POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE RIESGOS Y CONTROL DEL TRANSPORTE

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1 CONTROL DEL TRANSPORTE SECRETARÍA DE SALUD INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO

2 CONTROL DEL TRANSPORTE

3 Edición: Primera Página: ÍNDICE Págs. Alta y Asignación de Vehículos B32302/01-1 de Emplacamiento de Vehículos B32302/02-1 de Pago Tenencia y Refrendo de Vehículos de Oficinas de Centrales B32302/03-1 de Solicitud de Vehículos para Uso Oficial B32302/04-1 de Transferencia de Vehículos B32302/05-1 de Aseguramiento de Vehículos B32302/06-1 de Resguardo de Vehículos B32302/07-1 de Verificación del Parque Vehicular de Oficinas Centrales B32302/08-1 de Adquisición de Combustible Mediante Efectivales B32302/09-1 de Solicitud y Dotación Ordinaria de Combustible Mediante Efectivales B32302/10-1 de Entrega de Tarjetas Electrónicas a Unidades Aplicativas B32302/11-1 de Solicitud y Dotación Ordinaria de Combustible Mediante Tarjeta Electrónica B32302/12-1 de Solicitud y Dotación Extraordinaria de Combustible Mediante Tarjeta Electrónica B32302/13-1 de Comprobación de Consumo de Combustible (Dotación Ordinaria) B32302/14-1 de Mantenimiento del Parque Vehicular de Unidades Aplicativas Foráneas B32302/15-1 de Mantenimiento del Parque Vehicular de Oficinas Centrales B32302/16-1 de Solicitud de Pago de Cobertura por Siniestro de Vehículo Asegurado B32302/17-1 de Solicitud de Pago de Cobertura por Robo y Baja de Vehículo Asegurado B32302/18-1 de Baja de Vehículos por Término de su Vida Útil B32302/19-1 de Baja de vehículos por causa de Siniestro declarados Pérdida Total B32302/20-1 de Comprobación por pago de Impuestos y Servicios del Parque Vehicular B32302/21-1 de Objetivo General Politicas y Lineamientos

4 Página: OBJETIVO GENERAL Mejorar la calidad y eficiencia en los procedimientos en los servicios prestados por el Departamento de Adminstracion de Riesgos y Control del Transporte perteneciente al Instituto de Salud del Estado de México, mediante la formalización y estandarización de los métodos de trabajo y el establecimiento de políticas que regulen, orienten y delimiten las actividades de los servidores públicos que participan en la ejecución del procedimiento.

5 Página: PROCEDIMIENTO 01: Alta y Asignación de Vehículos. No. Responsable Descripción 1 Subdirección de Recursos Materiales/ Departamento de Bienes Muebles/Unidad Aplicativa/ Titular 2 Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial/ Subdirector 3 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento 4 Jefe del Departamento de Bienes Muebles. Elabora oficio de solicitud de alta y asignación de vehículo en original y copia, dirigido al Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial, obtiene una copia de la factura del vehículo correspondiente, la anexa al oficio original y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la archiva para su seguimiento y control junto con la factura original. Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales o, en su caso, del Departamento de Bienes Muebles o de la Unidad Aplicativa correspondiente, oficio de solicitud de alta y asignación de vehículo junto con copia de la Factura del vehículo a dar de alta, se entera, obtiene dos copias del oficio, anexa la copia de la Factura a la primera copia del oficio y lo turna al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, con las instrucciones para dar seguimiento al trámite de alta y asignación de vehículo, la segunda copia la envía al Departamento de Bienes Muebles para efectos de actualización de inventarios, recaba acuse de recibo en el original del oficio y la archiva para su seguimiento y control. Recibe original del oficio de alta y asignación de vehículo y copia de la Factura del vehículo a dar de alta, los revisa, registra el alta y la asignación mediante sistema automatizado en la Plantilla del Parque Vehicular (Reporte de Vehículos por Unidad Administrativa), elabora movimiento de alta y asignación y otorga número económico, integra expediente con la copia de la factura y lo archiva al igual que el oficio recibido. Se conecta con los procedimientos: Emplacamiento de Vehículos, Pago de Tenencia y Refrendo de Vehículos de Oficinas Centrales y Pago de Tenencia y Refrendo de Vehículos de Unidades Foráneas del presente manual. Recibe copia del oficio de alta y asignación de vehículo, se entera y lo archiva para seguimiento y actualización de registros de activo fijo. Se conecta con el procedimiento Altas de Activo Fijo del Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo.

