DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

2 Si quieres ser sabio, aprende a interrogar razonablemente, a escuchar con atención, a responder serenamente y a callar cuando no tengas nada que decir. Johann Caspar Lavater

3 SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO AGROCALIDAD

4 NORMA TECNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Qué hacer? MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Cómo hacer?

5 NORMA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

6 POLÍTICA INSTITUCIONAL EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. a) Emitir el Manual que será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar alineada con las disposiciones de la Norma Técnica y la Metodología emitida por la SNAP. b) Compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo que se generen o reciban, aplicando lo establecido en el Manual. c) Todos los servidores velarán por la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, integridad y adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la Institución en cualquier soporte y época. d) El Archivo de Gestión, deberá ser condensado en las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales y Archivo Gestión Periférico en el caso de las Direcciones Distritales y Jefaturas por los servidores responsables designados. e) Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes para uso personal (Archivos personales).

7 OBJETIVO GENERAL Establecer, difundir normas y procedimientos que reglamenten la administración del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro AGROCALIDAD. Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo Establece un ciclo vital del documento, que corresponde a las etapas por la que sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una Dependencia, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el Archivo Nacional o en el Archivo Histórico. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico. Comisión de Gestión Documental y Archivo Dirección de Gestión Documental y Archivo / Centro de Información Documental Archivo Central Archivos de Gestión Planta Central Los Archivos de Gestión Periféricos a Nivel Nacional

8 Archivo de Gestión y Periférico: Planta Central, Distritales y de Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria. Una vez concluido el tiempo de conservación establecido en la Tabla de Plazos de conservación de los Documentos deberá transferirse la información física, digital al archivo central y al archivo periférico en caso de distritales. ARCHIVO DE GESTIÓN PLANTA CENTRAL ARCHIVO DE GESTIÓN DISTRITALES Y OFICINAS TÉCNICAS ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO GESTIÓN PERIFERCO Las distritales no deberán transferir su información al Archivo Central (Quito), cada uno es custodio del acervo documental de su Distrito, pero si deben receptar la transferencia de información de las oficinas técnicas provinciales que están bajo su jurisdicción, una vez concluido el plazo de conservación establecido en la Tabla

9 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Para operar los procesos del Sistema Institucional, cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, y Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria: a) El Cuadro General de Clasificación Documental b) La Tabla de Plazos de Conservación Documental c) Los inventarios documentales; los mismos se subdividen en: Descripción documental (Listado descriptivo) General por expedientes De transferencia De baja documental a) Guía de Archivos.

10 Actividades de los responsables designados para manejo del Archivo de Gestión y Periféricos a. Verificar que la Integración de los expedientes de archivo esté conforme a la metodología establecida en el Manual; b. Elaborar y actualizar el inventario general por expediente; c. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización; d. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos; e. Otorgar el préstamo de los expedientes; f. Solicitar al Archivo Central el préstamo de expedientes; g. Elaborar el inventario de transferencia al Archivo Central y Archivo Periférico en Distritales; h. Asesorar en materia de gestión documental y archivos, así como colaborar con ésta para la correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación de los Archivos de Gestión; i. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental y archivo e informar; j. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento en materia de gestión documental y archivo; y k. Cumplir con las normas y directrices establecidas por la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

11 Del registro de entrada y salida de correspondencia Será el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales que se dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.

12 De control de la gestión documental y archivo. La Dirección de Gestión Documental llevará a cabo el seguimiento y control de la gestión documental y archivo de cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicios Agropecuarios a nivel Nacional, con la finalidad de verificar que las unidades de gestión cumplan con las disposiciones emitidas en el Manual. En caso de que alguna unidad de gestión desaparezca, se extinga o cambie, los archivos correspondientes se transferirán íntegros mediante memorando e inventario a la Dirección de Gestión Documental unidad de Archivo Central de AGROCALIDAD. Los servidores están obligados a elaborar acta de entrega recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados. Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores, la Dirección de Administración de Recursos Humanos de AGROCALIDAD, deberá solicitar a la Dirección de Gestión Documental el Certificado de NO Adeudo de expedientes, tanto físico como digital siendo este certificado una condicionante para finiquitar la desvinculación.

