conservaplan EL MANUAL DE PRESERVACIÓN DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS DEL NORTHEAST DOCUMENT CONSERVATION CENTER

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1 conservapan DOCUMENTOS PARA CONSERVAR Nº EL MANUAL DE PRESERVACIÓN DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS DEL NORTHEAST DOCUMENT CONSERVATION CENTER BIBLIOTECA NACIONAL DE VENEZUELA CENTRO NACIONAL DE CONSERVACIÓN DE PAPEL CENTRO REGIONAL IFLA-PAC PARA AMÉRICA LATINA Fascícuo 3 Manejo de emergencias Y EL CARIBE COMISIÓN DE PRESERVACIÓN Y ACCESO COUNCIL ON LIBRARY AND INFORMATION RESOURCES Caracas, Venezuea

2 BIBLIOTECA NACIONAL DE VENEZUELA CENTRO NACIONAL DE CONSERVACIÓN DEL PAPEL CENTRO REGIONAL IFLA-PAC PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE Edificio Rogi, Piso 1 Cae Soedad con Cae Las Piedritas Zona Industria de La Trinidad Caracas, Venezuea Teefax: (58-2) Centra: (58-2) (x 203, 218) 2 CONSERVAPLAN Documentos para Conservar Nº 7, 1998 E manua de preservación de bibiotecas y archivos de Northeast Document Conservation Center. Fascícuos 1 a 6 Derechos reservados por Northeast Document Conservation Center Andover, Massachusetts y 1994 Para os países de haba hispana, por a Bibioteca Naciona de Venezuea E manua consta de seis temas que serán pubicados como fascícuos sucesivos. Fascícuo tres Este programa recoge y disemina en traducción a españo documentos significativos de a iteratura de conservación aparecida en otros idiomas y cuya ectura es recomendada en os programas de formación. La ausencia de pubicaciones actuaizadas en españo sobre conceptos, historia y técnicas ha frustrado e nive y caidad de a conservación en países hispanohabantes. Conservapan ha sido creado para proporcionar apoyo bibiográfico en temas fundamentaes. Los interesados en suscribirse y en reaizar propuestas para a serie podrán dirigirse a Editor de Conservapan, a a dirección arriba señaada. ISSN (Conservapan) ISBN X (Obra competa) ISBN (Fascícuo 3)

3 Edición de a versión origina en ingés actuaizada en 1994 bajo a responsabiidad de E Manua de Preservación Shereyn Ogden Directora de Conservación de Libros de NEDCC, Andover, Massachusetts Bibioteca Naciona de Venezuea Centro Naciona de Conservación de Pape Centro Regiona IFLA/PAC para América Latina y e Caribe de Bibiotecas y Archivos de Northeast Document Conservation Center 3 Comisión de Preservación y Acceso Counci on Library and Information Resources Caracas, 1998 Fascícuo tres

4 4 Datos de a versión origina en ingés: Preservation of Library & Archiva Materias : A Manua Copyright 1992 por Northeast Document Conservation Center Copyright de a edición revisada en 1994 por Northeast Document Conservation Center Todos os derechos reservados Preparado y producido con e financiamiento de Institute of Museum Services Número de cataogación de Library of Congress ISBN No Edición en españo: E Manua de Preservación de Bibiotecas y Archivos de Northeast Document Conservation Center Bibioteca Naciona de Venezuea con a autorización de Northeast Document Conservation Center y e financiamiento de a Comisión de Preservación y Acceso de Counci on Library and Information Resources Caracas, Coordinación y revisión: Centro Naciona de Conservación de Pape Centro Regiona IFLA/PAC para América Latina y e Caribe Cae Soedad con Cae Las Piedritas Edificio Rogi, 1er. piso Zona Industria de La Trinidad Caracas, Venezuea Teefax: (582) Comité Editor: Virginia Betancourt, Lourdes Banco, Aureio Ávarez Comité Coordinador: Pedro Hernández, Adeisa Castio V., Ramón Sánchez, Daruich Turupia Traducción: Soange Hernández, Teresa León, Lia Mendoza, Ana Mar Gonzáez, Patricia Torres Composición eectrónica: Adeisa Castio V. Impresión: Editoria EX-LIBRIS, Caracas CONTENIDO 3. MANEJO DE EMERGENCIAS Seguridad contra pérdidas: daño por agua e incendio, agentes bioógicos, hurto y vandaismo Panificación para enfrentar situaciones de desastre Hoja de trabajo para esbozar un pan de desastre Suministros, servicios y bibiografía para e manejo de emergencias Secado de ibros y documentos Rescate de emergencia de fotografías Protección de as coecciones durante rehabiitaciones de panta física Contro integra de pagas Protección de ibros y pape contra os hongos 55

