Faes Farma Suite para ipad es la herramienta diseñada específicamente para ayudar a los visitadores médicos en su labor diaria.

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2 Faes Farma Suite para ipad es la herramienta diseñada específicamente para ayudar a los visitadores médicos en su labor diaria. Esta herramienta le permitirá llevar un seguimiento continuo de su trabajo, permitiéndole ser más eficiente. A partir de ahora podrá tener la información de sus contactos de forma instantánea y totalmente actualizada. Así realizará su labor de una forma más centrada y tranquila. Faes farma suite par ipad también es una potente herramienta comercial con la que podrá mejorar sus presentaciones a sus contactos, enriqueciendo su labor. Este documento es un tutorial en el que encontrará toda la información necesaria para manejar la herramienta. Como verá es una herramienta muy intuitiva y fácil de manejar.

3 Cuando empiece a manejar Faes Farma Suite para ipad verá que esta herramienta le ofrece la posibilidad de realizar sus funciones de diferentes formas. Por ejemplo, puede dar de alta una visita desde la ficha del cliente, o puede ir directamente a la función actividades, dar de alta una visita y seleccionar ahí el cliente al que le va a realizar la visita, incluso podría realizar el alta de una visita desde el planificador de rutas. Esto es así para que pueda utilizar la herramienta de la forma que mejor se adapte a sus costumbres. Faes Farma suite es un desarrollo específico que irá incorporando mejoras a lo largo del tiempo. Es una herramienta diseñada para hacer su trabajo más agradable y efectivo, por lo que si tiene cualquier sugerencia de mejora o detecta algún problema no debe dudar en trasladárselo a su superior para introducir la mejora si es pertinente en las siguientes actualizaciones.

4 Esta herramienta ha sido desarrollada por la compañía Cuatroochenta, que forma parte del Grupo Vennova, situada en el Parque Científico, Tecnológico y Empresarial de la Universidad Jaume I de Castellón (España) a la orden de Faes Farma Internacional. Esperamos que comience a disfrutar de esta aplicación desde este mismo instante.

5 Primeros pasos Login Sincronización Página de inicio Uso de la función CRM (Gestión de la relación con el cliente) Médicos, farmacias, clientes y organizaciones Visitas y actividades Rutas Objetivos

6 Administración Órdenes de compra Gastos Catálogo y formación Catálogo Más información Cómo cerrar la aplicación?

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8 Icono de la aplicación, pulsa sobre él para acceder.

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11 Página de login: Página de acceso, introduce tu usuario y contraseña para acceder.

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13 Primera sincronización: La primera vez que se acceda a la aplicación se obligará a realizar una sincronización para poder tener los datos mínimos necesarios para funcionar

14 Sincronización de ficheros: Cuando se realice una sincronización es probable que haya ficheros para descargar además de datos. Como algunos ficheros pueden ser muy grandes se pregunta al usuario si es el momento adecuado para sincronizarlos. Si el usuario dispone de buena conexión a Internet debería realizar la sincronización.

15 Sincronización completa: Si todo ha funcionado correctamente recibirá un mensaje como el de la imagen. En caso contrario hay que ponerse en contacto con el equipo de soporte

16 La sincronización se puede iniciar en cualquier momento pulsando en este botón. Es necesario conexión a Internet

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18 Página de inicio: Desde esta página puedes acceder al catálogo, al CRM, a las funciones de administración o al material de formación. Además puedes salir de la aplicación y sincronizar tu dispositivo.

19 Es MUY IMPORTANTE que sincronices la aplicación cada vez que dispongas de acceso a internet. Pulsa en este icono para salir totalmente de la aplicación, la próxima vez que accedas te solicitará usuario y contraseña.

20 En la parte inferior se muestra el usuario, la fecha de última sincronización y la versión de la aplicación que hay instalada Pulsando en este botón se accederá a un menú con opciones de configuración de la aplicación y opciones para comunicarte con el equipo de soporte

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22 Podemos acceder al apartado CRM pulsando esta imagen.

23 Menú CRM: Pulsando desde el menú principal en el botón CRM accedemos a este menú, desde el que podemos acceder a la información de los médicos, farmacias, clientes así como a las funciones de actividades, rutas y objetivos.

24 Pulsa sobre una de las seis imágenes para dirigirte a la sección correspondiente. Pulsando en este icono, puedes regresar al menú principal.

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26 Al acceder a la sección de médicos, farmacias o clientes accedemos a esta ficha, donde podemos consultar la información de cada uno de ellos.

