Aplicaciones Móviles para Eventos

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1 Aplicaciones Móviles para Eventos Las Empresas Adoptan Móviles para Todo Tipo de Eventos Introducción De las más de 1,8 millones de reuniones que se llevan a cabo anualmente, aproximadamente el 52 por ciento, o 1,27 millones, son eventos corporativos. Grandes compañías pueden tener cientos, incluso miles de eventos cada año. Típicamente, una empresa asiste a estas reuniones con representantes de clientes, sociaos y empleados. En muchos casos, cada evento es tratado independientemente, desde presupuestos y desarrollo de marca, hasta planeación y publicación. Cuando se planean múltiples eventos dentro de una organización grande pueden ocurrir un número de retos inesperados, tales como inconsistencias en el manejo de la marca, seguridad y privacidad general, flexibilidad, escalabilidad, redundancias que pueden costar tiempo y dinero significativo, así como intentar alcanzar una audiencia multilingüe. Los anfitriones de los eventos están buscando constantemente la manera de mejorar el retorno de la inversión en sus eventos mientras estimulan una experiencia valiosa y mejorada para con los asistentes. Una audiencia activa y comprometida se traduce en reuniones de mejor calidad, una mejor retroalimentación y una conexión más fuerte con la marca corporativa. La tecnología móvil es un catalizador fundamental que está cambiando la forma en la que las reuniones son planeadas y administradas y está mejorando dramáticamente el compromiso de la audiencia con los eventos al rededor del mundo. En este libro blanco se discutirá como la tecnología móvil es capaz de entrega más que una gran experiencia para los asistentes. La tecnología móvil puede proveer una plataforma flexible, escalable y personalizable que puede ser usada efectivamente tanto para un evento interno para empleados como para una conferencia externa para clientes o socios. También puede proveer a todos los participantes un conjunto creciente de servicios que anteriormente no estaban disponibles; creando así un nuevo canal que transforma los eventos en conversaciones dinámicas, durante todo el año. 1

2 Creando un canal móvil a nivel empresarial Más empresas están empezando a acoger el mundo del Evento Móvil 2.0, caracterizado por una plataforma de desarrollo de una aplicación multi-evento y conectado con aplicaciones para teléfonos inteligentes que facilitan una participación general más grande, incrementan la creación y distribución de información y fomenta la colaboración en conferencias y eventos. Cada vez más las compañías se están dando cuenta del valor que puede tener una aplicación móvil como un canal de comunicación eficiente, sencillo y organizado. Una aplicación móvil para reuniones parece ser el siguiente paso natural para las organizaciones en la medida en que más empleados tienen sus propios dispositivos ( BYOD - Bring Your Own Device Trae tu propio dispositivo) y están más familiarizados con teléfonos inteligentes, tabletas y una multitud de aplicaciones. Para el 2016, Cisco estima que habrá más dispositivos móviles (8 billones) que gente, mientras que Apple recientemente superó más de 25 billones de aplicaciones descargadas, y los usuarios de Android han instalado más de 10 billones de aplicaciones. Las aplicaciones móviles corporativas para eventos se están volviendo más populares y sofisticadas, proporcionando la capacidad de entregar información consistente, en tiempo real. También pueden remediar muchos problemas que están asociados con la organización de un gran número de reuniones dentro de una empresa. (Ver barra lateral) La ventaja potencial de las aplicaciones para reuniones a nivel empresarial es que extienden la vida útil del evento y la habilidad de las compañías para continuar conectadas y comunicadas con sus empleados, clientes y socios. Las aplicaciones móviles son soluciones de comunicación y mercadeo basadas en permisos, diseñadas para hablar con los empleados o clientes cuando ellos escojan escuchar. Las aplicaciones a nivel empresarial que consistentemente entregan información relevante, oportuna y personalizada, que desarrollan experiencias antes de la conferencia y crean expectativas para eventos futuros, permanecerán en los dispositivos de los asistentes, experimentarán un nivel uso y adopción más alto cada año, y se volverán canales de comunicación confiables. Aplicaciones móviles para eventos: Un remedio para algunos de los tradicionales dolores de cabeza corporativos En grandes organizaciones, puede ser difícil trazar las actividades que se están llevando a cabo en diferentes departamentos, por no hablar de diferentes edificios, ciudades y países. Bien sea en ventas, mercadeo, soporte o recursos humanos, hay una constante necesidad de reunir gente para facilitar la innovación, conducir un negocio, construir relaciones o capacitar e informar a los empleados. Como resultado, las reuniones en la empresa con casi siempre planeadas independientemente una de la otra, lo cual puede crear un número de retos para la organización. Sufrimientos del manejo de marca Con cada departamento, sede, división o país planeando sus propios eventos, el manejo de la marca, particularmente mensaje, imagen y estilo corporativo, puede sufrir a menudo. Bien sea usando un logo viejo, una línea de etiqueta no aprobada, los colores incorrectos o folletos viejos. Esto puede distraer los objetivos y metas de la corporación. Las fallas técnicas de planeación proliferan Si el proceso de planeación es diferente para cada evento, los organizadores probablemente usan diferentes recursos y procesos internos y externos para hacer las cosas. La compañía puede haber establecido directrices para las reuniones o una lista aprobada de vendedores que entregan productos y servicios que cumplen con las directrices corporativas. Si estas directrices no son seguidas o los vendedores de software aprobados no son usados, el proceso de planeación puede resultar en un producto pobre e inconsistencias, así como redundancias que podrían a la final costar tiempo y dinero. Pico de costos del presupuesto Planear reuniones en silos significa que los organizadores de reuniones desperdician los ahorros de la negociación de contratos con vendedores y proveedores. Teniendo soluciones a nivel empresarial para múltiples eventos se puede reducir el presupuesto o permitir a los mercaderes del evento ubicar fondos en otras áreas. 2

