REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SUCRE ALCALDIA MUNICIPAL SAN MARCOS

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1 San Marcos Sucre, 16 de Diciembre de 2013 O.C.I: 125/2013 Doctor. ALBERT EALO CAMPILLO Jefe de Recursos Humanos Alcaldía Municipal San Marcos Sucre Referencia: Informe Auditoria Oficina de Recursos Humanos 2013, Alcaldía Municipal San Marcos Sucre. Cordial Saludo. Me permito hacerle entrega del infomie descrito en la referencia, donde se detallan los hallazgos encontrados por la oficina de Control Interno de esta entidad territorial. Con la plena seguridad que usted como responsable de la oficina de Recursos Humanos de la entidad, tomara en cuenta las recomendaciones hechas por esta oficina de esta manera contribuir con el mejoramiento de los procesos de esta entidad territorial Atentamente. Jefe de Control Interno Alcaldía Municipal San Marcos Sucre mcibido 11 Dic'2sa _ fi. 0Ü Anexo: Informe de Auditoria Nueve (09) folios C.C: Alcalde Municipal - Arnulfo Miguel Ortega López

2 MUNICIPIO DE ALCALDIA MUNUCIPAL INFORME DE AUDITORIA OFICINA DE CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013, DICIEMBRE 16 DE 2013

3 INTRODUCCION En cumplimiento de la Misión y Objetivos de la Oficina de Control Intemo, de la alcaldía municipal de san marcos sucre, se elaboró una auditoria en el área de recursos humanos de la alcaldía municipal de san marcos sucre, instrumento de planificación para ejercer la vigilancia de la gestión de dicha dependencia conforme al plan de auditoria del 2013, al mandato constitucional legal} Las auditorías realizadas a las diferentes dependencia, tiene como finalidad contar con una adecuada planificación de la actividad misional, permitiéndole consolidar el fortalecimiento institucional der las diferentes dependencias auditadas y así reafimiar la audición proyectada de convertir a este ente en una entidad pública reconocida por su trasparencia moral y valores, que mediante sus actuaciones y procedimientos contribuyan a la credibilidad en la función pública. Para realizar esta auditoría ala área de recursos humanos de la alcaldía de san marcos sucre, utilice el método documental que consiste en: COMPROBACION: Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas por la entidad auditada mediante el examen de los documentos que la justifican. ANALISIS: Separación de los elementos o partes que confomian una operación, actividad, transacción, o proceso con el propósito de establecer sus propiedades y confomiidad con los criterios de orden nomiativos y técnicos. CONFIRMACION: Análisis de la infomiación producida por diferentes unidades administrativas o instituciones con respecto a una misma operación o actividad, a efecto de hacería concordante; lo cual prueba la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objetos de examen. TABULACION: Agrupación de resultados importantes obtenidos e áreas, segmentos o elementos analizados para arribar o sustentar conclusiones

4 MISION La oficina de Control Interno del Municipio de San Marcos Sucre, tiene como misión, asesorar y contribuir con la alta dirección en la toma de decisiones de manera aceptada, asi mismo aplicar métodos de control, evaluación y seguimiento al sistema de Control Interno en las áreas misionales y de apoyo; buscando con ello facilitar la gestión administrativa con un alto grado de planeación, optimización de procesos y políticas de manejos de riesgos y el cumplimiento de las nonnas constitucionales y legales VISION La Oficina de Control Interno, será el órgano asesor de la administración y un instrumento de cambio en la cultura del autocontrol en cada una de las dependencias de la alcaldía municipal de san marcos sucre, basada en la implementación de las fases y elementos de control intemo; lo que redundará en un proceso de mejoramiento continuo, para el manejo con trasparencia de los recursos públicos y cumplimiento de los objetivos y metas trazadas.

5 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Hacer del Control Interno una hen-amlenta fundamental para el desan-ollo de la administración, contando con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como se deben realizar las auditorías a las dependencias y a los procesos las cuales arrojen resultados para la mejora continua durante el proyecto de modemización, con el fin de determinar mediante evidencia objetiva el cumplimiento de los objetivos misionales del ente e igualmente recomendar Al personal de la dependencia auditada en la forma de detectar oportunidades de mejorar en los procesos. OBJETIVOS ESPECIFICOS - Fomentar la cultura de planeación para el manejo de los recursos del Municipio. - Realizar acompañamiento, seguimiento, evaluación y control a los procesos, procedimientos y al manejo de las dependencias de la Alcaldía municipal de San Marcos- sucre. - Fomentar la cultura del autocontrol. - Obtener información y evidencias para emitir pronunciamientos acerca del funcionamiento de la Alcaldía Municipal para fundamentar el concepto sobre la gestión y el logro de resultados. - Evaluar en fomna independiente y constante el sistema de Control Interno. - Lograr resultados de auditoria oportunos que permita a los servidores la toma de decisiones oportunas. - Garantizar el correcto manejo de los recursos físicos, financieros, y humano de la entidad. - Implantación del MECI 1000: Propender por la transparencia en la gestión realizada y de esta manera minimizar los posibles hallazgos (deficiencias administrativas), para cuando se practiquen las auditorías al manejo de los recursos de cualquier fuente y administrados por a

