Usuario: Actualidad: Nuevos contratos: Soluciones: Avanzo mejora su gestión corporativa con Exact e-synergy CRM

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1 ualidad Julio 2006 Usuario: Avanzo mejora su gestión corporativa con Exact e-synergy CRM Actualidad: Jornada sobre RRHH con AEDIPE y EJIE Exact Software recibe el premio MSC Nuevos contratos: Beovipel, Ogesa, Focus Point Soluciones: CRM para los usuarios de Exact Dimoni

2 Editorial Exact responde a las necesidades del mercado Estimado cliente: Nos encontramos ya en el meridiano del año y desde Exact Software queremos hacerle partícipe de la satisfacción de comprobar cómo se están cumpliendo los objetivos de negocio previstos, tanto en nuestras nuevas filiales en Bilbao, Sevilla y Vigo, como en el resto de oficinas en España. Asimismo, en Exact seguimos comprometidos con el lanzamiento de soluciones que se adapten a las necesidades del mercado. En los últimos meses, hemos anunciado una solución vertical específica para empresas de arquitectura y construcción, que agiliza la gestión de procesos, simplifica el acceso a documentación e informes y optimiza la asignación de recursos en este tipo de compañías, con el consecuente ahorro de tiempo y costes. La segunda novedad en producto es una solución que permite gestionar de manera integrada las distintas normativas relacionadas con la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales, requisitos cada vez más habituales en la empresa española. En el número de EXACTualidad que tiene en sus manos podrá informarse acerca de los últimos clientes que se han decidido por las soluciones Exact para dar respuesta a las necesidades de gestión de sus negocios, así como el último premio otorgado a Exact por su excelencia en I+D. Por último, en la sección de Soluciones les anunciamos la integración de Exact e-synergy CRM con nuestro ERP Exact Dimoni y las ventajas derivadas de la misma. Confiamos en que todos estos contenidos sean de su interés y aprovechamos la ocasión para desearles un feliz y merecido descanso de verano. Pedro Mardomingo Santás Director General de Exact Software Exact Software recibe el premio MSC Exact ADC, el centro de I+D de Exact Software en Kuala Lumpur (Malasia), ha recibido el premio MSC por su Destacada contribución al desarrollo de productos para las empresas. El galardón reconoce los esfuerzos en investigación y desarrollo llevados a cabo por la compañía en dicho centro. Establecido en 1996 y con más de 400 trabajadores, Exact ADC es el principal centro de desarrollo de producto de Exact Software en todo el mundo. La denominada zona MSC (Multimedia Super Corridor) de Kuala Lumpur agrupa a más de compañías TIC de todo el mundo. Puesta en marcha hace diez años por el gobierno malayo, forma parte de su plan para impulsar Malasia como país de referencia en el desarrollo tecnológico. Los premios MSC son otorgados anualmente por la Multimedia Development Corporation (MDeC), una sociedad del gobierno malayo encargada de premiar a las empresas comprometidas con el desarrollo de alto nivel, así como con la industria TIC en Malasia, y con desarrollos conformes a los estándares y líneas maestras establecidas por el MSC. Este premio confirma nuestra estrategia de desarrollo a largo plazo. La deslocalización del desarrollo de software nos permite poner en marcha una economía escalable, crear centros profesionales y desarrollar procesos de calidad. El galardón supone un estímulo para nuestros empleados, que ven reconocido su compromiso y esfuerzo por desarrollar aplicaciones de negocio punteras, señala Rajesh Patel, CEO de Exact Software. Staff Exact Software Nudo Eisenhower c/ Cañada Real de las Merinas, 7 Ed. III, 2ª Madrid Tel.: Fax: Diseño y Producción 01 Consulting Marketing y Comunicación Pº Marqués de Zafra, Madrid Tel.: La información proporcionada en esta publicación tiene sólo fines informativos y podría ser cambiada o actualizada sin previo aviso. Todos los derechos reservados. Todas las marcas mencionadas pertenecen a sus respectivos propietarios. Exact Software, Exact e-synergy, Exact Globe y Exact Dimoni son marcas registradas de Exact Group N.V.

