Guía para participación en Ferias

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1 Guía para participación en Ferias Programa Mi Casa con Remesas ENERO DE 2009 Marketing de Ideas [Escribir texto] Página 1

2 Guía para participar en Ferias Página 2

3 Guía para participar en Ferias Página 3

4 Fase 1: Para la fase de toma de decisiones CUESTIONARIO PARA ORIENTAR EL PROCESO DE ANÁLISIS TENDIENTE A LA TOMA DE DECISIONES CON RESPECTO A PARTICIPAR EN UNA FERIA COMERCIAL 1. La empresa cuenta con el suficiente volumen de ventas en el mercado interno? SI ( ) NO ( ) 2. Actualmente quién consume o usa su producto? 3. Existen factores culturales, económicos, de edad, profesión, etc., presentes en el grupo de consumidores de su producto? 4. La empresa cuenta con capacidad para producir más? 5. Tiene la capacidad económica y tiempo para desarrollar mercados de exportación u otros mercados? 6. Desea exportar constantemente y/o por tiempo ilimitado? Guía para participar en Ferias Página 4

5 7. La empresa tiene la capacidad para atender, tanto su mercado interno como el externo? 8. Ha identificado sus mejores productos y/o servicios para promoverlos en el mercado exterior? SI ( ) NO ( ) Cuáles son: 9. Qué adaptaciones es necesario hacer en su producto para que pudiera ser atractivo para clientes en el extranjero? 10. Cuenta usted con información respecto a la situación económica, prácticas negocios, estabilidad política y social, red de comunicaciones y demás aspectos, que en el mercado meta pudiera tener efecto sobre la aceptación de su producto? 11. Cuál es el tamaño y la segmentación en el mercado meta? 12. Existe normatividad específica para la venta del producto en el exterior? 13. Existe alguna restricción cambiaría en el país meta? Guía para participar en Ferias Página 5

6 14. Conoce usted la posible competencia local y externa a que se enfrentaría el producto? 15. Conoce usted el nivel de precios que se maneja en el mercado meta, para la línea de sus productos? 16. Cuál o cuáles son los canales de distribución usuales para la adquisición del producto en el mercado meta? 17. Conoce usted qué servicios de apoyo existen en el mercado meta para la comercialización del producto? Guía para participar en Ferias Página 6

7 CUESTIONARIO PARA UBICAR EL MERCADO CORRESPONDIENTE AL PRODUCTO I. El producto: 1. Breve descripción del producto: 2. Tipo de producto: a) De consumo inmediato...( ) b) De consumo a medio plazo... ( ) c) De largo plazo... ( ) 3. Grado de especificidad y diferenciación del producto - Indiferenciado - Con escasa diferenciación - Media diferenciación - Alta diferenciación con respecto a la oferta presente en la feria 4. Elementos estratégicos del perfil de competitividad del producto con relación al mercado: 4.1. Calidad: 4.2. Diseño: 4.3. Precio: 4.4. Cualidad ecológica: 4.5. Impacto comercial: 4.6. Servicio pre y post-venta Guía para participar en Ferias Página 7

8 II. El mercado meta: 1. Segmentos Denominación Volumen Valor del segmento del mercado Características distintivas Competencia por segmento Factores estratégicos para obtener la preferencia del consumidor en cada segmento en cuanto a: - Precio - Diseño - Calidad - Aspecto ecológico - Servicios al comprador - Promoción - Publicidad 2. Identificación de los diferentes segmentos en el mercado meta. Quién es el cliente o consumidor del producto? Guía para participar en Ferias Página 8

9 Evaluación cruzada entre el producto y cada segmento de mercado: Califique de 0 a 100 las características de competitividad que están presentes en el producto, así como la importancia que presentan esos factores en cada uno de los segmentos de mercado. Esta calificación se puede representar gráficamente la comparación, entre las calificaciones correspondientes al producto y a los segmentos. FACTORES 1. Calidad 2. Diseño 3. Precio 4. Cualidad ecológica 5. Ubicación 6. Impacto comercial 7. Servicio 9. Otros CALIFICACIÓN AL PRODUCTO CALIFICACIÓN A LOS SEGMENTOS POR C/FACTOR Guía para participar en Ferias Página 9

