Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Página 1 de 6 Fecha de Vigencia: 15 / 01 / 16 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO 1 Adopción del procedimiento CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA ANDRÉS RICARDO ECHEVERRI DURANGO Tercer Secretario de Relaciones Exteriores 15 / 01 / 2016 REVISÓ CARGO FECHA JAIME GIRÓN DUARTE 15 / 01 / 2016 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 15 / 01 / 2016

2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Página 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para agendar eventos oficiales del Ministro de Relaciones Exteriores y/o del Presidente, y preparar los documentos de apoyo necesarios para su participación. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de fijar un evento oficial en la agenda del Ministro de Relaciones Exteriores y/o del Presidente y finaliza con la entrega del documento al Ministro de Relaciones Exteriores o el envío a Presidencia, según el caso. 3. BASE LEGAL Decreto 1067 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Resolución 1580 de 2015, por la cual se actualiza el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del Ministerio de Relaciones Exteriores Decreto 2674 del 20 de noviembre de 2013 por medio del cual se modifica el Decreto 3355 de Decreto 3355 de 2009 por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. 4. DEFINICIONES DOCUMENTO DE APOYO: es aquel que sirve de guía para la participación en un evento oficial. EVENTO OFICIAL: es aquel en el que el Ministro de Relaciones Exteriores y/o el Presidente representan al Gobierno de Colombia ante otro estado u organización internacional. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Agenda para evento oficial Delegación para evento oficial País/Organización en breve para evento oficial Fichas para evento oficial Guion para evento oficial 6. REGISTROS Agenda del Ministro en Outlook Agenda internacional del Presidente en Outlook

3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Página 3 de 6 7. POLITICAS DE OPERACION El determinará el plazo oportuno para la entrega de los documentos de apoyo.

4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Página 4 de 6 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DE EVENTOS OFICIALES DESPACHO MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES REGISTROS OBSERVACIONES Inicio 1. Recibir solicitud o requerimiento 2. Solicitar concepto al Ministro 3. Asignar fecha en agenda Agenda del Ministro en Outlook y Agenda internacional del Presidente en Outlook 4. Solicitar la información de apoyo a la dependencia correspondiente (Fichas y ayudas de memoria) 5. Convocar a funcionarios que acompañaran al Ministro 6. Revisar la documentación de apoyo preparada por la Dependencia. Asesor del Despacho El contenido y forma del documento es correcto No 7. Realizar correcciones Si Funcionario Asignado 8. Coordinar logística para el desarrollo de la agenda 1

5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Página 5 de 6 PREPARACIÓN DE EVENTOS OFICIALES DESPACHO MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES REGISTROS OBSERVACIONES 1 9. Entregar documentación al Ministro 10. Revisar documentación Ministro El contenido y forma del documento es correcto? No 11. Realizar correcciones Si Funcionario Asignado El documento es para el Presidente? Si 12. Enviar documentación a Presidencia No Fin

6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Página 6 de 6 9. PUNTOS DE CONTROL PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO 3 Perdida de información Realizar copia de la agenda Permanente Secretario Privado Agenda en Outlook 4 Las dependencias no envían la información a tiempo. Realizar seguimiento Con cada solicitud Asesor Control de solicitud de información 7 Falta de consistencia de la información Asegurar la coordinación entre las áreas y el Despacho y la calidad de la información Permanente Asesor Jefe de Gabinete, funcionarios de las dependencias Fichas, ayudas memoria, y documentos de apoyo 10. ANEXOS No Aplica

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