3 Noticias Exact organiza una jornada sobre RRHH con AEDIPE Catalunya y EJIE Durante el pasado mes de mayo, Exact del Gobierno Vasco, fue el encar- Software organizó en Barcelona la jornada gado de presentar su experiencia Creación de valor a través de las perso- y los beneficios derivados de la nas, en colaboración con la delegación implantación de un portal del catalana de AEDIPE (Asociación Española empleado con la solución de de Dirección y Desarrollo de Personas). Exact internamente en EJIE. La jornada, que estaba dirigida a respon- Las necesidades de EJIE se cen- sables de RRHH, jefes de personal, res- traban en encontrar una solu- ponsables de organización y gerentes, contó con la asistencia de más de 50 profesionales de dichas áreas. Tras una breve presentación de Exact Software a cargo de Cary Méndez, directora comercial de la compañía; Susana Gutiérrez, presidenta de AEDIPE Catalunya, profundizó en la utilización de las técnicas de marketing interno como una herramienta enfocada a la gestión del empleado. Portal del empleado en EJIE A continuación, Iñigo Díaz, responsable de RRHH de EJIE, la sociedad informática ción estándar para unificar e integrar la información de clientes, proveedores y empleados, mejorar su gestión documental e integrar el uso de herramientas ofimáticas. Además, la solución debía proporcionar flexibilidad, ser accesible tanto a través de Internet como en modo cliente-servidor, ser escalable y adaptarse a los procesos y procedimientos de EJIE. Con el proyecto desarrollado por Exact Software, EJIE ha reducido de forma considerable el número de aplicaciones, de cincuenta a dos, facilitando a los departamentos de administración y RRHH de EJIE la realización de sus tareas. Iñigo Díaz destacó también las mejoras en marketing interno, el rápido proceso de implantación de la solución Exact, así como el ahorro derivado en tiempo y costes. El portal del empleado ha supuesto una mayor cooperación y coordinación entre los empleados de EJIE, así como una mayor motivación, a la vez que facilita el trabajo fuera de la oficina y proporciona nuevas formas de compartir el conocimiento corporativo. Nombramiento Víctor Rodríguez, nuevo director de consultoría de la división internacional Víctor Rodríguez, madrileño de 35 años, es el nuevo director de consultoría de la división internacional de Exact Software. Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad Complutense de Madrid, ha completado sus estudios con diversos cursos de formación APICS (American Production and Inventory Control Society) en el área de Operations Management, y está en posesión de la certificación CPIM. Previamente a su incorporación a Exact Software, Víctor Rodríguez trabajó en Accenture Ltd. realizando consultoría y gestión de proyectos tanto en el ámbito nacional como internacional. Entre los clientes para los que ha desarrollado proyectos cabe mencionar a Hewlett Packard; Roche; Repsol YPF; Renault España y Cellcom Israel. Desde su nuevo puesto, Víctor Rodríguez se hará cargo de coordinar y asegurar el éxito de las implantaciones de las soluciones Exact en los clientes de esta división, orientada a empresas internacionales y filiales de compañías multinacionales con sede en España. Exact en la Gartner ITxpo Exact Software participó en la pasada edición de la Gartner ITxpo, celebrada en Barcelona los días 21 al 24 de mayo. Durante la misma, Exact contó con una ponencia sobre el caso de éxito de PADI, asociación internacional de instructores de submarinismo. Sharon Dill, CIO de la compañía, fue la encargada de explicar las ventajas de contar con Exact e-synergy en PADI. Su uso ha facilitado la puesta en marcha de un entorno de colaboración basado en web que optimiza las interacciones con clientes, proveedores y empleados. Exact, patrocinador del evento, estuvo presente a través de un stand y puso a disposición de todos los asistentes a la feria una zona de masaje. 3

4 Clientes Avanzo obtiene mejoras y ahorro de costes en su gestión corporativa con Exact e-synergy CRM Avanzo es una compañía española fundada en 1998 y dedicada a la comercialización de una amplia gama de productos, tecnologías y servicios e-learning que cubren todas las áreas de la formación empresarial. Con oficinas en Madrid, Bilbao, Barcelona y Lisboa, la oferta de Avanzo abarca desde productos estándar, hasta cursos personalizados y servicios de alto valor añadido. Más de 400 compañías españolas de todos los sectores de actividad confían en las soluciones e-learning de Avanzo para mejorar la eficacia y aumentar la productividad de sus empleados. La actividad de Avanzo engloba el suministro de productos estándar, la creación de contenidos a medida, así como la prestación de servicios de consultoría que aportan un alto valor añadido. Además de los contenidos