Get the most bang for your health care buck. Your Spirit. Your 2016 HCFSA Users Guide

Transcripción

1 Rewa rding Your Spirit Your 2016 HCFSA Users Guide Get the most bang for your health care buck. Congratulations you ve taken the first step by participating in the Health Care Flexible Spending Account (HCFSA)! You are having money taken out of your weekly paycheck to help you pay out-of-pocket medical costs. The money is not taxed when it comes out of your paycheck or when you get it back as a reimbursement for a qualified medical expense. Use this guide to get tips for making smart decisions about using your health care benefits and answers to common HCFSA questions.

2 Tips for using your health care benefits n Get regular preventive care. It s free and getting scheduled preventive care exams and screenings is still the easiest and most effective way to avoid the cost that comes from a serious illness. Did you know? Due to health care reform changes, women s preventive health options are covered at 100%. This includes well-woman visits, screening for gestational diabetes, DNA testing, counseling for STDs, most contraceptives, breastfeeding supplies and counseling, and counseling for domestic violence. n Use in-network health care providers. You will benefit from lower rates for services and pay less. n Use the 24-Hour NurseLine. Unless it s an emergency, start by calling the Anthem NurseLine at to consult with a registered nurse, instead of paying for a trip to the doctor or urgent care clinic. The call is free. Answers to common HCFSA questions 1) How do I track my account balance? Track your account balance by visiting the YSA Web site. Go to and click Your Benefits>Your Current Coverage (under Health & Welfare) then click Your Spending Account under the Other Benefits tab. Android and iphone users may also download the free Reimburse Me Mobile application from the YSA Web site. 2) How do I access my HCFSA dollars to pay for eligible medical expenses? Pay your doctor or hospital bills with your UMB YSA debit card, or present your debit card at the pharmacy, and the amount will automatically be deducted from your HCFSA. You may be required to submit proof of the expense, so save your receipts. The entire amount you chose for the year is available to you on the first day of coverage allowing you to pre-spend from your account, even if you have not yet contributed enough money into your HCFSA to cover the expenses. However, it s important to pay attention to how much you spend. When you have spent more than you contributed for the year or have not submitted requested proof of a claim, your debit card will no longer be accepted. In addition, any remaining overpayment at the end of the plan year is added as taxable income on a future paycheck, which means that you lose the pre-tax benefit. You may also choose to pay your eligible medical expenses out of your pocket and be reimbursed from your HCFSA. You must have a proof of the claim, like a receipt, with the date of service and the item purchased. Request reimbursement by going to the YSA Web site and clicking the Submit Health Care Claim link under Take Action. 3) What expenses can be paid using my HCFSA? You can use your HCFSA to pay for qualified medical expenses for you, your spouse, or your eligible dependents. Qualified medical expenses are amounts paid for medical care, as defined by the IRS. Some qualified medical expenses include: n Acupuncture n Artificial limb n Chiropractor n Coinsurance, deductibles, and copay amounts n Contact lenses and glasses n Crutches n Dental treatment n Eye surgery n Fertility enhancement n Hospital services n Lab fees n Prescription medications n Pregnancy tests n Psychiatric care n Transplants This is only a partial list and may be subject to change. For more details, look for Publication 969 on the IRS Web site at

3 n Lower your prescription costs. Ask your doctor if an over-the-counter medication will work for your situation. If you need a prescription, ask your doctor to prescribe generic drugs. By law, generics must work exactly the same as brand name drugs and they cost much less. n Don t pay your coinsurance amount until after your doctor submits the claim for the health care you received to Anthem. You could overpay at the time of service because your actual coinsurance amount may be calculated from a lower adjusted fee that Anthem has negotiated with your doctor. Note: This is NOT true of your copay, which may be required at the time of service. There are other expenses, such as the cost of prescriptions, which also must be paid at the time of purchase. n Check and re-check your medical bills. Mistakes happen in billing offices all the time. Request an itemized bill and review it carefully. You should also carefully review the Explanation of Benefits (EOB) that you ll receive from Anthem to make sure the service was billed and paid for correctly. 4) What expenses are excluded? You cannot use your HCFSA to pay for the following expenses: n Child care n Cosmetic surgery n Funeral expenses n Health club dues n Household help n Maternity clothes n Over-the-counter medications (unless you have a prescription) n Teeth whitening n Vitamins 5) Will I be asked to provide documentation in order to get reimbursed for expenses? Yes, you may be required to provide proof for reimbursement, so always keep your receipts. Android and iphone users may want to download the free Reimburse Me mobile application from the YSA Web site. 6) What if I am trying to make an eligible purchase, but my YSA card is denied? Your YSA card could be denied for the following reasons: n Like other credit cards, sometimes the magnetic strip doesn t work. n Sometimes the provider s credit card machines are malfunctioning. n The inventory (IIAS) system at the provider may not be set up correctly. n The debit card can be suspended due to an overpayment on the account. n You selected debit instead of credit. n The available balance isn t up to date at the bank (due to recent activity/pending charges/holds, etc.). You will need to pay for the expense out of your pocket. If you have not used the full amount you contributed for the year, you can ask to be reimbursed. See Question 1. If you have already used the full amount, you can not be reimbursed. 7) Can I withdraw funds from my HCFSA using an ATM? No. There is no ATM access to your HCFSA funds. 8) How do I get a replacement HCFSA card? If you need to replace your HCFSA card, you can request a replacement card (up to five at no additional cost) by going to the YSA Web site and clicking the Request an Additional Card link under Take Action or calling the Cintas Service Center at ) Can I change my contribution amount during the year? No. You can only change your contribution if you have a Qualified Status Change, such as get married, get divorced, or have a baby. Due to IRS regulations, you can contribute no more than $2,550 during the calendar year. 10) What happens if I don t use the full amount I contributed for the calendar year? You lose any amount you don t use on or before December 31. To be reimbursed, you must submit all claims incurred during the plan year (January 1 to December 31) by March 31st the following year. 11) What happens to my HCFSA if I leave Cintas? You can receive reimbursement for any eligible expenses you incurred prior to your last day at Cintas. You also have the option of continuing your enrollment through COBRA.

