CDFI s contengan una inconsistencia se le notificara de inmediato al solicitante la causa del porque no se realizara el pago correspondiente. 4.1 Pagos urgentes Estos pagos urgentes serán realizados si se cumple lo siguiente: a) Solicitud de cheque debidamente llenada y con las firmas correspondientes en un horario de 9 a 13 hrs b) Anexo físico de los archivos PDF, XML y validacion c) Entrega o envio de los archivos PDF, XML y VALIDACION a finanzas

9 9 de 14 d) ***LA VALIDACION DE LOS CFD S será realizada por el solicitante del pago urgente e) En caso de cumplir con lo anterior el pago se realizara de acuerdo al calendario establecido 5.- En los casos en que haya un anticipo de gastos y no sea utilizado en su totalidad, la diferencia que exista entre el importe del anticipo y la suma de sus comprobantes (siempre y cuando la suma de los comprobantes sea menor al importe del anticipo) deberá ser depositada en las cuentas de bancos de Strategic, ya sea en pesos o dólares según haya sido la moneda del anticipo, anexando ficha de depósito a su expense para su entrega a finanzas. 6.- Para los pagos en dólares, dar aviso al departamento de finanzas con 7 días hábiles de anticipación 6.1 Cuando se solicite a finanzas hacer una transferencia bancaria y esta haya sido autorizada el área de finanzas y considerar 48 hrs más para su realización es necesario proporcionar los siguientes datos: Nombre del beneficiario Número de cuenta clabe Banco y no. de sucursal País y ciudad En caso de transferencias internacionales proporcionar ABA, SWIFT CODE 7.- En los casos en que se incurran en excedentes de uso de celulares pagados por la empresa aplicara lo siguiente: El área de finanzas les notificará a cada uno de los empleados que en el mes haya incurrido en exceso del uso de los celulares las cantidades correspodientes. Los empleados que tengan estos excesos tendrán 4 días hábiles para identificar el porque del exceso ya que este podría ser cargo al programa, departamento o cargo a la cuenta personal del empleado Para que finanzas pueda cargar estos costos a los Programas el Project Manager del programa deberá de firmar el estado de cuenta del TELCEL para su aprobación y aceptación del costo a su programa. En el caso de que el departamento deba de absorber el costo deberá de estar firmado por el jefe inmediato. Si hubiera casos en que los excesos correspondan a llamadas personales este costo deberá ser cubierto a más tardar dentro de los 4 días hábiles siguientes al conocimiento del exceso y en el caso en los que proceda realizar pago estos deberán ser pagados por medio de depósito bancario o transferencia a Strategic Solutions SA de CV.

10 10 de 14 En caso de que dicha información no este en tiempo en Finanzas se entenderá que dichos costos son por USO PERSONAL, por lo que serán cargados a sus cuentas personales y serán descontados vía nomina. Para las llamadas de larga distancia y celulares aplica lo siguiente: Las llamadas de LD y a Celulares que se hagan para fines personales deberán de ser pagadas a más tardar dentro de los siguientes 2 días hábiles a la notificación por parte de finanzas de dicho cargo. Finanzas no es responsable de realizar ningún depósito bancario, es responsabilidad de quien solicita el cheque de realizar su orden de mensajería en recepción y que esta programe su el depósito de su cheque. CUENTAS POR PAGAR ESPECIAL PARA SOLCITUD Y COMPROBACION DE VIAJES DE REPRESENTACION En caso de que la tarjeta AMERICAN EXPRESS no fuera aceptada por el establecimiento, deberá utilizarse la tarjeta en donde se depositan los viáticos en efectivo (Scotiacard). En todos los pagos de alimentos deberán realizados con la tarjeta AMERICAN EXPRESS es necesario solicitar además del respectivo voucher el Ticket de consumo (o en su caso copia de la comanda) en donde se indique el desglose de los alimentos. No se permiten bebidas alcohólicas, ni gastos realizados dentro del DF y Área Metropolitana sin previa autorización. Solicitar el CDFI del consumo al momento del pago para revisar los datos y se asegure que el establecimiento le haga llegar por correo electrónico los archivos PDF y el XML de dicho consumo para la comprobación de gastos, sin la entrega de ambos archivos no se considerará la comprobación del gasto realizado. La fecha de corte de la American Express son los días 14 de cada mes, por lo que estos gastos deberán ser comprobados 4 días naturales después de la fecha de cortear las comprobaciones semanales de cada viaje, deben de coincidir vs estado de cuenta de amex y con el voucher de consumo, las propinas autorizadas son máximo de un10%, en caso de no contar con la comprobación correcta correspondiente, el monto será descontado del pago quincenal más próximo. Todos los pagos deberán de realizarse preferentemente con esta tarjeta por lo que es necesario en todos los casos solicitar el voucher correspondiente. En cuanto a la facturación es necesario revisar que todos los datos estén correctos al 100%: nombre y razón social de la empresa, dirección, fecha, RFC e importes.

