DIRECTRICES APLICABLES AL PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS DE EDESUR S.A.
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- Virginia Gutiérrez Zúñiga
- hace 7 años
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1 DIRECTRICES APLICABLES AL PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS DE EDESUR S.A. 1. INTRODUCCIÓN Edesur es consciente de que un Programa de prevención de riesgos en cuestiones delictuales puede constituir un valioso instrumento para que todas las personas que trabajan en nombre de Edesur sean conscientes de su deber de comportarse de manera justa y transparente para evitar el riesgo de que se cometan Delitos e Infracciones Administrativas. En relación con esto es importante la identificación de los comportamientos que se esperan de todos los empleados, directores, auditores oficiales, directivos (en adelante, "los Miembros Societarios") y en su caso consultores, contratistas, socios comerciales, agentes, proveedores (en adelante, "Terceros" y, junto con los Miembros Societarios, "los Destinatarios"). Las normas de comportamiento se integran con las del Código Ético y el Plan de de Prevención de Corrupción aprobados por Edesur. En el Código Ético se expresan las responsabilidades y compromisos de tipo ético asociados al desempeño delas actividades comerciales y operaciones societarias por parte de los empleados. El Plan de Prevención de Corrupción fue aprobado por Edesur para dejar patente su compromiso de luchar contra la corrupción, de acuerdo con el décimo principio del Pacto Mundial1, aplicando los criterios de transparencia que recomienda Transparency International. 1 Promovido por las Naciones Unidas en julio de 2000 mediante instrucción directa del Secretario General, pretende acoger al mundo empresarial en una nueva forma de colaboración con las Naciones Unidas mediante su adhesión a 10 principios universales pertenecientes a los ámbitos de los derechos humanos, la protección de los trabajadores y del medio ambiente y la lucha contra la corrupción (
2 Diversos acuerdos internacionales, como el Convenio de Bruselas de 26 de julio de 1995 relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, el Convenio de Bruselas de 26 de mayo de 1997 relativo a la lucha contra los actos de corrupción en los que estén implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de los Estados miembros de la Unión Europea, y el Convenio de la OCDE de 17 de diciembre de 1997 sobre lucha contra la corrupción de los agentes públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales, así como regulación específica en diversos países han puesto el foco en las medidas y programas que puedan implementarse para prevenir la comisión de delitos en nombre o a beneficio de entidades, (i) por personas físicas que ocupen un cargo de representación, administrativo o de gestión en la sociedad o en cualquiera de sus sucursales o unidades de negocio, y por personas físicas que, también de facto, administren y controlen sus órganos, así como (ii) por personas físicas sometidas a la gestión o supervisión de cualquiera de tal sociedad, sucursales o unidades de negocio. En cuanto al tipo de delitos se refieren son, entre otros, los siguientes: Delitos penales contra entidades públicas o administrativas (malversación de fondos públicos, nacionales o comunitarios; obtención ilícita de subvenciones del Estado o la Unión Europea; extorsión por parte de un cargo público; soborno para que un cargo público cometa un acto lícito o contrario a sus deberes oficiales; inducción a aceptar sobornos; soborno en un proceso judicial; fraude contra el Estado, otro organismo público o la Unión Europea; fraude con agravantes para obtener subvenciones públicas; fraude contra el Estado u otro organismo público por medios electrónicos). Delitos societarios (contabilidad fraudulenta; folletos fraudulentos; informes o comunicaciones fraudulentos emitidos por auditores externos; obstrucción a las inspecciones; distribución ilícita de capitales; reparto ilegal de beneficios o reservas; operaciones ilegales con acciones o participaciones de la sociedad o la sociedad dominante; operaciones perjudiciales para los acreedores; ausencia