10 CUESTIONARIO PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS Objetivos para los empresarios en calidad de expositores: Identifique los objetivos que desea lograr con su participación en ferias comerciales. En aquellos casos que sea factible cuantificar el objetivo deseado, indique dicho valor a continuación del enunciado del objetivo, así como el tiempo estimado para su realización. ( ) Incrementar ventas en: $ ( ) Diversificar mercados. ( ) Maximizar uso de capacidad productiva instalada, en: % ( ) Reducir el impacto de los ciclos en la demanda en el mercado interno, En: % ( ) Prueba de lanzamiento para nuevos productos. ( ) Realización de contactos de negocios con distribuidores, inversionistas, Organizaciones gubernamentales, etcétera. Número de contactos:. ( ) Contactar nuevos agentes o representantes comerciales. Número de contactos:. ( ) Contactar especialistas. ( ) Informarse con respecto a la situación del sector de industria al que se Pertenece. ( ) Motivar a la fuerza de ventas. Guía para participar en Ferias Página 10

11 ( ) Mantener contacto con los clientes habituales. ( ) Como medio de promoción y publicidad de la imagen de la empresa. ( ) Conocer la competencia. ( ) Obtener información para examinar la competitividad internacional de la empresa. ( ) Localizar fuentes de abastecimiento (con mayor seguridad, mejor precio o mejor calidad). Guía para participar en Ferias Página 11

12 CUESTIONARIO PARA SELECCIONAR LA FERIA A ASISTIR A continuación se formulan algunas preguntas cuya respuesta provee elementos de juicio para seleccionar la feria o ferias comerciales a asistir. 1. Nombre de la feria comercial: 2. Ubicación: 3. Periodo: 4. Qué tan grandes e importantes son las ferias que pudiesen ser de interés para su empresa? 5. Cuál es el rango de productos que cubre? 6. Número de empresas y características que estuvieron representados en Feria realizada en el periodo anterior. Empresas: Características: Perfil de expositores: 7. Cuántos visitantes asistieron en la versión anterior? Perfil de visitantes 8. Cuál es el costo total en que incurriríamos al participar en la feria? 9. Con cuánto tiempo de anticipación se debe hacer la reservación?: 10. Cuáles son las normas y procedimientos aduanales, sanitarios, impositivos, laborales, etc., que se deben observar para participar en la feria comercial? Guía para participar en Ferias Página 12

13 11. Existen en lugar de la feria otras oportunidades de negocio que deban ser tomadas en cuenta? 12. Qué tan importante y promisorio puede ser el mercado meta al que corresponde o se ve influenciado por la feria? 13. Consideraciones a ser tomadas en cuenta en lo relativo al stand": Localización: Tamaño: Diseño: funcionalidad, atractivo y mantenimiento de la inversión: 14. Comportamiento del visitante al asistir a la feria: Tiempo dedicado por stand Observación del producto y demostraciones Aglomeraciones Concentración de visitantes a determinadas horas y en determinados días 15. Servicios adicionales incluidos 16. Condiciones de Participación Reglamento 17. Precio 18. Plano Guía para participar en Ferias Página 13

14 CUESTIONARIO PARA SELECCIONAR LOS PRODUCTOS A EXHIBIR Este cuestionario apoya el proceso de toma de decisiones para seleccionar el o los productos que deben de ser elegidos parar ser exhibidos y determinar la forma de cómo hacerlo. 1. Es posible exhibir todo el rango de productos? (SI o NO): por qué?: 2. Es de interés exhibir todo el rango de productos? (SI o NO): por qué?: 3. Deben ser seleccionados sólo algunos productos enfocados a la solución de un tipo de problema en especial? (SI o NO): por qué?: 4. Qué es aquello que definitivamente debe ser mostrado? 5. Cuáles son las novedades con que contamos y los desarrollos que son superiores a lo que posee la competencia? 6. Qué es aquello que particularmente debe ser enfatizado? 7. Cuáles productos satisfacen los requerimientos futuros del mercado Meta? Guía para participar en Ferias Página 14