5 3. MANEJO DE EMERGENCIAS 3.1. SEGURIDAD CONTRA PÉRDIDAS: DAÑO POR AGUA E INCENDIO, AGENTES BIOLÓGICOS, HURTO Y VANDALISMO DAÑO POR AGUA E INCENDIO La panificación para enfrentar desastres es un componente importante de a panificación genera de a preservación. Aquéa debería contempar todos os posibes riesgos, incuyendo e agua y e fuego, que pantean una amenaza razonabe a as coecciones. Un pan sistemáticamente organizado y formamente escrito, e permitirá una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando así e peigro para su persona y e daño a as coecciones y a a edificación. Dicho pan debería cubrir tanto medidas preventivas como procedimientos de rescate y recuperación. También debería incuir un componente de entrenamiento: todo e persona debería conocer, por ejempo, a ubicación y a operación de as vávuas de cierre de as tuberías de agua en os edificios en os que se abergan as coecciones. E pan debería ser revisado reguarmente junto con e persona, por o menos cada año. Asimismo, e pan debería incuir istas de pasos a seguir si ocurre un desastre, as fuentes de suministros y asistencia que puedan requerirse. La importancia de tener un pan escrito no puede ser sobrestimada. En medio de a excitación y confusión de una emergencia, os procedimientos y as fuentes de ayuda fácimente se ovidan. Es mucho menos probabe que a información conservada por escrito se pase por ato. Puede perderse un tiempo vaioso durante as emergencias si e persona no está famiiarizado con os métodos de recuperación. Debería distribuirse copias de pan a todo e persona responsabe de a prevención de desastres y de as abores de recuperación en caso de ocurrir estos acontecimientos. Debería además disponerse de varias copias de pan tanto fuera como dentro de os edificios donde se depositan as coecciones. La protección contra e daño causado por e agua es esencia para a preservación de os fondos de as bibiotecas y archivos. Incuso accidentes menores, taes como e goteo de una tubería, pueden causar un daño extenso e irreparabe a as coecciones. A respecto, pueden tomarse varias precauciones. E cubrimiento de techos y os desagües deberían inspeccionarse con reguaridad y repararse o reempazarse cuando fuese necesario. Los canaes de agua en os tejados y os drenajes deberían impiarse con frecuencia. Las coecciones nunca deberían ubicarse bajo tuberías de agua o de vapor, avamanos, equipos de aire acondicionado mecánico o cuaquier otra fuente potencia de daño por mojadura. Es conveniente coocar os materiaes que conforman as coecciones, como mínimo, a 10 centímetros de sueo; nunca directamente sobre e piso. Es además necesario evitar e amacenamiento en sótanos o en otras áreas donde e peigro de inundaciones sea de ata probabiidad. Si fuese inevitabe e amacenamiento de as coecciones en áreas con riesgos de inundación, sería recomendabe instaar as aarmas pertinentes para asegurar a detección rápida de a presencia de agua. E daño causado por e fuego puede ser aún más serio que e causado por e agua. Si as coecciones sobreviven, probabemente se chamusquen, se cubran con hoín, se hagan friabes por a exposición a fuerte caor, se humedezcan o se mojen a causa de agua utiizada para extinguir e incendio, se tornen mohosas o se impregnen de un oor a humo. Existen varios métodos de extinción de fuego. Cada institución debería tener por o menos un método en operación. Los rociadores automáticos están actuamente considerados por a mayoría de os profesionaes de seguridad contra incendios, bibiotecóogos, archivistas y conservadores como a mejor opción para a protección contra e fuego en as bibiotecas y archivos. Sin embargo, a opinión sobre e tipo preferido de sistema de rociado varía 5

6 6 con e tiempo. Por ta motivo, antes de hacer una eección, sería conveniente que e persona consutase a un ingeniero de seguridad experimentado contra incendios, que esté famiiarizado con as bibiotecas y archivos, y que conozca os avances recientes en este campo. Sería también recomendabe revisar todas as pubicaciones reevantes de a Nationa Fire Protection Agency (NFPA), ubicada en Quincy, Massachusetts. Las coecciones especiamente vaiosas, que podrían dañarse irrecuperabemente por e agua utiizada en un sistema de rociado cuaquiera, habían sido protegidas hasta hace poco con un sistema automático de extinción con gas haón: e haón extingue e fuego interfiriendo con e proceso de combustión y no moja os materiaes ni deja residuos químicos perjudiciaes sobre eos. Sin embargo, este gas contiene corofuorocarbonos y en un futuro previsibe dejará de estar disponibe debido a su efecto dañino a ambiente. Mientras tanto, se están desarroando otros métodos de extinción de incendios para as coecciones de ato vaor. En todo caso, sería como mínimo conveniente que cada depósito y saa de consuta de as coecciones dispusiese de extintores de incendio portáties de povo químico seco tipo ABC, y que e persona fuese entrenado en su uso. Todo sistema de extinción de incendios debería inspeccionarse en forma reguar y recibir un mantenimiento adecuado. Es por demás recomendabe seguir as instrucciones señaadas por e fabricante. Todos os depósitos que abergan materiaes de bibiotecas y archivos deberían estar bien equipados con sensores de caor y humo conectados directamente a a estación oca de bomberos o a otro monitor que opere as 24 horas de día. E uso de sensores de caor caibrados a una temperatura máxima fija es insuficiente debido a que no son capaces de detectar rápidamente os incendios en os que no hay producción de amas. Por ta razón sería conveniente instaar también sensores capaces de activarse a causa de aumentos pequeños y repentinos en a temperatura. Por otra parte, a utiización excusiva de sensores de humo resuta inadecuada ya que presentan un índice de faa mecánica reativamente ato. Es iguamente conveniente que todos os detectores sean sometidos reguarmente a pruebas, y mantenidos según as especificaciones de os fabricantes. Los miembros de persona deberían trabajar con a estación oca de bomberos para crear un programa de seguridad contra incendios. Es necesario que todos os eementos posibes de riesgo de incendio sean eiminados. En ta sentido, debería mantenerse os entrenamientos e inspecciones de seguridad en forma reguar, y capacitarse a persona en procedimientos de evacuación. AGENTES BIOLÓGICOS Los agentes bioógicos primarios que causan daño a as coecciones de bibiotecas y archivos son os hongos, os roedores y os insectos, aunque os perros, gatos, pájaros, e incuso os humanos pueden también perjudicar os materiaes. E daño causado por hongos puede constituir una seria amenaza, especiamente para aqueas instituciones ubicadas en una zona de cima cáido y húmedo o cerca de un gran cuerpo de agua donde a humedad es ata. Las esporas de hongos son omnipresentes en e ambiente. E perjuicio infigido por os hongos puede ser devastador y debería tomarse medidas para evitaro. Las medidas más importantes son mantener os nivees adecuados de temperatura y humedad reativa, una buena circuación de aire y depósitos impios y ordenados. La temperatura y humedad reativa ideaes nunca deberían exceder os 21 C y e 50%, respectivamente. Mientras más atas sean a temperatura y a humedad reativa, mayor será e riesgo de aparición de hongos. Si se presenta una emergencia reacionada con e agua, taes como inundaciones o extinción de incendios, os materiaes mojados deberían atenderse inmediatamente antes de que se desarroen os hongos. Una vez que e hongo aparece, as piezas afectadas deberían aisarse de a coección. Es preciso secaras competamente y, una vez

