PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCION, TRANSPORTE, MONTAJE, DESMONTAJE,

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCION, TRANSPORTE, MONTAJE, DESMONTAJE, MANTENIMIENTO, SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Y ALMACENAJE DEL STAND QUE REPRESENTARÁ A CASTILLA Y LEÓN EN LAS FERIAS DE TURISMO SITC Y EXPOVACACIONES

2 ÍNDICE 1.-OBJETO 2. CARACTERÍSTICAS GENERALES 3. DISEÑO, CREATIVIDAD Y CONTENIDO TEMÁTICO 4. ROTULACIÓN 5. ESTRUCTURA, ELEMENTOS Y MATERIALES DE MONTAJE 6. ELEMENTOS DE DECORACIÓN Y MOBILIARIO 7. ILUMINACIÓN. 8. MONTAJE, DESMONTAJE, MANTENIMIENTO Y TRANSPORTES 2

3 1. OBJETO El objeto de este contrato es la prestación de los servicios de diseño, construcción, transporte, montaje, desmontaje, mantenimiento, servicios complementarios y almacenaje, del stand que utilizará la Fundación Siglo, en las ferias que se indican, adaptándolo a las diferentes parcelas, manteniendo uniformidad y continuidad en la imagen y los correspondientes elementos identificativos y garantizando la máxima calidad y perfecto acabado en cada uno de los certámenes de turismo que se detallan a continuación: NOMBRE CIUDAD FECHAS RECINTO (m2) SITC- Salón internacional del turismo de Cataluña BARCELONA Fira de Barcelona (81 m2) Expovacaciones BILBAO Pabellón1 ( 81 m2) 2. CARACTERISTICAS GENERALES Se deberá conseguir una imagen común a ambos stands que responda a la imagen turística de Castilla y León en base al Manual de Imagen de la Marca Castilla y León es Vida (se podrá solicitar en el domicilio social de la Fundación Siglo; en la Avenida Monasterio de Nuestra Señora de Prado, Valladolid -. Teléfono ) y los contenidos determinados en cada caso por la Fundación Siglo, así como en función del espacio contratado en los distintos certámenes. En el diseño de los stands se contemplará la obligación de crear un sistema estructural modulable y reutilizable, de forma que se pueda adaptar a distintos formatos según las necesidades de espacio. Las fachadas deberán contar con un atractivo especial, no admitiéndose espacios faltos de decoración, ni elementos de construcción de tipo modular estándar. Igualmente, deberá tenerse muy en cuenta en el diseño del stand y en su altura, que debe conseguirse una total visibilidad del stand desde la entrada principal del Pabellón con el fin de una inmediata localización del stand desde los puntos de mayor tránsito de público. Se podrá adaptar por la Fundación Siglo, el diseño a las distintas necesidades de contenidos en cada una de las ferias de manera que dichos contenidos y su importancia podrán variar a lo largo del año en función de la estrategia promocional determinada por la Fundación Siglo. El stand deberá potenciar su visión desde las zonas de paso de los Pabellones, así como desde cualquier parte del mismo, mostrándose como un elemento atractivo al visitante. Se deberá tener en cuenta la previsión de circulación de los asistentes a la Feria en la distribución de los distintos espacios del stand. 3