4 Recompensando Tu Espíritu Tu Guía de Usuario de la HCFSA del 2016 Obtén el máximo de tu dinero del cuidado de la salud. Felicidades, tomaste el primer paso al participar en la Cuenta de Gastos Flexibles para el Cuidado de la Salud (HCFSA, por sus siglas en inglés)! Se te está deduciendo dinero de tu cheque de paga semanal para ayudarte a pagar desembolsos por costos médicos. El dinero no tributa cuando sale de tu cheque de paga ni cuando lo recibes de vuelta como reembolso de un gasto médico cualificado. Utiliza esta guía para obtener consejos para tomar decisiones sabias al utilizar tus beneficios del cuidado de la salud y respuestas comunes a las preguntas sobre la HCFSA.

5 Consejos para utilizar tus beneficios del cuidado de la salud n Obtén cuidado preventivo regularmente. Es gratis y programar los exámenes y chequeos de cuidado preventivo es la manera más fácil y efectiva para evitar el costo de una enfermedad grave. Sabías qué? Debido a los cambios en la reforma de la salud, las opciones de salud preventiva para mujeres están cubiertas al 100%. Esto incluye las visitas de bienestar de mujeres, chequeo de diabetes gestacional, examen de ADN, consejería de enfermedades transmitidas sexualmente, la mayoría de los anticonceptivos, suministros y consejería para la lactancia, y consejería de violencia doméstica. n Utiliza proveedores del cuidado de la salud dentro de la red. Te beneficiarás de tarifas más bajas en los servicios y pagarás menos. n Utiliza la línea de enfermeras 24 horas. A menos que sea una emergencia, comienza con una llamada a la línea de enfermeras de Anthem al para consultar con una enfermera registrada, en vez de pagar un viaje al médico o una clínica de cuidado urgente. La llamada es gratis. n Disminuye los costos de tus medicamentos. Pregúntale a tu médico si un medicamento sin receta te ayudará en tu situación. Si necesitas una receta, pídele a tu médico que te recete medicamentos genéricos. Por ley, los genéricos tienen que funcionar exactamente igual que los medicamentos de marca y cuestan mucho menos. n No pagues la cantidad de tu coaseguro hasta después que tu médico someta la reclamación para el cuidado de la salud que recibiste a Anthem. Podrías pagar de más al momento del servicio debido a que la cantidad de tu coaseguro se podría calcular de una tarifa menor ajustada que Anthem haya negociado con tu médico. Nota: Esto NO es lo mismo para tu copago, el cual se podría requerir al momento del servicio. Hay otros gastos, como el costo de medicamentos por receta, que también se tienen que pagar al momento de la compra. n Revisa y vuelve a revisar tus facturas médicas. Pueden ocurrir errores en las oficinas de facturación todo el tiempo. Solicita un recibo detallado y revísalo cuidadosamente. También puedes revisar cuidadosamente la Explicación de Beneficios (EOB, por sus siglas en inglés) que recibirás de Anthem para asegurarte que el servicio se facturó y pagó correctamente.