de comunicación de conflictos de intereses; formación ficticia de capital; reparto ilícito de elementos patrimoniales sociales por parte de liquidadores; influencia ilegal sobre la junta de accionistas; manipulación de valores; obstrucción al desempeño de las funciones de las autoridades públicas de supervisión). Delitos de terrorismo y subversión del orden democrático (asociaciones de promoción del terrorismo, también internacional, o subversión del orden democrático; apoyo a organizaciones terroristas o subversivas; reclutamiento para actos de terrorismo nacional o internacional; formación para la perpetración de actos de terrorismo nacional o internacional; actos de terrorismo; atentados con fines terroristas o subversivos; actos de terrorismo con artefactos explosivos o letales; secuestro con fines terroristas o de subversión del orden democrático; inducción a la comisión de delitos contra el Estado; conspiración política mediante acuerdos y asociaciones; formación de y participación en banda armada; apoyo a conspiradores o miembros de banda armada; delitos terroristas según lo previsto en las leyes especiales: parte de la legislación italiana promulgada en los años setenta y ochenta con el objeto de luchar contra el terrorismo; delitos, distintos de los tipificados en el Código Penal y en las leyes especiales, que contravengan lo dispuesto en el art. 2 del Convenio de Nueva York de 8 de diciembre de 1999). Delitos contra las personas (colocar o mantener a una persona en condiciones de esclavitud o servidumbre, posesión de material pornográfico, pornografía virtual, turismo con fines de explotación de la prostitución infantil, trata de seres humanos, compraventa de esclavos). Abuso de mercado como delito penal o infracción administrativa (tráfico de información privilegiada, manipulación del mercado). Homicidio y lesiones personales por negligencia, graves o muy graves, cometidos en contravención de las leyes en materia de salud y seguridad (homicidio; lesiones personales por negligencia, graves o muy graves). Delitos de blanqueo de capitales (blanqueo de capitales; inversión de capitales, bienes o ganancias de origen ilícito; aceptación de bienes robados).
3 Delitos relativos a las tecnologías de la información (por ejemplo, falsificación de documentos de procesamiento de datos, acceso no autorizado a sistemas de procesamiento de datos, daños a la información y sistemas de procesamiento de datos, interceptación, interferencia o interrupción ilegales de una comunicación desarrollada por medios informáticos). Delitos de conspiración delictiva (por ejemplo, crimen organizado, extorsión sistemática de tipo mafia). Delitos contra la industria y el comercio (por ejemplo, perturbación de las actividades industriales o comerciales, fraude comercial, venta de bienes falsificados). Derechos de propiedad intelectual (por ejemplo, distribución comercial, importación, venta o posesión de programas protegidos por licencia, uso ilegal de bases de datos). Edesur decidió adoptar e implementar efectivamente un programa de prevención apropiado para evitar a comisión de delitos en los términos de las directrices contenidas en la presente: a) Solicitar a la Auditoría Interna el diseño del programa y su implementación. b) Encomendar a la Auditoría Interna (en adelante, "el Órgano de Control"). la tarea de supervisar el desarrollo y la observancia del programa de adecuación así como su actualización con facultades independientes en cuanto a iniciativa y control El programa debe: 1. identificar las actividades en relación con las cuales podrían cometerse delitos e infracciones administrativas; 2. prever protocolos específicos al objeto de planificar la toma y la implantación de las decisiones de la persona jurídica en relación con los delitos e infracciones Administrativas; 3. definir procedimientos de gestión de los recursos financieros adecuados para prevenir la comisión de tales delitos e infracciones administrativas; 4. contemplar una obligación de mantener al órgano de control informado en todo momento sobre el desarrollo y la observancia del programa de adecuación; 5. introducir un sistema disciplinario interno adecuado al objeto de sancionar