7 secas, remover e hongo. Debería contactarse un conservador para recibir asesoría sobre a mejor manera de removero, dadas as circunstancias particuares de a situación. Sería conveniente usar guantes y tapabocas cuando se manipuen materiaes fungosos. Los materiaes de bibiotecas y archivos son propensos a ataque por parte de roedores e insectos, y debería tomarse todas as medidas posibes para controaros. Éstos son atraídos por restos de comida, y su proiferación se ve favorecida por e desorden. Por ta razón, os depósitos deberían mantenerse impios y ordenados en todo momento. Debería asimismo prohibirse ingerir aimentos y bebidas en os edificios que contienen coecciones, especiamente en os depósitos. De hecho, e persona tendría que comer sóo en un saón ubicado o más ejos posibe de as coecciones. Es recomendabe que todos os recipientes de basura que contengan aimentos sean sacados diariamente de os edificios. La ata temperatura y, en particuar, a humedad reativa eevada también estimuan a actividad de os roedores e insectos, por o cua estos factores deberían ser controados. Las ventanas, puertas y respiraderos deberían mantenerse cerrados en a medida de o posibe debido a que os insectos entran a través de eos. Los edificios precisan también un buen mantenimiento ya que as grietas o hendiduras en a estructura constituyen otro punto de entrada. Sería conveniente que e césped y as pantas estuviesen a por o menos 45 centímetros de cuaquier edificio que abergue coecciones. De ser posibe, es aconsejabe revisar todos os materiaes que ingresen a edificio para que no entren con eos roedores y, especiamente insectos. Esta medida es váida para nuevas piezas con as que se enriquece a coección, así como para aquéas que regresan uego de un préstamo, y para todos os equipos, suministros y materiaes de empaque. Una vez que se descubre una infestación, es necesario actuar inmediatamente. Varios tipos de trampas para roedores están disponibes comerciamente, pero se aconseja contratar a un exterminador profesiona por razones de seguridad para e persona. Si se descubre una infestación de insectos, as piezas afectadas, así como as adyacentes a éstas, deberían aisarse de resto de a coección. E insecto debería ser identificado, ya que esto ayuda a su exterminación y puede servir para determinar a fuente de infestación. Los insecticidas de tipo aeroso no deberían rociarse directamente sobre as coecciones, ya que os agentes químicos pueden dañaras. La congeación controada es otro método para tratar os materiaes de bibiotecas y archivos infestados por insectos, y a menudo es e que se prefiere debido a que no se utiizan sustancias químicas tóxicas. Otros métodos de contro, ta como e de as atmósferas modificadas, se están investigando y se muestran promisorios para e futuro. Si descubre una infestación, contacte un profesiona de preservación para que obtenga a información más actuaizada a respecto. HURTO Y VANDALISMO Debido a ato vaor de os materiaes de bibiotecas y archivos, debe proporcionarse una adecuada protección contra e hurto y vandaismo. Esta protección puede variar en compejidad, desde e uso de simpes cerraduras hasta a apicación de eaborados sistemas de seguridad. En genera, as bibiotecas y archivos que abergan coecciones de ato vaor deberían estar bien protegidas durante as horas en que e edificio está cerrado a púbico. La mejor protección a proporcionan as aarmas contra intrusión perimetra y detectores internos de movimiento, conectados directamente a a estación de poicía oca o a otra agencia de contro que se encuentre activa as 24 horas de día. Durante as horas aborabes, es mejor mantener abierta sóo una puerta de entrada/ saida para ser usada por igua tanto por os usuarios como por e persona. Todas as demás puertas deberían estar dotadas de aarmas, de manera que su traspaso no autorizado pueda ser detectado. De mismo modo, as ventanas deberían mantenerse bajo cerrojo. Las aves de edificio y as aves de 7

8 8 entrada a as áreas donde se guardan materiaes especiamente vaiosos deberían ser controadas. Sería conveniente mantener una ista de as personas que poseen aves de estos espacios, y e persona debería regresar as aves cuando deje su empeo en a institución. E acceso a os depósitos debería estar estrictamente imitado, y os usuarios tendrían que estar acompañados por un miembro de persona si han de entrar a eas. Es recomendabe que a consuta de os materiaes por parte de os usuarios sea cuidadosamente controado. Los usuarios nunca deberían quedar desatendidos. En condiciones ideaes, deberían utiizar os materiaes en una saa separada de os depósitos de os ibros. Los abrigos, bosos y ibros personaes deberían dejarse fuera de a saa de ectura. Asimismo, os usuarios deberían evar sóo un ápiz y pape a a saa, así como firmar un registro, presentar un carnet de identificación y dejar dicho carnet en manos de un miembro de persona, quien deberá recuperar posteriormente e materia prestado. Las soicitudes para consutar materiaes de coecciones especiaes deberían hacerse por escrito. Todas as papeetas de soicitud deberían conservarse para evar un registro acerca de uso de os materiaes. Sería conveniente entregar a os usuarios un objeto a a vez. Si necesitan varios voúmenes, es preciso que e persona os cuente y revise cuidadosamente antes y después de uso de os mismos, para detectar eventuaes evidencias de hurto o vandaismo. Los carnets de identificación deberían devoverse a os usuarios sóo cuando os materiaes sean entregados a miembro de persona y cuando éste se encuentre satisfecho a verificar que no se ha causado daño a os mismos. Si descubre que han sido robados materiaes vaiosos de su coección, consute sobre a acción a tomar en: Guideines Regarding Thefts in Libraries, por Wiiam Moffett (Coege & Research Libraries News, March 1988, pp ); y Rare Books and Manuscript Thefts por John J. Jenkins (Antiquarian Bookseers Association of American, NY, 1982). Necesitará demostrar a propiedad de os materiaes vaiosos. En ta sentido, es conveniente mantener en archivo descripciones por escrito de materia, así como fotografías o fotocopias de ata caidad de os detaes de identificación. La decisión de coocar a materia una marca de identificación dependerá de curador de mismo. OTRAS LECTURAS SUGERIDAS Barton, John P., and Johanna C. Weheiser, eds. An Ounce of Prevention : A Handbook on Disaster Contingency Panning for Archives, Libraries, and Record Centres. Toronto : Toronto Area Archivists & Group Education Foundation, 1985, 192 pp. Fortson, Judith. Disaster Panning and Recovery. New York, London : Nea-Schuman Pubishers, Inc., 1992, 181 pp. Greenfied, Jane. The Care of Fine Books. New York : Nick Lyons Books, 1988, 160 pp. Harmon, James D. Integrated Pest Management in Museum Library and Archiva Faciities. Indianapois : Harmon Preservation Pest Management, 1993, 140 pp. Jenkins, John J. Rare Books and Manuscript Thefts : A Security System for Librarians, Bookseers and Coectors. New York : Antiquarian Bookseers Association of America, 1982, 20 pp. Morris, John. Managing the Library Fire Risk. 2nd ed. Berkeey, CA : Office of Risk Management and Safety, University of Caifornia, 1979, 147 pp. Nyberg, Sandra. The Invasion of the Giant Spore. SOLINET Preservation Program Leafet No. 5. Atanta, GA : SOLINET (November 1987) : 19 pp. RBMS Security Committee, Gary L. Menges, Chair. ACRL Guideines for the Security of Rare Books, Manucript and Other Specia Coections. Coege & Research Libbraries News 51.3 (March 1990) :

