INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO AL SISTEMA DE BECAS (SISBEC) Instituciones Particulares

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO AL SISTEMA DE BECAS (SISBEC) Instituciones Particulares El presente instructivo es una guía para facilitar el acceso al Sistema de Becas, y posteriormente efectuar el registro de becarios de los diversos planteles particulares que ofrecen educación en el Estado de Veracruz.

2 a) Acceso al sistema Una vez que visualice el sistema debe proporcionar una cuenta de usuario y contraseña correspondiente. La clave de usuario corresponde a la clave que le proporcionara la subdirección de tecnologías de la información (misma cuenta + turno y contraseña de la plantilla escolar). Un ejemplo de la clave de la escuela + turno es: 30PPR1254K1. En la parte inferior de esta pantalla, se pondrán avisos o mensajes referentes al programa de becas. Posterior a que haya presionado el botón ingresar de la pantalla de bienvenida, se desplegara en pantalla el menú principal del sistema.

3 b) Menú principal del sistema El sistema se compone de las siguientes opciones de menú: convocatoria, formatos, movimientos, reportes e instrucciones, los cuales se describen a continuación: 1) Convocatoria.- A través de esta opción de menú, los usuarios podrán subir la convocatoria de su escuela. El requisito para completar esta operación, es que el archivo este elaborado en Microsoft Word o Acrobat Reader. Así mismo que el archivo sea denominado con la clave de la escuela, ejemplo: 30DPR1566T.DOC o 30DPR1566T.PDF. Si no se cumple con lo anterior, no se podrá concluir esta operación. Para subir la convocatoria debe hacer clic en el botón examinar, el cual dará lectura al archivo que se encuentra en el disco de su computadora. Posteriormente pulsar el botón enviar para subir el archivo en el servidor de becas.

4 2) Formatos.- Esta opción contiene formatos en PDF, los cuales contienen los instructivos de llenado para cada nivel educativo. Así mismo muestra información sobre el llenado del acta de asamblea y las instituciones que no tienen o no reportaron matrícula. Los formatos PDF muestran información referencial sobre el llenado de las becas, del acta de asamblea y de las escuelas sin matrícula. Dichos formatos se ven como en la siguiente pantalla.

5 3) Movimientos.- Esta opción de menú se conforma de las siguientes opciones: altas, acta de asamblea, bajas, sin alumnos inscritos y otros becarios. La opción altas está disponible para todos los niveles: inicial, básica, media superior y superior, los cuales y por normatividad presentaran diferencias en sus campos. A continuación se describe el registro para todos los niveles educativos. 3.1) Altas en educación inicial.- Esta opción realiza el alta o registro de un becario en educación inicial. De igual manera permite la actualización del becario o información general de la escuela. Para iniciar con el registro de los becarios, se requiere actualizar los datos de la institución: teléfono, correo, inscripción colegiatura, otros montos, Cuáles?, pertenece a guarderías SEDESOL o IMSS?, alumnos inscritos, total de becarios y acuerdo de incorporación. Después oprima el botón modificar datos para guardar los cambios en esta sección. Observe figura 3.a. Fig. 3.a Para dar continuidad a esta actividad proceda con el registro de las solitudes de las becas. Lo anterior se consigue cuando ingresa una CURP válida de 18 caracteres, seguido de pulsar el botón de la imagen de la lupa. Posteriormente ingrese los siguientes campos: primer apellido, segundo apellido, nombre, teléfono, correo, sexo, tipo, porcentaje de la beca, tiene otra beca, cuál?, grado y observaciones. Finalmente pulse el botón agregar para guardar la solicitud del becario.

6 Fig. 3.b Si el registro fue grabado exitosamente, este se visualizara como en la tabla de la Fig. 3.b. En caso de error, entonces se deberá verificar que todos los campos hayan sido ingresados o digitados correctamente. El procedimiento para actualizar el registro de un alumno (a) consiste en pulsar la imagen del lápiz. Con la acción anterior queda abierta esta sección para editar la información. Finalmente oprima el botón modificar para visualizar el cambio. Si se quiere editar la información de otro becario, repita los pasos anteriores. 3.2) Altas en educación básica.- Esta opción realiza el alta o registro de un becario en educación básica. De igual manera permite la actualización de los datos de la beca o datos generales de la escuela. Cada sesión tiene un botón para registrar o actualizar la información. Para iniciar con el registro de solicitudes de becas, se solicita actualizar los datos de la institución: teléfono, correo, inscripción, colegiatura, meses laborables, alumnos inscritos, total de becarios, número y acuerdo de incorporación, así como la autoridad que expide el acuerdo. Posteriormente oprima el botón modificar datos para grabar los cambios en esta sección. Observe figura 3.c. Fig.3.c Para dar continuidad a esta actividad, proceda ahora con el registro de las solicitudes de las becas. Lo anterior se logra ingresando una CURP válida de 18 caracteres y pulsando el botón de la imagen de la lupa. Después valide los datos que el sistema despliega en pantalla: primer apellido, segundo apellido, nombre, teléfono, correo, sexo, tipo, porcentaje de la beca, tiene otra beca, cuál?, grado y observaciones. Ahora verifique que están correctos los datos ingresados y pulse el botón agregar para guardar el registro de la beca.