27 Pulsa sobre estas pestañas para seleccionar los distintos listados: médicos, farmacias, clientes, organizaciones o un listado con todos. A través de este menú se puede acceder al resto de funcionalidades Pulsa sobre los nombres y/o arrastra el listado de arriba abajo para consultar la información de cada listado

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32 Pulsa sobre los nombres y/o arrastra el listado de arriba abajo para consultar la información de cada listado Detalle de un médico: En esta ficha podemos consultar la información relacionada con un médico. Editar esta información y agregar actividades o visitas realizadas con este contacto

33 Pinchando en el cuadro de búsqueda podrás filtrar los médicos/farmacias/clientes accediendo al deseado de una manera rápida Para acceder de forma rápida a cada una de las entidades por orden alfabético arrastra hacia arriba y hacia abajo en el listado de letras que se encuentra en la parte derecha

34 Opciones de esta vista: Nuevo: crear un nuevo médico (según en que listado estemos sería farmacia, cliente, etc.) Eliminar: Eliminar este contacto. Editar: Cambiar la información de este contacto. +Visita: planificar o registrar una nueva visita a este contacto. + Actividad: planificar o registrar una nueva actividad con este contacto.

35 Pulsa sobre el campo para introducir la información. Nuevo médico: Accedemos al pulsar sobre el botón nuevo de la anterior pantalla. Podemos introducir la información pulsando sobre los distintos campos (nombre, dirección, etc.).

36 Paso 2.- Pulsa fuera del teclado para esconderlo o en otro campo para seguir introduciendo información. Paso 1.- Utiliza el teclado para introducir el texto. El teclado se puede esconder también pulsando este botón

37 Al pulsar sobre determinados campos, aparecen opciones de introducción de información distinta: en este caso la fecha se introduce con un rodillo. Se arrastra con el dedo cada rodillo (arriba o abajo) hasta colocar la fecha correcta. Pulsa aceptar para guardar y volver a la pantalla anterior o cancelar para no guardar la información y volver a la pantalla anterior.

38 Juntando y separando los dedos podremos añadir o quitar zoom al mapa. En este caso aparece un mapa, hay que arrastrar el mapa hasta que el símbolo + se sitúe en el lugar correcto.

39 En la opción País vemos un listado, solo hay que seleccionar el correcto y pulsar aceptar. O cancelar para no guardar y volver a la página anterior.

40 Muy importante: Si hemos pulsado en Editar en cualquiera de las cuentas para que los cambios se guarden definitivamente hay que pulsar en Aceptar. Si en lugar de pulsar en Aceptar seleccionamos otro cliente, médico, farmacia, o bien cambiamos de pantalla LOS CAMBIOS NO SE GUARDARÁN

41 Si hay algún campo obligatorio que no se ha completado o se ha detectado un error se mostrará un mensaje de error. El mensaje indica los campos que están incorrectos La mayoría de los formularios tienen campos obligatorios. Se muestran con la etiqueta (obligatorio)

42 Ficha de un contacto (médico, farmacia o cliente): Al crear un nuevo contacto en la parte inferior de su ficha aparece información nueva, el registro de visitas, actividades, especialidades, organizaciones, etc. Al no tener ninguna registrada aparece vacía.

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44 Como se ha comentado anteriormente la aplicación ofrece varias formas para realizar una misma tarea. Por ejemplo añadir una visita se podrá realizar de tres formas: 1. Una visita se podrá crear desde cero desde la pantalla de actividades seleccionando + Visita. Habrá que añadir los clientes, médicos, farmacias, 2. Si estamos en la ficha del médico, cliente o farmacia al que se va a realizar la visita y seleccionamos + Visita la visita se inicializa con todos los datos del médico. Recomendamos encarecidamente esta opción sobre la anterior 3. Por último si utilizamos la funcionalidad de rutas que se explicará posteriormente y estamos posicionados en un médico y añadimos una visita de nuevo se inicializará con todos los datos del médico

45 Podemos acceder a la función actividades pulsando esta imagen.

46 También podemos acceder desde cualquier página del apartado CRM pulsando el icono Actividades

47 Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Pantalla Actividades: Esta pantalla nos permite consultar las visitas y actividades introducidas. Podemos utilizar los filtros superiores para buscar actividades y visitas. También podemos crear nuevas visitas o actividades

