Recursos Humanos Productividad e Innovación Tecnológica: Modelo de conciliación basado en soluciones TIC para PYME

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1 Recursos Humanos Productividad e Innovación Tecnológica: Modelo de conciliación basado en soluciones TIC para PYME

2 Objetivo Panel de experiencias Objetivo Principal del Panel de experiencias: Descripción de las herramientas de teletrabajo que permiten mejorar la conciliación de la vida laboral con la personal (Visión PYME) Objetivo secundario: Importancia del Software as a Service (SaaS) o Cloud computing Enfoque: Conceptual. No se realiza un enfoque técnico salvo lo estrictamente necesario. 2

3 Sistema de control de horas Breve Reflexión sobre la Filosofía de Empresa (Previo al análisis del sistema de teletrabajo)

4 Análisis de la Situación de Partida Enfoque Inicial del Modelo: Definir un modelo flexible: Orientado para una empresa de trabajadores. CIESes una empresa especializada en servicios (I+E). Su facturación se centra exclusivamente en consultoría (Horas del personal). Éxito se basa en maximizar la rentabilidad de los proyectos, es decir: Productividad. Maximizarnúmero de horas destinadas a facturación con cliente. (Minimizar costes internos) Inversión?: Análisis Amortización vs Servicio. Anticipar desembolso de tesorería(ico Tecnológico). Valor residual 4A = 0 4

5 Análisis de la Situación de Partida Desde el punto de relacional: Se venden horas y se prepaga (Nóminas). Retrasos en proyectos 3 costes: Financiero, productivos del proyecto y el de oportunidad. CIESdebe de cuidar sus clientes, proveedores y sus partners: Es decir, personas. No obstante Dependencia bidireccional. Empresa depende de sus trabajadores y los trabajadores de su empresa. Nadie es imprescindible. Internamente, todas las personas tienen una parcela de responsabilidad. 5

6 Análisis de la Situación de Partida Desde el punto de vista RR.HH: Las personas son más productivas cuando están más motivadas (1/3 del día está vinculado al trabajo): 1: Se plantea un modelo flexible: Horarios ad-hoc Fomentar importancia del tiempo. Oficina = aprovechamiento máximo para disponer de más tiempo de ocio. ( Más importante el mensaje que el control ) Jornada de trabajo flexible: Presencial (30h) + Remota Necesaria para coordinación e imagen de cliente. (Jornada 3+2). Trabaja por Objetivo y no por tiempo de dedicación 2: Política de retribución Salario Fijo + Variable vinculado a productividad. Salario Emocional: Flexibilidad, incentivos fiscales, etc. 6

7 Sistema de control de horas Premisa: No es posible gestionar lo que no se puede medir (William Hewlett) 7

8 Modelo de transparencia integral: Open Cost Definición del modelo: Las personas conocen el coste real de los elementos y su coste hora con gastos generales aplicados. Intranet Abierta Las personas conocen el coste de los proyectos y sus beneficios esperados. Las personas vinculan una parte de su variable con los beneficios. Objetivo: Incentivar a ser más productivo. Es decir: TRANSPARENCIA 8

9 Implementación del modelo: Transparencia costes y rentabilidad Cómo se resuelve esta parte? Intranet para Costes + Imputación Horas Cambio en la visión de costes de los proyectos por parte del equipo 9

10 Implementación del modelo: Transparencia de Seguimiento Cómo se resuelve esta parte? Extranet para los terceros: Seguimiento de proyectos 10

11 Resumen de la Visión y Valores Está en la Visión y Valores de la empresa: Modelo flexible, basado en objetivos donde lo importante no es trabajar 8 horas/días sino ejecutar proyectos planificados, todo ello bajo una transparencia interna y externa. Veamos como se implementa una parte del modelo Objetivo de la presentación 11

12 Sistema de control de horas Definición de un modelo de teletrabajo Análisis del ROI

13 Objetivo del modelo Reto empresarial 1. Aumentar productividad = Motivación equipo de trabajo + Formación. 2. Permitir conciliación de la vida personal. 3. Incidir ROI. Invertir mínimos recursos en aspectos no vinculados al modelo de negocio. Reto Técnico 1. Disponer de un sistema en la nube pero con almacenamiento off-line. 2. Personas equipo trabaje remotamente 3. Solución PYME Reto medio plazo 1. Mayor independencia software PC (Software as a Service en más aplicaciones) 2. Implantar ERP mediante Software as a Service + Backoffice Interno de respaldo 3. Seguir aumentando la seguridad (Minimizando el riesgo) 13

14 Planteamiento Modelo I Primer modelo definido {Servidores físicos internos} Servidor DC (15 usuarios) Servidor Intranet ( SQL Server + SharePoint) Project Server para planificación Extranet (DMZ) Servidor de Correo Interno (Microsoft Exchange) Servidor de archivos Servidor local de respaldo Acceso remoto a través de VPN + Servidor de Terminales (Terminal Server/Citrix) 14