4 La imagen se unificará e identificará a través de elementos como: materiales a utilizar, suelo, mobiliario, colores, iluminación, logotipos en cualquier tipo de soporte, eslóganes, elementos expositivos, producción audiovisual, siguiendo el manual de marca. Asimismo, deberá evitarse el exceso de imágenes gráficas como elemento decorativo o como solución para delimitar espacios o representar recursos turísticos debiendo proponer soluciones alternativas, acordes a la imagen gráfica basada en la marca CASTILLA Y LEÓN ES VIDA, y sus recursos. El diseño deberá realizarse de forma que produzca un gran impacto visual, utilizando para ello estructuras arquitectónicas y decorativas que cumplan este objetivo, y permitiendo su adaptación a los diferentes tipos y espacios que se utilizan en cada feria o certamen, sin menoscabo de la imagen que deberá ser identificativa para todas. Los stands tendrán la superficie que se indica en el apartado 1 anterior. No obstante, la Fundación Siglo, podrá alterar la configuración del espacio contratado en cada uno de los certámenes, sin que por ello exista derecho a indemnización alguna para el adjudicatario. 3. DISEÑO, CREATIVIDAD Y CONTENIDO TEMATICO El diseño del stand deberá basarse fundamentalmente en la imagen de marca CASTILLA Y LEON ES VIDA. y utilizando como referencia la línea de comunicación de la marca turística CASTILLA Y LEON ES VIDA, actualmente en campaña con el claim CASTILLA Y LEON, EL MUSEO MAS GRANDE DEL MUNDO ESTA VIVO, se desarrollarán los principales contenidos temáticos del stand. El diseño del stand deberá estar basado en el posicionamiento de Castilla y León como destino de tendencia y líder en turismo de interior, sostenible y no masificado, promocionando una oferta experiencial de calidad en la que se coordinen tradición e innovación y en la que se ofrezca al turista una alternativa al tradicional sol y playa. Tendrán especial relevancia y presencia en el stand los acontecimientos culturales que se celebrarán en Castilla y León durante el año 2015, así como las diferentes actividades culturales de interés que se programan con periodicidad anual: Festivales, Exposiciones, Conciertos en edificios históricos,.. Principales Eventos culturales 2015: - XX edición Exposición Las Edades del Hombre (en Ávila y Alba de Tormes) - Conmemoración V Centenario de Santa Teresa El diseño deberá ser propuesto por la empresa adjudicataria y será supervisado y aprobado en su ejecución por la Fundación Siglo, tanto en lo que se refiere a la propuesta de distribución del espacio y contenidos, como en el diseño de los distintos elementos del stand, los soportes gráficos y el diseño global del stand. La Fundación Siglo delimitará los contenidos y el programa funcional dirigiendo y supervisando materiales, acabados, 4

5 elementos decorativos, etc. En todo caso la construcción definitiva del stand estará sometida a la aprobación de la Fundación Siglo. Los stands transmitirán una idea de modernidad, conjugada con los valores patrimoniales, históricos y culturales que Castilla y León posee con técnicas expositivas actuales, medios infográficos novedosos y montajes constructivos avanzados. Los mensajes, contenidos e imagen del stand deben ser directos, originales, vanguardistas y atractivos desde un punto de vista de impacto publicitario. En todo caso, la Fundación Siglo, determinará en cada Feria las diferentes prioridades de los contenidos así como la incorporación de cualquier otro que pueda considerar conveniente. 4. ROTULACIÓN Toda la rotulación será de tipo artístico y homogénea, concordante con la línea del diseño del stand y basada en el manual de imagen de marca CASTILLA Y LEÓN ES VIDA. El conjunto del stand y las diferentes dependencias del mismo deberán rotularse de manera adecuada respetando la línea gráfica y tipográfica del conjunto del stand tanto en castellano como en otros idiomas, si fuera preciso y así se indicara al adjudicatario. Dichos elementos identificativos se estudiarán de manera muy especial atendiendo a su diseño, tamaño, ubicación y ritmo de repetición. En todo caso deberán mandarse con suficiente antelación las pruebas de diseño para la correspondiente aprobación por parte de la Fundación Siglo. Los tamaños y logotipos se indicarán al adjudicatario con suficiente antelación. No obstante, se deberá señalar el sitio idóneo, material y tamaño de la marca turística CASTILLA Y LEÓN ES VIDA que presidirá el stand identificando la Comunidad Autónoma (en todas sus fachadas) y que deberá distinguirse con gran facilidad dentro del recinto en el que esté situado el stand. Asimismo deberá destacarse de forma especial: la web el claim CASTILLA Y LEON, EL MUSEO MAS GRANDE DEL MUNDO ESTA VIVO, CASTILLA Y LEON UN EVENTO CULTURAL el logotipo de la Junta de Castilla y León. cualquier otro que determine la Fundación Siglo. Además, se rotularán todos los módulos de información, los espacios dedicados a los coexpositores que participan en el stand, con nombre y logotipos, mapas u otros rótulos alusivos, así como las zonas comunes. 5

