Florida. Business Disaster Survival Kit. Manual Para la Supervivencia de Desastres

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1 Florida Business Disaster Survival Kit Manual Para la Supervivencia de Desastres en las Empresas de Florida Preparado por el Consejo de Planificacion Regional de la Bahía de Tampa en cooperación con el Comite de Planificación para la Continuidad de Negocios por subvenciones de la Administración de Emergencias de Florida y el Fondo de Fideicomiso para Asistencias.

2 Florida Business Disaster Survival Kit Manual Para la Supervivencia de Desastres en las Empresas de Florida Preparado por el Consejo de Planificacion Regional de la Bahía de Tampa en cooperación con el Comite de Planificación para la Continuidad de Negocios por subvenciones de la Administración de Emergencias de Florida y el Fondo de Fideicomiso para Asistencias. Junio 2008 Tampa Bay Regional Planning Council

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4 Índice RECONOCIMIENTOS... v INTRODUCCIÓN... vii SECCIÓN I: PROCESO DE PLANIFICACIÓN PARA LA CONTINUIDAD DE NEGOCIOS... I-1 Qué es Planificación de Continuidad de Negocios?... I-3 Qué es Administración de Emergencias?... I-3 Dónde se Empieza?... I-4 Entendimiento de su Negocio: Definiendo las Funciones Esenciales de su Misión... I-4 Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos... I-5 Estrategia de Atenuación... I-7 Estrategia de Recuperación... I-8 Cómo Desarrollar el Plan de Continuidad de Negocios... I-9 Documentando el Plan... I-10 Implementación del Plan... I-10 Prueba, Evaluación, y Mantenimiento del Plan... I-11 SECCIÓN II: ANALISIS Y REACCIÓN DE LOS PELIGROS... II-1 Peligros Naturales... II-3 Huracanes y Tormentas Tropicales... II-3 Inundaciones... II-5 Tronadas, Relámpagos y Granizo... II-8 Tornados... II-10 Fuegos Forestales... II-11 Sumideros y Sucesos Sísmicos... II-12 Otros Disturbios Naturales... II-14 Sequía... II-14 Calor Extremo... II-15 Escasez de Agua... II-16 Tormentas de Invierno y Frío Intenso... II-16 Enfermedades y Plagas Agrícolas... II-16 Enfermedades que Ocasionan Emergencias e Influenza Pandémica... II-19 Peligros Tecnológicos... II-21 Incidentes Causados por Materiales Nocivos... II-21 Incendio en el Lugar de Trabajo... II-22 Interrupción del Servicio de Electricidad... II-24 Salud Ambiental... II-25 Terrorismo... II-27 Amenazas de Bombas... II-27 Explosión del Edificio... II-28 Agentes Químicos y Biológicos... II-28 Ataques Cibernéticos... II-31 i

5 Índice Emergencias Radiológicas en el Trabajo... II-34 Otros Peligros que Pueden Causar Interrupción en los Negocios... II-36 Violencia en el Lugar de Trabajo... II-36 Sabotaje,Fraude, y Robo... II-38 Pérdida del Personal Clave... II-38 Disturbio Civil... II-39 Interrupción en la Fuerza Laboral... II-40 Peligros Adyacentes... II-40 SECCIÓN III: RECUPERACIÓN Y MITIGACIÓN... III-1 Operaciones de Recuperación... III-3 Período de Emergencia Inmediata... III-3 Periodo de Recuperación de Corta Duración... III-5 Periodo de Recuperación de Larga Duración... III-7 Estrategia de Atenuación... III-8 Un Mercado para Atenuación... III-8 Asesoramiento de Riesgos... III-9 Protegiendo los Recursos Humanos... III-9 Protegiendo su Establecimiento... III-14 Cómo Proteger sus Activos (Tangibles e Intangiles)... III-18 Conocimientos Prácticos sobre Seguros de Negocios... III-20 SECCIÓN IV: RECURSOS: CENTRO DE INFORMACIÓN... IV-1 Publicaciones y Folletos... IV-3 Folletos para los Empleados... IV-4 Información de Contactos... IV-5 Enlaces del Internet... IV-6 Definiendo Destrucción: Un Glosario del Plan de Continuidad de Negocios (BCP)... IV-11 APÉNDICE A: Listas de Verificación y Procedimientos... A-1 Listas de Verificación y Procedimientos... A-3 Lista de Verificación #1: Procedimientos para la Evacuacion de Emergencia... A-5 Lista de Verificación #2: Provisiones Necesarias en Caso de un Desastre... A-7 Lista de Verificación #3: Plan para la Familia de los Empleados... A-8 Lista de Verificación #4: Procedimientos para Llamadas de Emergencia (Cascada)... A-12 Lista de Verificación #5: Procedimientos a Seguir si se Refugian en el Lugar de Trabajo... A-13 Lista de Verificación #6: Qué Hacer Antes, Durante y Después de un Huracán... A-14 Lista de Verificación #7: Qué Hacer en Caso de Inundaciones... A-18 Lista de Verificación #8: Qué Hacer en Caso de Tornados... A-19 Lista de Verificación #9: Qué Hacer en Caso de Relámpagos... A-20 Lista de Verificación #10: Qué Hacer en Caso de Fuegos Forestales... A-21 Lista de Verificación #11: Qué Hacer en Caso de Sumideros... A-22 ii