3 Cómo puede ayudar una plataforma de aplicación móvil Multi-Evento? Las aplicaciones móviles para eventos fueron inicialmente construidas siguiendo el patrón de las tradicionales guías de eventos de conferencias impresas cada año se requiere una nueva guía impresa, por lo tanto cada año se crea una nueva aplicación. Muchas organizaciones planean cientos; incluso miles de eventos cada año, imprimiendo cada vez las guías de dicho evento, un ejercicio costoso que consume tiempo. Las aplicaciones móviles proveen más flexibilidad para distribuir la información a los asistentes, permitiendo que los organizadores entreguen actualizaciones en tiempo real mientras involucran a los asistentes con una variedad de herramientas móviles, desde características de interconexión y redes sociales, hasta encuestas y juegos. En lugar de desarrollar una nueva aplicación, partiendo de cero en cada evento, una aplicación para evento, propia de la compañía, puede servir como la base para todos los demás eventos. Acontinuación presnetamos una lista completa de los beneficios de usar una plataforma de aplicación multi-evento con la marca de la compañía: Impacto en la planeación Tradicionalmente, las aplicaciones móviles para eventos eran diseñadas para permitir que una empresa dirija un evento a través de un sistema de administración de contenido. Ahora, imagina cuánto tiempo puede ser ahorrado usando una sola aplicación maestra como base para implementar una solución móvil para cada reunión o evento todo el año. Si alguien asiste a un evento o a 10, los asistentes solo tendrán que descargar la aplicación una vez. Con una plataforma para aplicación multi-evento que incluya administración de contenido y una estructura base de la aplicación, el grueso del presupuesto es usado en el desarrollo inicial de la aplicación maestra, que incluye manejo de marca, seguridad y características personalizadas. De esta forma, los siguientes eventos de la compañía pueden ser construidos usando la plataforma en menos tiempo y dinero. Con una plataforma para aplicaciones multi-evento a nivel empresarial, los anfitriones del evento y comerciantes pueden concentrar la mayor parte de sus esfuerzos en dirigir la asistencia y desarrollar contenido, en lugar de coordinar vendedores y publicaciones. Manejo de marca Una plataforma de aplicación multi-evento asegura un manejo de marca consistente a lo largo de todas las reuniones y eventos corporativos. Una vez la aplicación maestra es construida, los elementos de manejo de marca son bloqueados, suministrando la imagen y estilo de la compañía consistentemente. Las aplicaciones Mobile Event 2.0 adoptan todas las capacidades gráficas y de medios sofisticados de los dispositivos móviles contemporáneos, la aplicación móvil para eventos está totalmente personalizada para transmitir la identidad visual única de cada evento. Dependiendo del usuario final o del evento, elementos y diseños específicos de la marca pueden ser desarrolados para los clientes, socios o empleados Mejor red de contactos Una vez es dado el acceso autorizado, el usuario puede conectarse con otros asistentes, comunicarse a través de las herramientas de mensajería privada y compartir información. A medida que los usuarios expanden sus contactos y construyen sus redes de contactos, la aplicación se convierte en una herramienta que pueden usar para permanecer conectados 24/7/365. Una aplicación milti-evento a nivel empresarial provee al usuario el acceso a listas específicas de clientes, socios o empleados basadas en quiénes son y/o el tipo de evento al que están asistiendo. Usando credenciales de acceso, la aplicación móvil puede desbloquear ciertas características y funcionalidad de la red de contactos específicas para el tipo de usuario (mercadeo, técnico, ejecutivo, etc.) o para los eventos a los que él o ella estén registrados para asistir. 3

