CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE- DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2014

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE- DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2014 GUATEMALA, MAYO 2015

2 Contraloría General de Cuentas 120 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE-, fue creado adscrito a la Presidencia de la República, mediante Acuerdo Gubernativo No , fortaleciéndose con el Decreto No del Congreso de la República Ley del Organismo Ejecutivo, el cual establece que los órganos del Ejecutivo le compete la formulación y ejecución de la políticas de Gobierno. Función La función principal de -CONJUVE-, es ser el órgano rector que viabiliza la participación de la juventud en el desarrollo de Guatemala, con la cual desarrollará programas y acciones permanentes en beneficio de la juventud del país. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado por los artículos 49 y 50 del Decreto Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y Normas Internacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAG de fecha 23 de julio de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2014.

3 Contraloría General de Cuentas 121 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables a la entidad. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad; cubriendo el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014; con énfasis en la ejecución presupuestaria Programa 35 Organización y Formación de la Juventud, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto, por Servicios Personales, Servicios no Personales, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes, mediante la aplicación de pruebas selectivas. En otros aspectos evaluados: bancos, fondo rotativo institucional, plan operativo anual (POA), plan anual de auditoría y donaciones, con el fin de determinar el logro de las metas institucionales, los objetivos y las funciones de la entidad y su gestión. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Caja y Bancos El Consejo Nacional de la Juventud reportó que manejó sus recursos en 4 cuentas bancarias de depósitos monetarios, así:

4 Contraloría General de Cuentas 122 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Cuenta monetaria número Consejo Nacional de la Juventud, del Banco de Guatemala. Cuenta monetaria número , Consejo Nacional de la Juventud, Fondo Rotativo Institucional de Banrural. Cuenta monetaria número , Consejo Nacional de la Juventud, Viáticos de Banrural. Cuenta monetaria número , Consejo Nacional de la Juventud, Compras de Banrural. De acuerdo a su importancia, se revisaron las conciliaciones y se efectuaron confirmaciones bancarias a las cuentas monetarias aperturadas por la entidad, confirmando que las mismas están autorizadas por el Banco de Guatemala; al 31 de diciembre de 2014, el saldo para cada una es cero. Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administración Central) El Consejo Nacional de la Juventud, recibió con resolución por parte del Ministerio de Finanzas Públicas, número FRI de fecha 31 de enero de 2014, Fondo Rotativo Institucional por valor de Q.30, El Consejo ejecutó un monto de Q114, en rendiciones de fondo rotativo durante el ejercicio del 2014, y se verificó su liquidación al 31 de diciembre Inversiones Financieras La entidad reportó que no realizó Inversiones Financieras. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos Los ingresos fueron registrados en la fuente 11 Ingresos Corrientes, asignado para el ejercicio fiscal 2014, la cantidad de Q10,000,000.00, refleja modificaciones presupuestarias por Q16, para un presupuesto vigente de Q9,983,250.00, al 31 de diciembre del año La entidad no percibe ingresos propios.

5 Contraloría General de Cuentas 123 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Egresos El presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q10,000,000.00, refleja modificaciones presupuestarias por Q16, para un presupuesto vigente de Q9,983,250.00, devengándose la cantidad de Q9,816, a través del programa 35 Organización y Formación de la Juventud, que administra la entidad, el cual ejecutó el 98.33% durante el período auditado. Modificaciones presupuestarias La entidad reportó que las modificaciones presupuestarias se encuentran autorizadas por la autoridad competente y que estas no incidieron en la variación de las metas de las actividades especificas afectadas, ya que el presupuesto de egresos aprobado corresponde en un 100% para funcionamiento y no inversión física. Plan Operativo Anual La entidad formuló su Plan Operativo Anual el cual contiene sus metas físicas y financieras, elaborando modificaciones presupuestarias las cuales fueron incorporadas oportunamente. La entidad presentó cuatrimestralmente al Ministerio de Finanzas Públicas los informes de su gestión. Plan Anual de Auditoría En el Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE-, la Unidad de Auditoria Interna formuló su Plan Anual de Auditoría Interna para el ejercicio fiscal 2014, cumpliéndose parcialmente en virtud que el Auditor Interno fue nombrado para integrar Junta de Licitación como indica requerimiento del Ministerio de Finanzas Públicas, según se pudo constatar. Convenios / Contratos El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE- reportó que no suscribió convenios durante el ejercicio fiscal 2014.

