COMISIÓN EJECUTIVA PORTUARIA AUTÓNOMA CEPA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS DE LA COMISION

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1 Página 1 de 62 COMISIÓN EJECUTIVA PORTUARIA AUTÓNOMA CEPA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE Mayo de 2010 Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

2 Página 2 de 62 INDICE HOJA DE APROBACIÓN... 4 INTRODUCCION... 6 OBJETIVO... 7 LEYES... 7 I. NORMAS GENERALES...8 II. DESIGNACIÓN DEL ENCARGADO DE AREA PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y OTRAS RESPONSABILIDADES III. REGISTRO DE BIENES DECLARADOS OBSOLETOS, INSERVIBLES, EN DESUSO, ROBADOS O EXTRAVIADOS IV. ACTIVACIÓN DE UN BIEN ADQUIRIDO POR FONDOS PROPIOS, DONACIONES, SUSTITUCIÓN POR COMPAÑÍAS ASEGURADORAS Y POR LICITACIONES O CONTRATOS V. TRANSFERENCIA DE BIENES VI. CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES VII. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DE BIENES VIII. PROCEDIMIENTOS Procedimiento N 1. Registro de nuevas adquisiciones Procedimiento N 2 Transferencias de bienes Procedimiento N 3 Control de salidas de bienes Procedimiento N 4 Levantamiento de inventario Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

3 Página 3 de 62 Procedimiento N 5 Autorización de descargo de bienes, para subasta, donación o destrucción Procedimiento N 6 Subasta de bienes Procedimiento N 7 Donación de bienes Procedimiento N 8 Destrucción de bienes Procedimiento N 9 Autorización de descargo de bienes extraviados y/o robados Procedimiento N 10 Descargo de bienes Procedimiento N 11 Actualización del valor de los bienes Procedimiento N 12 Aplicación de la depreciación mensual Procedimiento N 13 Registro de bienes por Donación a CEPA IX. NORMATIVA APLICADA X. DISPOSICIONES FINALES XI. ANEXOS Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

4 Página 4 de 62 Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

5 Página 5 de 62 Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

6 Página 6 de 62 INTRODUCCION El presente Manual de Procedimientos para el manejo de Activos Fijos de la Comisión, tiene como propósito fundamental ser la guía que uniforme el proceso y los pasos a seguir en las actividades desarrolladas por las Secciones a cargo del control de activos fijos de Oficina Central, Puerto de Acajutla, Aeropuerto Internacional El Salvador, Fenadesal y Puerto de La Unión, en lo que compete a la activación, transferencia y descargo de los bienes, asi como el levantamiento de inventario de los mismos. El documento cuenta con el siguiente contenido: normas operativas, descripción de los procedimientos a seguirse y los anexos constituidos por reportes y formularios utilizados en los diferentes procesos de trabajo. Este documento comprende los procesos mediante los cuales se determina el control de los bienes muebles e inmuebles, tales como: levantamiento y actualización del inventario, registro y descargo de bienes, asignación de un bien para el uso y manejo del empleado, transferencia de bienes internas y entre empresas de la Comisión, donación, subasta y destrucción de bienes. El presente manual es propiedad de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma, por lo que el mismo, deberá divulgarse en cada una de las empresas de esta Comisión para su conocimiento y aplicación en el uso y control de los bienes de CEPA, y fue elaborado con la colaboración del Jefe y los Encargados de las Secciones de Activos Fijos de las empresas de CEPA. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

7 Página 7 de 62 OBJETIVO Que las Secciones de Activos Fijos posean una herramienta para el registro y control eficaz de los bienes de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autonoma, que les permita dar cumplimiento a las Normas y Políticas requeridas por la Corte de Cuentas de la República, a fin de mantener un mejor control interno en el uso, conservación y descargo de los bienes de la Comisión. LEYES El presente Manual de Procedimientos para el Manejo de Activos Fijos de la Comisión, tiene como base para su cumplimiento, lo establecido en las leyes que regulan lo concerniente a la administración y uso de los recursos de las Instituciones de Gobierno, tal como el Reglamento de NTCI Específicas de la CEPA, el Reglamento para la Aplicación de la Ley de la CEPA, el Instructivo para la Venta en Subasta Pública de bienes muebles propiedad de CEPA y FENADESAL; las Disposiciones Generales de Presupuestos, en lo relativo a Traslados, Donaciones y Contratos de Bienes Muebles. DEFINICIONES Para los efectos de este instrumento, se utilizarán las abreviaturas siguientes: CCF: Comprobante de Crédito Fiscal FAC: Factura de Consumidor Final FAE: Factura de Exportación OS: Orden de Suministro CEPA ó Comisión: Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma SADFI: Sistema Administrativo Financiero Integrado CNR: Centro Nacional de Registro. NTCI: Normas Técnicas de Control Interno MJ: Memorándum Justificativo AF: Activos Fijos Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

8 Página 8 de 62 I. NORMAS GENERALES 1. El Gerente General y los Gerentes de cada empresa y FENADESAL, serán responsables de velar por el cumplimiento de todas las regulaciones y procedimientos concernientes al control de los bienes muebles. 2. Los Gerentes, Jefes o Encargados de los centros de costos serán los responsables de la conservación de los bienes y de informar y gestionar con el área pertinente, en lo relativo al mantenimiento o reparación, en caso de ser requerido. 3. Toda nueva adquisición de activos fijos deberá ser justificada por el jefe del centro de costo solicitante al correspondiente gerente de empresa o área. 4. Todo bien mueble adquirido bajo el rubro presupuestario de inversiones en activo fijo, estará registrado en el Sistema de Control de Bienes de Activos Fijos. Los bienes muebles cuyo valor de adquisición sea mayor a los seiscientos dólares americanos (US $600.00), serán registrados contablemente como bienes depreciables, según el Art. 153 de las NTCI. Los bienes cuyo valor de adquisición igual o inferior a seiscientos dólares americanos (US $600.00), deberán registrarse como gastos de gestión, de acuerdo a las Normas de Contabilidad Gubernamental, los cuales serán controlados en el mismo Sistema de Control de Bienes de Activos Fijos, según el Art. 152 de las NTCI. 5. Todos aquellos bienes adquiridos, cuyo valor supere el monto de US $ y que por sus características sea considerado un accesorio o repuesto de otro bien, será registrado como gasto general. 6. Los Jefes de unidad, Departamento, sección o supervisores, serán los responsables de la autorización de todo movimiento de los bienes asignados a su respectiva unidad de trabajo. 7. Es reponsabilidad del Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos en coordinación con el Encargado de área del centro de costo relacionado, mantener actualizado el registro de control de bienes en caso de ingreso o retiro de empleados en la Comisión. Los bienes que por motivos de retiro del empleado, quedarán temporalmente asignados al jefe inmediato o en su defecto, al encargado de área del centro de costo correspondiente, hasta que se reasignen o transfieran, y en Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