4 Mejorando la creación y distribución de contenido Además de facilitar la compartición de contenido entre colegas, la aplicación multievento es una herramienta para los anfitriones de los eventos, presentadores y TODOS los participantes para crear y distribuir información con otros asistentes, empleados, posibles clientes y socios. Los anfitriones del evento pueden comunicarse con los participantes a lo largo del año, enviando contenido y estadísticas de reuniones anteriores, materiales de mercadeo para eventos futuros, y artículos relevantes, encuestas y publicaciones de blog y otra información que los usuarios puedan encontrar interesante y útil todo el año. Los usuarios de la aplicación pueden incluso crear contenido, tal como galerías de fotos, tweets, comentarios, retroalimentación, encuestas, votaciones, me gusta, vínculos, etc., que pueden ser moderados por los administradores de contenido de las aplicaciones. Los presentadores también pueden usar la aplicación móvil para estar conectados y compartir contenidos con los asistentes, desde vincular cuentas de redes sociales, hasta compartir materiales de la presentación y publicaciones de blog previas o posteriores al evento. Totalmente seguro A diferencia de los materiales de programas en papel o accesibles públicamente en la web que pueden terminar en las manos equivocadas, una plataforma empresarial y la aplicación multi-evento Mobile Event 2.0 incluyen características de seguridad que garantizan que los usuarios solo acceden y reciben la información que están autorizados a recibir con base en sus credenciales para los eventos a los cuales se hayan registrado. Esto significa que los clientes no pueden acceder a materiales de las reuniones de empleados aunque la misma plataforma de aplicación móvil sea usada en todos los eventos de la compañía. La habilidad de integrarse con las políticas de seguridad interna de una empresa también es un componente crítico para una aplicación multi-evento de una compañía., asegurando que la aplicación obedezca totalmente a los estándares de la organización diseñados para proteger información propia y sensible de la compañía. Por ejemplo, actualmente las aplicaciones multi-evento proveen una sola inscripción para los empleados para todos los eventos, permitiendo a las empresas controlar centralmente cual información es accesible por cada empleado. Mejorando el compromiso con el evento Agregando contenido e integrando características, las compañías pueden concentrar a los asistentes convenientemente en una aplicación unificada, reduciendo las posibilidades de una experiencia fracturada y fragmentada en múltiples aplicaciones. La mayoría de los organizadores de reuniones corporativas están buscando formas de comprometer a los asistentes y ayudar a entregar una experiencia del evento más memorable. Se ha comprobado que una aplicación móvil para reuniones a nivel empresarial ayuda a los asistentes a sumergirse en los eventos, permitiéndoles que se conviertan en participantes activos. Los asistentes tienen la oportunidad de expresar sus opiniones y suministrar retroalimentación acerca de las presentaciones y las actividades del evento. También pueden aprovechar las herramientas integradas de red de contactos, redes sociales y juegos para entablar relaciones con otros asistentes. Los organizadores de reuniones también pueden extender y mejorar dramáticamente el número de interacciones de los asistentes incluyendo oportunidades de venta, red de contacto uno a uno, acceso a contenido y otras actividades, incluso mucho después de concluido evento, ayudando a fortalecer la lealtad con la marca y generar expectativa para futuros eventos. 4