6 Contraloría General de Cuentas 124 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Donaciones El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE-, reportó que recibió donaciones durante el ejercicio fiscal 2014, de la Cooperación Alemana al Desarrollo GIZ, por un monto de Q.50,976.00, consistente en activos fijos, los cuales se encuentran ingresadas en el libro de inventarios. Préstamos El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE-, reportó que no obtuvo préstamos durante el ejercicio fiscal Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE-, utiliza el sistema de contabilidad integrada SICOIN WEB, para el registro de sus operaciones presupuestarias. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones La entidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y toda la información relacionada con la compra, venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que se requirieron. Según reporte del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, generado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, la entidad no registró publicaciones bajo la modalidad de Cotizaciones y/o Licitaciones, por lo cual no se presentaron inconformidades, y por Compra Directa 54 publicaciones por un monto de Q901, Sistema Nacional de Inversión Pública El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE-, reportó que no ejecutó proyectos. Sistema de Guatenóminas El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE-, utiliza el sistema de control y registro de recurso humano.

7 Contraloría General de Cuentas 125 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Sistema de Gestión El Consejo Nacional para la Juventud CONJUVE -, utiliza el Sistema de Gestión -SIGES-, para solicitud y registro de las compras. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8 INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO Señor Hector Alfredo Ruiz Fuentes Director General Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Su despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del estado de ejecución presupuestaria de ingresos y egresos de (el) (la) Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- por el año que finalizó el 31 de diciembre de 2014, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de ese estado y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Administración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera Falta de normativa para el uso de telefonía Expedientes del personal con documentación incompleta Documentación de respaldo incompleta Deficiencia en presentación de informes Guatemala, 26 de mayo de 2015

9 ÁREA FINANCIERA Licda. DALIA AZUCENA LOPEZ CORDON DE VASQUEZ Coordinador Gubernamental Licda. ANA ILEANA GIRON HERNANDEZ DE CORDON Supervisor Gubernamental

10 Contraloría General de Cuentas 128 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgos relacionados con el Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de normativa para el uso de telefonía Condición En el Programa 35 Organización y Formación de la Juventud, renglón 113 Telefonía, se constató que se carece de una normativa y/o manual, para la asignación y uso de telefonía. Criterio El Acuerdo Número del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos, establece: La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. Causa Falta de creación de políticas internas por parte de la Directora General y del Director Ejecutivo, que definan lineamientos para llevar un control eficiente en el uso de telefonía. Efecto Riesgo de incurrir en uso inadecuado de los recursos del Conjuve. Recomendación La Directora General, debe girar instrucciones al Director Ejecutivo, para que conjuntamente elaboren, autoricen y se implemente un manual y normativa para el uso y control de telefonía, que contenga entre otros autorización y destino de llamadas al extranjero. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 23 de abril de 2015, la Directora General, Licenciada Mayra Alejandra Carrillo De León, manifiesta: "... Que el Consejo Nacional de la Juventud cuenta con normativa interna que permite desarrollar los procedimientos a seguir

11 Contraloría General de Cuentas 129 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) en relación al buen funcionamiento de las actividades que la institución desarrolla. Que el servicio de Telefonía se encuentra clasificado dentro del grupo 100 (servicios no personales), por lo que es un servicio básico que abarca el pago de planta telefónica (PBX) e internet; no así servicio de telefonía móvil; por lo que el procedimiento a seguir en cuanto al manejo y pago de dicho servicio básico se encuentra normado en el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS" POR MEDIO DE COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AÑO 2014 Y FONDO ROTATIVO. Que la naturaleza de la institución es eminentemente interinstitucional e internacional, por los proyectos que la misma desarrolla, por tal motivo se hace indispensable utilizar el servicio de telefonía al extranjero de forma racional, teniendo claro que el Departamento de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales con conocimiento de las máximas autoridades, da seguimiento y monitoreo a los compromisos que como ente representante de la Juventud en el Sistema de Integración Centroamericana del cual Conjuve es parte importante por ser el máximo representante de la juventud de Guatemala...acta constitutiva del Foro Centroamericano de las instituciones rectoras de la Juventud de los Países del Sistema de la Integración Centroamericana. Que la Dirección General y Dirección Ejecutiva, han promovido la elaboración de los Manuales Respectivos y necesarios para el trabajo constante que necesita ser regulado, para que la institución tenga y mantenga un eje de procedimientos que permitan el control interno de cada uno de los puestos que se desempeñan dentro del Consejo; muestra de tal gestión son los Manuales que obran en el archivo de la Subdirección de Recursos Humanos, y mismos que han sido socializados en su momento con el personal de la institución; asimismo pueden ser consultados en la página oficial del Consejo Nacional de la Juventud;... Que CONJUVE está anuente a las sugerencias y recomendaciones presentadas por parte de la Contraloría General de Cuentas y serán consideradas para reglamentar el uso de telefonía si esa es la RECOMENDACIÓN, que se está realizando; sin embargo se cuenta con el manual de procedimientos de Compra de Bienes Materiales y Servicios que regula el pago de TELEFONÍA, dentro de la institución... Que constantemente se hace de conocimiento del personal de la institución que el servicio de TELEFONÍA no es personal, lo que también está quedando plasmado en el Reglamento Interno. Que se mantiene un control sobre el uso de telefonía, y que en ningún momento

