PLAN DE CONTROL DE CALIDAD DE LAS INSPECCIONES SOBRE EL TERRENO

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1 SUBSECRETARÍA TIPO INSTRUCCIÓN GENERAL ASUNTO PLAN DE CONTROL DE CALIDAD DE LAS INSPECCIONES SOBRE EL TERRENO CLAVE TEMÁTICA 502 UNIDAD SUBDIRECCION GENERAL DE AUDITORIA INTERNA FECHA 1 de abril de 2009 NÚMERO 3/2009 NÚMERO DE REGISTRO SGAI VIGENCIA SUSTITUYE O MODIFICA

2 SUBSECRETARÍA ÍNDICE Página 1. EXPOSICION DE MOTIVOS BASE LEGAL AMBITO DEL PLAN DE CONTROL DESARROLLO DEL PLAN DE CONTROL Unidades responsables de la aplicación del Plan Selección de la muestra de control Metodología de control Contexto del control sobre el terreno Instrucciones y manuales Personal controlador Desarrollo del control Actas de control Consecuencias administrativas del control RESULTADOS Y CONCLUSIONES DEL PLAN DE CONTROL... 6 C/ BENEFICENCIA, MADRID TEL: FAX:

3 1. EXPOSICION DE MOTIVOS La Directriz nº 3 1 de la Comisión Europea sobre Estrategia de Auditoria del órgano de certificación establece que éste deberá determinar, entre otros, si los procedimientos internos de control del organismo pagador han funcionado satisfactoriamente. La evaluación el entorno general de control abarca todas las fases de la gestión que lleva a cabo el organismo pagador, es decir, la autorización, ejecución y contabilidad de los pagos. Sin embargo, la citada Directriz presta especial atención a la valoración que el órgano de certificación debe hacer respecto del sistema de seguimiento y supervisión establecido por el organismo pagador para verificar la buena calidad de las comprobaciones sobre el terreno llevadas a cabo por los servicios técnicos en la tramitación de los expedientes. De acuerdo con la Directriz, este sistema de seguimiento y supervisión, denominado de segundo nivel, se concreta en la verificación, por parte del departamento central de control interno o del servicio de auditoría interna, de una muestra de las inspecciones sobre el terreno, ya sea acompañando a los inspectores o repitiendo el control, incluyendo un análisis de los informes de inspección. Respecto al tamaño de la muestra a controlar, la Directriz establece para el órgano de certificación un mínimo de diez casos para cada una de las poblaciones de gasto en que se agrupa el presupuesto, es decir, los regímenes del FEAGA y los del FEADER, distinguiendo si están cubiertos o no por el Sistema Integrado de Gestión y Control (SIGC). El presente Plan de Control se redacta por la Subdirección General de Auditoría Interna del Fondo Español de Garantía Agraria (FEGA) con el objeto de establecer un sistema de seguimiento de segundo nivel que permita valorar la calidad de los controles sobre el terreno efectuados por o en nombre del FEGA. 2. BASE LEGAL - Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo, de 21 de junio de 2005, sobre la financiación de la política agrícola común. - Reglamento (CE) nº 885/2006 de la Comisión, de 21 de junio de 2006, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo en lo que se refiere a la autorización de los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER. - Directriz de certificación de la Comisión nº 3 Estrategia de auditoría (Doc. AGRI ES REV.1) - Documento de la Comisión Clasificación: controles fundamentales, controles auxiliares y otros (Doc. AGRI/17933/2000-ES rev 2) 1 Documento AGRI ES REV.1 1