6 Índice Lista de Verificación #12: Qué Hacer en Caso de Calor Extremo... A-23 Lista de Verificación #13: Cómo Conservar Agua... A-25 Lista de Verificación #14: Qué Hacer en Caso de Tormentas de Invierno... A-28 Lista de Verificación #15: Pasos a Seguir para Proteger su Finca de Plagas y Enfermedades... A-29 Lista de Verificación #16: Qué Hacer Durante y Después de un Escape de Materiales Nocivos... A-30 Lista de Verificación #17: Cómo Preparase en Caso de Incendios... A-31 Lista de Verificación #18: Consejos a Seguir para Prevencion de Incendios... A-33 Lista de Verificación #19: Qué Hacer Durante Interrupción del Servicio Eléctrico... A-34 Lista de Verificación #20: Pasos a Tomar Durante una Amenaza de Bomba... A-35 Lista de Verificación #21: Evaluación de Amenaza Contra la Seguridad Cibernética... A-37 Lista de Verificación #22: Qué Hacer para Proteger el Sistema Cibernético... A-38 Lista de Verificación #23: Qué Hacer para Protegerse y Responder a un Ataque Químico/Biológico... A-42 Lista de Verificación #24: Qué Hacer si se Reciben Paquetes/Correspondencia Sospechosos... A-44 Lista de Verificación #25: Qué Hacer Durante una Emergencia Radiológica... A-45 Lista de Verificación #26: Qué Hacer si ha Ocurrido una Emergencia Radiológica... A-46 Lista de Verificación #27: Cómo Prevenir y Responder a Violencia en el Trabajo... A-47 Lista de Verificación #28: La Caja Fuerte Portátil ( Go Box ) para la Evacuación... A-48 Lista de Verificación #29: Estrategias para Aminorar el Impacto del Absentismo en el Trabajo... A-49 APÉNDICE B: INFORMACIóN PREPARATORIA PARA LOS EMPLEADOS... B-1 Plan Familiar para Emergencias... B-3 Equipo de Menesteries de Emergencia... B-5 Consejos para las Personas Mayores de Edad... B-6 Pacientes que Estén en sus Casas... B-6 Proteja a sus Mascotas!... B-6 Huracanes y Tormentas Tropicales: Lo que Cuesta el Paraíso... B-8 A Continuación hay Diez Puntos Vitales a qué Atender Ahora... B-8 Si se Acerca un Huracán... B-9 Aviso de Huracán... B-9 Cómo Proteger su Casa... B-10 Ha Pasado la Tormenta: Y Ahora qué?... B-12 Es Necesario Hacer Planes por Anticipado... B-13 Los Generadores... B-14 Información Sobre Seguros... B-14 Mitos Acerca Huracanes... B-17 iii