13 Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo. AGROCALIDAD deberá contar con el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de manera integral los procesos de creación, clasificación, gestión, conservación, consulta y disposición final de los documentos de archivo que conforman el Sistema Institucional. Agrocalidad esta dentro del Proyecto Piloto para la implementación de este sistema, que será ejecutado el próximo año.

14 MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

15 MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CAPÍTULO UNO CAPÍTULO CINCO CAPÍTULO DOS CAPITULO CUATRO CAPÍTULO TRES

16 CAPÍTULO UNO DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL 1.- REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 2.- IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 3.- DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES 4.- CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA POR PROCESO 5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9) 6.- GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 11) 7.-INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 12) 8.- VALORACIÓN DOCUMENTAL 9.- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 10.- PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

17 1. REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales. 1.4 Control de la gestión 1.5 Elaboración de documentos vía Quipux Con firma electrónica = No se imprimen Sin Firma electrónica = Se imprime Remitir al destinatario original, máximo con una copia. (Anexos: 1, 3, 4, 5) Recepción y Despacho de Documentación Oficial (Interna o Externa). (Anexos: 6, 21) Despacho de Correspondencia a Nivel Nacional).

18 2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

19 3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES Procedimiento General. 3.2 Integración y Ordenación. 3.3 Cierre, expurgo y foliación del Expediente. Estandarización

20 4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR PROCESOS. El Cuadro se usará para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio de las funciones y actividades institucionales a) Identificar la serie documental. b) Asignar el código de clasificación determinado por: Fondo Documental, Sección Documental, Serie Documental y número de expediente. c) Existirá un solo Cuadro por dependencia y no se repetirán secciones ni series

21 4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR PROCESOS. Anexo: 7

22 5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9) Formato Descripción Documental ANEXO: 9 Formatos Carpetas y Cajas ANEXO:

23 6. GUÍA DE ARCHIVOS. La elaboración de esta guía, es una herramienta de trabajo informativo dirigido al personal técnico, de apoyo, o personal nuevo que ingresa a AGROCALIDAD. ANEXO: 11

24 7. INVENTARIOS DOCUMENTALES. ANEXO: 12 Consiste en detallar cada expediente de cada serie. Se actualiza el Inventario cada vez que se incrementa la información; el mismo sirve para: Inventario General, Tranferencia Documental y Baja Documental.

25 8. VALORACIÓN DOCUMENTAL Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o histórico: Es una actividad intelectual que se basa en los procesos de la Institución. La valoración documental se llevará a cabo durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación. Las copias se conservan únicamente cuando no existe el original. Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental. (Anexo:13). Tabla de Plazos es herramienta técnica para la gestión, conservación, transferencias primaria, secundaria y disposición final de los expedientes. Anexo: 13

26 9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Transferencia Primaria. Archivo de Gestión - Archivo Central y Archivo de Gestión Periférico (Distritales). Baja Documental Eliminación de Documentación que han perdido su valor Consulta de Documentos (Anexo: 15) Préstamo para egresos de documentos de los Archivos de Gestión Proceso - Baja Documental ANEXO: 14. Consulta de Documentos ANEXO: 15 Préstamo de Documentos ANEXO:16

27 10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS Infraestructura Física La infraestructura deberá responder a las condiciones del terreno y a la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de construcción. Paredes pisos techos debe ser hechos con una alta capacidad térmica Medidas de Conservación Preventiva Control de temperatura entre 18 y 20 Centígrados. Humedad entre 45% y 60%. Identificar factores de riesgo que amenacen la seguridad de los archivos. Medidas de seguridad Sistema de alarma contra incendios. Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles. Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de siniestros Digitalización y Desmaterialización de documentos Digitalización es la transformación de documentos físicos a imágenes Digitalización y Conservación Digitalización y Eliminación Des-materialización Electrónica de Documentos Proceso Digitalización de Documentos - ANEXO: 18

28 CAPÍTULO DOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO 11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO 11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético.