15 FASE 1: TOMA DE DECISIONES ACTIVIDADES TIEMPO 1. Análisis de los planes estratégicos y situación de la empresa. 2. Establecimiento de los objetivos para participar en ferias comerciales. 3. Localizar y definir fuentes de información sobre ferias comerciales. 4. Obtener información con respecto a las ferias comerciales de interés 5. Selección de la feria comercial a asistir. 6. Obtener información con respecto a apoyo institucional a ferias comerciales. 7. Selección de productos que deban ser llevados a la feria. Guía para participar en Ferias Página 15

16 FASE 2: PLANEACIÓN ACTIVIDADES TIEMPO 1. Investigación detallada de la feria (documental, en bases de datos, "in situ"). 2. Definición de tareas a realizar. 3. Elaboración de programa de actividades. 4. Diseño de muebles, equipo y dispositivos para exhibir los productos (exhibidores). 5. Decisión de comprar, rentar o hacer el "stand". 6. Diseño del stand arquitectónico, servicios, mobiliario y seguridad. 7. Diseño de las demostraciones. 8. Diseño de la publicidad y de material promocional. 9. Diseño de catálogos folletos y material impreso. 10. Gestión de apoyo institucional para participar en la feria comercial. 11. Determinación de medio de transporte y seguros para embarque a la feria. 12. Determinación de la organización y funciones para la feria comercial. 13. Determinación de las especificaciones respecto a los recursos humanos. 14. Determinación de las modalidades de contratación y pago. 15. Búsqueda y selección de contratistas y asesores. 16. Elaboración de presupuesto. 17. Convenio con contratistas. 18. Convenio con asesores. 19. Reservación, registro e inscripción en la feria comercial 20. Inserción de la empresa en catálogos y medios de información de la feria. Guía para participar en Ferias Página 16

17 FASE 3: PREPARACIÓN ACTIVIDADES TIEMPO 1. Reclutamiento, selección o promoción de personal para el proyecto (feria). 2. Inducción y entrenamiento de personal. 3. Elaboración de uniformes y distintivos del personal. 4. Obtención de los permisos y visas necesarios. 5. Reservación de transporte, hospedaje y servicios para el personal. 6. Preparación del material impreso. 7. Preparación de las demostraciones. 8. Preparación del material audiovisual. 9. Preparación de formas para registro de la información. 10. Realización de actividades de publicidad. 11. Realización de actividades de promoción. 12. Embalaje y preparación del embarque hacia la feria. 13. Transporte del embarque hacia la feria comercial. 14. Tramitación aduanal tanto de salida como de entrada. 15. Almacenaje. Guía para participar en Ferias Página 17

18 FASE 3: PREPARACIÓN ACTIVIDADES TIEMPO 16. Ensamble o armado del stand. 17. Instalación eléctrica y de los demás servicios. 18. Detalles y decoración del stand 19. Transportación, hospedaje y aclimatación personal. 20. Prueba de las instalaciones y equipo. 21. Prueba de demostraciones. 22. Prueba de funcionamiento de líneas y telefónicas, internet, energía. 23. Revisión de la seguridad. 24. Revisión de la disponibilidad de servicio de limpieza. 25. Revisión de exhibidores,mobiliario y equipo auxiliar. 26. Revisión de suministro de material impreso y promocional. 27. Realización de "prueba final". Guía para participar en Ferias Página 18

19 Fase 4: Operación FORMATO PARA REGISTRAR LAS CONVERSACIONES CON LOS VISITANTES Feria: Fecha: Hora: Nombre del visitante: Dirección: Teléfono: Chat: Área de actividad del visitante: Perfil del visitante: Cliente nuevo o antiguo: Ciudad de procedencia en Colombia: Guía para participar en Ferias Página 19

20 TÓPICO DE DISCUSIÓN: PRODUCTOS: IMAGEN DE LOS PRODUCTOS: - Positiva - Negativa - Indiferente COMENTARIOS Y OBSERVACIONES: Se le entregó: ( ) tarjeta de presentación, ( ) folleto, ( ) lista de precios, ( ) muestra RESULTADOS: Guía para participar en Ferias Página 20