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8 Reconocimientos Índice La División de Administración de Emergencias del Estado de Florida y el Consejo Regional de Planificación de la Bahía de Tampa (TBRPC) desean reconocer la asistencia de las personas, agencias, asociaciones, y empresas que se nombran a continuación en la producción del Manual Para la Supervivencia de Desastres en los Empresas de la Florida: Plan Para la Continuidad de Negocios en el Mundo Actual: Susan Mueller, Emergency Manager, TECO Energy Steve Elliot, Elliot Consulting, Inc. Rebeca Searcey, Tampa Bay WorkForce Alliance Stacey Swank, Pinellas County Economic Development Robert Wabbersen, Publix Supermarkets Holley Wade, CEM, Business Contingency Program, Hillsborough County Emergency Management Bill Hastings, Elliot Consulting, Inc. Mark Hendrickson, Tampa Bay Chapter, American Red Cross Don Hermey, Manatee County Emergency Management Thomas Iovino, Pinellas County Communications Dept. Doug Blackwell, Pinellas County Emergency Management Sally Bishop, Director, Pinellas County Emergency Management Ron Barnwell, Executive Director, Clearwater Chamber Business Assistance Corp. William G. Babcock, Vice President of Administrative Services, Eva-Tone, Inc. Leslie Chapman-Henderson, CEO, FLASH Jerry Custin, Business Assistance, Oldsmar Chamber of Commerce Janet Double, Pinellas County Communications Department Laurie Feagans, Director, Manatee County Emergency Management Diane Fojt, MISC, REMT-P, Field Traumatologist, Medical Education Consultants of America, Inc. Larry Gispert, Director, Hillsborough County Emergency Management Larry Hibbs, Owner, Servpro of Bradenton, Florida Jim Martin, Director, Pasco County Emergency Management Department Doug Meyer, Coordinator, Pinellas County Emergency Management Katie McLean, Manatee County Planning Department Mary Jane Stanley, CED, Executive Director, Pasco Economic Development Council Charlie Reese, Institute for Business and Home Safety (IBHS) Jerry Ross, Executive Director, Disney Entrepreneur Center Missy Rudd, Florida Department of Business and Professional Regulation Quinton Williams, Florida Division of Emergency Management Se le extiende reconocimiento especial al WCanal 10, WTSP-TV y al recientemente fallecido Dick Fletcher, Meteorólogo Principal, por su ayuda con la narración, su contribución al contenido y a secciones del video. Tampa Bay Regional Planning Council Staff: Betti C. Johnson, AICP, Principal Planner Kim Williams, Communications/Graphics Coordinator Margarita Laughlin, Spanish Translator v

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10 Introducción Índice L os recientes huracanes, inundaciones, tornados, fuegos silvestres, y los eventos trágicos del 11 de septiembre del 2001, nos ha enfatizado la necesidad para todos la familias y los negocios de estar preparados. El Manual de Supervivencia para las Empresas de la Florida es parte del programa oficial del Estado para preparación y atenuación cuando se confronta algún desastre: Florida se Prepara! El Manual de Supervivencia para las Empresas de Florida incluye esta Guía, el Wizard del Plan de Continuidad de Negocios de Florida (BCP), un instrumento interactivo de asistencia y un plan modelo para la continuación de negocios, con ejercicios de entrenamiento cibernéticos y una biblioteca de recursos, sitios en el Internet y contactos para prestarle ayuda en sus esfuerzos de planificación. El Manual es accesible en el Internet en inglés o en español. (www.fldisasterkit.com). El Manual fue preparado por el Consejo Regional de Planificación de la Bahia de Tampa (TBRPC) y el Comité Directivo Empresarial para Planificación de Desastres que incluye la Administración de Emergencias y las agencias de Comunicaciones y de Desarrollo Económico de los condados de Hillsborough, Manatee, Pasco, y Pinellas, la División de Administración de Emergencias de Florida, la Cruz Roja Americana y otros grupos de profesionales interesados y cualificados del sector privado. Los Consejos Regionales de Planificación de Florida (FRCA), con sus agencias de administración de emergencias y algunos socios para la continuidad de negocios de todo el Estado contribuyeron información local muy valiosa y revisaron los datos y ayudaron a crear conciencia en este proyecto estatal. Se confía que esta guía sea usada por empresas pequeñas y medianas y se espera que todos los negocios la consideren ûtil para asegurar que su plan de continuidad sea viable y aumente la seguridad de sus empleados, vendedores, consumidores y clientes, al igual que su seguridad financiera. Seguro, usted esta muy ocupado y quisiera ir al punto inmediatamente. Sin embargo, familiarizándose con esta guía y su contenido y siguiendo los pasos de planificación aquí sugeridos, aumentará la probabilidad de que su negocio pueda sobrevivir cualquier desastre. La guía esta dividida en cuatro secciones: Sección I. La primera sección introduce el Proceso de Planificación para la Continuidad del Negocio, explica por qué planificación para desastres es tan importante para todos los negocios de Florida, y realza lo que se puede hacer paso por paso - para preparar su negocio y sus empleados y reducir la vulnerabilidad a desastres. Sección II. La segunda sección, La Guía de Análisis y Reacción a Peligros, provee una visión general de los peligros que puedan amenazar a los negocios en Florida. Esta sección trata con peligros naturales, tecnológicos y otros que pueden causar interrupción en sus negocios y resultar en grandes pérdidas. Esta sección lo guía a Listas de Verificación que aparecen en el Apéndice para usar en preparación para enfrentar diferentes riesgos. Sección III. La tercera sección tiene que ver con Recuperación y Atenuación. La porción que trata con las actividades de recuperación describe a los equipos de re-ingreso, las reparaciones y la reubicación de las operaciones esenciales del negocio, si fuera necesario. Las estrategias de atenuación son iniciativas designadas a aminorar su riesgo de pérdidas a causa de peligros específicos. Las proposiciones incluyen ciertos principios, estrategias, e inversiones para proteger sus recursos humanos, su establecimiento, y sus activos tangibles e intangibles. Sección IV. La cuarta sección, Centro de Información, provee una lista de recursos, enlaces al Web donde puede obtener información importante, publicaciones, e información sobre contactos. El Glosario contiene términos relacionados a ataques de terrorismo, al tiempo tormentoso, y a las contingencias de planificación. Florida vii vii