en ofimática, Avanzo ha incluido en su oferta otros como idiomas, finanzas, prevención de riesgos laborales o management. En septiembre de este año lanza al mercado un novedoso sistema de soporte on line para usuarios de aplicaciones denominado Avanzo Express, que prentende solventar dudas al instante sobre el manejo de aplicaciones informáticas: paquetes ofimáticos, ERP, desarrollos a medida, etc. Avanzo mantiene alianzas estratégicas con empresas de reconocido prestigio en el sector de e-learning, tales como SkillSoft -el mayor proveedor de soluciones e-learning del mundo- para distribuir en exclusiva en España y Portugal su oferta de más de cursos en Tecnologías de la Información; Auralog, empresa francesa líder mundial en la creación de cursos interactivos para el aprendizaje de idiomas; o Softissimo, líder de programas de traducción y de diccionarios electrónicos. El portal de distribuidores nos ha permitido trasladar el conocimiento interno de la empresa a nuestros colaboradores de la relación comercial hasta la gestión de los diversos proyectos de formación. Además, debía ser una solución que tuviera un plazo de implantación breve, lo que le llevó a decidirse por Exact e-synergy de Exact Software. Previamente a la implantación de las soluciones de Exact, Avanzo contaba con diversas aplicaciones ofimáticas sin interacción entre ellas que dificultaban que la empresa trabajara con un objetivo común y de manera integrada. La implantación de la solución Exact e-synergy CRM nos ha permitido automatizar en muy poco tiempo más procesos de los que habíamos previsto al principio. Además, es una herramienta de muy fácil manejo que se adapta a los constantes cambios que surgen en nuestra organización, señala Guillermo Gredilla, director comercial de Avanzo. Gracias a esa facilidad de uso, somos capaces no solo de mantener la herramienta viva sino de adaptarla a los cambios, sin necesidad de realizar inversiones adicionales en consultoría. 4 Implantación rápida y gestión completa Avanzo requería un CRM que le permitiera gestionar el ciclo de vida completo del cliente, desde el inicio Guillermo Gredilla, director comercial de Avanzo

5 Nuevos Contratos La puesta en marcha del proyecto se llevó a cabo en un tiempo record, entre 20 y 25 días, y cubre la gestión completa de las áreas de CRM, gestión de proyectos, gestión documental y flujos de trabajo. Exact e-synergy CRM gestiona el ciclo de vida completo del cliente, en el que interviene no solo el departamento comercial sino toda la empresa y colaboradores. Además, cuenta con una potente herramienta de creación de portales muy fácil de implantar. La solución se ha completado con la creación de un portal de distribuidores para facilitar la comunicación y la transmisión de conocimiento. El distribuidor puede generar pedidos y peticiones de diversa índole a través del portal. El portal de distribuidores nos ha permitido trasladar el conocimiento interno de la empresa a nuestros colaboradores. Esto permite que la relación sea más estrecha y más rentable para todos. Como tenemos distribuidores en otros continentes, facilita que la comunicación con ellos sea mucho más fluida, indica el director comercial de Avanzo. En la actualidad Exact e-synergy CRM es utilizada por los treinta empleados de la empresa, en sus diversas filiales y por cinco distribuidores. Ahorro de costes y tiempos La implantación de Exact e-synergy CRM ha supuesto para Avanzo un importante ahorro en costes y en tiempos, al proporcionar a la empresa una forma de trabajo más eficiente y organizada. Asimismo, el ahorro se ha ampliado también a los distintos socios de la compañía, ya que además de la mejora de la comunicación interna, tanto los empleados como los distribuidores disponen de un acceso sencillo y desde cualquier lugar a la información. Cabe destacar el trabajo realizado por el equipo directivo de Avanzo para involucrarse en la implantación de la nueva solución, lo que ha facilitado la adopción posterior por parte del resto de empleados y socios. En un principio, algunos usuarios eran reacios a la utilización de la herramienta y en poco tiempo se han convertido en verdaderos fans. Nos hemos dado cuenta que cuanta más y mejor información ponemos a disposición de nuestros empleados y colaboradores, mejores son los resultados a todo nivel, continúa Gredilla. El sistema corre sobre SQL 2000 y Windows 2003 Server. El hosting externo de la aplicación se cubre con un Pentium 4 dual a 3000 GHZ y 2GB de memoria RAM. Todo el sistema cuenta con certificado de seguridad de 128 bits generado por la misma empresa que proporciona el hosting. El próximo paso de mejora tecnológica de Avanzo será la implantación de la solución integrada Exact e-synergy RRHH para la gestión profesional de Recursos Humanos. Beovipel