21 CALIFICACIÓN DE NUESTRA PARTICIPACIÓN EN LA FERIA CON RESPECTO A OBJETIVOS FECHA FERIA Instrucciones: Evalúe el logro de los objetivos fijados en el momento que se tomó la decisión de aistir a la feria comercial.los valores para la calificación fluctúan entre de 0 a 100 puntos, donde 0 corresponde a un cumplimiento nulo, 70 a un cumplimiento total, y 100, puntos representan un cumplimiento ampliamente satisfactorio, con resultados que sobrepasan a los objetivos. Para efecto de apreciación visual y comparación, grafique la evaluación en el cuadro situado en el inferior de la hoja. CALIFICACIÓN: # FACTOR CALIFICACIÓN 1 Objetivos 1: Objetivos 2: 3 Objetivos 3: 4 Objetivos 4: 5 Objetivos 5: 6 Objetivos 6: 7 Objetivos 7: 8 Objetivos 8: 9 Objetivos 9: 10 Objetivos 10: TOTAL DE PUNTOS GRÁFICA: FACTORES Sobrepasa mucho Sobrepasa algo sobrepasa poco Cumplió Faltó muy poco Logro insuficiente Logro inaceptable Logro muy pobre Logro pésimo Logro nulo Guía para participar en Ferias Página 21

22 CALIFICACIÓN DE LA FERIA FECHA: FERIA: Instrucciones: Evalúe cada uno de los factores enumerados a continuación, los valores van de 0 a 100 puntos, donde 0 es pésimo, 50 inaceptable, 60 soportable, 70 aceptable, 80 bueno, 90 muy bueno, 100 excelente. Para efecto de apreciación visual y comparación, grafique la evaluación en el cuadro situado en el inferior de la hoja. CALIFICACIÓN: # FACTOR CALIFICACIÓN 1 Resultados generales Contactos adquiridos 3 Resultados en ventas 4 Información sobre competitividad 5 Información sobre tendencia en producto 6 Información sobre tendencias comerciales 7 Información con respecto a la competencia 8 Asistencia 9 Grado de interés de los visitantes GRÁFICA: _ FACTORES TOTAL DE PUNTOS Guía para participar en Ferias Página 22

23 CUESTIONARIO PARA ANÁLISIS DE LOS VISITANTES A LA FERIA a) Número de visitantes:... b) Porcentaje de visitantes comerciales: c) Procedencia de los visitantes ciudad de origen: % A. % B. % C. d) Actividad: % Trabaja en empresa privada. % Trabaja en gobierno o empresa pública % Trabajador independiente.. % Ama de casa % No trabaja, estudiante o jubilado. Otro. e) Recibe o envía remesas Valor mensual: f) Nivel para toma de decisiones: % Toma decisiones sobre adquisición solo. % Toma decisiones sobre adquisición en forma colectiva % Asesora o da consejo en la toma de decisiones sobre adquisición. g) Frecuencia en la visita a la feria: % Este año es la primera visita % Esta es la segunda visita.. % Esta es la tercera visita.. % Esta es la cuarta o mayor a la cuarta visita Guía para participar en Ferias Página 23

24 h) Duración de la visita: % 1 día % 2 días % 3 días i) Sexo: % Masculino.. % Femenino.. j) Edad: % hasta 20 años. % de 21 a 30 años.. % de 31 a 40 años.. % de 41 a 50 años % de 51 a 60 años. % 61 o más años de edad. k) Ingreso anual: (Definir montos y moneda) % hasta 20,000 $ al año.. % de 20,001 a 30,000 $ al año.. % de 30,001 a 50,000 $ al año.. % de 50,001 a 99,999 $ al año.. % más de 100,000 $ al año l) Ha comprado algo en la feria o intenta comprar algo: % Si. % No m) Planea comprar algo de lo exhibido en la feria después de que ésta concluya. % Si % No.. Guía para participar en Ferias Página 24