6 La rotulación estará sujeta a posibles modificaciones que se comunicarán en tiempo y forma y cuyos gastos correrán por cuenta del adjudicatario. 5. ESTRUCTURA, ELEMENTOS Y MATERIALES DE MONTAJE El stand que se proyecte deberá constituir un conjunto arquitectónico, decorativo y publicitario que atraiga a los visitantes tanto por su contenido temático, como por su diseño vanguardista. Para ello, se utilizarán elementos de construcción innovadores, resistentes y de primera calidad. Dichas estructuras o materiales deberán aportar modernidad y dinamismo al stand, aprovechando la máxima altura permitida en cada uno de los diferentes certámenes, eliminando la opacidad de la tabiquería del mismo y permitiendo su adaptabilidad a cualquier tipo de montaje. El stand estará dividido, de forma orientativa en: una zona de información y exposición que conforme un 60% del total una zona de comercialización que suponga un 30% Un espacio de almacenaje que conforme como máximo el 10% del espacio total del Stand No obstante, la Fundación Siglo fijará exactamente la superficie a utilizar y la distribución de los elementos que lo configuran así como sus características, y los compartimentos que, en su caso, deban disponer. El diseño deberá contemplar espacios abiertos que faciliten el acceso y tránsito por el stand de los visitantes, así como incorporar estructuras que garanticen la accesibilidad de las personas con movilidad reducida. De forma orientativa se indican distintos acabados: Suelo:. Recubierto de material antideslizante, adecuado según las diferentes zonas. Deberán evitarse diferencias de nivel en el suelo a través de escalones que puedan suponer un riesgo más allá de las escaleras incorporadas, en su caso, al diseño del stand. En la propuesta técnica se presentarán tipos de materiales y colores a emplear. Cerramientos: Los cerramientos y tabiquerías se harán en materiales ligeros y fáciles de colocar que a su vez reúnan requisitos de durabilidad, resistencia, apariencia superficial, estabilidad etc. Pinturas y acabados. Cumplirá la normativa vigente en esta materia y será de buena calidad. Los acabados deben ser acordes con las soluciones de cerramientos, utilizando pinturas plásticas lavables en paramentos preparados para revestir. En la propuesta técnica se presentarán muestras de calidades y colores a emplear en las distintas zonas. 6

7 Sostenibilidad. Tanto en el diseño, como en la construcción, montaje y desmontaje, se deben tener en cuenta aspectos clave de sostenibilidad como utilizar materiales sostenibles y respetuosos con el medio ambiente, elementos reutilizables y reciclables, hacer una buena gestión de los residuos. Los materiales que se utilicen para la construcción del stand, deben cumplir la normativa vigente de la Unión Europea referida a montajes de stand. Los stands resultantes del cada uno de los montajes cumplirán con la normativa vigente y con la normativa específica de cada recinto ferial tanto referente a construcción como a la accesibilidad y a la seguridad, instalación, transporte, canon de montaje, y todo lo relativo a la normativa de uso. 6. ELEMENTOS DE DECORACIÓN Y MOBILIARIO Se utilizarán elementos con un diseño funcional, con equipamientos y componentes de calidad, que den respuesta a las diferentes necesidades, y elementos reciclables. Los espacios deberán estar amueblados con elementos de calidad (mesas, sillas, estanterías, etc.) acordes con la visión innovadora del stand, empleando para ello mobiliario de diseño contemporáneo, nuevo o en perfecto estado de conservación y uso, elementos acristalados, fotografías y ornamentación de plantas y flores y alusión a la recuperación del patrimonio castellano y leonés. El adjudicatario deberá ser responsable de la elaboración y colocación de todos los elementos de decoración y mobiliario, debiendo presentar relación pormenorizada, así como fotografías o dibujos de todos ellos en la oferta. La Fundación Siglo se reserva el derecho de cambiar el mobiliario, elementos o material, por otros de similares características y precio y sin coste adicional, para adecuación o adaptación en el transcurso de su ejecución. En la decoración de los stands, se emplearán técnicas, y sistemas de decoración vanguardistas además de los rótulos luminosos y puntos de información con porta- folletos e iluminación propia, ajustándose al espacio contratado en cada certamen. La empresa adjudicataria elaborará los contenidos y las imágenes de Castilla y León que se utilicen. Estos elementos estarán confeccionados para futuras reutilizaciones y deberán adaptarse a los espacios, características y temática de cada una de las ferias. El adjudicatario deberá confeccionar elementos decorativos representativos de los productos turísticos e iconografía de Castilla y León, que deberán armonizar en estética y contenido. Asimismo, los espacios correspondientes a cada uno de los coexpositores se decorarán con elementos representativos de cada uno de dichos organismos, cuya elección y diseño deberá ser supervisado y aprobado por la Fundación Siglo. En todo caso, estos espacios 7

