HOJA DE RUTA FUENTE: SISTEMA DE PASAPORTES (SISPAS), GESTIÓN DE MIGRACIONES, DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN Y EXTRANJERÍA

Transcripción

1 HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: SERVICIO DE PASAPORTES DE PERSONAS MENORES DE EDAD DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: HABILITAR EL SERVICIO DE PASAPORTES DE PERSONAS MENORES DE EDAD EN LAS AGENCIAS DEL BANCO DE COSTA RICA Y VENTANILLAS ELECTRÓNICAS DE SERVICIOS (VES) DE CORREOS DE COSTA RICA. Meta: 30 agencias del Banco de Costa Rica habilitadas con el servicio de pasaportes para personas menores de edad y 20 VES en Correos de Costa Rica. Indicador de cumplimiento: número de agencias del Banco de Costa Rica y VES de Correos de Costa Rica habilitadas brindando el servicio Definición del problema: Desde que se implementó la estrategia de Gobierno Digital, mediante la cual la Dirección General de Migración y Extranjería desconcentró sus servicios de pasaportes en junio del año 2007, los pasaportes de personas menores de edad únicamente se tramitan en las oficinas de la DGME. Esa situación provoca que los servicios en las oficinas de Migración se saturen, debido a la aglomeración de los núcleos familiares para tramitar el pasaporte y los permisos de salida de las personas menores de edad. A pesar que los servicios se brindan con base en los principios de eficacia y eficiencia, durante temporada alta, si acuden más personas a un trámite, hay una afectación en la imagen y al haber más personas usuarias, el servicio puede tornarse más lento. La mejora contempla: Reducción del plazo (hay más puntos para tramitar el servicio). Reducción de costos al usuario. Ya no habría que desplazarse solamente a las oficinas de Migración, sino que se podrá acudir a la agencia del BCR y VES más cercana. Reducción de pasos. Se ofrecerá el servicio de entrega del pasaporte mediante Correos de Costa Rica, para que las personas usuarias no tengan que desplazarse hasta las oficinas de Migración a retirarlo. Automatización del trámite: se habilitará el servicio de citas para personas menores de edad a través del Banco de Costa Rica, a través de teléfono e Internet, además de los servicios automatizados ya existentes (Call center de Migración y el sitio web de Migración). FUENTE: SISTEMA DE PASAPORTES (SISPAS), GESTIÓN DE MIGRACIONES, DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN Y EXTRANJERÍA PLAZO DE IMPLEMENTACION: INICIO FINAL DURACIÓN 01/02/ /12/ IMPACTO: Satisfacción del usuario, reducción de quejas, ampliación de la cobertura en la atención, mejora de la imagen institucional. Población beneficiada: población nacional. LIDER: Ministerio de Gobernación y Policía, Dirección General de Migración y Extranjería. Nombre de la funcionaria de contacto: Rosibel Vargas Durán. Nombre de la Oficial de Simplificación de Trámites: Carmen María Muñoz Quesada. Otra institución: Banco de Costa Rica, Director de proyecto: Luis Diego Brenes; Correos de Costa Rica, Director de proyecto: Gabriela Víquez (Gobierno Digital). EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: Ministerio de Gobernación y Policía: de Mejora Regulatoria Institucional, Dirección Técnica Operativa de la DGME, Unidad de Planificación Institucional de la DGME, Contraloría de Servicios de la DGME; Banco de Costa Rica, Correos de Costa Rica, Gobierno Digital. PRÓXIMOS PASOS: Continuar las negociaciones del convenio con el Banco de Costa Rica y VES. REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Recurso Humano de la Dirección General de Migración y Extranjería, equipo tecnológico (software y hardware), libretas de pasaportes, mecanismos de cita y entrega de pasaportes, transporte, horas extra.

2 Planificador del proyecto No. ACTIVIDAD Responsable Fecha de inicio Fecha final DURACIÓN Porcentaje de avance 1 Borrador de convenio con el Banco de Costa Rica Asesoría Jurídica DGME y MGP 01/02/ /04/ Firma del Convenio con el Banco de Costa Rica Ministerio, Dirección General, BCR 15/05/ /05/ Capacitación a las plataformas y al Call Center del BCR y VES Comunicación DGME 15/05/ /05/ Envío de información al BCR y VES Comunicación 15/05/ /12/ Pruebas del sistema GTI 01/03/ /04/ Comunicación MGP 6 Comunicados de prensa y DGME 15/05/ /05/ Inauguración del servicio MGP, DGME 15/06/ /06/ Evaluación y retroalimentación Institucional 01/02/ /12/ Seguimiento Institucional 02/01/ /06/ NOTA: Siempre será necesario hacer un ajuste en el gráfico para que se ajuste la fecha inicial de la primera barra al primer día del proyecto, para ello seguir los siguientes pasos: - La primera actividad en iniciar es la actividad 1 y para colocar dicha barra justo a la fecha de inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. - El valor numérico se conoce haciendo clic derecho sobre la celda de la fecha de inicio de la actividad 1, allí elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número. Sin hacer clic en el botón Aceptar se puede observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha (por ejemplo 40544). Es necesario anotar ese número para colocarlo como valor de inicio en el gráfico, y luego cerrar el cuadro de diálogo. - Luego de cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas, se selecciona las etiquetas del eje horizontal dando clic derecho al eje para seleccionar la opción Dar formato a eje. Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad 1 que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544) y dar Aceptar e inmediatamente se ajusta la fecha de la barra horizontal al inicio del proyecto.