6 Página: PROCEDIMIENTO 02: Emplacamiento de Vehículos. No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO 1. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte DESCRIPCIÓN Viene del Procedimiento Alta y Asignación de Vehículos. Realizado el procedimiento de alta y asignación de vehículo, así como el movimiento en sistema en la Plantilla del Parque Vehicular. Elabora oficio de solicitud de disponibilidad presupuestal para el pagar de emplacamiento de vehículo de nueva adquisición, dirigido al Director de Finanzas en original y copia, lo rubrica, obtiene la firma del Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial y lo envía a la Dirección de Finanzas, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para su seguimiento y control. 2. Director de Finanzas/ Subdirector de Tesorería y Contabilidad/ Jefe del Departamento de Control Presupuestal Recibe oficio original de solicitud de disponibilidad presupuestal por el importe a pagar por emplacamiento de vehículo, se entera, elabora oficio en original y copia dirigido al Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial mediante el que se autoriza la disponibilidad presupuestal, lo firma y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para su seguimiento y control junto con el oficio recibido. 3. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte Recibe oficio original de autorización de disponibilidad presupuestal para pago de emplacamiento de vehículo, se entera, elabora Solicitud de Cheque por la cantidad autorizada en original y copia y la entrega al Departamento de Tesorería, recaba acuse de recibo en la copia y la resguarda para seguimiento y control junto con oficio recibido. Recibe original de la Solicitud de Cheque por la cantidad autorizada para el pago de emplacamiento de vehículo, genera Póliza-Cheque, por la cantidad solicitada, entrega el Cheque al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, recaba acuse de recibo en la póliza y la resguarda 4. Departamento de Tesorería/ Encargado de Elaboración de Cheques Recibe original de la Solicitud de Cheque por la cantidad autorizada para el pago de emplacamiento de vehículo, genera Póliza-Cheque, por la cantidad para seguimiento solicitada, y control entrega junto el con Cheque original de al la solicitud. Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, recaba acuse de recibo en la póliza y la resguarda para seguimiento y control junto con original de la solicitud.

7 Página: N UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO o DESCRIPCIÓN 5. Gestor del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte 6. Director General de Recaudación/ Secretaría de Finanzas Recibe el Cheque, y acude a la Dirección General de Recaudación a realizar el trámite de emplacamiento. Registra sus datos para formular la solicitud de tramite vehicular presentando los siguientes documentos: Factura o Carta-Factura del vehículo Carta de presentación como gestor oficial, para tramites relativos al parque vehicular del ISEM Identificación oficial con fotografía del gestor (original y copia) RFC del Instituto; y Comprobante de domicilio del ISEM Recibe formato universal de pago que expide la Secretaria de Finanzas y realiza el pago en ventanilla de cualquier centro autorizado de pago señalado en dicho formato con cheque del Instituto; regresa con comprobante de pago a concluir tramite en la Dirección General de Recaudación. Recibe Comprobante de Pago de Emplacamiento en original y copia y los documentos requeridos que se presentaron. Prepara Juego de dos Placas, Tarjeta de Circulación, Engomado, Comprobante de Pago de Tenencia y los entrega al Gestor Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte junto con los documentos presentados y recaba acuse de recibo del Gestor de la recepción del movimiento tramitado en el formato Solicitud de Tramite Vehicular, escanea la documentación generada y presentada 7. Gestor de Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte Recibe Juego de dos Placas, Tarjeta de Circulación, Engomado, Comprobante de Pago de Tenencia y los documentos presentados en requerimiento e integra una copia de todo ello al expediente del vehículo y entrega copia de la Factura o Carta Factura del vehículo, del Formato Universal de Pago al responsable de gastos del Departamento. Se conecta con el procedimiento: Comprobación de Recursos por Pago de Impuestos del Parque Vehicular.

8 Página: No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO DESCRIPCIÓN 8. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte Elabora oficio dirigido al titular de la unidad aplicativa resguardataria del vehículo en original y copia, para entregar original la Tarjeta de Circulación, el Engomado y el Juego de dos Placas y lo entrega, recaba acuse de recibo en la copia y lo archiva al igual que una copia del comprobante de pago de emplacamiento. 9. Unidad Aplicativa/ Titular Recibe oficio original, Tarjeta de Circulación, Engomado y el Juego de dos Placas, coloca el Juego de Placas al vehículo y el Engomado, y entrega la Tarjeta de Circulación al operador asignado

9 Página: PROCEDIMIENTO 03: Pago Tenencia y Refrendo de Vehículos de Oficinas de Centrales. No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO 1. Jefe del Departamento de Administración de Riesgo y Control del Trasporte DESCRIPCIÓN Elabora oficio en original y anexa listado y disco que contenga información de la plantilla vehicular de ISEM, dirigido al Director General de Recaudación de la Secretaria de Finanzas del Gobierno del Estado, en el que solicita la exención del pago de tenencia y el refrendo de placas del parque vehicular del Instituto, lo rubrica, obtiene las rubricas del Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial y del Director de Administración, así como la firma del Coordinador de Administración, anexa al oficio original el listado del parque vehicular y lo envía, distribuye las copias de la siguiente manera: Primera copia.- Director de Finanzas para su conocimiento. Segunda copia.- Director de Administración para su conocimiento. Tercera Copia.- Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial para su seguimiento. Cuarta copia.- Coordinación de Administración y Finanzas, para su archivo previo acuse de recibo de los destinatarios. 2. Director General de Recaudación/ Secretaría de Finanzas Recibe oficio original de solicitud de exención de pago de tenencia y refrendode placas del parque vehicular con listado de vehículos en disco, evalúa la procedencia y elabora oficio de respuesta en original y copia dirigido al Coordinador de Administración y Finanzas, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para su control. 3. Director de Finanzas Recibe copia del oficio de solicitud de exención de pago de tenencia y refrendode placas, se entera y lo archiva. 4. Director de Administración Recibe copia del oficio de solicitud de exención de pago de tenencia y refrendode placas, se entera y lo archiva. 5. Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial Recibe copia del oficio de solicitud de exención de pago de tenencia y refrendode placas, se entera y lo archiva para su seguimiento control. 6. Coordinador de Administración y Finanzas Recibe oficio original de respuesta, se entera y lo turna a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial para su seguimiento.