48 Limpiar, borra los datos introducidos en el filtro de búsqueda. Puedes pulsar Limpiar y después buscar para ver todos los resultados. Filtros de búsqueda Prueba 1 Prueba 2 Buscar: Nos permite buscar Prueba 3 por palabras como el nombre de un contacto (médico por ejemplo), o por una palabra que recordemos haber introducido Prueba 1 en el campo observaciones de una visita. Prueba 2 Cuenta: Nos permite Prueba seleccionar 3 las visitas o actividades de una cuenta (cliente, médico o farmacia) en concreto. Especialidad: Para visualizar las visitas y actividades relacionadas con una especialidad en concreto. Una vez introducidos los datos en los filtros de búsqueda, pulsar buscar para ver los resultados.

49 Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 A través de este campo podemos introducir Prueba el rango 1 de fecha de las visitas Prueba que 2 queremos visualizar. Prueba 3

50 Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Prueba 1 Pulsa en esta flecha para acceder al detalle de una visita en concreto. Prueba 2 Prueba 3

51 Prueba 1 Pantalla Visita: Aquí podemos ver los detalles de una visita. También podemos editar la visita, eliminarla o ir al catálogo para realizar una presentación en esta visita. Ver: Edición de visitas.

52 Podemos registrar una nueva visita a este médico pulsando en el botón +visita

53 Este interruptor sirve para indicar si la visita se ha realizado. Aquí podemos introducir la información de la visita. Podemos programar una visita para más adelante o introducir una visita ya realizada. Podremos acceder a esta ficha más adelante y completar la información.

54 Podemos valorar el transcurso de la visita, rellenando las estrellas de los diferentes campos. Puedes registrar los productos enseñados en la visita, pulsando sobre el botón +.

55 Pulsar en producto para acceder al listado de productos Al pulsar en añadir producto enseñado se mostrará una pantalla donde seleccionar el producto, marcar el interés mostrado y un campo adicional Observaciones

56 Pulsar en producto para acceder al listado de productos Al pulsar en añadir producto enseñado se mostrará una pantalla donde seleccionar el producto, marcar el interés mostrado y un campo adicional Observaciones

57 Seleccionar uno de los productos

58 Listados asociados: Todos los listados asociados (productos enseñados, materiales entregados, visitas de un médico, ) se muestran de una forma similar en la aplicación cuando se está en modo edición. - Inicialmente aparece un listado vacío con un botón verde a la izquierda que permite añadir un nuevo elemento - Cuando se ha añadido al menos un elemento los elementos añadidos aparecen con un botón rojo a la izquierda para poder eliminarlos de la lista. Por ejemplo si hemos añadido por error un material entregado que realmente no se entregó con el botón rojo podremos quitarlo de la visita -Para eliminar un elemento hay que pulsar en el botón rojo. Aparecerá un segundo botón a la derecha para confirmar la eliminación. Después de pulsarlo el elemento habrá desaparecido del formulario

59 Al pulsar el botón indicado en la página anterior, accedemos a una ficha de Nuevo producto enseñado, donde podremos registrar el producto mostrado, el interés mostrado por el médico y añadir materiales enseñados/entregados, pulsando el botón + nota! En la mayoría de fichas de información encontrarás un espacio para observaciones. Puedes utilizarlo para anotar ideas, incidencias u otra información que no tenga un campo propio y esté relacionado con la ficha.

60 Una vez introducida la información pulsamos aceptar. O cancelar si queremos volver sin guardar la información. nota! En esta barra puedes ver siempre en qué pagina te encuentras y la página de donde vienes. En este caso: Estamos en la página: Nuevo material enseñado. Y hemos llegado hasta aquí desde: Nuevo producto enseñado.

61 Otra vez en la ficha del médico, podemos registrar una actividad en la que haya participado este contacto, pulsando en el botón +actividad

62 Una actividad puede llevar ligado un gasto de inversión. Podremos introducirlo directamente desde aquí, pulsando Gasto de inversión. El funcionamiento de nueva actividad es muy similar al de nueva página. Salvo pequeñas diferencias. Una actividad es toda aquella acción que no sea una visita y deba ser registrada (un congreso, una comida, etc.)

63 Gasto de inversión: La ficha de gasto de inversión nos permite introducir la información sobre una inversión para su revisión.

64 Podemos editar la fecha del gasto, automáticamente figura la de la actividad. Señalar el tipo de gasto realizado. Si seleccionamos otros conviene describirlo en observaciones. Los campos estado contable y estado de jefe no son editables. Permiten ver si los gastos han sido aprobados por los diferentes departamentos Pulsamos en el botón + para introducir las líneas de gasto.

