PROCEDIMIENTO ASESORÍA Y EMISIÓN DE CONCEPTOS JURÍDICOS

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1 1. OBJETIVO. Dar soluciones jurídicas a interrogantes que se formulen frente a situaciones generales a través de la interpretación normativa, para garantizar seguridad y certeza jurídica de la Fundación en cumplimiento de su objeto misional.. POLITICAS..1. Las necesidades de consultas o conceptos jurídicos pueden ser identificadas por cualquier área de la Fundación... Todas las solicitudes de consultas o conceptos jurídicos deben realizarse por medio de correo electrónico dirigido al Director y con copia al. En caso de requerir una consulta o concepto de un asesor externo el correo electrónico debe ser dirigido al interlocutor con copia al..3. La Fundación Compartir cuenta con asesores externos para manejar temas específicos y sus interlocutores son: Asesor Laboral. Director Administrativo y de Gestión Humana Asesor Tributario: Director Financiero.4. El interlocutor debe tramitar ante el asesor externo su solicitud por medio de correo electrónico con copia a la y al. Así mismo, debe solicitar remitir respuesta o emitir concepto por el mismo medio con copia a todos los interesados..5. Las solicitudes de consultas y conceptos jurídicos que realice directamente la deberán tramitarse con celeridad, eficacia e imparcialidad y el plazo para resolver será de acuerdo con la siguiente clasificación: Críticos. Consulta o concepto jurídico que tiene un término perentorio establecido por una autoridad competente, por la Gerencia General o por el Presidente de la Fundación y debe ser respondido en término prioritario en relación con los demás requerimientos realizados a la. Los requerimientos Críticos desplazan el tiempo de respuesta de los otros requerimientos. ( días hábiles) Preferentes. Consulta o concepto jurídico al que se dará agilidad para su respuesta en razón a una tarea específica o a la culminación de un proyecto o negocio prioritario para la Fundación. Se acordará fecha de entrega con el encargado del área solicitante. Estándar. Consulta o concepto jurídico que se responderá en un máximo de 5 días hábiles..6. Todas las necesidades de conceptos jurídicos siempre contarán con un concepto emitido por parte de la..7. Todos los conceptos jurídicos deben estar suscritos y/o avalados por la..8. Todo concepto jurídico contará con una conclusión, en lenguaje fácil y comprensible para el área solicitante..9. Los conceptos jurídicos serán de obligatorio cumplimiento. En caso de no encontrarse de acuerdo con el concepto emitido se llevará a análisis ante el Comité o la Gerencia General. s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página 1 de 7

2 .10. El Comité es la instancia que conocerá de los casos y situaciones jurídicas que puedan afectar el cumplimiento del objeto misional de la Fundación. El Comité será integrado por: Gerente General Subgerente General Director Gerente o director área interesada o afectada..11. La podrá solicitar al Comité o a la Gerencia General la contratación de asesoria o apoyo de abogados especializados externos cuando los conceptos solicitados impliquen: Tradiciones de títulos que superen 650 SMMLV o que generen desconfianza. Nueva forma de negocio que no se encuentra dentro de la experiencia de la Fundación. Negocios que impliquen un impacto social que pueda afectar la imagen institucional de la Fundación. Alto riesgo para el patrimonio de la Fundación 3. RESPONSABLES. Director 4. GLOSARIO Consulta. Duda o pregunta sobre un aspecto práctico que requiera una orientación legal. 4.. Concepto. Opinión, apreciación o conclusiones sobre un tema particular que sirve como criterio de información y de orientación en un caso en particular. Se responderá con base en la ley y jurisprudencia aplicable 4.3. Jurisprudencia. Criterio sobre un problema jurídico establecido por una pluralidad de sentencias acordes. 5. ENTRADAS. Requerimientos de consultas o conceptos jurídicos. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD 1 Funcionario Fundación Funcionario Fundación 3 Define si la consulta o concepto jurídico requerido corresponde a un tema laboral o tributario. Remite al Interlocutor / Director por correo electrónico la solicitud de emisión de consulta o concepto jurídico contextualizando la situación que se está presentando. Copia correo electrónico a. La solicitud es de un tema laboral o tributario? Si la solicitud de consulta o concepto jurídico corresponde a un tema laboral o tributario continua en actividad No.4 de lo contrario continua en actividad No.7 FORMATOS /REGISTROS Solicitud Consulta/Concepto s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página de 7

