CUSTODIA DE MEDIOS INFORMÁTICOS INDICE

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1 CUSTODIA DE MEDIOS INFORMÁTICOS INDICE CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR REGIMEN JURIDICO Y VALORES INSTITUCIONALES DEL BANCO Valores Institucionales AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN) POLÍTICAS DE SEGURIDAD FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS DECLARATORIA DESIERTA METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS SOLUCIÓN REQUERIDA INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL SERVICIO REQUERIDO MEDIOS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN Y EQUIPOS ALMACENAMIENTO DE MEDIOS DE INFORMACIÓN TRANSPORTE ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO CONTINUIDAD DE NEGOCIO CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE CAPITULO IV - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS FORMA DE PAGO... 21

2 CAPITULO V ELABORACIÓN DEL CONTRATO TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN PÓLIZAS DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS SUBCONTRATOS ETAPAS DEL PROCESO ANEXOS DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA... 24

3 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Bancóldex y sus filiales, Fiducoldex y Leasing Bancóldex, actualmente tienen suscrito un contrato con un proveedor para los servicios de guarda, custodia y transporte de archivos magnéticos, ópticos en especial cintas, diskettes, microfilmes, microfichas y discos. Estos servicios le han permitido a Bancóldex y sus Filiales mantener resguardada y disponible la información en medios magnéticos, el mencionado contrato tiene condiciones especiales para la recogida de medios y facturación independiente para cada entidad. 1.2 REGIMEN JURIDICO Y VALORES INSTITUCIONALES DEL BANCO ENTIDADES Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A Leasing Bancóldex S.A. Leasing Bancóldex S.A. es una entidad descentralizada indirecta del orden nacional, determinada como sociedad de economía mixta de carácter mercantil, dedicada a la actividad financiera que desarrollan las Compañías de Financiamiento. No está adscrita ni vinculada a Ministerio alguno, ni recibe recursos del presupuesto Nacional. Bancóldex S.A. es su principal accionista, con una participación del 86,55 %.

4 Fiducoldex S.A. La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, es una sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta, constituida mediante escritura pública número de octubre 31 de 1.992, otorgada en la Notaría Cuarta de Cartagena (Bolívar), autorizada para funcionar mediante la Resolución número de noviembre 3 de expedida por la hoy Superintendencia Financiera de Colombia Valores Institucionales El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el anexo 1 Valores Institucionales. 1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL BANCÓLDEX Actualmente BANCÓLDEX, cuenta con una plataforma tecnológica compuesta por estaciones de trabajo, portátiles y servidores con sistemas operativos Windows, Linux y AIX, sistemas de backup, core bancario soportado en T24 y sistema contable sobre AS400, esquemas de seguridad perimetral y equipos de red que soportan el negocio. Sistema de Backup: el Banco cuenta con tres sistemas de Backup: Tivoli, Arcserver y AS400. El sistema Tivoli permite la toma de backup de servidores sistemas operativos Windows, linux y AIX. Arcserver realiza los backup s de los servidores Intel de producción generando cintas que son enviadas a custodia diariamente y que son utilizadas para el DRP (Disaster Recovery Planning). AS400 tiene un sistema de backup propio de donde se extraen cintas magnéticas con copias de datos de producción y desarrollo incluyendo la configuración diaria y opción 21 (esta corresponde al estado del sistema actual y se genera semestralmente), las cuales son enviadas a custodia. DRP (Disaster Recovery Planning): El Banco tiene definido un plan de recuperación de desastres que incluye un centro alterno donde restaura sus ambientes críticos de producción; en una contingencia, el proveedor de custodia de medios debe trasladar las cintas y/o discos necesarios para dicha restauración.

5 Ofimática: Se dispone de una red interna de computadores personales con herramientas de oficina Office de Microsoft. Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna LAN soportada en switches Cisco, cuenta con un cableado estructurado categoría 6A fabricante Systimax y una red externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. Los servicios de Internet se soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones con OAS y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y.net de Microsoft, el sistema de Telefonía está basada en tecnología Siemens Openscape v FIDUCOLDEX S.A Actualmente FIDUCOLDEX S.A., cuenta con una plataforma tecnológica compuesta por estaciones de trabajo, portátiles, servidores con sistemas operativos Windows, solución de Backup, Core fiduciario soportado en SIFI y sistema Power 7 de IBM de consulta, esquemas de seguridad perimetral y equipos de red que soportan el negocio. Sistema de Backup: Fiducoldex cuenta con la solución de Backup de IBM Tivoli Storage Manager (TSM) versión 6.3.0, la cual permite la toma de backup de todos los servidores con sistemas operativos Windows, generando cintas que son enviadas a custodia diariamente, al sistema Power 7 por ser de sólo consulta no se le toma backup, sin embargo se cuenta con dos respaldos en igual número de cintas opción 21, tomadas luego de su implementación, para efectos de recuperación. DRP (Disaster Recovery Planning): Fiducoldex tiene definido un plan de continuidad tecnológica que incluye un centro de datos alterno donde replica sus ambientes críticos de producción; la data es replicada a través de la herramienta Double Take, que mantiene el ambiente instalado en el centro de datos alterno sincronizado casi en tiempo real con el ambiente de producción.. Ofimática: Se dispone de una red interna de computadores personales con herramientas de oficina Office de Microsoft y los accesos necesarios a las aplicaciones del negocio. Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna LAN soportada en switches HP y 3COM, cuenta con un cableado estructurado categoría 6A y una red externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet, todos ellos a través de una solución de seguridad de Fortinet. Los servicios de Internet se soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones

