PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN SOCIO AMBIENTAL

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Virginia Rivas Aguirre
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1 PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN SOCIO AMBIENTAL PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS SOCIO AMBIENTALES EN PROYECTOS DONDE. Bogotá, D. C., 08 de junio de 2015

2 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 0 08 de junio de 2015 Creación del documento Elaboró: Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Juan Camilo Barreneche Restrepo Cargo: Director Socio Ambiental Revisó Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Adolfo Sánchez Ramirez Cargo: VP Crédito y Riesgos Aprobó Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Adolfo Sánchez Ramirez Cargo: VP Crédito y Riesgos Página 2 de 7

Revisó Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Adolfo Sánchez Ramirez Cargo: VP Crédito y Riesgos

3 TABLA DE CONTENIDO CAP. TEMA PAG. 1. OBJETIVO 4 2. ALCANCE 4 3. DEFINICIONES 4 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6 5. DESARROLLO ESPECÍFICO DEL PROCEDIMIENTO 6 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Determinar las acciones a tomar desde la FDN para los proyectos donde participa cuando se presenten emergencias socio ambientales que puedan desencadenar impactos graves al medio ambiente, comunidades o trabajadores o riesgos directos para la organización por una gestión limitada del mismo par parte de cliente/sponsor. 2. ALCANCE El presente procedimiento tiene alcance para todas las actividades donde participe la FDN ya sea como financiador, inversionista, estructurador o gerencia de proyectos donde se pueda presentar una emergencia socio ambiental independientemente de su magnitud. 3. DEFINICIONES ACCIDENTES: Todo suceso negativo, no deseado que generalmente se traduzca en Pérdidas, es decir, es la materialización del riesgo. AMENAZA: Posible ocurrencia de un fenómeno físico de origen natural, tecnológico o provocado por el hombre, que puede manifestarse en un sitio específico y en un tiempo determinado, produciendo efectos adversos a las personas, a los bienes o al propio medio ambiente. DESASTRE: El resultado de una emergencia cuyas consecuencias pueden considerarse de carácter grave e irreparable para el sistema productivo que las sufre. EMERGENCIA: Todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de perturbación funcional en el sistema, por la ocurrencia de un evento indeseable, que en su momento exige una respuesta mayor a la establecida mediante los recursos normalmente disponibles, produciendo una modificación sustancial pero temporal, sobre el sistema involucrado, el cual compromete a la comunidad o el ambiente, alterando los servicios e impidiendo el normal desarrollo de las actividades esenciales y normales de la sociedad inherente. Aspecto Socio Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente y actores interesados. ( adaptado de ISO 14001, 2004) Impacto Ambiental: Cualquier alteración en el sistema ambiental biótico, abiótico y socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un proyecto, obra o actividad (D. 2820/2010). Riesgo Socio Ambiental: Este tipo de riesgo reconoce que las actividades de una organización pueden causar algún impacto ambiental. El riesgo ambiental se puede relacionar con la flora y la fauna; la salud y el bienestar de los humanos; la prosperidad cultural y social; los recursos terrestres, acuáticos y aéreos; la energía y el clima. Es necesario definir el alcance de cada estudio particular. Página 4 de 7

ALCANCE El presente procedimiento tiene alcance para todas las actividades donde participe la FDN ya sea como financiador, inversionista, estructurador o gerencia de proyectos donde se pueda

5 El riesgo socio ambiental para una organización, incluye el riesgo de no cumplir la legislación y otros compromisos que la organización suscriba (presentes o futuros). Otros riesgos incluyen las pérdidas de negocios que puede sufrir una organización como resultado de una gestión pobre, como es el caso de la pérdida de reputación, las multas, los costos de litigios, y por la falla en asegurar y mantener la autorización para las actividades operativas. (GTC 104). Evaluación ambiental: Identificación de las causas y valoración del estado de los componentes socio ambientales basándose en evidencia verificable constituida por análisis de laboratorio, indicadores, evaluación de documentos de gestión socio ambiental, instrumentos con validez estadística, entre otros. Requisitos Legales Aplicables: Son las exigencias socio ambientales definidas en la Constitución Política, las leyes, los decretos, las resoluciones, las sentencias, los acuerdos, las normas técnicas, políticas adoptadas, licencias, permisos, competentes en lo que se refiere a las actividades propias de la FDN. Cumplimiento Legal: Condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un requisito legal socio ambiental o general. Otros Requisitos Socio Ambientales: Compromisos voluntarios adquiridos por la Entidad, estándares internacionales, guías socio ambientales, manuales, procedimientos y demás relacionados directamente con regulaciones de carácter socio ambiental. Debida Diligencia Socio Ambiental: Consiste en una revisión del riesgo potencial socio ambiental asociado a la actividad o proyecto de un posible cliente, con el fin de garantizar que el proceso de transacción no generará posibles riesgos o pasivos ambientales para la entidad financiadora (IFC, 2014) 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. Constitución Política de Colombia. 2. Normativa Socio Ambiental, de seguridad y salud ocupacional aplicable a nivel nacional, internacional, regional o local. 3. Normas de Contratación Pública y Privada para Entidades Financieras 4. Estándares de Desempeño de la Corporación Financiera Internacional (IFC). 5. Guías de Orientación para Implementación de Los estándares de Sostenibilidad social y ambiental (IFC) 6. Guías generales y sectoriales de salud, seguridad y Medio ambiente (IFC) 7. Principios de Ecuador. 8. Política Ambiental de la FDN 9. NTC-ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental 10. Nota de interpretación para Intermediarios Financieros (IFC) 11. Recursos, soluciones y Herramientas para Entidades Financieras (firstforsustainability.org) (desarrollo de la IFC). Página 5 de 7