10 Página: No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO 7. Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial DESCRIPCIÓN Recibe oficio original de respuesta de solicitud de exención de pago de tenencia y refrendode placas, se entera y lo turna al Departamento de Administración de Riesgo y Control del Trasporte para su seguimiento. 8. Jefe del Departamento de Administración de Riesgo y Control del Trasporte Recibe oficio original de respuesta, se entera de los vehículos exentos y los que deben pagar impuesto, realiza los registros correspondientes, a través de la página de internet para acceder y realizar el pago de tenencia para la flotilla. 9. Jefe del Departamento de Administración de Riesgo y Control del Trasporte Elabora oficio de solicitud de disponibilidad presupuestal para el pago por concepto de tenencia y refrendo de placas del parque vehicular en original y copia dirigido al Director de Finanzas, lo rubrica, recaba la firma del Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y lo archiva para seguimiento y control. 10. Dirección de Finanzas/ Jefe de Departamento de Control Presupuestal Recibe oficio original de solicitud de disponibilidad presupuestal para el pago de tenencia y refrendo de placas del parque vehicular, elabora oficio de autorización de disponibilidad presupuestal dirigido al Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial en original y copia y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia y lo archiva para su control junto con el oficio recibido.

11 Página: No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO 11. Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial DESCRIPCIÓN Recibe oficio original de autorización de disponibilidad presupuestal para el pago de tenencia y refrendo de placas del parque vehicular, se entera y lo turna al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte. 12. Jefe del Departamento de Administración de Riesgo y Control del Trasporte Recibe oficio original de autorización de disponibilidad presupuestal para el pago de tenencia y referendo, se entera, elabora Solicitud de Cheque por la cantidad autorizada en original y copia y la presenta en el Departamento de Control Presupuestal, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para seguimiento y control. 13. Dirección de Finanzas/ Subdirección de Tesorería y Contabilidad/ Departamento de Control Presupuestal Recibe original de la Solicitud de Cheque para el pago de tenencia y refrendo de placas, genera Póliza-Cheque por la cantidad solicitada, entrega el Cheque al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, recaba acuse de recibo en la póliza y la archiva para seguimiento y control.

12 Página: No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO 14. Jefe del Departamento de Administración de Riesgo y Control del Trasporte DESCRIPCIÓN Recibe el Cheque para el pago de tenencia y refrendo de placas, y procede a capturar registros por flotilla vía internet en la página de Gobierno del Estado en el apartado de Tramites y Servicios para pagar tenencia, imprime formatos, los anexa al Cheque y realiza el pago en Institución Bancaria u otro centro comercial autorizado, obtiene original del Comprobante de Pago y copia sellada del formato de pago por flotilla y los resguarda provisionalmente. Obtiene copias del Comprobante de Pago y del Formato Universal de Pago y las envía a la unidad aplicativa resguardataria del vehículo, archiva originales y procede a realizar la comprobación del cheque. Se conecta con el procedimiento: Comprobación de Recursos por Pago de Impuestos del Parque Vehicular. 15. Titular de la Unidad Aplicativa Recibe copias del Comprobante de Pago y del Formato Universal de Pago, los integra al expediente del vehículo y lo archiva para su control.

13 Página: PROCEDIMIENTO 04 Solicitud de Vehículos para Uso Oficial. No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO DESCRIPCIÓN 1. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Elabora oficio de solicitud de vehículo para uso oficial en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, indicando, en su caso, si se requiere chofer, el nombre del mismo, el número de su licencia para conducir y la distancia por recorrer en kilómetros, lo envía, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para seguimiento y control. 2. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte 3. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte 4. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte Recibe oficio de solicitud de vehículo para uso oficial, se entera y determina: Requiere chofer? No requiere chofer: Requisita en original la Orden de Entrega de Vehículo, la firma y la turna al Despacho de Vehículos junto con juego de llaves, archiva el oficio de solicitud para su control y seguimiento. Se conecta con la actividad número 5. Si requiere chofer: Con base al oficio de solicitud de vehículo verifica que el nombre del chofer indicado y el número de su licencia para conducir correspondan al registrado en el Inventario de Licencias de Chofer, procede a requisitar en original la Orden de Entrega de Vehículo, lo firma y lo turna al Despacho de Vehículos junto con juego de llaves, archiva el oficio de solicitud para su control y seguimiento. 5. Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe original de la Orden de Entrega de Vehículo y juego de llaves, se entera, acude a la Unidad Aplicativa solicitante y solicita al titular firme la Orden de Entrega de Vehículo en el apartado indicado. 6. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Recibe la Orden de Entrega de Vehículo, la firma en el apartado indicado y la devuelve. 7. Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe la Orden de Entrega de Vehículo firmada por el titular de la unidad aplicativa, le entrega el juego de llaves, se retira y archiva la orden. 8. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Recibe juego de llaves del vehículo, las resguarda y espera la fecha indicada para disponer del vehículo para uso oficial. 9. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Llegada la fecha para recoger el vehículo, acude al Despacho de Vehículos con el juego de llaves correspondiente y solicita al Despachador la entrega del vehículo Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe y atiende al operador de la unidad aplicativa solicitante, revisa el Inventario de Vehículos, lo firma y lo entrega al operador para su firma. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Recibe Inventario de Vehículos, lo firma en el apartado indicado y lo devuelve.