25 CALIFICACIÓN DEL DISEÑO DEL "STAND" FECHA: FERIA : Instrucciones: Evalúe cada uno de los factores enumerados a continuación, los valores van de 0 a 100 puntos, donde 0 es pésimo, 50 inaceptable, 60 soportable, 70 aceptable, 80 bueno, 90 muy bueno, 100 excelente. Para efecto de apreciación visual y comparación, grafique la evaluación en el cuadro situado en el inferior de la hoja. GRÁFICA: CALIFICACIÓN: # FACTOR CALIFICACIÓN 1 Funcionalidad 2 Estética 3 Originalidad 4 Impacto psicológico- comercial 5 Duración 6 Seguridad 7 Contenido de imagen corporativa 8 Iluminación 9 Servicios 10 Mobiliario 11 Decoración 12 Costo 13 Adaptabilidad TOTAL DE PUNTOS FACTORES Guía para participar en Ferias Página 25

26 CALIFICACIÓN DEL DISEÑO DE EXHIBIDORES FECHA: FERIA: Instrucciones: Evalúe cada uno de los factores enumerados a continuación, los valores van de 0 a 100 puntos, donde 0 es pésimo, 50 inaceptable, 60 soportable, 70 aceptable, 80 bueno, 90 muy bueno, 100 excelente. Si desea incluir otros conceptos, utilice lós números 10 y 11. Para efecto de apreciación visual y comparación, grafique la evaluación en el cuadro situado en el inferior. CALIFICACIÓN # FACTOR CALIFICACIÓN 1 Atractivo 2 Estética 3 Originalidad 4 Facilidad de observación 5 Claridad de etiquetas y leyendas 6 Seguridad 7 Calidad 8 Iluminación 9 Estilo PUNTOS: GRÁFICA: FACTORES Guía para participar en Ferias Página 26

27 DESEMPEÑO DEL PERSONAL FECHA: FERIA: Instrucciones: Evalúe cada uno de los factores enumerados a continuación, los valores van de 0 a 100 puntos, donde 0 es pésimo, 50 inaceptable, 60 soportable, 70 aceptable, 80 bueno, 90 muy bueno, 100 excelente. Para efecto de apreciación visual y comparación, grafique la evaluación en el cuadro situado en el inferior de la hoja. CALIFICACIÓN: # FACTOR CALIFICACIÓN 1 Calidad de trabajo 2 Cantidad de trabajo 3 Confiabilidad 4 Presentación 5 Asistencia y puntualidad 6 Iniciativa 7 Diligencia 8 Relaciones humanas 9 Resultados TOTAL DE PUNTOS GRÁFICA: FACTORES Guía para participar en Ferias Página 27

28 FASE 4 OPERACIÓN ACTIVIDADES TIEMPO 1. Realización de presentaciones. 2. Asistencia a seminarios presentaciones, mesas redondas y demostraciones. 3. Realización de demostraciones. 4. Atención de visitantes. 5. Verificar acciones de la competencia. 6. Observación y análisis de tendencias en productos y comercialización. 7. Registro de la información obtenida. 8.Reuniones de coordinación y de solución de problemas. 9. Desensamble del "stand". Guía para participar en Ferias Página 28

29 FASE 4 OPERACIÓN ACTIVIDADES TIEMPO 10. Embalaje y embarque. 11. Revisión de gastos y facturas a pagar. 12. Elaboración directorio de contactos importantes hechos en la feria. Guía para participar en Ferias Página 29

30 FASE 5 SEGUIMIENTO ACTIVIDADES TIEMPO 1. Envío de cartas de agradecimiento a visitantes organizadores, etcétera. 2. Enviar respuestas a preguntas propuestas y cotizaciones. 3. Enviar folletos, material promocional y catálogos. 4. Hacer citas de negocio. 5. Invitar a reuniones de negocio y a eventos promocionales. 6. Reunión final de retroalimentación con el personal. Guía para participar en Ferias Página 30

31 FASE 5 SEGUIMIENTO ACTIVIDADES TIEMPO 7. Análisis de resultados. 8. Elaboración del informe general de resultados de la participación en la feria. 9. Entrega de informes de resultados. 10. Reunión para presentación de resultados obtenidos en la feria comercial. Guía para participar en Ferias Página 31

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