6 administración del Municipio de San Marcos Sucre, al m omento en que los entes de control realicen una auditoría integral a la vigencia actual. En mi calidad de Jefe de la Oficina asesora de Control Interno del Municipio de San Marcos Sucre, en ejercicio de mis funciones fundamentado en la ley 87 de 1993 y el nuevo estatuto anticonrupción ley 1474 de 2011, le rindo el siguiente infomne. ACTIVIDADES ADELANTADAS La oficina asesora de Control Interno del Municipio de San Marcos Sucre, realizó auditoría el día 16 de Diciembre del 2013 en el área de Recursos Humanos, haciendo un análisis de la documentación anexada a las hojas de vida de cada uno de los funcionarios vinculados a la planta de personal y los funcionaríos vinculados por medio de contratos, ya sea por prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión de la Alcaldía Municipal de San Marcos Sucre, de tal manera se tomó de manera obligatoria las tres (03) únicas hojas de vida que reposaban en La oficina de Recursos Humanos las cuales se revisaron y se verificó si los funcionaríos aportaron la documentación exigida por la ley al momento de vincularse a una entidad pública, revisar si la documentación existente está actualizada de igual manera veríficar si el funcionarío cuenta con el perfil y experíencia para desempeñarse en dicho cargo público. Para realizar esta auditoría la Oficina Asesora de Control Interno se basó en lo contemplado en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias, actualizados con el decreto N" 099 de Diciembre 28 de 2010, cuyas funciones deberán ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia al logro de la misión, objetivos y funciones qué la ley y los reglamentos señalan a la Alcaldía Municipal de San Marcos Sucre. Las hojas de vida auditadas por la Oficina Asesora de Control Interno fueron las siguientes: URDIN RUTH REYES CARBAL: Jefe de la oficina asesora de Jurídica, código 115 grado 09 del nivel asesor, de la planta de personal de la Alcaldía Municipal de San Marcos Sucre. La documentación que reposa en la hoja de vida de este funcionario de la entidad son los siguientes: -Hoja de vida, formato único debidamente diligenciado. -Fotocopia de la cédula de ciudadanía legible.

7 -Certificado de estudios y soportes que acredite los respectivos estudios realizados por el funcionario. -Antecedentes. -Declaraciones de Bienes y Rentas. -Acta de posesión. -Decreto de Nombramiento. -Entre otros documentos aportados que alimentan periódicamente las diferentes hojas de vidas de los funcionarios. NAYIBES DEL CRISTO OTERO ALVAREZ: Jefe de la oficina Asesora de Control Interno, código 115 grado 09 del nivel asesor, de la planta de personal de la Alcaldía Municipal de San Marcos Sucre. La documentación que reposa en la hoja de vida de esta funcionaría son los siguientes: -Hoja de vida, formato único debidamente diligenciado. -Fotocopia de cédula de ciudadanía legible. -Certificado de estudios y soportes que acredite los respectivos estudios realizados por el funcionarío. -Antecedentes. -Declaraciones de Bienes y Rentas. -Acta de posesión. -Decreto de nombramiento. -Entre otros documentos aportados que alimentan periódicamente las diferentes hojas de vidas de los funcionarios. ESPERANZA TORO AGUDELO: Secretaria del Nivel central con código 440, grado 08, la cual en estos momentos se encuentra realizando funciones en la secretaría de la oficina asesora de jurídica de esta entidad territoríal. -Hoja de vida, fonnato único debidamente diligenciado.

8 -Fotocopia de cédula de ciudadanía legible. -Certificado de estudios y soportes que acredite los respectivos estudios realizados por el - funcionario. - Antecedentes. -Declaraciones de Bienes y Rentas. -Acta de posesión. -Decreto de nombramiento. -Evaluación del desempeño laboral. -Entre otros documentos aportados que alimentan periódicamente las diferentes hojas de vidas de los funcionaríos. En la hoja de vida de esta funcionaría, solo se evidencio el certificado de la Policía los demás criticados de antecedentes no se evidenciaron. De esta manera la Oficina de Control Interno realizó el trabajo de revisión de las únicas tres (03) hojas de vida de los funcionaríos de Planta que reposaban en dicha oficina auditada de esta entidad, uno de carrera administrativa, uno de Libre Nombramiento y Remoción y otro de Período Fijo. La oficina asesora de control interno de la entidad constato las siguientes irregularidades presentadas a la dependencia auditada: 1. En la oficina de Recursos Humanos solo se encontraron tres (03) hojas de vidas de funcionaríos de planta. 2. La mayoría de los funcionaríos de la Administración Municipal, no han hecho entrega de las hojas de vidas debidamente diligenciadas. 3. Lo relacionado con los contratos de prestación de los servicios personales y profesionales, la oficina de Control Interno al momento de practicar las pruebas se estableció que no existe evidencia de las hojas de vidas por lo que fue difícil veríficar la documentación que poseen cada contrato, solo se encontró registro de tres hojas de vidas de funcionaríos de planta. 4. La Administración Municipal expidió el 04 de Diciembre de 2013, un acto administrativo (Resolución N. 379 de 2013), donde ordena la reconstrucción de los antecedentes laborales de los funcionaríos y ex funcionaríos de la alcaldía de san marcos sucre, después de haber transcurrido casi cuatro meses de la asonada en la que fue víctima la planta física del Municipio de San Marcos Sucre, que dio como origen la destrucción de la

