Project Portfolio Management

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1 Project Portfolio Management Implantación de Gestión de Portafolios en 8 pasos Claves y Pragmatismo JuanJo Cukier Director de Servicios

2 El Grupo Pragma Consultores 2

3 Nuestros Servicios Procesos de Negocio Mejora de Procesos de Negocio Plan de Continuidad de Negocio Gestión del Conocimiento Diagnóstico y Estrategia Análisis de Redes Sociales Creación y Gestión de Comunidades de Práctica Gestión del Cambio Gobierno de TI Implementación de CobiT e ISO Planificación Estratégica de TI Gestión de Proveedores (CMMI- ACQ) Gestión de TI Gestión y Calidad de Datos Presupuestación y Control de Gestión Soluciones de Gestión y Colaboración Selección de Herramientas Diseño e Implementación de Comunidades de Práctica Gestión Documental y de Contenidos Application Management Outsourcing (CMMI Nivel 2) Mantenimiento Integral de Aplicaciones Arquitecturas y Roadmaps Tecnológicos Revisión de Arquitectura de Software Elaboración de Roadmaps Tecnológicos Seguridad Informática Ethical Hacking Implementación de ISO Disaster Recovery Planning Calidad Técnica Revisiones de Código Pruebas Técnicas Revisiones Técnicas Formales Calidad de Procesos Mejora de Procesos de Software y TI Evaluaciones Oficiales SCAMPI Elaboración de Estrategias de Aseguramiento de la Calidad Definición de Metodologías Implementación de Oficinas de Calidad Calidad Funcional Pruebas Funcionales Automatización de Pruebas Funcionales Soporte a las Pruebas de Aceptación de Usuario Pruebas de Usabilidad Auditorias de Calidad de Producto Gestión de Proyectos - PM Definiciones de Metodología de Gestión Asistencia en Gestión a Líderes y Gerentes Gestión de Programas - PMO Armado, Lanzamiento y Gestión de Oficinas de Proyecto Cuadros de Mando Gestión de Portafolios - PPM Implantación del Modelo Conceptual: Valor y Riesgo Simulación de Escenarios Balance del Portafolio Seguimiento y Control del Portafolio Madurez en Gestión Evaluaciones de Madurez Mejora de Procesos de Gestión 3

4 Nuestros Clientes Mercado Financiero Mercado Energía Pioneer

5 Nuestros Clientes Tecnología Servicios Telecomunicaciones Test Focus

6 Nuestros Clientes Consumo Masivo y Manufactura Gobierno / ONG Agropecuario

7 7 Nuestro Enfoque de la Gestión Procesos PM PMO PPM Hacerlo bien Hacer lo correcto

8 Alcance del Trabajo 8 Perspectiva del Negocio Estratégico PPM Gestión del Portafolio Definición del alcance del portafolio Optimización de inversiones, beneficios y riesgos Monitorización del desempeño del portafolio Adaptación a los cambios de entorno del negocio PMO Gestión de Programas Unificación de metodología Gestión cross de riesgos y cambios Medición de resultados globales Coordinación Negocio - TI PM Gestión de Proyectos Alcance, Presupuesto Recursos, Riesgos, Entregables Planificación, Métricas Alcance de las iniciativas Táctico TI Negocio + TI Negocio

9 Por qué PPM Hay problemas recurrentes para los CIOs, que no desaparecerán Siempre hay más proyectos que recursos Las crisis imponen: Justificación de las decisiones Demostrar alineamiento Optimización y transparencia Reacciones rápidas Recortes con criterio 9

10 10 Sobre la Optimización de Portfolios Harry Markowitz s Portfolio Selection Journal of Finance (1952) R p N i 1 X i R i Sumar proyectos suma retornos N N N Sumar proyectos p X J J X J X K JK j 1 J 1 K 1 no siempre suma riesgos

11 11 P-PMO: Modelo Conceptual Establecer Business Drivers y Mapa de Proyectos Asignar RRHH y económicos Project Portfolio Management Office Decidir los elementos de análisis del portfolio Estudiar las variables, generar escenarios Proyectos Portfolio Manager Iniciativas Refinar los elementos de análisis Seleccionar y descartar los no/go Valorizar y priorizar los proyectos Evaluar los elementos de análisis para cada proyecto

12 Project Portfolio Management Office PPM: El Modelo Completo Proyectos Portfolio Manager Iniciativas Revisiones de Progreso Alineamiento con Objetivos Estrategia y Objetivos Corporativos Balance Riesgo/Valor Costes Riesgos Beneficios Valor Necesidades Habilidades Portafolios sugeridos Revisión y Aprobación de Proyectos P-PMO Riesgo Gestión de la Demanda Presupuesto Tiempo Staffing Externas Dependencias Proyecto a Proyecto Mandatorios Proyectos, ideas e iniciativas Restricciones 12