12 Contraloría General de Cuentas 130 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) se ha exagerado el uso del mismo, considerando que el gasto de telefonía se mantuvo en un promedio de Q4, mensuales para este servicio; y se procedió a no contratar el servicio de telefonía móvil." En oficio No. Ref.: CNJ-DG de fecha 22 de abril de 2015, el Director Ejecutivo, señor Héctor Alfredo Ruiz Fuentes, manifiesta: "...Que el Consejo Nacional de la Juventud cuenta con normativa interna que permite desarrollar los procedimientos a seguir en relación al buen funcionamiento de las actividades que la institución desarrolla. Que el servicio de Telefonía se encuentra clasificado dentro del grupo 100 (servicios no personales), por lo que es un servicio básico que abarca el pago de planta telefónica (PBX) e internet; no así servicio de telefonía móvil; por lo que el procedimiento a seguir en cuanto al manejo y pago de dicho servicio básico se encuentra normado en el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS" POR MEDIO DE COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AÑO 2014 Y FONDO ROTATIVO. Que la naturaleza de la institución es eminentemente interinstitucional e internacional, por los proyectos que la misma desarrolla, por tal motivo se hace indispensable utilizar el servicio de telefonía al extranjero de forma racional, teniendo claro que el Departamento de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales con conocimiento de las máximas autoridades, da seguimiento y monitoreo a los compromisos que como ente representante de la Juventud en el Sistema de Integración Centroamericana del cual Conjuve es parte importante por ser el máximo representante de la juventud de Guatemala...acta constitutiva del Foro Centroamericano de las instituciones rectoras de la Juventud de los Países del Sistema de la Integración Centroamericana. Que la Dirección General y Dirección Ejecutiva, han promovido la elaboración de los Manuales Respectivos y necesarios para el trabajo constante que necesita ser regulado, para que la institución tenga y mantenga un eje de procedimientos que permitan el control interno de cada uno de los puestos que se desempeñan dentro del Consejo; muestra de tal gestión son los Manuales que obran en el archivo de la Subdirección de Recursos Humanos, y mismos que han sido socializados en su momento con el personal de la institución; asimismo pueden ser consultados en la página oficial del Consejo Nacional de la Juventud;... Que CONJUVE está anuente a las sugerencias y recomendaciones presentadas por parte de la Contraloría General de Cuentas y serán consideradas para reglamentar el uso de telefonía si esa es la RECOMENDACIÓN, que se está realizando; sin embargo se cuenta con el manual de procedimientos de Compra

13 Contraloría General de Cuentas 131 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de Bienes Materiales y Servicios que regula el pago de TELEFONÍA, dentro de la institución... Que constantemente se hace de conocimiento del personal de la institución que el servicio de TELEFONÍA no es personal, lo que también está quedando plasmado en el Reglamento Interno. Que se mantiene un control sobre el uso de telefonía, y que en ningún momento se ha exagerado el uso del mismo, considerando que el gasto de telefonía se mantuvo en un promedio de Q4, mensuales para este servicio; y se procedió a no contratar el servicio de telefonía móvil." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que en los comentarios vertidos por los responsables y pruebas de descargo presentadas, indican que el pago de servicio telefónico esta normado en el manual de normas y procedimientos de compras de bienes, materiales y servicios, aceptando que no existe manual especifico donde se establezcan lineamientos para el pago de servicios de telefonía, en sus comentarios hacen referencia de que por la naturaleza de la institución que es eminentemente interinstitucional e internacional, por los proyectos que la misma desarrolla, por lo que se hace indispensable utilizar el servicio de telefonía al extranjero de forma racional, el cual no esta normado en manual especifico para este servicio. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA GENERAL MAYRA ALEJANDRA CARRILLO DE LEON 4, DIRECTOR EJECUTIVO HECTOR ALFREDO RUIZ FUENTES 3, Total Q. 8, Hallazgo No. 2 Expedientes del personal con documentación incompleta Condición En el Programa 35 Organización y Formación de la Juventud, renglón presupuestario 029 Otras remuneraciones de personal temporal, se estableció que los expedientes del personal se encuentran incompletos y/o desactualizados ya que carecen de contratos, RTU, Boleto de Ornato, Declaración Jurada, etc.

