GUÍA DE PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS CONVOCATORIA APOYO FINANCIERO A TERCEROS. Programa Nuevos Territorios de Paz

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1 GUÍA DE PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS CONVOCATORIA APOYO FINANCIERO A TERCEROS Programa Nuevos Territorios de Paz Proyecto Promoción de Oportunidades para el Desarrollo Sostenible e Incluyente y Fortalecimiento de la Gobernanza Local en el Marco de una Cultura de Paz Contrato de Subvención Acciones Exteriores de la Unión Europea DCI-ALA/2014/ Cartagena, mayo de

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN DISPOSICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO 1: Contratos ARTÍCULO 2: Causales de exclusión de adjudicación de los Convenios o contratos ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ARTÍCULO 3: Criterios de elegibilidad y otros principios fundamentales ARTÍCULO 4: Contratación de servicios y suministros ARTÍCULO 5: Procedimientos de Contratación DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ARTÍCULO 6: Consideraciones generales ARTÍCULO 7: Contabilización de los ingresos y gastos ARTÍCULO 8: Legalización de gastos ARTICULO 9: Documentos para el soporte de gastos ARTÍCULO 10: Gastos elegibles

3 INTRODUCCIÓN El presente documento se formula con el propósito de disponer de un instrumento para la ejecución de los recursos del Apoyo Financiero a Terceros que se realicen en el marco del Proyecto Promoción de Oportunidades para el Desarrollo Sostenible e Incluyente y Fortalecimiento de la Gobernanza Local en el Marco de una Cultura de Paz subvencionado por la Unión Europea con el número de contrato DCI- ALA/2014/ que están desarrollando el Movimiento por la Paz, el Desarme y la Libertad, la Fundación Universitaria Católica del Norte y la Fundación Hogar Juvenil, la primera como solicitante y las otras dos como co-solicitantes. Este documento se considera un Manual de carácter general para los procedimientos contractuales, administrativos y financieros que deberán aplicar en el marco de las actividades de esta subvencióncon el fin de cumplir con los procesos contractuales establecidos en las Condiciones Generales del contrato de Subvención, que se anexa al presente. 3

4 1 DISPOSICIONES GENERALES Para todo el proceso de subvención, es necesario que se establezcan ciertas condiciones que evidencien un proceso transparente e imparcial. Los proyectos que se presenten a la presente convocatoria deberán surgir de un proceso participativo de la comunidad. La ejecución del Apoyo Financiero a Terceros debe ser responsabilidad de una Organización Social de Base OSB. La propuesta debe ser una iniciativa que a la fecha se encuentre en funcionamiento o una continuación de iniciativas productivas o procesos existentes por parte de las Organizaciones Sociales de Base OSB. Por lo tanto, la financiación de las iniciativas propuestas no tendrán en cuenta procesos que se encuentren en fase de inicio o punto cero. Las organizaciones seleccionadas deberán tener la disponibilidad para ser acompañadas técnica y administrativamente, así como presentar la información contable que sea requerida por parte de las entidades socias del proyecto, en cualquier momento de ejecución de la subvención. De acuerdo a las condiciones de la propuesta, El Movimiento por la Paz, el Desarme y la Libertad (MPDL), la Fundación Universitaria Católica del Norte (FUCN) y la Fundación Hogar Juvenil (FHJ), de aquí en adelante las entidades socias, de común acuerdo con la OSB seleccionada, adelantará las gestiones necesarias para el buen manejo de los recursos. El proyecto presentado deberá tener congruencia con las dinámicas económicas locales y deberá estar integrado o relacionado con los planes de desarrollo departamental y/o municipal. El proyecto subvencionado deberá ser viable de acuerdo con los criterios técnicos, ambientales y financieros. 4