5 Viaje y logística en la aplicación En los próximos 2 o 3 años, las aplicaciones de eventos corporativos incluirán itinerarios de viaje personales y capacidades de planeación para los empleados, clientes y socios, permitiéndoles trazar horarios y permanecer organizados. Los usuarios tendrán la capacidad de crear y modificar sus planes de viaje, personalizar y coordinar actividades pre y post eventos y coordinar con otros asistentes, proveedores de viajes, hoteles, aerolíneas y compañías de renta de vehículos desde la aplicación móvil. La incorporación de herramientas de viaje y logística reducirá la cantidad de trabajo involucrado en la asistencia a conferencias corporativas y ayuda a los asistentes a ser más productivos. Una experiencia personalizada A diferencia de las guías de programas impresas, las aplicaciones móviles a nivel empresarial les permiten a los usuarios personalizar su experiencia, planear sus propias agendas, y crear y compartir contenido con otros asistentes. Estas capacidades aumentan el valor de la aplicación de la empresa para el usuario, incrementando la posibilidad a futuro de que ésta permanezca en el dispositivo móvil para un uso extendido. Control del mensaje en curso Crear, mantener y distribuir contenido a través del canal móvil de la empresa mejora la habilidad del anfitrión de la reunión de controlar la mensajería relevante y oportuna mientras reduce el riesgo inherente de imprimir materiales confidenciales o privados. Con el contenido móvil digital, no hay intermediario. El contenido que es distribuido por los anfitriones del evento es originado y permanentemente controlado por ellos. Los mercaderes del evento o el equipo de comunicación de la empresa controla la mensajería, y tiene la posibilidad de comunicarse con un asistente o un grupo de asistentes. También pueden emplear controles de seguridad adicionales para retirar información o prevenir que cierto contenido sea accedido o reenviado a usuarios no autorizados. 5

6 Contenido relevante por demanda El principal papel de las aplicaciones móviles para eventos a nivel empresarial es facilitar la comunicación, desde un contenido estático hasta actualizaciones en tiempo real y redes sociales integradas. Una aplicación móvil corporativa puede entregar regularmente información nueva y relevante, construida con base a la experiencia de un evento pasado y generar expectativa para futuros eventos; convirtiéndose en un recurso confiable y un canal de comunicación para el usuario y la marca. Con una sola aplicación maestra, las compañías pueden compartir información corporativa con sus empleados de una nueva y más efectiva manera, mientras incitan a los socios y clientes a usar métodos más enfocados y personalizados cuando quieran. Impulsar los servicios de mensajería puede mejorar más adelante la experiencia enviando recordatorios o alertas personalizadas cuando información nueva o relevante esté disponible. El impacto de las aplicaciones para eventos a nivel empresarial en eventos corporativos Las aplicaciones móviles para eventos a nivel empresarial están cambiando la forma en la que las reuniones son planeadas y operadas. Una vez en los dispositivos de los asistentes, estas aplicaciones móviles pueden cambiar el comportamiento en las reuniones. Hacen más fácil y tentador explorar nuevas maneras de interactuar con sus colegas, planear su experiencia antes del evento y construir una red con la que se comunicarán antes, durante y después del evento. Tal vez el mayor impacto que las aplicaciones multi-evento corporativas tendrán en el futuro es el mejoramiento en la consistencia de las comunicaciones y el nivel de vinculación del empleado. Las aplicaciones Mobile Event 2.0 llevan la experiencia de una reunión a otro nivel, creando una interacción más personalizada ente todos los participantes d y suministrando un canal de redes sociales para conectarse y compartir contenido que en el pasado solo sucedía cara-a-cara. Las compañías pueden capitalizar la popularidad social y móvil, y asegurar que la aplicación se vuelva un elemento fijo permanente en los dispositivos de sus empleados, clientes y socios

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