14 Página: No 12. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO DESCRIPCIÓN Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe el formato Inventario de Vehículos con la firma del operador, le entrega el vehículo, extrae de su archivo el formato Orden de Entrega de Vehículo y lo entrega al operador para su firma, así como la Bitácora de Control de Combustible para su requisitado y firma del operador y titular de la unidad, archiva el Inventario de Vehículos. 13. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Recibe el vehículo, la Orden de Entrega de Vehículo y la Bitácora de Control de Combustible, requisita la bitácora, la firma al igual que la orden y devuelve ambos formatos al Despachador. 14. Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe la Orden de Entrega de Vehículo y la Bitácora de Control de Combustible, firma am 15. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa 16. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa 17. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Recibe la Bitácora de Control de Combustible, la coloca Vehículo en el vehículo y se retira. Una vez desocupado el vehículo determina: Existe retraso de bos concentración formatos, resguarda del vehículo? la orden y entrega la bitácora al operador. No existe retraso de concentración del vehículo: Se presenta con el vehículo en el Despacho de Vehículos y lo entrega al Despachador con la Bitácora de Control de Combustible colocada, junto con el juego de llaves. 18. Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe el vehículo con la Bitácora de Control de Combustible colocada y juego de llaves, desprende la bitácora, procede a revisar el vehículo conforme al Inventario de Vehículos, el cual una vez revisado, anexa a la Bitácora de Control de Combustible y juego de llaves y los resguarda. 19. Titular/ Operador de la Unidad Aplicativa Si existe retraso de concentración del vehículo: Elabora oficio de justificación de retraso de concentración de vehículo en original y copia dirigido al Despachador de Vehículos, se presenta con el vehículo en el Despacho de Vehículos y lo entrega al Despachador con la Bitácora de Control de Combustible colocada y el juego de llaves, entrega el original del oficio, recaba acuse de recibo en la copia y se retira, archiva la copia del oficio para su control. 20. Despachador/ Despacho de Vehículos Recibe vehículo, juego de llaves y oficio original de justificación de retraso de concentración, desprende la Bitácora de Control de Combustible, procede a la revisión del vehículo conforme al Inventario de Vehículos, extrae de su archivo la Orden de Entrega de Vehículo, anexa la Bitácora de Control de Combustible, el inventario, la orden, el juego de llaves y el oficio recibido y los entrega al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, resguarda el vehículo. 21. Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte Recibe llaves, Inventario de Vehículos, Bitácora de Control de Combustible, Orden de Entrega de Vehículo y oficio de justificación de retraso de concentración de vehículo y archiva documentos y resguarda las llaves.

15 Página: PROCEDIMIENTO 05 Transferencia de Vehículos. No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO DESCRIPCIÓN 1. Titular de la Unidad Aplicativa que Transfiere Elabora oficio en original y copia dirigido al titular de la unidad el Vehículo aplicativa y el formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles, en el que se describen las características del vehículo a transferir, anexa el formato al oficio original y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para seguimiento y control. 2. Titular de la Unidad Aplicativa a la que se Transfiere el vehículo Recibe de la unidad aplicativa que transfiere el vehículo, el formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles, en el que se describen las características del vehículo a transferir y, con base en este, elabora oficio de transferencia de vehículo, dirigido al Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial en original y copia, anexa el formato al original y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la archiva para seguimiento y control junto con el oficio recibido. 3. Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial Recibe oficio original y el formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles, en el que se describen las características del vehículo a transferir, se entera, obtiene una copia del oficio y turna el oficio original y el formato al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte a la vez que le instruye para dar seguimiento al trámite de transferencia, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para su seguimiento y control. 4. Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe oficio original y el formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles, en el que se describen las características del vehículo a transferir, e instrucciones para el trámite de la transferencia correspondiente, revisa y coteja los datos del vehículo en la plantilla del parque vehicular del sistema automatizado contra la información asentada en el formato y determina: Es correcta la información?