14 Contraloría General de Cuentas 132 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Criterio El Acuerdo Número del Jefe de la Contralorí a General de Cuentas, Normas Generales del Control Gubernamental, Norma 1.11 Archivos, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido de manera que sea fácil localizar la información". Norma 2.6 Documentos de respaldo, establece: "La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". El Acuerdo Interno Número , Manual de Procedimientos, para la Elaboración, Ejecución y Liquidación de Contratos por Servicios Técnicos o Profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 Otras Remuneraciones al Personal Temporal del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE-, Presidencia de la República, establece: "RESPONSABILIDADES, Subdirección de Recursos Humanos, es la responsable de solicitar, revisar y ordenar los siguientes documentos previos a la emisión de contrato y envía para su aprobación a la Secretaría General de la Presidencia, DPI, NIT, RTU, Título Profesional Universitario, Acta Notarial de Declaración Jurada, Boleto de Ornato, Copia de factura simple". Causa Incumplimiento a la normativa vigente por parte de la Subdirectora de Recursos Humanos. Efecto Limitación a la fiscalización, lo cual no permite conocer y evaluar, si las personas contratadas poseen el perfil o las capacidades técnicas y profesionales que requiere el puesto. Recomendación El Director General, debe girar instrucciones a la Subdirectora de Recursos Humanos, para que proceda de inmediato a completar y actualizar todos los expedientes del personal, a efecto de cumplir con la normativa vigente. Comentario de los Responsables En oficio No. Ref.: CNJ-RH de fecha 23 de abril de 2015, la Subdirectora de Recursos Humanos, señorita Crista Geraldina Girón Arévalo,

15 Contraloría General de Cuentas 133 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) manifiesta: "...La Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, posee un archivo con los expedientes ordenados de forma alfabética y por renglón presupuestario. La Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud indica que los expedientes del personal contratado bajo el renglón 029, que fueron solicitados en forma verbal y con el objetivo de cumplir con la muestra, están siendo completados para cumplir con la recomendación brindada. En lo que refiere al cumplimiento con los requerimientos del perfil o capacidades técnicas y profesionales, la Subdirección de Recursos Humanos sigue estrictamente los lineamientos establecidos por la Secretaría General de la Presidencia, quien da la aprobación para la contratación de personal bajo el renglón 029 que ingresa a la institución. Que se toma en cuenta la recomendación brindada y se cuenta con la documentación necesaria y requerida para los expedientes 029, para el efecto un expediente, para que se tome en cuenta que la Subdirección cumple con la normativa que para el efecto se establece. PARTIENDO DE LO ANTERIOR SOLICITO LAS SIGUIENTES PETICIONES: Que se tome nota que actúo como Subdirectora de Recursos Humanos; Que se tenga por evacuado el oficio número CGC-DAG-AFP-N , de fecha 15 de abril de Que se evalúen las pruebas y argumentos aportados por la suscrita en el presente oficio de desvanecimiento. Que oportunamente se dicte la resolución del presente caso que en derecho corresponde en el cual se declare el DESVANECIMIENTO de la formulación del posible hallazgo, objeto del presente. Que se tenga como lugar para recibir notificaciones, la 32 Calle 9-10 Zona 11, Colonia Garanai I, Guatemala, Guatemala, instalaciones del Consejo Nacional de la Juventud, -CONJUVE-". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario y pruebas presentadas por la responsable, confirman la deficiencia detectada en relación a los expedientes con documentación incompleta, al indicar en sus comentarios que los expedientes del personal 029 evaluados están siendo completados.

16 Contraloría General de Cuentas 134 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SUBDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS CRISTA GERALDINA GIRON AREVALO 15, Total Q. 15, Hallazgo No. 3 Documentación de respaldo incompleta Condición En el Programa 35 Organización y Formación de la Juventud, renglón 122 Impresión, encuadernación y reproducción, se estableció que dentro de los documentos de soporte, de los Comprobantes Únicos de Registros CUR- Nos. 480 y 482 se adquirieron hojas de papel hosky cover y 8000 banderas de Guatemala, impresas en cartulina índex blanca y celeste, para ser utilizadas en el día de la independencia, mismos que carecen de la forma RM-001 hojas de requerimiento de materiales y suministros, correspondientes para el egreso de almacén. Criterio El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. El Acuerdo Interno No , Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Almacén, procedimiento Recepción, registro y salida de materiales y/o suministros, pasos No. 9, 10 y 11 establece: "la elaboración autorización y despacho de los materiales y suministros, a través de la forma RM-001 requerimiento de materiales y/o suministros." Causa Incumplimiento a la Normativa vigente, por parte de la Directora General y Director