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4 HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: SERVICIO DE CERTIFICACIONES DE MOVIMIENTOS MIGRATORIOS DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Que la Unidad de Opciones y Naturalizaciones del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones tenga acceso vía convenio al Sistema de Movimiento Migratorio Electrónico (SIMMEL) de la DGME para obtener la certificación de movimientos migratorios de las personas que requieren de esta para sus trámites de opciones y naturalizaciones. El tipo de mejora consiste en la optimización del trámite para la persona usuaria de acudir a la DGME a solicitar la certificación de movimiento migratorio. También hay reducción de plazos, pasos y costos, porque la persona usuaria o funcionaria del Registro Civil no tendrá que desplazarse a otra institución para obtener la certificación. Hay una automatización del trámite, ya que ambas instituciones coordinarán en línea, reduciendo costos, insumos, así como la intermediación de terceras personas, evitando situaciones ilícitas o de abuso en la prestación de los servicios públicos. Meta: Reducción de las consultas físicas de certificaciones de movimientos migratorios y disminución de quejas. Indicador: cantidad de consultas físicas para el trámite de certificaciones de movimientos migratorios. FUENTE: Informes de la Unidad de Registro de Movimiento Internacional de Personas (REMIP) de la Gestión de Migraciones. PLAZO DE IMPLEMENTACION: INICIO FINAL DURACIÓN 01/04/ /12/ IMPACTO: Eliminación de consultas físicas por parte de las personas usuarias, reducción de filas en el área de Migraciones, reducción de intermediarios, transparencia en el servicio. Población beneficiada: Población nacional y extranjera. LIDER: Ministerio de Gobernación y Policía, Dirección General de Migración y Extranjería. Nombre de la funcionaria de contacto: Rosibel Vargas Durán. Nombre de la Oficial de Simplificación de Trámites: Carmen María Muñoz Quesada. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: Ministerio de Gobernación y Policía: de Mejora Regulatoria Institucional, Dirección Técnica Operativa de la DGME, Unidad de Planificación Institucional de la DGME, Contraloría de Servicios de la DGME, Gestión de Tecnologías de Información de la DGME, Asesoría Jurídica DGME, REMIP DGME. Otra institución: Tribunal Supremo de Elecciones. PRÓXIMOS PASOS: Suscribir convenio con el Tribunal Supremo de Elecciones REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Recurso Humano de la Dirección General de Migración y Extranjería, equipo tecnológico (software y hardware), elaboración de un sistema de consulta.

5 Planificador del proyecto No. ACTIVIDAD Responsable Fecha de inicio Fecha final DURACIÓN 1 Borrador del Convenio con el TSE Asesoría Jurídica DGME y MGP 01/03/ /03/ Porcentaje de avance 2 Firma del Convenio con el TSE MGP y TSE 15/04/ /04/ Proyecto de implementación de 3 sistema de consulta del registro de movimientos migratorios GTI Comunicación 01/03/ /04/ Comunicados de prensa MGP y DGME 15/04/ /04/ Inauguración del servicio MGP, DGME 01/05/ /05/ Evaluación y monitoreo Institucional 01/05/ /12/ Seguimiento Institucional 02/01/ /06/ NOTA: Siempre será necesario hacer un ajuste en el gráfico para que se ajuste la fecha inicial de la primera barra al primer día del proyecto, para ello seguir los siguientes pasos: - La primera actividad en iniciar es la actividad 1 y para colocar dicha barra justo a la fecha de inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. - El valor numérico se conoce haciendo clic derecho sobre la celda de la fecha de inicio de la actividad 1, allí elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número. Sin hacer clic en el botón Aceptar se puede observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha (por ejemplo 40544). Es necesario anotar ese número para colocarlo como valor de inicio en el gráfico, y luego cerrar el cuadro de diálogo. - Luego de cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas, se selecciona las etiquetas del eje horizontal dando clic derecho al eje para seleccionar la opción Dar formato a eje. Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad 1 que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544) y dar Aceptar e inmediatamente se ajusta la fecha de la barra horizontal al inicio del proyecto.