las conductas que contravengan las disposiciones recogidas en el programa de adecuación. Para ello, primero se deberá: Identificar los ámbitos de la actividad en cuyo contexto, según considere, pudieran cometerse Delitos e Infracciones Administrativas (en adelante, "Ámbitos de Riesgo"); Identificar las conductas relevantes que la totalidad de los Miembros Societarios y cuando así se explicite Terceros deban observar al objeto de: - evitar comportamientos que pudieran constituir alguno de los Delitos e Infracciones Administrativas que se describen con anterioridad; y - evitar comportamientos que, si bien por sí mismos no constituyan alguno de los Delitos e Infracciones Administrativas que se describen con anterioridad, pudieran llegar a hacerlo. aplicar el sistema disciplinario correspondiente para sancionar los casos de inobservancia de dichas conductas; fijar un mecanismo de provisión de información especial al objeto de permitir que los Miembros Societarios que tengan constancia de cualquier anomalía en relación con la comisión de alguno de los Delitos e Infracciones Administrativas que se mencionan en la presente puedan informar de inmediato al Organo de Control;
4 organizar actividades de formación para todo el personal para velar por la difusión y correcta comprensión del Programa, los Ámbitos de Riesgo y las conductas relevantes. Y, por su parte, el Organo de Control deberá: Velar por la adecuada difusión del contenido del Programa, los Ámbitos de Riesgo y las conductas en Edesur; Realizar seguimientos de las conductas en los Ámbitos de Riesgo por medio de mecanismos de análisis adecuados; Velar por la adopción de la totalidad de medidas disciplinarias al objeto de sancionar todo caso de inobservancia de las normas fijadas; Informar de forma periódica a los órganos de gobierno de Edesur, acerca de todas las actividades relevantes desarrolladas al amparo Programa; Informar de forma periódica a los órganos de gobierno de Edesur, de toda infracción del Programa de la que tenga constancia. Edesur otorgará formalmente al Organo de Control todos los poderes, facultades, independencia y medios necesarios (como, por ejemplo, recursos humanos y financieros adecuados) en aras del efectivo desempeño de sus tareas. 2. Y A continuación, se enumeran los principales Ámbitos de Riesgo y las conductas relevantes. La lista tiene fines de referencia, únicamente, y no exime a Edesur de llevar a cabo su propia evaluación de riesgo y definir, consiguientemente, sus directrices en materia de conductas íntegras. a) Delitos contra entidades públicas o gubernamentales. El núcleo empresarial de Edesur se asienta sobre relaciones de envergadura con administraciones públicas y gobiernos nacionales, estatales y locales (en adelante, "las Autoridades Públicas"). En el desarrollo de dichas relaciones con estas entidades y sus representantes, Edesur se compromete a actuar con integridad y honradez, y observar todas las normativas y leyes que resulten de aplicación. Puede que, en la práctica, todos los Miembros Societarios traten con funcionarios o empleados públicos, o trabajadores de agencias gubernamentales. Al tratar con dichos empleados y funcionarios públicos, deberán actuar en todo caso con integridad, honradez, respeto y honestidad profesional. - relaciones entre Edesur incluso a través de consultores o socios y las Autoridades Públicas; - participación, incluso de manera conjunta con un socio extranjero, en concursos o negociaciones directas convocadas por Autoridades Públicas para la concesión de contratos, servicios de suministro u otros servicios, concesiones, asociaciones o activos; - participación incluso mediante la concesión de un acuerdo de representación o de consultoría específico a un tercero en procedimientos relativos a la obtención de financiación, aportaciones o préstamos de una agencia pública, y su uso real; - participación en procedimientos para obtener permisos especialmente importantes de una Autoridad Pública, en concreto, en aquellas zonas caracterizadas por no contar con normas de transparencia adecuadas (a tales efectos, deberá valorarse el riesgo país y tener en cuenta la calificación emitida por Transparency International).