11 11 de Tarjeta Scotiabank. Los viáticos en efectivo se depositaran semanalmente en la tarjeta Scotiacard y la cantidad dependerá de las plazas indicadas en el calendario o ruta de visitas que con una semana de antelación el trabajador envía al administrador encargado y responsable del proyecto. Todos los pagos de alimentos realizados con la tarjeta Scotiacard es necesario solicitar además del respectivo voucher, el Ticket de consumo (o en su caso copia de la comanda) en donde se indique el desglose de alimentos. No se permiten bebidas alcohólicas ni gastos del DF y Área Metropolitana. Debe de coincidir factura con el voucher de consumo, las propinas autorizadas son máximas de un 10%, en caso de no contar con la comprobación correcta correspondiente, el monto será descontado del pago quincenal más próximo. Pagos en efectivo. Evitar en la medida de lo posible los pagos con efectivo, solo podrá hacerlo en el caso de taxis de traslados. De ser posible los comprobantes de taxi deberán ser del sitio que proporcionó el servicio, en caso de no tener factura se deberá anotar el nombre del conductor y teléfono de contacto, en caso de no hacerlo, no se considerará ni reembolsará el gasto. OCTAVA. VIATICOS. Existe una cantidad máxima establecida por día en el consumo de alimentos (desayuno, comida y cena) en función del la zona geográfica en donde se encuentre el cliente en cuestión. En el reporte de gastos vienen indicados con fórmula los alimentos de cada una de los clientes, los montos incluyen propinas e impuestos, es por los tres alimentos al día. En caso de pasarse NO podrá ser aprobado por STRATEGIX. Los viáticos se solicitarán por medio del administrador encargado y responsable del proyecto los días jueves de cada semana y se depositaran los días lunes de cada semana; se deberá contar con el calendario de visitas quincenal y/o mensual. Para el depósito de viáticos será necesario que se hayan comprobado los gastos de la semana anterior, sólo en los casos en que se hayan programado visitas a principio de semana y no sea posible hacer base en la oficina, bajo autorización especial se podrán comprobar gastos dentro de esos 15 días naturales. Cuando la ciudad destino de la ruta en curso se encuentra a 4 horas de distancia del D.F. por vía terrestre, se autorizará el traslado vía aérea siempre y cuando la solicitud se realice una semana antes a la fecha de salida. La solicitud del boleto aéreo deberá hacerse únicamente a través de la agencia de viajes autorizada por STRATEGIX y la tarifa deberá ser autorizada por el administrador encargado y responsable del proyecto. Si la ciudad destino de la ruta en curso se encuentra a menos de 4 horas de distancia del D.F. por vía terrestre el traslado deberá realizarse en autobús. Cuando el pago se realice con la tarjeta corporativa AMERICAN EXPRESS en cualquiera de las situaciones ya mencionadas, el reporte de gastos deberá incluir el boleto de la línea de autobuses o el boleto aéreo electrónico CDFI (a partir del 1 de Julio del 2014 )y pases de abordar así como el voucher y la factura de compra.