6 y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y.net de Microsoft. El sistema de Telefonía está basado en tecnología Siemens con una planta telefónica híbrida (análoga-digital-ip) Hipath 3500 y tecnología OpenScape LEASING BANCÓLDEX Actualmente LEASING BANCÓLDEX, cuenta con una plataforma tecnológica compuesta por estaciones de trabajo, portátiles, con herramientas de Microsoft, servidores con sistemas operativos Windows, OS/400, control de seguridad perimetral. Sistema de telefonía Avaya Dentro de los planes de contingencia, se cuenta con un plan de recuperación de desastres que incluye un centro alterno donde restaura sus ambientes críticos de producción; el proveedor de custodia de medios debe trasladar las cintas y/o discos necesarios para la continuidad del negocio. 1.4 OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR El objetivo de esta publicación es suscribir un contrato de servicio de guarda, custodia y transporte de medios de información como son: cintas magnéticas, diskettes, microfilmes, microfichas, planos, discos (ópticos, magnéticos y de estado sólido) y equipos portátiles. La contratación de este servicio se realizará de forma independiente por cada una de las entidades. Esto no implica que la contratación por parte del Banco obligue a sus filiales a la suscripción de un contrato por cada una de ellas o viceversa; sin embargo, la propuesta debe considerar la posibilidad de unas condiciones especiales en cuanto al costo por el servicio de transporte para la recolección diaria de medios teniendo en cuenta la proximidad geográfica de las tres entidades, la ubicación es la siguiente: Bancóldex, calle 28 N 13 A 15 piso 40 Edificio Centro de Comercio Internacional. Leasing Bancóldex, Calle 28 N 13 A 15 piso 21 Edificio Centro de Comercio Internacional. Fiducoldex, Calle 28 N 13 A 24 Edificio Museo Parque Central 6 piso.

7 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR El Banco y sus filiales, han decidido realizar conjuntamente está publicación con el fin de contratar los servicios de guarda, custodia y transporte de medios de información como son cintas magnéticas, diskettes, microfilmes, microfichas, planos, discos (ópticos, magnéticos y de estado sólido) y equipos portátiles. Aunque la publicación se realiza en conjunto las entidades contrataran por separado los servicios objeto de esta publicación. Sin embargo la propuesta debe contemplar condiciones especiales en cuanto al costo por el servicio de transporte para la recolección diaria de medios teniendo en cuenta la proximidad geográfica de las tres entidades. El proponente debe tener en cuenta que de celebrarse por parte del Banco la contratación de los servicios objeto de esta publicación no condiciona a sus Filiales a contratar estos servicios. 1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Las ofertas deberán ser presentadas de manera independiente para cada una de las entidades, en medio físico (impresas), así como la carta de presentación de la oferta, el formato de vinculación de clientes, los documentos solicitados en él, debidamente numerada, los cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico (identificando si la propuesta es para Bancóldex, Fiducoldex o Leasing Bancóldex). En caso de discrepancia entre el original impreso y la copia en medio electrónico, se tendrá en cuenta la información contenida en el original impreso. Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original y en sobres individuales, junto con el registro de proveedores correspondiente a la entidad a la cual se presenta la respectiva propuesta el cual debe estar debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. La ubicación de los formatos por cada entidad los pueden encontrar en: Bancóldex: ver página

8 Fiducoldex S.A: se adjunta formato de registro. Leasing Bancóldex: se adjunta formato de registro No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco o sus filiales. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar la Plantilla Carta de presentación de la propuesta Validez de la propuesta Se recomienda que las propuestas tengan una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato y los impuestos correspondientes, por ejemplo IVA. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si

9 no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización. El contrato que se lleve a cabo entre las partes se elaborará en idioma castellano e indicando los precios expresados en pesos colombianos Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco y sus filiales como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex y sus filiales, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán según el caso a Bancóldex, Leasing Bancóldex y Fiducoldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado.