elige a Exact para optimizar su gestión comercial Beovipel, compañía vasca distribuidora de productos de peluquería, implantará las soluciones Exact Dimoni y Exact e-synergy para llevar a cabo la gestión financiera, comercial, CRM, gestión documental y de almacén. Entre las ventajas derivadas del proyecto cabe destacar las orientadas a la fuerza comercial de Beovipel, que podrá introducir los pedidos de forma más sencilla. También se mejorarán las comunicaciones corporativas en el ámbito comercial y se flexibilizará la gestión documental. Ogesa expande su negocio con las soluciones de Exact La compañía de origen extremeño Ogesa es especialista en la realización de proyectos, asesoramiento técnico, gestión para subvenciones y ayudas para la realización de diversas actividades económicas. Mediante la implantación de las soluciones Exact e-synergy y Exact Dimoni, Ogesa optimizará el funcionamiento general de la compañía con mejoras en las áreas de RRHH, gestión financiera y contable, así como la relación con clientes, proveedores y colaboradores mediante un módulo CRM. Focus Point confía en Exact para su gestión global La compañía Focus Point, con oficinas en Madrid, Barcelona y Sevilla, y dedicada a la venta, instalación y mantenimiento de sistemas audiovisuales y de comunicación para distintos tipos de recintos, ha elegido las soluciones Exact Globe y Exact e-synergy para dar respuesta a sus necesidades de gestión en las áreas de RRHH, CRM, proyectos, artículos, compras, contabilidad financiera y analítica, facturación y stock. Entre los beneficios derivados de la implantación cabe destacar un mayor control sobre los recursos y las obras, mejora de la coordinación entre departamentos, optimización del aprovisionamiento de stock, seguimiento comercial exhaustivo y control sobre los artículos del almacén. 5

6 La solución CRM para las organizaciones orientadas hacia el cliente La mejor manera de mantener el nivel competitivo de una compañía es centrarse en las necesidades de sus clientes. Esta ha sido la idea básica al desarrollar Exact e-synergy CRM. Exact e-synergy CRM de Exact Software es una innovadora solución de gestión comercial basada en tecnología web que abarca todo el ciclo de vida del cliente e involucra a todos los departamentos de la empresa. Permite gestionar a clientes, socios, empleados y proveedores de manera totalmente integrada. La solución facilita el conocimiento, en cualquier momento y desde cualquier lugar, de la situación real de la actividad comercial en la organización y asiste a la gerencia en la toma de decisiones. Exact e-synergy CRM es excepcionalmente flexible; incluye una potente herramienta de gestión de flujos de trabajo que permite adaptarse de forma sencilla a los procesos de negocio específicos y cambiantes de cada empresa. Los portales web integrados en aplicaciones ofrecen la posibilidad de comunicarse de forma activa y sencilla con todos los clientes, socios y proveedores de la compañía. Las conexiones son seguras y permiten interacciones con los clientes uno a uno. El portal de clientes podrá personalizarse para que muestre información relativa a la empresa, los acuerdos y contratos, los pedidos o peticiones de servicio, su status, etc. a partir de cuadros de mando adaptables a las necesidades de cada usuario. La solución permite retener y compartir el conocimiento de cada uno de los departamentos de la empresa y posicionarla en una situación preferente con respecto a sus competidores. Área de MARKETING Permite rentabilizar las acciones de marketing y optimizar al máximo la gestión de los recursos disponibles, tanto materiales como humanos. Área de VENTAS Ayuda a controlar de manera efectiva el ciclo de ventas, a encontrar nuevas áreas potenciales de negocio y a implantar nuevas técnicas para incrementar la productividad del departamento comercial. Área de POSTVENTA El secreto del éxito de algunas compañías está en alcanzar la combinación perfecta entre la obtención de ingresos, la eficiencia en el servicio y la fidelidad del cliente. La solución de Exact permite a aquellos profesionales no involucrados en el proceso inicial de venta, como por ejemplo el personal técnico o de servicios, llevar un control pormenorizado de su actividad, disminuir los tiempos de respuesta y, en definitiva, aumentar el nivel de satisfacción del cliente. Área de COLABORADORES 6 La solución Exact e-synergy CRM facilita un acceso restringido a aquellos colaboradores externos con los que la empresa trabaja habitualmente (proveedores, referenciadores, distribuidores, etc). Compartir con los partners un único sistema de información es la herramienta más eficaz para mejorar las relaciones, permitiendo a los colaboradores la posibilidad de promocionar, vender y ofrecer un mejor servicio al cliente final.