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12 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios I-1

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14 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios Como dueño o administrador de empresas usted ha invertido mucho tiempo y recursos para lograr que su negocio funcione bien. Ahora, imagínese que todo lo que usted ha logrado se le convierta en humo, literalmente hablando. Todos los años ocurren emergencias que traen grandes pérdidas a las empresas y a las industrias, pérdidas tanto de vidas como de ingresos. Esto se puede remediar. Los negocios y la industria pueden aminorar estos daños y aligerar el regreso a sus operaciones normales. Esta guía no intenta ser restrictiva, exhausta, definitiva o muy detallada. Está designada para proveer los conocimientos básicos necesarios para ayudarle a proteger sus negocios de los efectos de desastres, ya sean mayores o menores. No se necesita tener un conocimiento muy profundo de la administración de eventos de emergencia ni de la continuidad de los negocios para empezar. Lo que se necesita es la autoridad para crear un plan y la dedicación de las personas claves de la gerencia para hacer la administración de emergencias parte de su cultura colectiva. Si ya tiene un plan, use esta guía como un recurso para evaluar y actualizar su plan. No hay definición exacta de lo que es un desastre. A veces un desastre ocurre rápidamente, sorprendiéndonos, sin aviso previo (un incidente). Otras veces un desastre aparece en el horizonte y se queda allí por semanas hasta que se convierte en una verdadera amenaza (un evento). Sin embargo, la palabra desastre significa algo diferente dependiendo de la clase de empresa que usted tenga. Una simple rotura de un tubo de agua puede causar un desastre si usted tiene un negocio de comunicaciones y la rotura ocurre en el área de conexiones electrónicas del teléfono. Si su negocio depende de refrigeración, pérdida de electricidad puede causarle un desastre. Desastres no se planifican por adelantado, sin embargo, un plan bien desarrollado puede aumentar grandemente las oportunidades de sobrevivirlos. Qué es planificación de continuidad de negocios? Planificación de continuidad de negocios (Business Continuity Planning [BCP]) es el anticipar incidentes que puedan afectar las funciones críticas de la empresa y asegurar que la empresa y los empleados puedan responder a cualquier emergencia en una manera segura, planificada, y ensayada. La planificación de continuidad de negocios (BCP) ayuda a continuar llevando a cabo los servicios vitales no importa lo que ocurra. No es solo la recuperación después de un desastre o la administración de una crisis en información tecnológica (IT). Es una cuestión de negocios. Es una oportunidad única de revisar la manera en que su organización lleva a cabo sus negocios, es una oportunidad de mejorar los procesos y prácticas y de aumentar la resiliencia natural a interrupciones y pérdidas. Qué es Administración de Emergencias? La administración de emergencias comprensiva consiste en cuatro fases: Preparación requiere entender los resultados de desastres o emergencias, las pasos a tomar para responder y recuperarse de estos acontecimientos, y al mismo tiempo saber qué hacer para aminorar las pérdidas. Preparación es tomar los pasos necesarios para asegurarse que su empresa y sus empleados estén preparados para lo inesperado y sepan qué hacer en una situación de emergencias. Disminución requiere tomar los pasos necesarios para evitar o prevenir una emergencia o un desastre y por lo menos reducir la vulnerabilidad de su negocio. Reacción requiere saber hacer frente a una amenaza o una ocurrencia de emergencia o desastre. Recuperación es restaurar todas las operaciones de la empresa que fueran interrumpidas o dañadas por el acontecimiento. Figure 1 Comprehensive Emergency Management Response Recovery Preparedness Mitigation I-3