10 1.6.7 Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco y sus filiales, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el anexo 4 Políticas corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas para cada entidad, debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en las siguientes direcciones: Bancóldex, calle 28 N 13 A 15 piso 39 Edificio Centro de Comercio Internacional. Leasing Bancóldex, Calle 28 N 13 A 15 piso 21 Edificio Centro de Comercio Internacional. Fiducoldex, Calle 28 N 13 A 24 Edificio Museo Parque Central 6 piso. La fecha límite de entrega es el día 12 de agosto de 2014 hasta las 03:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica.

11 Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados independientes, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. (Esto está en el ítem presentación de la propuesta) El Banco y sus filiales, se reservan el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes Declaratoria desierta La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos: Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. Cuando no se presente ninguna propuesta Metodología para la evaluación de propuestas La metodología de evaluación de propuestas se basará en los criterios de evaluación especificados por El Banco y sus antes de la publicación de este documento, teniendo en cuenta los aspectos solicitados en los términos de referencia, con el fin de identificar las propuestas que por su calidad, coherencia técnica, funcional, experiencia y prestación de servicio, sin análisis de costos (evaluación técnica), ameriten ser tenidas en cuenta en la evaluación por cada las entidades, quienes son las encargadas de realizar el análisis y calificación para cada factor de evaluación correspondiente. Igualmente se hará verificación de la documentación básica requerida que deberá adjuntar el proponente.

12 La evaluación está compuesta por un puntaje técnico del 80% y por uno económico correspondiente al 20%. Ningún proponente podrá ser considerado para su evaluación económica con una puntuación inferior al 80% de la evaluación técnica. Los criterios del puntaje técnico son: 1. Evaluación de empresa. 2. Experiencia. 3. Cumplimiento especificaciones servicio Aclaraciones del contenido de la propuesta Las entidades solicitarán por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta Aclaraciones al contenido de la convocatoria Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar su propuesta, para ello podrán formular por escrito vía correo físico o electrónico hasta el 08 de agosto a los contactos: Bancóldex: Byron Arciniegas al correo con copia a Diego Gaviria al correo Leasing Bancóldex: Beatriz Pinzón Becerra al correo Fiducoldex: Daniel Quevedo Garay al correo con copia a Jorge annear al correo Dado que los procesos de evaluación y contratación se realizan de manera independiente por parte de cada una de las entidades, las preguntas deberán ser dirigidas a la entidad que corresponda y la respuesta no afectará los procesos de las demás entidades. Por lo anterior las respuestas serán responsabilidad de cada entidad.

13 Actividades adicionales no previstas El Banco y sus filiales podrán ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que El Banco y sus filiales no reconocerá su costo Causales de Rechazo de la propuesta El Banco y sus filiales, se reservan el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. Algunas causales de rechazo son: El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia. El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento o no la allegue en el término requerido para subsanar. Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. Previo al proceso de Evaluación, El Banco y sus filiales hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de El Banco y sus filiales, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional.

14 La propuesta sea radicada después de la hora descrita en el numeral Fecha y lugar de entrega de propuestas. Las siguientes causales adicionales aplican para FIDUCOLDEX: Cuando el proponente o alguno de los participantes se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidades o incompatibilidades establecidas en la Ley o conflicto de intereses para contratar, establecidas en el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEX. Cuando fueren descubiertos convenios previos entre los Proponentes relacionados con el objeto de la presente Invitación. Se entienden como tales los convenios tendientes a colocar a otros Proponentes en condiciones de inferioridad o a limitar o restringir los derechos y prerrogativas de FIDUCOLDEX Cuando sea detectada cualquier causal de disolución o liquidación. En los demás casos expresamente establecidos en esta Invitación CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS 2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA Bancóldex y sus Filiales Fiducoldex y Leasing Bancóldex están interesados en contratar de manera independiente, los servicios de guarda, custodia y transporte de medios de información como son: cintas magnéticas, diskettes, microfilmes, microfichas, planos, discos (ópticos, magnéticos y de estado sólido) y equipos portátiles; dicho contrato debe realizarse de manera independiente con cada una de las entidades mencionadas con una vigencia de 60 meses. 2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL SERVICIO REQUERIDO La propuesta debe especificar cada uno de los siguientes puntos, con su respectiva argumentación.