17 Contraloría General de Cuentas 135 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Ejecutivo. Efecto Falta de certeza y confiabilidad sobre los datos y registros reales de las existencias de los materiales y suministros en el almacén. Recomendación La Directora General y Director Ejecutivo, deben velar por que se cumplan los procesos establecidos en la normativa, para el ingreso y salida de los materiales y suministros. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 23 de abril de 2015, la Directora General, Licenciada Mayra Alejandra Carrillo De León, manifiesta: "...Que el Consejo Nacional de la Juventud a través de la Dirección Ejecutiva, cuenta con puestos designados para que realicen el trabajo que les corresponde, sin excepción alguna, por lo tanto existe la Subdirección Administrativa, dentro la cual orgánicamente pertenece la Sección de Almacén, que se encarga de realizar labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderías, insumos y otros bienes propiedad o en custodia de la entidad, de su almacenamiento, así como verificará y tramitará la documentación para el reabastecimiento oportuno en los almacenes, de acuerdo a las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares de jefe que son asignados por el mismo. Todo lo anterior utilizando las herramientas, equipos de cómputo, sistemas y/o medios actuales y futuros que le sean proporcionados para la realización de las funciones y actividades principales de su categoría. Deberá acoplarse a lo establecido en el manual de procedimientos respectivos. El Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Almacén fue elaborado con el fin de establecer todo lo relativo a la recepción, registro y salida de materiales y/o suministros de Almacén; dicho manual fue socializado y del conocimiento de la persona encargada para el manejo del mismo, en su oportunidad. Que la Dirección Ejecutiva gestionó en su momento la elaboración de los Manuales Correspondientes, para delegar responsabilidades específicas y con ello evitar descontrol y desorden administrativo, en lo relativo a Materiales y/o suministros de Almacén, por lo tanto se encuentra delegada la responsabilidad. Se le informa que la encargada de Almacén procedió a realizar lo que corresponde, para ordenar y dejar solvente la documentación de respaldo respectiva; por lo que se solicita se desvanezca el presente posible hallazgo."

18 Contraloría General de Cuentas 136 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) En oficio No. Ref.: CNJ-DG de fecha 22 de abril de 2015, el Director Ejecutivo, Señor Héctor Alfredo Ruiz Fuentes, manifiesta: "...Que el Consejo Nacional de la Juventud a través de la Dirección Ejecutiva, cuenta con puestos designados para que realicen el trabajo que les corresponde, sin excepción alguna, por lo tanto existe la Subdirección Administrativa, dentro la cual orgánicamente pertenece la Sección de Almacén, que se encarga de realizar labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderías, insumos y otros bienes propiedad o en custodia de la entidad, de su almacenamiento, así como verificará y tramitará la documentación para el reabastecimiento oportuno en los almacenes, de acuerdo a las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares de jefe que son asignados por el mismo. Todo lo anterior utilizando las herramientas, equipos de cómputo, sistemas y/o medios actuales y futuros que le sean proporcionados para la realización de las funciones y actividades principales de su categoría. Deberá acoplarse a lo establecido en el manual de procedimientos respectivos. El Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Almacén fue elaborado con el fin de establecer todo lo relativo a la recepción, registro y salida de materiales y/o suministros de Almacén; dicho manual fue socializado y del conocimiento de la persona encargada para el manejo del mismo, en su oportunidad. Que la Dirección Ejecutiva gestionó en su momento la elaboración de los Manuales Correspondientes, para delegar responsabilidades específicas y con ello evitar descontrol y desorden administrativo, en lo relativo a Materiales y/o suministros de Almacén, por lo tanto se encuentra delegada la responsabilidad. Se le informa que la encargada de Almacén procedió a realizar lo que corresponde, para ordenar y dejar solvente la documentación de respaldo respectiva; por lo que se solicita se desvanezca el presente posible hallazgo." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, porque los comentarios y pruebas presentadas por los responsables no lo desvanecen ya que no obstante existe la normativa y procedimientos y haya una persona encargada del almacén se estableció que las autoridades del Consejo no velan por su cumplimiento y no supervisan que el personal cumpla con las atribuciones para las que fueron contratados ya que dentro de las mismas según el manual de organización y descripción de puestos y funciones la Dirección General "es el responsable de coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo..." y la Dirección Ejecutiva"... tendra a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo..."

