Manual Eventos Institucionales

Transcripción

1 Manual Eventos Institucionales Saludable y comprometida con la vida!

2 Gerente de Metrosalud Martha Cecilia Castrillón Suárez Coordinación Editorial Grupo de Apoyo en Comunicaciones Diseño y diagramación Diana Marcela Flórez Atehortúa Asesora en Comunicaciones Este es un documento oficial de la ESE Metrosalud y su reproducción total o parcial está prohibida para cualquier propósito, sin la autorización expresa de la Gerencia.

3 Contenido Eventos Metrosalud Bitácora Lista de chequeo Formato de evaluación Guion Recomendaciones Protocolo Intervenciones Mesa Principal Fila de honor Himnos Banderas Agenda Gerente Metrosalud Ante los medios de comunicación Tenga en cuenta R

4 Eventos Metrosalud Partiendo de la definición de la Real Academia de la Lengua Española, un evento es un suceso importante y programado, de ahí que sea necesario tanto un análisis estratégico antes de su realización como un juicioso ejercicio de planeación, en procura de la efectividad. 4

5 Eventos Metrosalud Al llevar a cabo un evento es preciso tener cuidado con la elección de cada detalle, pues cada cosa que hagamos o dejemos de hacer tendrá un enorme significado. Cuando tenemos a un grupo de personas reunido en uno de nuestros puntos de prestación de servicios, tenemos ante nosotros una gran oportunidad de comunicar un mensaje positivo, o por el contrario, generar una imagen desfavorable de Metrosalud. Por tanto, en la medida de lo posible, hay que evitar las eventualidades, realizando eventos sin la debida planeación a través de los cuales se corre un altísimo riesgo de deteriorar la imagen de nuestra Empresa Social del estado, Metrosalud. 5

6 Bitácora A través de un sencillo formato que debe ser diligenciado por el Coordinador del evento (Director, Jefe de Área o delegado) se deberá aclarar el objetivo del evento, el público (tipo de asistentes y cantidad), la magnitud, los recursos necesarios, entre otros detalles. Una vez diligenciado deberá ser enviado al c o r r e o e l e c t r ó n i c o i n s t i t u c i o n a l secretariadireccion@metrosalud.gov.co quien lo remitirá al Gerente para que evalúe su pertinencia. Todos los eventos de la ESE Metrosalud deben tener previa aprobación de la Gerencia quien definirá si es necesario el apoyo del Grupo de Comunicaciones. 6

7 Lista de Chequeo A través de este instrumento, el Coordinador(a) debe consignar antes del evento, un completo listado de las tareas y requerimientos, así como los responsables de los mismos, para facilitar su ejecución y seguimiento. 7

8 Formato de evaluación La bondad de este formato radica en la identificación de oportunidades de mejora, por lo cual deben consignarse en él, tanto los aciertos como los desaciertos. Cuando un evento tenga segunda versión, convendrá revisar el formato de evaluación del anterior como punto de partida, minimizando los riesgos y procurando la efectividad. 8

9 Guión Este formato incluye una guía de la información básica que debe tener el guión de un evento institucional en la ESE Metrosalud y siempre que se cuide el lenguaje y el contenido expresado a través de la actividad programada, el Coordinador podrá agregarle la información que considere pertinente. 9

10 Recomendaciones Todos los eventos institucionales deben contar con el visto bueno de la gerencia, de ahí que deben ser informados con al menos un mes de anticipación. El Grupo de Apoyo en Comunicaciones apoyará al Coordinador(a) del evento cuando la gerencia lo determine necesario. Con el fin de garantizar la correcta aplicación de la identidad gráfica de Metrosalud, así como verificar que tanto el tono como mensaje correspondan al pensamiento institucional, todas las p i e z a s g r á f i c a s i n f o r m a t i v a s y / o publicitarias necesarias para el evento (impresas, virtuales o de merchandising) deben ser aprobadas por el Grupo de Apoyo en Comunicaciones. 10 Debemos procurar que los eventos no duren más de lo que sea necesario para no incomodar a los asistentes todo acto d e b e s e r m e m o r a b l e, m á s n o interminable Javier Álvarez Lozano.