16 Página: No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO DESCRIPCIÓN 5. Jefe del Departamento de No es correcta: Administración de Riesgos y Control del Señala observaciones en el formato, elabora oficio dirigido al titular Transporte de la unidad aplicativa a la que se transfiere el vehículo en original y copia, anexa el formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles al oficio original y lo envía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y lo archiva para seguimiento y control junto con el oficio recibido. 6. Titular de la Unidad Aplicativa a la que se Transfiere el vehículo Recibe oficio original y formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles con observaciones, se entera y lo canaliza al titular de la unidad aplicativa que transfiere el vehículo para su modificación o corrección. 7. Titular de la Unidad Aplicativa que Transfiere el Vehículo Recibe oficio original y formato denominado Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles con observaciones, se entera y realiza los ajustes o corrección, archiva oficio y formato recibidos. Se conecta con la actividad número Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte 9. Titular de la Unidad Aplicativa a la que se Transfiere el vehículo Si es correcta: Firma de visto bueno el formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles, obtiene dos copias de éste, entrega el formato original a la unidad aplicativa a la que se transfiere Recibe el el vehículo, formato junto Hoja con Concentradora el vehículo y juego de Movimientos de llaves, envía de la Transferencia primera copia de Bienes al Departamento Muebles debidamente Bienes firmada Muebles autorizada para la actualización transferencia del inventario vehículo que vehicular, corresponda, recaba la acuses integra de al recibo expediente en la segunda del vehículo copia y lo archiva. del formato y lo archiva para su control y seguimiento, junto con el oficio recibido. 10. Jefe del Departamento de Bienes Muebles Recibe copia del formato Hoja Concentradora de Movimientos de Transferencia de Bienes Muebles, se entera y procede a su registro y a realizar la actualización del inventario vehicular.

17 Página: PROCEDIMIENTO 06 Aseguramiento de Vehículos. No UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO DESCRIPCIÓN 1. Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento 2. Subdirección de Servicios Generales y control Patrimonial/ Subdirector 3. Jefe del Departamento de Servicios Generales 4. Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Elabora plantilla del parque vehicular a asegurar, especificando las condiciones de operación y uso en original y copia, turna el original a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para seguimiento y control. Recibe plantilla del parque vehicular a asegurar, especificando las condiciones de operación y uso en original, la revisa y se entera, obtiene una copia de esta, turna la original al Departamento de Servicios Generales para trámites de aseguramiento correspondientes, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva para su seguimiento y control. Recibe original de la plantilla del parque vehicular a asegurar, con las condiciones de operación y uso en original, se entera e inicia trámite correspondiente al aseguramiento. Se conecta con el procedimiento concerniente al aseguramiento de vehículos del Departamento de Servicios Generales. Una vez realizado el trámite de aseguramiento de vehículos por el Departamento de Servicios Generales, recibe del mismo departamento, en original y copia por vehículo, la Póliza de Seguro, las Condiciones del Aseguramiento, copia del Contrato de Licitación y Directorio de Atención a Siniestros, valida las pólizas en original y copia, registra por vehículo, el número de póliza en la plantilla del parque vehicular, entrega copia de las pólizas y de la plantilla a la unidad aplicativa correspondiente, recaba acuse de recibo en las copias correspondientes, extrae de su archivo el expediente de alta del vehículo, integra el original de la póliza y lo archiva al igual que la plantilla del parque vehicular. 5. Unidad aplicativa/titular Recibe copia de la plantilla vehicular y de la Póliza de Seguro de cada vehículo, entrega las pólizas a los resguardatarios de vehículo para su porte en el mismo y archiva la plantilla para su control. 6. Unidad aplicativa/operador Recibe Póliza de Seguro y la resguarda para los efectos legales a que haya lugar.

18 Página: PROCEDIMIENTO 07 Resguardo de Vehículos. No 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento DESCRIPCIÓN Requisita el formato Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos, anexa el formato Relación de Vehículos en Resguardo y los turna al Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial. 2. Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial/ Subdirector Recibe los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos y Relación de Vehículos en Resguardo, los revisa y somete a la consideración del Director de Administración para su aprobación Dirección de Administración/ Director Recibe los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos, y Relación de Vehículos en Resguardo, los revisa y determina: procede su aprobación? Dirección de Administración/ Director No procede su aprobación: Señala observaciones a los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos, y Relación de Vehículos en Resguardo y los devuelve a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial. 5. Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial/ Subdirector Recibe los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos y Relación de Vehículos en Resguardo con observaciones, los corrige y los somete a la consideración del Director de Administración para su aprobación. Se conecta con la operación número Dirección de Administración/ Director Si procede su aprobación: Aprueba los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos y Relación de Vehículos en Resguardo, emite normatividad concerniente al resguardo de vehículos mediante circular dirigida a los Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento de Oficinas Centrales, Directores de Hospitales y Jefes de Jurisdicciones del Instituto, distribuye copias y archiva original de la circular para su control. Entrega los formatos y copia de la circular al titular de la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial.