9 Página 9 de 62 todo caso, será el jefe del centro de costo correspondiente, el responsable de hacer la reasignación e iniciar el trámite de la transferencia correspondiente. 8. Todo empleado de la Comisión que tenga bienes asignados bajo su responsabilidad, responderá por el extravío, daño o uso inadecuado de los mismos, ya sea por descuido o negligencia, con la reposición del bien con otro de iguales o mejores características y condiciones de funcionamiento, o responderán económicamente según el valor en libros. En el caso que el bien se encuentre depreciado, la Administración determinará el valor de reposición y su forma de pago. 9. El Jefe o los Encargados de las Secciones de Activos Fijos de las Empresas, tendrán la responsabilidad de proporcionar mensualmente (dentro de los siguientes 15 dias de finalizado el mes) a la Sección de Contabilidad, un reporte de depreciación de bienes, como respaldo de la partida contable de depreciación. 10. El Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, informará al Jefe del centro de costos y al Jefe Administrativo de cualquier incumplimiento a las normas y procedimientos de activos fijos, por parte de uno de sus empleados o ejecutivos, para que se corrija la situación. 11. Los Jefes o Encargados de Sección de Activos Fijos de las empresas, deberán llevar un expediente actualizado de los bienes considerados activos fijos y gastos generales, asignados a cada empleado. 12. En caso de revalúo de activos, será el Jefe de Sección de Activos Fijos quien deberá contar con una copia del informe favorable de revalúo emitido por el Ministerio de Hacienda, como documento de respaldo y punto de acta emitido por la Junta Directiva, autorizando la actualización del patrimonio. 13. Todos los bienes fabricados o desarrollados por las empresas de la Comisión serán objeto de registro y control, cuando su desarrollo o fabricación se dé por finalizado; se reportará a la Sección de Activos Fijos y a la Sección de Contabilidad los detalles del bien, establecidos en el Formulario para el Registro de Bienes Fabricados por las Empresas de la Comisión (Anexo). Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

10 Página 10 de 62 II. DESIGNACIÓN DEL ENCARGADO DE AREA PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y OTRAS RESPONSABILIDADES. 1. Los Gerentes, Jefes de Departamento, Jefes de Secciones o Jefes de Unidad serán los responsables de designar por escrito a los Encargados de Área para el control de Activos Fijos y deberá notificarlo al Jefe o Encargado de Sección de Activos Fijos. 2. Cuando el Gerente, Jefe de Departamento, Sección o Unidad designe al Encargado de Area para el control de activos fijos, deberá solicitar por escrito al Gerente de Sistemas de Información en Oficina Central, la habilitación del perfil de usuario en el modulo de Activo Fijo del SADFI. 3. Los Encargados de Area, deberán informar por escrito al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, sobre cualquier anormalidad e irrespeto a las normas y procedimientos establecidos en el Manual para el Control de Activos Fijos. III. REGISTRO DE BIENES DECLARADOS OBSOLETOS, INSERVIBLES, EN DESUSO, ROBADOS O EXTRAVIADOS. 1. Todo empleado que tenga bienes a su cargo, deberá informar a su Jefe inmediato, al Encargado del área correspondiente y al Jefe de Sección de Activos Fijos, sobre cualquier extravío o robo del bien asignado, posteriormente informará a las autoridades compententes, para que emitan el acta de denuncia relacionada con la pérdida de los bienes, y a más tardar un día hábil después del hecho, deberá presentar un reporte del mismo, juntamente con el Reporte de Denuncia Policial, a fin de realizar las investigaciones del caso para deducir responsabilidades. 2. Los Encargados de área de los centros de costos, deberán informar de manera oportuna al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos de cada empresa, en lo relativo a aquellos bienes considerados obsoletos, inservibles o en desuso, a fin de realizar las transferencias y traslado físico a la bodega correspondiente. 3. El Gerente de cada empresa será el responsable de designar un espacio fisico seguro o bodega de acopio, para los bienes que se encuentran bajo la responsabilidad del Jefe de Sección de Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

11 Página 11 de 62 Activos Fijos y que le han sido transferidos para su resguardo en calidad de bienes obsoletos, inservibles o en desuso. 4. El descargo de todos aquellos activos fijos calificados como obsoletos, inservibles, en desuso, que se encuentren bajo la responsabilidad del Jefe o Encargado de Activos Fijos, deberá realizarse por lo menos una vez al año, inclusive el de aquellos bienes cuyo precio de reparación resultare demasiado costoso con relación a su grado de utilidad. 5. Los bienes a que se refiere el artículo anterior podrán ser descargados para su enajenación en casos de Permuta o Venta en Pública Subasta. 6. En el caso de haber empleados interesados en adquirir bienes que a juicio de CEPA, ya no son útiles para los fines de la misma, éstos podrán participar en la Subasta Pública que las empresas de la Comisión realicen, cumpliendo con los requisitos establecidos en el Art. 4 del Instructivo para la Venta en Subasta Pública de los bienes muebles propiedad de CEPA o FENADESAL, aprobado por Junta Directiva en el punto NOVENO del acta 1900 de fecha 13 de mayo de Los responsables de autorizar el descargo de bienes menores o iguales a serán los Jefes del Departamento Administrativo de cada una de las Empresas de la Comisión y de Oficina Central. 8. Los activos fijos extraviados o robados, deberán ser descargados por el Jefe de Activos Fijos en el momento que sea necesario, contando previo al descargo, con la autorización de la Junta Directiva y respaldando el extravío con el reporte de denuncia policial. 9. El descargo de los bienes de gastos de gestión extraviados o robados, deberá contar con la autorización de la jefatura del Departamento Administrativo, y deberá ser respaldado por el reporte de denuncia policial. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