15 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios Dónde Empezar? Compromiso a alto nivel de la administración La administración al nivel superior debe estar totalmente dedicada a llevar a cabo este plan para que resulte exitoso. El plan tiene que ser parte del programa estratégico del negocio y se le deben asignar los fondos apropiados para que dé resultado. Los oficiales de más responsabilidad de la administración deben promulgar una directiva que afirme el valor de planificar, que reconozca y acepte los costos asociados con este programa, que suscriba las responsabilidades de la gerencia y que incluya las expectaciones del plan, al igual que los parámetros y suposiciones para que todo esté bien claro. Organizando el Grupo de Planificación y administración El primer paso a tomar en el proceso de planificación de continuidad es organizar un grupo o equipo que esté a cargo de su planificación y administración. Este equipo será responsable de crear, implementar, actualizar, y mantener el plan. Para que la gerencia demuestre que su intento es serio y para inspirar cooperación del personal, se debe hacer saber a todos que la administración ha autorizado al Equipo de Planificación a tomar los pasos necesarios para desarrollar el plan. El Equipo debe seleccionar un líder y establecer la cadena de autoridad entre los miembros del grupo y su líder. Los miembros del grupo deben aceptar esta asignación como un proceso continuo, no de una sola ocasión. El tamaño del Equipo depende del tamaño de su negocio. El Equipo debe ser representativo de la organización en total. La planificación no se puede llevar a cabo en un vacío. La realimentación (feedback) de todos los departamentos es muy necesaria, lo mismo que el apoyo para el desarrollo y la implementación del plan. Lo preferible seria que el Equipo de Planificación consistiera de los empleados claves en los diferentes departamentos de la empresa. Una vez se forme el Equipo, deben establecer un itinerario y plazos para el trabajo. Algunas cosas a considerar son: Fecha de plazo para presentar los proyectos claves Presupuesto Asignación de tareas específicas, y La formación de un Equipo de Administración de Emergencias y Crisis Entendimiento de Su Negocio: Definiendo las Funciones Esenciales de su Misión El Equipo debe conducir un análisis de los aspectos operacionales de la empresa y determinar lo que sea crítico para su continuación. Durante el proceso crítico de identificar su producción, los servicios y operaciones, se debe hacer distinción de lo siguiente: Cuáles son las objetivos principales de la organización? Cuál es su negocio? Cuáles son los productos y servicios de su empresa? Quiénes están involucrados (lo mismo en el interior que el exterior del negocio) en el éxito de sus objetivos? Qué establecimientos y equipos se necesitan para producir sus productos y prestar sus servicios? De las operaciones administrativas, equipo y personal, cuales son vitales para la continuidad del negocio? Qué productos y servicios son provistos por suministradores o vendedores especiales? Cuáles son los sistemas imprescindibles como servicio eléctrico, agua, alcantarillado, gas, telecomunicaciones, y transportación? No olvide identificar los grupos y recursos internos (como personal, IT, etc.) y externos (por ejemplo, clientes y suministradores, etc.) en los que la empresa depende. Considere las influencias externas que puedan afectar los procesos y funciones vitales del negocio. I-4

