RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

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1 Página: 1/9 COMUNICACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: JAVIER ARRANZ LAPRIDA

2 Página: 2/9 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es definir los siguientes apartados relacionados con el sistema integrado de gestión; responsabilidades y autoridad, representante de la dirección y comunicación interna. 2. ALCANCE El alcance del presente capítulo afecta a todos los niveles de la organización. 3. REFERENCIA El presente procedimiento ha sido elaborado de acuerdo con la filosofía contenida en: UNE EN ISO-9001: UNE EN ISO-14001:2004 Capítulo 12 del Manual de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Responsabilidades y autoridad. Todos los miembros de HOTEL - RESTAURANTE, S.L., tendrán disposición de este procedimiento para la consulta de las responsabilidades que le correspondan, así como la correspondiente ficha de Descripción de Puesto Tipo. La organización de HOTEL - RESTAURANTE, S.L., está formada por: GERENCIA: es la máxima autoridad de HOTEL - RESTAURANTE, S.L., y máximo responsable del Sistema de Integrado de Calidad y Medioambiente. Dentro de las funciones inherentes de su cargo se pueden destacar las siguientes: Fijar las políticas y estrategias de acuerdo con los objetivos y directrices marcadas por la Empresa. Definir la política de personal, aprobar las estructuras de salarios y decidir en la contratación de personal para los diferentes puestos. Definir e implantar la estructura de organización de HOTEL - RESTAURANTE, S.L., así como los cambios necesarios, de acuerdo con la estrategia formulada. Ostentar la máxima representación ejecutiva de la Empresa ante terceros.

3 Página: 3/9 Planificar y controlar las actividades generales de la Empresa ante terceros. Planificar y controlar las actividades generales de la Empresa, apoyándose en las deliberaciones de las reuniones periódicas con el Jefe de Calidad. Elaborar los presupuestos de la Empresa. Otras responsabilidades inherentes a su cargo, relacionadas en la Documentación de Calidad, es la aprobación de toda la documentación que se genere por el Sistema de Gestión integrado de Calidad y Medioambiente implantado en la organización. JEFE DE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE: En dependencia directa con el Consejero Delegado desarrolla las siguientes funciones: Asegurar que el Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente está establecido, implantado y mantenido adecuadamente. Informar del funcionamiento del Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente, a la Dirección de la Empresa. Controlar toda la documentación que el Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente establezca. Evaluar el funcionamiento del Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente. Revisar regularmente la implantación del Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente. Recomendar e implantar acciones correctoras ante la detección de condiciones adversas a la calidad y la gestión medioambiental. Revisar los archivos de calidad y medioambiente. Colaborar en la gestión de formación del personal. Revisar los informes de no conformidad. Apoyar el Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente implantado en la Empresa e intervenir en el seguimiento de los temas de calidad de mayor trascendencia. Controlar y archivar la documentación del Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente correspondiente a su zona de responsabilidad. Todas las restantes funciones que en concreto le sean asignadas en los Procedimientos Generales e Instrucciones de Trabajo.

4 Página: 4/9 ADMINISTRACIÓN: Responsable de la empresa, donde se lleva a cabo el seguimiento y control de la contabilidad financiera y gestión administrativa de la empresa. Desarrolla las siguientes funciones: - Controlar el archivo de la empresa. - Elaboración de documentación necesaria en la empresa - Pedidos de materiales de oficinas - Gestión de albaranes, facturas, pedidos y traspasos - Control y archivo de la documentación del Sistema de Calidad correspondiente a su área de responsabilidad JEFE DE RECEPCIÓN: Es el responsable de coordinar, organizar, gestionar y ejecutar todos los trámites relacionados con reservas, ocupaciones y entrada/salida de clientes. También es el encargado de confeccionar los turnos de personal de recepción. Atención de tienda del hotel RECEPCIONISTA Ejecutan todos los trámites relacionados con reservas, ocupaciones, entrada y salida de clientes y son encargados además de atender las necesidades de los clientes en dicho horario. Atención de tienda del hotel CAMAREROS Son los encargados de ofrecer todo lo relacionado con el servicio de bar, cafetería y restaurante al cliente. Desempeñarán las funciones propias de los camareros como son servir mesas, realizar repasos de copas y cubiertos, reposición de material, limpieza y organización de interior de barra, facturación y cobros a clientes, limpieza de cuarto de contenedores, limpieza y organización de almacén, limpieza de terraza, organización de mesas y servicio en terraza en temporada.