5 2 DE LA CONTRATACIÓN 2.1 ARTÍCULO 1: Contratos El proyecto Promoción de oportunidades para el desarrollo sostenible e incluyente y fortalecimiento de la gobernanza local en el marco de una cultura de paz en el Canal del Dique y Zona Costera se financia con recursos de la Unión Europea. En todos los casos las entidades ejecutoras de los recursos del Proyecto tendrán que aplicar las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual, los cuales corresponden a los procedimientos establecidos en las Condiciones Particulares y Generales en el marco de las acciones exteriores de la Comunidad Europea. Se aplicarán los procedimientos enunciados en el Anexo II: Condiciones Generales del Contrato de Subvención celebrados en el Marco de las Acciones Exteriores de la Unión Europea, en los casos que existan dudas o se presenten diferencias entre los socios y ejecutores del proyecto. Cuando la ejecución de una acción requiera la celebración de un contrato por parte del Beneficiario, este deberá adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, es decir, la oferta que presente la mejor relación entre calidad y precio, en cumplimiento de los principios de transparencia, igualdad de trato de los posibles contratistas y procurando que no exista conflicto de interés. 2.2 ARTÍCULO 2: Causales de exclusión de adjudicación de los Convenios o contratos. Quedan excluidos de la adjudicación de un convenio o contrato, los candidatos que, durante el procedimiento de adjudicación del mismo se encuentren en una situación de conflicto de intereses o pueda conducir al mismo o hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida por el beneficiario para poder participar en el convenio o contrato no hayan facilitado dicha información. Se entiende por conflicto de intereses el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de cualquier persona en virtud del presente Contrato se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con otra persona. 3 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS Para la ejecución de los recursos del Proyecto, las entidades ejecutoras deberán dar cumplimiento al presente Manual de procedimientos y en todos los casos deben verificar que el gasto a efectuar esté incluido en el presupuesto aprobado del proyecto. 3.1 ARTÍCULO 3: Criterios de elegibilidad y otros principios fundamentales Principios de adjudicación: Todos los contratos realizados por los beneficiarios del contrato financiado total o parcialmente con cargo al presupuesto, deben respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación. En todo caso, se 5

6 deberá seleccionar la mejor oferta de conformidad con los criterios de selección y adjudicación Competencia legal: Para evitar cualquier conflicto de intereses, toda empresa (incluidas las empresas de un mismo grupo jurídico, los miembros de un mismo consorcio y los subcontratistas) o experto que participe en la preparación de un proyecto debe quedar excluido de participar en los contratos de servicios o de suministros, basadas en ese trabajo preparatorio y relacionado con el proyecto Conservación de documentos: El beneficiario deberá conservar durante 3 años a partir de la fecha de liquidación del contrato toda la documentación escrita relativa al conjunto del procedimiento de los contratos de servicios y/o de suministros, y mantener su confidencialidad. Esta documentación debe incluir los originales de todas las ofertas presentadas junto con sus respectivos expedientes de contratación, así como toda la correspondencia conexa. 3.2 ARTÍCULO 4: Contratación de servicios y suministros De acuerdo a lo señalado en el ANEXO IV del Contrato de Subvención Procedimientos de celebración de contratos aplicables por los beneficiarios de subvenciones en el marco de la acción exterior de la Unión Europea, los contratos de servicio y suministros serán tratados de la siguiente forma: Los contratos por servicio de personal, asistencia técnica y estudios, puede ser por prestación de servicios, obra o labor o inferior a un año Los suministros tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero el arrendamiento-venta, con o sin opción de compra, de productos. La entrega de los productos podrá implicar, con carácter accesorio, obras de instalación y mantenimiento Los contratos de servicios y suministros de un importe inferior o igual a COP pueden proceder directamente a partir de la consulta de tres cotizaciones. Es necesario consultar como mínimo 3 ofertas para garantizar la transparencia del procedimiento Para iniciar el proceso de convocatoria con el fin de incorporar el personal requerido para poner en funcionamiento el proyecto si a esto diera lugar, el beneficiario debe efectuar los siguientes pasos: Elaboración de los términos de referencia cuyo objeto es facilitar a las entidades ejecutoras, en la fase de contratación o convocatoria, instrucciones y directrices sobre la naturaleza de la oferta que deben presentar y servir de mandato a los adjudicatarios durante la ejecución del proyecto. Los términos de referencia se constituyen en el expediente de la contratación o invitación y se convierten en un anexo del contrato celebrado posteriormente. La preparación minuciosa de los términos de referencia constituye un factor de gran importancia para el éxito del proyecto, pues permite asegurar en gran medida que su concepción ha sido correcta, que las distintas actividades se han llevado a cabo, con arreglo al calendario previsto y que no se han malgastado los recursos. Por lo tanto, el esfuerzo adicional que supone la fase de preparación de los términos de referencia, se traducirá en ahorro de tiempo y dinero en las fases siguientes en el ciclo del proyecto. 6