9 misma, de casi la totalidad de los archivos de gestión e históricos del Municipio y de los Bienes Muebles. 5. El jefe de Recursos Humanos de la entidad emitió Circular Interna N.013 de Diciembre 12 de 2013, donde solicita a esta fecha a los funcionarios de la entidad reconstruyan las respectivas hojas de vida. RECOMENDACIONES Por todo esto de manera respetuosa y en calidad de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno y responsable de evaluar el funcionamiento del sistema de Control Interno de esta entidad le RECOMIENDO. 1. Recopilar, custodiar, y revisar los antecedentes laborales de los funcionarios que sean entregados a la oficina de Recursos Humanos, al mismo tiempo revisar que estás cumplan con lo estipulado por la ley. 1. Recuperar y custodiar las hojas de vida de los Contratos de Prestación de Servicios Personales y Profesionales, para que reposen en la oficina de Recursos Humanos de esta entidad territorial. 2. Hacerle el seguimiento respectivo a cada carpeta contentiva de los diferentes contratos que se celebran en el Municipio como Jefe de Recurso Humanos. 3. Verificar que los contratistas estén afiliados o en su defecto se han dejado de realizar sus aportes a Salud, pagos en Pensión, estén afiliados a Riesgos Profesionales tal como lo establece la ley. 4. Implementar mecanismos de Autocontrol en la oficina de Recursos Humanos de esta manera mejorar los procesos. 5. Le recomiendo muy respetuosamente, recopilar, organizar las hojas de vida en un lapso de tiempo de un mes (01), a partir de la realización de la Auditoría realizada por la oficina de Control Interno. 6. Transcurrido este tiempo la oficina de Control Interno verificará nueva mente si las irregularidades presentadas siguen o fueron subsanadas, de esta manera evitaremos inconvenientes futuros con los entes de control externos. 7. Elaborar un Plan de Mejoramiento Interno cuanto antes, donde se fijen unas Acciones de mejora, se fija el tiempo que se tardara en subsanar estos hallazgos y el porcentaje de avance que ha tenido los hallazgos encontrados.

10 De esta manera la oficina de Control Interno de la Administración Municipal de San Marcos contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos aplicados dentro de su gestión misional. Atentamente. Jefe de Control Interno Alcaldía Municipal San Marcos Sucre Anexo: Listado de chequeos, para recopilar infomnación.

11 CONTROL INTERNO AUDITORIA DE FUNCIONARIO: Hva^ ^r>i;^vavs^ay\<ng. ^c^^vgs\ NATU OBJETO DE LA AUDITORIA:'g=.glc^r^<M^^ti r-s f^xfe^*^ DOCUMENTOS HOJA DE VIDADEVIDAMENTE DELIGENCIADA (FORMATO UNICO FUNCION PUBLICA) FOTOCOPIA DE U CEDUU CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y SOPORTES ANTECEDENTES DECLARACION DE BIENES Y RENTAS ACTA DE POSESION DECRETO DE NOMBRAMIENTO >B-»rOFIClNA DE CONTROL INTERNO JEFE GARANTIA DE UN B

12 CONTROL INTERNO AUDITORIA DE funcionari0\-gg\'^tq ^V!^:=g^e\ " :.. NATURALEZA DEL C OBJETO DEUAUDITORIA:'^«:\c^r^r»«^»>^ f^\e-\ 'Vv -^^-=5=, J< DOCUMENTOS HOJA DE VIDADEVIDAMENTE DELIGENCIADA (FORMATO UNICO FUNCION PUBLICA) FOTOCOPIA DE CEDULA CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y SOPORTES ANTECEDENTES DECLARACION DE BIENES Y RENTAS ACTA DE POSESION DECRETO DE NOMBRAMIENTO OBSERVACIONES DEL PROCESO: Vo\ca> C^<X.Náf^<^CX "^Í^KO JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO JEFE " GARANTIA DE UN B

13 CONTROL INTERNO AUDITORIA DE TUNC10NARI0:^>^'^^gt^ C::::^«vyc-^\vg:g NATURALEZA OBJETO DEUAUDIT0RIAg^0^\.o^ Ca^Nsa.»^ Vg^^p^g.^ g L \ ^ v > ^ DOCUMENTOS HOJA DE VIDADEVIDAMENTE DELIGENCIADA (FORMATO UNICO FUNCION PUBLICA) FOTOCOPIA DE LA CEDULA CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y SOPORTES ANTECEDENTES DECLARACION DE BIENES Y RENTAS ACTA DE POSESION DECRETO DE NOMBRAMIENTO OBSERVACIONES DEL PROCESO: JBPE-BE-brbFlClNA DE CONTROL INTERNO JEFE GARANTIA DE UN B

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