6 Respuestas a preguntas comunes sobre la HCFSA 1) Cómo puedo estar pendiente del balance de mi cuenta? Puedes observar el balance de tu cuenta al visitar el portal de YSA. Ve a y haz clic en Your Benefits > Your Current Coverage (bajo Health & Welfare ) y luego haz clic en Your Spending Account bajo la sección de Other Benefits. Si eres un usuario de Android o iphone puedes descargar la aplicación móvil gratis de Reimburse Me del portal de YSA. 2) Cómo accedo a mis dólares en la HCFSA para pagar los gastos médicos elegibles? Págale a tu médico o las facturas del hospital con tu tarjeta de débito de UMB YSA o presenta tu tarjeta de débito en la farmacia y la cantidad se deducirá automáticamente de tu HCFSA. Se podría requerir que sometas evidencia del gasto, así que guarda tus recibos. La cantidad completa que escojas para el año está disponible en el primer día de la cubierta, permitiéndote gastar por adelantado de tu cuenta, aunque no hayas aportado suficiente dinero a tu HCFSA para cubrir los gastos. Sin embargo, es importante prestarle atención a cuánto gastas. Si gastas más de lo que aportaste para el año o si no sometes evidencia solicitada de una reclamación, se dejará de aceptar tu tarjeta de débito. Además, cualquier sobrepago restante al final del año plan se añade como ingreso tributable en un cheque de paga futuro, lo cual significa que perderás el beneficio de antes de impuestos. También puedes escoger pagar tus gastos médicos elegibles de tu bolsillo y obtener un reembolso de tu HCFSA. Tienes que tener evidencia de la reclamación, como un recibo, con la fecha del servicio y el producto comprado. Solicita el reembolso al visitar el portal de YSA y hacer clic en el enlace de Submit Health Care Claim bajo Take Action. 3) Qué gastos puedo pagar con mi HCFSA? Puedes utilizar tu HCFSA para pagar gastos médicos cualificados para ti, tu cónyuge o tus dependientes elegibles. Los gastos médicos cualificados son cantidades pagadas para cuidado médico, según definido por el IRS. Algunos gastos médicos cualificados incluyen: n Acupuntura n Extremidad artificial n Quiropráctico n Cantidades de coaseguro, deducibles y copagos n Lentes de contacto y espejuelos n Muletas n Tratamiento dental n Cirugía de los ojos n Aumento de fertilidad n Servicios de hospital n Tarifas de laboratorios n Medicamentos por receta n Pruebas de embarazo n Cuidado psiquiátrico n Trasplantes Esto es solo una lista parcial y pudiera estar sujeta a cambios. Para más detalles, busca la Publicación 969 en el portal del IRS en

7 4) Qué gastos están excluidos? No puedes usar tu HCFSA para pagar los siguientes gastos: n Cuidado de hijos n Cirugía cosmética n Gastos fúnebres n Cuotas de gimnasios n Ayuda para el hogar 5) Tendré que proveer documentación para que se me reembolsen los gastos? Sí, se te podría requerir que proveas evidencia para reembolso, así que siempre guarda tus recibos. Los usuarios de Android o iphone pueden descargar la aplicación móvil gratis de Reimburse Me del portal de YSA. 6) Qué sucede si trato de hacer una compra elegible, pero mi tarjeta de YSA es denegada? Tu tarjeta de YSA podría ser denegada por las siguientes razones: n Al igual que otras tarjetas de crédito, algunas veces la cinta magnética no funciona. n Algunas veces las máquinas de tarjetas de crédito del proveedor no funcionan. n Es posible que el sistema de inventario (IIAS, por sus siglas en inglés) del proveedor no esté establecido correctamente. n La tarjeta de débito se podría suspender debido a un sobrepago de la cuenta. n Ropa de maternidad n Medicamentos sin receta (OTC) (a menos que tengas una receta) n Blanqueamiento para los dientes n Vitaminas 7) Puedo retirar fondos de mi HCFSA utilizando una ATH? No. No puedes acceder a tus fondos de la HCFSA mediante una ATH. 8) Cómo obtengo una tarjeta HCFSA de reemplazo? Si necesitas reemplazar tu tarjeta HCFSA, puedes solicitar una tarjeta de reemplazo (hasta cinco sin costo adicional) al visitar el portal de YSA y hacer clic en el enlace de Request an Additional Card bajo Take Action o al llamar al Centro de Servicio de Cintas al ) Puedo cambiar mi cantidad de aportación durante el año? No. Solo puedes cambiar tu aportación si tienes un cambio de estatus cualificado, como matrimonio, divorcio o si tienes un bebé. Debido a las reglas del IRS, no puedes aportar más de $2,550 durante el año calendario. 10) Qué sucede si no utilizo la cantidad completa aportada durante el año calendario? Perderás cualquier cantidad que no utilices en o antes del 31 de diciembre. Para recibir el reembolso, tienes que someter todas las reclamaciones incurridas durante el año plan (1 de enero al 31 de diciembre) antes del 31 de marzo del próximo año. 11) Qué le sucede a mi HCFSA si me voy de Cintas? Puedes recibir reembolso de cualquier gasto elegible en el que incurriste antes de tu último día en Cintas. También tienes la opción de continuar tu inscripción a través de COBRA. n Seleccionaste débito en vez de crédito. n El balance disponible no está actualizado en el banco (debido a actividad reciente/cargos pendientes, etc.) Tendrás que pagar el gasto de tu bolsillo. Si no has utilizado la cantidad completa que aportaste para el año, puedes pedir el reembolso. Verifica la pregunta 1. Si ya utilizaste la cantidad completa, no puedes recibir el reembolso.

8 6800 Cintas Boulevard Mason, OH Your HCFSA Users Guide Tu Guía de Usuario de la HCFSA Rewa rding Your Spirit Recompensando Tu Espíritu Look differently at how you USE your benefits Mira las cosas de otra manera al UTILIZAR tus beneficios