7 Soluciones Área de TIENDA VIRTUAL La tienda virtual de Exact e-synergy CRM permite la gestión de pedidos a través de la web. Es una solución abierta a clientes y a potenciales clientes, que pueden consultar el catálogo de productos de la compañía, buscar información más detallada de los productos y comprar, previo registro, a través de la web. Nuestros Software Centers y Partners Preferentes Exact e-synergy CRM para usuarios de Exact Dimoni La solución Exact e-synergy CRM de Exact Software se enlaza con la solución ERP Exact Dimoni, permitiendo visualizar información relevante contenida en la misma, que antes era únicamente accesible a un grupo restringido de usuarios. Así, conocer el estado de un pedido, las solicitudes, incidencias o sugerencias de un cliente, qué producto está teniendo menos salida para poder corregir la tendencia, o mostrar información financiera, se convierte en una búsqueda sencilla e intuitiva para cualquier usuario, ya sea cliente, proveedor o empleado de la organización (con permisos y accesos configurables). Al integrarse fácilmente con la gama de productos Exact Dimoni, el CRM se convierte en una herramienta de gran valor, no sólo para el equipo de ventas, sino también para el departamento de postventa e incluso para el personal que trabaja en el área financiera de la compañía. La solución Exact Dimoni se enriquece con características propias de la solución e-business. Características principales de la solución integrada: Web shop: Se pueden realizar pedidos desde la web. Estos son automáticamente recogidos por Exact Dimoni para su procesamiento (albarán y factura). Informes: Permite acceder de forma rápida a información de la gestión, situación de pedidos, situación de cobros/pagos, inventarios y cualquier otra información de la gestión contenida en la solución Exact Dimoni, siendo accesibles vía web desde los diferentes portales (clientes, empleados y proveedores). Gestión documental: Exact e-synergy actúa como repositorio de toda la documentación generada por Exact Dimoni: pedidos, facturas, listados de tarifas, etc. facilitando el acceso a estos documentos a proveedores y clientes. Sincronización de datos maestros: Se actualizan automáticamente y de forma bidireccional los datos de clientes y artículos. Incluyendo datos de segmentación y familias. Acceso a información económico financiera: Posibilidad de acceder a los datos contables a nivel de balance y de extracto. Si desea más información sobre la solución Exact e-synergy CRM, solicite un folleto completo del producto enviando un mensaje a la dirección Exact Software apuesta claramente por la venta a través del canal de distribución. Por eso, trabaja con distintos partners, diferenciados como Software Centers o Partners preferentes en función de su nivel de certificación técnica e infraestructura para asumir un compromiso de negocio con nuestra empresa y clientes. Software Centers Adbantis Group. Teléf.: Barcelona Alianza Informática, S.L. Teléf.: Alicante. Auren. Teléf.: Deusto Solutions. Teléf.: Vizcaya. Netland Consulting. Teléf.: Madrid. Punt Sistemes, S.L. Teléf.: Valencia. Puntbak, S.L. Teléf.: Baleares. Software de Gestió, S.L. Teléf.: Barcelona Partners Preferentes Espaceland, S.A. Teléf.: Málaga. Horges Consulting, S.L. Teléf.: Madrid. Iberconsulting, S.L. Teléf.: Madrid. Si desea ampliar información relacionada con Software Centers diríjase vía a: 7

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