19 Contraloría General de Cuentas 137 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA GENERAL MAYRA ALEJANDRA CARRILLO DE LEON 35, DIRECTOR EJECUTIVO HECTOR ALFREDO RUIZ FUENTES 30, Total Q. 65, Hallazgo No. 4 Deficiencia en presentación de informes Condición En el Programa 35 Organización y Formación de la Juventud, renglón 029 Otras remuneraciones de personal temporal, se determinó que los informes de labores mensuales presentados por los técnicos, presentan las mismas atribuciones que contienen los contratos administrativos suscritos y algunas actividades realizadas, no así el detalle del avance de las tareas asignadas durante el período correspondiente, de acuerdo al objeto del contrato. Detalle de contratos administrativos, renglón 029 No. CONTRATO PLAZO TIPO DE SERVICIOS VALOR DEL CONTRATO Q /02/2014 al 31/12/ /02/2014 al 31/06/ /04/2014 al 31/12/2014 Técnicos 120, Técnicos 48, Técnicos 90, Criterio El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.

20 Contraloría General de Cuentas 138 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Los Contratos administrativos de servicios técnicos individuales, cláusula tercera Valor del contrato y forma de pago, establece: los pagos se harán AL TÉCNICO contra fracturas legales que presente acompañados de los informes mensuales que demuestren el avance de las actividades que realice a satisfacción DEL ESTADO, informes en que conste el cumplimiento de las actividades que se comprometió a realizar... Causa Falta de seguimiento, evaluación y supervisión de los informes de actividades realizadas y de los resultados obtenidos, por parte de la Directora General y el Director Ejecutivo. Efecto Riesgo de erogar honorarios incongruentes, entre el objeto del contrato administrativo de servicios técnicos y profesionales y las actividades realizadas. Recomendación La Directora General y el Director Ejecutivo, deben implementar un procedimiento que les permita, que previo a aprobar los informes mensuales de labores del personal temporal, se evalúe el detalle del avance de las actividades y/o atribuciones asignadas. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 23 de abril de 2015, la Director General, Licenciada Mayra Alejandra Carrillo De León, manifiesta: "... Que el Consejo Nacional de la Juventud cuenta con el Manual de Procedimientos para la Elaboración, Ejecución y Liquidación de Contratos por Servicios Técnicos o Profesionales con Cargo al Renglón Presupuestario 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, el cual indica el procedimiento a seguir desde el inicio de la contratación de Personal... Que el Contrato Administrativo Laboral, establece los términos de referencia (objeto del contrato) con los cuales el personal que prestará los servicios técnicos o profesionales debe cumplir; por lo que los mismos se hacen mención dentro del informe a presentar. Dentro del Manual de Procedimientos... se estableció y aprobó el formato de informe mensual que debe ser presentado a la Sección de Nóminas al final de cada mes, dicho informe debe contener todas las actividades realizadas durante el período de presentación, acorde a los términos de referencia indicados en el contrato y deben contener medios de verificación, lo cual ha sido cumplido por parte del personal contratado, mismos que se han sujetado al formato establecido.

21 Contraloría General de Cuentas 139 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Que se ejerce la supervisión necesaria sobre las personas que prestan sus servicios para el Consejo, siguiendo el procedimiento que permite que previo a aprobar los informes, los mismos cuenten con la descripción que corresponda de las actividades desarrolladas y los respectivos medios de verificación; dando como resultados el avance en las metas establecidas y proyectos desarrollados por la Institución, que son revelados en los medios que para el efecto se cuenta. En relación a los siguientes contratos: NO. NOMBRE NO. CONTRATO 1 Juan Rodrigo P o z u e l o s Echeverría 2 Katherinnn Marione Elías Tobar 3 Cristhian Alejandro Cano López PERIODO Se hace de su conocimiento que el avance de las actividades de cada uno, se evidencia en el logro institucional a través de las metas mensuales programadas, planificadas en el Plan Operativo Anual POA- para el año 2014, así como otras que benefician el desarrollo diario del -CONJUVE-, las cuales son debidamente evidenciadas a través de medios de verificación demostrables en el informe mensual de actividades. Que a juicio de la Dirección Ejecutiva, se está realizando la supervisión y evaluación de los informes presentados por los Técnicos y Profesionales que prestan sus servicios para la institución." En oficio No. Ref.: CNJ-DG de fecha 22 de abril de 2015, el Director Ejecutivo, señor Héctor Alfredo Ruiz Fuentes, manifiesta: "... Que el Consejo Nacional de la Juventud cuenta con el Manual de Procedimientos para la Elaboración, Ejecución y Liquidación de Contratos por Servicios Técnicos o Profesionales con Cargo al Renglón Presupuestario 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, el cual indica el procedimiento a seguir desde el inicio de la contratación de Personal... Que el Contrato Administrativo Laboral, establece los términos de referencia (objeto del contrato) con los cuales el personal que prestará los servicios técnicos o profesionales debe cumplir; por lo que los mismos se hacen mención dentro del informe a presentar. Dentro del Manual de Procedimientos... se estableció y aprobó el formato de