3 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD 4 Interlocutor 5 6 Funcionario Fundación / Interlocutor / Dir. Jurídica / Abogada 7 Director 8 Director Director Director 15 Director 16 Director Comité / Gerente General 19 Director 0 Director Si. (Actividad No.3) Remite por correo electrónico al asesor externo la solicitud de emisión de consulta o concepto jurídico. Copia correo electrónico a Director y. Es una consulta? Si la solicitud corresponde a una consulta continua en actividad No.6 de lo contrario continua en actividad No.7 Si. (Actividad No.5) Recibe respuesta a consulta emitida por el asesor externo (FIN) No. (Actividad No.3, 5) Recibe e ingresa en la solicitud de consulta o concepto jurídica. Proyecta fechas en la que se debe contestar solicitud de consulta o concepto jurídico, asigna responsable de atender requerimiento e informa al. Es una consulta? Si la solicitud corresponde a una consulta continua en actividad No.10 de lo contrario continua en actividad No.1 Si. (Actividad No.9) Reúne información y da respuesta por correo electrónico a la consulta realizada, con copia a la Registra fecha de respuesta a la solicitud de consulta en (FIN) No. (Actividad No.9) Revisa solicitud de concepto jurídico y define si puede dar solución al concepto sin necesidad de contar con asesoría externa. Considera que requiere apoyo de asesores externos? Si considera que requiere apoyo externo continuar en actividad No.14 de lo contrario continua en actividad No.3 Si. (Actividad No.13) Solicita cotización a potenciales asesores externos para atender el concepto jurídico. Realiza cuadro comparativo en donde se relacionan los principales aspectos de las cotizaciones presentadas por los potenciales asesores Presenta a Comité o Gerente General el concepto requerido y el cuadro comparativo de las cotizaciones de asesores externos que podrían atenderlo Define si aprueban a la contratar al asesor externo para emisión de concepto. Aprueban contratar asesor externo? Si considera que requiere apoyo externo continuar en actividad No.19 de lo contrario continua en actividad No.3 Si (Actividad No.18) No (Actividad No.1) Contacta a asesor externo seleccionado y establecen mecanismo de contratación o aceptación de la oferta presentada. Realiza seguimiento a respuestas de los diferentes asesores jurídicos, de los requerimientos realizados por la Fundación Compartir y registra en Asesores Externos FORMATOS /REGISTROS Solicitud Consulta/Concepto Respuesta Consulta Respuesta Consulta Solicitud de cotizaciones Cuadro comparativo cotizaciones Asesores Externos s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página 3 de 7

4 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Se ha recibido la respuesta por parte de los asesores jurídicos a la solicitud realizada? No se ha recibido respuesta, continuar en la actividad No.19, de lo contrario continuar en la actividad No.. (Actividad No.1). Estudia concepto emitido por asesor externo. No. (Actividad No.19). Analiza e indaga el contenido de la solicitud del concepto jurídico, teniendo en cuenta las normas internas y externas que rigen para la materia, la doctrina y la jurisprudencia aplicable a la Fundación. Elabora el concepto dentro del término de tiempo establecido y remite por correo electrónico al funcionario solicitante, con copia al o Director. Registra concepto jurídicos y novedades en el Asesores Externos Registra fecha de respuesta a la solicitud de concepto en y archiva en carpeta de Conceptos y Consultas Realizan informe de consultas y conceptos jurídicos atendidos por la, y presenta puntos importantes a Comité. FORMATOS /REGISTROS Respuesta Concepto Asesores Externos Informe. s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página 4 de 7

5 7. DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONARIO / EMPLEADO INTERLOCUTOR DIRECTOR JURÍDICO ABOGADO INICIO 1. Define si consulta o concepto requerido es de tema tributario o laboral. Remite a interlocutor solicitud de consulta o concepto, con copia al abogado 3 Es laboral o tributario? 4. Remite solicitud a asesor externo. Con copia al Dir. y al. 6. Recibe respuesta de consulta emitida por el asesor externo 5 Es una consulta? 7. Recibe e ingresa en formato Control FIN 8. Proyecta fecha en la que se debe contestar la solicitud de consulta o concepto, asigna responsable de atender requerimiento e informa al 9 Es una consulta? 10. Reúne información y da respuesta por correo electrónico a consulta, con copia a Dir. Jurídica 11. Registra fecha de respuesta en formato Control 1. Revisa solicitud de concepto y define si puede emitir respuesta sin asesoría externa FIN Continúa en 1 s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página 5 de 7

6 FUNCIONARIO / EMPLEADO COMITÉ JURÍDICO / GERENCIA GENERAL DIRECTOR JURÍDICO ABOGADO Viene de 1 A 13. Requiere asesor externo? 14. Solicita cotizaciones a potenciales asesores externos 15. Realiza cuadro comparativo en donde relaciona principales aspectos de cotizaciones 17. Definen si aprueban a Dirección Jurídica contar con asesor externo 16. Presenta a Comité o Gerente General el concepto requerido y el cuadro comparativo 18. Aprueban asesor externo? 19. Contacta a asesor externo seleccionado y acepta oferta o establecen mecanismo de contratación 0. Realiza seguimiento a respuestas por parte de asesores externos y registra en formato 1. Se recibió respuesta?. Estudia concepto emitido por asesor externo A 3. Analiza e indaga contenido de solicitud de concepto, y sus soportes 4. Elabora concepto en los tiempos establecidos y remite al funcionario solicitante Continúa en s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página 6 de 7

7 FUNCIONARIO / EMPLEADO COMITÉ JURÍDICO / GERENCIA GENERAL DIRECTOR JURÍDICO ABOGADO Viene de 5. Registra concepto jurídico y novedades en el Formato Control Asesores Externos 6. Registra fecha de respuesta de concepto en Control y archiva en carpeta 7. Realizan informe de consultas y conceptos jurídicos y presentan puntos importantes en Comité, FIN 8. SALIDAS Consultas - Conceptos s Informe de Consultas y conceptos jurídicos. Acta Comité Cuadro Comparativo Cotizaciones Asesores Externos Cotizaciones Correos Electrónicos 9. CLIENTES. Áreas de la Fundación Compartir 10. FORMATOS. Control (JU-00-FM-01) Control Asesores Externos (JU-00-FM-0) 11. CONTROL DE CAMBIOS. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 1 Política.5. Se incluye clasificación de los conceptos o consultas jurídicas en Críticos, Preferente o Estándar. Se actualizó que el Director es quien asigna el responsable de la dirección jurídica en dar respuesta al concepto o consulta. Mayo 013 s Julio 01 Mayo 013 Cesar A. Torres M- Director Página 7 de 7

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