9 RBMS Security Committee, Wiiam A. Moffett, Chair. Guideines Regarding Thefts in Libraries. Coege & Research Libraries News 49.3 (March 1988) : Trinkaus-Randa, Gregor. Preserving Specia Coections Through Interna Security. Coege & Research Libraries (Juy 1989) : Weheiser, Johanna G. Nonchemica Treatment Processes for Disinfestation of Insects and Fungi in Library Coections. Munich : K.G. Saur, 1992, 118 pp. Zycherman, Linda, ed. A Guide to Museum Pest Contro. Washington, DC : The American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (AIC), Assoc. of Systematics Coections, 1988, 205 pp. 9

10 PLANIFICACIÓN PARA ENFRENTAR SITUACIONES DE DESASTRE Los desastres naturaes, taes como e huracán Andrés, que en agosto de 1992 azotó e sur de Forida y Luisiana, nos concientizan acerca de nuestra vunerabiidad ante os desastres. Afortunadamente, as catástrofes de esta magnitud son raras, pero e desastre puede presentarse de muchas maneras. Por ejempo, a ruptura de una tubería de agua principa inundó a Chicago Historica Society en 1986; un incendio dañó gravemente e Cabido de Nueva Oréans en 1988; e terremoto de Loma Prieta afectó varios museos y bibiotecas de área de San Francisco; e humo de un incendio de instaaciones eéctricas impregnó coecciones enteras de Huntington Gaery en 1985; e daño por hongos amenazó os archivos de Mount Vernon. Las emergencias, grandes o pequeñas, naturaes o causadas por e hombre, ponen en peigro tanto a persona como a as coecciones de una institución. Es amentabe que a persona de as instituciones corresponda a menudo aprender a través de una dura experiencia as ventajas de estar preparados para enfrentar una emergencia; sin embargo, una emergencia no tiene que convertirse en un tota desastre. De hecho, os peigros frecuentemente pueden mitigarse o evitarse por competo con un programa goba y sistemático para enfrentar situaciones de emergencia. Taes programas proporcionan un medio para reconocer y evitar riesgos, y para responder efectivamente a as emergencias. Un número creciente de profesionaes sabe que as emergencias en pequeña escaa pueden controarse si e persona está preparado para reaccionar con prontitud. E daño puede ser imitado aun ante un desastre de gran magnitud. Por ejempo, as instituciones cuturaes en Chareston, Caroina de Sur, formaron un consorcio que se centró en a preparación para enfrentar desastres varios años antes de que fueran azotados por e huracán Hugo en Muchas de estas instituciones sóo sufrieron daños menores debido a que pudieron poner en acción sus procedimientos de aerta ya estabecidos con anterioridad. La panificación para enfrentar desastres es compeja; e pan escrito es e resutado fina de una ampia gama de actividades preiminares. La totaidad de proceso será más eficiente si se asigna formamente a un individuo a panificación de as acciones a tomar frente a situaciones de desastre para a institución, con a asistencia de un equipo o de un comité de panificación. E director de a institución puede desempeñar este pape principa o puede deegar dicha responsabiidad; pero es importante recordar que e proceso debe estar respadado a nive más ato de a organización si se quiere que éste sea efectivo. E panificador debería estabecer un cronograma para e proyecto, y debería definir e acance y as metas de mismo, o cua depende en gran medida de os riesgos que enfrente a institución. Para cuaquier coección, e riesgo de un desastre es una combinación de peigros ambientaes sumado a a vunerabiidad de os edificios, de os sistemas mecánicos y de as coecciones. Un estudio de os riesgos presentes en toda a institución constituye a mejor manera de evauar estos factores. La investigación de acontecimientos pasados y de probemas previos también ayuda a identificar os peigros. Un artícuo de esta ongitud no puede cubrir todas as posibiidades, pero existen numerosas guías úties en programas interactivos de computación, ibros y artícuos pubicados, así como en boetines técnicos de programas de conservación regiona [Estados Unidos]. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Un primer paso prudente es a enumeración de os peigros geográficos y cimáticos, así como de otros riesgos que puedan poner en peigro e edificio y as coecciones. Éstos pueden incuir a susceptibiidad de dicha institución a ser afectada por huracanes, tornados, inundaciones sorpresivas, terremotos o incendios forestaes, e incuso