5 Asimismo, de conformidad con lo estipulado en el Código Ético, se prohíbe expresamente que los Miembros Societarios y Terceros (en virtud de condiciones contractuales específicas): a) realicen obsequios pecuniarios a funcionarios públicos o a sus familiares; b) realicen obsequios o donaciones, o concedan otras ventajas de cualquier índole (promesas de empleo, etc.) a representantes de Autoridades Públicas más allá del habitual proceder corporativo (es decir, cualquier tipo de obsequio realizado o recibido que trascienda la cortesía o las prácticas empresariales normales o, en cualquier caso, al objeto de recibir un trato privilegiado en el desempeño de una actividad empresarial). Los obsequios autorizados por Edesur siempre se caracterizan por su escaso valor monetario, por tener por objeto la promoción de iniciativas artísticas (por ejemplo, la distribución de libros de arte) o por revestir la imagen corporativa de Edesur y su Grupo; c) concedan servicios a consultores, socios y proveedores sin la debida justificación en el contexto de la relación contractual que se mantenga con ellos; d) abonen importes dinerarios a consultores, socios y proveedores sin la debida justificación en cuanto al tipo de concesión por satisfacer y las prácticas locales vigentes en cada momento; e) formulen declaraciones falsas ante Autoridades Públicas con el fin de recibir financiación pública, aportaciones o préstamos subvencionados; f) destinen los importes percibidos de agencias gubernamentales como, por ejemplo, fondos, aportaciones o préstamos, a fines diferentes para los que se hubieren concedido. Los siguientes principios resultarán de aplicación a los efectos de implantar las directrices de conducta anteriormente descritas: deberán aportarse pruebas fidedignas que den fe de todas las relaciones principales suscritas con Autoridades Públicas; todos los acuerdos de colaboración deberán suscribirse por medios escritos, en los que se especificarán todos sus términos especialmente, los de índole financiera en caso de licitación conjunta ; todas las concesiones realizadas a consultores independientes y todos los contratos suscritos con proveedores deberán perfeccionarse por medios escritos, en los que se especificarán todas las contraprestaciones y honorarios acordados; no se permitirá la realización de pagos en efectivo salvo en los casos en que concurran circunstancias excepcionales que, en todo caso, deberán documentarse de manera adecuada; toda la documentación remitida a autoridades públicas con el fin de obtener financiación, subvenciones o préstamos deberán contener exclusivamente información absolutamente real y, en los casos en que se obtengan tales fondos, subvenciones o préstamos, éstos deberán contabilizarse de manera adecuada; todos los supervisores encargados de desempeñar obligaciones relativas al desarrollo de estas actividades (liquidación de facturas, distribución de fondos estatales o percibidos de las autoridades, etc.) deberán prestar especial cuidado en la observancia de tales obligaciones e informar de inmediato al Órgano de Control de cualquier irregularidad de la que tuvieran constancia; deberán implantarse sistemas de evaluación adecuados en relación con la selección de agentes, consultores y demás personal, así como con la elección de socios con los que Edesur tenga la intención de
6 trabajar (por ejemplo, mediante una asociación temporal de empresas, una agrupación temporal, un consorcio, etc.) y que colaborará con Edesur en lo tocante a cualquier actividad que pudiera considerarse "de riesgo". El Órgano de Control podrá, en cada momento, publicar directrices o remitir sistemas de evaluación, que deberán ser objeto de consideración por parte de Edesur; toda conducta por parte de agentes, consultores y demás personal, y socios con los que Edesur tenga la intención de colaborar, que contravenga las directrices de conducta que se recogen en el presente documento podría dar lugar a la aplicación de mecanismos contractuales (como, por ejemplo, la resolución contractual) de conformidad con las estipulaciones que se recojan en las cláusulas específicas de cada trabajo o en el acuerdo de colaboración correspondiente. b) Delitos societarios. - elaboración de comunicaciones dirigidas a los accionistas o al público en general sobre ingresos y gastos, situación financiera o flujos de efectivo de Edesur y su Grupo, incluso cuando dichas comunicaciones no sean las de documentación contable de periódica difusión (estados contables, estados contables consolidados, informes trimestrales y semestrales); - gestión de las relaciones con la auditora encargada de llevar a cabo la auditoría de obligado cumplimiento legal de las cuentas; - elaboración de comunicaciones dirigidas a las autoridades de supervisión y gestión de las relaciones con dichos entes. Edesur deberá llevar libros, registros y cuentas de manera razonable y debidamente detallada y precisa al objeto de reflejar de manera fidedigna las operaciones y enajenaciones de activos que se lleven a cabo. Edesur deberá concebir y mantener un sistema de control interno que resulte adecuado para velar, razonablemente, porque: a) las operaciones se realicen al amparo de autorizaciones de carácter específico o general por parte de la directiva; b) las operaciones sean objeto de la debida contabilización en la medida necesaria para permitir la elaboración de estados contables de conformidad con los principios contables generalmente aceptados en vigor o cualquier otro criterio que resulte de aplicación a dichos estados; c) el acceso a dichos registros de operaciones sólo se permita cuando medien autorizaciones de carácter específico o general por parte de la directiva; y d) se observe el procedimiento previsto en el presente apartado al objeto de para velar por la razonable precisión e integridad de la información y los datos contenidos en los documentos mencionados anteriormente. Además, se prohíbe a Edesur llevar a cabo cualquier acción por ejemplo, la ocultación de documentación o el uso de otros medios fraudulentos que impida y, en cualquier caso, obstruya las tareas de comprobación y evaluación por parte de la auditora a la que se hubiere encargado la auditoría de obligado cumplimiento legal de las cuentas. Por último, Edesur deberá realizar las comunicaciones que remitan a las autoridades de supervisión públicas (de conformidad con la legislación local vigente) de manera correcta, íntegra, adecuada y puntual, y se abstendrán de trabarles, de cualquier modo, el desempeño de sus tareas, incluso en caso de inspección (por ejemplo, mediante oposición expresa, denegación infundada, conductas obstructivas o denegación de cooperación).