22 Contraloría General de Cuentas 140 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) informe mensual que debe ser presentado a la Sección de Nóminas al final de cada mes, dicho informe debe contener todas las actividades realizadas durante el período de presentación, acorde a los términos de referencia indicados en el contrato y deben contener medios de verificación, lo cual ha sido cumplido por parte del personal contratado, mismos que se han sujetado al formato establecido. Que se ejerce la supervisión necesaria sobre las personas que prestan sus servicios para el Consejo, siguiendo el procedimiento que permite que previo a aprobar los informes, los mismos cuenten con la descripción que corresponda de las actividades desarrolladas y los respectivos medios de verificación; dando como resultados el avance en las metas establecidas y proyectos desarrollados por la Institución, que son revelados en los medios que para el efecto se cuenta. En relación a los siguientes contratos: NO. NOMBRE NO. CONTRATO 1 Juan Rodrigo Pozuelos Echeverría 2 Katherinnn Marione Elías Tobar 3 Crishian Alejandro Cano López PERIODO Se hace de su conocimiento que el avance de las actividades de cada uno, se evidencia el logro institucional a través de las metas mensuales programadas, planificadas en el Plan Operativo Anual POA- para el año 2014, así como otras que benefician el desarrollo diario del -CONJUVE-, las cuales son debidamente evidencias a través de medios de verificación demostrables en el informe mensual de actividades. Que a juicio de la Dirección Ejecutiva, se está realizando la supervisión y evaluación de los informes presentados por los Técnicos y Profesionales que prestan sus servicios para la institución." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios y las pruebas presentadas por los responsables no lo desvanecen, ya que en ellos indican que existe la normativa y procedimientos para la elaboración de contratos, existe formato de informe mensual y se evidencia el logro de metas institucionales, no obstante a ello el personal contratado 029 no detalla las actividades realizadas durante el mes, puntualizando únicamente lo establecido en el contrato.

23 Contraloría General de Cuentas 141 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA GENERAL MAYRA ALEJANDRA CARRILLO DE LEON 35, DIRECTOR EJECUTIVO HECTOR ALFREDO RUIZ FUENTES 30, Total Q. 65,200.00

24 INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Señor Hector Alfredo Ruiz Fuentes Director General Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Su despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonable acerca de si el estado de ejecución presupuestaria de ingresos y egresos de (el) (la) Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- al 31 de diciembre de 2014, están libres de representación errónea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento. Área Financiera Personal contratado bajo renglón 029 con funciones permanentes Falta de calidad de gasto en el arrendamiento de vehículos Guatemala, 26 de mayo de 2015

25 ÁREA FINANCIERA Licda. DALIA AZUCENA LOPEZ CORDON DE VASQUEZ Coordinador Gubernamental Licda. ANA ILEANA GIRON HERNANDEZ DE CORDON Supervisor Gubernamental

26 Contraloría General de Cuentas 144 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Personal contratado bajo renglón 029 con funciones permanentes Condición En el Programa 35 Organización y Formación de la Juventud, renglón 029 Otras remuneraciones de personal temporal, se contrató personal con cargos de Asesor de Recursos Humanos, Asesor Jurídico y Asesor Financiero, sin embargo, se estableció que realizan funciones de dirección, administrativas, legales y contables y los Directores y Subdirectores son los responsables de firmar los documentos oficiales, situación que se presenta desde años anteriores. Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2014, artículo 26 Otras remuneraciones de personal temporal, establece: "Las Entidades de la Administración Central, Entidades Descentralizadas y Empresas Publicas, podrán contratar servicios técnicos y profesionales sin relación de dependencia, con cargo al renglón de gasto 029 Otras remuneraciones de personal temporal, siempre que los servicios se enmarquen en la descripción contemplada en el Manual de clasificaciones Presupuestarias para el Sector Publico de Guatemala y bajo el procedimiento que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, por lo que no podrán contratar servicios de naturaleza administrativa u operativa..." El Acuerdo Número del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, renglón 029, establece: Otras remuneraciones de personal temporal. En este renglón se incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipo para la realización de sus actividades, en períodos que no excedan un ejercicio fiscal. Causa Incumplimiento a la legislación vigente aplicable, por parte de la Directora General y el Director Ejecutivo.