11 por fenómenos inusuaes como erupciones vocánicas. Considere además os desastres provocados por e hombre, taes como interrupciones de energía eéctrica, descargas de rociadores de extinción de incendios, faas en e suministro de combustibe o agua, derrames químicos, incendios premeditados, amenazas de bombas, u otros probemas de este tipo. Tome nota de os riesgos ambientaes que rodean a su institución. Industrias químicas, rutas de embarque de materiaes peigrosos y proyectos de construcción adyacentes son todos factores que ponen en peigro a institución. Aunque no todas as instituciones son susceptibes a sufrir todos os tipos de desastre, cuaquier acontecimiento que constituya una posibiidad rea debería estar contempado en su pan de emergencia. Revise cuidadosamente su edificio y e ugar que éste ocupa. Observe e estado de terreno circundante. E edificio está ubicado en una pendiente? Se encuentra e sótano por encima de nive de inundación? Hay árboes grandes cerca de edificio? Ofrecen seguridad as instaaciones así como as conexiones principaes de servicios púbicos y másties de banderas? E techo es pano? Se acumua e agua en e mismo? Los abañaes y drenajes funcionan adecuadamente? Éstos se impian con reguaridad? Están bien seadas as ventanas y caraboyas? Hay antecedentes de fitraciones u otros probemas estructuraes y de construcción? Dentro de edificio, os sistemas de protección contra incendios, os eéctricos, os de cimatización ambienta y as tuberías constituyen una preocupación de primer orden. Existen suficientes extintores de incendio, se inspeccionan éstos reguarmente? Posee e edificio aarmas contra incendios y sistemas de extinción? Están bien mantenidos? Se supervisan as 24 horas a día? Se encuentran despejadas as vías de escape? Cuánto tiempo tiene e cabeado? Está sobrecargado? Los artefactos eéctricos se desenchufan en a noche? Se dispone de energía auxiiar en caso de que sea necesaria? Están en buen estado as tuberías de agua? Hay detectores de agua; funcionan? Hay agún probema con e sistema de contro ambienta? Posibemente usted ya ha formuado muchas otras preguntas; debería, por tanto, crear su propia ista para evauar os riesgos. Es importante también determinar a vunerabiidad de os objetos que conforman as coecciones. Qué tipo de materiaes incuyen? Se dañan con faciidad? Son particuarmente susceptibes a ciertos tipos de daños, taes como os reacionados con humedad, fuego, rompimiento y otros factores o eventos simiares? Cómo y dónde se amacenan as coecciones de su institución? Están protegidas por cajas u otros estuches? La estantería está empotrada en os eementos estructuraes de edificio? Ésta es estabe? Se encuentra agún objeto coocado directamente sobre e sueo, donde podría dañarse por causa de goteras o inundaciones? (Todas as piezas deberían coocarse a por o menos 10 centímetros de piso a savo de agua, sobre paetas de carga o en estantes). Los materiaes están coocados debajo o cerca de fuentes de agua? Anaice sus procedimientos de seguridad y impieza. Dichos procedimientos exponen as coecciones a peigro de hurto, vandaismo o ataque de insectos? Considere as vunerabiidades administrativas. Están aseguradas as coecciones de su institución? Existe un inventario competo y preciso de as mismas? Se conserva un dupicado de inventario en otro sitio? Están estabecidas as prioridades en cuanto a as coecciones? En otras paabras, sabe cuá coección tiene prioridad de rescate en caso de incendio, accidente por agua u otra emergencia? Posee su institución una ista de prioridades de reposición en caso de no poder rescatar os objetos de primera prioridad debido a a magnitud de daño sufrido por e edificio o a a naturaeza de desastre? Aunque estas preguntas pueden parecer abrumadoras, para e momento en que haya competado su estudio, tendrá una mejor idea de os riesgos significativos que enfrenta su institución. A pesar de que puede haber una ampia gama de escenarios posibes 11

12 12 de desastres, os factores más comunes son e agua, e fuego, os daños físicos o químicos, o aguna combinación de éstos. Los procedimientos específicos de un pan de desastre se centran en a prevención y disminución de estos tipos de daño. DISMINUCIÓN DE RIESGOS Una vez especificados os peigros que enfrenta su institución, e responsabe de un pan de contingencia ante situaciones de desastre debería visumbrar un programa con metas concretas y recursos identificabes, y con un esquema de actividades para eiminar a mayor cantidad de riesgos posibes. La geografía y e cima no pueden cambiarse, pero en cambio, a vunerabiidad de a institución puede ser reducida. Si as condiciones de edificio y de a coección se supervisan con reguaridad, se reparan y mejoran, muchas de as situaciones de emergencia serán eiminadas. Un programa reguar de inspección y mantenimiento de edificio debería ser una prioridad muy ata si no existiese ya uno en ejecución. Un programa de este tipo puede prevenir o reducir as situaciones de emergencia comunes que resutan de a ruptura de tuberías, as deficiencias en os equipos de cimatización, e cabeado eéctrico desgastado, os drenajes obstruidos u otros probemas. Si no puede reaizar todas as mejoras de una soa vez, eabore un cronograma y cúmpao. Si agunos rubros de su programación resutan imposibes de cumpir o se retrasan, avance hacia a próxima meta y regrese a probema anterior cuando éste sea más soventabe. Una vez que os sistemas de a edificación estén funcionando adecuadamente, eabore un esquema de mantenimiento. Las reparaciones parciaes y e diferimiento de as abores de mantenimiento sóo se traducen en un deterioro aceerado, o cua conduce a un incremento de riesgo de sufrir una situación de emergencia. Leve un registro de os accidentes ocurridos en su edificio, taes como a obstrucción de drenajes, a impieza de os caefactores y as faas en os equipos. Mientras mayor sea su conocimiento sobre e edificio y su operación, más rápidamente (y a menor costo) podrá hacer as reparaciones. Aunque e daño causado por e efecto de agua es e tipo de desastre más común en os museos, cada institución con coecciones de vaor perdurabe necesita un buen sistema de protección contra incendios. Dado que a mayoría de as emergencias parecen suceder fuera de as horas normaes de trabajo, os sistemas de detección confiabes con monitores profesionaes que operen as 24 horas de día constituyen una sabia inversión. Taes sistemas deberían ser diseñados e instaados por profesionaes con experiencia en a prestación de servicios a museos y bibiotecas, debido a que as necesidades de protección de estas instituciones difieren de as correspondientes a edificaciones residenciaes. Converse con coegas de otras instituciones ocaes o con un conservador de su región para que e hagan recomendaciones, y siempre revise referencias bibiográficas sobre e tema. Otras acciones que reducen a vunerabiidad de edificio y de as coecciones incuyen e mantenimiento de un inventario de a coección, a apicación de mejoras a amacenamiento de a misma y e cumpimiento de adecuados procedimientos de seguridad y amacenamiento. E inventario proporciona una ista básica de as existencias, que, además de ser de gran ayuda para asignar as prioridades de savamento, es requisito esencia para fines de seguros. Las mejoras a amacenamiento de as coecciones, como por ejempo a utiización de cajas y a coocación de os materiaes a una atura por encima de nive de sueo, reducen o eiminan as posibiidades de daño cuando se presenta una situación de desastre. Los procedimientos gobaes de seguridad y amacenamiento pueden evitar emergencias por hurto, vandaismo o ataques de insectos. Asimismo, garantizan a accesibiidad a as vías de escape y contribuyen a eiminar os peigros de incendio.