12 Página 12 de 62 IV. ACTIVACIÓN DE UN BIEN ADQUIRIDO POR FONDOS PROPIOS, DONACIONES, SUSTITUCIÓN POR COMPAÑÍAS ASEGURADORAS Y POR LICITACIONES O CONTRATOS. 1. La activación de todo nuevo bien será realizada por el Jefe de Activos Fijos y su clasificación contable será realizada automáticamente por el Sistema de acuerdo a la cuenta en la que está clasificada el bien a activar. 2. El Encargado de Almacén de Materiales y Suministros, será responsable de proporcionar oportunamente al Jefe de Sección de Activos Fijos, Fotocopia de la Orden de Suministro y Comprobante de Crédito Fiscal sobre cualquier nueva adquisición de bienes, a fin de ser registrados en el sistema SADFI. 3. Para la activación de todo bien que se adquiera, ya sea por: Compras por Libre Gestión y Licitación; tiene que ser ingresado por medio del Almacén de Materiales y en ninguno de los casos podrá ser entregado al solicitante de manera expedita, sin antes haber sido ingresado por el Almacén. La documentación de respaldo para que dichos bienes sean activados, serán proporcionados de la siguiente manera: a) Compras por Libre Gestión: El Encargado del Almacén de Materiales entregará la documentación respectiva al Jefe y/o Encargados de las Secciones de Activos Fijos. b) Licitación: La UACI deberá entregar la documentación relacionada al proceso de licitación, al Jefe y/o Encargados de Sección de Activos Fijos. 4. Para el registro de los bienes adquiridos por medio de Donaciones, será la Administración Superior la encargada de proporcionar la documentación relativa a los bienes recibidos en calidad de Donación, previo cumplimiento de lo establecido en el Art. 149, numerales 2, 3 y 4 de las Disposiciones Generales de Presupuestos. 5. En los casos de sustituciones de bienes por las compañías Aseguradoras, el responsable de proporcionar la información para el registro de estos bienes será la Sección de Seguros de Equipos e Instalaciones. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

13 Página 13 de El Jefe de Sección de Activos Fijos será responsable de la activación del nuevo bien adquirido, por Fondos Propios, Donaciones y Sustitución por Compañías Aseguradoras, asimismo deberá imprimir y adherir fisicamente la viñeta con el código de barra en el activo asignado. 7. Los Encargados de Activos Fijos de las empresas de la Comisión, deberán informar al Encargado de Seguros de Equipos e Instalaciones, a más tardar 1 dia hábil posterior a la activación en el SADFI del nuevo bien que requiera ser asegurado, entregando la ficha de control del bien activado. 8. El Jefe del Centro de Costo que ha solicitado la nueva adquisición, deberá dar por aceptada a satisfacción la compra, y notificar a más tardar, un día hábil siguiente del recibo de la nueva adquisición al Encargado del Almacén de Materiales, a fin de que el Jefe de Sección de Activos Fijos lo registre oportunamente. V. TRANSFERENCIA DE BIENES 1. Los Encargados de área de los centros de costo de las empresas, deberán informar al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, sobre cualquier traslado físico de un bien mueble hacia otra unidad, previa elaboración y autorización de las transferencias en el SADFI por las jefaturas correspondientes. 2. Los Encargados de área de los centros de costo de las empresas, deberán informar al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, sobre cualquier traslado físico de un bien mueble inservible, obsoleto o en desuso hacia la bodega de resguardo de activos fijos. 3. Se prohíbe a los funcionarios o Jefes, autorizar el desmantelamiento o extracción de piezas o partes de un bien que haya sido o esté en proceso de descargo para subasta, donación o destrucción, por obsoleto, inservible o en desuso, salvo autorización expresa de la Junta Directiva o Presidencia de la Comisión, conforme a lo establecido en el Art. 159 de las NTCI. 4. Para el caso de los bienes que contengan componentes, no se podrá realizar el traslado de bienes incompletos, ya sea que estén en buenas condiciones, inservibles, obsoletos o en desuso, salvo que el traslado sea interno; y serán los Encargados de área de los centros de costo de las Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

14 Página 14 de 62 empresas quienes deberán informar al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos sobre cualquier traslado físico de un bien mueble hacia otra unidad de la misma empresa o entre empresas. 5. Toda transferencia que se realice entre las empresas de la Comisión, deberá ser autorizada por el Jefe inmediato del centro de costo de procedencia del bien a transferir. 6. Los Jefes o Encargados de la Sección de Activos Fijos de las empresas, tendrán la responsabilidad de darle seguimiento cuando se trate del traslado de bienes, hasta que quede concluido el proceso de descargo (procedencia) y el cargo (destino) en el sistema SADFI. El Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos de procedencia, deberá imprimir el documento de transferencia y tramitar las firmas correspondientes, archivando el documento original y enviando copia a los involucrados. 7. El Jefe de Recursos Humanos de las empresas, deberá notificar al Jefe o al Encargado de la Sección de Activos Fijos oportunamente, los movimientos de personal ya sea por nuevo ingreso, retiro o traslado, a fin de que se realicen las transferencias y autorizaciones de bienes (entrega/recibo) correspondientes. VI. CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES 1. Los Jefes de los centros de costos de las empresas serán responsables de coordinar con el Encargado de Area del control de los activos fijos, lo relacionado a toda salida o retorno de un bien mueble en concepto de reparación o mantenimiento y deberán actualizar el estatus del bien en el SADFI (en reparación, préstamo o mantenimiento), debiendo comunicarlo al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos. 2. Es responsabilidad del Encargado de Area del control de los activos fijos generar el formulario de salida: Transferencia de Bienes por motivos de Reparación, Prestamo o Mantenimiento, siendo el Jefe del centro de costo, el responsable de autorizar el traslado del mismo. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