19 Página: No 7. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial/ Subdirección DESCRIPCIÓN Recibe los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos y Relación de Vehículos en Resguardo aprobados, así como original de la Circular enviada a Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento de Oficinas Centrales, Directores de Hospitales y Jefes de Jurisdicciones del Instituto, en la que se informan los lineamientos emitidos para el efecto, turna los documentos al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte y le solicita la impresión de las Tarjetas de Control de estacionamiento del parque vehicular. 8. Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe los formatos Directorio de Unidades Administrativas y Responsables de Predios de Resguardo de Vehículos y Relación de Vehículos en Resguardo, así como circular en la que se informan los lineamientos emitidos para el efecto, elabora las Tarjetas de Control de estacionamiento del parque vehicular que incluyen unidad aplicativa, tipo de vehículo, placas y Número Económico, las distribuye a las unidades correspondientes y archiva los documentos para su control.

20 Página: Desarrollo: Procedimiento 8: Verificación del Parque Vehicular de Oficinas Centrales No Responsable Descripción 1 Unidad Aplicativa Usuaria/ Operador del vehículo 2 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento 3 Unidad Aplicativa Usuaria/ Operador del vehículo Elabora formato de Solicitud para Verificación de Gases Contaminantes en original y copia, se presenta en el Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte y entrega el original junto con copia del último comprobante del servicio de verificación del vehículo, recaba acuse de recibo en copia de la solicitud y la resguarda. Recibe al personal de la unidad aplicativa correspondiente, recibe Solicitud para Verificación de Gases Contaminantes en original y el último comprobante del servicio de verificación del vehículo, requisita Vale de Verificación de Gases Contaminantes(talón y vale) en original, lo rúbrica en ambas partes, entrega el vale a la unidad aplicativa, resguarda el talón junto con la copia del último comprobante de pago del servicio de verificación del vehículo y original de la solicitud para verificación de gases contaminantes con sello de recibo. Recibe vale de verificación de gases contaminantes y se presenta en el verificentro autorizado con el vale y el vehículo correspondiente. 4 Verificentro autorizado/personal operativo 5 Unidad Aplicativa Usuaria/ Operador del vehículo 6 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento 7 Verificentro autorizado/personal operativo Recibe vehículo y vale de verificación de gases anticontaminantes, realiza la verificación y entrega el vehículo y el certificado de verificación al operador, coloca el holograma, elabora factura por el servicio otorgado en original y copia y entrega la original al Departamento de Administración de Riesgos y control del Transporte para autorización de pago, recaba acuse de recibo en la copia y espera a que le sea devuelta la factura autorizada. Recibe vehículo, obtiene una copia del certificado y la entrega al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, resguarda el original. Recibe del operador de la unidad aplicativa copia del certificado de verificación y factura correspondiente al servicio de verificación por parte del verificentro autorizado, valida la factura y la registra en sistema, la firma de visto bueno y recaba la firma del Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial para trámite de pago, la devuelve al personal operativo del verificentro autorizado, archiva la copia del certificado de verificación y la factura en el expediente del vehículo. Recibe factura original debidamente validada por el Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte y el Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial y procede a su cobro. Se conecta con el Procedimiento Pago a Proveedores del Manual de Procedimientos de Tesorería.

21 Página: Procedimiento 9: Adquisición de Combustible Mediante Efectivales. No Responsable Descripción 1 Departamento de Administración De Riesgos y Control del Transporte / Jefe de Departamento Con base en el contrato del suministro de vales de combustible vigente, elabora ocho días antes de fin de mes, el formato Solicitud de Cheque en original y cuatro copias, para cubrir el pago por la adquisición de vales de combustible y abono a tarjetas inteligentes, lo firma y recaba la firma del Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial y envía original y tres copias al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, recaba acuse de recibo en la cuarta copia y la archiva para control y seguimiento previo acuse de recibo. 2 Departamento de Control Presupuestal/ Jefe de Departamento Recibe Solicitud de Cheque en origi0nal y tres copias, firmado por el Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte y por el Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial para cubrir el pago por la adquisición de los vales y abono a tarjetas inteligentes, lo firma, recaba la firma del Subdirector de Tesorería y Contabilidad y del Director de Finanzas y realiza la transferencia de recursos a la cuenta de la empresa adjudicada, archiva original y dos copias de la solicitud. 3 Departamento de Administración De Riesgos y Control del Transporte / Jefe de Departamento Tres días después de entregada la Solicitud de Cheque, se comunica vía telefónica al Departamento de Tesorería para verificar que se haya realizado la transferencia de recursos por el pago de los vales y abono a tarjetas inteligentes a la empresa adjudicada y de acuerdo a la respuesta obtenida determina: Se realizo la transferencia de recursos? 4 Departamento de Administración De Riesgos y Control del Transporte / Jefe de Departamento No se realizó la transferencia de recursos: Se comunica al día siguiente para verificar que se haya realizado la transferencia de recursos o, en su caso, los días subsecuentes hasta corroborar que se haya realizado la transferencia 5 Departamento de Administración De Riesgos y Control del Transporte / Jefe de Departamento Si se realizó transferencia: Se comunica vía telefónica con la empresa adjudicada, para realizar el pedido y acordar la fecha de entrega de los vales de combustible y abono a tarjetas inteligentes, espera la fecha de entrega de vales por la empresa adjudicada. 6 Empresa Adjudicada/Director Comercial Atiende llamada, toma pedido y acuerda fecha de entrega de vales, y en el día acordado entrega los vales en paquetes cerrados y sellados junto con originales del comprobante del servicio y remisión correspondiente en el Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte.