7 Los términos de referencia permitirán a candidatos y contratistas, concurrir en igualdad de condiciones y definir las características del servicio. Se anexa el formato que se deberá implementar para la compra de suministros y contratación del personal Criterios de adjudicación: Los criterios de adjudicación del contrato sirven para determinar cuál es la oferta económica más ventajosa. Se trata de criterios tanto de calidad, de precio de la oferta y tiempos de entrega Evaluación de ofertas: En esta etapa del proceso se debe efectuar la conformación del Comité de evaluación de las propuestas, el cual debe ser conformado por un número impar de integrantes mínimo de tres, que tienen como funciones la elaboración de la tabla comparativa, asignación de calificación técnica, evaluación de fechas, evaluación de ofertas financieras y presentación de informes sobre el resultado de la evaluación para la realización de la contratación, además la designación de un secretario y un presidente del comité. 3.3 ARTÍCULO 5: Procedimientos de Contratación Solicitud de Cotización: Se realizará a través del envió ya sea en físico o digital de los términos de referencia los cuales especifican las características de los productos, así como los plazos previstos de entrega y la fecha límite para la validez de la oferta y demás formatos que se deban incluir Tabla Comparativa: Posterior a la recepción de las ofertas, se deberá elaborar una tabla comparativa de ofertas en la cual se coloquen los productos a cotizar y el valor de las diferentes ofertas presentadas por los proponentes en las respectivas cotizaciones Acta de Selección: Después de elaborar y analizar la tabla comparativa, el comité evaluador deberá realizar una reunión donde se realice y firme en original un acta de selección detallando las razones por las cuales se seleccionó al proveedor Ejecución del contrato: Para la ejecución de los contratos las entidades ejecutoras deben disponer de la siguiente información: Ofertas enviadas por los proponentes Tabla comparativa, contrato de servicios o suministros Documentos legales: Cámara de Comercio de la entidad / Documento equivalente, Registro Único Tributario, Cédula del representante legal. Factura o cuenta de cobro. 7

8 4 DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 4.1 ARTÍCULO 6: Consideraciones generales El Representante Legal es responsable del manejo de los recursos financieros del contrato de subvención Los débitos a las cuentas bancarias serán realizados a través del giro del cheque, del talonario de retiro o transferencia electrónica El beneficiario deberá disponer de una cuenta bancaria sólo para los recursos del contrato, la cual se alimentará de las transferencias que realice la Entidad Contratante. Para la cual se deberá llevar un libro de bancos que registrará: Transferencias realizadas. Depósitos realizados. Número, fecha de cheque, valor del cheque y nombre del beneficiario. Número de comprobante de egreso. Retiros en efectivo. Gastos Bancarios La entidad ejecutora deberá enviar un informe técnico y financiero sobre la ejecución a la Entidad Contratante según los criterios establecidos en el PROTOCOLO DE APOYO FINANCIERO A TERCEROS donde se evidencien los movimientos realizados con los respectivos soportes contables debidamente numerado en orden cronológico, ordenados por códigos de conceptos y anexando fotocopia de los extractos bancarios y sus respectivas conciliaciones bancarias. 4.2 ARTÍCULO 7: Contabilización de los ingresos y gastos Todos los gastos del proyecto cubiertos por la contribución financiera, deberán acompañarse de sus respectivos soportes (facturas, recibos, estado de cuentas bancarias, legalizaciones). Dichos soportes y todos los libros contables serán conservados durante un período de 3 años posterior a la liquidación del convenio El beneficiario podrá usar formatos propios para los registros contables, siempre y cuando estos proporcionen información clara y verificable a la Entidad Contratante Los libros del proyecto aplicarán el sistema de partida doble e incluirán el registro de cada recibo y de cada gasto efectuado. Los resultados contables de estos libros figurarán en el libro general del proyecto. 4.3 ARTÍCULO 8: Legalización de gastos. Para la legalización de los gastos efectuados y solicitud de desembolsos, en el marco del contrato, es necesario que la entidad ejecutora presente la siguiente información en orden: Comunicación del Beneficiario a la Entidad Contratante solicitando el desembolso respectivo y relacionando los documentos anexos, suscrita por el Representante Legal. Cuenta de cobro del Beneficiario por el valor del desembolso. 8

9 Informes de avance técnico y financiero y la entrega a satisfacción de los productos establecidos en el contrato con sus respectivos soportes. 4.4 ARTICULO 9: Documentos para el soporte de gastos. La factura o cuenta de cobro son los documentos válidos contables y legales La factura de venta o la cuenta de cobro, debe reunir los siguientes requisitos: Razón Social o Nombres y Apellidos completos del Proveedor. Dirección del Proveedor o Contratista. NIT del proveedor. Número de consecutivo de la factura de venta. Fecha de emisión de la factura. Emisión de la factura a nombre de la entidad ejecutora. NIT de la entidad ejecutora. Descripción detallada y amplia del material o servicio adquirido. Cantidad. Precio unitario. Precio total. Firma del proveedor. Nombre, razón social y el NIT del impresor de la factura Para el personal contratado con recursos del presente contrato es necesario diligenciar tener en original los siguientes documentos Contrato laboral o de servicios con firmas originales Pagos a la seguridad social y/o prestaciones sociales si diera lugar Cédula Hoja de vida con soportes académicos y de experiencia Informe al final de las actividades realizadas con las respectivas evidencias Todos los documentos deben ser elaborados claramente, sin borrones, ni tachaduras o correcciones en cualquiera de sus partes Por cada pago se elaborará un comprobante de egreso, numerado consecutivamente. En todos los casos de pago en efectivo, el contratista deberá firmar el comprobante de egreso de manera que se constituya en el soporte efectivo de pago. Si el pago se realiza mediante consignación en la cuenta del contratista, se deberá anexar copia del comprobante de la consignación. Con los documentos anteriores se efectuarán los registros contables correspondientes y se archivarán los originales de los documentos. 9