15 Ventajas / Inconvenientes Modelo I Análisis de Costes: Licenciamiento elevado: S.O + Correo electrónico. Múltiples servidores. Persona dedicada en exclusivo al soporte, Coste anual: Personal + Amortizaciones de inmovilizado material e inmaterial. Inversión TIC con valores residuales nulos en 4 años. Dato: > 2010 ( 2x servicio 1/3 coste) Otros inconvenientes: Disponibilidad de servicio (CPD) requiere afrontar inversión. Línea dedicada a teletrabajo. Dificultad del teletrabajo por acceso (Upload) en conexiones concurrentes en nuestra ubicación física. Limitaciones de trabajadores: Teoría vs Realidad en acceso remoto. 15

16 Planteamiento Modelo II Solución: Nuevo Modelo Virtualización de determinados servidores 6 servidores -> 2 servidores. Externalización de la gestión de seguridad en infraestructura Hosting + Housing externo. Análisis de costes: Servicios vs Amortización infraestructura: Nube (Calculadoras ROI) Correo corporativo basado en Google empresarial: Google Apps. Sistema de Almacenamiento Mixto. Sistemas de Respaldo. Acceso Remoto vs trabajo archivos distribuidos en remoto. 16

17 Ventajas / Inconvenientes Modelo II Análisis de Costes: Se reduce en un 80% del mantenimiento. Se elimina costes en servidores y en especial: correo electrónico. Persona NO dedicada en exclusivo al soporte, sino puntualmente. Pequeñas partidas adicionales de servicios < amortización (BAIT/ Ebidta) Hosting+ Housing, Piloto Office Web Apps(Office en la nube), Google Apps(Correo en la nube), Dropbox(Archivos adicionalmente en la nube). Ventajas: Disponibilidad de mayor servicio con menos inversión. con cualquier ordenador + Internet o con su propio ordenador sin Internet. Acceso en tiempo real a toda la información y en dispositivos móviles. 17

18 Qué es Cloud Computing? Datos + Software Nube y en la tierra Nuevo modelo de prestación de servicios de negocio y tecnología, que permite acceder a un catálogo de servicios on-line, pagando únicamente por el consumo efectuado. La computación en nube es un concepto que incorpora Software como Servicio (Software as a Service, SaaS):modelo de entrega de software que ofrece la posibilidad de acceder y trabajar con aplicaciones informáticas on-line, las 24 horas, desde cualquier ordenador que disponga de acceso a internet Web

19 Sistema de control de horas Microsoft apuesta a la nube mientras Google pronostica la muerte del PC de escritorio Microsoft Office 365 Microsoft presenta un Office en la nube para pymes soluciones de gestión para pequeñas y medianas empresas con un coste mensual de 6 dólares. En la Expo Cloud Computing, celebrada esta semana en Nueva York, los ejecutivos de Microsoft y Oracle han compartido con los asistentes su visión sobre la nube La seguridad es más efectiva en la nube Product Manager Enterprise de Google, Alex Rodriguez-Torres, acerca de Google Postini Services, el nuevo servicio de alojamiento de archivo y de seguridad para empresas que la firma acaba de lanzar al mercado.

20 Virtualización para pymes 20

21 Análisis TCO/ROI Google 21

22 Análisis TCO/ROI Microsoft + Vodafone 22

23 Análisis TCO/ROI Microsoft + Vodafone 23

24 Sistema de control de horas Descripción del modelo de teletrabajo en InstitutoCIES. Puesta en marcha

25 Modelo conceptual (4 Elementos) Elementos para la puesta en marcha (Veremos en detalle) (1) Plano técnico: Servidores: Virtualización + Housing para securizar CPD Extranet: Cloud Services Correo electrónico: Google Apps Sistema de archivos: Servidor + Sistema Dropbox de teletrabajo edición empresarial Sistema de Backup Remoto: Copias + Replicación Servidor Acceso Remoto: Sistema DropBox(sistema Local) y Acceso Webtop/Desktop Mensajería interna y videoconferencia: Skype Sistema de imputación (Control + coordinación) Acceso remoto a través de VPN (Puntual para acceso a la Intranet) Vinculación ordenador: mínimas aplicaciones. (Office On-Line). Hay aplicaciones que no soportarían este modelo (aplicaciones de diseño, desarrollo software, etc.) 25

26 Modelo conceptual Elementos para la puesta en marcha: (No Veremos en detalle) (2) Plano jurídico: Protocolo telemático interno. Contratos de confidencialidad y propiedad intelectual. Cumplimiento Legal (LOPD). Análisis de transferencias internacionales de datos (Safe Harbour.) Contratos con terceras entidades: Contrato ET, ANS/SLA, etc. (3) Plano organizativo: Definición del modelo de trabajo: 30 horas presenciales y 10 a elegir (remotas vs oficina) Oficina = Trabajo. Optimizar horas para disfrutar de más tiempo de ocio. Rotación para atención al cliente: De 2 a 3 tardes libres a elegir Definición de nuevos protocolos y forma de trabajar Reuniones semanales coordinación y seguimiento parte de horas. 26