11 Recomendaciones Con tiempo se alcanzan a resolver situaciones no previstas, pero cuando un evento se improvisa, la falta de planeación se evidencia ante los errores y dificultades sin sentido. El tiempo es necesario no solo durante la planeación, sino en la etapa de montaje y desmonte. En los requerimientos tenga en cuenta el recurso humano y asigne a cada persona responsabilidades y tiempos. Recuerde hacerle seguimiento. Tenga en cuenta que parte de la imagen es la organización y el aseo, así como las condiciones óptimas del espacio. 11 R

12 Recomendaciones Si requiere la presencia de autoridades civiles y/o gubernamentales, empresarios o personas cuya agenda deba ser gestionada con anticipación, téngalo en cuenta antes de incluirlas en el orden del día. Recuerde que somos una Empresa de tipo público, prestadora de servicios de salud y que debemos dar ejemplo, v e r i f i c a n d o l a s c o n d i c i o n e s d e seguridad, y de integridad física, incluso, contar con la asesoría de Salud Ocupacional, si se requiere. Dependiendo de la magnitud del evento y del número de asistentes, se deberán gestionar los permisos de gobierno, el apoyo de ambulancia y el servicio médico, además de baños públicos de acuerdo con el espacio. 12

13 Protocolo Definido como el conjunto de normas ceremoniales que rigen las relaciones con y entre determinadas personas en razón del cargo y la dignidad Javier Álvarez Lozano (Comunicador experto en Protocolo y Ceremonial). 13 R

14 Intervenciones 14 Cuando varias personas van a intervenir durante un evento, las precedencias se deben tener en cuenta permitiendo que hable primero el de menor jerarquía y que finalice la máxima autoridad presente. El saludo por parte del presentador debe ser siempre a la mesa principal o fila de honor, en orden de precedencias, comenzando por el cargo más alto hasta el de menor rango, terminando con señoras y señores (confirmar la presencia de quienes aparecen en lista).

15 R Mesa Principal Se ubicará en un evento en la parte de adelante (centro o esquina superior derecha) sólo cuando se requiera y la ubicación de sus integrantes se hará desde el centro (máxima autoridad o anfitrión) hacia los lados. Cuando se requiera el escenario para alguna presentación artística o proyección audiovisual, se puede destinar una fila de honor (el número de filas dependerá de la cantidad de invitados especiales). Cuando se incluya en un evento una mesa principal, deberá ponerse vasos de cristal o botellas de agua sin ninguna etiqueta comercial R R R R R R R R R R R

16 Fila de honor El Gerente de Metrosalud preside la mesa principal o fila de honor (en la mitad), y a partir de él, a mano derecha y luego a la izquierda (siempre derecha-izquierda), se ubican las personas según la precedencia del cargo y del rango, de mayor a menor (autoridades civiles, eclesiásticas, presidentes de las JAL o JAC, entre otros). Esto sólo varía cuando el Alcalde o alguna otra autoridad gubernamental superior asiste al evento, en cuyo caso, debe sentarse a la derecha. 16 Tanto en la mesa principal como en la fila de honor es preciso marcar cada puesto. En el primer caso con nombres, apellidos y cargo (Solicitar soportes de acrílico al Grupo de Comunicaciones); en el segundo, a través de un papel pequeño (espaldar silla) con la palabra reservado.

17 Himnos No es necesario incluir el himno nacional ni el Antioqueño en todos los eventos. Son indispensables en las condecoraciones y actos formales o protocolarios como las inauguraciones, además de aquellos en donde se encuentre el Presidente de la República de Colombia. En los eventos de tipo académico deberá ponerse el himno institucional de la ESE Metrosalud. 17 El himno Nacional debe entonarse al principio del evento, y el Himno Antioqueño al final del acto. Si la máxima autoridad va a retirarse antes de finalizar el evento, deben entonarse seguidos el Himno Nacional y el himno Antioqueño.