10 4.5 ARTÍCULO 10: Gastos elegibles Los gastos elegibles para el contrato serán detallados en el presupuesto La realización de gastos no contemplados en el presupuesto del proyecto tendrán que ser expresamente autorizados por la Entidad Contratante, por medio de otro si al contrato previo a la realización del gasto, sólo si es realmente necesario y se cuenta con el recurso para la ejecución Este convenio se encuentra exento de impuestos, tasa y contribuciones del orden nacional, por lo tanto la entidad contratante deberá entregar el certificado de exención para los gastos que se realicen. 1. OBJETO DEL PROCESO TERMINO DE REFERENCIA PARA EL CONTRATO DE PERSONAL Se deberá describir el por qué? Y para qué? Se van a contratar el personal Cargo solicitado Número de personas requeridas Motivo o justificación del cargo. Formación (Estudios que debe tener el candidato) Experiencia (Tiempo de experiencia que se requiere) Funciones específicas del cargo Tipo de contrato 1. Datos Generales 2. Especificaciones del Cargo 3. Especificaciones de Contratación Vigencia del contrato Fecha de Inicio: Fecha de finalización: Salario Lugar de trabajo Observaciones 3. APERTURA El proceso de selección se iniciará con la publicación de la vacante el indicar fecha. 4. CIERRE Las hojas de vida deberán ser presentadas a más tardar el indicar fecha PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN: Las personas interesadas, deberán enviar su hoja de vida sin soportes a, Señalando de manera específica el nombre del cargo 10

11 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SUMINISTRO Y OBRAS 1. OBJETO DEL PROCESO Se deberá describir el por qué? Y para qué? Se van a contratar los suministros 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Se deberá describir la descripción de los productos que serán adquiridos 3. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR Disponer de la capacidad operativa, técnica y logística y de los recursos propios necesarios que permitan el desarrollo eficiente para la ejecución del contrato, de conformidad con la propuesta presentada. Presentar a la entidad contratante las correspondientes facturas o cuentas de cobro para su respectivo pago, según se determina en el presente contrato. Reportar oportunamente a la entidad contratante por los hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir durante la ejecución del contrato 4. APERTURA El proceso de selección se iniciará con el envío de la invitación a ofertar con los presentes términos de referencia por correo electrónico, indicar fecha. 5. CIERRE Las cotizaciones deberán ser presentadas a más tardar el indicar fecha al correo electrónico indicar correo electrónico y/o la dirección indicar dirección física 6. INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA 6.1. Documentos Legales: Junto a la propuesta se deberá entregar la siguiente documentación. - Cámara de Comercio y/o que haga sus veces - RUT - Copia de la cédula del representante legal 11

12 6.2. Oferta Económica: El oferente deberá presentar una cotización general donde se describa el producto, características, valor unitario, cantidad y valor total. 7. EXENCIÓN DE TODO TIPO DE IMPUESTOS TASA Y CONTRIBUCIONES De conformidad con el artículo 96 de la ley 788 de 2002, en concordancia con el artículo 2º del Decreto 540 de 2004, estos dineros se encuentran exentos de tasas, impuestos y contribuciones del orden nacional. 8. FORMA DE PAGO Definir la forma a efectuar los pagos que se deriven del suministro 9. CRITERIOS DE VALORACIÓN PARA LA ADJUDICACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Para valorar las ofertas presentadas se tendrán en cuenta: La oferta económica más ventajosa La calidad de los productos Tiempos de entrega TABLA COMPARATIVA 1. DESCRIPCIÓN CANTIDAD PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3 Valor Unitario Valor Total Valor Unitario Valor Total Valor Unitario Valor Total 2 PRECIO GARANTIA Y MANTENIMIENTO TIEMPO DE ENTREGA Y CONDICIONES DE PAGO Las ofertas están adjuntas a la presente tabla Proveedor seleccionado No. Motivos de la selección: PROVEEDOR NO. Preparado por: Aprobado por: Aprobado por: 12

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