22 Página: No Responsable Descripción 7 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte / Jefe de Departamento Recibe los vales en paquetes cerrados y sellados junto con originales del comprobante del servicio y de la remisión correspondiente, revisa los importes de los vales recibidos contra la remisión, los resguarda para su dotación, acusa de recibo en originales del comprobante del servicio y la remisión correspondiente. Se conecta con el Procedimiento Solicitud de Dotación Ordinaria de Combustible Mediante Efectivales, del presente manual.

23 Página: Desarrollo: Procedimiento 10: Solicitud de Dotación Ordinaria de Combustible Mediante Efectivales No. Responsable Actividad 1 Unidad Aplicativa Resguardataria/ Titular/ Gestor Prepara en original la Bitácora de Control de Combustible de los vehículos asignados a la unidad aplicativa, anexa pase de salida de los vehículos por comisión correspondientes, la firma, elabora oficio de solicitud de dotación ordinaria de combustible en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, anexa la bitácora al oficio original y lo presenta junto con identificación oficial con fotografía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la archiva para su control y seguimiento 3 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe oficio de solicitud original, Bitácora de Control de Combustible con pase de salida de los vehículos por comisión correspondientes de los vehículos asignados a la unidad aplicativa e identificación oficial con fotografía, consulta la cantidad a entregar en la Relación de Dotación de Combustible a Unidades, contabiliza Efectivales, los ensobra y los entrega junto con Identificación oficial con fotografía y Relación de Dotación de Combustible a Unidades Gestor. 4 Unidad Administrativa Resguardataria/ Titular/ Gestor Recibe sobre con Efectivales, Identificación oficial con fotografía y la Relación de Dotación de Combustible a Unidades, firma esta última, la devuelve y se retira. 5 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe la Relación de Dotación de Combustible a Unidades con acuse de recibo y la archiva junto con la Bitácora de Control de Combustible actualiza en sistema automatizado el Reporte de consumo de Combustible.

24 Página: Procedimiento 11: Entrega de Tarjeta Electrónica de Combustible a Unidades Aplicativas No. Responsable Descripción 1 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Mediante oficio informa a las unidades médicas y administrativas resguardatarias de vehículos, los lineamientos que deberá observar para la solicitud de la Tarjeta Electrónica de Combustible para los vehículos asignados, así como de los documentos requeridos que a continuación se mencionan: Oficio de solicitud de Tarjeta Electrónica de Combustible en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte; Bitácora de Control de Combustible en original y copia, especificando kilometraje inicial y final por cada vehículo; e Identificación oficial con fotografía. 2 Unidad Médica y/o Administrativa Resguardataria/ Titular Se entera de los lineamientos a observar para la solicitud de la Tarjeta Electrónica de combustible, así como de los documentos requeridos, elabora oficio de solicitud de Tarjeta Electrónica de combustible en original y copia dirigido al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, prepara la Bitácora de Control de Combustible en original y copia, especificando kilometraje inicial y final del vehículo, la anexa al oficio original y lo entrega junto con identificación oficial con fotografía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la mantiene en su poder. 4 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe ofic io original de solicitud de Tarjeta Electrónica, Bitácora de Control de Combustible en original y copia e identificación oficial con fotografía, verifica en la bitácora el consumo de combustible por vehículo y, con base en este, elabora en original y copia el formato Orden de Entrega de Tarjeta Electrónica de Combustible en la que incluye la Plantilla Vehicular para Abasto de Combustible en Tarjeta Electrónica, asigna el monto de combustible por vehículo, la imprime en original y copia, la firma, realiza la carga en sistema y prepara las tarjetas en sobre cerrado por unidad aplicativa. 5 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Elabora oficio de entrega de Tarjetas Electrónicas de combustible en original y copia dirigido a la unidad aplicativa que corresponda y lo entrega junto con los sobres de las tarjetas electrónicas, la copia de la bitácora, el formato Orden de Entrega de Tarjeta Electrónica de Combustible en original y copia, y la identificación oficial con fotografía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la archiva junto con el oficio y original de la bitácora recibidos.

25 Página: No. Responsable Descripción 6 Unidad Médica y/o Administrativa Resguardataria/ Titular Recibe oficio de entrega de tarjetas en original, los sobres de las tarjetas electrónicas, copia de la bitácora, el formato Orden de Entrega de Tarjeta Electrónica de Combustible con saldo de combustible por tarjeta en original y copia y su identificación oficial, firma la orden de entrega de tarjeta en original y copia y la devuelve, mantiene en su poder el sobre de las tarjetas, copia de la bitácora, oficio original de entrega de tarjetas e identificación oficial. 7 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe el formato Orden de Entrega de Tarjeta Electrónica de Combustible firmada por la unidad aplicativa en original y copia, entrega la copia a la unidad aplicativa y archiva el original. 8 Unidad Aplicativa/ Titular Recibe copia del formato Orden de Entrega de Tarjeta Electrónica de Combustible firmado por la unidad aplicativa y se retira con los documentos recibidos.