7 c) Delitos de terrorismo y subversión del orden democrático. - Operaciones financieras o comerciales con (i) personas físicas y jurídicas que residan en los países de riesgo recogidos en las denominadas "Listas de países" publicadas por agencias locales reconocidas, en su caso, o por agencias de índole internacional (por ejemplo, FATF-GAFI); o (ii) empresas controladas por tales personas. Edesur: a) no desarrollará, fomentará, causará ni participará en acciones que supongan delitos de terrorismo o subversión del orden democrático, o contra el gobierno del país en que opere; b) no utilizará la propia Sociedad ni ninguna de sus unidades organizativas, ni siquiera de forma ocasional, para permitir o facilitar la comisión de delitos de terrorismo o subversión del orden democrático, o contra el gobierno del país en que opere; c) no financiará, ni directa ni indirectamente, a aquellas personas que tengan intención de cometer delitos de terrorismo o subversión del orden democrático; d) prestará especial atención en el desarrollo de operaciones comerciales o financieras, ya sea directamente o a través de un intermediario, con representantes legales residentes en los "países de riesgo" recogidos en las denominadas "Listas de países" publicadas por agencias locales reconocidas, en su caso, o por agencias de índole internacional (por ejemplo, FATF-GAFI); e) no llevará a cabo operaciones con personas físicas o jurídicas de las que se tenga constancia que guardan relación con el terrorismo internacional (por ejemplo, porque sus nombres se encuentren en las denominadas "Listas de nombres" publicadas por agencias locales reconocidas, en su caso, o por agencias de índole internacional como, por ejemplo, la ONU, la UE o la OFAC); f) no aceptará ni encargará trabajos, ni llevará a cabo operaciones, que pudieran considerarse anómalos en cuanto a su objeto o que pudieran determinar el establecimiento o el mantenimiento de relaciones que pudieran considerarse anómalas en relación con la solvencia de la reputación de la contraparte; g) no concederá servicios a consultores, socios y proveedores sin la debida justificación en el contexto de la relación contractual que se hubiere suscrito con ellos; h) no abonará importes dinerarios a consultores, socios y proveedores sin la debida justificación en cuanto al tipo de trabajo encargado y las prácticas locales, y permitidas por la legislación que resulte de aplicación. d) Delitos contra las personas. - actividades productivas, incluidas la cooperación con terceros o la colaboración con empresarios locales en países caracterizados por un bajo nivel de protección de los derechos individuales conforme a las clasificaciones publicadas por organizaciones de renombre; - contratos con empresas que recurran a personal no cualificado de países caracterizados por un bajo nivel de protección de los derechos individuales conforme a las clasificaciones publicadas por organizaciones de renombre, y que no mantengan ya relaciones comerciales con Edesur. Los socios y los proveedores deberán asumir la responsabilidad de observar las obligaciones legales previstas en la legislación de los países en los que operen en materia de seguridad e higiene en el puesto de trabajo, y protección de los derechos de los niños y las mujeres, derechos de los sindicatos o, en cualquier caso, de asociaciones laborales y mecanismos de representación de los trabajadores. Edesur y sus socios deberán observar los requisitos legales locales en cuanto a edad mínima de trabajo.