8 deberán tener un diseño homogéneo de manera que los diferentes elementos identificativos de cada uno se determinarán por la Fundación Siglo. Se aportarán ideas por el licitador para el enriquecimiento de la decoración general del stand, relacionadas con los distintos productos turísticos de Castilla y León. El adjudicatario deberá decorar con transparencias, fotografías, dibujos, imágenes audiovisuales u otro elemento. El revelado, digitalización, diseño, composición, realización y enmarcado o encastrado de dicho material correrá a cargo del adjudicatario, así como cualquier otro tratamiento de imágenes o textos, producción, postproducción, transporte y montaje. Todos los elementos gráficos y audiovisuales que se utilicen aportarán una perspectiva publicitaria y un enfoque en consonancia con los tratamientos más vanguardistas en soluciones fotográficas y audiovisuales, pudiendo ser tratadas mediante filtros u otros recursos, mostrando una imagen actual y dinámica de Castilla y León. Toda la decoración propuesta por la adjudicataria será supervisada y previamente aprobada en su ejecución por la Fundación Siglo. El adjudicatario deberá tener plenamente disponibles, o se obliga a adquirir, los derechos de propiedad intelectual e industrial de todos los elementos incorporados en las obras y creaciones que pudieran resultar de la realización de los trabajos y actividades derivados de la prestación de servicios objeto del presente contrato, y sobre los materiales y soportes de cualquier índole elaborados al efecto. El adjudicatario asumirá todos los gastos relativos a eventuales derechos de propiedad intelectual y/o industrial, garantizará a la Fundación Siglo que el resultado de sus trabajos no vulnerará los derechos de propiedad intelectual u otros derechos de terceros y exime de toda responsabilidad a la Fundación Siglo por cualquier reclamación que reciba respecto de eventuales derechos de propiedad intelectual y/o industrial por parte de terceros. Las imágenes gráficas, aportados por el adjudicatario pasarán a propiedad de la Fundación Siglo si así lo solicitase una vez finalizado el contrato. Cualquier tipo de decoración suplementaria para iluminación y proyecciones: incluyendo medios audiovisuales, truss, proyectores, pantallas, reproductores, sistemas informáticos, equipos de sonido,, será aportada por el adjudicatario y todos los gastos de material o personal técnico correrán a cargo del mismo (debiendo especificar este apartado en la propuesta). Todo el mobiliario deberá ser de buena calidad acorde con el diseño innovador del stand en todas sus áreas. Deberá contar con cerraduras individuales independientes de alta calidad, especialmente armarios y puertas. El adjudicatario entregará al menos dos llaves por cada una de las cerraduras que haya en el stand, tanto de muebles como de elementos fijos. La empresa adjudicataria dispondrá para su uso de las necesarias estanterías resistentes, cubos de basura, papeleras y enchufes. 8

9 Todos los costes correspondientes a mobiliario y decoración de todos los elementos del stand, incluida la jardinería y ornamentación floral, en su caso, serán cubiertos por el adjudicatario. 7. ILUMINACIÓN El stand tendrá sistemas de iluminación que garanticen una correcta percepción de las áreas. En todo caso la iluminación irá adaptada al proyecto expositivo potenciando los distintos espacios y objetos expuestos. Los cuadros generales y secundarios, deberán ser suministrados y colocados por el adjudicatario. Se deberá disponer de un número suficiente de tomas de corriente. La empresa adjudicataria debe proyectar la instalación de forma que no se produzca ningún tipo de interrupción del suministro de energía imputable a las instalaciones del propio stand de Castilla y León. Todas las instalaciones eléctricas de los stands se proyectarán por un titulado técnico competente en la materia, que también realizará su ejecución, responsabilizándose del correcto funcionamiento de las mismas y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de instalaciones eléctricas, así como las normas particulares establecidas por la Institución Ferial correspondiente. Durante todos los días de duración de la Feria deberán establecerse todas las medidas, instalaciones y equipos necesarios que garanticen el adecuado y suficiente suministro de potencia eléctrica para el correcto funcionamiento del stand y de todas sus instalaciones La iluminación deberá adaptarse al proyecto expositivo. Toda la instalación deberá cumplir las normas dictadas al respecto por las autoridades feriales, presentando el adjudicatario cuanta documentación se solicite a este fin, incluidos los posibles proyectos, todo lo cual será por cuenta del adjudicatario, debiendo quedar las canalizaciones de modo que, en ningún momento, supongan una barrera para las personas discapacitadas, ni para el tránsito normal. Los gastos de contratación de tomas generales de potencia eléctrica, y conexiones desde esas tomas hasta los distintos puntos de consumo del stand, con su instalación completa, así como los consumos correspondientes serán por cuenta del adjudicatario. 9

