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1 REFWORKS FORMAS DE ACCESO Se accede pinchando en la opción Gestor bibliográfico Refworks del menú Aprendizaje e Investigación de la página WEB de la BURJC: Los usuarios que se conecten por primera vez deberán registrarse y obtener así una cuenta personal en la que se tendrá que introducir un nombre de usuario y la contraseña. Se podrá acceder: o Desde los ordenadores de la URJC, para registrarse como usuario y/o gestionar una cuenta o Desde fuera de la URJC a través de la red VPN (solo para registrarse como usuario) o Desde fuera de la URJC sin red VPN para gestionar una cuenta ya creada

2 CREAR NUESTRA CUENTA PERSONAL Desde ordenadores de la URJC y o a través de la red VPN si estamos en un ordenador fuera de la URJC. Un mismo usuario puede crear varias cuentas en Refwoks cambiando el nombre de usuario 1

3 IMPORTAR Y AÑADIR REGISTROS A REFWORKS IMPORTAR REGISTROS DESDE BRAIN Realizaremos una búsqueda en BRAIN, guardaremos las referencias que nos parezcan pertinentes en la carpeta que se crea automáticamente con este fin, denominada Elementos guardados, la abriremos y seleccionaremos la opción: exportar a Refworks. Al hacer la importación se abrirá una nueva ventana en Refworks en la que se nos ofrece la siguiente información: Sobre el registro de importación: fecha, proveedor, etc. Opción de comprobar si se han producido duplicados exactos o casi exactos, ya que podemos importar registros de diferentes fuentes Ver la carpeta de última importación. Esta carpeta es una carpeta viva, es decir va cambiando con cada nueva importación que realicemos. 2

4 IMPORTAR REGISTROS DE OTRAS FUENTES Desde Google académico Antes de hacer la búsqueda será necesario ir a configuración y elegir Gestor de Bibliografía Refworks: 3

5 Haremos la búsqueda y veremos que, en el resultado, en cada registro, nos aparecerá la posibilidad de importar registros a Refworks. Como no nos ofrece la posibilidad de realizar la importación en bloque, deberemos ir eligiéndolos de uno en uno. Estos registros pasarán a la carpeta Última importación y las anteriores referencias, si es que no las hemos ido organizando en otras carpetas, quedarán en la carpeta Referencias que no están en ninguna carpeta. Desde la opción Referencias Podemos elegir exportar nuestras referencias o importarlas desde otras fuentes y/o gestores compatibles con Refworks. 4

6 Si elegimos Importar, una vez abierto el nuevo cuadro de dialogo en el menú superior, nos ofrece una LISTA DE FILTROS Y BASES DE DATOS compatibles con Refworks. Importación indirecta (Ejemplo Pubmed) Algunos recursos de información no permiten una importación directa, y se requiere un paso intermedio para incluir sus referencias en Refworks. Vamos a poner como ejemplo la base de datos Pubmed: 1. Entraremos en la base de datos de Pubmed 2. Realizaremos la búsqueda 3. Elegiremos las referencias que nos interesen 4. Elegiremos enviarlas 5. A un gestor de correo 6. Nos creará un nuevo archivo que se almacenará en nuestro ordenador 5

7 Iremos ahora a Refworks, abriremos la opción Importar en el menú Referencias Seleccionaremos del desplegable la fuente de los datos que vamos a importar, (NLM Pubmed), el archivo que hemos descargado con las referencias elegidas, (citations.nbib) y lo incluiremos en nuestro Refworks pulsando sobre importar 6

8 Refworks abrirá una nueva ventana con la información de la importación realizada. Si previamente no hemos seleccionado que nos incluya estas referencias en una carpeta determinada, las incluirá en la carpeta Ultima importación. En caso contrario las incluirá en la carpeta que hayamos seleccionado Las referencias importadas desde Pubmed tienen un icono una información más amplia sobre la misma. que, al pincharle, nos ofrece 7

9 Añadir un nuevo registro de forma manual Si tenemos un artículo de revista o la referencia de un libro en papel y queremos incluirlo en nuestra bibliografía, tenemos dos opciones: Buscarlo en BRAIN y seguir los pasos que se han descrito anteriormente. Crear una nueva referencia en Refworks. Para ello pincharemos en nueva referencia o desplegamos del menú superior referencias y elegimos Nueva referencia. Procederemos entonces a rellenar todos los campos y a guardarlos: En este apartado podemos incorporar una imagen o un fichero.pdf a nuestra cita eligiendo rellenar la opción Adjuntos. 8

10 DUPLICADOS Y SU ELIMINACIÓN Cuando se han realizado importaciones desde diferentes fuentes, es probable que se hayan ido creando duplicados. Para eliminarlos iremos a la opción Ver, del menú superior, nos ofrecerá dos opciones: duplicados exactos : nos mostrará el listado con los duplicados señalados y los podremos borrar con un solo clic en el aspa superior o de uno en uno en el aspa individual de cada referencia. duplicados casi exactos : nos aparecerán señalados, aunque tendremos que comprobar uno a uno si son duplicados, antes de eliminarlos. 9