13 PLAN COOPERATIVO La panificación para enfrentar situaciones de desastre no debería hacerse en forma aisada. Para que funcione con eficacia, debe estar integrada a os procedimientos operativos de rutina de a institución. De hecho, probabemente observará que a panificar acciones ante un desastre también estará trabajando hacia e ogro de otras metas. Por ejempo, un sistema de contro cimático que funcione adecuadamente evitará as fuctuaciones de temperatura y humedad, o que da como resutado un mejor entorno de preservación y duración más proongada para todas as coecciones. A mismo tiempo, esto evita desastres como a ocurrencia de fitraciones de agua en as unidades de contro de aire. De modo semejante, si una institución supervisa sus coecciones y crea un inventario con fines de a panificación para enfrentar situaciones de desastre, se obtendrá e beneficio adiciona de un mejor acceso a as coecciones para fines de exposición, investigación y servicio. Recuerde tres características importantes de un pan efectivo de contingencia ante situaciones de desastre: gobaidad, simpicidad y fexibiidad. Es necesario que e pan aborde todos os tipos de emergencias y desastres que su institución pueda enfrentar. Debería incuir panes tanto para una respuesta inmediata como para e rescate a argo pazo, y para a dedicación de esfuerzos de recuperación de materia afectado. E pan debería también tomar en cuenta que os servicios normaes podrían interrumpirse. Cómo procedería si no hubiese eectricidad, agua y teéfono? E pan debe ser fáci de ejecutar. Ante una situación de desastre, a gente a menudo tiene probemas para pensar con caridad, por o que as instrucciones concisas y e entrenamiento son vitaes para e éxito de un pan. La cave está en escribir en estio caro y simpe sin sacrificar a gobaidad. Sobre todo, recuerde que no puede anticipar cada detae, así que asegúrese de que aunque e pan proporcione as instrucciones básicas, también permita cierta creatividad in situ. Decida quién será e responsabe de as diversas actividades cuando se enfrente una emergencia. Quién será e principa responsabe de a toma de decisiones? Quién interactuará con os bomberos, poicías, o autoridades de defensa civi? Quién habará con a prensa? Quién servirá de sustituto si aguno de os miembros de su equipo no puede egar a ugar? Identifique una ubicación para e puesto de comando centra (de ser necesario) y un ugar para e secado de as coecciones. Estabezca un sistema para difundir información a os miembros de equipo de rescate. Debido a que a información escrita es menos propensa a interpretarse ma, su estrategia de comunicación podría incuir e envío de notas mediante un sistema simiar a de reevo. Una buena comunicación es esencia para evitar confusión y a dupicación de esfuerzos en una situación de emergencia. Finamente, si e proceso de panificación parece abrumador, abórdeo por etapas. Decida qué tipo de desastre es e que tiene más posibiidades de que ocurra en su institución y comience a panificar a acción para enfrentaro. E pan siempre puede ampiarse para incuir otros escenarios. IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS Usted debe emprender agunas acciones antes de escribir su pan. En primer ugar, identifique as fuentes de asistencia en caso de desastre. Determine qué suministros necesitará para responder a mismo y os esfuerzos de rescate necesarios para coecciones específicas. Los suministros básicos como trozos de poietieno, esponjas, internas y guantes de goma deberían comprarse con anteación y mantenerse a mano, guardados en un ugar caramente señaado, inventariados periódicamente y reempazados en caso de ser necesario. Si decide cerrar con ave e estante que contenga os suministros, asegúrese de que as aves estén siempre disponibes para una emergencia. A presente artícuo se anexa un modeo de ista de os insumos básicos. Conserve también una ista de impementos adicionaes que 13