15 Página 15 de Será responsabilidad del personal de seguridad de cada empresa (aeroportuario, portuario y ferroviario) que todo bien que salga de sus instalaciones, cuente con la autorización debida en el formulario Transferencia de Bienes. 4. El personal de seguridad de cada empresa (aeroportuario, portuario y ferroviario) de la Comisión, será responsable de salvaguardar los activos fijos dentro de las instalaciones, susceptibles de robo o daño en horas no hábiles. VII. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DE BIENES. 1. Los Jefes o Encargados de la Sección de Activos Fijos de las empresas de la Comisión, deberán realizar el inventario físico de todos los bienes muebles por lo menos una vez al año, para lo cual se auxiliarán de los correspondientes Encargados de área del control de los activos fijos y/o por servidores independientes de su custodia y registro. En algunos casos se deberá efectuar levantamiento de inventario selectivo durante el ejercicio fiscal, especialmente en centros de costos que requieran mayor control. 2. En caso de existir inconsistencias en el levantamiento de inventario fisico, el Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, deberá notificar la inconsistencia mediante memorándum, al Jefe del Departamento Administrativo y al Jefe del centro de costo involucrado, enviando copia del mismo, al empleado responsable del bien, a fin de que se proporcione la documentación de respaldo dentro de un plazo de 5 días hábiles. Después de cumplido el plazo estipulado, se notificará al Departamento de Recursos Humanos de las empresas para que se proceda a exigir la reposición los bienes o al descuento en planilla. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

16 Página 16 de 62 VIII. PROCEDIMIENTOS Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

17 Página 17 de 62 Procedimiento N 1. Registro de nuevas adquisiciones. 1. Nombre del procedimiento: Registro de nuevas adquisiciones consideradas como activos fijos y gasto general, por compras a proveedores mediante Fondos Propios, Donaciones, Sustitución por Compañías Aseguradoras y por Licitaciones o Contratos. 2. Objetivo: Asegurar que las nuevas adquisiciones de bienes considerados como activos fijos y de gasto general, se asienten de manera oportuna en los registros de control de los bienes de la Comisión. 3. Normas que aplican al Procedimiento: NTCI Específicas de CEPA, Arts. 153 y Participantes del Procedimiento: Jefes de las Secciones de Activos Fijos de las empresas, Encargados de area de los centros de costo y Empleados a quienes se le asigna un bien. 5. Formatos utilizados: Ficha de Control de Activo Fijo. 6. Frecuencia de uso: Periódica PUESTO PASO N DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 01 Inicio del procedimiento Encargado de Almacén de Materiales 02 Recibe el bien en el Almacén de Materiales, con su CCF, FAC o FAE y OS por parte del proveedor. 03 Informa al Jefe o Encargado de activos fijos y al Jefe del área solicitante, para la verificación física del bien. El Jefe o Encargado de Sección de Activos Fijos de las empresas solicitantes y Jefe del Centro de Costo de las empresas solicitantes Encargado de Almacén de Materiales 04 Verifican que las características del bien a recibir, coincidan con lo solicitado, asi como con la información del CCF, FAC o FAE y la OS. 05 Entrega al Jefe o Encargado de Activos Fijos la fotocopia de la OS, CCF, FAC o FAE para respaldo de la activación del bien. 06 Ingresa al SADFI la información del bien recibido. El sistema notifica automáticamente al solicitante. 07 Ingresa al SADFI y da por recibido el bien. Jefe de Centro de Costos Solicitante Encargado de Almacén de 08 Recibe notificación por correo electrónico indicando que el Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

18 Página 18 de 62 Materiales Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos de las empresas Encargado de área del centro de costo Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos Empleado a quien se le asigna el bien Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos bien es aceptado, y procede a registrar en el SADFI los CCF, FAC o FAE relacionado de los bienes recibidos. Y entrega el bien al solicitante. 09 Consulta en el SADFI e identifica el bien a activar en el sistema, ingresa la información: tipo de ingreso, clase de ingreso, características físicas del bien, empleado a quien será asignado el bien, y cualquier otra información requerida por el sistema y selecciona la opción guardar. 10 Notifica al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos si la información es correcta. Si existe alguna inconsistencia con la información procesada en el sistema, proporciona los datos correctos para que se realicen los cambios. El Jefe o Encargado de la Sección Activos Fijos y el Encargado de área para el control de Activos Fijos, verifican nuevamente la información. 11 Ingresa al SADFI y realiza los cambios con la nueva información, genera e imprime ficha del bien, mediante los formularios Ficha de Control de Activo Fijo o Ficha de Control de Gasto General según sea el caso. 12 Genera e imprime en la misma pantalla la viñeta metalizada que contiene el código de barra y número o código asignado automáticamente por el sistema. 13 Adhiere físicamente la viñeta al bien adquirido y lo entrega al empleado asignado, junto con el fomulario correspondiente, para que firme como responsable del bien. 14 Verifica que la información contenida es correcta y firma la ficha de control del bien, según corresponda y la entrega al Jefe o Encargado de Sección de Activos Fijos. 15 Firma el formulario de ficha de control y entrega fotocopia del formulario al empleado responsable del bien y al Encargado del área para el control de los activos fijos del centro de costo respectivo. 16 Archiva el formulario de bienes asignados por empleado. Encargado de Area del centro de costo Jefe o Encargado de la 17 Archiva el formulario de los bienes asignados por centro de Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