18 R Banderas E n c e r e m o n i a s s u m a m e n t e protocolarias, como las mencionadas, d e b e u b i c a r s e l a b a n d e r a d e Colombia en el centro; a mano derecha y mirando el escenario, la del Departamento de Antioquia, y a mano izquierda la bandera de Metrosalud. 18

19 Agenda Gerente Metrosalud La agenda del Gerente es manejada por la secretaria de gerencia. Cualquier solicitud para incluir un evento en la agenda del Gerente debe remitirse con suficiente tiempo (al m e n o s t r e s s e m a n a s a n t e s ), d e f o r m a e s c r i t a (secretariadireccion@metrosalud.gov.co) y adjuntando la bitácora completa del evento (Ver formato adjunto) a través de la cual se aclare por qué es estratégica la presencia del Gerente. Este requerimiento debe hacer un Director de Área, Jefe de Oficina o Director de UPSS con el fin de evitar eventos aislados que estén por fuera del plan de trabajo establecido en el Comité de Gerencia. 19

20 Ante los medios de comunicación 20 El vocero oficial de Metrosalud ante los medios de comunicación formales (RCN, Caracol, El Colombiano, El mundo, Teleantioquia, Hora 13, Telemedellín ) y alternativos (todos los medios locales de comunas y corregimientos del Medellín) es el Gerente. Cualquier solicitud de entrevista o registro de Metrosalud debe ser informada de inmediato al Grupo de apoyo en Comunicaciones (comunicaciones@metrosalud.gov.co / ) quien analizará la solicitud con el Gerente y definirá si se delega en alguien la atención y hará el acompañamiento respectivo (a través de indicaciones o de manera presencial). La marca registrada y nombre oficial de la ESE es Metrosalud, por lo tanto, siempre que se haga referencia ante un medio de comunicación de un Centro de Salud, Unidad Hospitalaria o Programa, deberá mencionarse la marca propia así: Unidad Hospitalaria San Antonio de Prado, de Metrosalud; Centro de Salud Aranjuez, de Metrosalud; Programa Salud en el Hogar

21 Tenga en cuenta Al llegar, el Gerente de Metrosalud, debe ser recibido por el Coordinador del evento, quien deberá ponerlo en contexto antes de iniciar el evento. Cuando los integrantes del Comité de Gerencia se encuentren presentes, deberán acompañar al Gerente de Metrosalud (si el Gerente está en mesa principal, el Comité de Gerencia estará en primera fila y si el Gerente está entre los asistentes, las demás directivas le acompañarán a los lados, excepto cuando asista el Alcalde de Medellín, El Gobernador de Antioquia o alguna autoridad superior). Cuando el Gerente de Metrosalud no pueda asistir a un evento al cual ha sido invitado, y delega en algún miembro de su equipo directivo, este deberá llevar una carta impresa con un mensaje de la Gerente que será entregado por la Secretaria de Gerencia y elaborado por el Grupo de Apoyo en Comunicaciones. 21

22 Tenga en cuenta Planear un evento con tiempo da la posibilidad de verificar detalles como el contenido de presentaciones artísticas y culturales con el fin de evitar la emisión de mensajes incorrectos en los puntos de prestación de servicios de la Red. Cada evento realizado en la ESE Metrosalud deberá contar con las respectivas evidencias: Fotografías y listado de asistencia (ver formato adjunto). Con el fin de propiciar la comunicación y proximidad entre la Gerente y el público asistente a cada evento, cuando se necesite una tarima, esta deberá ser de máximo 60 cm de altura, excepto para eventos masivos en donde por razones logísticas y de seguridad, deba ser más alta. En todos los eventos de la ESE Metrosalud deberá ubicarse al menos un pendón con la imagen corporativa y deberá darse lectura al guion básico para eventos (ver formato adjunto), al cual se le podrá agregar información específica de la actividad que se está realizando previa revisión del Coordinador del evento. 22