STOCK CONTROL CENTER INVENTARIOS Y DEPOSITOS By PolakoSoft. M A N U A L. MAIL: info@stockcontrolcenter.com.

Transcripción

1 STOCK CONTROL CENTER INVENTARIOS Y DEPOSITOS By PolakoSoft M A N U A L MAIL: info@stockcontrolcenter.com.ar MSN: oruotolo@hotmail.com Gestión de Entregas de Insumos Gestión de Pases de Mercadería entre depósitos o sucursales Remitos de entrega de mercadería Pases entre depósitos y entrega a consumidor final Alta de Clientes Destinatarios Consumidor Final Depósitos Sucursales Rápido, sencillo, entorno amigable, teclas rapidas Valido para Control de Stock de Nivel Central, Depósitos y Sucursales 1

2 1- Primeros Pasos El primer paso una vez instalado el sistema es ejecutar el Programa que se encuentra instalado en Windows, para acceder será mediante la ruta: Inicio / Programas / SCCI. Una vez ejecutado se procede la inicialización de la aplicación mostrando la siguiente pantalla: Para acceder deberá hacer un clic con el mouse en cualquier parte de la pantalla. La primera vez que ejecute el Sistema, le mostrara la pantalla siguiente donde el sistema crea automáticamente las fuentes de ODBC. En ese momento podrá seleccionar el Idioma. Una vez terminado deberá Salir por Completo del Sistema y Reiniciarlo. 2

3 Al ingresar nuevamente al sistema continuara con la pantalla de registro. Si Usted va a ejecutar la DEMO presione el BOTON DEMO y luego el botón Salir Para adquirir su numero de Serie, envié el numero interno tal cual como se encuentra a info@stockcontrolcenter.com.ar; oruotolo@yahoo.com.ar. Donde le enviaran el número de Serie para activar su Sistema StockControl Center Inventarios y Depósitos Una vez obtenido, e ingresado el Código de Activación, deberá presionar el Botón Aceptar y en ese momento se encontrara habilitado para utilizar SCCI Seleccione que versión desea activar, al seleccionar el sistema le indicara un Numero Interno Inicio al Sistema La pantalla principal del Sistema contiene un Menú para el primer Inicio. Posicionarse sobre el Menú de Usuarios / Cambio de Usuario. 3

4 El usuario y contraseña inicial es el siguiente: Usuario: admin Contraseña: admin. Una vez introducido el usuario lo mas conveniente va a ser que ingrese al Menú Usuarios / Cambio de Contraseña y le cambie la clave a la cuenta de Administración. Primero antes de ingresar tendrá que validar un usuario y clave Configuración Inicial El siguiente paso es configurar los usuarios que tendrán acceso al sistema y el tipo de usuarios. Agregando desde el Menú Usuarios / Administración de Usuarios. Todos los usuarios agregados, luego de ser creados se les deberán generar una clave la cual va a ser idéntico al nombre de usuario, luego guardar los cambios. Luego cada usuario procederá a su cambio de contraseña de la misma manera. Una vez creados los usuarios el Administrador del Sistema procederá a Configurar el Sistema, ingresando a la Configuración Básica y Avanzada. Donde deberán crear los rubros de los productos y/o mercadería para una organización correcta. 4

5 El nombre de usuario es conveniente la primera letra del nombre seguido del apellido. Ej: jperez Seleccione el tipo de usuario, si es administrador o sin privilegios Creación de Rubros de acuerdo al Negocio: los rubros existentes son a modo de ejemplo, los cuales podrá renombrar o eliminar. Una vez eliminados los productos el sistema los cuales están vinculados a un rubro, podrá efectuar una eliminación de los rubros existentes y cargar los nuevos. Para Crear nuevos rubros deberá realizar los siguientes pasos: 1- Ingrese un nombre descriptivo al nuevo rubro 2- Presione el botón Guardar 3- O seleccione de la grilla haciendo Clic un rubro existente, reemplace la descripción del rubro y presione el botón Guardar para modificar. Seleccione un nombre al grupo que desea crear y presione GUARDAR 5

6 Generar Códigos de Barra para Productos: Si un producto no tiene código de barras, o desea generarle uno ud mismo, puede hacerlo mediante SCC Plus y SCC Full, desde el menú Configuraciones / Generador de Códigos de Barra. Para ello deberá ingresar un código alfanumérico, el mismo generara el código de barra (en tamaño chico, mediano o grande) y el Sistema le dará la opción de imprimirlo. Impresión masiva de Códigos de Barra: Desde el menú Mercaderías / Ver Stock, tiene la posibilidad de imprimir un listado con los códigos de barra y descripción de los productos. El mismo puede ser filtrado por rubros y ordenados por varios criterios. 6