16 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios Cualquier aportación de estos grupos o individuos ayudará grandemente al proceso de planificación. El propósito de este ejercicio es determinar las funciones más esenciales de su negocio, esas actividades necesarias para que su negocio pueda funcionar. Merece la pena empezar el proceso de selección con la misión de la empresa, los organigramas, lista de las responsabilidades y actividades diarias, y lista de empleados. Los pasos recomendados siguen a continuación Haga una lista de todas las funciones de la organización. Determine el criterio que se usa para seleccionar las actividades más críticas. Identifique las actividades críticas de su empresa. Determine cuál es el nivel mínimo más aceptable que se necesita para que las actividades más críticas de su empresa puedan seguir funcionando Haga una lista de esas actividades y funciones en orden de prioridad Identifique el número de personal mínimo que se necesite para llevar a cabo esas funciones de acuerdo con sus habilidades y conocimientos. Evalúe la capacidad y necesidad de recursos de un establecimiento alterno basado en las actividades y personal, y Determine los recursos y materiales necesarios. El formulario que sigue fue desarrollado para ayudarle a definir las funciones esenciales para la misión de su empresa. Tabla 1: Funciones Esenciales para su Misión 1 Función Esencial de la Misión 2 Horario Mínimo 3 Personal y Equipo 4 Suministros Necesarios 5 Espacio 6 Supervisor Identificación De Peligros y Evaluación De Riesgos Para continuar, se deben identificar los peligros y evaluar los riesgos. Este paso requiere el obtener información sobre las habilidades actuales y la posibilidad de peligros y emergencias. Es importante también analizar y determinar la capacidad de la empresa de hacerle frente a estos peligros y emergencias. Prepare una lista identificando todos los peligros y emergencias que puedan afectar a su empresa. (La Agencia de Administración de Emergencias local le puede ayudar en esto). Típicamente estos peligros son parte de las tres categorías siguientes: peligros naturales, peligros tecnológicos, otra clase de peligros. Use la imaginación. Considere todas las emergencias que puedan ocurrir en su comunidad, en las áreas cercanas a su establecimiento, y las que puedan ocurrir en su propio establecimiento. Si se determina que algunos I-5

17 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios peligros no presentan un riesgo para su negocio, pueden esos ser eliminados del proceso. Otros factores a considerar son: Historia - Qué ha sucedido en el pasado? Error humano - Ha habido emergencias causadas por conducta errónea de los empleados? Están los empleados entrenados a funcionar con cuidado? Saben qué hacer en una emergencia? Construcción física - Qué emergencias podrían ser causadas por el diseño o construcción de su edificio? Hay sitios suficientes y apropiados donde almacenar combustibles? Están las rutas de evacuación y las salidas marcadas con claridad y libre de obstrucciones? Una vez se hayan identificado todos los peligros posibles, es necesario evaluar la probabilidad de que ocurran y considerar la frecuencia y severidad del acontecimiento. Cuando esté evaluando los peligros, use un sistema simple como bajo, medio, alto, o un sistema numérico del 1 al 5. También se debe evaluar y calificar el impacto de las amenazas ya identificadas en los humanos, en la propiedad, y en el negocio de cada uno, tomando en consideración las habilidades, recursos, planes, la política de la empresa, y los procedimientos establecidos. Al evaluar el impacto en los humanos, se consideran las posibilidades de lesión o muerte a sus empleados, clientes, consumidores, o suministradores. El impacto a la propiedad considera pérdida o daño a la planta física o a los menesteres de la empresa, tomando en consideración lo que cuesta reemplazarlos, repararlos, o rentarlos. Finalmente, cuando se considere el impacto al negocio es necesario evaluar el impacto que pueda tener el evento en las operaciones y funciones más importantes de su empresa (por ejemplo, que los empleados no puedan reportarse a trabajar, o que los consumidores no puedan llegar hasta ustedes, o no haya distribución de los menesteres necesarios, o que le impongan multas, o que incurra en costos legales, etc.) A continuación encuentre un Formulario de Análisis de Peligros y Vulnerabilidad que le puede ayudar en la evacuación de su riesgo. Tabla 2: Formulario de Análisis de Peligros y Vulnerabilidad Peligro Probabilidad Humano a la Propiedad a la Negocio Impacto Impacto Impacto TOTAL Baja-1 - Alta-5 Impacto bajo -1 - Alto -5 Tormenta tropical Huracán - Categoría 1-2 Huracán - Categoría 3-5 Inundación Tronadas, Relámpagos, Granizo Tornado Fuego forestal Sumidero Sequía Calor extremo Emergencia de escasez de agua Tormenta de invierno: frío extremo Enfermedades agrícolas y plagas Materias nocivas Fuego urbano Paro de electricidad Salud ambiental I-6