14 14 puedan ser necesarios. Esta ista debería incuir nombres, direcciones y teéfonos de proveedores, y proporcionar una fuente de respado para a obtención de os productos. Debería hacerse también arregos para desembosos en efectivo o créditos para atender as emergencias, debido a que en ocasiones es difíci encontrar dinero rápidamente en una situación de desastre. En os útimos años, muchas guías para a panificación de acciones ante situaciones de desastre han pubicado istas de suministros y de compañías que proporcionan servicios en casos de desastre, así de como fuentes de asistencia técnica. La investigación exhaustiva de servicios de este tipo es parte esencia de proceso de panificación. De ser posibe, invite a os proveedores ocaes de servicios para que visiten su institución y se famiiaricen con e pano de su instaación y as coecciones antes de una emergencia. Es buena idea incuir también en e pan compañías de respado que proporcionen suministros y servicios vitaes en caso de que haya un desastre que afecte a toda a comunidad o región. Considere a coordinación con otras instituciones ocaes. E panificador debería identificar todos os servicios requeridos para as fases de enfrentamiento y recuperación a situaciones de desastre. Éstos pueden incuir desde a poicía, os bomberos y os servicios de ambuancias, hasta trabajadores de impieza, corredores de seguros y compañías de servicios púbicos. Diversas empresas nacionaes proporcionan servicios de recuperación de materiaes afectados por un desastre, taes como deshumidificación y secado por congeación a vacío. Debería mantenerse e contacto con os servicios de emergencia ocaes de manera que os mismos puedan responder adecuadamente en caso de desastres. Posibemente desee proporcionar, por ejempo, a os bomberos una ista de as áreas de ata prioridad de protección contra e agua, si os esfuerzos para a extinción de un incendio pudiesen dar cabida a esa posibiidad. Puede asimismo hacer arregos con e departamento de bomberos para permitir que miembros específicos de persona de su institución puedan entrar en e edificio para a evauación de os daños o e rescate de as coecciones, si eo no fuese en contra de a seguridad de dicho persona. Podría ser posibe, por ejempo, aisar con cuerdas as áreas a ser investigadas en casos de incendios premeditados, a tiempo que se permita e acceso a otras áreas no contempadas en a investigación. Todos estos acuerdos deben estabecerse por adeantado para ograr respuestas eficientes. Otras fuentes vaiosas de asistencia son as agencias gubernamentaes ocaes, estataes o federaes [Estados Unidos]. Aunque es ampiamente reconocido e hecho de que a Federa Emergency Management Agency (FEMA) proporciona programas de asistencia para casos de desastres en os Estados Unidos de América, es posibe que as instituciones no estén conscientes de que esto puede incuir e apoyo para a recuperación de obras de arte y bienes cuturaes. Un cambio de poítica acordado en octubre de 1991 permite que a asistencia federa pague por a conservación de obras que sean dañadas durante un desastre. FEMA define a conservación como os pasos mínimos necesarios y factibes para hacer que os materiaes se muestren de nuevo sin restauraros en e estado que tenían antes de desastre. FEMA no cubre e reempazo de piezas destruidas. ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES La primera prioridad ante cuaquier desastre es a seguridad humana. Savar as coecciones nunca justifica e poner en peigro a vida de persona o de os usuarios. En un acontecimiento de envergadura, os bomberos, defensa civi, u otros profesionaes pueden restringir e acceso a edificio hasta que éste pueda ser evauado en su totaidad. Una vez atendidas as preocupaciones de seguridad, a próxima consideración serán os registros y equipos vitaes para a operación de a institución, taes como registros de archivo, inventarios y archivos administrativos. E rescate de as coecciones y a rehabiitación de edificio constituirán a siguiente prioridad.

15 Los objetos o coecciones de gran importancia para a institución deben ser identificados con anteación. Si esto no se hace, se desperdiciará un tiempo vaioso savando materiaes de poco vaor, o bien discutiendo sobre o que debería rescatarse primero. En condiciones ideaes, este paso incuye un pano de panta que señae con caridad e orden de prioridad en cuanto a rescate de as coecciones. Éste debería anexarse a pan de desastre, pero a seguridad de este tipo de información debería tomarse en cuenta: sería conveniente permitir e acceso soamente a persona de más ato nive a esta parte de pan antes de presentarse una emergencia rea. Las prioridades de rescate deberían basarse no sóo en e vaor de os objetos, sino en su vunerabiidad a daño en particuar causado durante a situación de emergencia. Si no tiene conocimiento sobre os peigros a os que están expuestos agunos materiaes, contacte a un conservador para que o ayude a incorporar estas consideraciones en su pan de rescate. E pape y as teas, por ejempo, son susceptibes de desarroar hongos cuando están húmedos y en ambiente cáido. Muchos metaes se oxidan rápidamente en as mismas condiciones. E agua saada puede aceerar este daño. E marfi, pequeños objetos de madera y barnices pueden expandirse y resquebrajarse con os cambios rápidos en humedad y temperatura. Los revestimientos y e mobiiario pueden haberse construido con adhesivos soubes en agua. Los objetos pueden hacerse muy friabes uego de a exposición a as temperaturas generadas durante un incendio. Cada tipo de coección debe contar con procedimientos especiaes de manejo y rescate desarroados por profesionaes experimentados. Debido a que as instrucciones para e rescate de a ampia variedad de objetos encontrados en as coecciones escapa a acance de este artícuo, se ha incuido una breve ista de ecturas para una mayor información a respecto. REDACCIÓN DEL PLAN Una vez que ha emprendido as acciones preiminares, a redacción de pan debería hacerse en forma reativamente rápida. Aunque cada pan es diferente, se presenta a continuación un esquema de resumen: 1. Introducción - señaa as íneas de autoridad y os posibes acontecimientos contempados en e pan. 2. Acciones a tomar en caso de existir una advertencia previa a un acontecimiento determinado. 3. Procedimientos de respuesta preiminar, incuyendo a quién se debe contactar primero según cada tipo de emergencia, cuáes son as acciones inmediatas que deberán emprenderse y cómo se notificará sobre e asunto a persona o a os equipos de trabajo. 4. Procedimientos de emergencia con secciones dedicadas a cada eventuaidad de emergencia contempada en e pan. Esto incuye o que ha de hacerse durante e acontecimiento y os adecuados procedimientos de rescate a seguir una vez superado e primer momento de ateración. Incuye panos de cada piso. 5. Panes de rehabiitación para evar de nuevo a institución a a normaidad. 6. Apéndices, que pueden incuir panos de evacuación por piso; ista de servicios de emergencia; ista de nombres y responsabiidades de os miembros de equipo que atenderá as emergencias; teéfonos de interés; ubicación de aves; procedimientos ante a activación de aarmas contra incendio o hurto; ista de coecciones prioritarias; arregos para a reubicación de as coecciones, ista de suministros in situ; ista de suministros y servicios que se encuentren fuera de a institución; información sobre seguros; ista de vountarios; ista de verificación; panias para evar e registro de os objetos moviizados durante os esfuerzos de rescate; procedimientos de rescate. 15