65 En esta pantalla introducimos una línea de gasto, seleccionando el tipo. La pantalla nos da un número automático que debemos anotar en la factura o ticket físico.

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67 La pantalla de rutas permitirá clasificar todas las cuentas asociadas a tu usuario por rutas. Si por ejemplo tienes una ruta ya establecida para la primera semana de mes, una ruta para la segunda, y las repites todos los meses es conveniente que crees en la aplicación cada una de las rutas y asignes los médicos, clientes, farmacias que pertenecen a cada una. De esta forma al seleccionar luego una ruta sólo verás las cuentas asociadas. En la pantalla de ruta como se verá a continuación hay tres posibles visualizaciones. Se podrá elegir una u otra con un botón situado en la parte superior. 1. Vista de detalle: Para ver la información (formulario) de cada una de las cuentas (farmacias, médicos, clientes, ) 2. Vista de mapa: Permitirá ver donde se encuentra cada cuenta en el mapa 3. Vista de eventos: Buscador de actividades y visitas que automáticamente selecciona únicamente aquellas en las que haya participado algún médico, cliente y farmacia que pertenezca a la ruta

68 Podemos acceder a la función RUTAS pulsando esta imagen.

69 También podemos acceder desde cualquier página del apartado CRM pulsando el icono RUTAS

70 Ruta 1 > Pantalla Rutas: Esta pantalla nos muestra las rutas que tenemos diseñadas. También podemos editar las rutas o crear nuevas rutas.

71 Ruta 1 > Pulsa sobre una ruta para acceder a su información. Para eliminar una ruta hay que pinchar en Editar rutas y a continuación eliminar la ruta deseada pulsando el botón rojo que aparecerá en la parte izquierda

72 Ruta 1 > Pulsa Nueva Ruta para crear una ruta nueva.

73 Introduce aquí el nombre que quieres darle a la nueva ruta y pulsa aceptar.

74 Aquí seleccionamos los médicos que son de esta ruta.

75 Edición de ruta: Seleccionar cada una de las cuentas pertenecientes a la ruta. Aparecerá un símbolo en la parte indicando que la cuenta ya está añadida. Si se quiere quitar una cuenta de una ruta volver a seleccionarla. El símbolo desaparecerá.

76 Una vez seleccionados los médicos, farmacias, clientes, etc. Que pertenecen a esta ruta, pulsamos guardar.

77 Los botones superiores han cambiado. En lugar de Guardar/Cancelar aparece Editar ruta. Esto significa que no estamos visualizando la ruta (sin editarla) Pantalla Detalle Ruta: Esta pantalla vemos el detalle de una ruta, podemos ver el detalle de la ficha de los contactos de la ruta, un mapa con su posición o los eventos relacionados con esta ruta.

78 Con la ruta guardada solo aparecen los contactos que pertenecen a la misma. Si presionamos sobre uno, aparece a la derecha su ficha y las opciones.

79 Pinchando en el botón mapa se verán todas las cuentas situadas en el mapa

80 Si se selecciona Eventos aparecerá un buscador que filtrará aquellas actividades y visitas de la ruta. Para refinar la búsqueda se puede seleccionar el rango de fechas y si la visita o actividad finalmente se realizó

81 Desde este apartado también podemos crear actividades.

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83 Podemos acceder a la función OBJETIVOS pulsando esta imagen.

84 También podemos acceder desde cualquier página del apartado CRM pulsando el icono OBJETIVOS

85 Pantalla Objetivos: A través de esta pantalla podemos ver los gráficos con los objetivos marcados y el grado de cumplimiento. Si no hay ningún gráfico aparecerá un mensaje de advertencia.

86 Arrastra el dedo arriba y abajo para ver los gráficos de toda la página.

87 Pulsa el botón editar para activar los gráficos que desees visualizar.

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89 Podemos acceder al apartado Administración pulsando esta imagen.

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91 Ordenes de compra: Al acceder a la función administración entraremos en el apartado de Ordenes de compra donde podremos administrar y crear los pedidos. También podremos acceder al apartado de gastos desde el menú inferior.

92 Filtra las búsquedas para encontrar las órdenes de compra que necesites Pulsa en +compra para crear una orden de compra nueva. Accede a órdenes de compra o gastos desde este menú, pinchando en el icono correspondiente.