7 Carga Inicial de Mercadería (Menú Mercadería / Cargar nueva mercadería): una vez creados todos los rubros se procederá a crear la mercadería o productos disponibles para la venta. Puede suceder que la mercadería tenga asociado un Código de Barra o no, con lo cual podrá ingresar códigos manuales. 1- Cargar Mercadería con Código de Barras: deberá pasar la lectora de código de barras por el producto, luego se procederá a la carga de la descripción, precio costo y rubro al cual pertenece. Una vez introducidos todos los datos presionar el botón Agregar 2- Cargar Mercadería sin Código de Barras: como muestra la siguiente figura se recomienda utilizar códigos cortos y fáciles. Una vez ingresado un código se procederá a la carga de la descripción, precio costo y rubro al cual pertenece. Una vez introducidos todos los datos presionar el botón Agregar Realizar la carga de todos los productos que posee su Comercio. Una vez ingresado un producto, al ingresar un código existente el sistema localizara el producto, para modificar los datos existentes. Al modificar los datos se podrá cargar un código alternativo no existente para identificar al producto mediante 2 códigos. (Ver Figura) 7

8 Carga de Stock (Menú Proveedores / Cargar Stock y Compra a Proveedores): finalizada la carga de Productos o Insumos, se podrá cargar el Stock almacenado para los diferentes productos. Mediante la siguiente pantalla podrá seleccionar un proveedor al cual se realiza la compra de mercadería ingresando los datos de la compra. En este mecanismo se hará la Carga de Stock (simulando una compra o mas bien una carga de una boleta de un proveedor. Pasos para la Carga de Stock 1- Seleccione un proveedor presionando F8 o la tecla rápida de búsqueda señalizada con un signo? 2- Seleccione mediante el código que identifica un producto, ingresándolo en el campo Código de Barras o realizando una búsqueda rápida presionando el botón F6 3- La cantidad que ingresara, con la tecla + suma de a uno o sino presionando F2 podrá seleccionar una cantidad. (se le va a sumar al stock actual) 4- Precio pagado al proveedor, el precio por defecto es el costo de un producto. 5- Presione el botón Guardar o F11 y el sistema abrirá una pantalla para que seleccione el tipo de pago, y si queda en deuda con el proveedor, la misma puede ser guardada 8

9 Ingrese el monto de pago al proveedor, en caso de ser el total, estará puesto por defecto. Si no ingresa el total, almacenara una deuda con el proveedor. El pago a proveedores es muy sencillo, deberá indicar la fila seleccionada y presionar el botón derecho o el botón pagar para saldar dicha deuda. Para ver el detalle de cada compra, realice la misma operación. 9

10 Pantalla de Entregas (Menú Entregas / Pantalla de Entregas): para realizar las entregas, debe ingresar el código de producto asignado durante la carga inicial, una vez ingresado un código (o utilizando una lectora de códigos de barras, pase el producto por el código) y presione la tecla ENTER, de esta manera el producto quedara cargado en la grilla de entregas. El sistema le posibilita mediante accesos rápidos, por ejemplo, aumentar la cantidad predefinida (con la tecla + o -) con las teclas de funciones rápidas F1 y F2. También puede agregar Destinatarios F4, eliminar ingresos erróneos en la grilla, presionando F3, selección rápida y búsqueda por nombre de productos F6, etc Teclas Rápidas de la Pantalla de entregas <F1> Seleccionar Cantidad x 10 u, x 5 unidades o 1 unidad <F2> Ingreso manual de cantidades <F3> Eliminar un insumo de la grilla de entregas, según la cantidad indicada <F4> Buscar un cliente y seleccionarlo para asignarlo a la venta <F6> Búsqueda de productos por descripción, si no tiene código de barra <F10> Limpia la pantalla de entregas, inicializándose para una nueva entrega <F12> Busca una entrega anterior y da la posibilidad de eliminarla 10

11 Opciones de Entregas Una vez ingresados la mercadería en la grilla de la Pantalla de Ventas, deberá presionar ENTER (con el campo de código de producto vació) lo que implicara el cierre de la venta. Impresión del Remito de Entrega (Recibí Conforme) Selección de Entrega: en Mano / Entrega por envío Si desea que el sistema imprima un Remito de Entrega (Recibí Conforme los Insumos), Presione la tecla Rápida F1 Si desea que el sistema guarde la entrega como Entrega en Mano o Entrega mediante Envío, deberá presionar F2 (por defecto la entrega es Entrega en Mano), luego presionando ENTER la entrega quedara cerrada. 11