19 Página 19 de 62 Sección de Activos Fijos costo y empleado. 18 Fin de procedimiento. Procedimiento N 2 Transferencias de bienes. 1. Nombre del Procedimiento: Transferencias de bienes en una misma empresa y entre empresas. 2. Objetivo: Establecer los procedimientos para la autorización y entrega de bienes, cuando se realizan transferencias en una misma empresa o entre empresas de la Comisión. 3. Normas que aplican al Procedimiento: NTCI Específicas de CEPA, Art Participantes del Procedimiento: Gerente General, Gerentes, Jefes y Encargados de centros de costo, Jefe de la Sección de Activos Fijos y Empleados que tienen bienes asignados. 5. Formatos utilizados: Formulario de Transferencia de Bienes, Formulario de Autorización de Salida de Bienes Muebles. 6. Frecuencia de uso: Recurrente. PUESTO PASO N DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 01 Inicio de procedimiento A. Transferencias de bienes en la misma empresa Jefe de Centro de Costo de Origen Informa sobre una transferencia de bienes al Encargado de área para el control de activos fijos. Encargado del área del centro de costo de orígen. 02 Coordina con el Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos la transferencia del bien. Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos. 03 Verifica el código del activo, a fin de asegurarse que el bien a transferir se encuentre registrado en el SADFI. Encargado del área del centro de costo orígen Ingresa al SADFI para realizar la transferencia de los bienes, ingresando entre otra información el tipo y motivo de movimiento, centro de costo destino y nombre del empleado a quien será asignado el bien. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

20 Página 20 de 62 Empleado del centro de costo orígen Jefe de centro de costo origen Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos Encargado de Area de centro de costo destino Empleado del centro de costo destino 04 Imprime el formulario Transferencia de Bienes, lo firma de autorizado y lo envía al empleado a quien se descargará el bien. 05 Firma de autorizado el formulario Transferencia de Bienes y lo envía al Jefe inmediato. 06 Recibe notificación automática, ingresa al SADFI y aprueba la transferencia de bienes; firma el formulario de Transferencia de Bienes y lo envía al Encargado de área del centro de costo destino, autorizando el traslado fìsico del bien. 07 Recibe notificación electrónica de que el Jefe de centro de costo origen autorizó la transferencia; ingresa al SADFI, aprueba la transferencia y el sitema notifica automáticamente al Encargado de área del centro de costos destino. 08 Recibe notificación electrónica y verifica coordinadamente con el empleado del centro de costo destino, que el bien recibido coincida con las características fisicas de acuerdo al formulario Transferencias de Bienes. Firma el formulario de autorización de la transferencia del bien y lo envía al empleado a quien corresponde; ingresa al SADFI y autoriza la transferencia. El sistema automáticamente notifica al empleado del centro de costo destino que se le ha asignado un nuevo bien. 09 Recibe la notificación electrónica que le ha sido transferido el bien y procede a firmar el formulario Transferencia de Bienes. Envia el formulario al Jefe o Encargado de la Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

21 Página 21 de 62 Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos Sección de Activos Fijos. 10 Recibe el formulario de Transferencia de Bienes, lo firma de Vo.Bo. y lo archiva. B. Transferencias de bienes entre empresas Gerente de empresa destino o Jefe de Centro de Costo (solicitante) 12 Realiza la inspección fisica de los bienes en coordinación con el Gerente de la empresa que transferirá los bienes. Solicita mediante memorándum a la Gerencia General o Jefe de centro de costo origen, la aprobación de la transferencia de bienes a su empresa. Gerente General, Gerentes de Empresa o Jefes de Centro de Costo origen. 13 Firma de autorizado en el memorándum de solicitud de transferencia de bienes y lo envía al Jefe de Centro de Costo origen y al Jefe del Departamento Administrativo para que inicien el proceso. Envía memorando de aprobación al solicitante. Jefe del Departamento 14 Gira instrucciones al Jefe de Sección de Activos Fijos para Administrativo origen que inicie el proceso de transferencia de los bienes en el sistema SADFI. Jefe o Encargado de Solicita al Jefe o Encargado de Activos Fijos de destino el Sección de Activos Fijos centro de costo, ubicación fisica y empleado responsable origen 15 Recibe la información solicitada del Jefe o Encargado de activos fijos de destino. Ingresa al SADFI y realiza la consulta del centro de costo que tiene asignado el bien a transferir. 16 Coordina con la jefatura y el Encargado de área del centro de costo que tiene asignado el bien a transferir, para iniciar Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

22 Página 22 de 62 el proceso de traslado. Encargado de Area del centro de costo origen 17 Inicia el proceso de la transferencia: Ingresa al SADFI, introduce el tipo del bien y motivo del movimiento, justificación, empresa y centro de costo destino, ubicación fisica en caso de que corresponda y nombre del empleado a quien será asignado el bien. 18 Genera e imprime el formulario Transferencia de Bienes y lo firma de autorizado; envía el formulario al empleado que tiene asignado el bien. Empleado que tiene 19 Firma de autorizado el formulario Transferencia de Bienes y asignado el bien lo envia al Jefe inmediato para su autorización. Jefe del centro de costo 20 Recibe notificación electrónica e ingresa al SADFI, aprueba origen la transferencia de bienes y firma el formulario Transferencia de Bienes. Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos de empresa destino 21 Recibe del SADFI notificación electrónica de que ha sido autorizada la transferencia de bienes por la empresa origen, asimismo recibe el formulario Transferencia de Bienes. 22 Verifica físicamente, en coordinación con el Encargado de área del centro de costo destino, que los bienes transferidos coincidan en sus características físicas, tal como: código del bien, marca, modelo serie, entre otros, con lo indicado en el formulario Transferencia de Bienes. 23 Ingresa al SADFI y aprueba electrónicamente la Transferencia de Bienes recibidos a satisfacción. Firma de autorizado el formulario Transferencia de Bienes y lo envía al Encargado de área del centro de costo. Encargado de área del 24 Recibe del SADFI notificación electrónica del traslado e Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