11 CARPETAS Y SUBCARPETAS Cuando el número de referencias incluidas en Refworks es elevado, es recomendable organizar las referencias en carpetas y subcarpetas. El número de ambas es ilimitado. CARPETA ÚLTIMA IMPORTACIÓN Es una carpeta fija y temporal, contiene las referencias recién importadas y su contenido varía en función de las nuevas importaciones. Es una carpeta que se puede vaciar de contenido pero que no se puede eliminar. NUEVA CARPETA Y SUBCARPETA Podremos ir creando carpetas y subcarpetas para organizar nuestras referencias, bien pulsando en las diferentes opciones que aparecen en las imágenes, bien haciendo click con el botón derecho del ratón sobre la carpeta en la que queramos crear subcarpetas 10

12 En el caso de querer crear una nueva carpeta teniendo una referencia ya seleccionada utilizaremos la opción siguiente: INCLUIR REFERENCIAS EN CARPETAS O SUBCARPETAS Para incluir una referencia en una carpeta ya creada, pincharemos, con la referencia seleccionada, en la opción anterior y ahí en la carpeta que queramos. Podemos también arrastrar la referencia seleccionada hasta la carpeta que queramos, pinchando en la zona gris. Una referencia puede formar parte de varias carpetas. EXCLUIR REFERENCIAS DE UNA CARPETA Posicionarse sobre la carpeta correspondiente, seleccionar la cita a excluir, y pinchar en el botón sacar de la carpeta 11

13 COMPARTIR CARPETAS Existe la posibilidad de compartir una o varias carpetas con otros usuarios de Refworks. Hay que pinchar en la pestaña organizar y compartir carpetas, pinchar en el icono del sobre con una flecha y en el botón compartir. Se nos crea automáticamente una url fija con las referencias de la carpeta compartida. Se establecen los límites a la hora de compartir una carpeta con otros usuarios (solo visualizar, incluir textos completos, etc.) y se pincha en guardar 12

14 Se posiciona cursor sobre el icono de la carpeta compartida (un sobre con un muñeco) y con el botón derecho del ratón pinchamos en enviar la url por correo electrónico. OPCIONES PARA GESTIONAR NUESTRAS REFERENCIAS VER Esta opción nos permite examinar todas las referencias que tenemos grabadas. 13

15 BUSCAR Refworks crea una base de datos con todas nuestras referencias. En esta opción podemos realizar las búsquedas pertinentes por el campo que deseemos. BIBLIOGRAFÍA En esta opción crearemos la bibliografía en el formato bibliográfico deseado. También podremos pre visualizar los formatos bibliográficos en los distintos tipos de documento. HERRAMIENTAS En esta opción deberemos descargarnos Write-N-cite para que cuando estemos redactando nuestro trabajo nos aparezca en Word la opción de ProQuest en el menú superior para luego poder introducir las citas. Hablaremos más delante de forma más amplia de cómo utilizar esta herramienta. 14

16 EDICION DE REFERENCIAS Las referencias se pueden editar de forma global ofreciéndonos las siguientes opciones: añadir, mover, borrar, o substituir Pueden también modificarse de forma unitaria en el icono editar de cada referencia.en esta opción podemos modificar todos los campos, incluirla en una carpeta o sacarla de ella y añadir un adjunto, ya sea una imagen o un.pdf. Como máximo nos permite subir archivos de hasta 20 megas cada vez, hasta completar los cinco gigas de los que consta nuestra cuenta. Aparecerá entonces un clip al lado de la referencia que indica que tiene un adjunto y en el apartado Estadísticas la cantidad de gigas almacenados. 15

17 BORRAR REFERENCIAS Al igual que en el caso anterior, se puede hacer de forma global, seleccionando las referencias que quiero eliminar o de forma unitaria, pulsando en el icono del aspa de cada una de ellas. RECUPERAR LOS REGISTROS BORRADOS En el caso de que quiera recuperar algún registro que he borrado, desplegando la opción ver del menú elijo Referencias eliminadas, veo el listado, selecciono la que me interese y hago clic en el icono de las flechas: 16

18 ORDENACION DE LAS REFERENCIAS Podemos ordenar las referencias por todos los campos que aparecen en el desplegable. VISUALIZACION DE LAS REFERENCIAS 17

19 El icono es el visualizador de citas bibliográficas en Refworks. El icono nos muestra la referencia completa, pudiendo editarla, duplicarla o borrarla. 18

20 Puedo poner en favoritos una referencia seleccionando el icono referencias en la carpeta denominada Mi lista., pudiendo consultar estas INFORMACION QUE APARECE EN CADA REFERENCIA En cada referencia nos aparecerá la siguiente información: ID Ref: es un número de importación, nos lo da Refworks de forma automática y no se puede modificar Autor o autores del artículo de revista Título del artículo de revista Fuente: Revista a la que pertenece Carpeta o subcarpeta en la que está incluida esa referencia Enlace a texto completo: Esta opción nos la ofrece siempre de forma automática, pero no siempre podremos acceder al texto completo. Únicamente será real, si la Biblioteca tiene suscrita la fuente a texto completo. En el caso de que tenga un adjunto aparecerá el icono de un clip, que al pincharlo nos llevará a dicho adjunto COPIA DE SEGURIDAD Y RESTAURAR En el menú herramientas clickar la opción copia de seguridad y restaurar 19