18 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios Peligro Probabilidad Humano a la Propiedad a la Negocio Impacto Impacto Impacto TOTAL Baja-1 - Alta-5 Impacto bajo -1 - Alto -5 Epidemia pandémica Terrorismo Amenaza de bomba Explosiones o detonaciones Sistema físico del edificio: Fracaso o derrumbe Terrorismo biológico Ataque cibernético Emergencias radiológicas Violencia en el lugar de trabajo Sabotaje, fraude, y robos Pérdida del personal clave Disturbio civil Trastorno civil Trastorno en el lugar de trabajo Peligros adyacentes Otros Una vez haya identificado los peligros que puedan amenazar su empresa y evaluado su vulnerabilidad, tendrá mejor conocimiento de cómo darle prioridad a sus esfuerzos de planificación basado en su riesgo. Listas de verificación han sido formuladas e incluidas en este manual (vea el Apéndice). Seleccione las que se relacionen con su empresa e inclúyalas en su Plan de Continuidad de Negocios. Estrategia de Atenuación Una vez haya completado su análisis e identificado las áreas en que su empresa puede estar a riesgo, hay que tomar algunas decisiones. Qué hacer para proteger el negocio? Eliminar la mayoría de peligros posibles o mitigar los efectos de los peligros que no puedan ser eliminados? Ésta es su Estrategia de Atenuación. Hay muchas posibilidades, por lo tanto es posible que cualquier estrategia adoptada tenga muchas propuestas diferentes. Muchos asuntos se pueden realizar a través de memoranda, cambios de la política del negocio, o entrenamiento. Otros asuntos puede que requieran incurrir en gastos que deben ser presupuestados durante algún tiempo. Cualquier ruta que se escoja ha de requerir tener en mente ciertas consideraciones. Los beneficios a las empresas como resultado de atenuación no están limitados a la reducción de daños al establecimiento. Los verdaderos valores inapreciables incluyen: Aumento de seguridad de vida para sus empleados y consumidores. Reducción de tiempo sin producción. Protección del sistema de información I-7

19 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios Reducción de daños a las estructuras al igual que a los componentes no estructurales. Reducción de daños al equipo vital, y Mejor cobertura de seguro o reducción en los deducibles La Sección III trata de los beneficios y elementos en una Estrategia de Atenuación incluyendo lo siguiente: Normas y procedimientos de recursos humanos: Conciencia y normas de reportar Entrenamiento del personal Programas para preparación de los empleados y sus familias Asuntos de seguridad Protección contra daños ocasionados por agua, viento o fuego en la estructura física de su complejo Protección de datos copias duplicadas, software, y normas Póliza de seguro de sus negocios Estrategia de Recuperación La Sección III también trata de la fase de recuperación una vez pasado un desastre. Incluye una descripción de lo que se espera lo mismo a largo que a corto plazo. Esta sección enfoca en el nuevo acceso y en el equipo de recuperación de antemano, la restauración de las funciones esenciales, y la implementación del plan de comunicaciones de crisis, medidas de seguridad, y reparaciones inmediatas. Continuidad del negocio Tanto el sector público como el sector privado se están confrontando con lo que se ha venido a llamar el nuevo paradigma de la preparación de emergencia para empleados y organizaciones desde la tragedia del 11 de septiembre. Tradicionalmente, hemos usado recursos y tiempo preparándonos para ayudar a los empleados a salir de un edificio o de un área que pueda estar en peligro. Éste es el primer paso un paso crítico---en el Plan de Continuidad de Negocios. Ahora hay un paso igualmente crítico: cómo continuar nuestro nivel de productividad en respuesta a las necesidades de nuestros consumidores y clientes después de un desastre. Imagínese que estén sonando la alarma y sus empleados salgan del edificio porque ocurre una emergencia (ha detonado una bomba, ha ocurrido un escape de materiales químicos dañinos, se rumora que se ha encontrado ántrax, o ha habido una violación en el sistema de seguridad, etc.) Cuando se reúnen en el lugar asignado fuera del edificio, le informan que su establecimiento estará inaccesible por 48 horas, o 72 horas, o indefinidamente. Después de un huracán quizás no pueda volver al sitio por unas cuantas semanas. Estarán sus empleados preparados para continuar sus funciones cuando el lugar de trabajo no esté disponible? Por lo general el plan es pedirles a los empleados que regresen a sus hogares. Sin embargo, dependiendo de la duración del paro y las demandas de su negocio, esta interrupción podría ser devastadora. De acuerdo con un artículo en Smart Business Magazine, dos de cada cinco negocios así afectados quiebran dentro de cinco años. Esto podría evitarse si tanto el personal como la administración de la empresa estuvieran preparados con un Plan B para regresar a su nivel de productividad. El propósito del Plan de Continuidad de Negocios es proveer perspectiva, procedimientos de emergencia, y listas de verificación necesarias para ayudarlos a responder a una emergencia. El Plan de Continuidad de Operaciones ( The Continuity of Operations Plan, o COOP) nos prepara a responder a una emergencia que afecte directamente la habilidad de continuar con las operaciones normales de la empresa. Las consecuencias de una gran emergencia como un huracán, un ataque terrorista, o un ataque nuclear, incapacitarían su empresa seriamente, interrumpiendo todo su funcionamiento. I-8