23 Página 23 de 62 centro de costo destino Responsable del bien del centro de costo destino Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos empresa destino Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos de la empresa origen Encargado de Area (centro de costo origen y destino) ingresa al SADFI en la opción autorización, aprueba y firma el formulario Transferencia de Bienes y envía a firma del responsable del bien del centro de costo destino. 25 Recibe del SADFI notificación electrónica que le ha sido asignado el bien; firma el formulario físico recibido Transferencia de Bienes y lo envía, a través del Encargado de área del centro de costo destino, al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos (destino); archiva una copia del fomulario. El sistema SADFI genera automáticamente las partidas contables correspondientes. 26 Recibe el original del formulario Transferencia de Bienes y archiva en el expediente por centro de costo y empleado. Envia la copia del formulario al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos de la empresa origen. 27 Recibe copia del formulario firmado Transferencia de Bienes y envía copias al Encargado del centro de costos origen, al responsable quien tenia asignado el bien y al Jefe del área contable para que respalde la partida generada por el sistema, anexando memorándum emitido por la empresa solicitante de la transferencia. 28 Archiva el formulario de los bienes asignados por empresa y centro de costo. 29 Genera el Reporte General de Bienes por empleado, a fin de actualizar las tranferencias realizadas, remite copia a los empleados responsables de los bienes involucrados. 30 Fin de procedimiento. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

24 Página 24 de 62 Procedimiento N 3 Control de salidas de bienes. 1. Nombre del Procedimiento: Control de salidas de bienes en calidad de préstamo entre Empresas, mantenimiento o reparación. 2. Objetivo: Controlar y garantizar que toda salida de bienes de las empresas cuente, con el debido respaldo y autorización de las autoridades pertinentes. 3. Normas que aplican al Procedimiento: NTCI Específicas de la CEPA, Art Participantes del Procedimiento: Jefe de la unidad, Encargado de Area y Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos. 5. Formatos utilizados: Formulario de Autorización de Salidas de Bienes Muebles. 6. Frecuencia de uso: Periódico. PUESTO PASO N DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Jefe de Centro de Costo 01 Notifica al Encargado de área acerca de la salida de un bien mueble, ya sea por mantenimiento, reparaciones o préstamo. Encargado de Area 02 Identifica físicamente el bien y el motivo de la salida. 03 Ingresa al SADFI y registra la información del motivo de salida del bien, tiempo estimado que estará fuera e imprime el Formulario de Autorización de Salidas de Bienes Muebles, conforme a los datos del bien y firma. El SADFI notifica automáticamente al Jefe de centro de costo. 04 Entrega el formulario al Jefe de centro de costo. Jefe de Centro de Costo 05 Ingresa al SADFI aprueba la salida de Bienes Muebles, firma y sella de autorizado la salida del bien en el formulario Salida de Bienes Muebles. El SADFI notifica automáticamente al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

25 Página 25 de 62 Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos 06 Ingresa al SADFI y da por aceptada la salida del bien; firma y sella el Formulario de Autorización de Salida de Bienes Muebles y lo envía al Encargado de área. Encargado de Area. 07 Recibe el formulario y obtiene las firmas del responsable del bien; gestiona la autorización de salida con la firma y sello del Jefe o Supervisor de Seguridad. Envia copia del formulario de salida del bien al Jefe o Encargado de Activos Fijos. 08 Efectúa la coordinación de la salida del bien. Responsable de la salida del bien 09 Entrega copia del formulario de salida del bien al Agente de Seguridad y PNC. Encargado de Area. 10 Archiva el formulario, cuando se trate de salidas temporales, y abre un registro auxiliar de salidas temporales de bienes, para controlar el vencimiento del tiempo de retorno del bien. Encargado de Area 11 En caso que exista ampliación del plazo, el Encargado de área modifica la casilla de prórroga del plazo de entrega en el formulario de salida e imprime el nuevo formulario de la salida de bienes muebles. 12 Comunica al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos el ingreso del bien o en su defecto, que no ha sido devuelto en el plazo estipulado. Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos. 13 Verifica físicamente que el bien recibido coincide con las características con las que fue trasladado para su mantenimiento, reparación o préstamo. 14 Ingresa al SADFI y registra la fecha de retorno del bien. 15 Fin de procedimiento Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

26 Página 26 de 62 Procedimiento N 4 Levantamiento de inventario. 1. Nombre del Procedimiento: Levantamiento de inventario de bienes muebles. 2. Objetivo: Establecer la existencia, ubicación y estado de los activos fijos, mediante verificaciones físicas a los mismos, a fin de constatar que estén de acuerdo a los registros automatizados que lleva cada una de las empresas de la Comisión. 3. Normas que aplican al Procedimiento: NTCI Específicas de CEPA, Art. 152 y Participantes del Procedimiento: Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, Auxiliar de Activos Fijos, Encargado de Area, Empleado responsable de bienes, Jefe inmediato del Encargado de Activos Fijos, Jefe de centro de costo y Servidores independientes. 5. Formatos utilizados: Reporte de Bienes por Empleado, Reporte de levantamiento de Inventario Físico de Activos, Reporte de Inconsistencias del Inventario Físico. 6. Frecuencia de uso: Una vez al año PUESTO PASO N DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 01 Inicio de Procedimiento Jefe de la Sección de Activos Fijos 02 Planifica y coordina con sus auxiliar(es) de Activos Fijos y los Encargados de Area de los diferentes Centros de Costos, las actividades a efectuar para iniciar el inventario en cada unidad organizativa. Jefe de la Sección de Activos 03 Imprime el Reporte de Bienes por Empleado de cada centro Fijos o auxiliar(es) de de costos, para dar inicio al inventario. Activos Fijos Jefe de la Sección de Activos Fijos 04 Asigna a cada auxiliar(es) los centros de costos a los que deberá realizar el inventario físico, en coordinación con el Encargado de Area respectivo. Jefe de la Sección de Activos Fijos 05 Si el inventario es realizado por Servidores independientes, asigna a cada servidor independiente, los centros de costos en Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