7 Fig.3.d Si el registro fue ingresado exitosamente, este se visualizara como en la tabla de la Fig. 3.d. En caso contrario o de fallo, entonces se deberá verificar que no falte campo algún campo o que estén digitados correctamente. El procedimiento para actualizar el registro de un alumno (a) consiste en pulsar la imagen del lápiz. Con la acción anterior queda abierta esta sección para editar la información. Por último oprima el botón modificar y guarde el cambio. Si se quiere editar la información de otra beca, repita los pasos anteriores. 3.3) Altas en educación media superior.- Esta opción realiza el alta o registro de un becario en educación media superior. De igual manera permite la actualización de los datos de la beca o datos generales de la escuela. Cada sesión tiene un botón para registrar o actualizar la información. Para iniciar con el registro de solicitudes de becas, se solicita actualizar los datos generales de la institución: teléfono, correo, periodo reportado (inicio y término), meses que laboran, otros montos (opcional), cuales (opcional), su escuela trabaja de manera, total de alumnos, total de becarios, número, fecha y autoridad que expidió el acuerdo. Después pulsar el botón modificar datos para guardar los cambios en esta sección. Observe figura 3.e. Fig. 3.e. Para dar continuidad a esta actividad, proceda ahora con el registro de las solicitudes de las becas. Lo anterior se logra ingresando una CURP válida de 18 caracteres y pulsando el botón de la imagen de la lupa. Después proceda con el llenado de los datos siguientes: primer apellido, segundo apellido, nombre, teléfono, tipo, correo, sexo, porcentaje de la beca, tiene otra beca, cuál?, grado y observaciones. Finalmente verifique que están correctos los datos ingresados y oprima el botón agregar. Con esto estará guardando el primer registro de una beca.

8 Fig. 3.f Si el registro fue grabado exitosamente, este se visualizara como en la tabla de la Fig. 3.f. En caso de fallo, revise que todos los campos hayan sido ingresados o digitados correctamente. El procedimiento para actualizar el registro de un alumno (a) consiste en pulsar la imagen del lápiz. Con la acción anterior queda abierta esta sección para editar la información. Posteriormente haga clic en el botón modificar y así visualizar el cambio. Si se quiere editar la información de otra beca, repita los pasos anteriores. 3.4) Altas en educación superior.- Esta opción realiza el alta o registro de un becario en educación media superior (PSU). De igual manera permite la actualización de los datos de la beca o datos generales de la escuela. Cada sesión tiene un botón para registrar o actualizar la información. Para iniciar con el registro de solicitudes de becas, se solicita actualizar los datos generales de la institución: teléfono, total de alumnos inscritos en la institución, total de alumnos inscritos en la escuela, total de becarios en la escuela, meses que trabajan en el año, escuela trabaja de manera, otros montos, programas activos y programas inactivos. Ahora pulse el botón modificar datos para grabar los cambios en esta sección. Observe figura 3.g. Fig. 3.g Para dar continuidad a esta actividad, proceda ahora con el registro de las solicitudes de las becas. Lo anterior se logra ingresando una CURP válida de 18 caracteres y pulsando el botón de la imagen de la lupa. Después proceda con el llenado de los datos siguientes: primer apellido, segundo apellido, nombre, teléfono, tipo, correo, porcentaje de la beca, sexo, tiene otra beca, cuál?, nombre del programa, acuerdo del programa, modalidad, semestre, inscripción, colegiatura, colegiaturas a cubrir en el año, turno, y observaciones. Por último

9 verifique que estén correctos los datos ingresados y oprima el botón agregar. Con esto estará guardando el primer registro de una beca. Repita estos pasos para agregar otro becario (a). Fig.3.h Si el registro fue grabado exitosamente, este se visualizara como en la tabla de la Fig. 3.h. En caso de fallo, revise que todos los campos hayan sido ingresados o digitados correctamente. El procedimiento para actualizar el registro de un alumno (a) consiste en pulsar la imagen del lápiz. Con la acción anterior queda abierta esta sección para editar la información. Posteriormente haga clic en el botón modificar y así guardar el cambio. Si se quiere editar la información de otra beca, repita los pasos anteriores.