20 Sección I: Proceso de Planificación para la Continuidad de Negocios Es más, una emergencia de menor capacidad, como un fuego, una explosión, o un caso de contaminación venenosa, es suficiente para paralizar un negocio por un buen tiempo. El plan COOP indica cómo reanudar las operaciones de su negocio después de una crisis o pérdida de recursos. La capacidad de una empresa para continuar sus operaciones y reconstruirse antes, durante, o después de una emergencia que le ha ocasionado abandonar el establecimiento o que ha interrumpido los servicios normales, abre el camino para la recuperación exitosa del negocio, de la comunidad y, más importante, de la economía en general. Por lo tanto, ésta debe ser una parte vital de su estrategia de recuperación. Cómo Desarrollar el Plan de Continuidad de Negocios Un Plan de Continuidad de Negocios completo incluirá lo siguiente: El Plan de Estrategia que determine la visión, la misión, y los objetivos del programa. Operaciones de Emergencia/Reacción identificar los procedimientos que expliquen cómo se responderá a emergencias. Si es posible, póngalos en forma de listas de verificación que puedan ser localizadas con facilidad. Explique también las responsabilidades de las agencias internas y externas, organizaciones, departamentos, e individuos. Incluya un organigrama donde aparezca la línea de autoridad de la agencia, la organización, sus departamentos, e individuos. La Estrategia de Alivio establecerá acciones provisionales o de larga duración para eliminar peligros o reducir su impacto si no pueden ser eliminados. Una Estrategia de Recuperación para identificar las prioridades de corta y larga duración, los recursos más importantes, fecha de plazo aceptable, y procedimientos para la restauración de los servicios, instalaciones, los programas, y la infraestructura. La Estrategia de recuperación debe tomar en consideración la posibilidad de no poder usar una o más de las instalaciones y lugares de trabajo. Este Plan de Continuación de Operaciones identifica las aplicaciones, los procesos y las funciones que deben continuarse, igualmente el personal, los recursos y los procesos necesarios para lograrlo. Todos los componentes tienen elementos en común. Estos elementos son la base para los procedimientos a seguir si se quiere proteger el personal y el equipo y restaurar las operaciones de la empresa. Los elementos cruciales para la administración de emergencia son: Dirección y Control - Alguien tiene que estar a cargo en una emergencia. El sistema para administrar los recursos, analizar información y hacer decisiones en una emergencia se llama dirección y control. Asegurar Vidas - Procedimientos para proteger la salud y la seguridad de todos durante una emergencia (por ejemplo, planificación de evacuación, rutas y salidas, áreas donde reunirse, refugios, etc.) Protección de la Propiedad - Procedimientos para proteger las instalaciones, el equipo y datos importantes (por ejemplo, apagar fuegos, controlar derrames de materias líquidas o gaseosas, desconectar el equipo, mudar el equipo a lugar seguro, etc.) Comunicaciones - Se necesitan métodos y equipo especial para reportar emergencias, alertar al personal y los clientes del peligro, mantener a los empleados y sus familias enterados de lo que está ocurriendo, coordinar actividades de respuesta y mantener contacto con los clientes y suministradores, teniendo en mente que es posible que el sistema de comunicaciones no funcione. Alcance a la Comunidad - Es recomendable involucrar organizaciones externas en su plan de administración de emergencias. Esto debe incluir un plan de información pública y relaciones con la prensa. Recuperación y Restauración - Esta sección debe incluir las funciones principales y los planes para restaurarlas, continuidad y protección de la administración, cobertura de seguro, contratos y requisitos para demandas y el apoyo del personal. Administración y Logísticas - Esta sección provee dirección para la creación y mantenimiento de documentos completos y correctos para asegurar una reacción y una recuperación más eficientes en casos de emergencia. Es importante recordar que ciertos documentos serán requeridos por las compañías de seguro o serán necesarios en caso de acción legal después de una emergencia. I-9

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