13 Project Portfolio Management Office Dentro del Portfolio Manager Proyectos Portfolio Manager Iniciativas Variables de decisión Criterios de optimización Valor Iniciativas y Proyectos Generador de Combinaciones (portafolios posibles) Optimizador Portafolio óptimo Riesgo Restricciones Decisiones Estratégicas y Políticas 13

14 14 La Noción de Valor Indicadores financieros clásicos: VAN: Valor Actual Neto ROI: Retorno sobre la Inversión P50(VAN): Mediana del VAN TIR: Tasa Interna de Retorno PR: Período de Repago Pero hay alternativas complementarias Ejemplo: Índice de Valor del negocio Cada iniciativa se evalúa con criterios alineados a la estrategia de negocio A cada criterio, un peso y una ponderación El índice es la suma ponderada

15 La Noción de Valor: Excel 15

16 La Noción de Valor: Ejemplo entidad financiera 16

17 La Noción de Valor: Project Portfolio Server Información General Beneficios Impacto Estratégico 17

18 18 La Noción de Riesgo Indicadores financieros clásicos: σ(van): Desvío del Valor Actual Neto esperado σ(roi): Desvío del Retorno sobre la Inversión esperado Medidas de previsión o contingencia financiera Pero hay alternativas complementarias Ejemplo: Índice de Alineamiento con TI Concordancia de las iniciativas con la arquitectura y estándares tecnológicos Objetivo: simplificación de procesos, reducción de costes, reducción de riesgos

19 La Noción de Riesgo: Excel 19

20 La Noción de Riesgo: Ejemplo entidad financiera 20

21 Noción de Riesgo: Project Portfolio Server 21

22 La Noción de Riesgo: Correlaciones Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 1 Existe NO Existe NO Existe NO Existe Proyecto Existe Existe Existe Proyecto Existe Existe Proyecto Existe Valor Descripción +0,8 Mucho positivamente (Correlación positiva alta) +0,5 Poco positivamente (Correlación positiva baja) 0 Independientes (No correlacionados) -0,5 Poco negativamente (Correlación negativa baja) -0,8 Mucho negativamente (Correlación negativa alta) 22

23 23 Planificación de Escenarios Un método de planificación estratégica, basado en simulación, que combinan hechos reales acerca del futuro junto con suposiciones o alternativas. Generación de Escenarios

24 Las Variables de Decisión: Excel 24

25 Las Variables de Decisión: Project Portfolio Server Frontera Eficiente What If Analysis Alineamiento Estratégico 25

26 Valor 26 Balance del Portafolio Balancear es equilibrar el portafolio para optimizar el valor total con un nivel de riesgo aceptable Portafolio Objetivo Alto Valor Análisis de Riesgo/Valor Proyectos Ganadores A B I G H Bajo Riesgo Alto Proyectos candidatos E F D C J K Riesgo Eliminar Alto Riesgo + Bajo Valor Eliminate El desafío está en suspender, cancelar o posponer proyectos de bajo valor cuyo riesgo se encuentre fuera de niveles aceptables.

27 Frontera Eficiente y Algoritmos Genéticos Los algoritmos genéticos (AG) son técnicas para resolver problemas de optimización Darwin: individuos con más éxito para sobrevivir y atraer compañeros tienen más probabilidad de generar descendencia y propagar su carga genética. Tres conceptos fundamentales: Selección: a mejor adaptación al entorno, mayor probabilidad de ser seleccionado y reproducirse. Cruce: los hijos heredan una combinación de los cromosomas de los padres. Mutación: una alteración aleatoria de los genes. 27

28 Algoritmos Genéticos en Portfolio Blender 28

29 29 Un Desafío: Demasiados Portfolios Análisis con 5 variables de decisión binarias (Sí/No). Lo hago o no lo hago? Lo hago yo o lo externalizo? Lo hago este año o lo postergo? Lo hago con la tecnología X o Y? Lo hago en su totalidad o con funcionalidad mínima? 30 proyectos posibles con los cuales formar los diferentes portfolios. Los portfolios posibles son (2 5 ) 30 Analizando diez por segundo tardaría más de 3 billones de años!