10 3.2) Acta de asamblea.- Esta opción registra el alta de asamblea, siendo requisito indispensable para obtener el acuse de recibo de la institución. Los datos que deben ser ingresados quedan ilustrados en la siguiente imagen: El botón agregar registra el acta de asamblea todas vez que se han ingresado los datos requeridos: total de alumnos inscritos, total de alumnos becados, presidente, secretario, vocal 1, vocal 2, vocal 3 (opcional), vocal 4 (opcional), vocal 5 (opcional), vocal 6 (opcional), fecha de inicio, fecha de término, solicitudes aprobadas, solicitudes rechazadas, fecha de asamblea, requisitos para la obtención de la beca (al menos 3), tipos de beca que se otorgan (al menos uno), promedio general mínimo solicitado, reglamento interno y datos del participante. Todos los campos que no son opcionales deben ser ingresados, de lo contrario no podrá registrarse el acta de asamblea. El botón modificar actualiza los datos registrados en el acta de asamblea, así como los datos del participante. 3.3) Bajas.- Esta opción se utiliza para eliminar alumno (s) que contengan error en sus datos.

11 Para dar de baja un becario es necesario ingresar una CURP de 18 caracteres. Posteriormente oprimir el botón de la lupa para buscar el registro. Si el sistema encuentra los datos de la CURP ingresada, entonces desplegara sus datos en pantalla. Después oprimir el botón dar de baja, y así confirmar la acción de borrar. De no encontrar el alumno (a) emitirá un mensaje como el siguiente: el alumno (a) no se encuentra en su institución o no está registrado en la base de datos. El botón limpia reinicia una nueva orden y limpia los campos. El botón del lápiz se utiliza para actualizar los datos del participante (mismo mecanismo del alta de becarios). El botón de la X se usa para eliminar un participante del acta de asamblea. 3.4) Sin alumnos inscritos. Esta opción de menú está desarrollada para las escuelas privadas que no tienen registrados alumnos en el presente ciclo escolar. Los datos que deben ser ingresa son: quién elabora?, quién autoriza?, motivos por el cual se omite el reporte de becarios, nombre de la primera y segunda especialidad sin alumno, especialidad activas, programas incorporados a la SEV, programas incorporados a la SEP, programas incorporados a otros, y las observaciones. El botón guardar registra el formato de escuela sin población estudiantil inscrita. El botón imprimir emite un reporte con los datos reportados por la institución. El botón cerrar cierra este formulario. 3.5) Otros becarios.- Esta opción ha sido deshabilitada.

12 4) Instrucciones.- Esta opción de menú muestra información sobre las consideraciones generales para el otorgamiento de becas en Instituciones Particulares. 5) Reportes. Esta opción de menú genera los reportes siguientes: acta de asamblea, becarios por escuela y acuse de recibo. 5.1 Reporte del Acta Asamblea. Para generar este listado verifique que el nombre del director actual sea el correcto, en caso contrario puede editar este campo para modificarlo. Nota: Esta opción no actualiza al director en el catálogo de maestros, solo se actualiza para fines de impresión.

13 El botón visualizar despliega el reporte en pantalla. 5.2 Reporte de Becarios. Esta opción genera el listado de becarios registrados por su institución. Pulse el botón visualizar para ver el reporte. 5.3 Acuse de recibo. Para imprimir el acuse recibo verifique que el nombre del director actual sea el correcto, en caso contrario puede ingresar el nombre correcto. Nota: Esta opción no actualiza al director en la plantilla de maestros, solo se modifica para fines de generar el listado. El botón visualizar genera y despliega el reporte en pantalla. 6) Créditos.- Despliega información de las autoridades de la Secretaría de Educación, así como lo teléfonos actuales.

14 Descripción de los campos: CURP.- Este campo corresponde a la clave única de registro de población, el cual es obligatorio para ingresarse. Apellido paterno.- Corresponde al primer apellido del alumno regular, el cual es obligatorio. Apellido materno.- Corresponde al segundo apellido del alumno regular, el cual es opcional. Nombre.- Corresponde al nombre del alumno regular, el cual es obligatorio. Grado a cursar.- Es el grado actual del alumno (a). De igual modo, es obligatorio. Tipo de beca.- Este campo se refiere al estatus de la beca, si el alumno es nuevo ingreso o si es renovante siempre y cuando obtuvo una beca en el ciclo anterior. Es campo obligatorio. %Beca.- Porcentaje de la beca que será asignado. Es campo es obligatorio. Sexo.- Seleccione H si es niño o M si es niña. Es campo obligatorio. Teléfono.- Este campo corresponde al número telefónico del alumno, el cual es Obligatorio. Correo.- Correo personal de alumno. Es opcional. Recomendaciones: - Es importante que se ingresen sólo datos numéricos en los campos: promedio, teléfono, código postal, número de dependientes del padre, madre o tutor, dependientes que estudian, así como ingreso familiar mensual; y de este modo evitar posibles errores en el registro de aspirante(s) de becas regulares. - Si al pulsar el botón agregar o modificar le aparece el símbolo asterisco (*), quiere decir que falta ingresar ese campo para continuar con el registro. - Debe tener instalado Acrobat Reader. - Si el reporte muestra que se está cargando y no lo visualiza en pantalla, entonces cierre el explorador y habrá sesión nuevamente sesión con el navegador Internet Explorer 7, 8, 9 o superior.