12 Pases de Mercadería entre depósitos y/o Clientes o Sucursales: mediante SCCI es posible realizar pases de mercadería, o generación de un circuito. SCCI le permitirá: I. Realizar una entrega directamente a un depósito, sucursal o persona de acuerdo a lo que ud cargue en el sistema. Esta operación afectara el stock del nivel central. II. Realizar una entrega a un deposito que controla stock, esto afecta sobre el stock del nivel central y suma el stock del deposito al cual se le entrega dicha mercadería III. Realizar un pase de un depósito el cual controla Stock al nivel central, esto realiza una resta del stock en un deposito y suma al nivel central Selección desde donde sale la mercadería (resta stock) Selección de destino de la mercadería (suma stock) Una vez realizado el pase entrega de mercadería, el sistema le dará la opción de imprimir un remito por el pase en cuestión, de tal forma quedara registrado 12

13 Búsqueda Rápida de Personas y Dependencias para la entrega de Mercadería: el sistema le dará la opción de realizar una búsqueda rápida para asignar un destinatario de mercadería. Esta acción se realiza de la siguiente forma: 1- En el campo búsqueda contiene un filtro por el cual a medida que se deletrean caracteres, el sistema selecciona únicamente los destinatarios que cumplan con dicho parámetro. 2- Presione enter para navegar en la grilla y nuevamente enter para realizar la selección; sino presione el boton seleccionar. 3- Para agregar un nuevo destinatario presione el botón Nuevo destin Carga de Gastos (egresos de dinero de caja): el sistema SCCI, le permite cargar gastos, para obtener reportes de egresos de dinero del depósito, ejemplo, pago de alquiler, impuestos, empleados, compras a proveedores, gastos varios. De esta forma podrá obtener informes con los gastos según un periodo determinado seleccionado por ud. 13

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15 Estadística y Reportes: el sistema posee varios Informes / Salidas / Reportes con los cuales podrá efectuar un control absoluto del Deposito, Entregas, Destinatarios (sucursales), etc. Un ejemplo es la figura siguiente que muestra un reporte estadístico el cual puede obtener jugosa información de los insumos entregados, usuarios responsables o destinatarios, en cuanto a cantidades y porcentajes. El reporte estadístico es totalmente configurable y puede ser personalizado, pudiendo filtrar por fecha y todas las variables disponibles. El mismo una vez obtenido puede ser exportado a una Planilla de Calculo. Formulario Estadístico del Sistema SCC Plus 15

16 Backup de la base de Datos: el sistema le permite realizar Backups de la base de Datos en un destino seleccionado (unidad de disco, carpetas, pendrive, disquete, zip drive, etc) Para realizar un backup despliegue el menú Configuraciones / Generar backup de Base de Datos Listado de Entregas por Dependencias: El sistema posee un listado el cual podrá observar todas las entregas realizadas a cada responsable / dependencia, asi mismo ver el detalle, imprimir, etc. Menú Informes / Resumen de Entregas 16

17 Listado para Compra a Proveedores Avanzado: El sistema posee un listado inteligente y avanzado, el cual se alimenta de la Compra a Proveedores. Es decir, cada compra que Ud. realiza a proveedores mediante el menú Mercaderías / Cargar Stock y Compra a Proveedores, ellas quedaran guardadas en el Sistema SCC y el mismo le proporcionara un listado de faltante de Stock (Stock Critico) por proveedores. O sea, tener un listado de todos los productos los cuales provee un proveedor seleccionado que se encuentran con faltante. Seleccione qué proveedor desea generar el listado de faltantes Control solamente por Stock Critico Haga Clic sobre el producto para obtener información de la última compra El software también le mostrara los datos de la última compra del producto en selección, mediante los siguientes pasos: a) seleccione el proveedor el cual desea obtener el listado b) seleccione el tipo de ordenamiento de listado (defecto Orden por Código) c) presione el botón Requerir d) haga click sobre el producto que desea obtener información de ultima compra e) para imprimir el listado, presione el botón imprimir Imagen que muestra la compra, del cual el sistema obtendrá los datos para generar el listado de mercadería faltante según un proveedor 17

18 Realizar la compra y seleccionar un Proveedor Configuración Avanzada El sistema SCC propone un tipo de configuración avanzada, en la cual por ejemplo le permitirá eliminar todos los productos de la base de datos, eliminar todas las entregas, inicializar la base de datos. La cual debe tener precaución, ya que una vez eliminados los datos, no podrán ser recuperados. 18

19 También la configuración avanzada le permitirá seleccionar el tipo de impresión, si es mediante un Remito o Ticket Fiscal. Impresión de Remitos (defecto) Informe de Entregas o Remitos Anulados El sistema SCCI posee informes para tener la máxima seguridad en el control de la mercadería / insumos, y entregas. Cada entrega anulada, el sistema la registrara y le pedirá un motivo de anulación como también que usuario efectúa la anulación. 19

20 Informe de Movimientos de Usuario o Empleados El sistema SCCI posee otro informe para tener como resultado los movimientos de todos los usuarios habilitados para poder utilizar el sistema, desde el ingreso al sistema, eliminación de remitos, cierre de entregas, eliminación de algún dato. Todo puede ser seguido por el Administrador del Sistema. 20