29 CAPÍTULO TRES DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS 12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS 12.5 De la certificación En el caso de la emisión de certificaciones de documentos oficiales de la institución, cada responsable de la Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria, serán los únicos delegados de certificar la documentación que se encuentra en cada uno de los archivos de gestión pertenecientes a su dependencia. La Dirección de Gestión Documental, será responsable de la documentación que al momento se encuentra en los Archivos de Gestión, luego de que esta información sea transferida a la Unidad del Archivo Central. El Director de Gestión Documental será el encargado de emitir la certificación de estos documentos, en razón que los mismos ya son responsabilidad de esta Dirección.

30 CAPÍTULO CUATRO CONTROL DE ANEXOS Y MATERIAL DE APOYO Revisar a partir de la pagina 58 del Manual Institucional de Gestión Documental y Archivo.

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32 ANEXO:1

33 ANEXO:3 ANEXO:4

34 ANEXO:21

35 ANEXO:6

36 Se deberá abrir un expediente por asunto Evitar la desmembración y duplicidad de los documentos Agregar cada documento en su expediente desde su producción o recepción cronológicamente Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial, los anexos que son parte del asunto también se consideran parte de expediente. Los documentos al concluir el expediente su proceso, deben ser debidamente foliados. No se deberán imprimir documentos si se encuentran en medio electrónicos que son parte del expediente, a excepción que estos sean necesarios como respaldo enel proceso.

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38 ANEXO: 7

39 ANEXO: 7

40 LISTADOS DESCRIPTIVOS ANEXO: 9

41 Etiquetas de Carpetas ANEXO:

42 Etiquetas de Cajas ANEXO: 10.3

43 TPCD ANEXO: 13

44 Proceso Baja Documental - ANEXO: 14

45 Proceso Baja Documental - ANEXO: 14 Proceso para la Baja Documental en Provincias DIRECCIONES DISTRITALES A B / JEFATURAS PROVINCIALES DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL SNAP Inicio Elaboración de los Listados Descriptivos Recepción, Validación y Envío de Información Recepta la Información / Coordina la Visita Técnica Elaboración del Informe DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO NO Continuar Proceso Interno Baja Documental Fin CUMPLE Si Requiere Información de respaldo para Baja Documental Realiza visita de Validación Realiza el Informe Final

46 Proceso Baja Documental - ANEXO: 14

47 CONSULTA DE DOCUMENTOS ANEXO: 15

48 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ANEXO: 16

49 Dirección de Gestión Documental Proceso de Digitalización para los Archivos de Gestión Proceso de Digitalización en los Archivos de Gestión ANEXO: 17 Coordinación - Dirección o Distrital (Área Generadora de Documentos) Dirección de Gestión Documental (Digitalización) Archivo de Gestíon Inicio Generación de Documentación (Proceso de cada área) Validación, Clasificación y Registro de Documentos Validación y Digitalización de documentos Validación y Clasificación de documentos Archivo Físico de la Documentación Fin

50 Proceso de Digitalización Documentación Pasiva ANEXO: 18 Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización de Documentación Pasiva Coordinación / Dirección / Archivo de Gestión Dirección de Gestión Documental (Digitalización) Inicio Revisión y Validación con listados descriptivos. Digitalizado NO Recepción y Validación de la Documentación Dirección General de Gestión Documental y Archivo SI Identificación y Rotulación Actualización de listado descriptivos Archivo Físico de Expedientes Fin Digitalización Signar expediente con firmas y números de folios Colocar señalativo de digitalización