27 Contraloría General de Cuentas 145 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Efecto Riesgo en la confidencialidad y responsabilidad en la administración de recursos y bienes por la asignación de funciones administrativas a personal temporal que por su naturaleza deben ser asignadas a personal permanente. Recomendación La Directora General y el Director Ejecutivo, deben velar por el cumplimiento de la ley y realizar las gestiones pertinentes, a efecto de asignar funciones administrativas y operativas a personal contratado con cargo a renglones 011 ó 022. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 22 de abril de 2015, la Directora General, Licenciada Mayra Alejandra Carrillo De León, manifiesta: "... El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2014, artículo 26, establece: Otras remuneraciones de personal temporal. Las Entidades de la Administración Central, Descentralizadas y Empresas Públicas, podrán contratar servicios técnicos y profesionales sin relación de dependencia, con cargo al renglón de gasto 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, siempre que los servicios se enmarquen en la descripción contenida en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala y bajo el procedimiento que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, por lo que no podrán contratar servicios de naturaleza administrativa u operativa. En Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil, en donde se establecen las Normas para la Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con cargo al Renglón presupuestario 029, se manifiesta concretamente lo siguiente: en el numeral VI de la referida circular indica que la contratación de servicios técnicos o profesionales con cargo al renglón presupuestario referido, solamente se autorizará cuando tales servicios no pueden ser desempeñados por empleados regulares y siempre que pueda determinarse su costo total, el plazo y el producto final y que la actividades a realizarse no tenga carácter de permanente, a criterio de la autoridad contratante. En el numeral II, también hace referencia que en el texto de cada contrato suscrito deberá indicarse, que los servicios contratados son de carácter técnico o profesional universitario según el caso, haciendo una descripción detallada del objeto del contrato. Además que el acto contractual no crea relación laboral entre las partes, por cuanto la retribución acordada por los servicios no es

28 Contraloría General de Cuentas 146 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) para ningún puesto, empleo o cargo público, en concordancia a lo previsto por los artículos 2027 y 2028 del Código Civil, Decreto Ley Número 106. La secretaría General de la Presidencia en Circular No , hace un recordatorio del contenido del Acuerdo No. A de la Contraloría General de Cuentas, en relación a los contratos de servicios con cargo al renglón 029 Otras remuneraciones de personal temporal : a) Tomar en cuenta lo requerido con el Acuerdo No. A de fecha 27 de abril de 2007, de la Contraloría General de Cuentas, que establece en su artículo 2.. pero tampoco están facultados para el manejo de fondos públicos, ejerzan funciones de dirección y decisión Las Asesorías que se mencionan en el posible hallazgo, están contratadas por Servicios Profesionales bajo el renglón 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, por lo que la naturaleza de su contratación no permite que asuma funciones de jefes, directores o ejecutivos; de esa cuenta únicamente puede prestar asesoría cuando se le requiera y de ninguna manera se le considera responsable de velar por el cumplimiento de la normativa interna, ni tomar decisiones que competen al personal que labora con atribuciones permanentes para el Consejo; ya que la estructura organizacion de la institución cuenta con los responsables de subdirecciones, departamentos, secciones y unidades que componen el Consejo Nacional de la Juventud y sobre todo la institución es respetuosa de cumplir con las disposiciones que emanan de las leyes que rigen este tipo de contrataciones, entre ellas la Ley de Contrataciones del Estado (la que da lineamientos de contratación), Circular Conjunta entre el Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil,; entonces acá se puede constatar que al personal contratado por el renglón 029 no puede asignárseles tareas que muestren jerarquía dentro de la institución, en virtud que no poseen un puesto de carácter permanente y de jefaturas específicas. Los Asesores que se mencionan, de ninguna manera en el tiempo que han prestado sus servicios profesionales se les ha asignado tareas de dirección y las actividades a realizar son de colaboración, apoyo y asesoría, cuando se les requiere." En oficio No. Ref.: CNJ-DG de fecha 22 de abril de 2015, el Director Ejecutivo, señor Héctor Alfredo Ruiz Fuentes, manifiesta: "... El Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2014, artículo 26, establece: Otras remuneraciones de personal temporal. Las Entidades de la Administración Central, Descentralizadas y Empresas Públicas, podrán contratar servicios técnicos y profesionales sin relación de dependencia, con cargo al renglón de gasto 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, siempre que