27 Página 27 de 62 los que deberá realizar el inventario fisico, en coordinación con el Encargado de Area respectivo. a)en caso de levantamiento fisico mediante sistema tradicional para lectura de viñeta: Auxiliar o Servidor(es) de Activos Fijos y Encargado de Area 06 Verifican que los bienes contenidos en el Reporte de Bienes por Empleado coincida con los verificados físicamente en sus caracteristicas de marca, modelo, serie, centro de costo, código de viñeta y código de empleado. Anota en el Reporte de Bienes por Empleado las inconsistencias de información de los bienes inventariados. Auxiliar o Servidor de 07 Llena el formulario Reporte de Detalle de Inconsistencias del Activos Fijos Inventario Fisico en el que describe, de acuerdo a la información obtenida, los antecedentes del bien que presenta inconsistencias en la información. 08 Envía el Reporte de Bienes por Empleado y el Reporte de Detalle de Inconsistencias del Inventario Fisico al Jefe de la Sección de Activos Fijos. En caso de insconsistencias, ir al Paso No. 13 b)en caso de levantamiento fisico mediante sistema de lectura de viñeta con Lector de Código de Barra: Auxiliar o Servidor 09 Ingresa y programa en el lector de códigos de barra el código independiente de Activos de ubicación donde será tomado el inventario físico, toma Fijos y Encargado de Area lectura del código, deslizando el lector de código de barra en las viñetas adheridas en los bienes. Jefe, Encargado, auxiliar o servidor independiente de Activos Fijos 10 Almacena en la computadora la información en arhivo de texto obtenida del lector de código de barra en una carpeta destinada y clasificada por centro de costo. Jefe o Encargado de la 11 Ingresa al SADFI a fin de cargar el archivo de texto Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

28 Página 28 de 62 Sección de Activos Fijos y/o almacenado en la computadora, realizando automáticamente el Auxiliar o Servidor cruce de información del inventario físico tomado con el independiente de Activos registro del sistema. Fijos 12 Genera el Reporte de Levantamiento de Inventario Físico de Activos de acuerdo a su Estado y verifica si existen inconsistencias. Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos 13 Envía memorándum al Jefe del centro de costo donde se han encontrado inconsistencias, con copia al Encargado de área y al responsable del bien, solicitando las explicaciones del caso, para aplicar las medidas correctivas o realizar las modificaciones en el sistema. 14 Recibe del Jefe del centro de costo, los documentos de respaldo que justifican las inconsistencias, verifica y analiza la información; realiza las inspecciones físicas en caso de ser necesario. 15 Ingresa al SADFI y realiza los ajustes correspondientes actualizando los datos. El SADFI notifica a los responsables, que se han realizado cambios en el sistema para que procedan a autorizarlas. 16 Ya autorizados los cambios, imprime el Reporte de Bienes por Empleado ; lo firma y lo envía al empleado responsable de los bienes. Empleado responsable de los bienes 17 Recibe, revisa y firma el Reporte de Bienes por Empleado y lo envia al Jefe inmediato. Jefe inmediato 18 Recibe, firma, sella el Reporte de Bienes por Empleado y lo envía al Encargado de activos fijos. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

29 Página 29 de 62 Jefe o Encargado de la Sección Activos Fijos Jefe inmediato del Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos 19 Recibe y revisa que los reportes estén debidamente firmados y sellados, archiva el original por centro de costo y por empleado y envía una copia al Encargado del área del centro de costo, para la distribución al responsable de los bienes. 20 Notifica mediante memorándum, al Jefe inmediato sobre los bienes que no fueron encontrados al momento del levantamiento del inventario físico. 21 Envía memorándum al Jefe del centro de costo, informando los casos de bienes que han sido reportados como robados o extraviados y notifica, en caso que aplique, al Encargado de Seguros en Oficina Central; caso contrario notifica al área de Recursos Humanos para que tomen las medidas pertinentes. 22 Recibe informe de la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos, indicando si la resolución es aplicar descuento o solicitar al empleado la reposición de los bienes informados como faltantes, o en el caso que aplique, eximir al empleado de la responsabilidad. 23 Gira instrucciones por escrito al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, para que actúe de acuerdo a la Resolución emitida por la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos. 24 Procede de acuerdo a las instrucciones emanadas por su Jefe inmediato, realizando las modificaciones correspondientes en el sistema de Activos Fijos. 25 Fin del procedimiento Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

30 Página 30 de 62 Procedimiento N 5 Autorización de descargo de bienes, para subasta, donación o destrucción. 1. Nombre del Procedimiento: Autorización de descargo de bienes calificados como obsoletos, en desuso o inservibles para la Comisión, para realizar los procesos de subasta, donación o destrucción. 2. Objetivo: Definir los pasos para solicitar la autorización de Junta Directiva de la CEPA, para el descargo en los libros contables, mediante subasta, donación o destrucción, de aquellos bienes muebles calificados como obsoletos, en desuso o inservibles, por considerarse no útiles para los fines de la Comisión. 3. Normas que aplican al Procedimiento: NTCI Específicas de CEPA, Arts. 152, 159 y Participantes del Procedimiento: Jefes de las Secciones de Activos Fijos, Jefe del Departamento Administrativo, Gerente de Empresa, Peritos Valuadores, Gerente General, Junta Directiva, Encargada de Secretaría de Junta Directiva, Presidente de CEPA, Jefe de Auditoría Interna. 5. Formatos utilizados: Reporte de Bienes por Estado. 6. Frecuencia de uso: Cuando es requerido. Puesto Paso No Descripción de actividades 01 Inicio del procedimiento Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos 02 Ingresa al SADFI y genera Reporte de Bienes por Estado de activos considerados como obsoletos, en desuso, e inservibles, detallando el código del activo, la descripción del bien, marca, serie, fecha de adquisición, valor de adquisición, valor en libros, depreciación acumulada y vida útil; traslada el reporte a una hoja electrónica para elaborar la solicitud de descargo. 03 Elabora y presenta la solicitud de descargo al gerente o Jefe del área administrativa de la empresa, para que se gestione Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