16 16 MANTENIMIENTO DEL PLAN Independientemente de a cantidad de esfuerzo que haya invertido en a creación de un pan perfecto para enfrentar situaciones de desastre, éste será en gran medida ineficaz si su persona no o conoce, si está obsoeto, o si no puede ubicaro en cuanto se presente un desastre. En ta sentido, deberá hacer un esfuerzo concentrado para educar y entrenar a persona sobre procedimientos de urgencia. Sería también conveniente que cada miembro de persona conozca sus responsabiidades y, de ser posibe, reaizar simuacros de emergencia. Mantenga varias copias de pan en diversos ugares, incuyendo fuera de edificio (o idea es que se guarden en envases a prueba de agua). Cada copia de pan debería indicar e ugar en que pueden encontrarse otras copias. Lo más importante es que e pan para enfrentar situaciones de desastre sea actuaizado periódicamente. Los nombres, direcciones, teéfonos y e persona cambian constantemente; se adquieren nuevas coecciones, se efectúan cambios a edificio y se instaan nuevos equipos. Si e pan no se mantiene competamente a día, posibemente no e ayude a manejar una situación de desastre en forma efectiva. La panificación de una respuesta a situaciones de desastre es esencia para que as instituciones proporcionen a mejor protección posibe a sus coecciones. E desastre puede presentarse en cuaquier momento, a pequeña o a gran escaa ; pero si una institución está preparada, e daño puede ser evitado, o bien ser disminuidas as dimensiones de mismo. Un pan de desastre debe considerarse un documento vivo. Todas sus istas, incuyendo a evauación de os riesgos, deben ser revisadas periódicamente. Las prioridades en cuanto a as coecciones deberán también revisarse según sea necesario. Un efectivo pan de respuesta a situaciones de desastre efectivo asegura a savaguarda de as coecciones históricas de nuestras instituciones cuturaes. LECTURAS SUGERIDAS Las siguientes fuentes proporcionan información básica adiciona sobre a panificación de una respuesta a situaciones de desastre para as instituciones cuturaes. Artim, Nichoas, Cutura Heritage Fire Suppression Systems : Aternatives to Haon WAAC Newsetter 15.2 (May 1993) : Fortson, Judith. Disaster Panning and Recovery : A How-To-Do-It Manua for Librarians and Archivists. New York, NY : Nea-Schuman Pubishers, 1992, 181 pp. Hunter, John E. Museum Disaster Preparedness Panning. En: Protecting Historic Architecture and Museum Coections from Natura Disasters. Barcay Jones, ed. Boston, MA : Butterworth, 1986, pp Nationa Fire Protection Association. Protection of Libraries and Library Coections (NFPA ); Protection of Museums and Museum Coections (NFPA ); Archives and Records Centers (NFPA 932AM); and Fire Protection in Historic Structures (NFPA ). Quincy, MA : Nationa Fire Protection Association, promedio 25 pp. O Conne, Midred. Disaster Panning: Writing & Impementing Pans for Coections-Hoding Institutions. Technoogy & Conservation (Summer 1983) : Wash, Betty. Savage Operations for Water Damaged Coections. Western Association for Art Conservation Newsetter (May 1988) : 2-5. Wison, J. Andrew. Fire Fighters. Museum News (November/December 1989) :

17 SUMINISTROS Y EQUIPOS BÁSICOS DE EMERGENCIA Deshumidificadores Carretia (carrucha) metáica Guacaes pásticos Linternas Cabes de 15 m de extensión (con conexión a tierra) Ventiadores eéctricos portáties Aspiradora de humedad Pape de prensa no impreso Pape para congear o pape parafinado Bosas pásticas para basura Bades pásticos y envases para basura Pape secante Esponjas Mopas Seda para pescar de naion de un soo fiamento Escobas Guantes (de pástico y/o de cuero) Deantaes y botas de goma Lentes de seguridad Láminas de pástico (amacenadas con tijeras y cinta adhesiva) Equipo de primeros auxiios Tabia con sujetapapees Fondos de emergencia (en efectivo y órdenes de compra). 17

18 3.3 HOJA DE TRABAJO PARA ESBOZAR UN PLAN DE DESASTRE I. Nombre de a institución: Fecha de cuminación o actuaización de esta pania: Miembros de persona a amar en caso de desastre: Cargo Nombre Teéfono Hab. Responsabiidad específica en caso de desastre Jefe Administrativo Coordinador de grupo de recuperación Encargado de mantenimiento de edificio Cataogador/ registrador 18 Administrador de preservación, conservador Miembros de equipo interno de recuperación II. Servicios necesarios en caso de emergencia: Servicio Compañía y/o nombre de contacto Teéfonos Seguridad interna Estación de bomberos Estación de poicía Ambuancia Defensa civi

19 Servicio Compañía y/o nombre de contacto Teéfonos Asesoría profesiona/ Conservador Compañía de Seguros Congeación Servicio de secado por congeación Recuperación de daños por incendio/rescate Recuperación de daños por agua/rescate Rescate de registros de computación Emergencia en computación Asesor ega 19 Eectricista Pomero Carpintero Exterminador de pagas Servicio de fumigación Cerrajero Compañías de servicios púbicos Arquitecto o constructor Servicio de conserjería Vidriero Fotógrafo Otros

20 III. Equipos y suministros de emergencia dentro de a instaación (indique a ubicación y anexe panos de panta con os sitios señaados) A. Laves: B. Principaes servicios básicos: 1. Interruptor principa de eectricidad:: 2. Vávua principa de corte de agua: 3. Cierre principa de gas: 4. Sistema de extinción de incendio por rociadores: 5. Sistema de caefacción/enfriamiento: C. Radio banda ciudadana más cercana: D. Extintores de incendio: Número por tipo: Madera, pape, combustibe (Tipo A): Gasoina y íquidos infamabes (Tipo B): Eéctrico (Tipo C): Todos os tipos rutinarios de incendio (Tipos ABC): E. Aarma principa de incendio (caja de acceso): F. Detectores de humo y caor: G. Linternas: H. Bomba portáti (de haber una en e sitio): 20 I. Láminas de pástico (amacenadas con tijeras y cinta adhesiva): J. Pape secante: K. Equipo de primeros auxiios: L. Carros de meta para ibros: M.Tabia con sujetapapees: N. Mesas pegabes portáties: O. Ventiadores portáties: P. Espacio para e secado: Q. Fondos de emergencia: en efectivo: u órdenes de compra: Están todos os miembros de equipo de enfrentamiento de situaciones de desastre famiiarizados con a ubicación de os artícuos de A a Q antes mencionados? Fecha:

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