Manejo de EP Flow. Organizational Development Team AIESEC Perú

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1 Manejo de EP Flow Organizational Development Team AIESEC Perú

2 Es una herramienta de gestión online con una interfaz similar a facebook. En esta un equipo de trabajo tiene integradas distintas herramientas que usualmente vienen por separado. Integrará todas las partes del flujo del EP en una sola interfaz, de manera que se eliminen los cuellos de botella y aumente la productividad. Además proporciona un nuevo ambiente para hacer matching.

3 Entidad AIESEC Perú Workspaces igcdp ogcdp

4 Para acceder al PODIO de AIESEC Perú se debe recibir una invitación. Luego de recibirla uno debe ingresar a hacer click en Sign in with Google e ingresar con tu correo de AIESEC

5

6 Es similar a Facebook: Muro con últimas noticias (Activity Stream) Botones Home, contactos, calendario y tasks Botones de ayuda y buscar Botón de perfil Centro de notificaciones Chat, llamada y video llamada.

7 Hacemos click en Go to Workspace y luego seleccionamos ogcdp dentro de AIESEC Perú

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9 Es similar a un grupo de facebook: Tiene un muro de actividades Se puede ver los miembros Hay una descripción del workspace con una descripción del proceso Hay un logo y una foto Se muestran las Apps del workspace

10 Es una herramienta que cumple una función específica. Para ogcdp cada App fue diseñada para cumplir una función dentro del EP Flow. Tienen la ventaja de que están integradas entre estas.

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12 Cada nuevo ítem se registra como Interesado. Cada vez que alguien llene la encuesta nacional para irse de intercambios aparecerá aquí. Cada LC debe revisar periódicamente que si hay nuevos interesados de las instituciones educativas que tiene asignadas (el MC repartirá las que no corresponden a nadie).

13 Cuando se encuentre un nuevo interesado que le corresponda a tu comité debes colocar en su respuesta: tu comité, un miembro encargado y en qué estado se encuentra. Para filtrar los interesados se debe usar la opción filtro y seleccionar por Centro de Estudios

14 Supongamos que al CLUL se le asigna la UPC y la ULima para buscar EPs. Entonces aplicará el filtro de esas universidades:

15 Además, para que no salgan las personas que ya han sido asignadas al CLUL, colocamos el filtro Not set en Comité:

16 Vemos que hay un nuevo interesado Ahora se debe indicar que este interesado pertenece al CLUL.

17 Para esto le hacemos click y en la barra lateral, en la parte superior, le damos click al lapiz para editar.

18 Y le indicamos el comité, el estado, y le asignamos un miembro a cargo. Y luego de damos Save para guardar los cambios.

19 Luego de que contacten a los interesados deben agendarles una entrevista. Cuando ya tengas la fecha y hora deben: Actualizar su estado en el CRM a Entrevista Agendada Colocar la entrevista en el App de Entrevista de PODIO

20 Para agregar una entrevista debes hacer click en Add Entrevista y te aparecerá lo siguiente:

21 El nombre del interesado es jalado del App CRM. Uno puede entrevistar a varias personas y poner a varios entrevistadores. No olvides hacer click en Save

22 Luego de la entrevista se debe actualizar en el CRM el estado del interesado a Aprobado o Rechazado. Si la persona fue aprobada entonces se deben subir los documentos necesarios para el Raised: DNI, Convenio firmado, Voucher de pago y RB.

23 Para hacer esto debes hacer click en Add Documentos y te aparecerá esto:

24 En la parte de Producto se debe seleccionar qué tipo de intercambio desea realizar. IMPORTANTE: El RB debe ser subido mediante la opción Add Files debido a que no es una imagen. Luego de esto no olvides hacer click en Save

25 Una vez que ya se tienen los documentos es momento de hacer el raised en Cuando ya tengas un EP code y el EP form este en new, debes ingresarlo a esta App. Para hacerlo has click en Add EP Es obligatorio llenar los 6 primeros criterios. Los demás deben ser llenados a medida que se avance en el proceso de match. No olvides hacer click en Save

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27 Ahora estamos listos para pasar el EP Form a available. Para hacer esto hay que pedirle al MC que lo haga. Para hacer el pedido tenemos que asignar un task al MCVP. La opción task sale al lado derecho (si acabas de darle Save en el formulario) o en la parte de abajo (si estan seleccionando el EP form desde la ventana inicial de EP Monitor)

28 Al hacer click en New Task debe salir esta pantalla:

29 Luego de llenarlo debe quedar de la siguiente manera:

30 El MC revisará los documentos y pasará el EP Form a available en Además de esto lo hará en PODIO e indicará la fecha en que esto ocurrió:

31 Cuando se vaya a hacer el match se debe subir la SAN, CAN y pasaporte en el EP Monitor. En el momento el EP Form este en match en se debe actualizar también en esta app y se debe colocar la fecha. Al realizarse el segundo pago se debe colocar en Documentos el segundo vocuher. Cuando el EP pase a realized no olvidar actualizar su estado y la fecha también en el EP Monitor.

32 Esta app permite ver el resultado de la encuesta de service realizada a los EPs. Cuando un EP llene la encuesta esta aparecerá en esta app.

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34 En esta app se muestran los productos que maneja ogcdp. Si hay nuevos productos en desarrollo o listos para vender aparecerán en esta app.

35

36 En esta app se muestran los documentos modelo para el EP Flow. Además de muestran los documentos de ayuda y links de tutoriales para aprender a usar PODIO.

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38 Si tienen alguna duda pueden escribir a

39 Manejo de EP Flow Organizational Development Team AIESEC Perú

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