4 - Documento de la Comisión Paquete revisado de medidas de auditoría de los controles a posteriori en el marco del Reglamento (CE) nº 485/2008 del Consejo (Doc. BS/es D(2008) 22417) - Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, del Ministerio de la Presidencia, por el que se aprueba el Estatuto del Fondo Español de Garantía Agraria, modificado por Real Decreto 1516/2006, de 7 de diciembre. - Orden APA/3147/2006, de 6 de octubre, por la que se autoriza al Fondo Español de Garantía Agraria como organismo pagador y organismo de coordinación para los nuevos fondos europeos agrícolas. 3. AMBITO DEL PLAN DE CONTROL El presente Plan es de aplicación a los controles sobre el terreno que se desarrollen en el marco de los regímenes de ayuda de los que el FEGA es el organismo pagador, los cuales se agrupan en dos poblaciones de gasto: - Regímenes del FEAGA no cubiertos por el SIGC - Regímenes del FEADER no cubiertos por el SIGC El primero de los grupos incluye los regímenes de ayuda: restituciones a la exportación de productos agrícolas, distribución gratuita de alimentos a las personas más necesitadas de la Comunidad, programas de información y promoción de productos agrícolas, tasa suplementaria de la cuota láctea e intervención pública de mercados. Todos ellos contemplan la realización de controles sobre el terreno, además de controles administrativos. Respecto al FEADER, está previsto que el ejercicio 2009 se inicien los pagos a las medidas contempladas en la Red Rural Nacional. Dada la especificidad de las actuaciones que contempla este programa, su sistema de control deberá individualizarse para cada caso. El presente Plan deberá implementarse a lo largo del ejercicio financiero 2009 con el objeto de que sus resultados y conclusiones puedan ser tenidos en cuenta en la elaboración de la declaración de fiabilidad correspondiente a dicho ejercicio. 4. DESARROLLO DEL PLAN DE CONTROL De acuerdo con la Directriz de certificación nº 3, el análisis de la eficacia de los controles sobre el terreno se determinará mediante la repetición de las inspecciones, o acompañando a los inspectores en la realización de éstas, incluyendo un análisis de los informes de inspección. En el caso del FEGA, por la naturaleza de las inspecciones sobre el terreno a verificar, el control de calidad se efectuará preferentemente acompañando a los controladores en el momento de la realización del control sobre el terreno. 2

5 Con carácter general se verificará un mínimo de diez casos por cada una de las poblaciones de gasto definidas en el ámbito del Plan. No obstante, a la vista de los resultados de los controles efectuados puede decidirse la ampliación de la muestra de control Unidades responsables de la aplicación del Plan Los controles de calidad del presente Plan podrán llevarse a cabo por la Subdirección General de Auditoría Interna o por las Unidades gestoras del FEGA competentes en la materia, siempre y cuando no corresponda a éstas la realización directa del control sobre el terreno, sometiéndose a determinación de la Comisión de Seguimiento la asignación de su realización. No obstante, cuando la Unidad gestora del FEGA sea la responsable de aplicar las consecuencias administrativas que se deriven del control sobre el terreno, la Subdirección General de Auditoría Interna será la encargada de valorar este aspecto, de acuerdo con el apartado de la presente Instrucción General. En el caso de aquellas medidas cuya gestión y control corra a cargo de otras Unidades Administrativas distintas del FEGA, las verificaciones se efectuaran en colaboración con dichas Unidades. La Subdirección General de Auditoría Interna será la responsable de la coordinación del Plan entre las diferentes Unidades, así como de centralizar la documentación generada en la implementación del mismo Selección de la muestra de control En el caso de los regímenes del FEAGA no contemplados por el SIGC, se efectuarán, al menos, dos controles por cada una de las medidas que forman parte de dicha población: - restituciones a la exportación de productos agrícolas, - distribución gratuita de alimentos a los más necesitados, - programas de información y promoción de productos agrícolas, - tasa suplementaria de la cuota láctea e - intervención pública de mercados. La selección de los expedientes concretos que serán objeto del control de calidad deberá quedar debidamente documentada por la Unidad responsable de efectuar éste, indicando el método de selección. En el caso de medidas que contemplen distintos tipos de controles sobre el terreno, se intentará que el control de calidad abarque la diversidad de los casos posibles, si no fuera posible en un solo ejercicio, al menos, en ejercicios sucesivos. 3

6 4.3. Metodología de control Los inspectores que lleven a cabo el control de calidad no participarán activamente en la preparación ni el desarrollo del control sobre el terreno. Con carácter general, los aspectos a valorar en el control de calidad acerca de la realización del control sobre el terreno serán los siguientes: - Contexto en el que se enmarca el control sobre el terreno - Instrucciones y manuales para la realización de dicho control - Personal controlador - Desarrollo del control - Adecuación de las actas de control - Aplicación de las consecuencias administrativas del control, en su caso Como resultado del control de calidad, la Unidad responsable de su ejecución elaborará un informe, según las indicaciones que se exponen a continuación. Si el control lo realiza una Unidad distinta de la Subdirección General de Auditoria Interna, remitirá a ésta el citado informe. En el caso de que el control de calidad consista en la repetición de la inspección, se adjuntará a dicho informe el primer acta del control sobre el terreno y el acta de la repetición de dicho control Contexto del control sobre el terreno Este apartado recogerá datos generales del contexto en el que se lleva a cabo la inspección sobre el terreno, debiendo indicar, al menos: - Régimen de ayuda; - Normativa comunitaria que regula la medida; - Disposiciones de la Unidad controladora en relación con los controles (planes de control sobre el terreno), si existen; - Breve descripción de la medida y del tipo de control sobre el terreno; - Método de muestreo empleado para la selección de los expedientes a controlar sobre el terreno; - Justificación de la selección del expediente objeto del control de calidad, de acuerdo con el apartado 4.2; - Fecha y lugar del control sobre el terreno y, en su caso, del control de calidad. Respecto al método de muestreo empleado para la determinación de los expedientes a controlar sobre el terreno, se hará una valoración del mismo, teniendo en cuenta si: - la metodología está claramente establecida en instrucciones escritas; 4