12 12 de 14 Comprobación de Gastos. Los comprobantes se deberán fotocopiar y ordenar conforme al rubro por día en que aparecen en el formato y semanalmente se entregará una copia al administrador encargado y responsable del proyecto. En esa copia se deben eliminar las copias de los tickets de consumo o comandas; es recomendable que el trabajador conserve copia de ese juego. Por otro lado, es necesario separar en dos paquetes los originales de los comprobantes, por un lado los correspondientes a AMERICAN EXPRESS y por el otro los efectuados con efectivo, con sus correspondientes carátulas al frente. El o los administradores encargados del programa son los responsables de firmar ambos juegos para que posteriormente sean entregados al área de finanzas. Los reportes de gastos deben realizarse de forma ordenada, limpia y clara para facilitar su revisión. Deben entregarse los días lunes de cada semana y de forma oportuna al área de finanzas. El total de los consumos contra el total de los viáticos recibidos debe de coincidir. Se deberá de señalar el importe a favor o en contra de STRATEGIX para su respectivo reembolso. Cuando el reporte de gastos excede los viáticos depositados y éstos han sido autorizados, se reembolsarán oportunamente siempre y cuando se incluyan los comprobantes en el reporte correspondiente. En el caso que los gastos efectuados sean menores al total de viáticos depositados, el remanente deberá devolverse junto con el reporte de gastos correspondiente. El área de finanzas realizará un balance de los remanentes cada dos semanas, tiempo máximo con el que cuenta el empleado para regresar cualquier remanente pendiente. Los gastos no comprobados o no autorizados se descontarán de la nómina del EMPLEADO del periodo siguiente. El empleado, sin excepción, deberá cumplir con esta reglamentación, en caso de no estar correcto se deberá atender antes del siguiente viaje. El reporte de gastos se debe entregar al 100% correcto y se revisará al momento de la entrega. CUENTAS POR PAGAR ESPECIAL VIAJES EVENTOS Y Solicitud de cheques Es responsabilidad de la persona que realice el evento o viaje: entregar solicitudes debidamente requisitadas (fecha de solicitud, fecha de elaboración del cheque, nombre correcto del proveedor, cantidad solicitada, concepto, entrega en caso de depósito número de cuenta) y cdfi de cualquier anticipo que el solicitante pretenda realizar. Todas las solicitudes deben tener firma del solicitante y firma del Jefe inmediato superior del encargado del evento o viaje En caso de que haya un PM en la cuenta el encargado del evento o viaje no firmará hasta no tener la firma del PM

13 13 de 14 El encargado de viaje o evento es responsable de validar la información del departamento (nombre del proveedor, cantidad, fechas de solicitud y entrega) El PM es responsable de aprobar el cargo a su programa Todas las solicitudes deberán de ir respaldadas por copia de la factura o cotización Sólo se marcaran como urgentes los cheques que en realidad lo sean Cuando no haya PM involucrado en el programa se deberá de poner una anotación Expenses Los dividiremos en 2 (AMEX y efectivo) Los expenses de AMEX se harán 1 vez al mes e incluirán todos los cargos pagados con tarjeta incluyendo todos los programas (quedan estrictamente prohibidos los gastos personales en las tarjetas corporativas) Los expenses y comprobaciones de gastos en efectivo se harán por programa y se entregarán cada vez que termine el evento o viaje. Los cargos a programas deberán contar con la firma del PM responsable El cupón de pasajero de los boletos de avión o boleto electrónico deberá de ser integrados al expense report. En caso de que no haya boleto de avión deberá de indicarse en el expense (nota) Los expenses que no traigan boleto de avión no serán pagados hasta cumplir el requisito o justificar la falta de este. En caso de pérdida del cupón se cobrará el boleto de avión Todos los recibos de los expenses deberán entregarse pegados en una hoja En el caso de la devolución de dinero al departamento de finanzas, este deberá de hacerse en billetes en USD, MXP. Por lo que el TD deberá pasar a la casa de cambio del aeropuerto de donde salga a cambiar la denominación

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