31 Página 31 de 62 el descargo de los activos que han sido clasificados como inservibles, en desuso u obsoletos, adjuntando el listado de los bienes. Gerente de Empresa o Jefe Realiza el nombramiento de los Peritos Evaluadores de la del Departamento 04 Comisión, para que inspeccionen físicamente el estado de Administrativo los activos fijos reflejados en el Reporte de Bienes por Estado y para que determinen los precios de los bienes, en caso de ser subastados. Peritos Evaluadores y el Jefe o Encargados de 05 Inspeccionan los activos y emiten acta de evaluación indicando el estado y el valor de los bienes; la firman y la Sección de Activos Fijos remiten al Gerente o al Jefe del Departamento Administrativo según corresponda. Gerente de Empresa o Jefe 06 Solicita mediante memorándum al Jefe de auditoria interna, del Departamento la asignación del auditor para la verificación de la Administrativo información reportada por los peritos evaluadores. Jefe de Auditoría Interna 07 Recibe el memorándum y designa al auditor para la verificación. Auditor 08 Inspecciona los bienes fisicamente y elabora el borrador del acta, la envía para revisión y firma del Jefe de Auditoria Interna. Jefe de Auditoria Interna 09 Revisa el borrador del acta y elabora el acta definitiva, la firma y remite copia al solicitante. Gerente de Empresa o Jefe 10 Revisa el acta definitiva de la resolución emitida por del Departamento Auditoría Interna y elabora MJ para solicitar a Junta Administrativo Directiva autorización de descargo por venta en subasta, donación o destrucción, anexando el acta de evaluación de bienes de peritos evaluadores y acta de verificación de Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

32 Página 32 de 62 auditoria interna. Junta Directiva 11 Emite resolución con base al Reglamento para la aplicación de la Ley de la CEPA, Art. 20, Capítulo IV, Enajenación de Bienes Muebles, calificándolos como obsoletos, inservibles o en desuso ; autoriza de acuerdo a lo recomendado por los Peritos Evaluadores, designa a los responsables para dar seguimiento al cumplimiento de lo autorizado y aprueba la venta en subasta o destrucción y descargo de bienes muebles según sea el caso, de la forma siguiente: a) Por venta a cualquier institución oficial al precio que fije la Junta Directiva de la Comisión, de acuerdo al dictámen de los peritos. b) Por dación en pago como abono a capital de los préstamos del gobierno a la Comisión, de acuerdo al precio fijado por el Ministerio de Hacienda y la Junta Directiva de la Comisión. c) Por venta en subasta pública a particulares y empleados de CEPA, de acuerdo al precio base fijado por la Junta Directiva de la Comisión. d) Por pago a cuenta del precio de bienes muebles nuevos, de acuerdo al dictámen de los peritos y la decisión de la Junta Directiva de la Comisión. e) Por descargo del inventario, cuando sea autorizada la destrucción de los mismos. f) Por venta directa de bienes muebles a particulares, consistentes en hierro y acero en desuso, existente en las empresas de CEPA. Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

33 Página 33 de 62 Autoriza la donación en caso de proceder y el descargo respectivo. Gerente General 12 Recibe Punto de Acta y gira instrucciones a quien corresponda para que se dé cumplimiento a lo autorizado por la Junta Directiva. Gerentes de empresa o Jefe del area Administrativa 13 Recibe y margina el Punto de Acta emitido por la Junta Directiva de la CEPA para que se cumpla según lo autorizado y envia copia al Jefe o Encargado de la Sección de Activos Fijos, y al Jefe del área de Contabilidad. Jefe o Encargados de 14 Realiza el procedimiento de descargo de bienes. Activos Fijos 15 Fin de procedimiento Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

34 Página 34 de 62 Procedimiento N 6 Subasta de bienes. 1. Nombre del Procedimiento: Subasta de bienes considerados no necesarios para la Comisión 2. Objetivo: Definir los pasos para realizar el proceso de subasta de los bienes clasificados como obsoletos, en desuso o inservibles. 3. Normas que aplican al Procedimiento: NTCI Específicas para la CEPA, Art. 159; Reglamento para la aplicación de la Ley de la CEPA, Art. 20, Capítulo IV. 4. Participantes del Procedimiento: Junta Directiva, Gerente General, Gerente de Empresa, Jefes de las Secciones de Activos Fijos, Jefe del Departamento Administrativo, Gerencia Legal, Peritos Valuadores,, Jefe de Auditoría Interna, UACI, Colector. 5. Formatos utilizados: N/A 6. Frecuencia de uso: Cuando se requiera o al menos una vez al año. Puesto Paso No Descripción de actividades 01 Inicio del procedimiento Jefes del Departamento 02 Recibe punto de acta aprobando la subasta, instruye al Jefe Administrativo o Encargado de activos fijos para que prepare la documentación respectiva. Jefe o Encargados de 03 Prepara las bases, listado de bienes a subastar y envía a la Activos Fijos UACI para ser vendidos a los posibles compradores. Jefes del Departamento 04 Solicita a la UACI publicar la subasta en dos de los medios Administrativo de mayor circulación, indicando día, hora, lugar y precio base de la venta. UACI 05 Publica y vende las bases. Jefes del Departamento 06 Realizan la subasta en el lugar, dia y hora establecida. Administrativo y/o Jefe o Encargados de Activos Fijos, delegados de auditoria y gerencia legal, Número de revisión: 1 revisión: Diciembre 2011 Copia controlada:

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