8 e) Abuso de mercado. - gestión de información pública (relaciones con los inversores, analistas financieros y periodistas, y otros representantes de los medios de comunicación de masas) y organización de reuniones de cualquier tipo con dichas personas, y su participación en ellas; - gestión de información interna relativa a empresas que coticen en bolsa e instrumentos financieros relevantes (por ejemplo, datos sobre nuevos productos o servicios y mercados, datos contables de periódica difusión, datos relativos a previsiones y objetivos cuantitativos sobre rendimiento empresarial, fusiones y segregaciones, y nuevas operaciones especialmente significativas, es decir, conversaciones o acuerdos en cuanto a la adquisición o venta de activos de relevancia); - gestión de información interna relativa a derivados energéticos; - teóricamente, compra, venta o emisión u otras operaciones relacionadas con los instrumentos financieros de la empresa, o de terceros, o relacionadas con derivados energéticos que se negocien en mercados regulados. Se prohíbe expresamente que Edesur en relación con información interna: a) utilice información interna para negociar, directa o indirectamente, con instrumentos financieros, derivados energéticos o acciones emitidas con el objetivo de obtener ventajas personales o beneficiar a terceros u otras empresas del Grupo; b) revele información interna a terceros, salvo en los casos en que lo exija la legislación vigente u otras disposiciones normativas o contratos específicos en cuya virtud las contrapartes queden obligadas a utilizar la información únicamente con los fines acordados originalmente y a mantener su confidencialidad; c) recomiende a una persona llevar a cabo, a partir de información interna, la compra, la venta u otras operaciones relativas a instrumentos financieros, o la induzcan a ello. Además, se prohíbe expresamente que Edesur: - difunda información falsa o engañosa a través de los medios de comunicación, Internet incluido, u otros medios, al objeto de manipular los precios de las acciones, derivados o actividades subyacentes para que se den las circunstancias necesarias para llevar a cabo una operación prevista con anterioridad por el sujeto que difunda la información en cuestión; - lleve a cabo operaciones de compraventa de instrumentos financieros contraviniendo la normativa en cuanto abuso de mercado. f) Homicidio y lesiones personales por negligencia, graves o muy graves, cometidos en contravención de las leyes en materia de seguridad e higiene. - Cualquier actividad que se lleve a cabo en el lugar de trabajo que pudiera poner en peligro la seguridad de los trabajadores (donde se incluyen aquéllas relacionadas con la distribución y producción de gas y energía, prestación de servicios, construcción de plantas y actividades de mantenimiento). En caso de que Edesur contrate a trabajadores directamente, deberá velar por la observancia de la normativa en materia laboral aplicable y los convenios colectivos en materia de empleo y contratación en general. También ha de velarse por la observancia de las normas en cuanto a equidad y adecuada conducta en el lugar de trabajo, prestándose, en cualquier caso, especial atención a aquellas situaciones laborales que resulten anómalas. Deberán observarse todas y cada una de las leyes y normativas en materia laboral que resulten de aplicación sobre las subsidiarias no italianas.
9 g) Delitos de blanqueo de capitales - operaciones financieras y comerciales con proveedores, socios y terceros; - gestión de flujos de entrada de capital; - compraventa de inmuebles. Además de los principios que se recogen con anterioridad (véanse los apartados a y c): - todas las leyes, normativas y procedimientos internos en materia de prevención de delitos de blanqueo de capitales que resulten de aplicación sobre las sociedades no italianas deberán ser objeto de observación; - deberá prestarse especial atención a aquellas situaciones y operaciones anómalas que pudieran constituir infracciones de las leyes, normativas y procedimientos internos que resulten de aplicación en materia de prevención de delitos de blanqueo de capitales; - no podrán utilizarse instrumentos anónimos para llevar a cabo operaciones relativas a la transferencia de grandes cantidades de dinero; - los flujos de efectivo societarios serán objeto de constante seguimiento: estos controles deberán tener en cuenta el emplazamiento del domicilio de la contraparte (por ejemplo, en paraísos fiscales, países de riesgo en cuanto a terrorismo, etc.), los bancos utilizados (sede del banco a través del que se haya realizado la operación) y aquellas sociedades aparentes o estructuras fiduciarias utilizadas en operaciones extraordinarias.
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