27 Modelo conceptual Elementos para la puesta en marcha: (Veremos transversalmente) (4) Seguridad: Los nuevos mecanismos requieren de nuevos elementos de seguridad: Garantía de la continuidad del servicio. Plan de Contingencia Modelo mixto: Nube + Offline (Correo+Archivos) Virtualización facilita en caso de desastre. Sistema de cifrado de información: Cifrado de dispositivos externos: Portátiles: basado en Truecrypt Cifrado de determinados datos almacenados en la Nuble: basado en Truecrypt Cifrado y protección de otros dispositivos con acceso a datos: Smartphone Cumplimiento legal (Conservación, validez, etc.) Análisis de riesgos Certificación del modelo de gestión SGSI (UNE-ISO/IEC 27001) 27

28 Sistema de control de horas Sistema de Correo electrónico Google Apps para empresas

29 Diversos análisis sobre correo en la Nube Cuadrante Gartner (Septiembre 2008) Informe independiente de Forrester: " Debe su correo electrónico vivir en la nube? Un análisis comparativo del costo" (Enero 2009) 29

30 Herramienta 1: Google Apps 30

31 Herramienta 1: Google Apps Características Correo/Agenda Acceso Seguro (SSL) Posibilidad disponer del correo sincronizado Posibilidad de agendas/calendarios compartidos De 8 a 25 GB almacenamiento SLA(Service Level Agreement) del tiempo de funcionamiento del 99,9% Sincronización Móvil (Google SyncBlackBerry, Iphone + Android) Acceso externo Acceso Web + Acceso Offine Web (Ver Video) Acceso POP/IMAP Servicios avanzados: Postini services Sistema de archivo de correo, sistema de anti spam, recepción de correo garantizada, políticas de contenido, etc. 31

32 Sistema de control de horas Sistema de Archivos + Acceso Remoto Servidor Interno + DropBox+ Cifrado

33 Sistema de Gestión de Archivos + Teletrabajo Servidor de Dominio + Servidor archivos DFS Carpetas compartidas Red Local Instalación DropBox Empresarial Servidor de archivos se vincula a una cuenta DropBoxEmpresarial (250 GB): Se replica servidor de datos en Remoto Usuarios instalan cliente DropBox: Se replica carpeta de datos del servidor en local 33

34 Sistema de Gestión de Archivos + Teletrabajo Usuarios acceden a archivos Con conexión \\servidor\carpeta Carpeta Local DropoBox(Igual que servidor). Utilidad LAN SYNC Sin conexión (Problema LAN o Teletrabajo) Carpeta Local DropoBox(Igual que servidor). Gestión Usuarios DC Win2k8 Gestión Usuarios DropBox Entreprise (*) Fallo en: A) LAN (Existe Red equipos) B) LAN+ Internet (Existen datos en equipos) 34

35 Sistema de Gestión de Archivos + Teletrabajo Acceso Remoto Usuario puede acceder remotamente a través portátil CIES sin conexión a Internet (tiene todos sus archivos). Trabaja en local y se sincroniza cuando existe conexión. Usuario puede acceder remotamente a través de Propio PC: Puede trabajar en Red (Sync carpeta) cualquier dispositivo con conexión a Internet Aplicaciones específicas Smartphone Navegación Web Red Local a través de DropBox 35

36 Sistema de Gestión de Archivos + Teletrabajo Acceso a la información Tiempo Real Acceder a la información de toda la empresa On-Line Funciones 36

37 Sistema de Gestión de Archivos + Teletrabajo Medidas de Seguridad Básicas Claves Dispositivos externos (DropBox Iphone) Montar Unidades en los dispositivos (Portátiles) que requieren ser montadas previamente para trabajar: Cifrado (AES): Contraseña + Archivo Gestión Permisos: Win2K8 + DropBox Otros controles Se conoce el estado de las sincronizaciones externas Posibilidad de situar elementos cifrados en DropBox que requieren ser montados previamente: TrueCrypt Sincronización a nivel de Byte 37

38 Sistema de control de horas Sistema de Backup On-Line Sofware backup + DropBox

39 Sistema de Backup Remoto + Recovery (1 + 2) Sistema de Replicación Servidor de Archivos (3) Sistema tolerante a fallos en Red Local (4) Restauración + Migraciones automáticas Backup 2) Backup On- Line Replicación Servidor 1) Backup Interno 4) Nuevo equipo: Sincronización + Descarga automática de archivos (Independencia PC) Correo y Contactos 3) Fallo en LAN / Servidor: Replica de archivos en los PC de cada usuario + Nube 39

40 Sistema de control de horas En proceso de implantación (Datos > Sofware)

41 En el medio plazo ERP SaaS: Externalizar la gestión del ERP en la nube Posibilidad de disponer de copia y gestión interna Backoffice Independencia del Software, no de los datos, un paso más: Mantener aplicaciones (P. Contingencia) PERO situar esos servicios en la nube: Seguridad: Aplicaciones externas: Office 365 Aplicaciones internas: Instalar Otros Servicios Web (propietarios) Independencia del dispositivo. Necesidad: Sistemas en la nube se relacionen (Guardar Archivos de Office en DropBox) Seguir trabajando sobre nuevos mecanismos para proteger la información. 41

42 42

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