21 Elegir la opción copia de seguridad o restaurar, y aplicar los criterios de selección que interesen 20

22 21

23 USO DE LA HERRAMIENTA WRITE-N-CITE 4 Para conseguir que en nuestro procesador Word nos aparezca en el menú de la barra superior la opción ProQuest, que es la opción que después nos permitirá incluir las citas en nuestro trabajo, deberemos descargar Write-N-cite, tal y como hemos explicado más arriba. Eligiendo dicha opción, nos ofrecerá descargarnos Write-N-Cite, también para diferentes versiones de Word y para Mac. En caso de que lo necesitemos, elegiremos la que más nos convenga y seguiremos las instrucciones de la descarga. Write-N-Cite no vale para OpenOffice Conseguiremos de esta forma que en nuestro procesador de texto aparezca una pestaña llamada Proquest a la derecha del menú superior, que nos posibilitara insertar y gestionar nuestras citas e incluir la bibliografía. 22

24 En el caso de que en nuestro procesador de texto no aparezca dicha opción, puede que éste elemento esté deshabilitado y haya que activarlo. Para ello deberemos ir a archivo, elegir opciones, complementos y buscar ahí que la herramienta Write-N-Cite aparezca en complementos de aplicaciones activas. Si no apareciese la activaríamos seleccionando en administrar de la parte inferior Complementos COM. Al finalizar cerraríamos Word para guardar los cambios. 23

25 INSERTAR Y MODIFICAR CITAS Al abrir de nuevo nuestro procesador de texto, hay que iniciar la sesión en Proquest y rellenar los datos del formulario refworks. De esta forma lo primero que hará Word será sincronizarse con la base de datos de nuesta bibliografía en Refworks 24

26 Una vez que hayamos sincronizado nuestra base de datos, toda la bibliografía se descargará en nuestro ordenador, por lo que podremos trabajar sin necesidad de tener que tener una sesión abierta de Refworks en Internet. Incluso podríamos desconectar Internet porque todas nuestras citas de Refworks están ya dentro de nuestro Word. RECORDAD QUE: La opción Sincronizar mí base datos la deberemos realizar siempre que realicemos algún cambio en Refwoks. Comenzaremos a redactar nuestro trabajo y si queremos insertar una cita seguiremos los siguientes pasos: Seleccionaremos el formato bibliográfico que necesitemos, por ejemplo Uniform Siempre se puede cambiar el formato bibliográfico de un documento. Señalando el nuevo formato el documento cambia automáticamente. Iremos al botón insertar cita, elegiremos una carpeta, seleccionaremos la referencia que queremos y veremos que nos aparece en la ventana inferior. En el caso de que queramos insertar en esa misma cita otra referencia pulsaremos sobre el + y aceptaremos. La cita aparecerá en nuestro documento: 25

27 Las referencias bibliográficas aparecen organizadas de la misma forma que en Refworks. Desde Write N Cite no se pueden ni incluir ni eliminar ninguna referencia y/o carpeta. Hay que hacerlo desde Refworks, y volver a sincronizar ambas herramientas. Podemos insertar citas múltiples, es decir que incluyan más de una referencia bibliográfica en cada una de ellas, y veremos como las numera y reagrupa: 1, 2-4, 5. 26

28 En el caso de querer borrar una cita, la eliminaría y con la opción Reapply output style, reposicionaría todos los números de las citas tanto en nuestro trabajo, como en la bibliografía. Para insertar citas en medio de las ya creadas, nos posicionaríamos en el lugar en el que tendríamos que insertarlas y aceptaríamos. Con esta opción se recolocarían de nuevo todas las citas al igual que en la caso anterior, tanto en nuestro trabajo como en la bibliografía, esta vez sin necesidad de pulsar ninguna opción. Write N Cite también permite crear citas al pie de página 27

29 CREAR BIBLIOGRAFIA Cuando hayamos finalizado de insertar las citas en nuestro trabajo, podremos crear nuestra Bibliografía de dos formas: Desde el propio documento, clicando en el botón opciones de bibliografía del menú superior y ahí eligiendo insertar bibliografía. La bibliografía con las referencias que hemos ido seleccionando se creará en el lugar en el que hayamos puesto el cursor, con el formato que hayamos elegido previamente. 28

30 Desde Refworks clicando en cualquiera de los dos botones del menú. Aquí deberemos seleccionar el formato y el tipo de archivo, lo habitual es Word para Windows o para Mac. Podremos seleccionar: todas nuestras referencias, solo las que hayamos seleccionado previamente o solo una página. A continuación pulsaremos sobre el botón de Crear bibliografía Nos creará entonces un listado con todas las referencias que teníamos incluidas en Refworks, de la carpeta que hayamos seleccionado y con el formato que hayamos elegido en un documento Word aparte. 29

31 Si guardo el documento dos veces, me aparecerá en Refworks una nueva carpeta llamada documents, que contendrá una subcarpeta con todas las referencias que haya utilizado en mi trabajo. 30

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