10 8. MONTAJE, DESMONTAJE, MANTENIMIENTO, ALMACENAJE Y TRANSPORTES El montaje y desmontaje deberá estar diseñado de forma que el stand no sufra desperfectos en su transporte. En el caso del montaje, deberá realizarse con la antelación suficiente para que la instalación completa del stand esté terminada el día anterior a la inauguración de la feria a las h. Tras el montaje, el adjudicatario se encargará de la primera limpieza necesaria de cada stand, y de las posibles tareas de mantenimiento que se deban realizar, los stands se deberán entregar limpios y en perfecto estado de uso, al inicio de cada una de las ferias. Será por cuenta del adjudicatario el mantenimiento del stand durante la celebración de las ferias y de solucionar los posibles problemas técnicos o de reparación que se planteen, éstos deberán estar resueltos en el plazo máximo de 2 horas desde su detección, en caso de que en dicho plazo éstos no hubieran sido resueltos satisfactoriamente, el adjudicatario tendrá una penalización de 60 euros por hora de retraso. En el caso de que a la hora de la inauguración de la feria no se hubieran terminado las tareas de la primera limpieza la penalización será de 10 euros por hora de retraso. Cada stand deberá estar en perfectas condiciones de uso, por lo que si se reutilizan materiales deberán ser repuestos y costeados por el adjudicatario los que no estén en perfecto estado de conservación. Será por cuenta del adjudicatario el correcto funcionamiento y mantenimiento en perfecto estado de uso de todo el stand durante el tiempo que dure cada feria. El día y hora en que finalice cada certamen, la empresa adjudicataria se compromete a hacerse cargo y custodia de todos los elementos que permanezcan en el stand, incluido todo el material de promoción sobrante, así como de la recogida de las piezas de mayor valor. Será por cuenta del adjudicatario el desmontaje, en los plazos establecidos en las normas de la feria, de los elementos constructivos y decorativos del stand en todos y cada uno de los lugares donde se celebren las ferias, y el almacenaje y transporte de los mismos en perfectas condiciones. Una vez entregado el stand, se retirará del mismo todo aquel material de construcción, a fin de almacenarlo en otro lugar, siendo por cuenta del adjudicatario su custodia y mantenimiento entre la celebración de una feria y la siguiente, así como el transporte de embalajes, contenedores y demás material. La parcela del stand deberá ser entregada a la organización de cada una de las ferias totalmente limpia y recogida, siendo por cuenta del adjudicatario la limpieza y el transporte de desechos y escombros a los lugares señalados por la feria. El adjudicatario deberá consultar y cumplir estrictamente el reglamento y la normativa exigida por cada Feria, haciéndose cargo de las gestiones y gastos en materia de 10

11 construcción, instalación, transporte, canon de montaje, tasas, visados de proyectos en su caso, y todos los derivados de la normativa correspondiente. El adjudicatario deberá suscribir a su cargo las pólizas de seguro necesarias que cubran cualquier riesgo por daños a personas, cosas o de responsabilidad civil derivado de su ejecución (fabricación, transporte, montaje, mantenimiento, desmontaje y almacenaje entre las dos ferias y hasta la finalización del último certamen). La Fundación Siglo se reserva el derecho de poder modificar en plano la distribución de las diferentes zonas del stand, sin coste adicional alguno. 11