15 2.2.1 Medios de almacenamiento de información y equipos Los medios a custodiar son: cintas magnéticas, diskettes, microfilmes, microfichas, discos (ópticos, magnéticos y de estado sólido), computadores portátiles y planos arquitectónicos Almacenamiento de medios de información El Banco y sus filiales requieren que los medios de información en custodia estén salvaguardados bajo las condiciones especiales de seguridad, temperatura, vigilancia y monitoreo. La propuesta debe especificar las condiciones de almacenamiento ofrecidas así: ÍTEM CUMPLE ESPECIFICAR Circuito cerrado de televisión: Cámaras de vigilancia conectados a 1 o más monitores, televisores o computadores. Cobertura de inspección visual de 360 del área monitoreada Lectura de tarjetas con pin de verificación Lectura de huella dactilar Sensores de movimiento Control de entrada y salida de elementos Detectores de calor y humo Sensores iónicos y fotoeléctricos Control de acceso y presencia Sistema detección y extinción de incendios Agente químico de extinción, ajustado a las normativas vigentes adecuado para la no afectación de los medios custodiados Caja de control inteligente de detectores y zonas de riesgo Accionamiento automático de válvulas de extinción Accionamiento manual de válvulas de extinción

16 Sistema alterno con baterías con duración mínima de 6 horas Otros Sistemas de protección Sensores de medición de humedad en paredes y pisos Control y detección de roedores Control y detección de hongos Control y detección de insectos Planta eléctrica de emergencia Sistema de UPS Soporte de Energía Contenedores El proveedor deberá suministrar los contenedores adecuados según el tamaño de los medios informáticos a custodiar los cuales deben tener las condiciones adecuadas para protegerlos del polvo humedad o demás factores que alteren la integridad de estos; el contenedor deberá estar provisto por una cinta o banda de seguridad que garantice que el contenido no ha sido alterado durante el transporte Transporte El proveedor deberá suministrar el servicio de transporte para los medios informáticos objeto de esta publicación, el cual debe cumplir con las condiciones de seguridad requeridas por el Banco y sus filiales, para lo cual, debe contar con vehículos y personal idóneo. La propuesta deberá especificar: Cantidad y tipo de vehículos asignados para este servicio. Sistemas de protección a los medios transportados Protocolos para el transporte de medios Protocolo de atención El proponente deberá especificar el protocolo de atención de solicitudes, que incluya: Recepción de solicitudes

17 Recolección de medios Registro de inventarios de medios Codificación de medios Despacho y entrega de medios Acuerdos de Niveles de Servicio A continuación se describen los niveles de servicio requeridos Servicio tiempo de máximo de entrega Medio de Solicitud Horario Atención Sitio Entrega Ordinario N/A - Programación periódica Programación periódica Extraordinario 6 Horas Telefónica o por correo Emergencia 4 Horas Telefónica o por correo 8:00 a.m a 5:00 p.m de Lunes a Viernes 6:00 a.m a 6:00 p.m de Lunes a Viernes Cualquier hora de Domingo a Domingo incluyendo festivos El Banco y filiales Banco y filiales u sitio alterno Banco, filiales, Sitio alterno u otro sitio especificado por el Banco o las filiales. El proponente deberá describir su esquema de operación para atender los diferentes niveles de servicio propuesto Continuidad de Negocio El proponente deberá especificar un plan de continuidad de negocio que incluya un centro alterno para su operación en caso de contingencia. CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE En los capítulos 3,4 y 5 se detallan los ítems a tener en cuenta por el proponente para el diligenciamiento de su oferta.

18 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es necesario que la empresa adjunte los siguientes documentos a la propuesta: a. Misión, visión, objetivos b. Responsabilidad social y ambiental. c. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. d. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. e. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. f. Tiempo de permanencia en el mercado. g. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. h. Informar si ha tenido o tiene contratos u órdenes de servicio con el Banco y sus filiales y en caso afirmativo indicar los números y fechas de los mismos. i. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. j. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco o sus filiales. Si aplica. k. Diligenciamiento del formato Certificación/cuestionario sobre la prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo exigido por el gobierno para procesos de contratación. l. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta. m. Certificaciones de Calidad Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes

19 para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran. Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella. Se acepta la participación de Proponentes asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas: - Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). - No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. - La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. - Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes. - La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes.

20 3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE El proponente deberá demostrar experiencia en transporte y custodia de medios de información, presentando al menos 3 certificaciones emitidas por los clientes de contratos suscritos en los últimos 2 años, preferiblemente con entidades del sector financiero. Estas certificaciones deberán ser emitidas por el contratante y contener como mínimo la siguiente información para ser calificada: Nombre o razón social del contratante. Datos básicos del contacto del contratante (teléfono, dirección, correo electrónico). Objeto del contrato. Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año). Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular). Dicha certificación debe haberse emitido en un periodo no mayor a 90 días. Diligenciar Formato Anexo 5 - Experiencia del proponente. CAPITULO IV - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA 4.1 CARTA DE PRESENTACIÓN. El proveedor presentará su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de cada una de las Entidades. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos. En caso que el valor de fábrica se exprese en moneda extranjera debe quedar explicito la tasa de cambio en la que se hizo la reexpresión y establecer cuál se tomará para el momento del pago. 4.2 COSTOS. La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA y descuentos.

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