93 Nota: Recordar que las órdenes de compra también se pueden crear desde la ficha de un cliente

94 Cuando una orden de compra se haya cobrado puedes registrar dicho cobro con este interruptor. Pulsa en el botón + para añadir nuevas líneas de compra en la orden de compra. En el campo fecha de cobro se tiene que marcar la fecha en la que se realizó el cobro. Cuando se creó la orden se indicó una fecha que posteriormente pudo no coincidir con el cobro por lo que además de marcar la orden de compra como cobrada se deberá modificar la fecha. En el campo observaciones se puede indicar el motivo del retraso o adelanto Nueva orden de compra: En esta ficha puedes crear una nueva orden de compra.

95 Pinchar aquí para seleccionar el producto y formato de la orden de compra. Después de seleccionarlo aparecerá el precio por defecto de dicho producto Línea de orden de compra: En esta ficha puedes introducir una línea de producto. Selecciona el producto y modifica las unidades y el precio si no fuera el prefijado.

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97 Al seleccionar el formato de producto se pone por defecto 1 unidad y el precio unidad marcada como standard

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99 Pulsa en gastos y accede a la información de los gastos reportados.

100 2.- Pulsa sobre el gasto correspondiente: -Gasto corriente. -Gasto de inversión. -Gasto de viaje. 1.- Pulsa en +gasto y aparecerá la ventana para elegir el tipo de gasto.

101 Aquí podemos introducir la fecha del gasto. En los estado de contabilidad y estado de jefe podremos ver si han sido aprobados. El proceso es el siguiente: 1.- Introduces los datos del gasto. 2.- Pulsas aceptar. 3.- Puedes ir viendo los gastos que están aprobados accediendo a la sección gastos. Pulsa el icono + para añadir las líneas de gasto.

102 Introduce una descripción sobre el concepto de la factura o gasto. Al crear una línea e gasto (para cada factura o ticket) la aplicación genera automáticamente un número, para que puedas anotarlo sobre la factura física y así identificarla más fácilmente posteriormente. Introduce el precio de la factura

103 Un gasto de inversión se puede crear también desde una actividad. Al crear un gasto de inversión desde una actividad este campo se rellena automáticamente Gasto de inversión: La página de Gasto de inversión es idéntica a la de Gasto corriente, su funcionamiento es el mismo salvo el campo Actividad, que te permitirá seleccionar una actividad ligada a esta inversión. Por ejemplo: Creamos un gasto de catering, impresión de panfletos, etc. y la relacionamos a la actividad Congreso Octubre.

104 Pulsa el icono + para añadir las líneas de gasto. Gasto de inversión: La página de Gasto de viaje, cuya estructura es igual a la de Gasto corriente, sirve para reportar los gastos de viaje.

105 Pulsa en Tipo para introducir el tipo de gasto de viaje.

106 Selecciona el tipo de gasto de viaje. Pulsa aceptar para guardar la selección.

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108 Podemos acceder al apartado Catálogo pulsando esta imagen. Podemos acceder al apartado Formación pulsando esta imagen.

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110 Pulsa en la imagen del material que desees visualizar. Pantalla catálogo y formación: Las páginas catálogo y formación son idénticas. Nos permiten acceder a los documentos promocionales (en el caso del catálogo) y a los manuales formativos (en el caso de formación). Solo debes pulsar sobre la imagen del documento que quieres visualizar.

111 Pasa de página arrastrando con el dedo de arriba abajo o de derecha a izquierda.

112 Más información: En la página se puede encontrar mucha información adicional sobre ipad y la aplicación. En la sección Manuales se irán añadiendo documentos que sean de interés para el usuario. Este manual por ejemplo se encuentra en esta sección Antes de hacer una pregunta al equipo de soporte por favor consulta la sección FAQ. En esta sección se irán añadiendo preguntas frecuentes realizadas por otros compañeros

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114 Para cerrar cualquier aplicación que se haya quedado colgada ipad permite cerrarlas completamente para luego volver a iniciarla. Si esto no solucionara el problema se podría probar reiniciando el dispositivo en su totalidad. Los pasos son los siguientes: 1.- Pulsar dos veces sobre el botón principal del ipad

115 2.- Se mostrará un listado con todas las aplicaciones abiertas

116 3.- Pulsar durante unos segundos cualquiera de los botones de la parte inferior. Los botones empezarán a temblar y aparecerá un icono rojo en la esquina superior izquierda. Pulsar en el icono rojo para cerrar la aplicación

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