y por la falla en asegurar y mantener la autorización para las actividades operativas. (GTC 104).

6 5. DESARROLLO ESPECÍFICO DEL PROCEDIMIENTO Consideraciones: Es relevante aclarar que el nivel de responsabilidad directa es diferente dependiendo del servicio que esté suministrando la FDN, las actividades se enfocan principalmente para proyectos de Financiación o Gerencia de Proyectos donde el potencial de riesgos o impactos asociados a emergencias socio ambientales podrían afectar directamente a los actores involucrados, al cliente/sponsor y a la FDN: ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Preparación ante potenciales emergencias socio ambientales 2 Notificación de Potencial/Real situación de Emergencia. 3 Evaluación Información 4 Convocatoria Extraordinaria a Comité de Riesgos Desde la evaluación preliminar del cliente, pasando por el procedimiento de DDSA y los respectivos procesos de toma de decisión, aprobación, monitoreo y seguimiento se evaluarán los Planes de Preparación y Respuesta ante emergencias asociados en las etapas preliminares a los antecedentes del Cliente/Proyecto y en la DDSA al Estudio de Impacto Ambiental del Proyecto, con el fin de determinar si las medidas de prevención y atención de potenciales emergencia socio ambientales son coherentes con los estándares nacionales e internacionales aplicables y con las características del proyecto. Una vez recibido por parte del Gerente/Director de Negocio/Proyecto u otro representante de la FDN la notificación de una potencial/real situación de emergencia en alguno de los proyectos, este establecerá comunicación directa con el cliente con el fin de confirmar los detalles de la situación presentada o en desarrollo. Una vez recibida la información el Gerente de Negocio/Proyecto reportará al Vp. del área responsable del proyecto y a la VP. de Crédito y Riesgos. La Vicepresidencia de Crédito y Riesgos evaluará la información suministrada a través de la Dirección de riesgos y la Dirección socio Ambiental con el fin de determinar la magnitud del evento y los potenciales riesgos/impactos asociados a la situación de emergencia. El VP. de Crédito o su Director delegado realizará la convocatoria al Comité de Crédito y Riesgo con el Fin de evaluar la situación presentada, a este comité podrá asistir un Director de Proyecto/Gerentes de Negocio/Director Socio Ambiental/ Ingeniero Independiente Director de Proyecto Vp. De Crédito y Riesgo Vp. De Crédito y Riesgo Página 6 de 7

directamente a los actores involucrados, al cliente/sponsor y a la FDN: ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Preparación ante potenciales emergencias socio ambientales 2 Notificación de

7 ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE representante del cliente que facilite el entendimiento de la situación. 5 Evaluación de la situación por parte del Comité de Riesgos 6 Ejecución Plan de Acción El comité evaluará las condiciones asociadas a la emergencia, sus potenciales impactos socio ambientales entre otros riesgos que puedan afectar a los actores involucrados y emitirá los requerimientos que serán trasmitidos al cliente (Financiación) o acciones que deberán ser implementadas (para el caso de Gerenciamiento de Proyectos) para mitigar o atender la situación de emergencia. El Comité podrá aprobar o no las medidas ya propuestas por el cliente o los consultores /ejecutores (en caso de Gerencia de Proyectos) que se evalúen durante el Comité. El Gerente de Negocio con apoyo de la Vp. de Crédito y Riesgo y el departamento Legal emitirá el plan de acción a requerir al cliente o a implementar en caso de Gerencia de Proyectos el cual estará soportado en la relación contractual establecida y podrá ser coordinado o ajustado a las medidas propuestas por el Cliente para su atención. Comité de Riesgos Gerente de Negocio/ Vp. de Crédito y riesgo/ Departamento Legal 7. Seguimiento a implementación Plan de acción Acorde con el Procedimiento PD-ASG-17-V0 MONITOREO, CONTROL Y SEGUIMIENTO se realizará seguimiento al cumplimiento del Plan de acción establecido para la atención a la emergencia. Según los establecido en el procedimiento Página 7 de 7

otros riesgos que puedan afectar a los actores involucrados y emitirá los requerimientos que serán trasmitidos al cliente (Financiación) o acciones que deberán ser implementadas (para el caso de

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