30 30 Las Restricciones Las restricciones eliminan portfolios, y mueven para adentro la frontera eficiente. Ejemplos: Proyectos mandatorios Presupuesto máximo Niveles tolerables de riesgo % de presupuesto para investigación

31 31 Las Restricciones Restricciones entre proyectos Dependencia P(1) P(2) P(4) P(6) P(3) P(7) P(8) Lógica Si se incluye el Proyecto 1 entonces incluir el Proyecto 2 Si se incluye el Proyecto 4 entonces no incluir el Proyecto 6 Si se incluyen los Proyectos 3 y 7 simultáneamente, entonces incluir el Proyecto 8 Restricciones de atributos de proyectos Igual (=) Distinto (<>) Mayor (>) Mayor o igual (>=) Menor (<) Menor o igual (<=) Presupuesto Pi < Presupuesto máximo aprobado # Proyectos Pi < # Máximo de proyectos gestionables # Proyectos Pi mandatorios = # Total proyectos mandatorios # Horas Hombre de Proyectos en Pi <= # Horas máximo permitido

32 32 Cliclo de Vida PPM Actualización del Portfolio Revisiones Periódicas Acciones de Gestión Acciones de Excepción Redistribución de recursos Cambios organizacionales Cancelación de proyectos Proyectos no previstos Análisis de proyectos finalizados Seguimiento de la contribución de Valor

33 33 Servicios de soporte a PPM Frontera eficiente Gestión de Programas Gestión de Riesgos Gestión de Recursos Portfolio Seleccionado Control de Gestión Oficina de Proyectos (PMO) Gestión del Cambio

34 34 Del Recetario: La P-PMO Colocar los proyectos en una misma base de datos Unificación de proyectos, nombres, costes, tiempos y equipo de trabajo Permite: Entender redundancias Eliminar duplicados y de bajo valor Pareto: 20% de proyectos suele brindar 80% de beneficios Permite: Consolidar con una visión global Priorizar Según análisis de valor y riesgo IT provee plantillas; el Negocio las completa; Finanzas valida la metodología Permite: Cuantificar la contribución de los proyectos a los objetivos estratégicos

35 Del Recetario: La P-PMO 4 Dividir en presupuestos Se torna difícil comparar ciertos proyectos, por lo disímil de sus características Identificar mandatorios Se separa la cartera en: Operacionales (Run): para operatoria del negocio ~ 60% Estratégicos (Grow): nuevos negocios, posicionamiento ~ 30% Incrementales (Transform): innovación, investigación ~ 10% Permite: Balancear el mix de tipos de proyecto 5 Establecer el Gobierno del Portfolio Un Comité, con representación del CIO como moderador Idealmente, con líderes del negocio Permite: Alinear al negocio con IT, compromiso con la definición de prioridades 35

36 Del Recetario: La P-PMO 6 Automatizar el repositorio Una cartera estática carece valor Se automatizan procesos de recolección y de análisis Se unifican criterios y se mejoran los canales de comunicación Permite: Disciplinar, repriorizar proyectos, reasignar fondos y aplicar criterios de cancelación 7 Aplicar la teoría moderna de Portfolio a IT Se evalúan y categorizan los activos que componen la cartera Se generan escenarios, se optimizan portafolios Permite: Optimizar 8 Mantener el portafolio actualizado Ante: paso del tiempo, proyectos que ingresan, que egresan Permite: Preservar la mirada estratégica 36

37 Lecciones Aprendidas: Estas técnicas permiten Estructurar el proceso de decisión: Con nociones de riesgo, y de riesgo correlacionado Con escenarios y frontera eficiente Evitando reinventar la rueda con cada presupuesto Entender la importancia relativa de los proyectos: Con un único Comité, para generar jurisprudencia; o Distribuyendo la revisión y auditar en forma muestral Generar consenso entre los actores relevantes: Con convergencia de criterios entre áreas Con involucramiento del Negocio Mejorando la comunicación Incrementar la transparencia de las decisiones presupuestarias Establecer una línea base metodológica, y mejorar Recortar con criterio 37

38 38 Gracias por Vuestra Atención! Y ahora, las preguntas

39 Contáctenos: ESPAÑA Santa Hortensia 15, Of. A3 (28002) Madrid Tel (+ 34) BOLIVIA Calle Ñuflo de Chavez No. 470 Santa Cruz de la Sierra Tel (+59 1) CHILE Luis T. Ojeda 0191 Piso 7 Providencia, Santiago Tel (+56-2) ARGENTINA San Martín 575 2º (C1004AAK) Buenos Aires Tel (+54-11) Córdoba 524 1er Piso (Q8300BLL) Neuquén Tel ( ) MEXICO HQ Homero, Homero 203 Piso 10 Col. Chapultepec Morales México DF, C.P Tel (+ 55) Prol. Corregidora No. 338 Oficina 3 y 4 Fracc. Alamos 3ra. Sección Querétaro, Qro. C.P Tel (+ 55) /52 Batallón de San Patricio 109 // Piso 10 // Col. Valle Oriente // San Pedro Garza García // Monterrey N.L URUGUAY Cerrito 566 Montevideo Tel (+ 598) Fax (+ 598) int. 700

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