5 Página: 5/9 JEFE DE COCINA Supervisar y controlar el trabajo de los cocineros y elaboración de platos. Elaboración y terminación de platos Diseño de platos Elaboración de carta sugerencia y menús de celebraciones. Supervisión y control de productos y menaje COCINERO Preparación de materia prima en cocina Elaboración de platos Limpieza de menaje Apoyo puntual a los procesos de limpieza Apoyo puntual a lavandería MAITRE Encargado de la organización del personal y horarios Supervisar el trabajo de camareros en restaurante y cafetería Acomodar al cliente a su llegada al restaurante Facturación Atención de quejas y reclamaciones del restaurante Atención en clientes EQUIPO DE LIMPIEZA Limpieza de restaurante y bar - cafetería, zonas comunes de éstos, y exteriores Limpieza de menaje en cocina Control de los productos

6 Página: 6/9 Lavandería Limpieza de habitaciones. Limpieza de zonas comunes del hotel. MANTENIEMIENTO Realizar el mantenimiento y revisiones de la maquinaria del hotel restaurante Llevar a cabo el plan preventivo y correctivo del sistema de calidad Mantenimiento integral del edificio Javier Arranz Laprida, S. L.: es la empresa que colabora en el asesoramiento, elaboración e implantación del Sistema de calidad de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. Y es su responsabilidad la elaboración de los documentos que forman el Sistema Integrado de Calidad y Medioambiente (Manual, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo). Todo ello, en dependencia directa de los Administradores y colaborando con el Jefe de Calidad Representante de la dirección El representante de la dirección de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. es el Jefe de Calidad y Medioambiente en temas de calidad y el jefe de medioambiente en cuestiones ambientales Comunicación interna En HOTEL - RESTAURANTE, S.L. el Gerente y el Jefe de Calidad y Medioambiente, se reúnen al menos una vez cada 2 semanas para comunicarse los distintos temas de la empresa Comunicación de Dirección a trabajadores La comunicación de los cambios en las responsabilidades y autoridades definidas, las realizaran el Gerente y el Jefe de Calidad y Medioambiente, en reuniones con el personal afectado. Para otras comunicaciones a trabajadores, proveedores o subcontratistas, se las entregará en mano. Las copias de estos documentos los archivará el Jefe de Calidad y Medioambiente Comunicaciones de trabajadores a Dirección Se dispondrá en oficina de la empresa, de un tablón de anuncios para informar al personal de la empresa de asuntos relativos con el sistema de gestión de calidad de la empresa y sobre la evolución y eficacia de este. En el tablón de anuncio de la oficina de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. se dispondrá de una hoja de sugerencias / propuestas de mejora ambiental (Anexo II), a disposición de todo el

7 Página: 7/9 personal de la empresa, entregándosela al Jefe de Calidad y/o Medioambiente, y éste a su vez la entregará al Gerente. Cada vez que halla una sugerencia por parte de algún trabajador de la empresa, el Gerente y el Jefe de Calidad debatirán los asuntos que han sido comunicados por esta vía. La contestación a los trabajadores de la empresa sobre las conclusiones derivadas, se realizará de forma personal por parte del Jefe de Calidad en notas informativas para toda la empresa. 4.4 Comunicación externa Para las comunicaciones con organismos oficiales (Consejería y Delegaciones, Ayuntamientos, Diputaciones, etc.) y otros organismos o empresas privadas, se seguirá por parte del Jefe de Calidad y/o Medioambiente, los siguientes pasos para recibir, documentar y responder a estas: Se registrará la comunicación Estudiar los requisitos /contenido de la comunicación. Consultar con el Gerente, o la entidad externa relacionada con la comunicación (realizando esta consulta cuando sea necesario). Elaborar la comunicación. Informar al Gerente de la comunicación elaborada. Enviar la documentación a la entidad externa correspondiente, anotándolo en el programa informático correspondiente. HOTEL - RESTAURANTE, S.L., no comunicará de momento a sus cliente, información acerca de los aspectos ambientales significativos que se han identificado en la organización debido a que nos lo considera demasiado importante para el desarrollo de su actividad. Cuando HOTEL - RESTAURANTE, S.L, decida comunicar externamente sus aspectos ambientales significativos a sus clientes o a otros organismos que crea necesario, establecerá e implementará un procedimiento para dicha comunicación ANEXO ANEXO I: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ANEXO II: HOJA DE SUGERENCIAS/ PROPUESTAS DE MEJORA AMBIENTALES

8 Página: 8/9 ORGANIGRAMA HOTEL - RESTAURANTE, S.L.: PROPIEDAD Gerencia Responsable de MANTENIMIENTO PISOS RECEPCIÓN RESTAURANTE BAR-CAFETERÍA JEFE RECEPCIÓN COCINA MAITRE Limpieza RECEPCIONISTA AYUDANTE COCINA CAMAREROS CORRETURNOS LIMPIEZA

9 Página: 9/9 ANEXO II HOTEL RESTAURANTE SUGERENCIAS / PROPUESTAS DE MEJORA AMBIENTAL Propuesta nº Hoja de DEPARTAMENTO EMISOR: FECHA: DOCUMENTO A MODIFICAR PREPARADO POR: SITUACIÓN ACTUAL MODIFICACIÓN PROPUESTAS Y RAZONES PARA ELLO: ELABORADO POR: APROBADO POR:

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