7 - la muestra se selecciona antes de iniciar el control a partir del total de la población; - la muestra es suficientemente representativa del conjunto de la población Instrucciones y manuales para la ejecución del control Deberá evaluarse la validez y oportunidad de las instrucciones y manuales de procedimiento de que dispone el controlador, en particular, si éstos están actualizados y si cubren la totalidad de los procedimientos de control Personal controlador Respecto al personal encargado de efectuar los controles sobre el terreno se informará sobre los siguientes aspectos: - La existencia de conflicto de intereses; - La participación en la tramitación administrativa del expediente; - Los conocimientos adecuados a su ámbito de competencia; - La formación adicional necesaria para mantener sus conocimientos actualizados Desarrollo del control En esta fase se valorarán los siguientes aspectos de la ejecución del control sobre el terreno: - que la notificación previa se hace con la antelación estrictamente necesaria y en la misma figura: la naturaleza del control, la fecha de personación de los controladores y la información que se les debe facilitar, - que al inicio del control se identifican los controladores mediante acreditación al efecto y se informa al interesado sobre el control que se va a realizar, - que se pide la identificación a las personas presentes en el control, especialmente si han de firmar algún documento, - respecto a la documentación examinada, que se solicita copia o se toma referencia suficiente de la misma, - con carácter general, que se emplean los métodos y técnicas de control adecuados. En caso de no poder examinar íntegramente todos los elementos que integran el expediente y que se precise la selección de una muestra dentro de éste, se realizará una valoración de dicha selección conforme a lo indicado en el apartado para la selección del expediente. 5

8 Actas de control sobre el terreno Se comprobará que el modelo de acta de control contiene, al menos, la siguiente información: - Lugar y fecha de realización del control; - Identificación del expediente objeto del control; - Identificación de las personas presentes, con indicación de las que participan en calidad de controlador; - Recepción de la notificación del control; - Objeto del control; - Método de muestreo utilizado, en su caso; - Comprobaciones que se realizan y resultado de las mismas; - Manifestaciones del interesado, en su caso. En caso de que el control de calidad se lleve a cabo acompañando al inspector, en este apartado se verificará igualmente que el contenido del acta refleja correctamente todos los datos relativos al desarrollo del control sobre el terreno, o bien, si el control de calidad ha consistido en la repetición de un control previo, que los resultados en ambos controles son coincidentes Consecuencias administrativas del control En el informe del control de calidad se informará sobre la tramitación de las consecuencias administrativas que se deriven del resultado del control sobre el terreno. 5. RESULTADOS Y CONCLUSIONES DEL PLAN DE CONTROL Una vez finalizado el control de calidad, la Unidad responsable de su ejecución elaborará, en el plazo máximo de un mes, el informe al que se refiere el apartado 4.3 de la presente Instrucción General, y lo remitirá a la Subdirección General de Auditoría Interna. La Subdirección General de Auditoría Interna recopilará los informes de resultado del control de calidad y, para cada ejercicio, emitirá un informe final que recoja los principales resultados y conclusiones de la implementación del Plan para su comunicación a la Presidencia del FEGA y a las Unidades gestoras afectadas. 6

9 Cuando en la realización de un control se pongan de manifiesto deficiencias significativas se informará de ello a la Presidencia del FEGA y, en su caso, a la Unidad gestora competente, para que se adopten las medidas correctoras oportunas. En ejercicios sucesivos se intensificará el control sobre estas actuaciones o regímenes. EL PRESIDENTE, Fernando Miranda Sotillos DESTINO: Secretaría General y Subdirecciones Generales del FEGA, Abogacía del Estado e Intervención Delegada en el Organismo. 7

10 Estamos en Internet Nuestra página WEB es: Dirección: c/ Beneficencia, MADRID Tfno.: SUBSECRETARÍA

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