26 Página: Procedimiento 12: Solicitud de Dotación Ordinaria de Combustible Mediante Tarjeta Electrónica No. Responsable Descripción 1 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Mediante oficio informa a las unidades aplicativas resguardatarias de vehículos, sobre las normas y lineamientos que deberá observar para la solicitud y dotación ordinaria de combustible en Tarjeta Electrónica, así como de los documentos que se requieren y que a continuación se mencionan: Bitácora de Control de Combustible en original y copia, especificando kilometraje inicial y final de cada vehículo; e Identificación oficial con fotografía original. 2 Unidad Aplicativa/ Titular Se entera de las normas y lineamientos para la dotación ordinaria de combustible en tarjeta electrónica, así como de los documentos requeridos y, dentro de los tres primeros días de cada mes, prepara la Bitácora de Control de Combustible en original y copia, con el kilometraje inicial y final por vehículo, se presenta en el Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte y la entrega junto con su identificación oficial con fotografía. 3 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe la Bitácora de Control de Combustible en original y copia, verifica el kilometraje inicial y final por cada vehículo y, con base en este, determina la cantidad de combustible a suministrar, ingresa al sistema y consulta la Plantilla Vehicular para Abasto de Combustible en Tarjeta Electrónica del formato Solicitud y Dotación Ordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica, captura la carga de combustible, imprime el formato en original y copia, lo firma de visto bueno, realiza la carga de combustible en sistema y lo entrega a la unidad solicitante para firma de recibido en original y copia. 4 Unidad Aplicativa/ Titular Recibe el formato Solicitud y Dotación Ordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica en original y copia, verifica la información, lo firma y lo devuelve al Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte. 5 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe el formato Solicitud y Dotación Ordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica en original y copia, y entrega la copia a la unidad solicitante, junto con la copia de la Bitácora de Control de Combustible e identificación oficial. 6 Unidad Aplicativa/ Titular Recibe copia del formato Solicitud y Dotación Ordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica, copia de la Bitácora de Control de Combustible, identificación oficial y se retira.

27 Página: Procedimiento 13: Solicitud de Dotación Extraordinaria de Combustible Mediante Tarjeta Electrónica No. Responsable Descripción 1 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Mediante oficio informa a las unidades médicas y administrativas resguardatarias de vehículos, las normas y lineamientos que deberá observar para la solicitud y dotación extraordinaria de combustible en Tarjeta Electrónica, para la operación del parque vehicular asignado, así como de los documentos que se requieren y que a continuación se mencionan: Oficio de solicitud de dotación extraordinaria de combustible vía tarjeta electrónica en original y copia; Bitácora de Control de Combustible en original y copia, especificando kilometraje inicial y final de cada vehículo; e Identificación oficial con fotografía. 2 Unidad Médica y/o Administrativa Resguardataria/ Titular Se entera de las normas y lineamientos para la solicitud y dotación extraordinaria de combustible mediante Tarjeta Electrónica, así como de los documentos requeridos, elabora oficio de solicitud de dotación extraordinaria de combustible mediante Tarjeta Electrónica dirigido al Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte en original y copia, prepara la Bitácora de Control de Combustible en original y copia, especificando kilometraje inicial y final de cada vehículo asignado, los anexa al oficio original y lo entrega junto con su identificación oficial con fotografía, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la mantiene en su poder. 3 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Recibe en original el oficio de solicitud de dotación extraordinaria de combustible mediante Tarjeta Electrónica, la Bitácora de Control de Combustible de los vehículos asignados en original y copia e identificación oficial con fotografía, verifica en la bitácora el kilometraje inicial y final de cada vehículo, determina el consumo de combustible y la cantidad a dotar, ingresa al sistema y consulta la Plantilla Vehicular para Abasto de Combustible en Tarjeta Electrónica del formato Recibo de Dotación Extraordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica, captura el moto de combustible a suministrar por vehículo, imprime el recibo en original y copia, lo firma, realiza la carga de combustible en sistema y lo entrega a la unidad solicitante para su firma. 4 Unidad Médica y/o Administrativa Resguardataria/ Titular Obtiene el Recibo de Dotación Extraordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica en original y copia, revisa el monto de combustible suministrado, lo firma en original y copia y lo devuelve. Desarrollo:

28 Página: No. Responsable Descripción 5 Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte/ Jefe de Departamento Obtiene el Recibo de Dotación Extraordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica debidamente firmado en original y copia, entrega la copia a la unidad solicitante junto con copia de la Bitácora de Control de Combustible e identificación oficial con fotografía, archiva originales del oficio de solicitud, de la bitácora y del recibo de dotación de combustible. 6 Unidad Médica y/o Administrativa Resguardataria/ Titular Recibe copia del Recibo de Dotación Extraordinaria de Combustible en Tarjeta Electrónica debidamente firmado, copia de la Bitácora de Control de Combustible, su identificación oficial con fotografía y se retira.

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